PRINCIPAIS NOVIDADES VERSÃO 8.85/1.1.66

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1 PRINCIPAIS NOVIDADES VERSÃO 8.85/1.1.66

2 Sumário 1. Nota Fiscal Eletrônica São Paulo Motivo da baixa Contrato Endereço para cobrança Vistoria Contas a pagar Controle de lotes DARF Bloqueio de Emissão de Boleto / Recebimento de lançamentos Administradora de Condomínio Relatório de Imóveis por Administradora de Condomínio Relatório de taxa de administração Novos campos Cadastro de Pessoa Configuração de status para repasse e contas a pagar Cadastro de Imóvel Configuração de status para contas a pagar Cadastro de Empresa Configuração do recibo do beneficiário Relatório de contas a receber Resumo Recebimento Relatório de contas a pagar - Resumo Contas a Pagar Relatório de comissão por corretor Cadastro de Serviços Resgatar Serviços Recibo do Locatário / Beneficiário Complemento no Histórico Contas a Pagar Valor Proporcional Relatório de Cheques Exportação Módulo Cobrança Endereço do Sacado Taxa de Intermediação Taxa de Intermediação / Renovação Aluguel Cópia de Cheque - Detalhada Assistente Movimentação Relatório de Cheques Modelo Reduzido e Detalhado Relatório Taxa de Administração - Ordenação Número de vias do recibo do locatário/beneficiário/repasse Relatório Previsão de Receitas Modelo Reduzido Relatório gerencial de recebimentos por imóvel Incluir proprietários com a soma dos repasses menor que 100% Repasse separado para proprietário com vários imóveis

3 1. Nota Fiscal Eletrônica São Paulo Disponível nesta versão opção para realizar a exportação de arquivos de nota fiscal eletrônica - SP. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio da Prefeitura da Cidade de São Paulo, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços. Fonte: Acessado em 31/03/2009 as 16:47 hs. 1. Para ativar, acesse o menu Sistema/ Configurações iniciais. 2. Selecione a guia Geral e marque a opção Utilizar nota fiscal eletrônica. 3. Clique em Gravar para salvar a configuração. 4. Em seguida, acesse o menu Cadastros/ Empresa. 5. Selecione uma empresa e clique em Alterar Dados. 6. Em Configurações, clique em Nota Fiscal e selecione o layout (São Paulo) e informe o número da última nota fiscal emitida. 7. Clique em Gravar para salvar a alteração. 3

4 8. Para realizar a geração do arquivo, acesse o menu Operações/ Nota fiscal eletrônica. Guia Nota Fiscal Nesta guia serão apresentados os lançamentos disponíveis para serem incluídos no arquivo de nota fiscal eletrônica. 9. Ao informar os filtros desejados e clicar no botão Filtrar, serão apresentados os lançamentos da conta do proprietário para os históricos que incidem para ISS. o Para consultar os históricos que incidem para ISS, acesse o menu Cadastros/ Plano Histórico. 4

5 o Selecione o Plano padrão da empresa e verifique a coluna em ISS. o o Para alterar um item do plano histórico, clique em Alterar e dê dois cliques sobre o item desejado. Marque a opção Calcula ISS e clique em Gravar para salvar a alteração. 10. Em seguida, no grid serão apresentados os lançamentos que atenderem os filtros definidos. 11. Marque os lançamentos que deverão ser exportados no arquivo e informe os dados para a geração. 5

6 Campo a campo Caminho: neste campo será apresentado o caminho para salvar o arquivo. Clique no ícone e selecione a pasta (caminho) desejado. Nome: nome do arquivo a ser gerado. Este campo poderá ser alterado. Nº inicial NF: quando o arquivo é gerado, a cada lançamento do grid que foi selecionado é vinculado um número de nota fiscal. O primeiro lançamento terá o número informado neste campo, sendo os demais incrementados de uma unidade a partir deste. Exemplo: se forem selecionados 5 lançamentos para geração do arquivo, o primeiro lançamento terá o número de nota fiscal 13 vinculado, e aos demais serão vinculados, respectivamente, os números 14, 15, 16 e 17. Layout: neste campo será apresentado o layout do arquivo a ser gerado que foi configurado anteriormente no cadastro da empresa. Cada cidade possui um layout específico, e nesta versão está disponível apenas o arquivo para a cidade de São Paulo. 12. Clique em Gerar e o arquivo será salvo no caminho especificado. Guia Notas Fiscais geradas Nesta guia serão apresentados os lançamentos já incluídos em um arquivo de nota fiscal eletrônica. 6

