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1 Guides for publication ramb Objectives and editorial policy Revista da Associação Médica Brasileira (RAMB) is a bimonthly publication of the Brazilian Medical Association. It has been published continuously since The journal's aim is to publish articles that contribute to the advancement of medical knowledge. RAMB is indexed by major biomedical and scientific indices, including SciELO, Scopus, Science Citation Index Expanded (SCIE), Web of Science, Institute for Scientific Information (ISI), Index Copernicus, LILACS, MEDLINE, and CAPES - QUALIS B3. Currently, RAMB publishes six issues per year and also offers a free version online (www.ramb.org.br). The print edition contains the articles in the original language (the journal accepts manuscripts in Portuguese, English or Spanish). All full-text content, in English, is simultaneously published online. The online edition of RAMB is made freely available upon publication (www.ramb.org.br). RAMB accept articles for publication in the following categories: Original Articles, Review Articles, Letters, Point of View, International Scenery, Insights from Brazilian Medical Journals, Comments, At Bedside, and Image in Medicine. The editorial board strongly recommends that authors read the online version of RAMB and analyze the published articles as a model for preparation of their papers. General information Manuscript submission All articles and letters should be sent only via website: The journal accepts manuscripts in Portuguese, Spanish or English. All submitted manuscripts must contain the manuscript title, authors full names, institution with which the work is associated, and the section for which the article is intended, in addition to an accompanying cover letter. All material submitted for publication in RAMB can not be in the evaluation process, have already been published, or be submitted later to publication in other journals. All submissions are reviewed by the Editorial Board. In preparing the manuscript, authors should indicate which areas are related to the editorial article in order to be sent to a specific editorial review. The Editorial Board strongly recommends that the authors do a search for articles related to the theme and previously published in this journal or other journals indexed in SciELO, using the same keywords of the proposed article. These items should be considered by the authors in preparing the manuscript in order to stimulate the scientific exchange between the SciELO journals. What happens after submission Due to the large number of manuscripts received, the Editorial Board has adopted selection criteria for the peerreview process. On receipt, the manuscript is appraised by a RAMB editor for its conformity to the guidelines and preferences of the journal. As occurred with other journals, most submitted manuscripts do not pass this initial screening and are not sent out for peer review. Manuscripts are initially evaluated according to the following criteria: subjects fall within the scope of the journal and are relevant to our readership, the main topic has general medical interest, title and abstract are appropriate, writing is clear, study methods are well defined and appropriate (including, in the case of clinical trials, sample size, statistical analysis and Ethics Committee approval), results are clearly presented, and conclusions are reasonable and supported by the data. This procedure aims to reduce the time between date of submission and editorial acceptance or rejection, without hindering the submission process. Only manuscripts that have passed this initial screening by the editors will undergo complete peer review. If a manuscript is deemed unsuitable for publication by the editors, the authors will be notified of this decision within 2 weeks (starting after the review for proper formatting). Peer-review reports with the reviewers recommendations about acceptance or rejection will be sent to the authors as soon as possible. Although there are strict time limits on the peer-review process, most journals count on the remarkable collaborative spirit of the scientific community, which, due to their numerous duties, cannot always meet deadlines. Authors who are advised that their manuscript must be revised are required to provide a document detailing their response to each reviewer s comment upon resubmission. In addition, revised manuscripts should clearly indicate changes made to the text using red font, and the original text should be kept and marked as underlined text. Papers are published on a first-come, first-served basis, but the Editorial Board reserves the right to make case-by-case exceptions. After acceptance for publication, the authors will receive page proofs for checking, but corrections should be limited to typesetting errors. Proofs should be returned within two days. After final approval by the authors, no changes can be made to the paper.

