GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO

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1 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO Curso: Instalação e Operação de Sistemas Informáticos Janeiro de 2012 Formador: Cosmin Constantinescu Conteúdos Tratamento da informação e processos associados Dados Informação Ficheiros Pastas Atalhos Registos Listagem 1

2 Objectivos Identificar e implementar procedimentos de organização da informação. Aplicar técnicas de gestão e organização da informação. DADOS versus INFORMAÇÃO #1 A informação é encarada, actualmente como um dos recursos mais importantes de uma organização; Para que a informação possa ser utilizada de forma eficaz na ajuda à tomada de decisão, é necessário que se verifiquem algumas condições: actualidade, correcção, relevância, disponibilidade, legibilidade. 2

3 DADOS versus INFORMAÇÃO #2 Actualidade o período da validade da informação é cada vez mais curto. Torna-se necessário dispor de fontes de informação que acompanhem essas modificações. Só com base em informação actualizada se pode tomar decisões acertadas. Correcção é necessário que a informação seja rigorosa. Só com informação correcta se pode decidir com confiança. DADOS versus INFORMAÇÃO #3 Relevância a informação deve ser devidamente filtrada de tal forma que apenas aquela com relevância para cada situação seja considerada. Disponibilidade a informação tem que ser disponibilizada rapidamente, caso contrário deixa de ser útil. Legibilidade a informação só é informação se puder ser interpretada. 3

4 DADOS versus INFORMAÇÃO #4 Dados e Informação são coisas distintas; Dados são apenas elementos ou valores discretos que, isoladamente, não tem qualquer valor, só se transformam em informação quando relacionados ou interpretados de alguma forma; Ex.dados: 12, secretarias, quadro, janela, casa de banho Ex. informação: A sala de formação disponibiliza 12 computadores, secretarias, um quadro para escrever, tem uma janela grande e uma casa de banho. Pastas, Ficheiros e Atalhos Local onde podes guardar de forma organizada subpastas e ficheiros Toda a informação é guardada sob a forma de ficheiros. Estes podem ser de diferentes tipos, conforme o programa que lhes está associado Forma mais rápida de chegar a programas, ficheiros, pastas, impressoras 4

5 Ficheiros #1 Toda a informação contida num computador está sob a forma de ficheiros (files), os quais são distinguidos pelo seu nome e pela sua extensão. O nome é dado pelo utilizador (nós) e é obrigatório, a extensão é dada pelo software onde é criado o ficheiro, mas não é obrigatória. NOME. EXT Nome do ficheiro Exemplo: Carta123 Extensão Exemplo: DOC Tipos de Ficheiros #3 Ficheiro carta.tmp texto.bak recta.bas calculo.pas command.com tetris.exe config.sys lixo.txt autoexec.bat prova.doc factura.xls Tipo Ficheiros temporários Ficheiro resultante de um backup ou cópia de segurança Ficheiro em linguagem de programação BASIC Ficheiro em linguagem de programação PASCAL Ficheiro de comando Ficheiro executável Ficheiro com informações de sistema Ficheiro de texto Ficheiro com rotina auto-executável (batch-file) Ficheiro do tipo documento criado no Word, por exemplo Ficheiro do tipo documento criado no Excel 5

6 Ícones Símbolos que representam ficheiros, programas, pastas atalhos, Os ícones de atalhos são identificados pelo símbolo Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Criar pastas 1. Acede ao Explorador do Windows 2. Posiciona o cursor no local onde queres criar a pasta 3. Selecciona no menu Ficheiro a opção Novo e em seguida Pasta 4. Digita o nome da pasta e prime Enter 6

7 Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Abrir pastas e/ou ficheiros 1. Abre a janela do Explorador do Windows 2. Posiciona o cursor sobre o objecto 3. Faz duplo clique no botão esquerdo do rato Pasta aberta Conteúdo da pasta aberta Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Mover pastas e ficheiros 1. Selecciona o objecto que pretendes mover 2. Prime o botão esquerdo do rato e arrasta-o até ao local de destino 3. Larga o botão esquerdo do rato 7

8 Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Copiar pastas e ficheiros 1. Selecciona o objecto que pretendes copiar 2. Arrasta o objecto até ao local de destino 3. Prime o botão esquerdo do rato e, simultaneamente, a tecla Ctrl 4. Larga o botão esquerdo do rato Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Renomear pastas e ficheiros 1. Clica com o botão direito do rato sobre o objecto a que pretendes mudar o nome 2. Selecciona a opção Mudar o nome no menu de acesso rápido 3. Escreve o novo nome 8

