MUDANÇA ORGANIZACIONAL: UMA VISÃO ALÉM DA ESTRUTURA

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1 Revista Eletrônica da Faculdade Metodista Granbery - ISSN Curso de Administração - N. 6, JAN/JUN 2009 MUDANÇA ORGANIZACIONAL: UMA VISÃO ALÉM DA ESTRUTURA Vanessa Queiroz Teixeira* Leiliane de Abreu Silva* Aline de Paiva Costa* Eridelma Grillo da Silva Quintão* Karen Estefan Dutra ** Renata de Abreu e Silva*** RESUMO Diante das inovações do mundo, a mudança tem feito, parte do cotidiano das organizações. Para que uma empresa sobreviva no mercado, que por sinal esta cada dia mais exigente e competitivo, ela precisa acompanhá-lo para conseguir a satisfação do cliente. Para implementar uma mudança, é preciso que se tenha metas e objetivos claros, e sem dúvida a necessidade de mudar, sendo assim de acordo com as necessidades são elaborados processos, pelos quais a organização de uma forma geral tem que passar. A mudança passa por etapas que são importantes na organização, pois ajudam o pessoal a se adaptar de forma menos prejudicial ao seu estado psicológico. Palavras-Chaves: Mudança. Organização. Pessoas. Estrutura. Tecnologia ABSTRACT Faced with the innovations of the world, the change is part of organizations' day-life, since for a company survival, in such a competitive market, it is essential to follow it in order to get the customer satisfaction. To implement a change, it is necessary to have aims and explicit objectives, and undoubtedly, the necessity of change. Then, according to the company needs, essential procedures are taken. The stages of changes are important in the organization, because they help personal to adapt their psychological state in a less prejudicial way. Key-words: Change. Organization. People. Structure. Technology. * Graduandos do 3º. Período de Administração da Faculdade Vértice ** Professora Ms do curso de Administração Faculdade Vértice e GRANBERY *** Professora Esp. do curso de Administração Faculdade Vértice

2 INTRODUÇÃO Para as organizações atingirem seus objetivos e acompanharem o mercado competitivo é preciso que elas passem por mudanças, a fim de satisfazerem melhor seu cliente oferecendo-lhes serviços ou produtos de maior qualidade e menor custo. As organizações estão vivendo em plena era da mudança. Há mudanças tecnológicas, estruturais e sociais. Cada vez mais elas são valorizadas, e a estabilidade passa a ser vista como um malefício para as empresas. (MOTTA; VASCONCELOS 2006) Para que uma empresa consiga se manter ou até mesmo crescer no mercado, as mudanças vem como fator primordial. As empresas precisam perceber as necessidades de mudança e inseri-las em suas organizações, além de possuir metas e objetivos definidos. Confirmando Semler (1988, p.75): A cultura da empresa, seja ela democrática ou autocrática; progressista ou tradicional; séria ou mais ou menos é a sua personalidade. Da mesma maneira que não gostamos de pessoas com falta de personalidade, empresa sem perfil de cultura própria não sobrevive ao tempo. Uma vez que a mudança é vital para uma organização, é necessário que essa prepare adequadamente o seu pessoal, proporcionando-lhes confiança no ambiente de trabalho, transparência e envolvimento. Barker (apud LOBATO, 2000, p.15) aborda que visão sem ação não passa de um sonho. Ação sem visão é só um passatempo. Visão com ação pode mudar o mundo. Dessa forma, para mudar uma organização é necessário desenvolver metas para alcançar objetivos; surge então o Desenvolvimento Organizacional e suas etapas, que pelas quais são fundamentais para uma empresa estar a caminho de uma mudança. Não podendo ainda esquecer de um passo fundamental para a aplicação de uma mudança, as pessoas que envolvem a organização, pois geralmente elas reagem à mudança, por diversos motivos e como o principal, tem-se a insegurança. 2

