Especialização em Gestão Pública Programa Nacional de Formação em Administração Pública

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1 Especialização em Gestão Pública Programa Nacional de Formação em Administração Pública CIRILA MOURA O PAPEL DO GESTOR NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Maringá 2011

2 Especialização em Gestão Pública Programa Nacional de Formação em Administração Pública CIRILA MOURA O PAPEL DO GESTOR NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Trabalho de Conclusão de Curso do Programa Nacional de Formação em Administração Pública, apresentado como requisito parcial para obtenção do título de especialista em Gestão Pública, do Departamento de Administração da Universidade Estadual de Maringá. Orientadora: Profª. Drª. Fabiane Cortez Verdu. Maringá 2011

3 Especialização em Gestão Pública Programa Nacional de Formação em Administração Pública CIRILA MOURA O PAPEL DO GESTOR NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Trabalho de Conclusão de Curso do Programa Nacional de Formação em Administração Pública, apresentado como requisito parcial para obtenção do título de especialista em Gestão Pública, do Departamento de Administração da Universidade Estadual de Maringá, sob apreciação da seguinte banca examinadora: Aprovada em / /2011. Professora Orientadora: Dra. Fabiane Cortez Verdu Assinatura Professor Assinatura Professor Assinatura Maringá 2011

4 RESUMO O PAPEL DO GESTOR NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Cirila Moura 1 O gestor em qualquer nível hierárquico de uma organização deve sempre buscar formas eficazes para atender as expectativas de todos seus colaboradores, atendendo as necessidades de seu planejamento, e sua organização, direciona seus esforços para controlar todos os recursos necessários, quanto maior a capacitação do gestor, maior a chance do empreendimento obter sucesso, atingindo assim o planejamento traçado. Saber administrar os recursos materiais e humanos são indispensáveis em todos os setores públicos. A forma como o gestor trabalha com seus colaboradores, em todas as organizações empresariais, entre elas a pública, deverá utilizar sua autoridade hierárquica, utilizando um bom canal de comunicação com seus comandados, pois dessa forma terá maior êxito para alcançar os objetivos traçados, sendo em muitos casos, ponto de referência para seus colaboradores. Uma gestão eficiente, irá apresentar resultados satisfatórios, dentro do planejado, de forma que a atividade alcance seus objetivos propostos. Deverá direcionar suas ações, coordenar as tarefas, já que é seu papel assegurar que tudo saia de forma organizada. Dentro das ações de gestão, descrevemos algumas que irão contribuir para o sucesso da organização e gestão dos recursos públicos. Encorajar seus colaboradores a terem iniciativa e senso de responsabilidade, dotando-os de capacidades organizacionais de tomar decisões quando a estes forem determinadas. O presente trabalho foi desenvolvido sobre o papel do gestor publico, demonstrando a relevância desse líder, tanto na organização das finanças públicas, quanto nas tomadas de decisões, sempre buscando aproximar-se dos seus colaboradores, com a finalidade de atingir seus objetivos através de uma gestão participativa. Palavras-chave: administração pública, gestor público, recursos humanos, nível hierárquico, serviços públicos. 1 MOURA, Cirila. Pós-Graduanda do curso de Especialização em Gestão Pública pela Universidade Estadual de Maringá/UAB.

5 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO PROCESSOS NA ADMINISTRAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA O PROCESSO ADMINISTRATIVO NA GESTÃO PÚBLICA Planejar Organizar Dirigir Controlar AS GRANDES ÁREAS DA GESTÃO PÚBLICA Finanças Recursos Humanos Marketing Administração de Materiais e Serviços PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ESTUDO DE CASO CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 17

6 5 1. INTRODUÇÃO A Administração pública nos dias atuais vem passando por grandes transformações, principalmente na gerência e organização dos recursos humanos. São grandes os desafios que as organizações, entre elas, o setor público no tocante as relações interpessoais no local de trabalho. O gestor planeja a transparência e o controle da responsabilidade, amparado pelas leis e normas específicas, dentre elas a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), a qual disciplina e regula os trabalhos do administrador público. Tem um papel importante dentro da administração pública na tomada de decisões, liderança dentro da área publica, principalmente no desenvolvimento e planejamento estratégico e organizacional. Deve centrar suas tomadas de decisões, sempre se espelhando nos princípios administrativos, o que possibilitará melhores índices de desempenho. Coordenar e controlar os recursos materiais e, principalmente os recursos humanos, para que os mesmos possam ser utilizados de forma racional, dentro dos padrões estabelecidos pela organização. Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica dentro dos limites aceito e única. Criar formas de recompensas justas e adequadas para cada atividade desenvolvida eficazmente pelos seus colaboradores, o que contribuirá para atingir os objetivos relacionados ao bom desempenho funcional, possibilitando uma premiação em forma de elogios e agradecimentos pelo bom desempenho, contribuindo para a elevação da auto-estima profissional e pessoal dos indivíduos e da equipe como um todo. O gestor público necessita estar preparado, através de investimento em sua qualificação e capacitação profissional, a fim de preparar sua equipe na busca e aplicação de estratégias para uma boa administração do setor.

