Manual de Utilização do OTRS ITSM [1.3]

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1 Manual de Utilização do OTRS ITSM [1.3]

2 ÍNDICE Manual de Utilização do OTRS ITSM [1.3]... 1 ÍNDICE... 2 ÍNDICE DE FIGURAS... 3 Prefácio Acesso ao OTRS ITSM... 5 Registo de Ticket Classificação do Ticket e Priorização... 6 Campos Adicionais do ITSM... 8 Gestão de Mudança no OTRS ITSM... 9 Atributos de uma Nova Gestão de Mudança Estados da Gestão de Mudança Interligar uma Mudança a um Pedido de Mudança Criação de um Pedido de Gestão de Mudança Criação de um Work Order Atributos de uma Work Order Tipos de Work Order Estados da Work Order Definição do Agente Responsável pela Work Order Salvar uma Work Order como Modelo Eliminar uma Work Order Gerar Tickets de Problemas a partir de Tickets de Incidentes Estatísticas no OTRS ITSM Gerar Estatísticas Customizadas no OTRS ITSM... 18

3 ÍNDICE DE FIGURAS Ilustração 1 Tipos de Eventos OTRS ITSM... 6 Ilustração 2 Selecção do Cliente... 6 Ilustração 3 Cliente Seleccionado + Estatísticas... 6 Ilustração 4 Histórico do cliente... 7 Ilustração 5 Visualização dos serviços do cliente... 7 Ilustração 6 Campos Adicionais ITSM ITIL... 8 Ilustração 7 Menu Additional ITSM Fields... 8 Ilustração 8 Diagrama de Gestão de Mudança... 9 Ilustração 9 Workflow do Change Management... 9 Ilustração 10 Estados da Gestão da Mudança Ilustração 11 Modelo de Interligação Mudança Pedido de Mudança Ilustração 12 Menu do Change Manager Ilustração 13 Formulário de Change Manager Ilustração 14 Visão geral do Pedido de Mudança solicitado Ilustração 15 Campos do Pedido de Mudança Ilustração 16 Estados da Work Order Ilustração 17 Estados de Transição da Work Order Ilustração 18 Listagem de Agentes para interligação com a Work Order Ilustração 19 Salvar Work Order como Modelo Ilustração 20 Erro ao eliminar uma work order citada como condição Ilustração 22 Botão Novo dentro do menu de estatísticas Ilustração 21 Visão Geral do Menu de Estatísticas Ilustração 23 Menu de Inserção de Estatísticas Customizadas Ilustração 24 Detalhe dos campos do menu de inserção de estatísticas customizadas Ilustração 25 Menu de Definição dos Atributos a Visualizar na Estatística Ilustração 26 Menu de Formatação dos Campos na Estatística Ilustração 27 Definição dos Atributos Finais da Estatística Ilustração 28 Visão Geral das Opções Seleccionadas para a Estatística Ilustração 29 Visualização da Estatística Criada no Menu de Estatísticas

4 4 Prefácio Este Manual surgiu com o intuito de detalhar e especificar os passos a seguir para a inserção de novos clientes na Base de Dados do OTRS ITSM e interligar o cliente a um serviço existente. O Manual terá um crescimento sustentável, sendo adicionado informação nova sempre que necessário; esta é a versão 1.2 do mesmo.

5 Acesso ao OTRS ITSM O OTRS ITSM é uma aplicação que pode ser acedida de qualquer parte desde que haja acesso a Internet e um navegador. O endereço para acesso é: utilize as credencias do Active Directory para acesso. 5

6 Registo de Ticket Classificação do Ticket e Priorização O OTRS ITSM OTRS ITSM é compatível com o ITIL, logo ao registar um ticket a seguinte informação pode ser associada a ele: Tipo de ticket (Incident Problem Problem Known Error Problem RfC) Serviço SLA Impacto Prioridade 6 Duma forma geral o tipo de evento a ser registado é logo diferenciado na criação do ticket no campo Tipo. Ilustração 1 Tipos de Eventos OTRS ITSM Após a selecção do tipo de ticket temos de escolher o cliente desejado, ao digitar as primeira letras do nome do cliente o OTRS faz uma busca automática na BD apresentando todos os clientes com nomes semelhantes e fornecerá a possibilidade de escolher o desejado. Ilustração 2 Selecção do Cliente Uma vez o cliente seleccionado, no lado direito no campo Informação de Cliente surgirá as estatísticas do cliente, apresentando quantos tickets o cliente já possui abertos. Abaixo da janela de abertura do ticket estará o histórico do cliente com o número de tickets abertos e os fechados. Ilustração 3 Cliente Seleccionado + Estatísticas

