Ata de Reunião de Diretoria. - Fernando Forjaz - Presidente

Transcrição

1 Ata de Reunião de Diretoria 22/5/2015 Empresas presentes. Formeq Rental - Fernando Forjaz - Presidente Trimak - Armando Nassiff - Diretor Tesoureiro Locatec - Ronaldo Max Ertel - Diretor de Balancins Mecan Renato Caetano- Diretor Estruturas Tubulares Kaisen - Sr.Sidnei Xavier- Diretor Regional Sorocaba CPL Locação - Paulo Chiomento - Diretor Distrital Multifoco - Marot Gandofi- Imprensa 1-Foi apresentado o Relatório Gerencial do mês de abril de 2015, contendo todas as entradas e saídas do mês de abril. Valor da receita R$ ,33 Valor da despesa R$ ,12 Saldo R$ ,19 2-Demissão do Sr Adalberto Conforme é de conhecimento de todos os associados, o Sr Adalberto foi demitido por justa causa, devido ter cometido desvios de valores, utilização da Alec para a compra de passagens aéreas. O Depto Juridico da ALEC está dando andamento na instauração de um Inquérito Policial. Conforme levantamento prévio foram desviados os seguintes valores: 2012 R$ ,00,, 2013 R$ ,00, 2014 R$ ,68, e em 2015 R$ ,00 Valor total aproximado R$ ,00 2-Atas de Registro das Eleições de 2010/2011 e 2012/2013 Conforme levantamento realizado, constatamos que estas Atas não foram registradas em Cartório pelo ex funcionário, estando as mesmas no arquivo da Alec.

2 O Sr Luciano ( Contador) solicitou três vias destas Atas para a atualização dos registros.na verificação feita, foram encontradas duas vias destes documentos. A Sra Miriam foi orientada à tirar cópias autenticadas e enviar para a LMF Contábil par aas devidas providencias de registro. 3-Sindileq A documentação foi entregue no Terceiro Cartório e foi marcada a data de 26/5 para que o nosso Contador Sr Luciano da LMF compareça.nesta data teremos uma resposta se a documentação está em ordem e devidamente registrada. 4-Feloc Nesta edição tivemos o comparecimento d e496 pessoas. A metade do ano anterior. Uma das reclamações realizadas pelos fabricantes foi o local escolhido que por ser um Hotel de Luxo, acabou espantando os locadores. Não houve apoio dos locadores do interior do Estado de São Paulo. O Hotel Tauá foi escolhido por ser um lugar que tem plenas condições e área para a realização do evento. O excesso de palestras do Alugar Brasil e Workshop também foi uma das reclamações. Decisões tomadas na reunião. O próximo evento será realizado na capital. Voltaremos ao formato original direcionando o evento somente para os Locadores. Construtoras não serão convidadas. Resultado Financeiro. Receita total R$ ,00 Despesa total R$ ,00 Saldo R$ ,00 5-Alugar Santos. O evento será realizado no próximo dia 27/5 na Associação dos Engenheiros e Arquitetos de Santos de Santos Na parte da manhã teremos o evento Alugar Regional destinado ás locadoras da Baixada Santista.No período da tarde teremos o Workshop para Mestres de Obras com a realização de palestras para o aumento da capacitação destes profissionais.

3 O convite está anexo Em função do baixo numero de confirmações das locadoras da região ao evento foi proposto que as locadoras que forem participar e realizar palestras poderão distribuir seus catálogos no Kit Alec. Este atrativo deverá melhorar o fluxo de participantes ao evento. Uma carta explicativa desta promoção será enviada na segunda feira dia Alugar Sorocaba. O Sr Sidney da Kaisen Locadora, reclamou da pouca atenção que está sendo dada pela Alec na região. Citou inclusive o fato da ALEC não ter colocado nenhuma informação no Rental News. Este foi um erro inadmissível que foi cometido.o Depto de Marketing foi orientado á fazer a publicação do evento na próxima edição e colocar no Portal Alec. A reclamação foi aceita pelos presentes e o Sr Sidnei ficou de enviar sugestões para que a Alec possa fazer um planejamento de visitas ás locadoras da região, acompanhada pelo Sr Sidney. Um relatório com o resultado do Alugar Sorocaba será providenciado. 7-Realizações da ALEC. Ficou claro que muitos locadores associados, não conhecem as conquistas da Alec e por isso não dão a devida atenção à entidade. Deveremos preparar um material para divulgar as conquistas como a revisão do texto da NR 18 para as Plataformas Aéreas e para os Elevadores. Ontem a Alec recebeu o novo texto na Norma de Elevadores, onde a Diretoria da Alec teve participação ativa. O Depto de Marketing deverá contatar todas as empresas de locação de elevadores não associadas que participaram das reuniões, para que se associem-se a ALEC. 8-Portal ALEC O Depto de Marketing deverá providenciar um Manual de Navegação no novo Portal para facilitar o acesso ás informações. Foi sugerido que no Portal exista um espaço randômico para noticias da Alec sejam veiculadas.