2 Editorial board The Editorial Board consists of an Editor-in-Chief, Associate Editors, Assistant Editors, and an Advisory Board in the following areas: Clinical Medicine, Clinical Surgery, Public Health, Pediatrics, Obstetrics and Gynaecology, Bioethics, Oncology, Emergency and Intensive Care Medicine, Pharmaceutical Medicine, and Evidence-based Medicine. The Editorial Board is responsible for the initial appraisal and acceptance or rejection of manuscripts submitted for publication. Journal style and manuscript preparation Manuscript pages should be typed in font size 12 pt, using 1.5 spacing. Leave a 3-cm margin on all sides. Manuscripts should not exceed 15 pages (30 lines each) in length. All pages should be numbered consecutively, except for the title page. Title page The title page should contain the following information: a) Title of the paper, concise and not exceeding 75 characters or one line, with the corresponding translation into Portuguese. b) First and last names of each author, with their current affiliation. c) Name and address of the institution with which the work is associated. d) Cover letter signed by all authors listed on the manuscript, who must have approved the submitted manuscript and be responsible for reported research. Only one author should be indicated as the corresponding author. Provide full contact details for the corresponding author, including full mailing address, telephone and fax numbers, and . e) Ethical aspects: the cover letter should disclose any potential conflicts of interest associated with the publication of the article (e.g., professional or financial conflicts and/or direct or indirect benefits) that might be perceived to influence the results or discussion reported in the paper. The cover letter should also include, if applicable, the date of approval from the Research Ethics Committee of the institution to which the authors are affiliated. Manuscript components Original articles must contain the following sections: Introduction, Methods, Results, Discussion, Conclusions, and References. Footnotes Footnotes should be kept to the minimum necessary, being marked in the text and listed on a separate sheet of paper after the abstract, under a subheading Footnotes. Acknowledgments All those who contributed significantly to the manuscript, but do not meet the criteria for authorship, should be listed in this section. This section should appear at the end of the text, prior to the References. Abstract The abstract should not exceed 250 words and must include the following headings: Objective, Methods, Results, and Conclusion. After the abstract, the authors should provide a maximum of six keywords in accordance with the Medical Subject Headings (MeSH) elaborated by the National Library of Medicine. Keywords in Portuguese and Spanish should be in accordance with the Health Science Descriptors (DeCS) elaborated by the Latin American and Caribbean Center on Health Sciences Information (BIREME). The abstract and keywords in Portuguese should be followed by a abstract and keywords in English. Articles written in Spanish should have a abstract in English and in Portuguese. Articles written in English should also have a abstract in Portuguese. References References should be numbered sequentially in the order in which they are cited in the text. The names of all the authors up to six should be included, but when authors number seven or more, list the first six authors followed by et al. Abbreviations of journal names should conform to those in Index Medicus for the current year, available at serials/lji.html or If this is not possible, journal abbreviation should comply with the Brazilian Technical Standards Association (Associação Brasileira de Normas Técnicas, ABNT). Examples are given below: 1. Parkin DM, Clayton D, Black RJ, Masuyer E, Friedl HP, Ivanov E, et al. Childhood leukaemia in Europe after Chernobyl: 5 year follow-up. Br J Cancer 1996;73: Vega KJ, Pina I, Krevsky B. Heart transplantation is associated with an increased risk for pancreatobiliary disease. Ann Intern Med 1996;124: The Cardiac Society of Australia and New Zealand. Clinical exercise stress testing. Safety and performance guidelines. Med J Aust 1996; Cancer in South Africa [editorial]. S Afr Med J 1994;84: Phillips SJ, Whisnant JP. Hypertension and stroke. In: Laragh JH, Brener BM, editors. Hypertension: pathophysiology, diagnosis and management. 2nd ed. New York: Raven Press; 1995.p

