PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO Palavra chave: certificacao, auditoria, organizacao, extensao, manutenção

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1 1 de OBJETIVO: Estabelecer a metodologia para a solicitação, extensão, manutenção e revalidação de certificados de conformidade. 2. APLICAÇÃO: Aplicável a todo processo de certificação, extensão ou manutenção de sistema de gestão ISO 9001 ou ISO 14001, Cerflor Cadeia de Custódia, Qualidade no Processo de Reprodução Gráfica e Sistema de Segurança. 3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES: Norma INMETRO NIT DICOR 054 Portaria n. o 297, de 27 de julho de 2010 Procedimento PSGC_06: Política do Comitê de Imparcialidade; Procedimento ISGC_05: Formação de Preços de Processo de Certificação ABNT NBR ISO 9001:2008, Sistemas de gestão da qualidade Requisitos ABNT NBR ISO 14001:2004, Sistemas da gestão ambiental Requisitos com orientações para uso ABNT NBR 14790:2011, Manejo florestal Cadeia de custódia ABNT NBR 15540:2007, Tecnologia gráfica Análise de um sistema de segurança Requisitos ABNT NBR :2011, Tecnologia gráfica Qualidade no processo de reprodução Parte 1: Requisitos 4. TERMINOLOGIAS E SIGLAS: OCS: Organismo Certificador de Sistema de Gestão da Qualidade OCA: Organismo Certificador de Sistema de Gestão Ambiental OCP: Organismo Certificador de Processo/Produto CC: Coordenador de Certificação DT: Diretoria Técnica 5. RESPONSABILIDADES: Comitê de Imparcialidade: salvaguarde a imparcialidade dos processos de certificação Coordenação de Certicação: Coordenar as atividades de auditoria no cliente Coordenador Técnico Assessor Técnico Comissão de Certificação Cerflor 6. PROCEDIMENTOS: 6.1 Solicitação A organização que desejar a certificação de seu sistema de gestão da qualidade deve entrar em contato com a ABTG certificadora através de um dos canais de comunicação abaixo: telefone: (55 11) e mail: site:

2 2 de 16 pessoalmente: Rua do Paraíso, 529 / 533 Paraíso CEP Em todos os casos, o responsável pelo atendimento envia o formulário Registro de atendimento e levantamento de necessidades (FE 07) ou preenche juntamente com o cliente. 6.2 Análise crítica dos requisitos do cliente Após o completo preenchimento do formulário, o responsável comercial irá analisar os requisitos do cliente, e esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir na solicitação. Tal análise deve garantir que: as informações sobre a organização cliente e seu sistema de gestão sejam suficientes para o planejamento da auditoria; os requisitos para a certificação estejam claramente definidos e documentados, e tenham sido fornecidos para a organização cliente; qualquer diferença reconhecida de interpretação entre a ABTG Certificadora e a organização cliente seja resolvida; Após a análise crítica dos requisitos do cliente, é encaminhada uma Proposta Comercial (FE_05) utilizando como apoio as instruções de trabalho de formação de preço (ISGC_05: Formação de Preços de Processo de Certificação SGS, SGA e Cerflor e ISGC_15: Formação de Preços de Certificação do Processo de Reprodução Gráfica). 6.3 Contrato Ao ser aceita a proposta comercial, o responsável irá elaborar o contrato de serviço e enviar ao cliente em três vias, com aviso de recebimento. Havendo concordância nos requisitos estabelecidos no contrato, o cliente deve rubricar todas as folhas e assinar no campo indicado das três vias. Após, deve ser enviado a ABTG Certificadora. Ao receber os documentos, o contrato será assinado na ABTG Certificadora e uma via será encaminhada ao cliente. Somente após o recebimento do contrato é que irá prosseguir o processo de certificação da organização cliente. 6.4 Certificação Certificação do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão Ambiental A auditoria de certificação deverá ocorrer em duas fases, mas pode ser antecedida pela pré auditoria Pré auditoria: A pré auditoria tem como objetivo verificar qual o grau de maturidade da organização em atendimento aos requisitos da ISO 9001 e Esta avaliação irá permitir que a organização determine se está preparada para o processo de certificação.