7 Campo a campo Selecionar: informe neste campo a opção desejada para visualizar as notas fiscais geradas. o Todas as notas fiscais geradas: esta opção permite visualizar todos os lançamentos já gerados, independente dos filtros informados na guia Nota Fiscal. o Todas as notas fiscais referentes ao período informado: opção que permite visualizar todos os lançamentos já gerados de acordo com o filtro de período informado na guia Nota Fiscal. o Todas as notas fiscais referentes ao imóvel informado: opção que permite visualizar todos os lançamentos já gerados para o imóvel informado na guia Nota Fiscal. o Todas as notas fiscais referentes ao proprietário informado: opção que permite visualizar todos os lançamentos já gerados para o proprietário informado na guia Nota Fiscal. o Todas as notas fiscais referentes ao histórico informado: opção que permite visualizar todos os lançamentos já gerados para o histórico informado na guia Nota Fiscal. 13. Ao selecionar a opção desejada, clique em Filtrar. 14. Os registros serão apresentados no grid com a opção 7

8 15. Os dados serão apresentados no grid já selecionados. 16. Para realizar a geração do arquivo novamente, clique em Regerar. 17. Para cancelar a nota fiscal eletrônica dos lançamentos, clique em Cancelar. 18. Ao solicitar o cancelamento de uma nota fiscal, será apresentada a seguinte mensagem: 19. Caso a nota fiscal cancelada seja a última gerada, ao pressionar Sim, este número será o próximo disponível para uma nova nota. 20. Ao solicitar o cancelamento da baixa de um lançamento que já esteja vinculado a uma nota fiscal eletrônica, será apresentada a seguinte advertência: 8

9 21. Para realizar o cancelamento, acesse o menu Processos/ Nota Fiscal Eletrônica e execute o processo descrito no item Motivo da baixa Opção para cadastrar o motivo da baixa nos seguintes dados: o Contrato o Imóvel o Pessoas O motivo da baixa representa a justificativa para a saída de um imóvel, contrato ou pessoa da imobiliária, possibilitando uma análise gerencial dos principais motivos. Motivo da Baixa Contrato 1. Para cadastrar os motivos da baixa que serão utilizados no contrato, acesse o menu Cadastros/ Contrato/ Motivo Baixa. 2. Clique em Inserir e informe a descrição. 3. Clique em Gravar para salvar. 9

10 Campo a campo Código: o preenchimento deste campo é automático de forma seqüencial e representa o código do motivo da baixa. Motivo: descrição do motivo da baixa. 4. Para vincular o motivo da baixa em um contrato, acesse o menu Cadastros/ Contrato/ Cadastro de contrato. 5. Selecione o contrato desejado e clique em Alterar. 6. Na guia Dados Contrato, informe a data de rescisão, data desocupação, altere a situação do contrato para Inativo e selecione o motivo da baixa. 7. Clique em Gravar para salvar a alteração. 8. Para cadastrar um novo motivo de saída estando em uma das três telas de cadastro (Contrato, Pessoa ou Imóvel), clique no ícone. Motivo da Baixa Pessoa 1. Para cadastrar os motivos da baixa que serão utilizados no cadastro de pessoas, acesse o menu Cadastros/ Pessoa/ Motivo Baixa. 2. Clique em Inserir e informe a descrição. 3. Clique em Gravar para salvar. 10

11 Campo a campo Código: o preenchimento deste campo é automático de forma seqüencial e representa o código do motivo da baixa. Motivo: descrição do motivo da baixa. 4. Para vincular o motivo da baixa em uma pessoa, acesse o menu Cadastros/ Pessoa/ Cadastro Pessoa. 5. Selecione a pessoa desejada, clique em Alterar. 6. Na guia Complementar, informe a data da baixa e selecione o motivo. 7. A baixa só poderá ser realizada em pessoas com a situação Inativa. 8. Clique em Gravar para salvar a alteração. 9. Para cadastrar um novo motivo de saída estando em uma das três telas de cadastro (Contrato, Pessoa ou Imóvel), clique no ícone. Motivo da Baixa Imóvel 1. Para cadastrar os motivos da baixa que serão utilizados no cadastro de imóvel, acesse o menu Cadastros/ Imóvel/ Motivo Baixa. 2. Clique em Inserir e informe a descrição. 3. Clique em Gravar para salvar. 11

12 Campo a campo Código: o preenchimento deste campo é automático de forma seqüencial e representa o código do motivo da baixa. Motivo: descrição do motivo da baixa. 4. Para vincular o motivo da baixa em um imóvel, acesse o menu Cadastros/ Imóvel/ Cadastro Imóvel. 5. Selecione o imóvel desejado e clique em Alterar. 6. Na guia Dados Complementares, informe a data do fim da administração na imobiliária e selecione o motivo da baixa. 7. A baixa só poderá ser realizada em imóveis com a situação Inativo. 8. Clique em Gravar para salvar. 9. Para cadastrar um novo motivo de saída estando em uma das três telas de cadastro (Contrato, Pessoa ou Imóvel), clique no ícone. 3. Contrato Endereço para cobrança Disponível nesta versão a opção para definir o endereço de cobrança nos contratos. 1. Acesse o menu Cadastros/ Contrato/ Cadastro Contrato. 2. Selecione o contrato desejado e clique em Alterar. 3. Na guia Dados Complementares, em Endereço Cobrança, selecione o endereço desejado: o Locatário: o endereço de cobrança será o endereço do locatário principal vinculado ao contrato. o Imóvel: o endereço de cobrança será o endereço do imóvel vinculado ao contrato. 12