3 6. Morse SS. Factors in the emergence of infectious diseases. Emerg Infect Dis [serial on line] 1995 Jan-Mar [cited 1996 Jun 5];1(1):[24 screens]. Available from: URL: 7. Leite DP. Padrão de prescrição para pacientes pediátricos hospitalizados: uma abordagem farmacoepidemiológica [dissertação]. Campinas: Faculdade de Ciências Médicas, Universidade Estadual de Campinas, References to unpublished data and personal communications should be set in parentheses immediately after mention of the individual(s) name(s) in the text. For example: Oliveira AC, Silva PA and Garden LC (unpublished data). The author must obtain permission to use a personal communication. References in the text Citations in the text are indicated by superscript Arabic numbers in the order in which they appear in the text. For example: In situations where normoglycemia is maintained, 6 Figures, tables, graphs, supplemental material All tables, photographs, graphs, figures or supplemental material should be embedded within the manuscript. All material should provide clear and concise data that enhance, not duplicate, information in the text and should not exceed a TOTAL OF THREE. a) Submit only black-and-white, good-quality original figures (do not submit photocopies). Letters and symbols should be defined in the legend. b) Figure and table legends must be self-explanatory and intelligible without reference to the text. c) Each table, with title and legend, should be on a separate page. d) Figures and tables, on separate pages, should have a title, show the first author's name, and be numbered separately using Arabic numbers in the order in which they appear in the text. Abbreviations The use of abbreviations should be kept to a minimum. When abbreviations are used, give the full term followed by the abbreviation in parentheses at the first mention in the text. The abbreviation may appear in the text thereafter. Abbreviations used in tables and figures should be explained in the legend. Use only generic names of drugs in the text. Terminology Aiming at using the official terms of published papers, RAMB adopts the Terminologia Anatomica: International Anatomical Terminology, approved by the International Federation of Associations of Anatomists (IFAA). For further information, consult the following references: FCAT IFAA (1998) International Anatomical Terminology Stuttgart Alemanha Georg Thieme Verlag or CTA-SBA (2001) Terminologia Anatômica. S. Paulo, Editora Manole.

4 Normas para publicação Objetivo e política editorial A Revista da Associação Médica Brasileira (RAMB) é editada continuamente pela Associação Médica Brasileira desde 1954 e tem por objetivo publicar artigos que contribuam para o conhecimento médico. A RAMB é indexada nas bases de dados SciELO, Scopus, Science Citation Index Expanded (SCIE), Web of Science, Institute for Scientific Information (ISI), Index Copernicus, LILACS, MEDLINE e CAPES - QUALIS B3. Atualmente, a revista é produzida em seis edições por ano, além de contar com a versão on-line de livre acesso na internet (www.ramb.org.br). A revista impressa é publicada na língua original em que o artigo foi submetido (são aceitos manuscritos em português, inglês ou espanhol). O conteúdo integral da revista, na língua inglesa, é publicado simultaneamente na versão on-line (www.ramb.org.br). A RAMB aceita para publicação artigos nas seguintes categorias: Artigos Originais, Artigos de Revisão, Correspondências, Ponto de Vista, Panorama Internacional, à Beira do Leito e Imagem em Medicina. O Conselho Editorial recomenda fortemente que os autores leiam a versão on-line da RAMB e analisem os artigos já publicados como modelo para a elaboração de seus trabalhos. Informações gerais Como submeter artigos Os artigos e correspondências deverão ser enviados somente via internet pelo seguinte endereço eletrônico: Os artigos poderão ser escritos em português, espanhol ou na língua inglesa, nos dois últimos casos. Cada artigo, acompanhado de correspondência ao editor, deverá conter título, nome completo do(s) autor(es), instituição na qual o trabalho foi realizado e seção da Revista à qual se destina. O conteúdo do material enviado para publicação na RAMB não pode estar em processo de avaliação, já ter sido publicado, nem ser submetido posteriormente para publicação em outros periódicos. Todos os artigos enviados são revisados por membros do Conselho Editorial. Ao preparar o manuscrito, os autores deverão indicar qual ou quais áreas editoriais estão relacionadas ao artigo, para que este possa ser encaminhado para análise editorial específica. O Conselho Editorial recomenda fortemente que os autores façam uma busca por artigos relacionados ao tema e