3 3 de Fase 1 Esta auditoria deve ser conduzida para: a) auditar a documentação do sistema de gestão do cliente; b) avaliar a localização da organização do cliente e as condições específicas do local, e discutir com o pessoal da organização cliente a fim de determinar o grau de preparação para a auditoria fase 2; c) analisar a situação e a compreensão do cliente quanto aos requisitos da norma, em especial com relação à identificação de aspectos chaves ou significativos de desempenho, de processos, de objetivos e da operação do sistema de gestão; d) coletar informações necessárias em relação ao escopo do sistema de gestão, processos e localização da organização cliente, aspectos legais e regulamentares relacionados e o respectivo cumprimento, por exemplo, aspectos de qualidade, ambientais e legais da operação do cliente, riscos associados etc.; e) analisar a alocação de recursos para a fase 2 e acordar com o cliente os detalhes da auditoria fase 2; f) permitir o planejamento da auditoria fase 2, obtendo um entendimento suficiente do sistema de gestão do cliente e do seu funcionamento no local, no contexto dos possíveis aspectos significativos; g) avaliar se as auditorias internas e a análise crítica pela administração estão sendo planejadas e realizadas, e se o nível de implementação do sistema de gestão comprova que a organização cliente está pronta para a auditoria fase 2. A auditoria fase 1 deve ser realizada nas instalações do cliente, salvo em ocasiões especiais definidas pelo Coordenador de Certificação. Somente o Coordenador de Certificação pode autorizar tal situação, sendo que esta decisão deverá ser formalmente registrada. O auditor líder desta auditoria deve emitir um Relatório de Auditoria Técnico (REAU) ao término do trabalho, devendo ser documentada quaisquer áreas de preocupações que poderiam ser classificadas como uma não conformidade na auditoria fase 2. O Relatório de Auditoria (REAU) será enviado ao cliente e o mesmo deve tomar ações corretivas pertinentes antes de prosseguir para a fase Fase 2 O objetivo da auditoria fase 2 é avaliar a implementação, incluindo eficácia do sistema de gestão do cliente. A auditoria fase 2 deve ocorrer nos locais do cliente, e inclui no mínimo: a) as informações e evidências sobre conformidade com todos os requisitos da norma aplicável de sistema de gestão ou outro documento normativo; b) monitoramento, medições, comunicação e análise do desempenho em relação aos principais objetivos e metas de desempenho (coerente com as expectativas da norma aplicável de sistema de gestão ou outro documento normativo);

4 4 de 16 c) o sistema de gestão do cliente e seu desempenho quanto à conformidade legal; d) controle operacional dos processos do cliente; e) auditoria interna e análise crítica pela direção; f) responsabilidade da direção pelas políticas do cliente; g) ligações entre os requisitos normativos, política, objetivos e metas de desempenho (coerentes com as expectativas da norma aplicável de sistema de gestão ou em outro documento normativo); quaisquer requisitos legais aplicáveis, responsabilidades, competência do pessoal, operações, procedimentos, dados de desempenho e constatações e conclusões de auditoria interna. h) verificação da implantação das ações corretivas definidas para as não conformidades detectadas na fase 1. O dimensionamento da auditoria para sistema de gestão da qualidade ou ambiental segue as recomendações do documento INMETRO NIT DICOR 054, assim como a definição da equipe auditora seguem as recomendações do Anexo II da portaria 118. O Coordenador de Certificação define a equipe auditora, com base nas competências necessárias (ISGC_03), procurando manter a mesma equipe que realizou a fase 1. O auditor líder elabora o plano de auditoria (FE_02) com base no conhecimento adquirido na fase 1 e envia ao Coordenador de Certificação que encaminhará à organização cliente. O Plano de auditoria pode ser readequado mediante quaisquer necessidades. Durante a auditoria, o auditor líder irá utilizar um check list com os requisitos da norma de referência, onde as evidências objetivas serão registradas. Ao término da auditoria, deve ser emitido pelo auditor líder um Relatório de Auditoria (REAU) com os resultados da auditoria, incluindo quaisquer observações ou não conformidades detectadas, as conclusões da auditoria e a recomendação em conceder ou não a certificação, assim como quaisquer condições. Este relatório deve ser encaminhado ao Coordenador de Certificação, assim como cópia do relatório de ação corretiva (RAC) quando aplicável e a lista de presença (início e término). O Coordenador de Certificação, após conferência, encaminha uma cópia do Relatório de Auditoria (REAU) ao cliente e comunica o prazo para implantação das ações corretivas. A organização cliente deve enviar juntamente com o RAC preenchido as evidências para a resolução das não conformidades. Estas ações corretivas serão analisadas preferencialmente pelo auditor líder ou pelo Coordenador de Certificação, de forma que estas sejam consideradas pertinentes ou recusadas. Cabe ao Coordenador de Certificação gerenciar quaisquer conclusões da auditoria, assim como definir se será necessária a verificação da implantação das ações corretivas no cliente (auditoria extraordinária 6.9). Após, o Coordenador de Certificação deve reunir todos os documentos da auditoria e encaminhar ao grupo responsável pela aprovação. Tais documentos devem incluir, no mínimo: a) os relatórios da auditoria; b) comentários sobre as não conformidades e, onde aplicável, a correção e ações corretivas tomadas pelo cliente;