13 4. Vistoria Opção para realizar o controle das vistorias do imóvel, podendo ser de captação, entrada ou saída de contrato. A vistoria de imóvel é instrumento que traz transparência e segurança para as partes envolvidas, e pode ser utilizada como uma poderosa ferramenta de apoio às transações imobiliárias em geral Item de Dependência Em Item de Dependência deverão ser cadastrados todos os itens de uma dependência (cômodo de um imóvel) que precisão ser vistoriados. Ex: Pintura, Vidros, Portas, etc. 1. Acesse o menu Cadastros/ Vistoria/ Item de dependência. 2. Clique em Inserir e informe a descrição do item que precisa ser vistoriado. 3. Clique em Gravar para salvar. Campo a campo Código: o preenchimento deste campo é automático de forma seqüencial e representa o código do item da dependência. Descrição: campo para informar a descrição do item. 13

14 4.2. Dependência Em Dependência deverão ser cadastrados os cômodos do imóvel que serão vistoriados, realizando o vínculo dos itens desta dependência. 1. Acesse o menu Cadastros/ Vistoria/ Dependência. 2. Clique em Inserir e informe o nome da dependência. 3. Em Itens dependência, serão apresentados os itens disponíveis e vinculados a dependência. 4. Para realizar o vínculo, selecione os itens em Itens disponíveis e clique em para transferir o item para Itens Selecionados. 5. Clique em Gravar para salvar. Campo a campo Código: o preenchimento deste campo é automático de forma seqüencial e representa o código da dependência. Dependência: campo para informar a descrição da dependência. Itens disponíveis: serão listados os itens de dependência disponíveis, ou seja, que não foram vinculados na dependência. Itens selecionados: serão listados os itens já selecionados para a dependência. Botões disponíveis > - Vincula o item selecionado >> - Vincula todos os itens < - Desvincula o item selecionado << - Desvincula todos os itens - Muda a ordem dos itens selecionados 14

15 4.3. Modelo de Vistoria Em modelo de vistoria poderão ser cadastrados os modelos mais comuns de vistoria realizada pela imobiliária, permitindo maior agilidade no momento do cadastro da vistoria. 1. Acesse o menu Cadastros/ Vistoria/ Modelo Vistoria. 2. Clique em Inserir. 3. Informe a descrição e a observação da vistoria. 4. Em seguida, clique em Dependência e vincule as dependências disponíveis na vistoria modelo: 5. Clique em Gravar para salvar o modelo de vistoria. 15

16 4.4. Situação Vistoria Em Situação Vistoria poderão ser cadastradas as situações possíveis para as vistorias. Exemplo: Ao realizar uma vistoria foi detectado que o imóvel necessita de reparos, e por isso, a vistoria está reprovada. Para este exemplo, podemos cadastrar uma situação vistoria como Ajustes Pendentes, marcando a opção de Vistoria reprovada. 1. Acesse o menu Cadastros/ Vistoria/ Situação Vistoria. 2. Clique em Inserir e informe a descrição da situação da vistoria. 3. Para a situação da vistoria reprovada, marque o item Vistoria reprovada Vistoria Em Vistoria poderão ser cadastradas todas as vistorias dos imóveis. 1. Acesse o menu Processos/ Vistoria. 2. Clique em Inserir e será apresentada a janela com os modelos de vistoria cadastrados anteriormente. 16

17 3. Para selecionar um modelo, dê um duplo clique no modelo escolhido. 4. Para cadastrar uma nova vistoria, sem utilizar o modelo, dê um duplo clique na opção Em Branco. Campo a campo Descrição: campo para informar a descrição da vistoria. Tipo vistoria: opção que permite selecionar o tipo de vistoria. o Captação: vistoria realizada no momento da captação do imóvel para administrar. o Entrada Contrato: vistoria realizada no momento da entrada do contrato. o Saída Contrato: vistoria realizada no momento do término de um contrato. Imóvel: selecione o imóvel para cadastrar a vistoria. Contrato: para os tipos de vistoria Entrada Contrato ou Saída Contrato, selecione o contrato para o cadastro da vistoria. Data vistoria: data que a vistoria foi realizada. Vistoriador: selecione o corretor responsável pela vistoria. Situação: selecione a situação da vistoria, que foi cadastrada anteriormente. Observação: observações sobre a vistoria. 5. Informe os dados da vistoria e selecione a guia Dependência. 17

18 6. Vincule as dependências deste imóvel e clique em Gravar. 7. Na guia Vistoria, serão apresentadas as dependências com os respectivos itens. 8. Informe a situação do item. 9. Para vincular uma foto a dependência, clique em e selecione a imagem. 18