3 1- A importância da mudança na organização Há algum tempo as organizações vêm passando por algumas alterações. As mudanças organizacionais são as que mais se destacam entre essas, sendo uma realidade do mundo atual, além de formar a base para criar soluções futuras e reduzir quedas na qualidade e na produtividade da empresa, com elas, as empresas ficam mais flexíveis e inovadoras, possibilitando maior integração com o ambiente externo. As mudanças afetam as organizações no ambiente, cultura, processos e nas pessoas. A partir do momento que a empresa traça suas metas e objetivos ela precisa elaborar seus planos de ação para alcançar o seu resultado. Na maioria das vezes esse processo é árduo, no qual se cria resistências e zonas de desconforto, causando impacto em toda a organização. Para isso há necessidade que se a conduza de forma transparente e clara, passando informações e ações para que as pessoas possam sentir-se dentro do processo e entenderem os motivos das mudanças. mudança. Para Chiavenato (2002, p.185), adaptação, renovação e revitalização significam Já Certo (2003) diz que a mudança organizacional é o método de alterar a organização com o objetivo de obter mais eficiência. Essas alterações envolvem a estrutura da empresa e afetam principalmente os níveis de maior autoridade. Assim percebe-se então que as mudanças estão cada vez mais frequentes na vida das organizações e consequentemente nas pessoas que a compõe. Contudo, a mudança deve ter metas e objetivos claros, para que o pessoal não a interprete de forma incorreta. Completando, Chiavenato (2004) diz que a organização depende da maneira como ela se relaciona com o meio, e então surge a necessidade de ser estruturada e dinamizada em função da qualidade e diferenciação do meio em que atua. O processo de mudança ocorre em um campo dinâmico de forças que atuam em dois sentidos. De um lado, existem forças positivas que agem como apoio e suporte à mudança, e, de outro, forças negativas que agem como oposição, ou seja, resistência à mudança. (CHIAVENATO, 2004). 3

4 Se as forças positivas superam as forças negativas, ocorre êxito na tentativa de mudança. Entretanto se as forças negativas forem superiores às forças positivas, não ocorre a tentativa de mudança, o que ocasiona o prevalecimento da velha situação. A mudança só ocorre quando há aumento nas forças de apoio e suporte ou quando são reduzidas as forças de resistência e oposição. Ambas devem ser afetadas. A idéia é incentivar a mudança a ser aceita e integrá-la às novas práticas da organização. Figura 1- O campo de forças que atuam no processo de mudança. Fonte: Chiavenato (2004, p.299) Pode-se concluir que para as forças positivas superarem as forças negativas é necessário que o agente de mudança consiga passar qual é o objetivo e metas a serem alcançadas pela empresa, para que o seu pessoal possa aderir à mudança com maior segurança. Dentro de um modelo organizacional existem diversos tipos de mudança que para Certo (2003) podem ser classificadas em três tipos: Tecnológicas, Estruturais e Humanas. Esses três tipos de mudança correspondem aos três principais tipos de determinantes da eficiência da empresa, como está ilustrado na figura a seguir: 4

5 Figura 2 - Determinação da eficiência de uma empresa pela relação entre os fatores humanos, tecnológicos e estruturais. Fonte: Certo (2003, p.269) Afirmando o conceito da mudança tecnológica a empresa tem a necessidade de acompanhar a evolução da tecnologia, sendo essa a maneira de manter-se sobrevivente e alcançar seus objetivos maximizando seus lucros, e se dedicando cada vez mais ao cliente. A mudança estrutural enfatiza o aumento da eficiência da empresa, para isso é necessário que haja algumas modificações na estrutura já existente. Como por exemplo, a descentralização dos níveis hierárquicos para que tenha maior agilidade na comunicação entre os setores. Como há também a necessidade de definição de tarefas, para que cada departamento se especialize na realização do seu trabalho. Já mudança humana está intimamente ligada ao comportamento das pessoas dentro da organização através da aquisição de cursos para treinamento e conhecimento humano, pois o ser humano influencia de forma direta dentro das organizações e esse estando de acordo com a empresa pode trazer muito mais benefícios do que ela espera. 2- Desenvolvimento Organizacional e suas características O Desenvolvimento Organizacional é uma mudança organizacional planejada. Segundo French e Beel (apud CHIAVENATO, 2004, p.380): 5

6 O DO é como esforço de longo prazo apoiado por alta direção, no sentido de melhorar os processos de resolução de problemas e resolução de renovação organizacional através de um eficaz e colaborativo diagnóstico e administração da cultura organizacional com ênfase especial nas equipes formais de trabalho, equipes temporárias e cultura intergrupal com a assistência de um consultor facilitador e a utilização da teoria e tecnologia das ciências comportamentais, incluindo ação e pesquisa. O Desenvolvimento Organizacional tem como objetivo (CURY, 2005, p.45) mudar a organização considerando o meio social em que ela evoluiu e com o qual mantém suas relações de interdependência. Ainda ressaltando o Desenvolvimento Organizacional não envolve mudança apenas das pessoas, mas também da natureza e da qualidade de suas relações no trabalho, gerando, assim, mudanças sociais. Chiavenato (2004) define o Desenvolvimento Organizacional com as seguintes características: Focalização na organização como um todo: Para que exista mudança é necessário o envolvimento de toda a equipe de forma a solucionar problemas e expor novas idéias. Orientação sistêmica: é a interação dos setores onde as pessoas estão envolvidas para a realização de suas tarefas de maneira eficaz. Agente de mudança: são as pessoas que são capazes de identificar as necessidades de mudança, sendo elas também responsáveis pelo papel de estimular, orientar e coordenar a mudança em uma organização. Solução de problemas: colocar em prática a solução através de pesquisa, diagnóstico e com planos de ação necessários para resolvê-los. Aprendizagem experiencial: as pessoas adquirem o aprendizado para solucionar problemas por meios de experiências desenvolvidas com o treinamento diário em seus ambientes de trabalho. Processo de desenvolvimento de equipes: tem como objetivo fundamentar e de implementar equipes de trabalho com propostas de criar ambientes de interação e cooperação onde todos os participantes da equipe são capazes de conviver com as diferenças individuais. 6

