Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 01/2013 Setor: Almoxarifado (PCU) Período: 04/02/2013 a 15/02/2013 Legislação Aplicada: - Decreto-Lei nº. 200/67 - IN/SEDAP nº. 205/88 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 04 a 15 de fevereiro de 2013, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, proceder à contagem física dos materiais existentes no almoxarifado, verificar o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. Antes de demonstrarmos os resultados dos nossos trabalhos, imperioso se faz registrar que a Prefeitura do Campus Universitário (órgão responsável pelo Almoxarifado Central da Universidade Federal de Itajubá) encontra-se em processo de reestruturação, tendo o novo gestor (Portaria nº , de 19 de dezembro de 2012) demonstrado muita disposição e boa vontade em sanar as recorrentes falhas apontadas pela Auditoria Interna em seus relatórios anteriores. Neste sentido, encaminhou a Auditoria Interna uma relação de ações que serão prioritárias em sua gestão, dentre as quais, por estarem em consonância com as nossas recomendações, destacamos: - Elaboração dos Manuais de Normas e Procedimentos inerentes as atividades desenvolvidas pela Prefeitura do Campus da UNIFEI; - Reestruturação do quadro de pessoal da Prefeitura do Campus da UNIFEI; - Reestruturação dos espaços físicos da Prefeitura do Campus (almoxarifado, garagem, escritórios e setor de manutenção); - Reestruturação do sistema de informática da Prefeitura do Campus; - Elaboração de procedimentos para baixas de inservíveis seja pelos processos de leilão, doação ou desfazimento.. (encaminhado via em 05/02/2013). 1

2 II Os trabalhos foram feitos por amostragem aleatória, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram examinados os seguintes itens: CÓD. ESPECIFICAÇÃO UNID. FICHA ENCONTRADA SISTEMA UNITÁRIO TOTAL VENCIMENTO 5163 CARTUCHO TONER IMPR OKIDATA B6500 UN ,00-04/ CANETA ESFEROGRAFICA ESCRITA FINA AZUL UN ,57 239, BORRACHA APAGAR LAPIS OU TINTA UN ,09 13, ALMOFADA PARA CARIMBO Nº 2 - MÉDIO AZUL UN ,88-10/ APONTADOR DE LÁPIS MOD. 100/16 UN ,13 24, BASE PARA FITA ADESIVA TAM. PEQUENO UN ,23 15, FITA ADESIVA POLIPROPILENO, TIPO DUREX UN ,94 1, MÍDIA DE DVD 4,7 GB UN , CARTUCHO IMPRESSORA HP DESKJET D2360 UN ,00 72, BATERIA NI-NU PARA TELEFONE SEM FIO UN ,00 368, BATERIA PARA RÁDIO XTN - COD. NNTN4190 UN ,80 41,80 06/ CARTUCHO IMPRESSORA CANON IP CL - 41 UN ,95 767,20 10/ TONER IMPRESSORA.LASER SANSUNG 4521 ML UN ,00 528,00 12/ TONER IMPRESSORA HP REF. CX 7115A UN ,99 439,89 12/ TONER IMPRESSORA HP LASER JET 4 PLUS A UN , ,00 12/ TONER IMPRESSORA HP. REF. CART A UN , , REFIL ABAST./CARTUCHO 5,50 ML TINTA PRETO UN ,72 412,80 10/ REFIL P/ SUPORTE APAGADOR QUADRO BRANCO UN ,85 392, ADOÇANTE LÍQUIDO FRASCO 100 ML UN ,20 41,80 06/ FILTRO DESCARTAVÉL PAPEL Nº UNID. UN ,89 930,58 07/ DETERGENTE LÍQUIDO BIODEGRADAVEL ML UN ,01 276, DESINTUPIDOR DE PIA UN ,49 87, ALCOOL ATILICO HIDRATADO TEOR 70º GL UN ,00 435,00 09/ PAPEL CONTACT TRANSPARENTE ROLO 25 MTS UN ,09 715, PINCEL MARCADOR P/ QUADRO BRANCO UN ,85 79,05 12/ PAPEL VERGÊ COR SALMÃO 180 G/M2 PCT 50 FLS PCT ,79 98, CABO UTP 4 PARES CAT 6 CX , ETIQUETA AUTO-ADESIVA, BRANCO CX 100 FL CX , ,95 01/ PASTA CATALAGO C/ 50 PLASTICOS UN ,14 466,64 49 PAPEL CANSON A2 BLOCO 20 FLS BLC ,80 178, FURADOR DE PAPEL 02 FUROS P/ 100 FLS UN ,75 221,50 TOTAL AUDITADO: R$ ,22 Foi também realizada uma inspeção física no local com o intuito de verificar as condições de localização, segurança e forma de armazenamento dos materiais, bem como a formalização dos procedimentos adotados. III Resultado dos Exames: Verificamos as seguintes situações nos itens examinados: A) Materiais com prazo de validade vencido. CÓD. ESPECIFICAÇÃO UNID. FICHA ENCONTRADA SISTEMA UNITÁRIO TOTAL 2 VENCIMENTO 5163 CARTUCHO TONER IMPR OKIDATA B6500 UN ,00-04/ ALMOFADA PARA CARIMBO Nº 2 - MÉDIO AZUL UN ,88-10/ BATERIA PARA RÁDIO XTN - COD. NNTN4190 UN ,80 41,80 06/ TONER IMPRESSORA.LASER SANSUNG 4521 ML UN ,00 528,00 12/ TONER IMPRESSORA HP REF. CX 7115A UN ,99 439,89 12/ TONER IMPRESSORA HP LASER JET 4 PLUS A UN , ,00 12/ ETIQUETA AUTO-ADESIVA, BRANCO CX 100 FL CX , ,95 01/2007

