21 a 23 de outubro de Promoção. Apoio GESTÃO DE PROJETOS MARCOS BERNASCONI

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1 21 a 23 de outubro de 2008 Promoção Apoio GESTÃO DE PROJETOS MARCOS BERNASCONI 1

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3 Histórico visão geral Mais recentemente, no século XX... Canal do Panamá (1914) Edifício Empire States (1931) Programa Apollo (década 1960) Construção de Brasília Construção do EUROTÚNEL (50 km sob o Canal da Mancha entre França e Inglaterra) Missão Marte Pthfinder da NASA (1998) Projeto Genoma (2000)... Alguns destes projetos tiveram maior importância histórica... HISTÓRICO - PROJETO MANHATTAN US$ 2 bilhões Militar: General Leslie Groves HISTÓRICO - PROJETO POLARIS MARINHA DOS EUA Apogeu da Guerra Fria 3

4 HISTÓRICO - NASA Programa Espacial Projeto Homem à Lua Milhares de fornecedores, capacitados Site NASA com templates documentos, Técnicas de gestão Crescimento da área de gestão de projetos Evolução da área de gestão de projetos Sem aliados 1985 Gerenciam ento da qualidade total 1990 Engenharia simultânea Equipes auto dirigidas e delegação de autoridade 1993 Reengenharia 1994 Controle de custos do ciclo de vida Controle das mudanças de escopo Gerenciament o de risco Escritórios de projetos PMO e COEs (Project Management Office) Equipes itinerantes Reconhecimen to como profissão Equipes globais Definições importantes 4

5 Projetos São um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites operacionais normais da organização. São frequentemente utilizados como um meio de atingir o plano estratégico de uma organização, seja a equipe do projeto formada por funcionários da organização ou um prestador de serviços contratado. Projeto É um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limitesit deumorçamento e de um período de tempo dados. (APREMAVI,1999 apud ONU, 1984) Projeto É um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (Vargas, R.V. Brasport, 2000) 5

6 RH Partes envolvidas no projeto Consulto rias Agentes financeiros (bancos) Sistemas Finananças e contabili dade Clientes Fornecedores Gerente do projeto Diretoria PROJETO IMPLEMENTA ÇÃO ERP Fabrica de software Time Operações Marketing Comunidade Colaborado res Logística Acionistas Gerente do projeto indivíduo responsável pela gerência do projeto Perfil do Gerente do projeto Ser capaz de comunicar com todos os stakeholders Ser lider usar empatia, motivação e espírito de equipe Habilidades técnicas inerentes ao projeto, mas não precisar ser um especialista no assunto do projeto; Habilidades gerenciais conhecimento e experiência em gestão de projetos, PMP RH Partes envolvidas no projeto Características de um projeto Não é repetitivo, ou seja, é inovador, é inédito; É temporário, tem início, meio e fim. As ações, atividades e eventos de um projeto devem estar claramente definidos, numa seqüência lógica para alcançar os objetivos do projeto; Objetivos claros e definidos, tem que ter o seu propósito bem delimitado; É conduzido por pessoas; Os parâmetros de controle e avaliação do projeto (tempo, custo, recursos humanos e materiais, comunicações, riscos e qualidade) devem estar definidos e planejados com os indicadores respectivos. 6

7 Componentes do Projeto Identificação ou descrição do projeto Justificativa Objetivos Pressupostos Resultados Ações Componentes do Projeto Metas e indicadores Matriz de relacionamentos Recursos (humanos, financeiros e materiais) Estimativa de custos e fontes de financiamento i Cronograma de execução Identificação do Projeto Designação ou título do projeto Gestor Equipe 7

