Philae O Templo da Mulher. Φιλαι. Sistema de Relacionamento Estúdios Fotográficos. Manual da Versão Trial

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1 Philae O Templo da Mulher Φιλαι Sistema de Relacionamento Estúdios Fotográficos Manual da Versão Trial Versão Junho/2007

2 Philae Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos - Versão Índice Pág. 1 - Apresentação do Sistema 1 2 Primeira tela do Sistema 2 3 Cadastro dos produtos e serviços 3 4 Agendamento e recepção Procurando a cliente/modelo Cadastrar uma nova cliente, ou alterar seus dados O histórico do cliente Cadastrar novo modelo, ou alterar seus dados O histórico do modelo Fazendo Follow up 27 5 Agendamento A agenda 29 6 Atendimento Recepção do cliente/modelo Iniciando o atendimento Código e senha do operador Definindo o cliente Definindo o modelo Como chegou ao estúdio? Recepção e sessão fotográfica Impressão do verso do Regulamento Atendimento Final junto a vendedora e impressão do contrato Avaliação do seu Estúdio pelo cliente/modelo Registrando o resultado final do atendimento Colocando em produção os serviços adquiridos Pedido ao laboratório Impressão do Pedido ao laboratório Dados complementares Como definir a forma de pagamento 62 Manual Versão Trial i

3 1. Apresentação do Sistema Sistema Philae foi concebido para atender as necessidades do seu Estúdio Fotográfico, desde o primeiro contato com o Cliente até o entrega do(s) Serviço(s) contratado(s). Você está executando uma versão de avaliação, onde os recursos do sistema são limitados, porém permitem a execução de cadastro de clientes, modelos e produtos, além de realização de um atendimento completo. Esse manual mostra passo a passo como realizar as operações acima citadas. Antes de utilizar esse manual, a versão de avaliação do Sistema Philae deve estar instalada no seu computador (ver manual de instalação). Manual Versão Trial 1

4 2. Primeira tela do sistema Ao abrimos o sistema a tela de Identificação do Usuário é apresentada. Escolha o usuário ADMINISTRADOR e coloque a senha , pressionado o botão Continue. Escolha o nível de usuário que irá utilizar o Sistema. A senha inicial é , para todos os níveis. Manual Versão Trial 2

5 3. Cadastro dos Produtos e Serviços Menu: Gerenciamento->Produtos e Serviços->Produtos/Serviços Próximo passo é cadastrar os produtos e serviços que o seu estúdio oferece, incluindo seus valores. A versão de avaliação vem com um serviço cadastrado, chamado CORTESIA, código 101 e valor 0,00 (zero). Importante: O Sistema permite duas formas de comercialização, pelo valor em Real e/ou pelo valor em Bônus (Ver exemplo abaixo). Fig. 2.6.a Janela de Visualização dos Produtos Importante: Ao abrir a tela: não aparecerá nenhum produto, se você deseja visualizar todos os produtos, altere a Classificação para Código, e no campo Procurar digite 0 (zero). Observe também o Filtro: selecione Ambos, para visualizar todos os produtos e serviços. (Ver setas acima) Manual Versão Trial 3

6 Os botões da Tela de Visualização Utilize o botão Detalhes para ver as informações do produto selecionado. botão Novo permite cadastrar novo produto/serviço, os código são gerados automaticamente de forma seqüencial. botão Editar permite alterar os dados de um produto/serviço já cadastrado. botão Excluir exclui o produto/serviço selecionado. Busca de Produtos: como fazer? Busca por Descrição: (observe sempre a seleção do Filtro) a.1) Selecione Classificação por Descrição. a.2) Digite no Campo Procurar a descrição desejada, no exemplo CD e pressione Enter. A janela apresentará todos os Produtos e Serviços que iniciem pelas letras CD. a.3) Digite %SE, o sistema mostrará todos os Produtos e Serviços que contenham SE na sua descrição. Manual Versão Trial 4

7 Busca por Grupo: (observe sempre a seleção do Filtro) a.1) Selecione Classificação por Grupo. a.2) Digite no Campo Procurar Código do Grupo, no exemplo 101 e pressione Enter. A janela apresentará todos os Produtos e Serviços que pertencem ao grupo digitado. Busca por Código: (observe sempre a seleção do Filtro) a.1) Selecione Classificação por Código. a.2) Digite no Campo Procurar Código do Produto, no exemplo 0 e pressione Enter. A janela apresentará todos os Produtos e Serviços cujo Código é igual ou superior ao digitado. Obs.: Digitando-se 0 (zero), poderemos ver toda a tabela de Produtos e Serviços cadastrados, sendo a melhor opção na manutenção dos dados. Manual Versão Trial 5