publicados anteriormente na RAMB ou em outros periódicos indexados no SciELO, utilizando as mesmas palavras-chaves do artigo proposto. Estes artigos devem ser considerados pelos autores na elaboração do manuscrito com o objetivo de estimular o intercâmbio científico entre os periódicos SciELO. O que acontece depois que o artigo foi submetido Em virtude do grande número de artigos enviados, o Conselho Editorial adotou critérios de seleção para o processo de revisão por pares. A exemplo do que acontece com outros periódicos, a maior parte dos artigos submetidos não passa para a fase detalhada de avaliação que é a revisão por pares. Os critérios que o Conselho Editorial adotou para essa seleção inicial incluem o perfil editorial da revista e de seus leitores, área de interesse do tema principal do trabalho, título e resumo adequados, redação bem elaborada, metodologia bem definida e correta (incluindo, no caso de estudos clínicos, tamanho amostral, metodologia estatística e aprovação por Comitê de Ética), resultados apresentados de maneira clara e conclusões baseadas nos dados. Esse procedimento tem por objetivo reduzir o tempo de resposta e não prejudicar os autores. A resposta detalhada, elaborada pelos revisores, só ocorre quando o artigo passa dessa primeira fase. No caso de rejeição, a decisão sobre a primeira fase de avaliação é comunicada aos autores em média duas semanas depois do início do processo (que começa logo após a aprovação do formato pelo revisor de forma). O resultado da revisão por pares contendo a aceitação ou a rejeição do artigo para publicação ocorrerá no menor prazo possível. Embora existam rigorosos limites de tempo para a revisão por pares, a maioria dos periódicos científicos conta com o notável esforço e a colaboração da comunidade científica que, por ter muitas outras atribuições, nem sempre consegue cumprir os prazos. Ao receber o parecer dos revisores, os autores deverão encaminhar, em comunicado à parte, todos os pontos alterados do artigo que foram solicitados pelos revisores. Além disso, o texto contendo as alterações solicitadas pelos revisores deverá ser reencaminhado à RAMB na cor vermelha, devendo ser mantido e sublinhado o texto anterior. A ordem de publicação dos artigos será cronológica, podendo, no entanto, haver exceções definidas pelo Conselho Editorial. Os trabalhos aceitos para publicação serão enviados aos autores e deverão ser revisados e devolvidos no prazo de dois dias. Após a aprovação final pelos autores NÃO será possível modificar o texto.

5 Corpo editorial O Corpo Editorial da RAMB é composto pelo Editor Geral, Editores Associados, Editores Colaboradores e Conselho Editorial nas seguintes áreas: Clínica Médica, Clínica Cirúrgica, Saúde Pública, Pediatria, Ginecologia e Obstetrícia, Bioética, Cancerologia, Emergência e Medicina Intensiva, Medicina Farmacêutica e Medicina Baseada em Evidências. O Corpo Editorial será responsável pela revisão e aceitação ou não dos artigos enviados à revista para publicação. Estilo e preparação de originais O trabalho deverá ser redigido em corpo 12, no máximo em 15 laudas de 30 linhas cada, espaço 1,5 linha, com margem de 3cm de cada lado, no topo e no pé de cada página. Todas as páginas, excluída a do título, devem ser numeradas. Página título Deverá conter: a) O título do trabalho, também na versão em inglês, deverá ser conciso e não exceder 75 toques ou uma linha. b) Nome, sobrenome do autor e instituição a qual pertence o autor. c) Nome e endereço da instituição onde o trabalho foi realizado. d) Carta de apresentação, contendo assinatura de todos os autores, responsabilizando-se pelo conteúdo do trabalho, porém apenas um deve ser indicado como responsável pela troca de correspondência. Deve conter telefone, fax, e endereço para contato. e) Aspectos éticos: carta dos autores revelando eventuais conflitos de interesse (profissionais, financeiros e benefícios diretos ou indiretos) que possam influenciar ou ter influenciado os resultados da pesquisa ou o conteúdo do trabalho. Na carta deve constar ainda, quando cabível, a data da aprovação do trabalho pelo Comitê de Ética em Pesquisa da instituição à qual estão vinculados os autores. Itens dos artigos Os artigos originais deverão conter, obrigatoriamente, Introdução, Métodos, Resultados, Discussão, Conclusões e Referências Bibliográficas. Notas de rodapé Apenas quando estritamente necessárias; devem ser assinaladas no texto e apresentadas em folha separada após a do resumo, com o subtítulo "Nota de rodapé". Agradecimentos Apenas a quem colabore de modo significativo na realização