8 Justificativa Argumentação de forma afirmativa e convincente quanto à razão de ser do projeto; Descrição da situação que demanda o desenvolvimento do Projeto, apresentando fatos e dados que sustentem a argumentação; Deverá ser identificado, claramente, o problema que deverá ser superado ou reduzido com o Projeto e os benefícios esperados; A justificativa deve responder o por que e para que executar o projeto. Objetivos Apresentar, com precisão e clareza, os resultados almejados ou os benefícios que o projeto propiciará; Identificação de uma situação objetiva e de fácil visualização que se deseja alcançar. Geral: diz respeito aos resultados mais abrangentes. Específicos: dizem respeito aos subprodutos do resultado maior e que, em geral, vão sendo alcançados ao longo do processo. Pressupostos Condições necessárias para a realização do projeto. 8

9 Resultados Descrição do que se espera alcançar em termos quantitativos e/ou qualitativos ao final do Projeto com a realização de suas atividades. Ações Atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto para atingir os objetivos estabelecidos. Metas e indicadores A meta é a quantidade de produto ou resultado que se deseja obter em um determinado horizonte temporal. Deve ser sucinta e apresentar as seguintes características: estar relacionada claramente ao que se quer resolver; atender às necessidades/expectativas dos beneficiários; ser específica (sem ambigüidade); ser mensurável (quantifica); ter um prazo de execução. Os indicadores são unidades de medida dos objetivos; Os indicadores e metas são de grande relevância porque fornecem, em tempo hábil, os sinais necessários para eventuais correções de rumo ou de ritmo na implementação do projeto. 9

10 DICA Cuidado! Se não existirem fontes confiáveis, o indicador não serve! Matriz de relacionamento Objetiva caracterizar as responsabilidades associadas a cada etapa do projeto; MATRIZ DE RELACIONAMENTOS Ações Responsáveis (Área) Gabinete Televisão Jornalismo Produção Programação Técnica Legenda: 4 Executar 7 Informar 1 Analisar 5 Acompanhar 8 - Divulgar 2 Aprovar 6 Informar 3 Coordenar 10

11 Recursos Recursos humanos, tecnológicos, físicos e financeiros necessários ao desenvolvimento do projetos; Estimativa de custos e fontes de financiamento A estimativa deve ser a mais precisa possível de quanto vai custar o projeto e é de fundamental importância para sua análise e aprovação. Recomenda-se, também, que, se possível, as fontes de recursos para o financiamento do projeto sejam indicadas (fundos, programas, linhas de crédito especiais etc.). Orçamento Físico-Financeiro Anual NATUREZA DA DESPESA MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 TOTAL 1. CUSTOS FIXOS 1.1 ALUGUEL IMÓVEL SUB-TOTAL 1 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 2. PESSOAL 2.1 COORDENAÇÃO GERAL SUB-TOTAL 2 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 3. MANUTENÇÃO 3.1 OBRAS / REPAROS SUB-TOTAL 2 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 4. MATERIAL 4.1 MATERIAL ESCRITÓRIO SUB-TOTAL 2 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 11

12 CRONOGRAMA FÍSICO - FINANCEIRO AÇÕES ATIVIDADES AGO SET OUT NOV Divulgar e implantar a identidade visual (marca) definida para a TV Justiça, especificando fontes, tarjas, cenário, artes e outros; Elaborar Manual de Produção que contenha as principais p orientações para as produções jornalísticas e programa da TV Justiça; Disponibilizar o Manual de Produção no site da TV Justiça; Confeccionar 150 exemplares do Manual para distribuição aos parceiros e profissionais da TV Justiça; Gerenciamento de Projetos Gerenciar projeto consiste em conduzi-lo ao seu término de modo eficaz Aspectos do Gerenciamento identificar problemas, falhas e erros que se podem transformar em desvios, em relação ao previsto; corrigi-los e bloquear sua reincidência comunicar a todos os envolvidos os resultados parciais i alcançados reavaliar os resultados globais propostos, redefinindo indicadores e metas, se for o caso avaliar a implementação do projeto no tocante a sua efetividade 12

