Processo de Iniciação e Escopo do Projeto

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1 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Processo de Iniciação e Escopo do Projeto Prof. Régis Kovacs Scalice DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

2 Objetivos da Aula Entender o conceito e importância da definição do escopo do projeto; Conhecer o Processo de Iniciação Conhecer uma forma de definir o escopo do projeto

3 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

4 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Revisão de Conceitos Importantes DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

5 Áreas de conhecimento Integração de Projeto Planejamento Controle de Mudança Integrado Escopo do Projeto Planejamento Definição Verificação Controle de Mudança Tempo do Projeto Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades Custo do Projeto Planejamento de Recursos, Estimativas e controle de custo Qualidade do Projeto Planejamento, garantia e controle da qualidade Recursos Humanos do Projeto Planejar, adqürir e desenvolver times de proejto Comunicações do Projeto Planejar comunicação e distribuição de informações Reportar desempenho Riscos do Projeto Planejar e gerenciar Monitorar e controlar Aquisições do Projeto Planejar aquisições; Planejar solicitações;

6 Processos de Gerenciamento de Projeto Processo de Iniciação Processo de Planejamento Processo de Controle Processo de Execução Process de Encerramento PMI(2000)

7 Mapa Conhecimento X Processos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

8 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

9 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Processo de Iniciação DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

10 Objetivos do Processo de Iniciação obter o comprometimento da Organização para a próxima fase/início do projeto obter a autorização formal para o início do projeto Fase de Projeto Processo de Iniciação Processo de Planejamento Fase de Implementação Processo de Controle Processo de Execução Processo de Iniciação Processo de Planejamento Process de Encerramento Processo de Controle Processo de Execução Process de Encerramento

11 Processo de Iniciação Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Escopo Fecham ento Descrição documentada de um projeto quanto ao seu objetivo, resultados esperados e características relevantes de seu conteúdo Comunicações do Projeto Portanto, o processo de iniciação envolve Riscos do Projeto apenas 1(uma) área...o Escopo do Projeto. Aquisições do Projeto

12 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

13 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Processos de Gestão do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

14 Mapa Conhecimento X Processos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

15 Processo de Gestão do Escopo São os processos requeridos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso. (PMBOK, 2000, p.51)

16 Mapa Conhecimento X Processos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

17 Processos de Gestão do Escopo Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Escopo do Projeto Iniciação Planejamento Controle 5.1 Iniciação 5.2 Planejamento do Escopo 5.3 Definição do Escopo 5.4 Verificação do Escopo 5.5 Controle de Mudanças do Escopo

18 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

19 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville 5.1 Iniciação do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

20 5.1 - Iniciação da gestão de escopo Entradas 1.Descrição do Produto 2.Plano Estratégico 3.Critéiros para Seleção de Projeto 4.Informações Históricas Ferramentas e Técnicas 1 Método de Seleção de Projetos 2. Avaliação Especializada (Externa) Saídas 1. Project Charter (Minuta do Projeto) 2. Gerente do Projeto Identificado 3. Restrições 4. Premissas

21 Project Charter (Minuta do projeto) é um anúncio único que autoriza formalmente o projeto. Ele deve incluir: As necessidades do negócio que o projeto está incubido de tratar Descrição do produto(s) do projeto deve ser emitido por um gerente externo ao projeto, e em um nível adequado às necessidades do projeto. É IMPORTANTE, mas não necessariamente COMPLEXO, podendo assumir a forma de um memorando, uma carta, e cada vez mais comum, um . Deve ser enviado a todos que possam estar associados ao projeto, atingindo uma audiência o mais ampla quanto possível de maneira prática.

22 Gerente de Projeto Designado Em geral, o gerente de projeto, deve ser identificado e designado tão cedo quanto seja possível. O gerente de projeto deve ser sempre designado antes do detalhamento do planejamento e preferencialmente com antecedência ao início da execução do projeto.

23 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

24 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Planejamento do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

25 5.2 - Planejamento do Escopo Entradas 1.Descrição do Produto 2.Project Charter 3. Restrições 4. Premissas Ferramentas e Técnicas 1 Análise do Produto 2.Análise de Custo Benefício 3. Identificação de Alternativas 4. Avaliação Especializada Saídas 1. Declaração do Escopo 2. Detalhes de Suporte 3. Plano de Gerenciament o do Escopo

26 Declaração do Escopo (Scope Statement) é uma descrição narrativa do trabalho requerido para o projeto. Ele lista os objetivos, restrições e critérios de sucesso do projeto, definindo assim As regras do jogo Deve garantir que as expectativas de todos os interessados no projeto estejam documentadas; fornece uma base documental para tomada de decisões futuras do projeto e para confirmar e desenvolver um entendimento comum do escopo do projeto entre os stakeholders.