7 Retroação: é uma forma de oferecer feedback as pessoas da organização, sendo possível obter um retorno da decisão tomada. Orientação contingencial: é um procedimento flexível onde os participantes podem apresentar as alternativas para uma melhor solução de problemas. Enfoque interativo: a maneira de chegar à mudança é baseada nas interações e comunicações de um todo. Segundo Hollis; Peter e Bennis (apud CARAVANTES; PANNO; KLOECNER, 2005, p.187) As características do DO podem ser assim descritas, uma exigência, quer interna quer externa, à organização, estimula uma resposta por parte de um agente externo para aplicar conhecimentos válidos a um sistema cliente. Em ultima análise estes passos levam a uma melhora nos rendimentos do sistema. Conclui-se, assim, que para que exista uma mudança dentro de uma organização, é necessário alterá-la interna e externamente, visando o melhor atendimento do cliente sem se esquecer da satisfação de seu pessoal, pois a estrutura de uma empresa é formada por pessoas, e essas precisam ser motivadas a agir de forma correta para alcançar os objetivos e metas estabelecidas pela organização. 3- Cultura Organizacional e suas funções A cultura organizacional envolve a empresa como um todo, sendo essa sua identidade, ou seja, a forma de como ela é vista tanto pelo ambiente externo quanto pelo ambiente interno. Além de ser uma peça fundamental dentro de uma empresa, pois compreende normas, regras, valores e atitudes das pessoas. Cada organização apresenta uma cultura única, que influencia direta ou indiretamente no comportamento, na motivação e na produtividade do trabalho das pessoas. Percebe-se então que são as atitudes da equipe que compõem a empresa que irão moldar como ela funciona, e essas pessoas são a base para o resultado que a organização deseja alcançar. A cultura organizacional é um conjunto de premissas que um grupo aprendeu a aceitar, como resultado da solução de problemas para a adaptação ao ambiente e de integração interna. Essas premissas funcionam suficientemente bem para serem consideradas válidas e podem ser ensinadas a novos integrantes como sendo a forma correta de perceber, pensar e sentir-se em relação a esses 7

8 problemas e adaptação externa e integração interna. (MAXIMINIANO, 2006 p.440) Já Certo (2003) define a cultura organizacional como um conjunto de valores e crenças que os membros têm a respeito da organização. O tipo de cultura organizacional presente na organização pode ser encontrado analisando-se a combinação da organização de símbolos de status, tradições, história e ambiente físico. Uma organização que conheça o sentido de todos esses fatores pode usá-los para desenvolver uma cultura organizacional que traga benefícios para a empresa. Para Maximiano (2006), a cultura organizacional define a maneira como os integrantes devem relacionar entre si e com o mundo, ou seja, a cultura envolve as pessoas da organização juntamente com o ambiente externo. Já para Schein (apud MOTTA, VASCONCELOS, 2006) a cultura organizacional é muito mais do que normas e valores de um setor específico no aspecto de que ela é o resultado final de repetidos êxitos e acertos e um processo contínuo de aquisição de certeza das coisas. A cultura organizacional não é estática e permanente, mas sofre alterações com o tempo, dependendo de condições internas ou externas. Certas organizações conseguem renovar constantemente sua cultura mantendo sua integridade e personalidade enquanto as outras permanecem com uma cultura amarrada a padrões antigos e já ultrapassados. Mudar apenas a estrutura organizacional não é suficiente para mudar uma organização. (CHIAVENATO, 2004, p.373) Por essa razão, Certo (2003, p.396) coloca que uma maneira de o relacionamento entre atitudes, valores e crenças afeta o comportamento das pessoas no local de trabalho. Valores e Crenças criam Atitudes que influenciam Comportamentos (ações e julgamentos). Figura 3 - Situação: com bases nas atitudes pessoais, crenças e valores básicos. Fonte: Certo (2003, p.396) 8

