A INTEGRAÇÃO INTERDEPARTAMENTAL NAS EMPRESAS E SUA INFLUENCIA NO CLIMA ORGANIZACIONAL

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1 A INTEGRAÇÃO INTERDEPARTAMENTAL NAS EMPRESAS E SUA INFLUENCIA NO CLIMA ORGANIZACIONAL Gina Silva Leal (FacRedentor) ginasleal@hotmail.com Simone Monteiro Alves (FacRedentor) simonemonteiro.a@gmail.com CRISTIANO SOUZA MARINS (UFRJ/UFF) cristianosouzamarins@yahoo.com.br Manaara Iack Cozendey (FacRedentor) m_cozendey@hotmail.com Luiz Claudio Tavares Silva (FacRedentor) luizctsilva@gmail.com A proposta deste trabalho é discutir os conceitos de clima organizacional e sua aplicabilidade como instrumento de gestão, agir nas percepções dos colaboradores em relação à organização, com o objetivo de melhorar a qualidade das relações interpessoais, a integração, no desempenho da produção, serviços e tomada de decisão. Inseridos em um cenário onde as informações circulam cada vez mais rápido, devido à globalização e a acirrada competitividade entre as próprias organizações e negócios, o mercado tem exigido pessoas cada vez mais capazes de se enquadrar nesse cenário de instabilidade. A falta de comunicação e integração interdepartamental é atualmente um problema enfrentado por diversas organizações. Atualmente os líderes não devem estar somente preocupados em adquirir novos conceitos e habilidades, como também, desaprender os antigos modelos, tendo conhecimento da cultura, da missão da empresa e do seu capital humano. Nesse contexto, a integração interdepartamental é ferramenta importante para a inserção do colaborador às necessidades da organização em busca do objetivo comum: resultado. A busca por resultados é cada vez mais intensa e está ligada ao comportamento do indivíduo em seu local de trabalho e como ele se manifesta. A pesquisa desenvolvida neste trabalho, serve de ferramenta para demais empresas que se preocupam com o clima organizacional e que acredita que uma empresa bem integrada, facilita os processos internos, resultando na qualidade do serviço. Para tal a pesquisa se baseia em um primeiro momento em uma revisão bibliográfica e posteriormente em um estudo de caso, no que tange a metodologia do projeto. Como resultado final identificou-se falhas na comunicação e a falta de integração na empresa base da pesquisa.