8 As Informações do Cadastro Abaixo a Tela de Cadastramento/Edição/Detalhes, especificando cada campo a ser preenchido. Utilize o botão Salvar para aceitar os dados; e Abandonar para sair sem modificá-los. Manual Versão Trial 6

9 Campo Descrição Código Numeração Automática, iniciando pelo número Não é necessário preencher. Grupo Digite o Código do Grupo, ou selecione abrindo os nomes dos Grupos (ver seta na figura acima). Descrição Valor Real Valor Pontos Status Unidade Obs. Bônus Cliente Bônus Colaborador Data Cadastro Data Atualização Preencher com um texto que identifique o Produto ou Serviço. Esse texto será utilizado no Atendimento, e em relatórios. Digite o valor em reais, do produto ou serviço. Se for cortesia coloque Zero no valor. Se o Produto ou Serviço puder ser adquirido através de Bônus (pontuação), preencha o valor de pontos a serem trocados (pelo produto/serviço). Se não for comercializado através de bônus, digite Zero. Digite A para ativo, e I para Inativo. Quando inativo, o Produto/Serviço não aparecerá nos Atendimentos. Preencher com o unidade de comercialização, exemplo: pct (pacote), pc (peça), und (unidade), etc. Texto livre para registrar qualquer comentário complementar. Selecione SIM se ao comprar esse produto/serviço o cliente/modelo farão jus a uma bonificação. A bonificação será definida no momento do atendimento. Se for selecionado NÃO, não será permitido bonificar o cliente/modelo no atendimento. Idem ao acima exposto, porém bonificando o colaborador, ou seja, aquele que indicou o cliente/modelo. Automático, preenchido com a data em que o cadastro é feito. Automático, preenchido com a data da última alteração dos dados. Manual Versão Trial 7

10 Histórico do Produto/Serviço Histórico para registro de comentários, tais como quando foi lançado, mudanças introduzida, etc. Atendimentos relação de atendimentos que envolveram esse produto/serviço. Manual Versão Trial 8

11 4. Agendamento e recepção Menu: Atendimento->Recepção/Agendamento Essa é a principal interface entre o operador e o Sistema Philae. Assim sendo, apresentaremos a imagem da tela completa, e durante a explicação iremos utilizar imagens parciais. 1a. Tela: Cliente/modelo (cor azul) Manual Versão Trial 9

12 2a. Tela: Atendimento (cor laranja) Manual Versão Trial 10

13 3a. Tela: Agenda (cor verde) A versão de avaliação vem com uma agenda de 1 mês, com horários diários das 08:00h às 19:00h. Obs. Você poderá notar que a tela pisca a cada 20 segundos, isso se deve a função sincronizar, que é utilizada em operação multiusuários. Manual Versão Trial 11

14 4.1. Procurando a cliente/modelo (tela azul) Nessa fase iremos procurar a cliente/modelo no Sistema Philae, utilizando a busca por nome. Digitar no campo Procurar, o nome da cliente e pressionar <ENTER>. Exemplos de Procura (Digitando) CLIENTE CLIENTE%D %SOUZA DE%CAMAR Resultado O sistema apresentará todas as clientes e modelos que têm o nome iniciado por CLIENTE. Mostrará todas as clientes e modelos que têm o nome iniciado por CLIENTE e nos nomes seguintes possui a letra D. Retorna todas as clientes e modelos que têm SOUZA no nome. Retorna todas as clientes e modelos que têm nome iniciado por DE e contém CAMAR nas demais partes do nome. Obs.: O Sistema utiliza todos os nomes com LETRAS MAIÚSCULAS, e sem acentuação, ou seja, JOSÉ será gravado como JOSE, etc. Manual Versão Trial 12

15 Identificando a cliente Selecione a cliente (clique sobre o nome) na lista retornada pelo Sistema, acima da tabela serão mostrados os dados do cadastro selecionado, que podem ser utilizados para distinguir os homônimos. Sistema Philae mostrará o código da cliente, seu status, data de nascimento, idade (calculada até a presente data), data de follow up, endereço e telefones. Manual Versão Trial 13

