MANUAL DA EMPRESA DESENVOLVEDORA DE PROGRAMA APLICATIVO FISCAL - PAF-ECF

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1 SECRETARIA DA FAZENDA DE GOIÁS SUPERINTENDÊNCIA DA RECEITA ESTADUAL GEAF - GERÊNCIA DE ARRECADAÇÃO E FISCALIZAÇÃO COAF - COORDENAÇÃO DE AUTOMAÇÃO FISCAL MANUAL DA EMPRESA DESENVOLVEDORA DE PROGRAMA APLICATIVO FISCAL - PAF-ECF Elaboração, redação e revisão: COAF - Coordenação de Automação Fiscal Versão 2.00 Data de atualização 19/11/2015 SEFAZ/COAF Página 1 17

2 SUMÁRIO 01. Introdução Histórico das alterações do Manual Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF Deveres e responsabilidades das Empresas Desenvolvedora de PAF-ECF Credenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Atualizações cadastrais da Empresa Desenvolvedora Descredenciamento da Empresa Desenvolvedora Deixar de responsabilizar-se por PAF de determinado contribuinte Assinatura no formulário Sistema Informatizado/Declaração Conjunta Relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Registro do PAF-ECF Emissão de diversos tipos de documentos fiscais Autorização de Servidor Principal fora do estabelecimento Autorização de 02 (dois) sistemas SEFAZ/COAF Página 2 17

3 01. Introdução Esse manual visa esclarecer algumas dúvidas e descrever melhor alguns procedimentos exigidos das Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico) contidos no Anexo XI do RCTE. Esse manual não desobriga a Empresa Desenvolvedora de conhecer toda a legislação pertinente a sua atividade. Apenas busca ajudar na execução das atividades necessárias complementando o que já está descrito no Anexo XI do RCTE. Os formulários estão no Anexo XI do RCTE e também estão disponíveis para download no site opção Serviços / 03-Automação Fiscal (ECF / SEPD / PAF-ECF) / 4- Empresas Desenvolvedoras de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico). Colaboradores na elaboração deste manual: Jauber Urbieta Lopes Albuquerque Wellington Mijolário SEFAZ/COAF Página 3 17

4 Histórico das alterações do Manual Versão 1.00 de 19/06/2015. Primeiro Manual de Procedimentos voltado para Empresa Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF, criado com o objetivo de orientar e padronizar os procedimentos, baseado nos Anexos X (art. 158, I do RCTE) e XI (Dec ), ambos do RCTE. Versão 2.00 de 19/11/2015. Atualização do Manual com base no Anexo XI do RCTE, com redação do Decreto Nº SEFAZ/COAF Página 4 17

5 02. Empresas Desenvolvedora de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF Considera-se empresa desenvolvedora (ou antigo responsável técnico): a empresa que desenvolve PAF-ECF para uso próprio ou de terceiros que tenha sido autorizado mediante deferimento de processo específico protocolado na Secretaria e Estado da Fazenda de Goiás (Convênio ICMS 09/09, cláusula terceira, inciso III). Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF) é o programa aplicativo desenvolvido para possibilitar o envio de comandos ao Software Básico do ECF, sem capacidade de alterá-lo ou ignorá-lo, para utilização pelo contribuinte usuário do ECF (Convênio ICMS 09/09, cláusula segunda e Convênio ICMS 15/08, cláusula décima segunda, inciso III). Pode responsabilizar-se por programa aplicativo a pessoa jurídica que o produzir, o fornecer ou prestar serviço de manutenção a ele relativo, sendo vedado o credenciamento de pessoa física em qualquer hipótese. Dispositivo legal: Art. 5º, II e V do Anexo XI do RCTE; Art. 25, 1º da IN 389/99-GSF. SEFAZ/COAF Página 5 17