2 Palavras-chave: Liderança, Integração de departamental; clima organizacional 2

3 1. Introdução São muitas as características e as leis da liderança e todas elas são muito importantes em uma organização. O líder moderno tem como desafio desenvolver seu próprio papel de liderança, mas sempre respeitando a cultura e necessidade da empresa e de seus colaboradores, além de desenvolver sua equipe visando produtividade, qualidade, rentabilidade, bom relacionamento e auto-confiança. Atualmente, a interação humana é fundamental para bons resultados, a competitividade do mercado de trabalho e a globalização têm exigido líderes cada vez mais dispostos a interagir e liderar de forma que as pessoas trabalhem melhor. Portanto a principal questão problema deste trabalho é explicar como a integração entre diferentes setores de uma empresa influenciam no clima organizacional da mesma e consequentemente em seus resultados. Assim o objetivo central é explicar a importância da integração de diferentes setores e profissionais no ambiente empresarial, onde se tem como objetivos secundários discutir os conceitos de clima organizacional e sua aplicabilidade como instrumento de gestão, definir a integração interdepartamental e demonstrar por meio de um estudo de caso como essa integração influencia na empresa. Para tal, a pesquisa apresentada neste trabalho foi aplicada na empresa Laticínios Godam, um empreendimento do gênero alimentício, situada na Zona da Mata Mineira. Foi realizada uma pesquisa entre os gestores setoriais para avaliar o nível de interação dos colaboradores e sua influencia no clima organizacional. importante para identificar o quão próximo está os gestores e seus setores, dos assuntos importantes dentro da empresa, além de avaliar o nível de satisfação do colaborador com relação ao ambiente de trabalho. A Godam preza o trabalho em equipe e o bem estar de seus colaboradores, acreditando que o tratamento do cliente interno, influencia no cliente externo. A pesquisa de clima vai nortear o setor de Recursos Humanos numa escala de prioridades, quais serão as medidas tomadas diante das necessidades de intervenção dentro da empresa buscando resultados efetivos. Vale ressaltar que a pesquisa precisa ser acompanhada, analisada, deve ter freqüência e os resultados devem ser medidos. Uma pesquisa de clima torna-se indispensável a uma empresa que busca um diferencial competitivo, preocupando, valorizando e investindo na motivação e qualidade do trabalho das pessoas. Além da presente seção esse trabalho está organizado nas seguintes seções: na seção 2 será apresentada uma breve revisão bibliográfica sobre clima organizacional e integração interdepartamental. Na seção 3 será apresentada a metodologia, na seção 4 o estudo de caso e, por fim, na última seção as considerações finais. 2 Revisão Bibliográfica 2.1 Clima Organizacional O clima organizacional demonstra os sentimentos e a percepção dos funcionários com relação aos níveis de interação, comunicação, liderança e cultura de uma empresa. Sendo um instrumento importante para demonstrar o quanto o modelo de gestão adotado está sendo eficaz. Segundo Souza (apud LUZ, 2003, p. 11) o clima organizacional pode ser definido como: (...) um fenômeno resultante da interação dos elementos da cultura. O clima é mais perceptível do que as suas fontes causais, comparando-se com um perfume, pois percebe-se o seu efeito sem conhecer os ingredientes, embora as vezes seja possível identificar alguns deles. Já na concepção de Chiavenato (2006, p. 125): O termo clima organizacional refere-se especificamente às propriedades motivacionais do ambiente organizacional, ou seja, aqueles aspectos do ambiente que levam à provocação de diferentes espécies de motivação: é o sumário do padrão total de experiências e valores d e incentivos que existem em dado conjunto organizacional. 3