3 B) As quantidades encontradas não conferem com as quantidades indicadas no inventário (sistema informatizado) e/ou nas fichas de prateleira. CÓD. ESPECIFICAÇÃO UNID. FICHA ENCONTRADA SISTEMA UNITÁRIO TOTAL VENCIMENTO 5163 CARTUCHO TONER IMPR OKIDATA B6500 UN ,00-04/ CANETA ESFEROGRAFICA ESCRITA FINA AZUL UN ,57 239, BORRACHA APAGAR LAPIS OU TINTA UN ,09 13, ALMOFADA PARA CARIMBO Nº 2 - MÉDIO AZUL UN ,88-10/ APONTADOR DE LÁPIS MOD. 100/16 UN ,13 24, FITA ADESIVA POLIPROPILENO, TIPO DUREX UN ,94 1, MÍDIA DE DVD 4,7 GB UN , CARTUCHO IMPRESSORA HP DESKJET D2360 UN ,00 72, BATERIA PARA RÁDIO XTN - COD. NNTN4190 UN ,80 41,80 06/ TONER IMPRESSORA HP REF. CX 7115A UN ,99 439,89 12/ TONER IMPRESSORA HP LASER JET 4 PLUS A UN , ,00 12/ REFIL ABAST./CARTUCHO 5,50 ML TINTA PRETO UN ,72 412,80 10/ REFIL P/ SUPORTE APAGADOR QUADRO BRANCO UN ,85 392, ADOÇANTE LÍQUIDO FRASCO 100 ML UN ,20 41,80 06/ FILTRO DESCARTAVÉL PAPEL Nº UNID. UN ,89 930,58 07/ DETERGENTE LÍQUIDO BIODEGRADAVEL ML UN ,01 276, ALCOOL ATILICO HIDRATADO TEOR 70º GL UN ,00 435,00 09/ PAPEL CONTACT TRANSPARENTE ROLO 25 MTS UN ,09 715, PINCEL MARCADOR P/ QUADRO BRANCO UN ,85 79,05 12/ CABO UTP 4 PARES CAT 6 CX , ETIQUETA AUTO-ADESIVA, BRANCO CX 100 FL CX , ,95 01/ PASTA CATALAGO C/ 50 PLASTICOS UN ,14 466, FURADOR DE PAPEL 02 FUROS P/ 100 FLS UN ,75 221,50 C) Foram identificadas as seguintes falhas no sistema de armazenamento adotado no Almoxarifado: - Armazenamento em local inadequado (materiais estocados diretamente no piso). Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 4, letra e); - Falta de acessibilidade. A arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou a circulação de pessoal especializado em combater incêndio (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 4, letra f); 3