6 03. Deveres e responsabilidades das Empresas Desenvolvedora de PAF-ECF É de responsabilidade da empresa desenvolvedora qualquer alteração indevida no PAF- ECF, devendo esta providenciar a manutenção e as proteções que se fizerem necessárias para impedir qualquer manipulação ou alteração do programa por terceiros. A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF é considerada solidário com o contribuinte, nos termos dos arts. 45, XIII do CTE, no caso de utilização indevida de programa aplicativo. A empresa desenvolvedora do PAF-ECF ou do Sistema de Gestão ou Retaguarda deve manter disponível e, sempre que solicitado, apresentar ao Fisco (Convênio ICMS 09/09, cláusula trigésima quarta): I - as senhas que possibilitem o acesso irrestrito a todos os módulos, bancos de dados e aplicações do sistema; II - os sistemas para serem testados. O PAF-ECF deve ser instalado pela empresa desenvolvedora no computador que estiver no estabelecimento usuário e interligado fisicamente ao ECF, observadas as disposições dos arts. 48 e 57 do Anexo XI do RCTE. É vedado à empresa desenvolvedora de PAF-ECF desenvolver e fornecer a estabelecimento obrigado ao uso de ECF, software, aplicativo ou sistema que possibilitem o registro de operações de venda de mercadorias ou prestação de serviço sem a emissão de documento fiscal, podendo tal irregularidade ser objeto de processo administrativo, nos termos de protocolo celebrado entre as unidades federadas. No caso de atualização automática e remota da versão do PAF-ECF deverá ser utilizada rotina de atualização que disponha de função destinada a informar ao estabelecimento usuário, por meio de mensagem exibida na tela do monitor, sobre a conclusão bem-sucedida do processo de atualização, orientando-o a comunicar o fato à Secretaria da Fazenda. Na ocorrência da situação descrita no parágrafo anterior, o responsável pelo estabelecimento deve ser orientado a apresentar na Delegacia Regional de Fiscalização de sua circunscrição, em até 30 dias da data da ocorrência, o formulário Apêndice III - Sistema Informatizado/Declaração Conjunta", informando a nova versão do PAF-ECF. No procedimento de instalação do PAF-ECF a empresa desenvolvedora deverá configurálo com o Perfil de Requisitos, exigido ou aceito pelo Estado de Goiás (Perfil W), definido na Especificação de Requisitos (ER-PAF-ECF) estabelecida em Ato COTEPE/ICMS. Dispositivo legal: Arts. 114 a 116 do Anexo XI do RCTE; Ato COTEPE/ICMS 09/13. SEFAZ/COAF Página 6 17