13 Responsabilidades do Gestor Assegurar os recursos necessários para desenvolver o Plano do Projeto Liderar e reunir os membros da equipe Comunicar-se com as partes interessadas Intermediar e resolver os conflitos para solucionar os problemas que sempre surgem no decorrer do projeto Realizar aconselhamento Realizar trabalhos individuais no sentido de corrigir os desvios, à medida que se apresentem Reunião inaugural da implantação do Projeto Permitir que as pessoas da equipe interna e de terceiros se conheçam; Estabelecer relacionamentos de trabalho e linhas de comunicação; Estabelecer metas e objetivos da equipe; Identificar áreas de problemas; Estabelecer responsabilidades e apontamentos de indivíduos e de grupos; Estabelecer canais de comunicação e instrumentos de controles exigidos aos terceiros; Obter compromissos individuais e em grupo. Agenda de Monitoramento Etapas/Ações Mês Mês Mês 13

14 Monitoramento de desempenho O controle do projeto se dá pelos indicadores, que devem ser medidos durante a execução, de acordo com as metas estabelecidas para cada etapa/ação Em cada ponto de controle, monitora-se o progresso das etapas/ações, analisa-se as distorções, apresenta-se alternativas de solução e replaneja-se o projeto, se for o caso MONITORAMENTO DE INDICADORES E METAS OBJETIVO: Dotar a TV Justiça de parâmetros que garantam a coerência de conteúdo e a melhoria da qualidade da programação apresentada, com o conseqüente aumento de audiência. INDICADORES Parâmetros criados 20 METAS 2006 SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO 1ºs 2ºs 3ºs 4ºs 1ºs 2ºs 3ºs 4ºs 1ºs 2ºs 3ºs 4ºs Manual de produção elaborado Manual de produção disponibilizado Parceiros treinados MONITORAMENTO DE INDICADORES E METAS OBJETIVO: Dotar a TV Justiça de parâmetros que garantam a coerência de conteúdo e a melhoria da qualidade da programação apresentada, com o conseqüente aumento de audiência. INDICADORES METAS 2006 SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO 1º Quinz 1º Quinz 1º Quinz 1º Quinz 2º Quinz 2º Quinz 1º Quinz 2º Quinz 150 exemplares do Manual de Produção elaborado exemplares do Manual distribuído Percentual de parceiros treinados

15 PLANO DE ACOMPANHAMENTO DO PROJETO PROJETO: Criação de partâmetros para produção e programação com GESTOR: Bethânia Andrade base nos eixos editoriais META: DATA: INÍCIO INDICADOR: TÉRMINO ETAPAS / AÇÕES 1º Divulgar e implantar a identidade visual (marca) definida para a TV Justiça, especificando fontes, tarjas, cenário, arte e outros; RESPONSÁ VEIS MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 STATUS PRAZOS RESULT. ESPERADOS 2º Elaborar Manual de Produção que contenha as principais orientações para as produções jornalísticas e programas da TV Justiça; 3º Disponibilizar Material de Produção no site da TV Justiça; Relatório de Avaliação Final IDENTIFICAÇÃO DO RELATÓRIO Área Gestora: Gestor: Data de Início: Data de Término: Término Programado: Relatório de Avaliação Final 1.INFORMAÇÃO DO PROJETO 1.1 Descrição 1.2 Justificativa para Implementação do Projeto Ação 1.3 Metas 1.4 Execução Orçamentária 1.5 Contrato 1.7 Curva final do Avanço Físico e Financeiro Avanço Físico Avanço Financeiro 15