19 10. Para imprimir a vistoria, clique em Imprimir e o relatório será apresentado conforme modelo Relatório da vistoria Disponível relatório contendo todos os dados da vistoria, incluindo campos para assinaturas. 1. Acesse o menu Relatórios/ Vistorias. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 19

20 20

21 5. Contas a pagar Controle de lotes Disponível nesta versão opção gerar lotes de conferência de contas a pagar. O lote é uma forma de agrupar os lançamentos para conferência. 1. Para ativar, acesse o menu Cadastros/ Empresa. 2. Selecione a guia Configurações/ Geral e marque a opção Utilizar controle de lote. 3. Clique em Gravar para salvar a alteração. 4. Ao concluir este processo, será ativado no menu Lançamento/ Contas a pagar a opção Lote Lançamento. 5. Para criar um lote: o o Informe os filtros desejados e clique em Filtrar. Selecione os lançamentos e clique em Gerar Lote. 21

22 6. Selecione os lançamentos que irão compor um lote e clique em Gerar Lote. 7. Uma mensagem será apresentada informando o número do lote gerado. 8. Para conferir um lote: o Marque a opção Pesquisar por nº do lote, informe o número do lote e clique em Filtrar. o Para conferir lote, clique em Conferir Lote. 9. Para imprimir o lote: o Marque a opção Pesquisar por nº do lote, informe o número do lote e clique em Filtrar. o Clique em Imprimir Lote. 22

23 10. Para consultar todos os lotes gerados: o o Marque a opção Exibir lotes gerados e clique em Filtrar. Os lançamentos serão apresentados no grid, com as colunas lote e situação do lote. A opção para pesquisar por número de lote está disponível nas seguintes telas: o o o Lançamentos/ Contas a pagar/ Emissão de Cheques Lançamentos/ Contas a pagar/ Baixa/Cancelamento Integração/ Group Cobrança/ Borderô/ Exportação Borderô (Diferencial Corporate) 6. DARF Opção para gerar DARF para os proprietários. 1. Acesse o menu Processos/ DARF. 23

24 A tela é dividida em duas seções: Dados da DARF: permite a geração dos dados para impressão do relatório de DARF. DARFS geradas: permite imprimir, visualizar ou cancelar as DARFS geradas. 2. Para realizar a geração da DARF, informe o período de apuração, data de vencimento, os valores de juros e multa, observação e clique em GERAR DARF. 3. Os valores selecionados para a geração da DARF serão de acordo com a data de repasse ou a data de recebimento. Para os contratos garantidos, serão listados os lançamentos com data de repasse igual a data de vencimento informada na tela, para os contratos vinculados, são selecionados os lançamentos cuja data de recebimento é igual a data de vencimento informada na tela. Importante: Serão considerados apenas os lançamentos de contratos que incidem para carnê leão e cujo histórico (plano histórico) incide para imposto de renda. 4. Para consultar as DARFs geradas, selecione a guia DARF s geradas e informe o filtro desejado: o Todas as DARF s: lista todas as DARF s geradas o Todas as DARF s geradas referentes ao período de apuração informado: seleciona todas as DARF s geradas para o período de apuração informado no campo Período apuração da guia Dados DARF. o Todas as DARF s geradas referentes a data de vencimento informada: seleciona todas as DARF s cuja data de vencimento é a data informada no campo Data Vencimento da guia Dados DARF. o Todas as DARF s geradas referentes ao proprietário informado: seleciona todas as DARF s geradas para o proprietário informado na guia Dados DARF. 5. Ao selecionar a opção desejada, clique em Filtrar. 6. As DARF s geradas com valor inferior ao recolhimento mínimo (valor informado em Cadastros/ Tabelas de apoio/ IRRF Valor mínimo) terão as linhas marcadas em azul. Para estas DARF s o sistema não permitirá a impressão. 24

25 7. Para cancelar uma DARF, informe os filtros desejados e clique em Filtrar. 8. Selecione o registro e clique em Cancelar DARF. Novidades da versão 8.85/ Bloqueio de Emissão de Boleto / Recebimento de lançamentos Opção para bloquear a emissão de boletos (exportação para o cobrança) e recebimento de lançamentos por baixa manual ou automática de um determinado contrato. Este processo permite desativar o processo de emissão de boletos/ recebimento, sem desativar o contrato. 1. Acesse o menu Cadastros/ Contrato/ Situação Contrato. 2. Para bloquear a emissão de boleto, marque a opção Bloquear emissão de boleto. 3. Para bloquear o recebimento, marque a opção Bloquear recebimento. 8. Administradora de Condomínio Opção para cadastrar a administradora de condomínio. Esta administradora poderá ser vinculada no imóvel, sendo possível visualizar o relatório dos imóveis por administradora. 1. Acesse o menu Cadastros/ Administradora Condomínio. 2. Para cadastrar uma nova administradora, clique em Inserir e informe os dados. 3. Clique em Gravar para salvar. 25