4 É importante viabilizar e incentivar a criatividade dentro das organizações, o RH, deve agir de forma participativa e motivadora para que os resultados positivos possam acontecer. Onde o clima não é favorável, há baixa criatividade e produtividade, por isso a necessidade de envolver as pessoas, que são os maiores responsáveis pelo universo que acontece dentro das organizações, com a estimulação da participação de forma saudável da equipe. Compreende-se assim que Clima é a atmosfera resultante das percepções que os funcionários têm dos diferentes aspectos que influenciam seu bem estar e sua satisfação no dia a dia de trabalho, é o comportamento do indivíduo em seu local de trabalho e como ele se manifesta, ou seja, seu grau de satisfação; todo o universo psicológico que influencia direta ou indiretamente no ambiente de trabalho; como o indivíduo realiza suas tarefas e como ele responde às necessidades da empresa e a cultura de cada organização. Clima Organizacional é o indicador de satisfação dos membros da empresa, em relação a diferentes aspectos da cultura ou realidade nua e crua da organização, tais como: políticas de RH, modelo de gestão, processo de comunicação, valorização profissional e identificação com a empresa. 2.2 Integração Interdepartamental O indivíduo deve ter noção do ambiente desde seu processo de integração na empresa ao ser contratado, e alguns fatores já devem ser esclarecidos no momento da própria entrevista (transparência é fundamental). Na apresentação da empresa ao colaborador é importante falar sobre seus produtos e serviços, seu foco, sua maneira de trabalhar, os benefícios que a empresa oferece, necessidade (ou não) de hora extra, assim como, a carga horária, para que ao longo do período o colaborador não comece a questionar benefícios ou aumentos que não foram previamente esclarecidos. Quando ocorrerem contratações, a integração não ficará restrita apenas ao setor em que o novo colaborador irá atuar e desde o início é importante que tenha consciência que seu papel dentro da empresa vai além de sua prestação de serviço, e que ele precisa estar envolvido com toda necessidade e realidade da empresa. O bom relacionamento entre e as pessoas e os departamentos da organização são indispensáveis para a boa qualidade do serviço e também para qualidade de vida no ambiente de trabalho. Xavier (2006) enfatiza que essas diversidades podem ser observadas na composição social das pessoas, nos valores, nos estilos de vida, na formação e orientação dos profissionais.para Chiavenato (2006) na organização existem vários ambientes, onde passam informações, produtos e/ou serviços para a continuidade do processo em outros ambientes. Dessa forma, todos esses ambientes devem estar com um bom relacionamento entre si, pois assim todo o processo flui de maneira harmoniosa. Para quem chega, é importante conhecer os demais setores da empresa, com foco naqueles com os quais os recém chegados manterão contato regularmente. Isso evitará que as pessoas sintam-se desconfortáveis e deslocadas do ambiente. Quanto mais aplicada à verdade da empresa, mais fácil se torna o processo de integração e interação. Para Xavier (2006) no relacionamento interdepartamental as atitudes, os comportamentos das pessoas são grandes influenciadores, atitudes negativas geram comportamentos inadequados e conseqüentemente resultados inadequados. Ao perceber que atitudes negativas estejam acontecendo o gestor deve interferir para que não prejudique o ambiente, o que prejudica o relacionamento e todo o processo de trabalho. Portanto o clima organizacional é importante nos diversos departamentos da organização, pois um clima positivo traz resultados e conseqüências positivas, traz eficácia na realização das demandas da empresa, já o clima negativo, além de influenciar no trabalho coletivo, também influencia do trabalho e resultados individuais trazendo resultados negativos para a empresa. Pode se colocar assim que os canais de comunicação interna são fortes aliados na integração entre setores. Através deles é possível informar oficialmente que um setor passará por mudanças em sua estrutura. Cartazes informativos, relatórios, códigos de ética, panfletos, palestras, treinamentos, são ferramentas práticas, e muito interessantes para os colaboradores. É uma falha grande e comum dentro de uma empresa, a falta de interação entre os setores, que em alguns casos, se julgam independentes e/ou mais importantes. Porém, o processo funciona como uma cadeia em que o comercial depende do faturamento, que depende do financeiro, da logística, da indústria (fabricação; criação), um dependendo do outro, e por aí acontecem os mais variados setores da empresa. Nesse contexto existe uma ferramenta para estreitar a relação entre departamentos: o job rotation - que compreende um processo de remanejamento ou redimensionamento de lotações internas de uma empresa. Por 4