7 7 Ilustração 4 Histórico do cliente O OTRS ITSM, mapeia o cliente ao tipo de serviço que o mesmo possua, por exemplo, se o cliente ABC não possuir o serviço de Correio, não haverá maneiras de registar uma reclamação do mesmo relativamente a esse serviço, ou seja, ao seleccionar o cliente no campo Serviços somente aparecerão os que o cliente realmente possui. Ilustração 5 Visualização dos serviços do cliente O proprietário do ticket é o técnico a qual o ticket será alocado, como já acordado, na lista serão exibidos os departamentos, por exemplo, tratando-se de um problema de Internet VSat, na lista será seleccionada a lista do Departamento de Transmissão VSat, e não o nome de um técnico específico. Por enquanto não estaremos a trabalha com SLA, dessa forma existe um SLA predefinido (Norma) que servirá para todos os ticket criados. Após a descrição do problema do cliente, restarão apenas 3 campos possíveis de serem alterados, são eles: Próximo estado do ticket (Aberto Fechado Fechado com Sucesso) Impacto (Baixo Normal Alta) Anexo (envio de imagens da tela de possíveis erros) Com todas essas informações acima descritas preenchidas, podemos clicar no botão Criar para criação do ticket. Para visualizar o ticket, basta clicar na Queue relativa ao departamento a qual o ticket foi endereçado.

8 Campos Adicionais do ITSM Como previamente informado, o OTRS ITSM é compatível com o ITIL. As opções do ITIL podem ser utilizadas a partir do momento que o ticket é criado. Essas opções aparecem por cima do nome do ticket. Ilustração 6 Campos Adicionais ITSM ITIL Segue abaixo os campos e a sua descrição: 8 Bloquear permite bloquear o ticket enquanto aguarda algum detalhe para fechar, ou pretende que ninguém mais inteja no ticket a não ser o proprietário. (Atenção com essa opção, o que o proprietário bloquear NINGUÉM mais tem acesso) Histórico permite visualizar todas as alterações efectuadas ao ticket, desde o momento da sua criação, mudanças de proprietário, notas incluídas, etc. Imprimir Imprime o histórico do ticket no formato PDF para o ambiente de trabalho do computador. Prioridade permite alterar a prioridade do ticket, somente o proprietário do pode efectuar tal acção. Additional ITSM Fields ao clicar uma janela será aberta com várias opções que permitirão alterar vários campos do ticket criado (título tipo serviço SLA proprietário). Ligar permite interligar tickets, correlacionando problemas individuais com um em geral, exemplo, vários clientes reclamam estar sem Internet, e após o registo é detectado que a PT está down, ao criar o ticket da PT podem todos os outros serem relacionados a causa raiz. Proprietário altera somente o proprietário do ticket. Cliente altera somente o cliente a qual o ticket foi atribuído. Ilustração 7 Menu Additional ITSM Fields Juntar Interliga dois tickets do cliente, e permite notificar o cliente por . Decisão Nota Permitem a interacção virtual entre vários proprietários através de notas nos tickets, externas e internas. As internas somente são visíveis pela MSTelcom e as externas são visíveis também aos clientes. Pendência permite colocar o motivo pelo qual o ticket ainda não tenha sido fechado, exemplo, aguarda-se confirmação por parte do cliente. Fechar fecha o ticket