16 Relatório de Avaliação Final 2.ANÁLISE DOS RESULTADOS DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO Analisar os benefícios que poderão ser alcançados com o produto/ serviço do Projeto. Fazer uma análise dos resultados alcançados em termos de metas físicas e financeiras, orçamento, cronograma, economia de custos. Relatório de Avaliação Final 3.AVALIAÇÃO DO PROJETO Fazer uma avaliação geral do projeto, contemplando os pontos positivos e os pontos negativos referentes a: 3.1 Tempo 32Custo Qualidade 3.4 Comunicações 3.5 Recursos Humanos 3.6 Riscos 3.7 Aquisições 3.8 Integração Relatório de Avaliação Final 4.AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 4.1 Objetivos e metas foram alcançados? ( ) sim ( ) não ( ) em parte Descrever quais os resultados obtidos: 4.2 Cite, pelo menos, três fatores que influenciaram o sucesso ou fracasso do projeto. 4.3 Quais recomendações que você faria para Projetos semelhantes a este, em relação a: a) negociação com o fornecedor: b) aquisições para o Projeto: c) acompanhamento das interfaces/dependências do Projeto em relação a outros projetos e em relação às áreas envolvidas: 16

17 Relatório de avaliação final 5. ANEXOS Devem ser anexados todos os documentos que possam enriquecer o relatório LIDERANÇA A Habilidade de mobilizar pessoas em direção a certas metas ou objetivos, o que inclui ser capaz de definir essas metas e dar apoio ou incentivar as pessoas. A Liderança está relacionada a capacidade de exercer influência pela argumentação e pela persuasão, sem que seja preciso recorrer com freqüência a ordens diretas. REGRAS DA LIDERANÇA Desafiar o estabelecido. Inspirar uma visão compartilhada. Permitir que os outros ajam. Apontar o caminho. 17

18 O LÍDER Faz com que as pessoas sob o seu comando gostem de executar o que ele quer. Consegue que os subordinados queiram ajudá-lo e se sintam realizados com isso. Não dá ordens, mas todos fazem o que ele deseja O LÍDER Consegue fazer com que as pessoas acreditem que o interesse delas e o dele é o mesmo. Transmite segurança, confiança. Ele inspira lealdade. É confidente, faz com que as pessoas se sintam à vontade para falar a verdade. O LÍDER Transmite senso de justiça. Ele toma decisões justas, não protege um ao outro - Todas as suas decisões e atitudes são transparentes. Dá o exemplo. Se o expediente começa às 8 horas, ele chega às 8 horas. 18

19 O LÍDER Não precisa ser infalível. Mas precisa ter mais acertos do que erros. Faz com que pessoas sigam na direção da instituição. i Ele faz com que essa direção seja transparente, justa e clara. Sabe que não consegue fazer tudo sozinho. Mas não comanda pelo medo. As pessoas o seguem porque acreditam na sua visão. Concentra-se nos resultados Preocupa-se em finalizar o trabalho de acordo com as exigências Conduz as pessoas GERENTE Expressa sua visão Obtêm consenso quanto às metas Estabelece uma direção Preocupa-se com pessoas Inspira e motiva LÍDER Definir objetivos e compartilhá-lo com todos; Criar ambiente que valorize e desenvolva pessoas; Remodelar cultura buscando criatividade, autonomia, aprendizagem contínua, crescimento a longo prazo; Transformar pirâmides em networks (redes); Encorajar inovação, experimentação, risco. Preparar a organização e pessoas para o futuro. 19

20 Fazer a organização evoluir continuamente; Pensar globalmente; Ser proativo e estar confortável com ambigüidades e incertezas; Desenvolver pessoas; Estimular pessoas e grupos com desafios motivadores (metas heróicas ); Obter comprometimento por alto envolvimento com a missão da organização; Inspirar autoconfiança, simplicidade e exercício pleno de valores; Reconhecer e recompensar; Permitir a contestação; Fazer com que as pessoas se sintam donas do processo; Animar / dar força; Tomar decisões cruciais; Avaliar o tamanho da tarefa; Fazer com que as pessoas se sintam responsáveis PODER capacidade de induzir o outro a fazer algo que não faria em condições normais. É também a capacidade de influenciar o comportamento. POLÍTICA pressão no sentido de impor a conformidade, quer a pessoa concorde ou não com a decisão. 20

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