16 Identificando a modelo Da mesma forma, ao selecionar a modelo (clicando sobre o nome), seus dados serão apresentados acima da tabela correspondente, e os dados da cliente que a apresentou, serão apresentados ao lado, (acima da tabela de cliente). Manual Versão Trial 14

17 4.2. Cadastrar uma nova cliente, ou alterar os dados de uma cliente já cadastrada (tela azul) Acima da tabela de clientes, temos os botões: Detalhes, Histórico, Novo e Editar. Botão Detalhes Editar Novo Histórico Função Apresenta os dados cadastrais da cliente selecionada (no exemplo: CLIENTE DE DEMONSTRACAO), para consulta. Idem acima, porém permite a alteração dos dados cadastrais. Cadastrar clientes novas (que ainda não estão no Sistema Philae). Histórico da cliente, fundamental durante o atendimento, e nos contatos telefônicos. Manual Versão Trial 15

18 Informações cadastrais da cliente A seguir apresentamos os campos correspondentes: Importante: não é obrigatório o preenchimento de todos os dados, eles poderão ser completados posteriormente, quando da vinda da cliente ao estúdio. Campo Descrição Código Numeração automática, iniciando pelo número Não é necessário preencher. P. Jurídica Selecionar se a cliente é uma pessoa física, ou P. Física pessoa jurídica. Tipo Digitar o código, ou selecionar o tipo de cliente. Esse tópico é apresentado no Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema. Status Indicar se a cliente é ativa ou inativa. Follow up Preencher com a data em que está programado um novo contato com a cliente. Se não houver essa data, deixar em branco ou limpar (deletar) a data. Manual Versão Trial 16

19 Informações cadastrais da cliente (cont.) Nome, endereço, etc. CPF sexo CNPJ Depart. Telefones Obs. Data Cadastro Data Atualização Preencher cada campo com as informações correspondentes, sem acentuação, caso o operador acentue os dados, o Sistema Philae retirará os acentos automaticamente. Preencher somente para pessoas físicas. Preencher somente para pessoas jurídicas. Preencher conforme solicitado. Texto livre para registrar qualquer comentário complementar. Automático, preenchido com a data em que o cadastro é efetuado. Automático, preenchido com a data da última alteração dos dados. Quem Apresentou? Campo de preenchimento obrigatório: Selecione a origem: Direto chegou ao estúdio sem indicação. Convênio veio através de uma das empresas conveniadas. Tenha o código do convênio e do seu funcionário à mão para preencher este campo. Clube das Amigas veio com um cartão do Clube das Amigas, que normalmente já contém o código da quem a indicou. Outros quando não se aplicam os casos acima. Utilize o botão Salvar para gravar as informações; e o botão Abandonar para sair da tela sem salvar as informações. Manual Versão Trial 17

20 4.3. O Histórico da cliente (tela Azul) Essa é a principal tela de RELACIONAMENTO com a sua cliente, recomendamos lê-la antes ou durante um contato telefônico, ou quando sua cliente comparecer ao seu estúdio. Mantenha sempre atualizados seus contatos com as clientes para que qualquer pessoa da sua equipe, ao falar com a cliente saiba o que já foi tratado, acertado, etc. Iremos apresentar essa tela por partes: O Histórico Acompanhe os contatos que já teve com sua cliente, e preencha com uma breve descrição do contato de hoje. Utilize o campo follow up para determinar a data que deseja voltar a contatar a cliente, ou deixe-o em branco caso não haja necessidade de novo contato. Utilize o botão Salvar para gravar ou o botão Abandonar para sair sem gravar as informações acrescentadas. Manual Versão Trial 18

21 As modelos vinculadas Apresenta as modelos que foram cadastradas e vinculadas à cliente selecionada. Pode ser utilizado para localizar o nome dos filhos, quando só lembramos do nome da mãe, etc Os agendamentos Apresenta todos os agendamentos da cliente selecionada. Obs. Só serão apresentados os agendamentos não excluídos da agenda. Manual Versão Trial 19

22 Os atendimentos Apresenta a relação de todos os atendimentos que envolvem a cliente, a situação atual de cada um, e na tabela de baixo os itens que compõem o atendimento selecionado. Manual Versão Trial 20

23 Os lançamentos (posição financeira) Mostra a posição da cliente, com relação aos pagamentos realizados, pendentes e em atraso. valor a receber inclui todos os lançamentos em aberto, tanto os vencidos como os a vencer. filtro (quadro superior com 4 opções para escolher), permite visualizar cada situação separadamente As avaliações do estúdio fotográfico Vemos aqui as notas que a cliente selecionada, atribuiu a cada atendimento do estúdio fotográfico. Obs. Ver os tópicos na sessão Atendimento. Manual Versão Trial 21