9 Gestão de Mudança no OTRS ITSM A implementação da Gestão da Mudança no OTRS ITSM, define uma Mudança como uma alteração da arquitectura de TI existente, como por exemplo a instalação de um novo Servidor de . Cada mudança tipicamente consiste em várias subtarefas, o OTRS ITSM permite a mudança de ilimitadas subtarefas definidas. Estas também são conhecidas como Work Orders. 9 Ilustração 8 Diagrama de Gestão de Mudança A implementação correcta e eficaz de uma Gestão de Mudança, incluindo todos os Work Orders necessários, deve seguir o Workflow abaixo: 1. Criação da Mudança 2. Criação das Work Orders necessárias 3. Definição das condições & acções 4. Execução da Mudança Ilustração 9 Workflow do Change Management

10 Atributos de uma Nova Gestão de Mudança Para criar uma nova Gestão de Mudança, os seguintes atributos devem ser inseridos: Atributo Campo Obrigatório Detalhes Título Sim Nome da mudança Descrição Não Descrição detalhada da mudança Justificação Não Explicação detalhada do porquê da mudança; exemplo (Qual a consequência caso a mudança não seja efectuada) Categoria Sim Defina o tipo e nível da mudança, exemplo (1 normal, etc) Impacto Sim Detalhe os efeitos e impactos que a mudança terá, exemplo ( 3 Alta) Prioridade Sim Defina a prioridade que a mudança terá, exemplo, (3 Alta, 3 Normal, etc) Estado Sim Aquando da criação da de uma mudança o estado é automaticamente atribuído. Ao alterar uma mudança já existente o estado poder ser definido manualmente. Data da Solicitação (cliente) Não Se necessário esse atributo pode ser customizado para apresentar a data de implementação acordada com o cliente. Anexo Não Activa a opção para adicionar anexos ao documento no acto da criação. Tabela 1 Atributos de um pedido de mudança 10

11 Estados da Gestão de Mudança O OTRS ITSM, possui já definidas os estados válidos que uma gestão de mudança deve possuir e os seus possíveis resultados. Mas esses são os estados da configuração inicial que podem ser alterados e customizados de acordo com as necessidades da empresa. 11 Ilustração 10 Estados da Gestão da Mudança Interligar uma Mudança a um Pedido de Mudança O sistema permite a interligação de uma mudança a um ticket (problema incidente), dessa forma a origem da mudança, pedido de mudança ou problema, podem ser facilmente identificados. Ilustração 11 Modelo de Interligação Mudança Pedido de Mudança

12 Criação de um Pedido de Gestão de Mudança A partir do Dashboard, clicar em Change Manager e logo a seguir clicar em Novo. Ilustração 12 Menu do Change Manager 12 O formulário de criação de mudança com os atributos já conhecidos por preencherem será aberto. Ilustração 13 Formulário de Change Manager

13 Após o preenchimento do pedido de mudança, clicar no botão Submeter. 13 Ilustração 14 Visão geral do Pedido de Mudança solicitado Campos do Pedido de Mudança Ilustração 15 Campos do Pedido de Mudança Voltar retorna ao menu de change manager Histórico mostra o histórico de alterações efectuadas no pedido aberto Imprimir imprime o pedido Editar edita o pedido já efectuado (alterações) Involved Persons altera adiciona o gestor do pedido e outros envolvido na mudança Add Worker interliga uma workorder ao pedido de mudança Conditions estados que o pedido pode possuir Ligar interliga o pedido de mudança a um ticket existente Template exemplo predefinidos pelo OTRS

14 Criação de um Work Order Aquando da criação de um pedido de mudança o sistema fornece a opção de Adicionar uma Work Order Add Work Order, o que possibilita um número ilimitado de Work Orders seja interligado a mudança. Atributos de uma Work Order Após a criação de um pedido de mudança, o mesmo serve como um contentor para a definição de sub tarefas (work orders), e essas Work Orders podem ser definidas pelo Gestor da Mudança. 14 Atributo Campo Obrigatório Detalhes Título Sim Nome do Work Order Instrução Sim Explicação detalhada do work order Tipo de Work Order Sim Definição do tipo de workorder, exe: Aprovação, PIR, etc Categoria Sim Definição do tipo de categoria Impacto Sim Definição do tipo de impacto Prioridade Sim Definição do impacto Estado Sim Ao criar uma work order o estado é automaticamente gerado, ao editar o estado pode ser alterado manualmente. Data da Solicitação (cliente) Não Data solicitada da mudança Anexo Não Anexos Tabela 2 Atributos de uma Work Order Para além dos atributos acima descritos, o Agente da Work Order pode incluir outros atributos através da opção relatório, que é explicado abaixo no capítulo Relatório de Agente de Work Order. Tipos de Work Order Aprovação Work Order Backout Decision PIR ( Post Implementation Review) Revisão Pós Instalação