do trabalho. Deve vir antes das referências bibliográficas. Resumo/Summary O resumo, com no máximo 250 palavras, deverá conter objetivo, métodos, resultados e conclusões. Após o resumo deverão ser indicados, no máximo, seis Unitermos (recomenda-se o vocabulário controlado do DeCS Descritores em Ciências da Saúde, publicação da BIREME Centro Latino Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde). Para os termos em inglês recomenda-se o MeSH da base Medline. O Summary visa permitir a perfeita compreensão do artigo. Apresentar em folha separada e seguir o mesmo modelo do resumo: background, methods, results, conclusions. Deve ser seguido de keywords. Artigos escritos em português devem conter, na segunda página, dois resumos: um em português e outro em inglês (Summary). Artigos escritos em espanhol devem apresentar resumos em inglês (Summary) e português. Os escritos em inglês devem conter resumo também em português. Referências bibliográficas As referências bibliográficas devem ser dispostas por ordem de entrada no texto e numeradas consecutivamente, sendo obrigatória sua citação. Devem ser citados todos os autores, totalizando seis; acima deste número, citam-se os seis primeiros seguidos de et al. O periódico deverá ter seu nome abreviado de acordo com a LIST OF JOURNALS INDEXED IN INDEX MEDI- CUS do ano corrente, disponível também on-line nos sites: ou citingmedicine ou, se não for possível, a Associação de Normas Técnicas (ABNT). Exemplos: 1. Parkin DM, Clayton D, Black RJ, Masuyer E, Friedl HP, Ivanov E, et al. Childhood leukaemia in Europe after Chernobyl: 5 year follow-up. Br J Cancer 1996;73: Vega KJ, Pina I, Krevsky B. Heart transplantation is associated with an increased risk for pancreatobiliary disease. Ann Intern Med 1996;124: The Cardiac Society of Australia and New Zealand. Clinical exercise stress testing. Safety and performance guidelines. Med J Aust 1996; Cancer in South Africa [editorial]. S Afr Med J 1994;84: Phillips SJ, Whisnant JP. Hypertension and stroke. In: Laragh JH, Brener BM, editors. Hypertension: pathophysiology, diagnosis and management. 2nd ed. New York: Raven Press; 1995.p Morse SS. Factors in the emergence of infectious diseases. Emerg Infect Dis [serial on line] 1995 Jan-Mar [cited 1996 Jun 5];1(1):[24 screens]. Available from: URL:

6 7. Leite DP. Padrão de prescrição para pacientes pediátricos hospitalizados: uma abordagem farmacoepidemiológica [dissertação]. Campinas: Faculdade de Ciências Médicas, Universidade Estadual de Campinas, Referências de resultados não publicados e comunicação pessoal devem aparecer, entre parênteses, seguindo o(s) nome(s) individual (is) no texto. Exemplo: Oliveira AC, Silva PA e Garden LC (resultados não publicados). O autor deve obter permissão para usar comunicação pessoal. Citações bibliográficas As citações bibliográficas no texto devem ser numeradas com algarismos arábicos sobrescritos, na ordem em que aparecem no texto. Exemplo: Até em situações de normoglicemia 6... Figuras, tabelas, gráficos, anexos No original deverão estar inseridos tabelas, fotografias, gráficos, figuras ou anexos. Devem ser apresentados apenas quando necessários, para a efetiva compreensão do texto e dos dados, totalizando no MÁXIMO TRÊS. a) As figuras, sempre em preto e branco, devem ser originais e de boa qualidade. As letras e símbolos devem estar na legenda. b) As legendas das figuras e tabelas devem permitir sua perfeita compreensão, independente do texto. c) As tabelas, com título e legenda, deverão estar em arquivos individuais. d) É preciso indicar, em cada figura, o nome do primeiro autor e o número da figura. Figuras e tabelas deverão ser numeradas separadamente, usando algarismo arábico, na ordem em que aparecem no texto. Abreviações/nomenclatura O uso de abreviações deve ser mínimo. Quando expressões extensas precisam ser repetidas, recomenda-se que suas iniciais maiúsculas as substituam após a primeira menção. Esta deve ser seguida das iniciais entre parênteses. Todas as abreviações em tabelas e figuras devem ser definidas nas respectivas legendas. Apenas o nome genérico do medicamento utilizado deve ser citado no trabalho. Terminologia Visando o emprego de termos oficiais dos trabalhos publicados, a RAMB adota a Terminologia Anatômica Oficial Universal, aprovada pela Federação Internacional de Associações de Anatomistas (FIAA). As indicações bibliográficas para consulta são as seguintes: FCAT IFAA (1998) International Anatomical Terminology Stuttgart Alemanha Georg Thieme Verlag ou CTA-SBA (2001) Terminologia Anatômica. S. Paulo, Editora Manole.