5 5 de 16 c) confirmação das informações fornecidas a ABTG Certificadora utilizada na análise crítica da solicitação; d) uma recomendação de conceder ou não a certificação, juntamente com quaisquer condições e observações. A decisão sobre a certificação é finalizada pelo Coordernador Técnico, Coordenador de Certificação, com o aconselhamento do Assessor Técnico, sendo que deve ser utilizada como base na avaliação as constatações e conclusões de auditoria e/ou quaisquer outras informações pertinentes (como por exemplo, informações públicas, comentários feitos pelo cliente sobre o relatório de auditoria, entre outras) Auditoria de manutenção ou supervisão As auditorias de manutenção ou supervisão são auditorias no local, com o objetivo de monitorar regularmente o sistema de gestão da qualidade da organização cliente incluindo quaisquer mudanças. Estas auditorias não necessariamente serão completas, devendo incluir no mínimo: a) auditorias internas e análises críticas pela direção, b) uma análise das ações tomadas para as não conformidades identificadas durante a auditoria anterior, c) tratamento de reclamações, d) eficácia do sistema de gestão com respeito ao alcance aos objetivos, e) progresso das atividades planejadas visando à melhoria contínua, f) controle operacional contínuo, g) análise de quaisquer mudanças h) uso de marcas e/ou quaisquer outras referências à certificação. As auditorias de supervisão serão realizadas no mínimo uma vez ao ano, sendo que a data da primeira auditoria de supervisão, após a certificação inicial, não poderá ultrapassar 12 meses a partir do último dia da auditoria fase 2. A certificação da organização cliente será mantida com base na demonstração de que o cliente continua a satisfazer os requisitos da norma de sistema de gestão. Esta sistemática está descrita no procedimento interno ISGC Recertificação A auditoria de recertificação é planejada e realizada para avaliar a continuação do atendimento aos requisitos da norma de sistema de gestão. O propósito desta auditoria é avaliar o desempenho do sistema de gestão durante o processo confirmar a conformidade e eficácia contínuas do sistema de gestão como um todo, e a sua contínua relevância e aplicabilidade ao escopo de certificação. Nas atividades de auditoria, pode ser necessário realizar uma auditoria fase 1, em situações onde houver mudanças significativas no sistema de gestão, no cliente ou no contexto no qual o sistema de gestão opera, como por exemplo,

6 6 de 16 mudanças em legislação. Cabe ao Coordenador de Certificação definir sua necessidade, assim como se será realizada nas instalações do cliente ou em na ABTG Certificadora. Na detecção de não conformidades, as mesmas deverão ser resolvidas antes da recomendação da recertificação. As auditorias de recertificação tem como prazo para sua realização 3 anos Auditorias de extensão de escopo A empresa cliente deve solicitar formalmente uma extensão de escopo e encaminhar a ABTG Certificadora. O Coordenador de Certificação deverá analisar criticamente a solicitação e determinar quaisquer atividades de auditoria necessárias para decidir se a extensão pode ou não ser concedida. Essa auditoria pode ser realizada em conjunto com uma auditoria de supervisão Auditorias avisadas com pouca antecedência As auditorias avisadas com pouca antecedência podem ocorrer nos seguintes casos: resposta a uma reclamação resposta a mudanças acompanhamento em clientes suspensos. Nestes casos o Coordenador de Certificação deverá selecionar o auditor específico, tomando um cuidado especial nesta designação devido à falta de oportunidade para o cliente recusar a equipe auditora, e encaminhar um plano de auditoria (FE 02), esclarecendo em que situação esta auditoria será realizada Auditorias extraordinárias As auditorias extraordinárias ocorrem quando for necessário verificar a implementação de ação corretiva nas instalações do cliente. Nestes casos, o Coordenador de Certificação deve coordenar estas atividades e comunicar o cliente com antecedência Suspensão da certificação A suspensão da certificação do cliente pode ocorrer nos seguintes casos, não se restringindo à: O sistema de gestão certificado do cliente falha persistentemente ou seriamente em atender aos requisitos de certificação, incluindo os requisitos para eficácia do sistema de gestão; O cliente certificado não permite que auditorias de supervisão ou de recertificação sejam realizadas nas freqüências exigidas; O cliente certificado solicitou voluntariamente uma suspensão. Durante a suspensão, a certificação do sistema de gestão da qualidade da organização ficará temporariamente inválida. Conforme previsto em contrato, o cliente não poderá continuar promovendo sua certificação até que seja novamente validado seu sistema de gestão da qualidade. A suspensão de um sistema de gestão da qualidade não deverá ultrapassar seis meses, sendo que a não resolução dos problemas que ocasionaram a suspensão resultará no cancelamento ou redução de escopo da certificação.