5 meio do job rotation, os colaboradores se familiarizam com outras atividades e, em alguns casos, surge o interesse dos colaboradores por um processo de aprendizagem que os levem a uma ascensão futura. Essa ferramenta também é vista como um caminho eficaz para o desenvolvimento de equipes, inclusive multidisciplinares. Atualmente, as empresas buscam se atualizar e utilizam ferramentas como esta para promover interação. Tem-se ainda a intranet, canal que podem ser divulgadas muitas informações, dados, estatísticas, metas, curiosidades, dentre outros, visto que é comum o colaborador não conhecer a missão da empresa, por exemplo, ela atua como uma ferramenta de integração. Para promover e ser um gestor integrador é preciso desenvolver alguns itens importantes dentro da empresa. O líder integrador precisa motivar e desenvolver o trabalho em equipe, saber lidar com as diferenças e aprendendo a conviver, ele precisa identificar os problemas para sugerir e atuar nas melhorias. Outro fator importante é motivar e incentivar o crescimento profissional do colaborador, auxiliando em sua satisfação profissional. O colaborador deve trabalhar para o crescimento e perenidade da empresa, buscando resultados e trabalhando para a melhoria da sociedade. Portanto, fica explícito que a base para tudo isso é ter especialistas aptos a criar novos processos, produtos e serviços. E, para que eles possam estar integrados, devem ser organizados em círculo e não sob a estrutura tradicional de cascata. Como exemplos de empresas mais horizontalizadas, que geram resultados mais positivos em relação a seus concorrentes, estão a Google e a Netflix, onde todos os colaboradores estão cientes e participam por vezes das experiências dos demais. Conclui-se ainda que um bom integrador necessita ser transparente e assertivo nos relacionamentos; sempre aberto as novas ideias; precisa ter responsabilidade nas relações profissionais; responsabilidade na melhoria do ambiente; respeito e valorização aos colaboradores e precisa ter uma liderança servidora, entendendo a empresa como um todo e desenvolvendo colaboradores voltados para busca de sucesso. 2.3 O uso do clima para avaliar a integração A pesquisa de clima atua como ferramenta importante para avaliar o envolvimento e a satisfação do colaborador dentro da organização. A pesquisa apresentada neste trabalho avalia também o nível de comprometimento do colaborador com a organização, suas expectativas e o quão envolvido os membros de cada setor estão para com a empresa. De acordo com Juran (2004), os clientes internos e os externos são impactados pelo produto; a diferença entre eles é que os externos não fazem parte da empresa, são os que compram o produto; e os internos fazem parte da empresa, produzem o produto, estão diretamente ligados à organização. Nas empresas, os colaboradores, costumam ser fornecedores por oferecem serviços a outros setores e também costumam ser clientes, pois recebem demandas, serviços, produtos, de outros departamentos. Tendo ciência do grau de sua satisfação, é possível elaborar plano de ações que viabilizem a melhorara ou a continuidade ao relacionamento que apresentam. A comunicação interna (também chamada de Endomarketing) não se limita apenas a divulgação de resultados financeiros, anúncios de novos produtos, vendas. Comunicação é envolvimento, interação e traz bons resultados, como maior comprometimento, promove o compromisso compartilhado, estimula o trabalho em equipe, ajuda os planos saírem do papel e se tornam ações, além de promover a partilha de conhecimento. Ela resulta na melhoria do clima, qualidade do serviço e produtividade dos colaboradores, proporcionando maior satisfação interna, bem estar, melhoria no trabalho em equipe até aquisição de conhecimento. Maximiano (2000, p. 500) menciona sobre a satisfação dos funcionários, os chamados clientes internos, quanto maior a satisfação dos funcionários, mais alta é a qualidade de vida no trabalho. Sendo que a satisfação dos clientes internos tem grande influência externa, sociedade e família, que deve ser cuidadosamente trabalhada, até mesmo dentro da organização. A qualidade do clima influencia no resultado do produto e na prestação de serviço ao cliente interno, por isso, se faz importante uma avaliação do nível de satisfação das pessoas, a motivação traz melhorias dos processos da empresa, produtividade, qualidade e um ambiente de trabalho saudável. 3. Metodologia Esse trabalho pode ser caracterizado como uma pesquisa qualitativa de meio exploratório para realização da fundamentação teórica. Ao mesmo tempo esse trabalho também pode ser caracterizado como uma pesquisa quantitativa, pois por meio do uso de um questionário foram coletados dados que foram tabulados e depois analisados por meio de técnicas estatísticas e elaborados gráficos e tabelas, onde há ainda um estudo de caso para medir o clima organizacional e assim analisar se o modelo integração interdepartamental adotado está sendo eficaz ou não. 5