7 Retractions: Guidance from the Committee on Publication Ethics (COPE) Elizabeth Wager, Virginia Barbour, Steven Yentis, Sabine Kleinert on behalf of COPE Council Summary Journal editors should consider retracting a publication if: they have clear evidence that the findings are unreliable, either as a result of misconduct (e.g. data fabrication) or honest error (e.g. miscalculation or experimental error) the findings have previously been published elsewhere without proper cross-referencing, permission or justification (i.e. cases of redundant publication) it constitutes plagiarism it reports unethical research Journal editors should consider issuing an expression of concern if: they receive inconclusive evidence of research or publication misconduct by the authors there is evidence that the findings are unreliable but the authors institution will not investigate the case they believe that an investigation into alleged misconduct related to the publication either has not been, or would not be, fair and impartial or conclusive an investigation is underway but a judgement will not be available for a considerable time Journal editors should consider issuing a correction if: a small portion of an otherwise reliable publication proves to be misleading (especially because of honest error) the author / contributor list is incorrect (i.e. a deserving author has been omitted or somebody who does not meet authorship criteria has been included) Retractions are not usually appropriate if: a change of authorship is required but there is no reason to doubt the validity of the findings Notices of retraction should: be linked to the retracted article wherever possible (i.e. in all electronic versions) clearly identify the retracted article (e.g. by including the title and authors in the retraction heading) be clearly identified as a retraction (i.e. distinct from other types of correction or comment) be published promptly to minimize harmful effects from misleading publications be freely available to all readers (i.e. not behind access barriers or available only to subscribers) state who is retracting the article state the reason(s) for retraction (to distinguish misconduct from honest error) avoid statements that are potentially defamatory or libellous The purpose of retraction Retraction is a mechanism for correcting the literature and alerting readers to publications that contain such seriously flawed or erroneous data that their findings and conclusions cannot be relied upon. Unreliable data may result from honest error or from research misconduct. Retractions are also used to alert readers to cases of redundant publication (i.e. when authors present the same data in several publications), plagiarism, and failure to disclose a major competing interest likely to influence interpretations or recommendations. The main purpose of retractions is to correct the literature and ensure its integrity rather than to punish authors who misbehave. What form should a retraction take? Notices of retraction should mention the reasons and basis for the retraction, to distinguish cases of misconduct from those of honest error; they should also specify who is retracting the article. They should be published in all versions of the journal (i.e. print and/or electronic). It is helpful to include the authors and title of the retracted article in the retraction heading. Retracted articles should be clearly identified as such in all electronic sources (e.g. on the journal website and any bibliographic databases). Editors are responsible for ensuring that retractions are labelled in such a way that they are identified by bibliographic databases (which should also include a link to the retracted article). The retraction should appear on all electronic searches for the retracted publication. Journals and publishers should ensure that retracted articles are clearly marked on their own websites. Retracted articles should not be removed from printed copies of the journal (e.g. in libraries) nor from electronic archives but their retracted status should be indicated as clearly as possible.