9 Percebe-se então que a cultura de uma empresa influencia diretamente nas atitudes e valores das pessoas que a compõe, refletindo assim no seu comportamento dentro da organização. Com isso, é nítido que toda empresa é influenciada pela cultura no momento de mudança. 4- A reação das pessoas mediante a implementação da mudança Com a necessidade das empresas acompanharem as inovações, essas obterão mais resultados se focalizarem no ser humano envolvido nas etapas do trabalho. Richard (apud LOBATO, 2000) diz que: as pessoas passam por momentos complicados, e é por esse motivo que as organizações tem enfrentado muitas dificuldades para conseguir implementar uma mudança, pois essa se trata mais do que uma aversão que se tem por uma nova tecnologia. Entretanto Araújo (2001) afirma que a mudança organizacional não envolve apenas o indivíduo e como esse realiza o seu trabalho, porém coloca seu trabalho no contexto organizacional e analisa esses com outras unidades ou com indivíduos de fora da organização. Segundo Chiavenato (2008), as pessoas formam uma organização ou fazem parte de alguma delas; como objetivo de que sua participação satisfaça algumas de suas necessidades. E para alcançar essas satisfações as pessoas fazem alguns investimentos pessoais com a esperança de que as satisfações de suas necessidades sejam superiores aos custos; como por exemplo: Oportunidade de crescimento: educação e carreira; Reconhecimento e recompensas: salariais e sociais; Liberdade e autonomia, entre outros. Já as organizações esperam de seu pessoal características como: Focalização no cliente; Melhoria e Desenvolvimento; Ética e responsabilidade; entre outros. Entende-se então que tanto a organização quanto seu pessoal procuram estar superando expectativas um do outro, de forma a atingir os seus objetivos. As organizações podem tentar mudar as atitudes, intenções e comportamentos, alterando as regras do local de trabalho, e assim mudando os fatores de trabalho, como remuneração, mudanças nos níveis hierárquicos e 9

10 horários de trabalho. Porém, a organização deve perceber que o comportamento dos funcionários é razoavelmente estável com o tempo, e aos poucos; ou seja, a mudança é lenta. Funcionários que trabalham com comprometimento e responsabilidade levam benefícios para a organização (CERTO 2003). Figura 4 - Relações de intercâmbio entre pessoas e organizações. Fonte: Chiavenato (2008, p. 97) A necessidade de mudança e a resistência à mesma estão inteiramente ligadas. A implementação de novos métodos na organização causam alguns problemas na empresa como, por exemplo, a resistência dos funcionários. A maior resistência do pessoal está ligada ao medo da não adaptação aos novos métodos estabelecidos dentro da organização, e perda do seu prestígio individual. Contudo Certo (2003) define alguns conceitos para diminuição da resistência à mudança. Evitar surpresas as mudanças devem ser comunicadas aos funcionários com antecedência para que esses possam se adaptar. Permitindo assim que o pessoal esteja mais preparado. Promover compreensão efetiva é indispensável mostrar ao seu pessoal, os pontos positivos que a mudança pode proporcionar tanto para empresa quanto para funcionários. Criar um ambiente próprio à mudança a motivação é um meio que as empresas utilizam para implementar a mudança diminuindo a resistência. Propor mudanças provisórias a empresa pode propor mudanças provisórias a seus funcionários, onde eles se adaptam sem se sentirem ameaçados. 10

11 Um exemplo da atualidade que está sendo visto é a crise econômica; e essa trouxe para as pessoas das organizações um outro tipo de crise: a de confiança; pois as pessoas têm vivido períodos de incertezas, mudanças constantes, demissões, corte de gastos entre muitos outros, e essas situações acabam por gerar insegurança para o funcionário, que leva isso ao comprometimento do seu trabalho diário. Com isso tanto os líderes quanto os funcionários precisam se adaptar à nova situação, cabendo aos líderes inspirar confiança no seu pessoal para gerar satisfação e união na equipe, além de estabelecer objetivos e metas, e auxiliar no cumprimento dos mesmos. Quando há confiança, as expectativas quanto ao comportamento futuro diminuem, e isso faz com que o risco de se relacionar com colegas de trabalho ou parceiros de negócios seja reduzido. A confiança é um mecanismo social que se relaciona a um conjunto de elementos da gestão principalmente motivação, satisfação e comprometimento dos empregados. (ZANINI apud MUSSAK, 2009, p.106) Os funcionários, para se destacarem durante a crise e fortalecerem sua carreira, devem procurar se adaptar a essa situação, pois as empresas buscam por profissionais eficientes e inovadores, e essa é a hora de mostrar suas habilidades, contudo é necessário seguir algumas atitudes como (OHL; AVEDIANI, 2009): Ampliar sua visão estratégica para obter resultados mais rápidos e precisos; Ser o mais flexível que puder, focando sempre em novos projetos e idéias, do que em rotina; Apresentar suas realizações com clareza e objetividade; Colocar-se à disposição para assumir diferentes tipos de tarefas. Com isso pode-se concluir o porquê de as organizações buscarem pessoas competentes que procuram a cada dia o crescimento pessoal e o da organização onde atua; ou seja, pessoas empreendedoras que conseguem se sobressair diante de situações complexas. CONCLUSÃO O mercado está evoluindo muito rápido, com o surgimento de novas tecnologias e concorrências e, ainda, com a exigência dos clientes, as organizações não podem ficar para trás, 11

