Dealer Platinum: SOLUÇÕES PAPERLESS GED ECM BPMS

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1 Dealer Platinum: SOLUÇÕES PAPERLESS GED ECM BPMS

2 A EMPRESA A ECMDOC é empresa focada em Soluções Paperless para o Gerenciamento de Documentos, Conteúdo, Informações e Processos para pequenas, médias e grandes empresas, com objetivo de reduzir custos, aumentar produtividade e conformidade regulatória e ambiental para seus clientes. Nossas Soluções são um conjunto de Hardware ( Scanners ), Software ( ECM, BPMS, Capture ) e Serviços ( Digitalização de Documentos, Consultoria, Implantação de Projetos ). Somos Revenda Platinum do fabricante de Software de GED ECM BPMS Docsystem Corporation, com profissionais certificados e capacitados. Atendemos todo o estado do Rio Grande do Sul, com escritórios em Ijuí e Santa Maria. A Docsystem: DocSystem Corporation, empresa líder de mercado em soluções para Gestão Corporativa; atualmente vinculada ao grupo Spielberg da Alemanha que a mais de 44 (quarenta e quatro) anos atua no segmento de gestão da informação. Projetada para atender a qualquer organização, independente do seu ramo de atividade ou porte, focando nas necessidades constantes da gestão de governança. Especializada em criar soluções competitivas, abrangentes, diferenciadas e inovadoras para a excelência no gerenciamento das informações corporativas e empresariais. Mais informações em

3 QUEM PRECISA DE ECM? Se você já disse as frases abaixo, precisa de ECM: "Procurei e não achei o Contrato de Locação "Não sei se esse documento é a última versão "Meus alvarás e certificações sempre vencem sem que eu perceba "Meus processos documentais são demorados, e nunca sei em que etapa está "Levei horas para achar o documento tal "Tiro cópias e faço impressões demais "Tenho muito papel em minha mesa "Guardo muito papel, a maioria cópia de alguma coisa Não aguento mais tanto papel

4 O QUE É ECM? CONCEITO Gestão de conteúdo empresarial (conhecido pelo acrônimo ECM - Enterprise Content Management). "Gestão de conteúdo empresarial (ECM) são as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão de uma organização da informação não estruturada, onde quer que a informação existir. Há dois Objetivos principais do ECM: Gerenciar Documentos e Conteúdo de Forma Centralizada, Padronizada e Estruturada Automatizar Processos Empresariais (Workflow), eliminando papel dos Processos

5 GESTÃO DA INFORMAÇÃO NÃO ESTRUTURADA DOCUMENTOS E CONTEÚDO Hoje numa empresa estima-se que apenas 20% a 30% das informações são estruturadas. E esse volume refere-se basicamente às informações contidas nos sistemas de ERP, CRM e Banco de Dados das empresas. Isso significa que no mundo de 70% a 80% das informações são não estruturadas. Ou seja, trazendo para o dia-a-dia de uma empresa, esse conteúdo não estruturado são: planilhas, relatórios, notas fiscais, documentos de despesas, registros de funcionários, documentos legais, desenhos em CAD, manuais, contratos, s, pedidos de venda, registros, formulários, vídeos, fotos, etc. Essa massa de documentos, conteúdo em papel e digital são geralmente não gerenciados e não estruturados dentro das empresas. O cenário é de conteúdo e documentos espalhados em múltiplos locais como drivers em computadores/servidores, anexo de s, pastas na rede, armários de documentos físicos em papel, sem gestão, acesso e controle efetivo. O resultado é desperdício de tempo e recursos na busca de documentos e conteúdo necessários para o dia-a-dia da empresa e processos informais para a gestão documental, utilizando muito papel, cópia, impressão, troca de s e outros, ao invés de um sistema automatizado.