8 Elizabeth Wager, Virginia Barbour, Steven Yentis, Sabine Kleinert on behalf of COPE Council Which publications should be retracted? If only a small part of an article reports flawed data, and especially if this is the result of genuine error, then the problem is best rectified by a correction or erratum. (The term erratum usually refers to a production error, caused by the journal. The term corrigendum (or correction) usually refers to an author error.) Partial retractions are not helpful because they make it difficult for readers to determine the status of the article and which parts may be relied upon. Similarly, if only a small section of an article (e.g. a few sentences in the discussion) is plagiarised, editors should consider whether readers (and the plagiarised author) would be best served by a correction (which could note the fact that text was used without appropriate acknowledgement) rather than retracting the entire article which may contain sound, original data in other parts. Retraction should usually be reserved for publications that are so seriously flawed (for whatever reason) that their findings or conclusions should not be relied upon. If redundant publication has occurred (i.e. authors have published the same data or article in more than one journal without appropriate justification, permission or cross-referencing) the journal that first published the article may issue a notice of redundant publication but should not retract the article unless the findings are unreliable. Any journals that subsequently publish a redundant article should retract it and state the reason for the retraction. If an article is submitted to more than one journal simultaneously, and is accepted and published in both journals (either electronically or in print) at the same time, precedence may be determined by the date on which a licence to publish or a copyright transfer agreement was signed by the authors. In cases of partial overlap (i.e. when authors present some new findings in an article that also contains a substantial amount of previously published information) editors need to consider whether readers are best served if the entire article is retracted or whether it would be best to issue a notice of redundant publication clarifying which aspects had been published previously and providing appropriate cross-references to the earlier work. This will depend on the amount of overlap. Editors should bear in mind that the main purpose of retractions is to correct the literature and ensure its integrity rather than to punish authors who misbehave. Only published items can be retracted. Guidelines on dealing with redundant publications identified in submitted manuscripts can be found in the relevant COPE flowchart [http://publicationethics.org/files/u2/01a_redundant_submitted.pdf]. Posting a final version on a website constitutes publication even if an article has not appeared (or will not appear) in print. If an article is retracted before it appears in the print version of a journal, the electronic version should be retained on the journal s website with a clear notice of retraction and it should be included on bibliographic databases (e.g. with a digital object identifier [doi] or other permanent citation that will locate it) even if it does not appear in the printed journal and therefore does not receive a page allocation. This is because electronic versions may already have been accessed and cited by researchers who need to be alerted to the fact that the article has been retracted. Who should issue the retraction? Articles may be retracted by their author(s) or by the journal editor. In some cases, retractions are issued jointly or on behalf of the journal s owner (e.g. a learned society or publisher). However, since responsibility for the journal s content rests with the editor s/he should always have the final decision about retracting material. Journal editors may retract publications (or issue expressions of concern) even if all or some of the authors refuse to retract the publication themselves. When should a publication be retracted? Publications should be retracted as soon as possible after the journal editor is convinced that the publication is seriously flawed and misleading (or is redundant or plagiarised). Prompt retraction should minimize the number of researchers who cite the erroneous work, act on its findings or draw incorrect conclusions, such as from double counting redundant publications in meta-analyses or similar instances. If editors have convincing evidence that a retraction is required they should not delay retraction simply because the authors are not cooperative. However, if an allegation of misconduct related to a potential retraction results in a disciplinary hearing or institutional investigation, it is normally appropriate to wait for the outcome of this before issuing a retraction (but an expression of concern may be published to alert readers in the interim see below). What should editors do in the face of inconclusive evidence about a publication s reliability? If conclusive evidence about the reliability of a publication cannot be obtained (e.g. if authors produce conflicting accounts of the case, authors institutions refuse to investigate alleged misconduct or to release the findings of such investigations, or if investigations appear not to have been carried out fairly or are taking an unreasonably long time to reach a conclusion) editors should issue an expression of concern rather than retracting the publication immediately. Such expressions of concern, like retraction notices, should be clearly linked to the original publication (i.e. in electronic databases and by including the author and title