7 6 2. PROCESSOS NA ADMINISTRAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA 2.1 O PROCESSO ADMINISTRATIVO NA GESTÃO PÚBLICA Como em qualquer organização, o setor público necessita de processos administrativos adequados para atingir seus objetivos e metas com eficiência e eficácia. Dentro dos recursos a serem utilizados, os recursos humanos são extremamente importantes, e investimentos nesse setor através de treinamentos possibilitará atingir seus objetos principais, quais sejam, eficiência dos seus colaboradores, proporcionando atendimento de qualidade com resultados eficazes Planejar De acordo com Chiavenato (2000, p. 195), As organizações não trabalham na base da improvisação. Quase tudo nelas é planejado antecipadamente. O planejamento figura como a primeira função administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funções. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Para Maximiano (2010, p. 79) O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório. As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. De acordo com Lacombe (2009, p. 69), O planejamento não se refere a decisões futuras. Ele é executado no presente: seus resultados é que se projetam no futuro. Todo plano requer um prazo para sua implementação. Se não planejarmos no presente, não teremos condições de implementarmos o que desejamos no futuro.

8 7 O planejamento é fundamental seja na vida pessoal, entidade privada ou pública. No setor público o planejamento adquiri, um formato ainda mais importante por inferir diretamente na vida dos cidadãos, uma vez que através de uma gestão organizada com base num planejamento é possível gerar inúmeros e crescentes benefícios ao munícipes. Através de um bom planejamento é possível prever ações a curto, médio e longo prazo de forma a maximizar os recursos. Nos municípios pequenos uma gestão com base em planejamento é essencial, uma vez que não há grandes alterações na geração da receita, no entanto, as despesas se forem realizadas desordenadamente fluem de forma a gerar um bolo de neve levando o município a um orçamento deficitário e sem atendimento as necessidades da população Organizar Para Chiavenato (2000, p. 201) A organização é uma entidade social porque é constituída por pessoas. É dirigida para objetivos porque é desenhada para alcançar resultados. De acordo com Maximiano (2010, p. 83), Para executar os planos, é necessário organizar os recursos. Organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de planos. O processo de organizar tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas, segundo algum critério ou princípio de classificação. Para Lacombe (2009, p. 76), Organização é o processo de identificar e grupar logicamente as atividades da empresa, de delinear as autoridades e responsabilidades, de estabelecer as relações as relações de trabalho que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que constituem a empresa, de modo que os recursos disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente, a fim de que a empresa e empregados realizem seus objetivos mútuos.

9 8 A organização deve ser estabelecida para que as atividades sejam desempenhadas de forma eficiente, dando condições para que o planejamento inicial seja concluído. Dentro da tarefa de organizar, os recursos humanos tem papel fundamental, pois através deles é que as ações serão postas em prática Dirigir De acordo com Chiavenato (2000, p. 203) A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com pessoas. Ela está diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa. Segundo Chiavenato (2000, p. 203) Definido o planejamento e estabelecida à organização, resta às coisas andarem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. Conforme Maximiano (2010, p. 89), O processo de execução consiste em realizar atividades planejadas, envolvendo dispêndio de energia física e intelectual. Tudo depende do tipo de organização, dos objetivos, do que foi colocado nos planos, da competência das pessoas, da disponibilidade de recursos e de outros fatores. Para Lacombe (2009, p. 77), É importante destacar o princípio da definição funcional. O chefe de cada órgão deve ter autoridade para coordenar as atividades do seu órgão, não só internamente como também com a organização em seu conjunto, e, por isso, o conteúdo de cada posição na estrutura organizacional, bem como suas relações funcionais devem ser claramente definidas. O gestor público necessita de conhecimentos e habilidades para dirigir os processos administrativos. A boa direção contribui para que todos os envolvidos no processo tenham autoridade para trabalhar em seus departamentos e setores, além de participarem das tomadas de decisões de modo geral.