6 INFORMAÇÃO NÃO ESTRUTURADA O QUE É - EXEMPLO Para uma visão mais do dia-a-dia veja o exemplo abaixo: Depto de RH: Cadastro de Funcionários pesquisável e disponível no sistema de Gestão (ERP, por ex. ). Pesquisa DADOS com facilidade INFORMAÇÃO ESTRUTURADA; Documentos como cópias RG, CFP, Contrato de trabalho, exames, advertências, certificados, folhas de pagamento, etc, guardados em diversos lugares: o que é digital esta em pastas na rede ou nos computadores pessoais e s, o que é papel está armazenado em armários. Sem gestão, disponibilidade limitada aos processos da empresa, busca/pesquisa da informação demorada e sem segurança INFORMAÇÃO NÃO ESTRUTURADA! Esse é um pequeno exemplo que deixa claro a função do ECM. O ECM complementa o ERP trazendo os Documentos para a Gestão Estruturada da Informação! Sem ECM = gestão dos dados cadastrais dos funcionários (ERP); Com ECM = gestão dos dados e documentos dos funcionários (ERP+ECM);

7 ECM E O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Uma Solução de ECM contempla a Gestão completa do Ciclo de Vida da Informação, Documentos e Conteúdo. PAPERLESS OFFICE ESCRITÓRIO SEM PAPEL Com ECM você pode chegar lá!!!

8 BENEFÍCIOS MACROS DO ECM AUMENTO DE PRODUTIVIDADE GESTÃO E SEGURANÇA Menos tempo procurando documentos Processos controlados Total controle de acessos e restrições a documentos e processos Trilhas de Auditoria ECM PADRONIZAÇÃO E AUTOMAÇÃO Informação Centralizada e estruturada Processos controlados automaticamente ECONOMIA Tempo é custo Redução do desperdício Redução de custos com eliminação de papel, impressão e cópias Colabora na Preservação Ambiental com Redução de Papel

9 ALGUMAS ÁREAS / DEPARTAMENTOS ATENDIDAS PELO ECM ÁREA DE CRÉDITO FINANCEIRO / CONTAS A PAGAR E A RECEBER CONTABILIDADE / CONTROLADORIA RH GESTÃO DE CONTRATOS GESTÃO DA QUALIDADE JURÍDICO FATURAMENTO COMERCIAL LOGÍSTICA CEDOC ARQUIVO COMPRAS ENGENHARIA ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO

10 LEGISLAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS UM AMPARO AO PAPERLESS OFFICE E AO ECM A Legislação Brasileira vem mudando nos últimos anos dando total amparo jurídico e legal aos Documentos Eletrônicos e transações envolvendo os mesmos. Para isso, você e/ou sua empresa precisa de um Cerificado Digital válido emitido pelo ICP-Brasil, órgão responsável pela emissão e gestão das Chaves públicas brasileiras, sendo assim a AC-Raiz ( Autoridade Certificadora Raiz ). Abaixo da ICP-Brasil estão as AC s ( Autoridades Certificadoras ) responsáveis pela disponibilização dos Certificados Digitais. Veja no site a estrutura da cadeia de certificação. A Medida Provisória Nº de 2001 institui oficialmente o ICP-Brasil. Veja o Art. 1º: Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras. Tudo sobre ICP-Brasil, Certificação Digital e legislação em

11 LEGISLAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS UM AMPARO AO PAPERLESS OFFICE E AO ECM Alguns atributos da assinatura digital: - Única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário; - Comprova a autoria do documento digital; - Possibilita a verificação da integridade do documento; - Assegura ao destinatário o não repúdio ao documento, pois, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura. Não repúdio à assinatura digital significaria que o titular não poderia negar ter assinado digitalmente o documento. Considerações: - A Medida Provisória dispõe que declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do artigo 219 do Código Civil; - A presunção de veracidade de todo documento é sempre relativa, seja público ou particular, físico ou digital, admitindo-se prova em contrário.

12 LEGISLAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS UM AMPARO AO PAPERLESS OFFICE E AO ECM A regulamentação que garante validade jurídica aos documentos digitais, tendo o mesmo reconhecimento legal que os em papel: Lei Nº , de 9 de Julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Acesse a lei completa em Lei Nº , de 9 de Outubro de 2013 Art. 23 e Art 24: diz respeito a transações no sistema financeiro nacional, processos jurídicos e administrativos. Acesse a lei completa em ( leia art. 23 e 24 )

13 LEGISLAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS UM AMPARO AO PAPERLESS OFFICE E AO ECM Documentos 100% digitais já podem ser assinados somente digitalmente sem a necessidade do papel!!! São Contratos, Petições, Atas, Procurações, Diplomas, Certificados, Prontuários, etc. Consulte de acordo com a sua área de atuação. Para isso use sua Assinatura Digital (Certificado Digital) + Assinatura Digitalizada (sua assinatura manuscrita digitalizada). Esse documento 100% digital e 100% assinado digitalmente possui total validade jurídica.