15 Estados da Work Order O OTRS ITSM, possui já definidas os estados válidos que uma work order deve possuir e os seus possíveis resultados. Mas esses são os estados da configuração inicial que podem ser alterados e customizados de acordo com as necessidades da empresa. 15 Ilustração 16 Estados da Work Order Ilustração 17 Estados de Transição da Work Order

16 Definição do Agente Responsável pela Work Order Cada work order poder ser atribuída a um suposto agente, ou seja, a pessoa responsável por executar a mesma. Tenha em atenção que somente os agentes com permissão de escrita no grupo de Change Manager são listados. 16 Ilustração 18 Listagem de Agentes para interligação com a Work Order Salvar uma Work Order como Modelo Uma work order pode ser guardada como modelo para posterior utilização base em outras work orders. Ao criar uma uma work order a opção template deve ser activada antes do término da mesma, fornecer um nome e a mesma estará disponível como modelo da próxima vez que desejar criar uma work order. Ilustração 19 Salvar Work Order como Modelo Eliminar uma Work Order O agente com privilégios de administrador no grupo Change Builders pode eliminar uma work order, desde que a mesma não esteja citada em nenhuma mudança como condição. Ilustração 20 Erro ao eliminar uma work order citada como condição

17 Gerar Tickets de Problemas a partir de Tickets de Incidentes Para gerar um ticket de problema a partir de um ou mais incidentes, crie um novo ticket e o interligue aos incidentes relevantes ao ticket. Dessa forma os incidentes registados podem ser processados individualmente, podem ser fechados com várias opções e se necessário podem ser fechados com uma solução permanente. 17

18 Estatísticas no OTRS ITSM O OTRS ITSM possui um campo geral de estatísticas o qual possui estatísticas predefinidas pelo sistema. O sistema é totalmente customizável podendo o utilizador gerar estatísticas de qualquer objecto que assim desejar. A forma mais rápida de aceder ao menu de estatísticas é clicando no botão no principal. Dessa forma rapidamente poderá visualizar todas as estatísticas predefinidas do sistema. Tenha em atenção que isso é apenas uma demonstração, na realidade as estatísticas 18 Ilustração 21 Visão Geral do Menu de Estatísticas predefinidas são 3 páginas. Gerar Estatísticas Customizadas no OTRS ITSM Uma vez dentro do menu de visão geral de estatísticas clicar em Novo. Ilustração 22 Botão Novo dentro do menu de estatísticas

19 Surgira o menu de criação de estatísticas customizadas, com a detalhe de cada campo a preencher. 19 Ilustração 23 Menu de Inserção de Estatísticas Customizadas Detalhe dos Campos Ilustração 24 Detalhe dos campos do menu de inserção de estatísticas customizadas

20 Definição dos atributos que pretende visualizar na estatística 20 Ilustração 25 Menu de Definição dos Atributos a Visualizar na Estatística Definição da forma que deseja que os dados apareçam (ascendente/descendente) Ilustração 26 Menu de Formatação dos Campos na Estatística

21 Definição dos atributos finais, tenha atenção que após o campo Texto todas as opções são relativas ao Change Management. 21 Ilustração 27 Definição dos Atributos Finais da Estatística Após finalizar a criação da estatística customizada é lhe fornecido uma visão geral das opções escolhidas e a partir desse momento a estatística pode ser gerada. Tenha em atenção que a impressão padrão é no formato.pdf e estatística criada ficará listada na visão geral de estatísticas, para isso basta procurar pelo nome atribuído a mesma.

22 22 Ilustração 28 Visão Geral das Opções Seleccionadas para a Estatística Visualização da estatística customizada criada recentemente na lista de estatística no meu de visão geral de estatísticas. Ilustração 29 Visualização da Estatística Criada no Menu de Estatísticas

23 23

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