27 Escopo do Produto x Escopo do Projeto Nunca devemos confundir o escopo do produto com o escopo do projeto!!!! Escopo do Produto: é composto pela especificação técnica que descreve o conjunto de funcionalidades e o desempenho desejado para o produto; Escopo do Projeto: define o conjunto de trabalhos que serão executados para construir e entregar o produto; Fonte: MARTINS (2002)

28 Conteúdo Mínimo da Declaração do Escopo 1) Justificativa do Projeto 3) Produtos do Projeto 3) Deliverables (Subprodutos do Projeto) 4) Objetivos 5) Estimativas de Custo e cronograma 6) Stakeholders Qual a diferença entre Produtos do Projeto e Deliverables?

29 Conteúdo Mínimo segundo VERZUH(2000) Declaração de propósitos Declaração de escopo Resultados Estimativas de custos e prazos Objetivos Participantes Cadeia de Comando

30 Declaração de Escopo x Relacionamentos Comerciais O escopo deve ser acrescido dos instrumentos legais nos projetos que envolvem contratação, tais como: Cláusulas de propriedade intelectual Termos e condições gerais Clausulas de confidencialidade e não divulgação Responsabilidade das partes, multas, penalidades Qualificação das partes Limitações de responsabilidade Foro

31 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Exemplos de Problemas com a definição do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

32 Problemas na declaração do Escopo: definição precisa de objetivos O escopo afirma que sua empresa irá conduzir um mínimo de quinze testes até determinar as propriedades de uma nova substância. Para ter uma margem de segurança, sua empresa faz um orçamento prevendo a execução de 20 testes. Ao final do décimo quinto teste, o cliente afirma que os resultados não são conclusivos e que uma nova bateria de quinze testes deve ser executada. O estouro de orçamento é de $40,000. Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

33 Problemas na declaração do Escopo: precisão terminológica A Marinha concede a sua empresa um contrato onde a declaração do escopo afirma que o protótipo deve ser testado na Água" Sua empresa executa o teste do protótipo em uma piscina. Infelizmente, a definição de água da Marinha é o Oceano Atlântico. Custa a sua empresa $1 milhão para transportar todos seus engenheiros e equipamentos de testes ao Oceano Atlântico. Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

34 Problemas na Declaração do Escopo: limitações no conhecimento sobre o assunto Sua empresa ganha um contrato cujo Escopo afirma que as mercadorias devem ser transportadas pelo país usando containers arejados Sua equipe seleciona um container que é aberto na parte superior, assim o ar pode circular. Durante o transporte o trem passa por uma área de chuvas torrenciais, e as mercadorias são estragadas. O cliente afirma que queria containers arejados por baixo. Uma disputa judicial está atualmente decidindo quem deve ser culpado pela má interpretação da palavra arejado. Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

35 Causas Comuns de Problemas na Declaração do Escopo Misturar tarefas, especificações, aprovações, e instruções especiais Uso de linguagem imprecisa ( Aproximadamente," cerca de, etc... ) Falta de padrão, estrutura e ordem cronológica. Falta de padronização no tamanho das tarefas Falta de padronização em como descrever detalhes do trabalho a ser realizado Falha na solicitação de revisão por terceiros Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

36 Checklists para preparação da Declaração de Escopo O documento é detalhado o suficiente para permitir que uma terceira pessoa faça a tabulação de esforço necessário? Está claro o que cada parte envolvida no projeto é obrigada a fazer e quando? O critério para identificar se os resultados atenderam às expectativas (para cada parte envolvida) é claro? Quando é necessário referenciar outros documentos, esta referência está bem descrita? As instruções estão claramente diferenciadas de informações gerais? Cada deliverable tem seus requerimentos faseado no tempo? A duração é especificada em dias úteis ou calendário? Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

37 Manuais sobre preparação de SOW (1) Várias organizações hoje em dia estão desenvolvendo seu próprio manual a respeito da elaboração de SOW. Estes trechos foram adaptados do NASA Sow Handbook NHB :

38 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville MANUAL DA NASA DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

39 Processos de Gestão do Escopo Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Escopo do Projeto Iniciação Planejamento Controle 5.1 Iniciação 5.2 Planejamento do Escopo 5.3 Definição do Escopo 5.4 Verificação do Escopo 5.5 Controle de Mudanças do Escopo