26 4. Para realizar o vinculo da Administradora com o imóvel, acesse o menu Cadastros/ Imóvel. 5. Selecione o imóvel desejado, na guia Dados Complementares, selecione a administradora de condomínio. Caso a administradora não esteja cadastrada, clique no ícone. 9. Relatório de Imóveis por Administradora de Condomínio Disponível nesta versão o relatório de Imóveis por Administradora de Condomínio. 1. Acesse o menu Relatórios/ Cadastros/ Imóvel/ Imóveis por administradora de condomínio. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 26

27 10. Relatório de taxa de administração Novos campos Inclusão do filtro local cobrança e da coluna tipo Recebimento no relatório de taxa de administração. 1. Acesse o menu Relatórios/ Gerenciais/ Taxa de administração. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 27

28 11. Cadastro de Pessoa Configuração de status para repasse e contas a pagar Opção para configurar o status do proprietário para a realização de repasse e lançamento/baixa de contas a pagar. A configuração pode ser para bloquear ou demonstrar mensagem de alerta. 1. Acesse o menu Cadastros/ Pessoa/ Cadastro Pessoa. 2. Selecione uma pessoa e clique na guia Dados Proprietário. 3. Na tela serão apresentadas as seguintes opções: a. Repasses: opção para configurar o gerenciamento do repasse. Permitir repasse: não altera em nada o processo Bloquear repasse: realizará o bloqueio, não permitindo o repasse. Exibir alerta: apresenta a mensagem definida no campo Mensagem alerta. b. Contas a pagar: opção para configurar o gerenciamento de contas a pagar. Permitir lançamento: não altera em nada o processo Bloquear lançamento: realizará o bloqueio, não permitindo o lançamento / baixa de contas a pagar. Exibir alerta: apresenta a mensagem definida no campo Mensagem alerta. O bloqueio do lançamento é aplicável a todas as telas que realizam o lançamento / baixa de contas a pagar para o proprietário. Observação: Caso esteja bloqueado o lançamento de contas a pagar para um determinado proprietário, este parâmetro irá refletir para todos os seus imóveis. 28

29 Exemplo: Contas a pagar Configurei a pessoa 2 para bloquear o lançamento de contas a pagar: Ao tentar realizar um lançamento, retorna a mensagem abaixo: Ao tentar baixar um lançamento existente para o proprietário 2, retorna a mensagem abaixo: Configurei a pessoa 2 para apresentar alerta no momento do lançamento/baixa de contas a pagar. Ao tentar realizar um lançamento, será apresentada a mensagem de alerta configurada: 29

30 Ao tentar baixar um lançamento, será apresentada a mensagem de alerta configurada: Repasse: Configurei a pessoa 2 para bloquear o repasse. Ao tentar realizar o repasse, retorna a mensagem abaixo: 30

31 Configurei a pessoa 2 para Exibir alerta. Ao realizar o repasse, será apresentada a mensagem de alerta configurada. 12. Cadastro de Imóvel Configuração de status para contas a pagar Opção para configurar o status do imóvel para o lançamento/baixa de contas a pagar. A configuração pode ser para bloquear ou demonstrar mensagem de alerta. Será utilizado quando usuário deseja bloquear o lançamento de contas a pagar para um determinado imóvel do proprietário. Caso a imobiliária tem restrição para todos os imóveis de um determinado proprietário o usuário pode se limitar a bloquear no cadastro do proprietário. 31

32 1. Acesse o menu Cadastros/ Imóvel/ Cadastro Imóvel. 2. Selecione um imóvel e clique na guia Dados Administrativos. 3. Em Contas a pagar/ Gerenciamento, selecione a opção desejada: Permitir lançamento: não altera em nada o processo Bloquear lançamento: realizará o bloqueio, não permitindo o lançamento/baixa. Exibir alerta: apresenta a mensagem definida no campo Mensagem alerta. O bloqueio é aplicável a todas as telas que permitem realizar lançamentos para o imóvel. Contas a pagar Configurei o imóvel 2 para bloquear o lançamento de contas a pagar: Ao tentar realizar um lançamento, retorna a mensagem abaixo: 32

33 Ao tentar realizar a baixa de um lançamento, retorna a mensagem abaixo: Configurei o imóvel 2 para exibir alerta no momento do lançamento/baixa de contas a pagar. Ao tentar realizar um lançamento, será apresentada a mensagem de alerta configurada: 33

34 Ao tentar realizar a baixa, será apresentada a mensagem de alerta configurada: 13. Cadastro de Empresa Configuração do recibo do beneficiário Opção para apresentar no recibo do beneficiário o nome do locatário. 1. Acesse o menu Cadastros/ Empresa. 34

35 2. Selecione a empresa e clique na guia Recibo Repasse Beneficiário. 3. Clique em Alterar e marque a opção Exibir nome do locatário no recibo. 4. Para salvar a alteração, clique em Gravar. 5. Em seguida, acesse o menu Lançamento/ Conta Corrente/ Repasse/Cancelamento (unitário). 6. Selecione o beneficiário e clique em Recibo. 7. O nome do locatário será apresentado conforme exemplo: 35