24 Os bônus Aqui apresentamos a Conta Corrente de bônus da cliente selecionada. Os status que podem estar atribuídos aos bônus são: Em aberto ela recebeu os cartões do Clube das Amigas, mas ainda não houve retorno de uma amiga para uma sessão. Autorizado alguém com o cartão que ela deu já compareceu ao estúdio e efetuou uma compra! Está autorizado o resgate, porém a cliente ainda não o fez. Ela pode estar querendo acumular pontos para uma troca maior. Resgatado a cliente já trocou seus pontos por prêmios. Manual Versão Trial 22

25 4.4. Cadastrar uma nova modelo, ou alterar os dados de uma modelo já cadastrada (tela azul) IMPORTANTE: Se a cliente for a própria modelo, NÃO é necessário cadastrá-la como modelo. Acima da tabela de modelos, temos os botões: Detalhes, Histórico, Novo e Editar. Botão Detalhes Editar Novo Histórico Função Apresenta os dados cadastrais da modelo selecionada (no exemplo: MODELO DE DEMONSTRACAO), para consulta. Idem acima, porém permite a alteração dos dados cadastrais. Cadastrar novas modelos (que ainda não está no Sistema Philae). Histórico da modelo, fundamental durante o atendimento, e nos contatos telefônicos. Manual Versão Trial 23

26 Informações cadastrais da modelo A seguir apresentamos os campos correspondentes: Importante: não é obrigatório o preenchimento de todos os dados, poderão ser complementados posteriormente, quando ela vier ao estúdio. Campo Descrição Código Numeração automática, iniciando pelo número Não é necessário preencher. Tipo Digitar o código, ou selecionar o tipo da modelo. Esse tópico é apresentado no Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema. Status Indicar se a modelo é ativa ou inativa. Follow up Preencher com a data em que está programado um novo contato com a modelo. Se não houver essa data, deixar em branco ou limpar (delete) a data. Manual Versão Trial 24

27 Informações cadastrais da modelo (cont.) Correspondência Caso as correspondências da modelo tenham que ser enviadas para o endereço da cliente, selecionar End. Cliente. Nesse caso não é necessário preencher os campos de endereço da modelo. Caso contrário, selecionar End. Modelo e preencher o endereço para o qual deverão ser encaminhadas as correspondências da modelo. Cliente Campo de preenchimento obrigatório! Digitar o código da cliente à qual a modelo está vinculada. Data Nascimento Preencher com 4 dígitos no ano. Sexo Caso o modelo seja um evento, objeto ou animal, Nome, endereço, etc. Telefones Obs. Data Cadastro Data Atualização usar a opção não aplicável. Preencher cada campo com as informações correspondentes, sem acentuação, caso o operador acentue os dados, o Sistema Philae retirará os acentos automaticamente. Preencher conforme indicado; independente do telefone da cliente que a trouxe. Texto livre para registrar qualquer comentário complementar. Automático, preenchido com a data em que o cadastro é efetuado. Automático, preenchido com a data da última alteração dos dados. Quem Apresentou? Selecione a origem: Direto chegou ao estúdio sem indicação. Convênio veio através de uma das empresas conveniadas. Tenha o código do convênio e do seu funcionário à mão para preencher este campo. Clube das Amigas veio com um cartão do Clube das Amigas, que normalmente já contém o código da quem a indicou. Outros quando não se aplicam os casos acima. Utilize o botão Salvar para gravar e o botão Abandonar para sair da tela sem salvar as informações. Manual Versão Trial 25

28 4.5. histórico da modelo (tela azul) Esse histórico é igual ao histórico da cliente, por isso só apresentaremos a tela principal. Manual Versão Trial 26

29 4.6. Fazendo o follow up (tela azul) Diariamente podemos verificar os contatos colocamos em follow up. Importante: Ao definir uma data, o Sistema Philae informará todas as clientes e modelos, colocados no follow up até essa data. Por isso, após a verificação do follow up do dia, é muito importante: ou limpar (deletar) a data colocada no campo Data Followup, ou definir uma nova data para fazer contato. Selecione a opção Data FU, digite a data desejada no campo Data Follow up e pressione <ENTER>. Serão apresentados todas as clientes (na tabela de clientes) e modelos (na tabela de modelos) que tenham data igual ou anterior à digitada, cadastrada no seu campo follow up. Utilize o botão Histórico, para verificar qual a razão desse follow up, e lembre-se de limpar ou alterar a data de follow up na própria janela de histórico, em seguida clique no botão Salvar para gravar as novas informações. Manual Versão Trial 27