7 7 de Cancelamento da certificação No cancelamento da certificação, a ABTG Certificadora deverá comunicar formalmente o cliente dos motivos pelos quais a certificação está sendo cancelada e rescindir o contrato de certificação. Esta comunicação deverá ser realizada pelo Diretor Técnico da ABTG Certificadora. Conforme cláusula de contrato, o cliente deverá interromper o uso de qualquer material publicitário que faça referência à situação do certificado Redução de escopo A redução de escopo deve ser realizada quando o sistema de gestão certificado do cliente falhar persistentemente ou seriamente em atender aos requisitos de certificação para aquele escopo de certificação. A redução de escopo também pode ser solicitada pelo cliente. A empresa cliente deve solicitar formalmente e encaminhar a ABTG Certificadora, que analisará quais são as atividades necessárias para conceder ou não a redução. Qualquer redução de escopo deve estar em acordo com os requisitos da norma utilizada para a certificação Organização Multi site Uma organização multi site é definida como uma organização que tenha uma função central identificada (daqui por diante designada como escritório central, mas não necessariamente a sede da organização), onde determinadas atividades são planejadas, controladas ou gerenciadas, e uma rede de escritórios locais ou filiais (sites), onde tais atividades são executadas completa ou parcialmente. Os processos de todos os sites têm que ser essencialmente do mesmo tipo e têm de ser operados por métodos e procedimentos similares. Quando alguns dos sites sob consideração conduzem processos similares, mas em menor número que os demais processos, eles podem ser elegíveis para inclusão na certificação multi site, desde que os sites que conduzem a maior parte dos processos ou processos críticos sejam sujeitos a auditoria completa. Organizações que conduzem seus negócios através processos vinculados em locações diferentes são também elegíveis para amostragem, desde que sejam atendidas todas as outras cláusulas deste documento. Quando os processos em cada locação não são similares, mas são claramente vinculados, o plano de amostragem deve incluir no mínimo um exemplo de cada processo conduzido pela organização (p.ex. fabricação de componentes eletrônicos em uma locação, montagem dos mesmos componentes pela mesma empresa em muitas outras locações). O sistema de gestão da organização deve estar sob um plano controlado e administrado centralmente e estar sujeito à análise crítica da administração central. Todos os sites pertinentes (inclusive a função de administração central) devem estar sujeitos ao programa de auditoria interna da organização e todos devem ter sido auditados de acordo com esse programa, antes do organismo de certificação iniciar sua auditoria. Deve ser demonstrado que o escritório central da organização estabeleceu um sistema de gestão de acordo com a norma de sistema de gestão pertinente sob auditoria e que e que toda a organização atende aos requisitos da norma. Deve se incluir a análise dos regulamentos pertinentes. A organização deve demonstrar sua capacidade para coleta e análise de dados (inclusive, mas não limitado aos itens listados a seguir) de todos os sites, inclusive do escritório central, e sua autoridade e capacidade para iniciar alteração organizacional, se necessário: Documentação do sistema e mudanças do sistema; Análise crítica pela administração;

8 8 de 16 Reclamações; Avaliação de ações corretivas; Planejamento de auditoria interna e avaliação do resultado; Mudanças nos aspectos e impactos associados para sistemas de gestão ambiental (SGA), quando aplicável; Requisitos legais diferentes. Nem todas as organizações que se encaixam na definição de organização multi site serão elegíveis para amostragem. As diretrizes para organizações multi sites seguirão a sistemática descrita no documento INMETRO NIT DICOR Certificação da Cadeia de Custódia A auditoria de certificação deverá ocorrer através da avaliação inicial e da auditoria inicial, mas elas podem ser antecedidas pela pré auditoria. O sistema de controle da cadeia de custódia do cliente, cujos produtos são objeto da certificação, deve alcançar necessariamente as Unidades de Manejo Florestal certificadas. Os fornecedores das etapas precedentes devem ter a certificação da cadeia de custódia. A organização cliente deve aplicar para o processo de cadeia de custódia os métodos estabelecidos na ABNT NBR 14790:2011 e no Documento Técnico do PEFC Anexo 4, conforme o caso, separação física ou método baseado em porcentagem (porcentagem média ou crédito de volume). No caso de uso do método da porcentagem média, nenhum patamar mínimo é estabelecido. O cliente deve dispor da descrição do produto final, contendo as porcentagens projetadas, em volume ou peso, das matérias primas oriundas da Unidades de Manejo Florestal certificada. A organização deve demonstrar o atendimento contínuo ao estabelecido na descrição do produto final. A marcação do produto deverá conter a indicação do conteúdo de produtos de base florestal com origem certificada, conforme estabelecido na descrição do produto. A porcentagem deverá ser apresentada em números inteiros Pré auditoria: A pré auditoria tem como objetivo verificar qual o grau de maturidade da organização em atendimento aos requisitos da ABNT NBR 14790, do Documento Técnico do PEFC Anexo 4, bem como da Portaria nº 297, de 27 de julho de Esta avaliação irá permitir que a organização determine se está preparada para o processo de certificação Avaliação inicial O objetivo desta avaliação é definir o grau de atendimento da organização para a realização da auditoria, assim como verificar os arranjos da auditoria, as principais influências e itens de controle da organização. Para isto, o cliente deve enviar à ABTG Certificadora a documentação que descreve as disposições que a mesma realiza para cumprir os requisitos da norma ABNT NBR 14790:2011, do Documento Técnico do PEFC Anexo 4, bem como uma descrição de cada produto que inclua o estabelecido no item da Portaria n. o 297, de 27 de julho de O produto de base florestal composto de matérias primas de origem certificada e reciclada pós consumo que são avaliados pela cadeia de custódia deverá ter a porcentagem mínima de 70% em volume ou peso de seu conteúdo certificado