36 14. Relatório de contas a receber Resumo Recebimento Disponível relatório de contas a receber que demonstra o resumo dos lançamentos agrupados por histórico. 1. Acesse o menu Relatórios/ Contas a receber/ Resumo Recebimento. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 3. O relatório será apresentado conforme exemplo. 4. Ao marcar a opção Agrupar por data, os valores serão apresentados, separados por data. 15. Relatório de contas a pagar - Resumo Contas a Pagar Disponível relatório de contas a pagar que demonstra o resumo dos lançamentos 1. Acesse o menu Relatórios/ Contas a pagar/ Resumo Contas a Pagar. 36

37 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 3. O relatório será apresentado conforme exemplo. 16. Empresa Carta de Cobrança Opção para exibir no verso da carta de cobrança o endereço do locatário / imobiliária. 1. Acesse o menu Cadastros/ Empresa. 2. Selecione a empresa e clique na guia Geral. 3. Marque a opção Imprimir verso na carta de cobrança. 4. Clique em Gravar para salvar a configuração. 5. Para visualizar a carta de cobrança, acesse o menu Relatórios/ Contas a receber/ Carta Cobrança. 37

38 17. Relatório de comissão por corretor Disponível relatório para visualizar as comissões dos corretores sobre a taxa de intermediação. 1. Acesse o menu Relatórios/ Gerenciais/ Comissão Corretor. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 3. O relatório será apresentado conforme exemplo: 4. O percentual de comissão do corretor é definido no cadastro de contrato, na taxa de intermediação. 38

39 18. Cadastro de Serviços Opção para cadastrar os serviços prestados pela Imobiliária que poderão ser cobrados dos proprietários. 1. Acesse o menu Cadastros/ Empresa. 2. Selecione a Imobiliária e clique na guia Serviços. 3. Clique em Alterar e insira os serviços para a imobiliária. 4. Na tela de inclusão de serviços, informe os seguintes campos: Histórico: selecione o histórico que representa o serviço Complemento: campo para informar o complemento do histórico. Tipo Lançamento: período para lançar o serviço, todos os meses ou por período. Situação imóvel: informe a situação do imóvel para cobrar o serviço. o Indiferente: o valor será cobrado do proprietário, independente da situação do imóvel. o Somente vago: o valor será cobrado do proprietário se o imóvel estiver vago. o Somente locado: o valor será cobrado do proprietário se o imóvel estiver locado. Mostrar mês referência no complemento: opção que insere no complemento do lançamento, o mês referência. Dia vencimento: dia para vencimento da cobrança. Mês vencimento: selecione como será calculado o mês de vencimento do lançamento. Valor: informe o valor do lançamento. 5. Ao cadastrar um imóvel, em Cadastros/ Imóvel/ Cadastro Imóvel, os serviços cadastros na empresa serão automaticamente resgatados para o imóvel, com a mesma configuração definida. 39

40 19. Resgatar Serviços Opção para resgatar os serviços vinculados aos imóveis, gerando um lançamento de contas a pagar para o proprietário. 1. Acesse o menu Movimentações/ Resgatar Serviços. 2. Informe o período e os filtros desejados. 3. Clique em Filtrar. 4. Os serviços serão apresentados no grid com uma das seguintes situações: 40

41 : lançamento já gerado, mas que pode ser sobreposto. : lançamento que já foi gerado, e o repasse para o proprietário já foi realizado. : lançamentos que ainda não foram gerados. 5. Selecione os lançamentos, e clique em Processar. 6. Ao concluir o processo, os lançamentos serão gerados e debitados da conta do proprietário. 20. Recibo do Locatário / Beneficiário Complemento no Histórico Inclusão do complemento no histórico na emissão do recibo do locatário / beneficiário. 21. Contas a Pagar Valor Proporcional Opção para proporcionalizar o valor do lançamento de contas a pagar conforme a data de início / término do contrato. Esta opção está disponível para os lançamentos de Contas a pagar, IPTU e Despesa regular. Despesas Regulares / IPTU 1. Acesse o menu Cadastros/ Imóvel / Cadastro Imóvel. 2. Ao cadastrar/alterar uma despesa regular que será repassada para o locatário, marque a opção Proporcionalizar valor. 41

42 3. Ao cadastrar/alterar o IPTU que será repassado para o locatário, marque a opção Proporcionalizar valor. Lançamento de Contas a Pagar: 4. Acesse o menu Lançamentos/ Contas a Pagar/ Lançamento. 5. Informe os dados, para os lançamentos que serão repassados para o locatário, marque a opção Proporcionalizar valor. 42