4 O Depto de Marketing deverá dar uma atenção maior na comunicação dos eventos realizados pela ALEC. Não estamos explorando os cursos realizados e outros eventos. 9-Aluguel da Sede para Cursos. A taxa de R$ 500,00 que é cobrada pela ALEC para o uso do Auditório, tem como objetivo pagar as despesas com agua, café e com o estacionamento utilizado para estes eventos. Ficou definido em reunião que as empresas que tiverem a necessidade de utilizar o Auditório por dois dias, terão um desconto de 20% no valor. As despesas com o almoço dos participantes serão pagas por cada empresa, estando a ALEC isenta desta despesa. Os Fabricantes que estiverem realizando cursos, poderão oferecer lanches ou almoço aos participantes. 10-Corte de Despesas. Em função da necessidade de corte de despesas, foram tomadas as seguintes medidas. Motoboy. A empresa foi substituída por uma de menor custo. Internet móvel.foram cancelados os três modens. Economia mensal R$ 252,00 Telefones Celulares.O numero do ex funcionário foi cancelado, bem como foi feita uma adequação no pacote de serviços. 11-Veiculo da ALEC Foi implantada uma Planilha de Controle da utilização do veículo. Combustivel, Km percorrido, etc. Com a demissão do ex funcionário ocorreu uma queda na despesa mensal do Sem Parar de aproximadamente R$ 500,00.Isto demonstra que a utilização era inadequada. 12-Atividades da Equipe. Foram apresentados as atividades desenvolvidas por cada colaborador para que todas associados possam conhecer o que cada um realiza. Ficou comprovado que todos os controles ficavam em poder do Ex funcionário.

5 13-Reaparelhamento da ALEC O problema que ocorreu foi localizado no Depto Financeiro.Ficou decidido que teremos um reforço de pessoal para poder cuidar de todas as tarefas e melhorar o desempenho da ALEC. Uma assistente será contratada para trabalhar junto com a Miriam dando suporte à ela. A Ellen foi promovida e ficará responsável pela organização dos arquivos e correspondências da Diretoria. Organização do arquivo: Pasta 1. Atas de reuniões 1014/2015, Colocar as cartas de convicação, listas de presença e rascunho das Atas.. Pasta 2. Idem 2013/2012 Pasta 3. Gestões anteriores. Pasta 4 Documentos Sindileq.Colocar junto o contrato de locação. Pasta 5. Analoc. Juntar os respectivos documentos. Pasta 6.Policia Militar. Pasta 7.Relatórios de Despesas de Viagens Pasta 8.Evento Feloc. Contratos, Demonstrativos de Pagamentos. Pasta 9.Evento Alugar Sorocaba Relação de participantes, Relação de convites enviados, Demonstrativo do resultado. Pasta 10. Evento Alugar Santos: Idem Pasta 11 Trabalho e Vida. Colocar os acordos de participação realizados. Pasta 12. Atas do CPR-SP Pasta 13.Sinduscon. Colocar a cópia do Contrato de Parceria. Pasta 14.Calendário de Cursos programados e Lista de Participantes de cada um. Pasta 15.Estacionamento.Documentos do Convenio. Pasta 16.Atividades da Equipe. Colocar aqui a relação das atividades de cada colaborador(a) Pasta 17. Financeiro. Devemos nomear as pastas de acordo com os assuntos do Contas à Pagar e Receber. Pasta 18.Relação de Inadimplentes

6 Pasta 19. Relação das Contribuições recebidas. Pasta 20.Relação dos Associados Locadores. Dados completos, Pasta 21. Relaçaõ de Fabricantes Associados. Dados completos Pasta 22. Portal Alec. Colocar a cópia dos contratos com a Mediatre e Domini. Pasta 22.Informatica. Colocar o contrato que temos com o André. Pasta 23.Juridico. Colocar o contratro com a Palma d enatale. Pasta 24.Contabilidade. Idem. Pasta 25.Segurança. Colocar o contrato com a Ecosena( Ainda não foi assinado) Pasta 26. Contrato Multifoco. Idem. Pasta 27. Impostos. Pasta 28. Contrato Dr Elton- Sindileq. Pasta 29.Contrato J Negrão Advogados. Pasta 30. Contrato Vivo. Pasta 31. Contrato Net. Pasta 32.Contrato de Convenio Médico. Pasta 33.Controle de Vale Transporte. Pasta 34.Controle de Vale Refeição. Pasta 35. Controle do Veiculo da ALEC. Combustivel + Pedagios + Manutenção. Ficou definido que nenhum documento deve ficar guardado em gavetas e sim no Arquivo. Fernando Forjaz 22/5/2015

7 PARTICIPANTES DA REUNIÃO -Sr. Fernando Forjaz- Presidente -Sr.Armando Nassif-Diretor Tesoureiro -Sr.Ronaldo Ertel- Diretor de Balancis -Sr. Renato Caetano Nunes-Diretor Estruturas Tubulares -Sr.Sidnei Xavier- Diretor Regional Sorocaba -Sr.Paulo Chiomento- Diretor Distrital Srª - Marot Gandofi- Imprensa