7 04. Credenciamento da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF deve solicitar seu credenciamento junto Delegacia Regional de Fiscalização mediante apresentação dos seguintes documentos, podendo ser recebidos diretamente pelo servidor ou via protocolização: Documentação/Procedimento Necessário Observações I - formulário Apêndice IV - Requerimento para Credenciamento de Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, em 01 (uma) via; II - cópia do contrato de constituição da empresa com a última alteração se houver, e a última alteração contratual que contenha a cláusula de administração e gerência da sociedade, se houver; III - cópia do comprovante de inscrição no CNPJ; IV - cópia do documento de identidade e CPF do representante legal; V - cópia da procuração e documento de identidade do representante legal da empresa se for o caso; VI - deve possuir e-cnpj e estar credenciada ao DTE. Tab. 04a As cópias reprográficas devem ser autenticadas ou acompanhadas do original. E a assinatura deve ter firma reconhecida ou acompanhada do documento de identificação original. Para o credenciamento deve ser indicado um Responsável Técnico pelo PAF-ECF, que deve ser um dos sócios majoritários da empresa ou o titular da firma individual, a ser informado no campo 04 - REPRESENTANTE LEGAL / SÓCIO RESPONSÁVEL: do requerimento. O cadastro no DTE, Domicílio Tributário Eletrônico, é feito diretamente no site: no banner: Os formulários estão no Anexo XI do RCTE e também estão disponíveis para download no site opção Serviços / 03-Automação Fiscal (ECF / SEPD / PAF-ECF) / 4- Empresas Desenvolvedoras de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF (Responsável Técnico). Empresas enquadradas no regime MEI (Microempreendedor Individual) poderão ser credenciadas desde que apresentem o Laudo de Análise Funcional PAF-ECF ou que tenha em seu CNPJ ao menos a atividade: CNAE: /01 Ocupação: COMERCIANTE DE EQUIPAMENTOS E SUPRIMENTOS DE INFORMÁTICA Descrição Subclasse CNAE: COMÉRCIO VAREJISTA ESPECIALIZADO DE EQUIPAMENTOS E SUPRIMENTOS DE INFORMÁTICA Empresas que não estejam enquadradas no regime do MEI, para comprovar o exercício da atividade de produção, fornecimento ou manutenção relativo ao aplicativo deverão apresentar o Laudo de Análise Funcional PAF-ECF ou ter ao menos uma das seguintes atividades em seu contrato social ou CNPJ: /00 DESENVOLVIMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR SOB ENCOMENDA /00 DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR NÃO- CUSTOMIZÁVEIS /00 DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR CUSTOMIZÁVEIS As empresas contribuintes do ICMS que desenvolvem programa aplicativo para uso próprio em ECF, poderão responsabilizar-se pelo mesmo, em todos os seus estabelecimentos, independente do CNAE, observado o seguinte: a) Se o credenciamento for solicitado por empresa estabelecida em outra UF, deverá ter filial estabelecida em Goiás sendo usuária de ECF. SEFAZ/COAF Página 7 17

8 b) Se o credenciamento for solicitado por empresa estabelecida em Goiás, esta ou suas filiais deverão ser usuárias de ECF. c) Nos itens anteriores, "a" e "b", caso a empresa não tenha nenhuma autorização de uso de sistema informatizado por estar primeiramente se credenciando como Empresa Desenvolvedora, sugerimos credenciar e realizar uma checagem posterior se o mesmo autorizou o uso de ECF, podendo inclusive solicitar a COAF relação de usuários vinculados a esta Empresa Desenvolvedora para averiguação. d) Caso a empresa inicialmente credenciada para ser Empresa Desenvolvedora pelo próprio aplicativo, queria se responsabilizar por programa aplicativo em outros contribuintes, deverá alterar seu CNAE ou apresentar o Laudo de Análise Funcional PAF- ECF, conforme orientado anteriormente. Esclarecemos que Empresa Desenvolvedora é diferente de Representante Comercial. O representante comercial pode realizar a venda do software, porém, quem deve assinar a Declaração Conjunta é o Responsável Técnico pelo PAF-ECF da Empresa Desenvolvedora credenciada ou seu procurador. Dispositivo legal: Art. 108 do Anexo XI do RCTE; Art. 25, 1º da IN 389/99-GSF. SEFAZ/COAF Página 8 17

9 05. Atualizações cadastrais da Empresa Desenvolvedora As atualizações relacionadas com o cadastro devem ser feitas, por meio do formulário Apêndice IV - Requerimento para Credenciamento de Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, preenchido em 01 (uma) via, dispensada a reapresentação de documentos já existentes no requerimento originário, apresentando apenas os documentos a que se refere à atualização. O requerimento deverá ser encaminhado ao Setor de ECF/SEPD da Delegacia Regional de Fiscalização. Dispositivo legal: Art. 109 do Anexo XI do RCTE. SEFAZ/COAF Página 9 17

10 06. Descredenciamento da Empresa Desenvolvedora A Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF sempre que pretender dar baixa em seu cadastro, deve requerê-la junto à GEAF/COAF, por meio do formulário "Apêndice IV - Requerimento para Credenciamento de Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, preenchido em 01 (uma) via. O requerimento deverá ser protocolado e encaminhado a GEAF/COAF. Dispositivo legal: Art. 112 do Anexo XI do RCTE. SEFAZ/COAF Página 10 17