43 6. Ao realizar a Geração de Aluguel, em Movimentações/ Gerar Aluguel, as contas a pagar que tiverem a opção Proporcionalizar valor marcada, terão seus valores proporcionalizado conforme o número de dias do contrato (início ou término). Exemplo: Considere um contrato, onde o imóvel vinculado ao mesmo possua um IPTU com parcela de R$ 200,00 e uma despesa regular no valor de R$ 100,00, ambos com a opção Proporcionalizar valor marcadas. A data início do contrato é 04/05/2009, resgate o IPTU e a despesa regular para o mês 05 e gere o aluguel para o mês 05. O IPTU no valor de R$ 200,00 e a despesa regular no valor de R$ 100,00 terão seus valores proporcionais ao número de dias em relação ao mês referência. Como a data início do contrato é 04/05/2009 para o mês 05, devem-se considerar somente 27 dias, considerando o mês comercial de 30 dias. Assim, o valor gerado para o IPTU será R$ 180,00 e o valor da despesa regular será R$ 90, Relatório de Cheques Disponível relatório dos cheques emitidos pela Imobiliária. Esta opção estará disponível para as Imobiliárias que utilizam o Controle de Cheque. 1. Acesse o menu Relatórios/ Contas a Pagar/ Cheques Emitidos. 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 43

44 Campo a campo Mês: informe o mês de referência ou clique em Todos os meses. Pagamento: informe o período de pagamento dos lançamentos ou clique em Todos os pagamentos. Conta corrente: selecione uma conta corrente ou clique em Toas as a/c. Talão: selecione um talão de cheques ou clique m Todos os talões. Intervalo cheque: informe o intervalo de números de cheque ou clique em Todos os intervalos. Situação: selecione a situação dos cheques. Ordenação: selecione a ordenação desejada para os dados no relatório. 23. Exportação Módulo Cobrança Endereço do Sacado Inclusão da coluna Endereço no grid de exportação de lançamentos para o módulo Cobrança. 1. Acesse o menu Integração/ Group Cobrança/ Borderô/ Exportação Cobrança. 2. Informe os filtros desejados e clique em Filtrar. 3. No grid, será apresentada a coluna Endereço contendo o endereço do sacado. 44

45 24. Taxa de Intermediação Opção para calcular a taxa de intermediação considerando o valor integral do aluguel ou valor pror rata. 1. Acesse o menu Cadastros/ Contrato/ Cadastro Contrato. 2. Na guia Taxas/ Taxa Intermediação/ Renovação, selecione a base de cálculo: a. Valor Pro rata aluguel: aplicará o percentual da taxa com base no valor do aluguel gerado no mês referência. b. Valor Integral aluguel: aplicará o percentual da taxa com base do valor integral do aluguel, independente do valor gerado no mês referência. 45

46 25. Taxa de Intermediação / Renovação Aluguel A partir dessa versão a taxa de intermediação e renovação irá considerar apenas o valor do Aluguel. Ao realizar a baixa de um lançamento a receber do histórico Aluguel, a taxa será gerada conforme definição no contrato. 26. Cópia de Cheque - Detalhada Para as Imobiliárias que trabalham com controle de cheque, disponível mais detalhes na emissão da cópia de cheque. 1. Acesse o menu Lançamentos/ Contas a Pagar/ Emissão Cheques. 2. Informe os filtros desejados e clique em Filtrar. 3. Após vincular um cheque aos lançamentos, clique em Cópia Cheque. 46

47 4. A parte da descrição das contas seguirá o seguinte layout: 27. Assistente Movimentação Disponível nesta versão o Assistente de Movimentação. Este assistente tem a finalidade de facilitar a execução dos processos mensais da Imobiliária, onde os itens foram agrupados em um menu, facilitando e agilizando o trabalho. 1. Acesse o menu Movimentações/ Assistente Movimentação. 2. Na tela principal, serão apresentados os processos disponíveis para geração. 3. Selecione os itens desejados e clique em Próximo. 47

48 4. Selecione os itens desejados e clique em Próximo. 5. A próxima tela a ser apresentada é a de geração dos Serviços Imóvel. 6. Informe os filtros desejados, clique em Filtrar. 7. Selecione os lançamentos e clique em Próximo. 8. A próxima tela a ser apresentada será a de geração de Despesas IPTU. 48

49 9. Informe os filtros desejados, clique em Filtrar. 10. Selecione os lançamentos e clique em Próximo. 11. A próxima tela a ser apresentada será a de geração de Despesas Regulares. 12. Informe os filtros desejados, clique em Filtrar. 13. Selecione os lançamentos e clique em Próximo. 14. A próxima tela a ser apresentada será a de Resgatar contas a pagar do mês anterior. 49

50 15. Informe os filtros desejados, clique em Filtrar. 16. Selecione os lançamentos e clique em Próximo. 17. Será apresentada a tela de resumo da geração de movimentos. 18. Clique em Processar e os lançamentos serão efetivados. 19. Observe que o ícone mudará para a cor verde. 50