10 Controlar Para Chiavenato (2000, p. 205) A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. Segundo Maximiano (2010, p. 91) O processo de controle esta ligado à realização de objetivos. Para realizar objetivos, é preciso dispor de informações sobre os próprios objetivos e sobre as atividades que procuram realizá-los. De acordo com Lacombe (2009, p. 73), O controle compreende a medida do desempenho em comparação com os objetivos e metas predeterminados; inclui a coleta e a análise de fatos e dados relevantes, a análise de causas de eventuais desvios, as medidas corretivas e, se necessário, o ajuste de planos. O processo de controle deverá ser feito através das análises dos resultados alcançados, via relatórios comparados com os objetivos determinados inicialmente. O gestor deve manter o controle das ações, sempre acompanhando os resultados, colhendo informações dos seus colaboradores AS GRANDES ÁREAS DA GESTÃO PÚBLICA Finanças Setor vital da economia, as finanças estão diretamente relacionadas com a boa organização e administração dos recursos escassos e ilimitados das empresas. A gestão regular e prudente das organizações privadas, mistas e públicas possibilita níveis satisfatórios de liquidez e rentabilidade para as entidades. De acordo com Braga (2010, p. 23) Nas empresas privadas os proprietários desejam que seu investimento produza retorno compatível com o risco assumido. Nas empresas públicas, o lucro reflete a eficiência gerencial e garante a melhoria e expansão dos serviços oferecidos à sociedade. Para alcançar a eficiência o setor público trabalha dentro de normas estabelecidas, o que determina os procedimentos a serem observados e seguidos visando cumprir as determinações legais do setor.

11 10 Ao Estado, cabe atribuições necessárias para a devida organização do sistema econômico e político. Essas atribuições estão elencadas em: função alocativa, distributiva, estabilizadora e reguladora. Através da função alocativa, o Estado procura desenvolver ações de grande vulto, sendo estas não suportáveis pela economia privada. De acordo com Tamez e Jayme Jr. (2007, p. 2) A função alocativa tem o objetivo de alocar os recursos quando não for possível, pelas condições de mercado, a determinação de preços de bens e serviços de forma a assegurar uma maior eficiência na utilização dos recursos disponíveis na economia, como por exemplo a construção de uma estrada. Como a economia por si só não consegue se regular, cumpre ao estado desempenhar papel importante relacionado à questão da distribuição da renda, fazendo com que certas desigualdades econômicas e sociais sejam amenizadas. Conforme Tamez e Jayme Jr. (2007, p. 2) No caso da função distributiva, o governo necessita intervir na economia para tentar corrigir a desigualdade existente na renda nacional, visto que essa divisão, normalmente, não é igualitária. Dentro da política de controle dos gastos públicos e do crédito, a função estabilizadora propiciará ao governo medidas de controle da demanda agregada, utilizando-se de políticas fiscais e monetárias. Função estabilizadora: procura melhorar o nível de emprego, estabilizar os preços e obter uma taxa razoável de crescimento econômico (TAMEZ e JAYME JR., 2007, p. 4). A gerencia dos recursos financeiros são extremamente importante na gestão dos recursos públicos. Administrar as receitas públicas em face das grandes e ilimitadas necessidades da coletividade, são tarefas que demandam experiência e capacidade administrativa por parte do administrador.

12 Recursos Humanos Dentro das organizações os recursos humanos possuem grande influência na política de atingir os objetivos pretendidos pelas empresas, sejam elas, privadas, mistas ou públicas. De acordo com Chiavenato (2002, p. 25), O ser humano é eminentemente social e interativo. Não vive isoladamente, mas em constante convívio e relacionamento com seus semelhantes. Devido a suas limitações individuais, os seres humanos são obrigados a cooperarem uns com os outros, formando organizações para alcançar certos objetivos que a ação individual isolada não conseguiria alcançar. A organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas de duas ou mais pessoas. A cooperação entre elas é essencial para a existência da organização. Trabalhar os recursos humanos na administração pública é um dos fatores determinantes para o bom desempenho das atividades. Cabe ao gestor público, alocar seus recursos humanos, dentro dos setores e respectivas atividades, de forma a alcançar a eficiência em seus serviços prestados. Segundo Chiavenato (2002, p. 73), As organizações dependem de pessoas para proporcionar-lhes o necessário planejamento e organização, para dirigi-las e controlá-las e para fazê-las operar e funcionar. Não há organização sem pessoas. Toda organização é constituída de pessoas e delas depende para seu sucesso e continuidade. O estudo de pessoas constitui a unidade básica das organizações e, principalmente, da Administração de Recursos Humanos (ARH). Sem organizações e sem pessoas não haveria ARH. A ARH tem duas diferentes vertentes para considerar as pessoas: as pessoas como pessoas (dotadas de características próprias de personalidade e de individualidade, aspirações, valores, atitudes, motivações e objetivos individuais) e as pessoas como recursos (dotadas de habilidades, capacidades, destrezas e conhecimentos necessários para a tarefa organizacional). Saber trabalhar as habilidades naturais e conhecimento das pessoas, possibilita a obtenção de resultados positivos. Dessa forma, o administrador público deverá ter as sensibilidades necessárias para organizar seu material humano, trabalhando essas vertentes: pessoas como pessoas e pessoas como recursos.