30 5. Agendamento (tela verde) IMPORTANTÍSSIMO: Antes de iniciar um agendamento, verificar se a cliente (e modelo, se for o caso) já estão cadastradas no Sistema Philae. Cadastrar uma cliente ou modelo, mais de uma vez, tornará não confiáveis as informações contidas do Sistema Philae. A localização de uma cliente e/ou modelo já foi abordada no tópico anterior, assim sempre inicie o agendamento pela tela azul, localizando e selecionando a modelo/cliente que irão agendar um horário. Na tela da Agenda, aparecerão no seu topo (em fundo azul) os dados da cliente/modelo pesquisadas conforme acima exposto. Nesse caso o agendamento é bem simples. Selecione com o mouse o horário que deseja agendar, e utilize os botões Cliente Aplicar, e em seguida, se for o caso Modelo Aplicar. Manual Versão Trial 28

31 5.1. A agenda (tela verde) Vamos aqui detalhar os campos da tela da agenda. Nota: A agenda possui um sistema de atualização de tela, que é acionado automaticamente a cada 20 segundos. Sendo assim, o usuário poderá notar periodicamente, um piscar da tela. Nesse momento a agenda está sendo sincronizada para todos os usuários. Cada estúdio (set fotográfico) tem uma agenda específica, portanto, a primeira operação é definir de qual estúdio é a agenda que queremos visualizar. Para escolher a data que queremos, utilize o mouse para alterar o mês e o ano, e depois clique sobre o dia desejado. Manual Versão Trial 29

32 A agenda (tela verde) (cont.) No quadro da agenda, teremos as seguintes colunas: Coluna Horário Cliente Modelo Serviço Status Descrição O horário inicial agendado. O intervalo dos horários é definido no momento em que a agenda é gerada (ver Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema ) Nome da cliente. Nome da modelo (no exemplo acima é a própria cliente). Tipo de serviço que está agendado (Ver Grupos no Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema ) Status do horário agendado (ver item Status da Agenda no Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema ). Manual Versão Trial 30

33 A agenda (tela verde) (cont.) Ao selecionarmos um horário, os dados da cliente/modelo aparecem acima, permitindo uma rápida visualização. Se a modelo for a própria cliente, as informações sobre sexo, data de nascimento e idade serão as da cliente; caso contrário serão da modelo. botão Cliente permite editar os dados cadastrais da cliente; o botão Modelo permite editar os dados cadastrais da modelo. Caso a cliente/modelo estiver em branco, os botões Cliente e Modelo permitem o cadastro de uma nova cliente e uma nova Modelo. IMPORTANTÍSSIMO: cuidado para não duplicar cadastro de clientes e modelos, isso trará complicações no futuro. Utilize a página azul, para pesquisar cada pessoa antes de cadastrá-la. Manual Versão Trial 31

34 A agenda (tela verde) (cont.) Para definir ou alterar o tipo de serviço que será prestado, depois de colocar o nome da cliente e da modelo, certifique-se de que selecionou o horário correto, e depois clique no botão Escolhe, uma pequena janela adicional será aberta com os serviços disponíveis, clique sobre o serviço desejado e em seguida sobre o botão Salvar. Manual Versão Trial 32

35 A agenda (tela verde) (cont.) Para definir ou alterar o status de horário, primeiramente selecione o horário, clique no botão Altera, e uma nova janela auxiliar abrirá, será operador deverá digitar seu código e senha para dar prosseguimento na operação. Selecione o status desejado com o mouse, e clique no botão Salvar. Obs.: Utilizar o código do operador 101 e senha 1234, na versão de avaliação. Manual Versão Trial 33

36 A agenda (tela verde) (cont.) Após selecionar um horário, o conjunto de botões acima ficarão habilitados para uso. Botão Bloquear/Des Limpar Copiar Colar Função Bloqueia o horário selecionado, muda a cor do fundo e não permite que eles sejam utilizados para agendar. Para desbloquear, basta selecionar o horário e clicar novamente sobre o botão. Exclui todas as informações do horário. Copia as informações do horário selecionado. Deve ser utilizado antes do botão Colar. Cola (repassa) as informações copiadas para o horário selecionado. Deve ser utilizado após ter copiado as informações atraves do botão Copiar. Obs.: Pode ser necessário aplicar o botão limpar, antes de bloquear o horário. Manual Versão Trial 34