9 9 de 16 A equipe auditora deve avaliar o grau de: a) compreensão da documentação e à necessidade de esclarecimentos; b) complexidade do produto e da cadeia de custódia; c) experiência da equipe em relação àquela área; d) conhecimento prévio da organização. Esta análise é feita no escritório. Caso os itens acima não possam ser constatados durante a análise de documentos, deve ser agendada uma visita prévia. O Coordenador de Certificação e o auditor líder decidem quanto à necessidade da realização da visita. O auditor líder desta auditoria deve emitir um Relatório de Auditoria Técnico (REAU) ao término do trabalho, devendo ser documentada quaisquer áreas de preocupações que poderiam ser classificadas como uma não conformidade na avaliação inicial. O Relatório de Auditoria (REAU) será enviado ao cliente e o mesmo deve tomar ações corretivas pertinentes antes de prosseguir para a auditoria inicial Auditoria inicial O objetivo desta avaliação é constatar a implementação dos requisitos descritos na norma ABNT NBR 14790:2011, no Documento Técnico do PEFC Anexo 4 e na Portaria n. o 297, de 27 de julho de O dimensionamento da auditoria para a certificação Cerflor está descrita na ISGC_14: Dimensionamento da auditoria Cerflor. O Coordenador de Certificação define a equipe auditora, com base nas competências necessárias (ISGC_03), procurando manter a mesma equipe que realizou a avaliação inicial. O auditor líder elabora o plano de auditoria (FE_02) com base no conhecimento adquirido na avaliação inicial e envia ao Coordenador de Certificação que encaminhará à organização cliente. O Plano de auditoria pode ser readequado mediante quaisquer necessidades. Durante a auditoria, o auditor líder irá utilizar um check list com os requisitos da norma de referência, onde as evidências objetivas serão registradas. Ao término da auditoria, deve ser emitido pelo auditor líder um Relatório de Auditoria (REAU) com os resultados da auditoria, incluindo quaisquer observações ou não conformidades detectadas, as conclusões da auditoria e a recomendação em conceder ou não a certificação, assim como quaisquer condições. Este relatório deve ser encaminhado ao Coordenador de Certificação, assim como cópia do relatório de ação corretiva (RAC) quando aplicável e a lista de presença (início e término). O Coordenador de Certificação após conferência, encaminha uma cópia do Relatório de Auditoria (REAU) ao cliente e comunica o prazo para implementação das ações corretivas. A organização cliente deve enviar juntamente com o RAC preenchido as evidências para a resolução das não conformidades. Estas ações corretivas serão analisadas preferencialmente pelo auditor líder ou pelo Coordenador de Certificação, de forma que estas sejam consideradas pertinentes ou recusadas. Cabe ao Coordenador de Certificação gerenciar quaisquer conclusões da auditoria, assim como

10 10 de 16 definir se será necessária a verificação da implementação das ações corretivas no cliente (auditoria extraordinária ). Após, o Coordenador de Certificação deve reunir todos os documentos da auditoria e encaminhar ao grupo responsável pela aprovação. Tais documentos, devem incluir no mínimo: a) os relatórios da auditoria; b) comentários sobre as não conformidades e, onde aplicável, a correção e ações corretivas tomadas pelo cliente; c) confirmação das informações fornecidas a ABTG Certificadora utilizada na análise crítica da solicitação; d) uma recomendação de conceder ou não a certificação, juntamente com quaisquer condições e observações. A decisão sobre a certificação leva em consideração a recomendação da Comissão de Certificação de Cerflor é finalizada pelo Coordernador Técnico, Coordenador de Certificação, com o aconselhamento do Assessor Técnico, sendo que deve ser utilizado como base na avaliação as constatações e conclusões de auditoria e/ou quaisquer outras informações pertinentes (como por exemplo, informações públicas, comentários feitos pelo cliente sobre o relatório de auditoria, entre outras). A ABTG Certificadora disponibiliza, em seu site, o relatório sumário do processo de certificação e dos processos de manutenção Auditoria de manutenção ou supervisão As auditorias de manutenção ou supervisão são auditorias no local, com o objetivo de monitorar regularmente a cadeia de custódia da organização cliente incluindo quaisquer mudanças. Estas auditorias adotam a mesma sistemática da auditoria inicial As auditorias de supervisão serão realizadas no mínimo uma vez ao ano, sendo que a data da primeira auditoria de supervisão não poderá ultrapassar 12 meses a partir do último dia da auditoria inicial. A certificação da organização cliente será mantida com base na demonstração de que o cliente continua a satisfazer os requisitos descritos na norma ABNT NBR 14790:2011, no Documento Técnico do PEFC Anexo 4 e na Portaria n. o 297, de 27 de julho de Recertificação A auditoria de recertificação é planejada e realizada para avaliar a continuação do cumprimento aos requisitos descritos na ABNT NBR 14790:2011, no Documento Técnico do PEFC Anexo 4 e na Portaria n.o 297, de 27 de julho de 201. Nas atividades de auditoria, pode ser necessário realizar uma auditoria de avaliação inicial, em situações onde houver mudanças significativas no processo produtivo do cliente. Cabe ao Coordenador de Certificação definir sua necessidade, assim como se será realizada nas instalações do cliente ou em na ABTG Certificadora. Na detecção de nãoconformidades, as mesmas deverão ser resolvidas antes da recomendação da recertificação. As auditorias de recertificação tem como prazo para sua realização 5 anos Auditorias de extensão de escopo Conforme definido em Auditorias avisadas com pouca antecedência