51 20. Ao clicar em Próximo, será apresentada a tela de Log do Assistente. 21. Caso deseje realizar um novo processo, marque a opção Efetuar Novo Processo e clique em Próximo. 22. Para finalizar a tela, clique em Sair. 28. Relatório de Cheques Modelo Reduzido e Detalhado Disponível modelo reduzido e detalhado do relatório de cheques. 1. Acesse o menu Relatórios/ Contas a pagar/ Cheques. 2. Informe os filtros desejados, e em Modelo, selecione Detalhado ou Reduzido. 51

52 Modelo Reduzido: Modelo Detalhado: 29. Relatório Taxa de Administração - Ordenação Opção para ordenar os dados para o relatório de taxa de administração por código ou nome do proprietário. 1. Acesse o menu Relatórios/ Gerenciais/ Taxa de Administração. 2. No campo Ordenação, está sendo apresentado as duas novas opções: o Cód. Proprietário: opção para ordenar os dados por código do proprietário. o Nome Proprietário: opção para ordenar os dados pelo nome do proprietário. 30. Número de vias do recibo do locatário/beneficiário/repasse Disponível opção para indicar o número de vias do recibo do locatário, beneficiário. 1. Acesse o menu: Cadastros/ Empresa/ Configurações 52

53 2. A nova opção irá apresentar em três guias uma opção para permitir determinar a quantidade de vias de recibo que o sistema irá emitir. 3. Clique em Alterar. 4. No campo Número de vias do recibo, indique quantas vias deseja que seja impressa quando for feito o recibo de Locatário, Beneficiário ou Repasse. Para Recibo Locatário: Para Recibo Beneficiário: Para Recibo Repasse Beneficiário: 53

54 5. Para visualizar os recibos do Locatário, acesse o menu: Lançamentos/Contas a receber/ Emissão de Recibos. 6. Clique em Filtrar. 7. Selecione o recibo que deseja visualizar. 8. Clique em Visualizar. 54

55 Importante: O sistema apresenta seus recibos normalmente, porém com a indicação de vias apresenta o número de vias que pretende visualizar do recibo específico. A visualização dos recibos está disponível também nas seguintes opções: Lançamentos / Contas a Receber / Baixa Unitária, Lançamentos / Contas a Receber / Baixa Coletiva e Lançamentos/ Contas Correntes/ Repasse. 31. Relatório Previsão de Receitas Modelo Reduzido Disponível nessa versão um novo modelo: reduzido nos relatórios de previsão de receita. O modelo será usado para agrupar as previsões por contrato e por data de vencimento. 1. Acesse o menu: Relatórios/ Contas a Receber/ Previsão Receita. 55

56 2. Informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 3. Aparecerá o relatório 32. Relatório gerencial de recebimentos por imóvel Disponível o relatório gerencial de recebimentos por imóvel. 1. Acesse o menu Relatórios/ Gerenciais/ Recebimentos Imóvel. 2. Informe os filtros desejados. 3. Clique em Visualizar. 56

57 Campo a campo Mês referência: permite informar o intervalo de meses usados Edifício: informe o edifício Proprietário: informe o proprietário Histórico 1: permite selecionar um histórico, além do histórico padrão que já é apresentado no relatório Rótulo da coluna no relatório: relaciona na exibição do relatório um rótulo da coluna Histórico 2: permite informar um segundo histórico, além do histórico padrão Rótulo da coluna no relatório: relaciona na exibição do relatório um rótulo da coluna Agrupar por edifício: caso queira exibir agrupado por edifício, marque essa opção Quebrar por proprietário: caso queira agrupar os dados por proprietário, marque essa opção 33. Incluir proprietários com a soma dos repasses menor que 100% Permitido incluir proprietários em que a soma de repasses seja menor que 100% no cadastro de imóvel. 1. Acesse o menu: Cadastros/ Imóvel/ Cadastro Imóvel. 2. Preencha os dados correspondentes. 3. Acesse a guia Proprietários/Beneficiários. 4. Adicione um proprietário através do botão 5. O campo proprietário pede para que seja informado o proprietário do imóvel e o percentual de repasse. 6. Salve os dados e clique em Gravar. 7. Considere que o sistema deverá ter mais de um proprietário cadastrado. 8. Caso esteja a soma do repasse inferior a 100%, o sistema exibirá um alerta: 57

58 9. Em caso afirmativo, clique em Sim. 10. Clique em Gravar. Importante: O sistema só permite salvar proprietários cuja soma do percentual do repasse seja menor que 100%. Não poderá salvar um único proprietário e atribuir um valor inferior a 100%. 34. Repasse separado para proprietário com vários imóveis Para proprietários que possuem imóveis com percentuais igual e diferente a 100%, opção para realizar o repasse separado. 1. Acesse o menu Cadastros/ Pessoa/ Cadastro Pessoa. 2. Selecione o proprietário e na guia Dados Proprietário marque a opção Repasse separado para imóveis partilhados. 58

59 3. Clique em Gravar para salvar a configuração. 4. Ao solicitar o repasse, os imóveis cuja participação é diferente de 100% serão disponibilizados separado dos demais, onde a participação é igual a 100%. 59

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