13 12 Conforme Chiavenato (2002, p. 73), Há muito pouco tempo, as pessoas eram tratadas como objetos e como recursos produtivos quase da mesma forma como se fossem máquinas ou equipamentos de trabalho, como meros agentes passivos da administração. Percebeu-se que essa maneira bitolada e retrógrada de visualizar as pessoas provocou forte ressentimento e conflitos trabalhistas, além de um gradativo distanciamento e alheamento das pessoas em relação a suas tarefas na organização. O gestor deve manter em sua administração dos recursos humanos, ações sempre voltadas para a questão da valorização do mesmo enquanto ser humano. Motivar seus colaboradores, e comandá-los de forma adequada, produzirá efeitos relevantes nas tomadas de decisões e levar a atingir os resultados préestabelecidos Marketing Em todas as corporações o marketing esta presente, sendo responsável pela apresentação dos produtos e serviços, mostrando suas potencialidades e benefícios aos processos por ele utilizados ou aos produtos finais destinados ao público interessado. Para Las Casas (2009, p. 7) O marketing é uma função organizacional e um conjunto de processos que envolvem a criação, a comunicação e a entrega de valor para o cliente, bem como a administração do relacionamento com eles, de modo que beneficie a organização e seu público interessado. Os serviços públicos a cada dia necessitam de informações úteis e prestativas para a tomada de decisões, principalmente no tratamento adequado a ente público. Não só as empresas precisam demonstrar seus produtos e serviços, mas o setor público também, como forma de valorizar os serviços que estão sendo colocados à disposição da sociedade. De acordo com Cobra (1997, p. 33), O crescimento da renda per capita da população brasileira, ao lado dos estímulos crescentes à produção e à exportação, tem contribuído, e muito,

14 13 para a adoção do marketing no Brasil. E essa importância do marketing, antes privativa da área de consumo de massa, agora ganha importância e credibilidade junto aos setores básicos da atividade industrial, com o marketing de negócios; na atividade agrícola e pecuária, com o marketing agrícola; na atividade de serviços públicos e privados e de saúde, com o marketing de serviços; com o marketing político e o marketing religioso entre outras configurações do marketing. A demonstração de melhoras nos serviços públicos geram confiança naqueles que se utilizam dos mesmos, e uma forma positiva de propaganda para aqueles que por ventura vierem a necessitar desses serviços Administração de Materiais e Serviços A administração de materiais e serviços toma grandes proporções nas organizações, na medida em que a concorrência globalizada torna a competitividade mais acirrada. Dessa forma, as empresas são obrigadas a reduzir seus custos e serviços através de medidas de melhor controle e distribuição, tanto dos materiais, quantos dos serviços prestados, para atingir seu objetivo principal que é a lucratividade para o capital investido. Conforme Dias (2010, p. 12) A administração de materiais compreende o agrupamento de materiais de várias origens e a coordenação dessa atividade com a demanda de produtos ou serviços da empresa. Desse modo, soma esforços de vários setores, que, mutuamente, apresentam visões diferentes. Trabalhar a melhor forma para adequar o uso racional desses materiais e serviços, contribuirá para a redução de gastos no processo produtivo até a fase final de entrega ao destino final, ou seja, o consumidor final. De acordo com Viana (2010, p. 35), Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos materiais (matérias-primas, materiais secundários e outros) carecem de uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. A administração de materiais coordena esse conglomerado de atividades, o que implica necessariamente o estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, de forma que todo sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento, sendo importante destacar que para realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de