37 6. Atendimento (nível: Usuário) (tela laranja) Iremos apresentar o atendimento em fases, conforme a cliente/modelo relacionam-se com os diversos setores do estúdio. Um atendimento pode ser iniciado de três formas: A partir da tela cliente/modelo (tela azul): Após ter selecionado a cliente e/ou modelo a ser(em) atendida(s), clicar no botão Recepcionar Nesse caso, a tela de atendimento será preenchida automaticamente com os dados da cliente e modelo. A partir da tela atendimento (tela laranja): Clicar no botão Novo. Nesse caso devemos saber antes, o código da cliente e da modelo, para dar início ao atendimento. Manual Versão Trial 35

38 Atendimento (tela laranja) (cont.) A partir da agenda: Selecionar o horário marcado e pressionar o botão Recepcionar. Essa é a melhor opção, pois os dados da cliente/modelo/agendamento serão transferidos automaticamente para o atendimento. Manual Versão Trial 36

39 6.1. Atendimento Recepção da cliente/modelo Nessa parte iremos simular um atendimento a partir da agenda. Ao chegar ao estúdio, solicitaremos à cliente os documentos RG/CPF, e completamos e/ou verificamos seus dados cadastrais. O mesmo se faz com a modelo, se for o caso. Nota: Se a cliente for a modelo, não é necessário preencher as informações de modelo. Selecionar o horário agendado, e utilizar os botões Cliente e Modelo para verificar as informações cadastrais. Manual Versão Trial 37

40 6.2. Atendimento Iniciando o atendimento Selecionar o horário agendado, e pressionar o botão Recepcionar. A tela de atendimento (abaixo) será aberta, iremos apresentá-la em partes, fase a fase: Manual Versão Trial 38

41 6.3. Atendimento Código do operador e senha Digite o código do funcionário e a senha correspondente, o Sistema apresentará o nome do operador (funcionário). Podemos agora preencher (ou confirmar) a data do atendimento e sua situação, no exemplo RECEPÇÃO/SESSÃO. Manual Versão Trial 39

42 6.4. Atendimento A cliente No nosso exemplo, como partimos da agenda, a cliente já estava cadastrada, caso contrário preencheríamos o código da cliente no campo correspondente. Podemos verificar se estão corretos os campos de informações cadastrais, como endereço, CPF/CNPJ, etc Temos ainda os botões Editar para alterar os dados, e o botão Histórico da cliente. Manual Versão Trial 40

43 6.5. Atendimento O modelo No nosso exemplo, como partimos da agenda, a modelo já estava cadastrada, caso contrário preencheríamos o código da modelo no campo correspondente. Podemos verificar se estão corretos os campos de informações cadastrais, como endereço, data de nascimento, etc Temos ainda os botões Editar para fazer alterações, e o botão Histórico da modelo. Se a cliente for a modelo, basta selecionar o SIM, no campo correspondente. Se código da modelo for zero, e selecionarmos NÂO no campo cliente é modelo?, aparecerá o botão Novo que permitirá o cadastro de nova modelo. Manual Versão Trial 41

44 6.6. Atendimento Como chegou ao estúdio? Nessa parte, definiremos qual a origem do atendimento. É importante notar que mesmo uma cliente que tenha conhecido o estúdio através de um convênio, poderá, numa segunda visita ter seu atendimento do tipo DIRETO. Esse é um critério que deverá ser definido pelo estúdio que utiliza o Sistema Philae. Teremos as seguintes opções: Direto quando a cliente vem diretamente ao estúdio sem ter indicação de qualquer outra pessoa. Convênio quando a cliente vem a partir de uma das empresas conveniadas. Aqui é importante identificar o colaborador, se houver interesse de bonificá-lo mais tarde. Clube das Amigas a cliente vem ao estúdio trazendo um cupom do Clube das Amigas. É importante identificar a amiga, para podermos atualizar seu cadastro de bônus. Outros casos. Nesse momento podemos Salvar o atendimento. Posteriormente daremos prosseguimento. Manual Versão Trial 42