9 Retractions: Guidance from the Committee on Publication Ethics (COPE) of the original publication as a heading) and should state the reasons for the concern. If more conclusive evidence about the publication s reliability becomes available later, the expression of concern should be replaced by a notice of retraction (if the article is shown to be unreliable) or by an exonerating statement linked to the expression of concern (if the article is shown to be reliable and the author exonerated). Should retraction be applied in cases of disputed authorship? Authors sometimes request that articles are retracted when authorship is disputed after publication. If there is no reason to doubt the validity of the findings or the reliability of the data it is not appropriate to retract a publication solely on the grounds of an authorship dispute. In such cases, the journal editor should inform those involved in the dispute that s/he cannot adjudicate in such cases but will be willing to publish a correction to the author/contributor list if the authors/contributors (or their institutions) provide appropriate proof that such a change is justified. (For authorship disputes occurring before publication, see the relevant COPE flowcharts. org/files/u2/04a_author_add_submitted.pdf and publicationethics.org/files/u2/04b_author_remove_submitted.pdf) legal action against a journal over the act of retraction if it follows a suitable investigation and proper procedures. However, legal advice may be helpful to determine appropriate wording for a notice of retraction or expression of concern to ensure that these are not defamatory or libellous. Nevertheless, retraction notices should always mention the reason(s) for retraction to distinguish honest error from misconduct. Whenever possible, editors should negotiate with authors and attempt to agree a form of wording that is clear and informative to readers and acceptable to all parties. If authors consent to the wording of a retraction statement, this provides defence against a libel claim. However, prolonged negotiations about wording should not be allowed to delay the publication of a retraction unreasonably and editors should publish retractions even if consensus cannot be reached COPE Further reading 1. ICMJE guidelines 2. Sox HC & Rennie D. Research misconduct, retraction, and cleansing the medical literature: lessons from the Poehlman case. Annals of Internal Medicine 2006;144: Nath SB, Marcus SC & Druss BG. Retractions in the research literature: misconduct or mistakes? MJA 2006;185: Budd JM. Sievert M, Schultz TR. Phenomena of retraction. JAMA 1998;280:296-7 Can authors dissociate themselves from a retracted publication? If retraction is due to the actions of some, but not all, authors of a publication, the notice of retraction should mention this. However, most editors consider that authorship entails some degree of joint responsibility for the integrity of the reported research so it is not appropriate for authors to dissociate themselves from a retracted publication even if they were not directly culpable of any misconduct. Are there grounds for legal proceedings if an author sues a journal for retracting, or refusing to retract, a publication? Authors who disagree with a retraction (or whose request to retract a publication is refused) sometimes threaten journal editors with legal action. Concern over litigation can make editors reluctant to retract articles, especially in the face of opposition from authors. Journals instructions for authors should explain the retraction procedure and describe the circumstances under which articles might be retracted. This information should be incorporated (e.g. by references) into any publishing agreements and brought to the authors attention. However, even if the publishing agreement or journal instructions do not set out specific conditions for retraction, authors usually would not have grounds for taking

10 What to do if you suspect fabricated data* (a) Suspected fabricated data in a submitted manuscript Reviewer expresses suspicion of fabricated data Thank reviewer, ask for evidence (if not already provided) and state your plans to investigate Consider getting a 2nd opinion from another reviewer Assemble evidence of fabrication If raw data are supplied these should be assessed by a suitably qualified person, ideally in cooperation with the author s institution Contact author to explain concerns but do not make direct accusation Author replies No response Attempt to contact all other authors (check Medline/Google for s) Unsatisfactory answer/ admits guilt Satisfactory explanation Author replies No response Request raw data/lab notebooks as appropriate Inform all authors that you intend to contact institution/ regulatory body Contact author s instituition(s) requesting an investigation Apologise to author, inform reviewer(s) of outcome Proceed with peer-review if appropriate No or unsatisfactory response Contact author s institution requesting your concern is passed to author s superior and/or person responsible for research governance, if necessary coordinating with co-author s institutions No response Contact regulatory body (e.g. GMC for UK doctors) requesting an enquiry Author cleared Author found guilty Reject Apologise to author, proceed with peer-review if appropriate Inform reviewer of outcome * Publicado com autorização do COPE (Committee on Publication Ethics).

NORMAS PARA AUTORES. As normas a seguir descritas não dispensam a leitura do Regulamento da Revista Portuguesa de Marketing, disponível em www.rpm.pt.

NORMAS PARA AUTORES. As normas a seguir descritas não dispensam a leitura do Regulamento da Revista Portuguesa de Marketing, disponível em www.rpm.pt. NORMAS PARA AUTORES As normas a seguir descritas não dispensam a leitura do Regulamento da Revista Portuguesa de Marketing, disponível em www.rpm.pt. COPYRIGHT Um artigo submetido à Revista Portuguesa

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