11 11 de 16 Conforme definido em Auditorias extraordinárias Conforme definido em Suspensão ou cancelamento da certificação Pelo caráter voluntário, a certificação pode ser suspensa, ou cancelada, a pedido do cliente, a qualquer momento. Caso o cliente, que obteve a certificação, cesse definitivamente seu empreendimento, deverá informar imediatamente a ABTG Certificadora que, por sua vez, informará imediatamente ao Cgcre e também alterará o status da empresa cliente para suspensa. A certificação pode ser suspensa ou cancelada pela ABTG Certificadora, caso a organização deixe de atender às condições que lhe deram origem e também não seja atendido qualquer dos requisitos dos subitens descritos em Para a retomada da certificação, todas as não conformidades que deram origem à suspensão ou cancelamento devem ser sanadas em prazo estabelecido pela ABTG Certificadora. No cancelamento da certificação, a ABTG Certificadora deverá comunicar formalmente o cliente dos motivos pelos quais a certificação está sendo cancelada e rescindir o contrato de certificação. Esta comunicação deverá ser realizada pelo Diretor Técnico da ABTG Certificadora. A suspensão de uma certificação Cerflor não deverá ultrapassar seis meses, sendo que a não resolução dos problemas que ocasionaram a suspensão resultará no cancelamento ou redução de escopo da certificação Redução de escopo Conforme definido em Organização Multi site Uma organização multi site é definida como uma organização que tem uma função central identificada (denominada Administração Central), onde certas atividades são planejadas, controladas e gerenciadas, e que também tem uma rede de escritórios e unidades locais ou filiais (sites), onde as referidas atividades são inteira ou parcialmente executadas. A organização não precisa ser uma só entidade, porém todas as unidades devem ter um vínculo legal ou contratual com a Administração Central da organização e devem estar sujeitas a uma cadeia de custódia comum, a qual, por sua vez, deve estar sujeita à supervisão contínua da Administração Central, significando que a Administração Central tem o direito de implementar ações corretivas em qualquer unidade, quando necessário. Todas as entidades do grupo devem ser avaliadas individualmente para obtenção da certificação. No caso de um ou mais participantes da certificação apresentar não conformidades em relação aos requisitos descritos na ABNT NBR 14790:2011, no Documento Técnico do PEFC Anexo 4 e na Portaria n.o 297, de 27 de julho de 2010, a organização como um todo poderá perder a certificação, caso não sejam implementadas as ações corretivas propostas Certificação da Qualidade no Processo de Reprodução Gráfica A auditoria de certificação deve ocorrer em uma fase, mas pode ser antecedida pela pré auditoria.