45 6.7. Atendimento Recep./sessão Na janela recep./sessão registraremos o estúdio (set fotográfico) em que a cliente será atendida, no nosso caso já foi importado da agenda, bem como a data de agendamento e o funcionário que realizou o agendamento. campo observação serve para as informações adicionais. Na recepção, a data da recepção e o código do funcionário que recepcionou normalmente é preenchido automaticamente. Temos também os campos obs., para registrar informações adicionais. Nesse momento salvamos novamente o atendimento, e iremos imprimir o regulamento do estúdio para que a cliente leia, e assine-o. Esse regulamento é um impresso próprio do seu estúdio, que terá o seu verso preenchido pelo Sistema Philae. Manual Versão Trial 43

46 6.8. Atendimento Impressão do verso do regulamento Após Salvar o atendimento, os botões Continuar o atendimento e Imprimir são habilitados. Pressione o botão Imprimir, uma janela de impressão será aberta, escolha a opção Verso do Regulamento, posicione o formulário na impressora e pressione Imprimir. Manual Versão Trial 44

47 Atendimento Impressão do verso do regulamento (cont.) Abaixo segue uma imagem da Impressão solicitada. Vamos mostrar cada parte: No topo temos os dados da cliente, com o número do atendimento (gerado automaticamente), e a data. Manual Versão Trial 45

48 Atendimento Impressão do verso do regulamento (cont.) Na região central, aparece a autorização que deverá ser assinada pela cliente após a leitura do regulamento. Na região inferior, teremos os campos para serem preenchidos durante a maquiagem e sessão fotográfica. Ao término da sessão fotográfica essa ficha será encaminhada à vendedora que completará o atendimento com essas informações. Manual Versão Trial 46

49 6.9. Atendimento final Quando a cliente/modelo retorna da sessão fotográfica é encaminhada à vendedora, que abrirá o atendimento e dará seqüência ao mesmo. Na janela laranja, localize o atendimento que deseja e selecione-o. Antes, verifique a data no campo Procurar, que deverá ser igual à data do atendimento, constante do verso do regulamento, bem como o número do atendimento deverá aparecer na tabela da página laranja. Pressionar a tecla Editar. Será solicitado o código e senha do operador. Na versão de avaliação utilizar código do operador 101 e senha Ir para a janela recep./sessão e completar os dados mostrados abaixo. Após apresentar as fotos à cliente/modelo, iniciar o preenchimento da janela atendimento final. Manual Versão Trial 47

50 Atendimento final (cont.) Alterar a Situação do Atendimento para Atendimento Final, ou outra definida no cadastro da situação do atendimento (ver Manual de Utilização Parte I Preparação do Sistema ). Preencher os campos do atendimento final: Iniciado por: código do funcionário Atendido em: data do atendimento final Por: código do funcionário Previsão de Entrega: data prevista para entrega do serviço contratado. Obs. Informações complementares. Manual Versão Trial 48

51 Atendimento final (cont.) Preencher os campos da janela Serviços Selecionados : Podemos digitar o código do produto, ou, no campo Descrição digitar o nome do produto e uma janela se abrirá para escolher o produto desejado. O valor unitário será preenchido automaticamente pela tabela existente, digitar a quantidade e pressionar o botão Incluir. Se desejar excluir algum item digitado, selecionar o item e pressionar o botão Excluir. Os botões Incluir e Excluir somente são visíveis quando podem ser acionados. Manual Versão Trial 49

52 Atendimento final (cont.) Na parte inferior da janela teremos dois totais. Valor total em pontos corresponde a valor de pontos necessários para adquirir esses serviços. Valor total em reais - podendo ser oferecido um desconto à cliente, sempre a critério do operador do Sistema Philae. No exemplo, a cliente somente adquiriu a foto brinde, portanto não existem valores a serem pagos. Vamos Salvar o atendimento e imprimir o verso do contrato. Selecione Salvar e depois Imprimir. Selecione Verso do Contrato, e o pressione o botão Imprimir. Manual Versão Trial 50

53 Atendimento final (cont.) Coloque o impresso do contrato antes de pressionar o botão imprimir. Nota: Nesse caso, talvez não seja necessária a impressão do contrato, visto que não existe valor a pagar, mesmo assim, utilizaremos esse atendimento como exemplo. Manual Versão Trial 51

54 Atendimento final (cont.) Abaixo destas informações, será impressa uma autorização de uso de imagem, que a cliente se desejar autorizar, a assinará. Manual Versão Trial 52

55 Atendimento final Ficha de serviços (cont.) A seguir imprimiremos o envelope com a Ficha de Serviços a ser realizado, esse envelope será assinado pela cliente quando da retirada do serviços. Utilizar um envelope branco com as dimensões: 185mm largura x 248mm de altura. Manual Versão Trial 53