40 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Definição do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

41 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

42 5.3 - Definição (Detalhamento) do Escopo Entradas 1. Declaração do Escopo 2. Restrições 3. Premissas 4. Saídas de outros planejamentos 5. Informações Históricas Ferramentas e Técnicas 1 Modelo de Estrutura Análítica de Projeto 2.Decomposição Saídas 1. Estrutura analítica de projeto / Working Breakdown Structure (EAD / WBS) 2. Atualizações na Declaração do Escopo

43 Estrutura Analítica do Trabalho (EAT / WBS) É um agrupamento dos componentes do projeto, de maneira orientada aos deliverables (subprodutos), que define o escopo completo do projeto (PMI, 2000, p.59)

44 WBS Work Breakdown Struture deve representar o trabalho como atividades cujos resultados sejam tangíveis ou mensuráveis e relacionados a deliverables ; aplicação: construção de um software ou um sistema de defesa militar...

45 Objetivos da Estrutura Analítica do Trabalho (EAT / WBS) Fornece detalhes do escopo do projeto Dá origem ao cronograma que permitirá monitorar o progresso Mostra o detalhamento do custo de equipamento, mão-deobra e materiais Auxilia na montagem da equipe e distribuição do trabalho O WBS possui dois objetivos: Assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário. Assegurar que o projeto não inclui trabalho além do necessário.

46 Exemplo de EAT/WBS Sistema de Pagamentos Requisitos Identificados Especificação Técnica... Código Deliverable Pacotes de Trabalho Fonte: Adaptado de MARTINS (2002) Banco de Dados Criado Criar Tabelas Criar Stored Procedures

47 Definições da EAT Deliverable: qualquer resultado mensurável, tangível e verificável ou item que deve ser produzido para completar um projeto ou parte de um projeto (PMI 2000) Pacote de Trabalho: uma atividade ou conjunto de atividades que será executada por um profissional ou um grupo (MARTINS, 2002)

48 Sistema de Exemplo Pagamentos de EAT/WBS Requisitos Identificados Especificação Técnica Sistema Implementado Manual do Usuário Treinamento Implantação A EAT define o ESCOPO DO PROJETO, portanto, não se atém unicamente ao produto principal do projeto Gerência do Projeto Fonte: Adaptado de MARTINS (2002)

49 Propriedades dos Elementos da WBS Gerenciáveis: autoridade e responsabilidade especifica pode ser atribuída Independente ou com um mínimo de conexões e dependências de outros elementos Integrável: para que o todo possa ser vislumbrado Mensurável: para que o progresso possa ser acompanhado Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

50 WBS Work Breakdown Struture (1)

51 WBS Work Breakdown Struture (2)

52 Como criar um Work Breakdown Structure Passo 1: Identifique os produtos finais do projeto Passo 2: Defina os principais deliverables do produto. Passo 3: Decomponha os deliverables principais em um nível de detalhe apropriado para o gerenciamento e o controle integrado. Passo 4: Revise e refine o WBS até que os stakeholders concordem que o planejamento do projeto pode ser completado com sucesso e que a execução e o controle irão obter os resultados desejados. Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

53 Desenvolva uma visão... Pense no projeto como um TODO (pense em deliverables de alto nível.) Pense nos deliverables. (O que deve ser fornecido/o que é requerido?) Pense com o FIM em mente. (Como um determinado componente contribuíra para o deliverable final?) Pense na produção dos deliverables. (Quais métodos? Quais processos? Quais requerimentos de qualidade? Você formulou uma visão do produto final em sua mente? Quais são as partes constituintes? Como as peças se encaixam? Fonte: FINOCHIO, J. (2002)

54 Dicas para a preparação da WBS Cada elemento da WBS deve ser claramente definido e significar um resultado único Cada elemento de um nível superior da WBS deve significar o resultado da agregação dos resultados de todos os níveis inferiores Cada elemento-filho deve se relacionar com um único elemento-pai Todos os deliverables do projeto devem estar incluídos na WBS

55 Dicas para a preparação da WBS O número de sub-itens em um determinado nível deve ser planejado de maneira tal que: O número de atividades destinadas a um deliverable não seja tão grande que torne impossível o gerenciamento O número de atividades destinadas a um deliverable não pode ser tão pequena que gere mais deliverables no projeto do que o gerente seja capaz de controlar

56 WBS Work Breakdown Struture Dicionário da WBS: Deve conter um descrição mais detalhada de cada componente e informações adicionais como custos, prazos, pessoal, etc... Outras estruturas breakdown : Ex. BOM (Bill of Materials);