11 07. Deixar de responsabilizar-se por PAF de determinado contribuinte A empresa desenvolvedora de PAF-ECF, sempre que pretender deixar de responsabilizar-se por programa aplicativo de determinado contribuinte deve comunicar tal fato: a) ao contribuinte, por qualquer meio, desde que contenha o seu ciente; b) à Delegacia Regional de Fiscalização em cuja circunscrição localizar-se o contribuinte, por meio do formulário Apêndice VI - Comunicado de Ocorrências, devendo: I. informar no campo Observações do comunicado a razão social, a inscrição estadual e o endereço do contribuinte; II. anexar cópia do comunicado constante do item a. Dispositivo legal: Art. 114 do Anexo XI do RCTE. SEFAZ/COAF Página 11 17

12 08. Assinatura no formulário Sistema Informatizado/Declaração Conjunta O formulário Apêndice III - A Sistema Informatizado/Declaração Conjunta do Anexo XI do RCTE, deverá ser assinado pelo representante legal da Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, o qual foi informado no formulário Apêndice IV - Requerimento para Cadastro de Fornecedor de Programa Aplicativo Fiscal - PAF-ECF. Será aceito a assinatura de outra pessoa por meio de procuração válida onde conste poderes para assinar documentos perante a Secretaria da Fazenda. No caso de procuração deverá ser anexada a Declaração Conjunta uma cópia da mesma e do documento de identificação. E no campo de assinatura do formulário da Declaração Conjunta/Sistema Informatizado deverá estar preenchido com o nome do sócio cadastrado. Não é permitido o credenciamento de representante comercial com fim de assinar o formulário Apêndice III - A Sistema Informatizado/Declaração Conjunta, utilizando os dados de PAF-ECF de outra Empresa, nessa situação a GEAF/COAF poderá suspender o credenciamento de ambas as empresas, até a devida regularização. SEFAZ/COAF Página 12 17

13 09. Relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF Para solicitar a relação de empresas vinculadas a Empresa Desenvolvedora de PAF-ECF, a mesma deverá protocolar o requerimento encaminhando para a COAF - Coordenação de Automação Fiscal onde deverá constar: I - A identificação da Empresa Desenvolvedora requerente: nome, CNPJ, matrícula, endereço e fone; II - A solicitação da relação em si; III - Data e assinatura do representante legal com firma reconhecida em cartório; IV - A autorização para o encaminhamento via da relação bem como o . Na falta dessa, somente será liberada relação impressa a ser retirada pessoalmente pelo requerente. SEFAZ/COAF Página 13 17

14 10. Registro do PAF-ECF O registro do PAF-ECF será realizado pela GEAF/COAF, todavia, o registro está temporariamente suspenso, até a adequação do SISTEMA para o devido registro. Quando estiver concluído, será divulgado no site. No Estado de Goiás, o contribuinte usuário de ECF não foi obrigado a utilizar o PAF-ECF certificado por órgão técnico, exceto nos casos em que o contribuinte queira utilizar: POS (Point of Sale) em conjunto com o ECF; Laptop em conjunto com o ECF ou para armazenamento de Banco de Dados; Autorização de Servidor Principal fora do estabelecimento. Nesses casos é necessário que informe o número do LAUDO e DESPACHO do PAF-ECF no formulário Apêndice III - A Sistema Informatizado/Declaração Conjunta, não precisando anexar nenhum outro documento, pois a conferência da informação é realizada diretamente no site do CONFAZ. Dispositivo legal: Arts. 122 e 123 do Anexo XI do RCTE. SEFAZ/COAF Página 14 17