12 12 de Pré auditoria: A pré auditoria tem como objetivo verificar qual o grau de maturidade da organização em atendimento aos requisitos da ABNT NBR Esta avaliação irá permitir que a organização determine se está preparada para o processo de certificação, por meio de uma análise inicial dos principais requisitos da Norma Auditoria O objetivo da auditoria é constatar a implantação dos requisitos descritos na ABNT NBR :2011, verificando se a gráfica é capaz de produzir impressos a partir de dados de arquivos digitais normalizados, que simule condições de impressão pública e aceita mundialmente dentro das tolerâncias especificadas. Durante a auditoria serão verificados todos os itens pertinentes da ABNT NBR , utilizando se o check list de auditoria FE_33: Check list de auditoria ABNT NBR , onde serão verificados: Avaliação das áreas de avaliação de cor das provas físicas ou virtuais ou impressos; Avaliação de arquivos PDF/X 1a no fluxo de trabalho; Avaliação de prova virtual; Avaliação de prova física; Avaliação de impressão. O dimensionamento da auditoria para a certificação da Qualidade no Processo de Reprodução Gráfica está descrita na ISGC_16: Dimensionamento da auditoria de Reprodução Gráfica. O Coordenador de Certificação define a equipe auditora, com base nas competências necessárias (ISGC_03). O auditor líder elabora o plano de auditoria (FE_02) com base nas informações enviadas pelo cliente e envia ao Coordenador de Certificação que encaminhará à organização cliente. O Plano de auditoria pode ser readequado mediante quaisquer necessidades. Durante a auditoria, o auditor líder irá utilizar um check list com os requisitos da norma de referência, onde as evidências objetivas serão registradas. Ao término da auditoria, deve ser emitido pelo auditor líder um Relatório de Auditoria (REAU) com os resultados da auditoria, incluindo quaisquer observações ou não conformidades detectadas, as conclusões da auditoria e a recomendação em conceder ou não a certificação, assim como quaisquer condições. Este relatório deve ser encaminhado ao Coordenador de Certificação, assim como cópia do relatório de ação corretiva (RAC) quando aplicável e a lista de presença (início e término). O Coordenador de Certificação após conferência, encaminha uma cópia do Relatório de Auditoria (REAU) ao cliente e comunica o prazo para implementação das ações corretivas. A organização cliente deve enviar juntamente com o RAC preenchido as evidências para a resolução das não conformidades. Estas ações corretivas serão analisadas preferencialmente pelo auditor líder ou pelo Coordenador de Certificação, de forma que estas sejam consideradas pertinentes ou recusadas. Cabe ao Coordenador de Certificação gerenciar quaisquer conclusões da auditoria, assim como definir se será necessária a verificação da implementação das ações corretivas no cliente (auditoria extraordinária 6.9). Após, o Coordenador de Certificação deve reunir todos os documentos da auditoria e encaminhar ao grupo responsável pela aprovação. Tais documentos, devem incluir no mínimo:

13 13 de 16 e) os relatórios da auditoria; f) comentários sobre as não conformidades e, onde aplicável, a correção e ações corretivas tomadas pelo cliente; g) confirmação das informações fornecidas a ABTG Certificadora utilizada na análise crítica da solicitação; h) uma recomendação de conceder ou não a certificação, juntamente com quaisquer condições e observações. A decisão sobre a certificação é finalizada pelo Coordenador Técnico e pelo Coordenador de Certificação, sendo que deve ser utilizado como base na avaliação as constatações e conclusões de auditoria e/ou quaisquer outras informações pertinentes (como por exemplo, informações públicas, comentários feitos pelo cliente sobre o relatório de auditoria, entre outras) Auditoria de manutenção ou supervisão As auditorias de manutenção ou supervisão são auditorias no local, com o objetivo de monitorar regularmente a qualidade no processo de reprodução gráfica da organização cliente incluindo quaisquer mudanças. Estas auditorias adotam a mesma sistemática da auditoria inicial. As auditorias de supervisão serão realizadas no mínimo uma vez ao ano, sendo que a data da primeira auditoria de supervisão não poderá ultrapassar 12 meses a partir do último dia da auditoria inicial Recertificação A auditoria de recertificação é planejada e realizada para avaliar a continuação do atendimento aos requisitos da norma ABNT NBR Na detecção de não conformidades, as mesmas deverão ser resolvidas antes da recomendação da recertificação. As auditorias de recertificação tem como prazo para sua realização 3 anos Auditorias de extensão de escopo Conforme definido em Auditorias avisadas com pouca antecedência Conforme definido em Auditorias extraordinárias Conforme definido em Suspensão ou cancelamento da certificação Pelo caráter voluntário, a certificação pode ser suspensa, ou cancelada, a pedido do cliente, a qualquer momento. Caso o cliente, que obteve a certificação, cesse definitivamente seu empreendimento, deverá informar imediatamente a ABTG Certificadora que, por sua vez, alterará o status da empresa cliente para suspensa. A certificação pode ser suspensa ou cancelada pela ABTG Certificadora, caso a organização deixe de atender às condições que lhe deram origem e também não seja atendido qualquer dos requisitos da auditoria de certificação ou das auditorias de supervisão. Para a retomada da certificação, todas as não conformidades que deram origem à suspensão ou