4 - Armazenamento inadequado de materiais pesados (materiais pesados estocados nas partes superiores das estantes). Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 4, letra h); - Não aproveitamento dos espaços disponíveis. O sistema de armazenamento em prateleiras é uma das formas mais organizadas de armazenar os materiais e estabelecer sobre eles, junto com as fichas de prateleiras, um controle sobre o estoque. Entretanto, verificamos que enquanto o almoxarifado apresenta diversos materiais indevidamente estocados diretamente no piso, em algumas prateleiras os espaços disponíveis não estão sendo totalmente aproveitados; - Falta de manutenção predial (goteiras no local de armazenagem). Os materiais estocados devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegidos contra a ação 4

5 dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 4, letra a); - Área adjacente ao almoxarifado continua sendo utilizada como depósito de materiais inservíveis, em desuso, obsoletos e deteriorados. Ainda não há determinações formais com referência às providências a serem tomadas em relação a estes materiais (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 7); - Compra volumosa de materiais (cartuchos e toners para impressoras). Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, a perda de suas características normais de uso, também daqueles propensos ao obsoletismo, como por exemplo: gêneros alimentícios, esferográficas, fitas impressoras em geral, corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos a serem alterados ou suprimidos, etc. (Instrução Normativa 205, de 08/04/ Item 2.5); 5

6 - E, por último, verificamos que não é adotado pelo sistema de controle informatizado o critério de estoque mínimo e máximo. Com base nos consumos anteriores é possível estabelecer uma projeção estimada da utilização de cada material estocado, sendo imprescindível que a instituição adote o mais rápido possível um sistema informatizado de controle de estoque mínimo e máximo, atendendo assim, o disposto no item 7 da Instrução Normativa 205, de 08/04/1988. IV Orientações: Com o intuito de aprimorar as rotinas de controle de estoques e implementar medidas adequadas de armazenamento e saneamento de materiais, recomendamos à adoção das seguintes providências: - Recomendamos que sejam aprimorados os instrumentos de controle de estoque, principalmente em relação aos mecanismos de registros de entrada e saída de materiais, providenciando inclusive, de forma tempestiva, os ajustes necessários (regularização dos saldos) a fim de se evitar a divergência entre os registros constantes do inventário e a existência física dos bens; - Recomendamos a rotinização e a periodização das revisões dos bens estocados com o objetivo de verificar, de forma proativa, a existência de itens inativos (sem movimentação) e a validade dos produtos armazenados, priorizando a saída dos materiais que estão mais próximos do vencimento e efetivando a imediata retirada daqueles com perda de suas características normais de uso e comprovadamente inservíveis; - Recomendamos aos responsáveis pelo almoxarifado que organizem o setor de modo que possibilite a movimentação dos materiais de forma ordenada e segura, e que o sistema de armazenagem seja projetado levando-se em consideração as determinações contidas na Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988; - Recomendamos que sejam tomadas as devidas providências em relação à reutilização, recuperação e movimentação dos materiais ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação e o desfazimento dos materiais considerados antieconômicos, irrecuperáveis ou obsoletos que se encontram armazenados em área adjacente ao almoxarifado; - Por fim, recomendamos aos responsáveis pelo almoxarifado que envidem esforços para cumprirem integralmente o disposto na legislação vigente, em especial na Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988. V Conclusão: Em face dos exames realizados, e comparando com os resultados obtidos em exercícios anteriores, concluímos que as falhas encontradas continuam sendo basicamente as mesmas desde 2007, e que nunca houve um verdadeiro comprometimento dos responsáveis pelo setor em efetivamente saná-las. A esperança recai agora na nova gestão da Prefeitura do Campus Universitário (PCU). 6

7 Entretanto, sabemos que é um trabalho árduo e demorado, e que não basta apenas ter boa vontade e disposição, é necessário agir com muito rigor e determinação para colocar em prática todas as normas impostas pela legislação pertinente, principalmente pela Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988. No mais, lembramos que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Itajubá, 15 de fevereiro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna (Portaria nº , de 20 de dezembro de 2012) Graziela Emília Cassiano Assistente da Auditoria Interna (Portaria nº. 853, de 18 de julho de 2012) 7