9 Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Eliminar pastas e ficheiros 1. Clica com o botão direito do rato sobre o objecto a eliminar 2. Selecciona no menu de acesso rápido a opção Eliminar ou prime a tecla Delete 3. Clica sobre Sim para confirmar a eliminação Comandos Sobre Pastas e Ficheiros Recuperar pastas e ficheiros 1. Faz duplo clique sobre 2. Selecciona o objecto a recuperar 3. Prime o botão direito do rato e selecciona a opção Restaurar Ao recuperar um objecto (pasta ou ficheiro) ele vai para o local de onde tinha sido eliminado 9

10 Criar Atalhos 1. Selecciona o objecto para o qual pretendes criar o atalho 2. Selecciona, no menu de acesso rápido, a opção Enviar para e, em seguida, Ambiente de trabalho (criar atalho) Exercício Nº1 Crie na raiz do disco C uma pasta com o seu primeiro e ultimo nome, e dentro desta pasta, as pastas apresentadas na imagem a seguir. Crie mais uma pasta com o nome Plantas na pasta Paleovertebrados. 10

11 Exercício Nº2 Crie os seguintes documentos: Documento Word com o nome Lista dos Filmes na pasta Filmes. Documento Word com o nome Lista das Músicas na pasta Músicas. Documento de texto criado no WordPad com o nome Dinossauros na pasta Dinossauros. Uma apresentação em PowerPoint com o nome A planta mais vista na pasta Plantas. Crie uma nova pasta com o nome Atalhos no directório que criou no exercício anterior. Crie atalhos de todos os documentos criados anteriormente e mude os ícones dos atalhos ao seu gosto. Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Iniciação: Abrir Explorador do Windows 1. Clicar botão direito rato sobre menu iniciar escolher EXPLORAR 2. Menu Iniciar escolher Todos os Programas Acessórios Explorador do Windows 3. Clicar no ícone do ambiente de trabalho O meu computador ou menu Iniciar- O meu computador Modos de Visualização: Vista de Miniaturas 11

12 Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Vista de Mosaicos Vista de ícones Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Vista de Lista Vista de Detalhes 12

13 Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Comandos com pastas e atalhos Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Comandos com ficheiros 13

14 Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico Comandos com discos Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico A pesquisa de ficheiros e pastas Iniciada a partir do Menu INICIAR Opção Procurar ou A partir do botão Procurar, no Explorador do Windows O caracter * serve para alargar a pesquisa, por exemplo c*.doc Permite escolher vários critérios (nome, palavra, frase, local de procura, data, tamanho, etc. É possivel seleccionar outros critérios, em Opções Avançadas. 14

15 Exercício Nº3 Faça as seguintes pesquisas e observa os resultados: a) Pesquise só os documentos com a extensão.doc no seu directório. b) Pesquise os documentos com a extensão.txt e.ppt no seu directório. c) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabe em ista, mas não se sabe a primeira letra da palavra e nem a extensão do documento. d) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabe em ista, mas não se sabe a primeira letra da palavra, nem as palavras que antecedem esta e nem a extensão do documento. e) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabe em ista, mas não se sabe a primeira letra da palavra, nem as palavras que antecedem ou precedem esta e nem a extensão do documento. Múltiplos do byte b (bit) 1 B (Byte) = 8 bits 1 KB (Kilobyte) = 1024 B = 2 10 B 1 MB (Megabyte) = 1024 KB = 2 20 B = 2 10 KB 1 GB (Gigabyte) = 1024 MB = 2 30 B 1 TB (Terabyte) = 1024 GB = 2 40 B 1 PB (Petabyte) = 1024 TB = 2 50 B 1 EX (Exabyte) = 1024 PB = 2 60 B 15

16 Capacidade de armazenamento da informação x 8 x 1024 bit x 1024 byte KB : 8 MB : 1024 : 1024 : 1024 x 1024 x 1024 GB TB : 1024 Exercícios práticos: #4 4 MB = KB 2 GB = MB 100 GB = MB 1 GB = MB = KB 5 TB = MB 1024 MB = B 56 KB = B = b 50 B = b 16

17 Exercícios práticos: # MB = GB 2048 GB = TB MB = GB KB = MB = GB MB = TB b = B = KB b = MB 72 b = B 17