14 14 de 16 cancelamento devem ser sanadas em prazo estabelecido pela ABTG Certificadora. O cancelamento da certificação, por solicitação da ABTG Certificadora ou do cliente, deve resultar na rescisão do contrato. A suspensão de uma certificação não deverá ultrapassar seis meses, sendo que a não resolução dos problemas que ocasionaram a suspensão resultará no cancelamento ou redução de escopo da certificação. Caso a empresa tenha sua certificação cancelada, a Coordenação de Certificação deverá alterar o status da empresa no site da ABTG Certificadora Redução de escopo Conforme definido em Certificação do Sistema de Segurança A auditoria de certificação deve ocorrer em uma fase, mas pode ser antecedida pela pré auditoria Pré auditoria: A pré auditoria tem como objetivo verificar qual o grau de maturidade da organização em atendimento aos requisitos da ABNT NBR Esta avaliação irá permitir que a organização determine se está preparada para o processo de certificação, por meio de uma análise inicial dos principais requisitos da Norma Auditoria O objetivo da auditoria é constatar a implantação dos requisitos descritos na ABNT NBR Nesta fase serão verificados todos os documentos necessários para o cumprimento dos requisitos do sistema de segurança, além da coleta de evidências in loco. O dimensionamento da auditoria para a certificação do Sistema de Segurança está descrita na ISGC_16: Dimensionamento da auditoria de Processos Gráficos. O Coordenador de Certificação define a equipe auditora, com base nas competências necessárias (ISGC_03). O auditor líder elabora o plano de auditoria (FE_02) com base nas informações enviadas pelo cliente e envia ao Coordenador de Certificação que encaminhará à organização cliente. O Plano de auditoria pode ser readequado mediante quaisquer necessidades. Durante a auditoria, o auditor líder irá utilizar um check list com os requisitos da norma de referência, onde as evidências objetivas serão registradas. Ao término da auditoria, deve ser emitido pelo auditor líder um Relatório de Auditoria (REAU) com os resultados da auditoria, incluindo quaisquer observações ou não conformidades detectadas, as conclusões da auditoria e a recomendação em conceder ou não a certificação, assim como quaisquer condições. Este relatório deve ser encaminhado ao Coordenador de Certificação, assim como cópia do relatório de ação corretiva (RAC) quando aplicável e a lista de presença (início e término). O Coordenador de Certificação, após conferência, encaminha uma cópia do Relatório de Auditoria (REAU) ao cliente e comunica o prazo para implementação das ações corretivas. A organização cliente deve enviar juntamente com o RAC

15 15 de 16 preenchido as evidências para a resolução das não conformidades. Estas ações corretivas serão analisadas preferencialmente pelo auditor líder ou pelo Coordenador de Certificação, de forma que estas sejam consideradas pertinentes ou recusadas. Cabe ao Coordenador de Certificação gerenciar quaisquer conclusões da auditoria, assim como definir se será necessária a verificação da implementação das ações corretivas no cliente (auditoria extraordinária 6.9). Após, o Coordenador de Certificação deve reunir todos os documentos da auditoria e encaminhar ao grupo responsável pela aprovação. Tais documentos, devem incluir no mínimo: i) os relatórios da auditoria; j) comentários sobre as não conformidades e, onde aplicável, a correção e ações corretivas tomadas pelo cliente; k) confirmação das informações fornecidas a ABTG Certificadora utilizada na análise crítica da solicitação; l) uma recomendação de conceder ou não a certificação, juntamente com quaisquer condições e observações. A decisão sobre a certificação é finalizada pelo Coordenador Técnico e pelo Coordenador de Certificação, sendo que deve ser utilizado como base na avaliação as constatações e conclusões de auditoria e/ou quaisquer outras informações pertinentes (como por exemplo, informações públicas, comentários feitos pelo cliente sobre o relatório de auditoria, entre outras) Auditoria de manutenção ou supervisão As auditorias de manutenção ou supervisão são auditorias no local, com o objetivo de monitorar regularmente a sistemática do sistema de segurança da organização cliente incluindo quaisquer mudanças. Estas auditorias adotam a mesma sistemática da auditoria inicial. As auditorias de supervisão serão realizadas no mínimo uma vez ao ano, sendo que a data da primeira auditoria de supervisão não poderá ultrapassar 12 meses a partir do último dia da auditoria inicial Recertificação A auditoria de recertificação é planejada e realizada para avaliar a continuação do atendimento aos requisitos da norma ABNT NBR Na detecção de não conformidades, as mesmas deverão ser resolvidas antes da recomendação da recertificação. As auditorias de recertificação tem como prazo para sua realização 5 anos Auditorias de extensão de escopo Conforme definido em Auditorias avisadas com pouca antecedência Conforme definido em Auditorias extraordinárias Conforme definido em Suspensão ou cancelamento da certificação Conforme definido em

16 16 de Redução de escopo Conforme definido em Divulgação de certificação A ABTG Certificadora divulga em seu site a relação de empresas certificadas, independente do tipo de certificação. Quaisquer alterações na situação das empresas certificadas, como cancelamento ou suspensão, serão atualizadas no site da ABTG Certificadora. 7. REVISÃO: Mês/Ano Descrição 00 04/2010 Elaboração do documento 01 02/2011 Item 3: Exclusão de documentos Item 6.3: Alteraração na sistemática de envio do contrato 02 03/2011 Alteração geral 03 06/2011 Alteração geral: inclusão de novas certificações 04 08/2011 Inclusão da sistemática da certificação do sistema de segurança 05 12/2011 Item 2: Inclusão da certificação do sistema de segurança Item 3: Inclusão da Norma ABNT NBR Item : Inclusão de porcentagem mínima de máteria prima de origem Item : Alteração na sistemática de decisão da certificação Cerflor 06 01/2012 Item 6.1: Alteração do endereço Item 6.4.2: Inclusão de orientações para o cliente 07 05/2012 geral Aprovado: Diretor Técnico Data: / _/ _

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