12 elas necessitam cada dia mais de inovar para se manter no mercado competitivo. Mas essas, não podem se esquecer que precisam mudar sua estrutura, que é formada por seus funcionários, mas nunca sua personalidade. A personalidade de uma empresa é fundamental e pode-se compará-la a um espelho, pois as pessoas enxergam o que ela reflete. Para mudar toda e qualquer organização, é necessário que ela enxergue a necessidade de mudar, para que possa sobreviver ao mercado competitivo. Um agente de mudança tem um papel muito importante dentro de uma organização, ele é responsável pela percepção e implementação da mudança dentro da empresa, e precisa ainda ter consciência de que a mudança realmente irá trazer benefícios à mesma. Pois essa envolve o ambiente externo e interno, sendo que, no ambiente interno as pessoas precisam ser vistas de uma forma especial, são elas que irão modificar suas tarefas diárias, para que a empresa possa alcançar a eficácia. Podendo, assim, atender a todas as necessidades de seus clientes. As mudanças devem ocorrer de forma que todo o pessoal da empresa consiga perceber ou pelo menos entender a finalidade de tal mudança, e para que isso possa acontecer é preciso que a empresa deixe livre espaço para questionamentos de seu pessoal. Isso possibilitará até mesmo ajudá-los a adquirir mais segurança no trabalho mediante a mudança, que a princípio é um impacto para as pessoas e consequentemente irá criar inúmeras barreiras para que essa não aconteça. Dessa forma, a insegurança impede que as pessoas enxerguem de forma geral passando então a só enxergar a si próprio. Para mudar, uma organização precisa de novas formas de pensar, perceber e desempenhar seu trabalho. Geralmente a mudança consiste numa reorganização fundamental ou drástica no trabalho, na missão, visão, gerenciamento de processos, tecnologia e estratégia empresarial. Portanto, pode-se ver a mudança como um desafio que deve ser bem trabalhado pelas organizações, pois apesar de trazer inúmeros benefícios à empresa e ao ambiente externo, além de ser um dos principais fatores de sucesso dos projetos no âmbito de negócios, as pessoas ainda possuem receio de mudar. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARAÚJO; Luis César g. de. Organização, Sistemas e Métodos: e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas,

13 CARAVANTES; Geraldo R. PANNO; Cláudia C. KLOECKNER, Mônica C. Administração Teoria e Processos. São Paulo: Pearson, CHIAVENATO; Idalberto. Teoria Geral da Administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, Vol. II. ; Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7 ed. Rio de Janeiro: Campus, ; Idalberto. Recursos humanos: o capital humano das organizações. 8 ed. São Paulo: Atlas, CERTO; Samuel C. Administração Moderna. 9 ed. São Paulo: Pearson, CURY; Antônio. Organização e Métodos: uma visão holística. 8 ed. São Paulo: Atlas, LOBATO; David Menezes. Administração Estratégica: uma visão orientada para a busca de vantagens competitivas. Rio de Janeiro: Editoração Ed. Ltda, MAXIMIANO; Antonio César Amaru. Teoria geral da Administração: da revolução urbana à revolução Digital. 6 ed. São Paulo: Atlas, MOTTA; Fernando C. Prestes, VASCONCELOS; Izabella F. Gouveia de. Teoria geral da administração. 3 ed. São Paulo: Thomson, MUSSAK; Eugênio. Gestão e confiança. Revista você S/A. São Paulo, ano12, n.2, Ed.128, p.106, fev OHL, Murilo; AVEDIANI, Renata. 56 atitudes para fortalecer sua carreira. Revista você S/A. São Paulo, ano12, n.2, Ed.128, p.33-43, fev SEMLER; Ricardo. Virando a própria mesa: uma história de sucesso empresarial made in Brasil. 51. São Paulo: Best Seller,

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