57 Relacionamento da Definição do Escopo com outros ítens do projeto

58 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Verificação do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

59 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

60 5.4 - Verificação do Escopo É o processo de obter a aceitação formal do escopo do projeto pelas partes envolvidas (colaboradores, clientes, patrocinador,...). (PMBOK, 2000, p. 61) Passa pela revisão dos deliverables e resultados do trabalho e a aceitação do projeto

61 5.4 - Verificação do Escopo Entradas 1. Resultados do Trabalho 3. Documentação do Produto 4. Estrutura Analítica do Produto 4. Declaração do Escopo 5.Plano do Projeto Ferramentas e Técnicas 1 Inspeção Saídas 1. Aceitação Formal

62 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Controle de Mudanças do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

63 Sumário Revisão Conceitos Importantes Processo de Iniciação Processos de Gestão do Escopo Iniciação Planejamento Definição Verificação Controle de Mudanças do Escopo

64 5.5. Controle de Mudança do Escopo É o processo que consiste em: garantir que as mudanças sejam discutidas e combinadas; determinar que uma mudança ocorreu; gerenciar as mudanças efetivas; (PMBOK, 2000, p. 62)

65 5.5 - Controle de Mudanças do Escopo Entradas 1. Estrutura analítica de projeto 3. Restrições 2. Relatórios de desempenho 3. Requisições de mudança 4. Plano de gerenciamento do Escopo Ferramentas e Técnicas 1 Sistema de controle de mudanças 2.Medição de desempenho 3. Planejamento adicional Saídas 1. Mudanças do escopo; 2. Ações corretivas; 3. Lições Aprendidas 4. Baseline ajustado

66 Referências Bibliográficas PMI. Project management body of knowledge. VALERIANO, D.L. Gerenciamento estratégico e adminitração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001.

67 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Exemplo de Escopo e EAT/WBS Projeto Pirâmide de Quéops Régis Kovacs Scalice, Prof. DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

68 Um Pouco de História Construção de Pirâmides: entre a III dinastia e a XII dinastias, durante um milênio (2630 e 1640 a.c) Primeira pirâmide: faraó Djoser pirâmide de degraus de Sacará2

69 Por que as pirâmides foram construídas? Os egípcios pregavam a imortalidade da alma e do corpo As pirâmides egípcias: servem de sepultura são o centro de um complicado e pomposo cerimonial religioso. servem de tumba para preservar os despojos dos faraós, demonstrando, na sua grandeza, a própria grandeza dos mesmos. Eles acreditavam que a sobrevivência após a morte dependia da preservação do corpo físico, por isso outro fato que marca a história do Egito é a mumificação dos corpos.

70 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville A Pirâmide de Quéops DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

71 A grande Pirâmide de QUEOPS

72 Projeto Pirâmide Queóps A Pirâmide de Queóps: Se destaca por sua grandiosidade É a morada post-morten do faraó Quéops, soberano da IV dinastia Localiza-se na margem ocidental do rio Nilo, a 8km do Cairo, capital do Egito. Única das sete maravilhas do mundo antigo ainda em pé Durante 4000 anos foi a construção mais alta do mundo (147 metros de altura)

73 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Declaração do Escopo DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

74 Conteúdo Mínimo da Declaração de Escopo 1) Justificativa do Projeto 3) Produtos do Projeto 3) Deliverables (Subprodutos do Projeto) 4) Objetivos 5) Estimativas de Custo e cronograma 6) Stakeholders

75 Projeto Pirâmide Queóps Declaração do Escopo Justificativa do Projeto : Imortalizar o faraó e seus seguidores. Produtos do Projeto : Construção de um complexo piramidal formado por uma pirâmide principal, três pirâmides secundárias, dois templos para os sacerdotes, várias mastabas para os dignitários e um barco para navegação no além-túmulo. Subprodutos do Projeto : Pirâmide do faraó, pirâmides das rainhas, mastabas dos dignitários, templos da pirâmide e do Nilo e barco do faraó. Objetivos do Projeto : Construir a pirâmide principal com altura superior a 102 metros durante do reinado do faraó.

76 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina Estrutura FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Analítica do Trabalho EAT / WBS DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

77 Projeto Pirâmide Queóps (EAT)

78 Exercício 1 - Iniciação e Planejamento do Escopo Formar em Grupos de 3 a 4 pessoas Selecionar uma das propostas de projeto Preparar a Declaração de Escopo empregando o modelo disponibilizado. Preparar a EAT/WBS

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