15 11. Emissão de diversos tipos de documentos fiscais Caso o usuário pretenda emitir no mesmo estabelecimento cupom fiscal ou nota fiscal de venda a consumidor por ECF e nota fiscal, modelo 1 ou 1-A, por SEPD, deve ser utilizado apenas 1 (um) programa aplicativo, e 1 (uma) mesma base de dados, de forma a possibilitar a integração das 2 (duas) formas de emissão dos documentos fiscais e apresentado apenas um formulário Sistema Informatizado/Declaração Conjunta. Dispositivo legal: Art. 11 da IN 389/99-GSF. SEFAZ/COAF Página 15 17

16 12. Autorização de Servidor Principal fora do estabelecimento Servidor / Servidor Principal ou Central é entendido como o computador que armazena os bancos de dados utilizados onde se controla as operações de compra/venda/estoque. Não se trata de um Servidor de ou Servidor de acesso à internet. O Servidor Principal pode ser autorizado a ser instalado em outro estabelecimento situado neste Estado ou em outra unidade da federação, desde que: a) o estabelecimento seja empresa: I. interdependente, conforme definido na legislação tributária, ou; II. prestadora de serviço de armazenamento de banco de dados, desde que o contrato de prestação de serviço firmado entre as partes contenha cláusula por meio da qual o estabelecimento autoriza a empresa prestadora do serviço a franquear ao Fisco o acesso aos seus bancos de dados. O contribuinte deverá apresentar juntamente com o requerimento a cópia autenticada do contrato. b) o programa aplicativo utilizado seja desenvolvido de acordo com os requisitos técnicos previstos no Ato COTEPE específico para o PAF-ECF; c) seja franqueado ao Fisco, através de autorização assinada pelo representante legal da empresa, com firma reconhecida, o acesso irrestrito à base de dados armazenada no servidor principal; d) mantenha, no estabelecimento localizado em Goiás, réplica do banco de dados com atualização, no mínimo, quinzenal. Considerar-se-ão interdependentes duas empresas quando: a) uma delas, por si, seus sócios ou acionistas, e respectivos cônjuges e filhos menores for titular de mais de 50% (cinqüenta por cento) do capital da outra; b) uma mesma pessoa fizer parte de ambas, na qualidade de diretor, ou sócio com funções de gerência, ainda que exercida sob outra denominação; c) uma delas locar ou transferir a outra, a qualquer título, veículo destinado ao transporte de mercadorias. O contribuinte deverá solicitar a autorização do Servidor fora do estabelecimento ao setor de ECF/SEPD da Delegacia Regional de Fiscalização de sua circunscrição, mediante apresentação dos seguintes documentos: a) formulário Apêndice III - Sistema Informatizado/Declaração Conjunta, preenchido em 01 (uma) via; b) cópia autenticada do contrato de prestação de serviço, que contenha cláusula por meio da qual o estabelecimento autoriza a empresa prestadora do serviço a franquear ao Fisco o acesso aos seus bancos de dados, quando se tratar de prestadora de serviço de armazenamento de banco de dados; c) documentação probatória da interdependência do estabelecimento. Dispositivo legal: Art. 52, 1º ao 3º do Anexo XI do RCTE; Art. 23, único do CTE. SEFAZ/COAF Página 16 17

17 13. Autorização de 02 (dois) sistemas Caso o usuário pretenda emitir no mesmo estabelecimento cupom fiscal ou nota fiscal de venda a consumidor por ECF e nota fiscal, modelos 1 ou 1-A, por SEPD, deve ser utilizado apenas um programa aplicativo, de forma a possibilitar a integração das duas formas de emissão dos documentos fiscais e apresentado apenas um formulário Apêndice III - Sistema Informatizado/Declaração Conjunta. A exigência de utilização de apenas um programa aplicativo pode ser dispensada quando as duas formas de emissão de documento fiscal decorram de atividades ou formas de comercialização diferençadas. Neste caso o contribuinte deverá solicitar a autorização de um segundo sistema, com a apresentação de um novo formulário Apêndice III - Sistema Informatizado/Declaração Conjunta, preenchido em 01 (uma) via. Dispositivo legal: Art. 11, único da IN 389/99-GSF. SEFAZ/COAF Página 17 17