56 Atendimento final Ficha de serviços (cont.) Selecione Imprimir na edição do atendimento, coloque o envelope na impressora e pressione Imprimir. Manual Versão Trial 54

57 6.10. Atendimento - Avaliação A vendedora poderá fornecer à cliente um impresso, contendo as informações da tela abaixo, para que a cliente avalie o atendimento do estúdio. Posteriormente a vendedora passará para o Sistema Philae as informações, na janela Avaliação. Para melhor visualização apresentamos acima uma vista parcial da página. Os valores atribuídos à avaliação são: 5 estrelas 100 pontos 3 estrelas 75 pontos 2 estrelas - 50 pontos 1 estrela - 25 pontos Não aplicável no caso do item não ser aplicável à cliente. Manual Versão Trial 55

58 6.11. Atendimento Registrando o resultado final Na janela produção/entrega, preencha os campos abaixo: Defina o resultado: Comprou quando a cliente adquiriu serviços além do brinde. Não comprou pegou somente o brinde. Resgate de bônus veio trocar seus pontos por produtos. Complemente com o Resultado Final, escolhendo o item correspondente. Esses itens foram definidos na fase de preparação do sistema, ver Manual de Utilização Parte I. Pressione Salvar para gravar as informações. Manual Versão Trial 56

59 6.12. Atendimento Entrando em produção Preencha os campos correspondentes à data de envio para produção e funcionário que enviou, e altere também a situação do atendimento. Pressione Salvar para gravar. Manual Versão Trial 57

60 6.13. Atendimento Pedido ao laboratório Nota: esse procedimento só poderá ser executado após preenchimento das informações de envio para produção, conforme item anterior. Após a escolha das fotos pela cliente podemos preencher o pedido ao laboratório que conterá as fotos foram escolhidas, e instruções sobre esse processamento. Selecione o atendimento, pressione Editar, e na janela Ped. Lab. preencha os campos. Preencha os campos e pressione Salvar. Manual Versão Trial 58

61 6.14. Atendimento Impressão do pedido ao laboratório Após o item anterior, podemos proceder à impressão do Pedido ao Laboratório, em um envelope branco do mesmo tamanho que o utilizado na Ficha de Serviços Pressione o botão Imprimir na tela de edição do atendimento (depois de pressionar Salvar, o botão imprimir será visível). Selecione Pedido Laboratório, coloque o envelope na impressora e pressione Imprimir. Manual Versão Trial 59

62 Atendimento Impressão do ped. laboratório (cont.) Teremos a seguinte impressão: Manual Versão Trial 60

63 6.15. Atendimento Dados complementares A finalização do atendimento é feita na janela Produção/Entrega. Devem ser preenchidos acompanhando os fatos correspondentes, e deve-se também alterar a situação do atendimento da mesma forma. Assim, no histórico da cliente e da modelo, sempre teremos a posição correta do(s) atendimento(s), que será muito útil nos contatos telefônicos mantidos com as clientes/modelos. Recepção/Montagem quando o serviço retorna do laboratório e está em fase de montagem. Estoque pronto para entregar à cliente/modelo. Cliente avisado registrar a data em que a cliente foi avisada para retirar o serviço, utilizar o campo obs. Para anotar com quem falou, ou, incluir no histórico da cliente detalhes do contato. Baixado quando a cliente retirar o serviço, anotar a data e o código do funcionário que entregou, lembrar de alterar a Situação do Atendimento para baixado. Nos próximos tópicos apresentaremos as variações dos atendimentos, somente naquilo que diferem deste que concluímos. Manual Versão Trial 61

64 6.16. Atendimento Pagamento em espécie Exemplificamos a seguir, a fase do atendimento final com compra de serviços/produtos, e pagamento em espécie. Consideremos a seguinte compra: Esse atendimento tem dois valores: Valor em Real = R$350,00 desc. 10% = Vl. Final R$ 315,00 ou, Valor em pontos = 120 pontos. Iremos proceder ao pagamento na janela seguinte que se chama Pagamentos. Manual Versão Trial 62

65 Atendimento Pagamento em espécie (cont.) Selecionar Pagamentos, e depois, em reais : Preencher as parcelas com o valor, data do vencimento, tipo de pagamentode cada uma delas. Usar o campo observação para dados adicionais, como núumero do banco e do cheque, etc. Pressione o botão Salvar no alto da tela. Manual Versão Trial 63