14 A Solução Docsystem

15 PARA CADA NEGÓCIO UMA SOLUÇÃO

16 SOLUÇÃO COMPLETA DE ECM QUE SE INTEGRA EM TODA EMPRESA

17 LOGIN INTEGRADO AO DOMINIO DA REDE (AD)

18 O Docsystem Max Express possui interface de digitalização integrada com várias marcas de multifuncionais e scanners, por isso, não há necessidade de rodar um aplicativo para capturar e outro para recuperar documentos. A Captura de documentos pode acontecer de várias maneiras, seja através de um dispositivo de entrada, através de dragn gropn (arrastar e soltar), da importação manual/automatizada ou da impressora virtual. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS CAPTURA

19 ESTRUTURA FLEXÍVEL À NECESSIDADE DO CLIENTE Os documentos e conteúdos são organizados de forma estruturada, por tipos de documentos, pastas e campos de indexação. Os documentos digitais são facilmente consultados no Portal na rede interna ou na internet.

20 DIGITALIZAÇÃO / INTEGRAÇÃO COM OFFICE Salve novos Documentos ou Revisões diretamente do Microsoft Office para o Docsystem!

21 RECURSOS DE ANOTAÇÃO COMO TARJA PRETA E CARIMBOS INTEGRAÇÃO COM CERTIFICADO DIGITAL ICP-BRASIL

22 RECURSOS PARA SALVAR DOCS NO COMPUTADOR, ENVIAR POR E IMPRIMIR ( TODOS CONTROLADOS POR PERMISSÕES DE USUÁRIO )

23 CONTROLE DE VERSÃO DE DOCUMENTOS Controle de todas as versões e revisões do documento, data, hora e usuário que alterou. Também é possível visualizar as versões anteriores do documento.

24 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS SUBSTITUINDO PRÉ-IMPRESSOS EM PAPEL Economize com pré-impressos substituíndo os mesmos por Formulário Eletrônicos.

25 GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS BPM Automação Completa do Fluxo de Trabalho contemplando desde a captura ( início do processo ), controle das etapas e integração com os demais sistemas da empresa!

26 O Docsystem conta com um poderoso motor de BPM ( Gestão de Processos de Negócios ) e combinado ao WORKFLOW DESIGNER é possivel automatizar processos em sua Empresa! Elimine papel, trabalho manual, controle tarefas e prazos. Crie e edite facilmente seus Fluxos de Trabalho sem necessidade de Programador, interface simples e acessível a qualquer pessoa. Menos impressão, menos cópias, menos processos manuais... O Verdadeiro Escritório sem Papel! O ESCRITÓRIO SEM PAPEL! AUTOMATIZE PROCESSOS!

27 O usuário acessa a interface do Sistema para visualizar suas tarefas em aberto e os documentos relacionados às mesmas. GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS BPM

28 CONTROLE DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ( RECORD MANAGEMENT )

29 SEGURANÇA E AUDITORIA Completo e Robusto controle de acesso por Repositório, tipo de documento, campos, funções, etc. Controle a nível de Usuário e Grupo.

30 AUTOSCAN (SUITE DE CAPTURA E INDEXAÇÃO AUTOMATIZADA): ZONAS DE OCR, LEITURA DE CÓDIGOS DE BARRAS, PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS Automatize a Captura de Documentos sem intervenção manual!

31 Acesse Documentos fora da Empresa pela Internet e Dispositivos Móveis! PORTAL WEB

32 PORTAL WEB É POSSÍVEL VISUALIZAR DOCUMENTOS DENTRO DO PRÓPRIO SISTEMA

33 PORTAL WEB EXECUTE TAREFAS DE WORKFLOW ATRAVÉS DE APLICATIVO MÓVEL OU BROWSER

34 Mais Informações Acesse: Escritório Ijuí-RS: Av. Getulio Vargas, 59 Sol Nascente Dealer Platinum: Escritório Santa Maria-RS: Av. Liberdade, 480 Patronato

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