6 4. Estudo De Caso 4.1 A Godam Alimentos Godam, cuja razão social é Godiva Alimentos Ltda, está situada na Zona da Mata mineira, foi fundada em 2000 e é uma empresa que atua no ramo alimentício e além da linha láctea, possui também uma linha de néctares prontos para beber. Seus fundadores, que nasceram em uma família que já tinha tradição na fabricação dos melhores queijos da zona da mata mineira, tinham o desejo de fabricar produtos lácteos saborosos e saudáveis, que proporcionassem o bem estar das famílias brasileiras e que pudessem levar sabor e saúde à mesa dos consumidores. A família é o principal pilar da estrutura da Godam, ela participa ativamente da gestão da empresa. São quatro irmãos que comandam, com austeridade e criatividade, os negócios. Apresenta uma projeção de crescimento a longo prazo anual de 20% até A empresa possui hoje 3 unidades industriais: a unidade de Patrocínio do Muriaé produz queijos e leites longa vida, em Minas Gerais. A unidade de Jamapará produz leite longa vida no estado do Rio de Janeiro. A unidade de Ubá produz néctares de frutas, em Minas Gerais. Figura 1- Linha de produtos Godam Alimentos 4.2 Modelo de Clima proposto na Godam A Godam alimentos, com a necessidade de se manter no competitivo mercado de laticínios, busca se aperfeiçoar e se preocupa com o bem estar e a interação de seus colaborares, acreditando que essa questão se torna diferencial competitivo. O objetivo não é punir os funcionários, mas promover melhorias na equipe e consequentemente, nos resultados que ela traz à empresa. A idéia do RH é promover treinamentos, palestras, e fazer a integração tanto do corpo administrativo, quanto do corpo industrial que compõe a empresa. Assim desenvolveu-se uma pesquisa, com base no questionário disponível no anexo deste trabalho, para averiguar a efetividade da proposta do setor de RH da empresa e as possíveis falhas no sistema de integração e comunicação. 4.3 Resultados encontrados Por meio das 13 questões efetuadas nesta pesquisa tem-se em um primeiro momento de acordo com a Figura 2, que mensura o ambiente de trabalho, o estimo do superior em relação ao trabalho em equipe e a apresentação e pontuação do superior sobre onde o funcionário deve melhorar, tal como qual sua verdadeira missão, pode-se afirmar que as maiores dificuldades da empresa estão em esclarecer ao funcionário onde ele está errando. Nos outros pontos constata-se que mais da metade dos entrevistados apresentam respostas positivas. 6

7 Figura 2 Critério Ambiente de Trabalho e Incentivo ao funcionário Nota-se ainda por meio da indagação dos elogios do superior ao funcionário que maios de 50% dos entrevistados relatam receber algum tipo de incentivo nesse sentido e que 91% dos funcionários da amostra consideram seu superior competente e engajado com a empresa. Figura 3 Critério Integração das Equipes de Trabalho 7

8 O principal ponto negativo ou visto como falho no processo da Godam aparece quando os colaboradores são indagados sobre a integração entre os diferentes setores e entre funcionários de um mesmo setor de trabalho, como pode ser notado na Figura 3. Por meio dos dados expressos na figura fica evidenciado que o superior de cada setor incentiva a integração, contudo seu apelo não é notado pela equipe que vê falhas na mesma. É possível afirmar assim que o responsável pelo setor apresenta dificuldades em realizar esta tarefa e fazer com que o planejamento e meta de trabalho em equipe traçada pela empresa seja cumprida. Os funcionários demonstram ainda taxas relativamente baixas, no que compete ao incentivo de seus chefes ao seu crescimento profissional e ao fato de estarem felizes em seu ambiente de trabalho, 57% e 62% satisfeitos, respectivamente. E como ponto culminante para entender a importância que a equipe dá a integração, apesar dela se apresentar de acordo com a pesquisa de modo deficiente, a Figura 4 demonstra que quase o total dos entrevistados nesta pesquisa de clima organizacional vê a integração como uma ferramenta importante para empresa. O que serve para que os gestores atentem para encontrar meios de ampliar e melhorar esse processo de comunicação entre setores e profissionais. Figura 4 Importância da Integração de acordo com funcionários 8

9 5. Considerações Finais No atual cenário globalizado e competitivo, líderes exercem mais que um papel de chefiar, é necessário que eles saiam de sua zona de atuação e conheçam demais áreas das organizações, a fim de minimizar a distancia existente entre os setores. Um clima propício e favorável estimula o trabalho eficaz e a busca por melhores resultados e excelência, tanto operacional quanto estratégica. A pesquisa de clima apresentada nesse trabalho, mensura nesse sentido o nível de satisfação de uma equipe e o nível de entrosamento do líder com seu setor. Essa pesquisa, desenvolvida na Godam alimentos, servirá como base para outras organizações que buscam algo simples e objetivo, a Godam é uma empresa familiar que busca cada dia mais, seu espaço no ramo de laticínios, por isso, acredita que a integração entre seus colabores e o bem estar no local de trabalho, são fundamentais para excelência em prestação de serviço, haja vista que essa é a missão da empresa. A pesquisa realizada atingiu o objetivo, que era medir o nível de envolvimento de gestores, representando suas equipes, com todos os setores da empresa, e também o nível de satisfação dos colaboradores, bem como, suas perspectivas dentro da empresa. Nota-se que há dificuldades em realizar esse processo de integração dentro da empresa e que menos de 70% dos entrevistados afirmam estar felizes em seu ambiente de trabalho, o que é reflexo da falta de incentivo dos chefes e do trabalho em equipe em prática. Por meio da pesquisa a empresa encontrou grandes desafios no que diz respeito à comunicação e interação, por isso, o RH vai desenvolver planos de ações que visam melhorar a prestação de serviço, o clima organizacional e a integração interdepartamental. Reuniões, convenções, são algumas das propostas da empresa para melhorar a qualidade do trabalho. A Godam acredita ainda que a integração interdepartamental, ameniza ruídos na comunicação, um de seus propósitos é capacitar gestores para proporcionar toda essa inclusão que a empresa espera de seus colaboradores. Quando gestores assumem um papel ativo em comunicar objetivos, e manter a responsabilização dos membros da equipe, ela é mais engajada e investe no sucesso organizacional, além de levar toda a necessidade da empresa a todo universo que envolve a organização. O setor de logística, por exemplo, estará engajado no processo de vendas, fazendo o melhor possível para que a prestação de serviço seja eficaz, garantindo o sucesso da empresa. Investir em treinamentos e também motivacionais não geram grandes gastos e trazem ótimos resultados além de elevar o desempenho da equipe e os incentivar a encarar as metas e desafios do dia a dia de forma mais positiva. Dessa forma, o que antes era visto como algo impossível começa a ser observado de maneira racional e estratégica, entender que as metas e objetivos, podem ser encaradas de forma estratégica. Avaliar o quão satisfeito está o colaborador, o quanto ele espera da empresa, de seus líderes, dá ao RH um norte para tomada de decisões e para confecção de um plano de ação visando a melhoria dos processos. 9

10 Conclui-se assim por meio do trabalho como um todo que no cenário empresarial atual é indispensável que as informações entre funcionários de um mesmo setor e de setores diferentes esteja presente e que todos eles se movimentem assim como uma única engrenagem, diga-se com integração e comunhão de ideias e objetivos. Referências CHIAVENATO. Administração de Recursos Humanos: fundamentos básicos, 5. ed. São Paulo: Atlas, JURAN, J.M. A Qualidade desde o Projeto. Os novos passos para o planejamento da qualidade em produtos e serviços. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, LUZ, R. Gestão do Clima Organizacional. Rio de Janeiro: Qualitymark, MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Teoria Geral da Administração. Da escola científica à competitividade na economia globalizada. 2. ed. São Paulo: Atlas, XAVIER, Ricardo. Gestão de Pessoas na Prática: os desafios e as soluções. São Paulo: Gente, ANEXO 1 Prezado participante A sua opinião é valiosa para a melhoria contínua da empresa. 1 - O seu ambiente de trabalho é? 10

11 ( ) RUIM ( )REGULAR ( )BOM 2 - Seu superior estimula o trabalho em equipe? ( ) NÃO ( ) ÀS VEZES ( )SIM 3 - A orientação que você recebe sobre seu trabalho é clara e objetiva? 4 - Seu superior conversa com você e informa onde sue trabalho precisa melhorar? 5 - Seu superior elogia seu trabalho? 6 - Seu superior se mostra disponível, quando você precisa dele? 7 - Seu superior informa sobre os fatos importantes que estão acontecendo na empresa? 8 -Você considera seu superior competente? 9 - Você percebe que há integração entre os diversos setores na GODAM? 10 - Você percebe que há integração entre os colaboradores do seu setor? 11 - Seu superior incentiva a integração na equipe? 12 - Você percebe que existe integração entre as Diretorias? 13 - Seu superior incentiva seu crescimento na empresa? 14 - Você acha que a integração entre o setores trará benefícios para GODAM? 15 - Você é feliz em seu ambiente de trabalho? Obrigada!! Sua opinião é muito importante! 11

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