15 14 atividades correlatas e interdependentes com as unidades da empresa, motivo pelo qual uma série de informações tramita entre seus diversos setores. Na longa jornada que atravessa dentro das empresas, os materiais passam por uma sequência de etapas por meio de uma série de máquinas e equipamentos ao longo das seções produtivas, até que finalmente chegam ao seu resultado final como produtos ou serviços (CHIAVENATO, 2005). Dentro do setor, público, o controle de materiais é necessário para que o gestor possa ter em mãos relatórios identificando a necessidade de suprir as demandas de materiais nos seus devidos setores. 3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Nesse estudo foi utilizado o método descritivo, através de pesquisa bibliográfica, realizada em livros e artigos científicos e pesquisa em campo. De acordo com Cervo e Bervian (1983, pg. 56): A pesquisa descritiva busca conhecer as diversas situações e relações que ocorrem na vida social, política, econômica e demais aspectos do comportamento humano, tanto do indivíduo tomado isoladamente como de grupos e comunidades mais complexas. Foi qualitativo na qual observada na fala dos autores das principais idéias, com base na análise dos dados. Após ter uma fundamentação teórica sobre o papel do gestor publico, para complementação e conclusão do artigo, foram elaboradas questões tendo como objetivo buscar informação no dia a dia da administração pública, analisando o seu trabalho. Segundo Cervo e Bervian (1983, pg. 54) A pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referências teóricas publicadas em documentos. Foi realizada coleta de dados através de questionário sobre a importância do papel do gestor público, sendo este material coletado junto a Secretaria de Indústria e Comércio do Município de Goioerê, Estado do Paraná. Para Marconi e Lakatos (2010, pg. 43) Toda pesquisa implica o levantamento de dados de variadas fontes, quaisquer que sejam os métodos ou técnicas empregadas.

16 15 4. ESTUDO DE CASO O presente estudo foi desenvolvido através de questionário elaborado e aplicado junto à Secretaria da Indústria e Comércio do Município de Goioerê, Estado do Paraná, tendo a participação da Secretária Municipal de Indústria e Comércio. Direcionado com a finalidade de levantar dados informativos, apresentando a importância do gestor na administração pública. Através do questionário apresentado, ficou demonstrado que o gestor público tem papel importante na administração e gerência do órgão público, pois pode interferir diretamente na vida dos cidadãos, uma vez que através da gestão organizada com base num planejamento é possível gerar inúmeros e crescentes benefícios aos munícipes. A eficiência nas ações planejadas por parte do gestor público, irá trazer a transparência do governo, demonstrando o bom andamento da gestão, cumprindo as regras, leis, decretos, enfim, toda a burocracia necessária para a efetivação da ação de forma a atender a necessidade, obedecendo toda a regularidade do processo. 5. CONCLUSÃO O gestor público tem papel importante na administração, pois trabalhará em prol do planejamento adequando, organizando os setores e meios de produção dos serviços a serem desenvolvidos para a sociedade. Tem como função precípua, auxiliar o executor nas tomadas de decisões na esfera administrativa, fornecendo-lhe subsídios adequados e precisos para gerir a coisa pública. Para que a administração pública possa desempenhar suas atividades de forma objetiva e precisa, atingindo a eficiência e eficácia, deve ter gestores capacitados e treinados para o bom desempenho dos setores a ele determinados. A boa administração dos recursos materiais e principalmente os recursos humanos, são determinantes para que o gestor possa desempenhar as atividades.

17 16 Dessa forma, a capacitação e qualificação dos colaboradores são de fundamental importância, para que os serviços sejam oferecidos a sociedade, transmitindo mais confiança e tranqüilidade para aqueles que dele necessitem. Em uma organização onde os recursos são aplicados de forma adequada sempre visando atingir o máximo de eficiência, o papel de gerência está diretamente relacionado com a função de atingir a lucratividade total. Para o setor público, o papel do gestor tem demonstrado de extrema importância, visto a necessidade de maior controle e transparência do setor público. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRAGA, Roberto. Fundamentos e técnicas de administração financeira. 1 ed. 19 reimp. São Paulo: Atlas S/A, CERVO, Amado Luiz e BERVIAN, Pedro Alcino. Metodologia CientÍfica. 3 ed. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, Recursos humanos. 7 ed. São Paulo: Atlas S/A, Administração de materiais: uma abordagem introdutória. 5 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, COBRA, Marcos Henrique Nogueira. Marketing básico. 4 ed. São Paulo: Atlas S/A, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. 4 ed. São Paulo: Atlas S/A, LACOMBE, Francisco Jose Masset. Teoria geral da administração. São Paulo: Saraiva, LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Marketing. 8 ed. São Paulo: Atlas S/A, 2009.

18 17 MARCONI, Maria de Andrade e LAKATOS, Eva Maria. Metodologia do Trabalho Científico. 7 ed. São Paulo: Atlas S/A, MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração. 6 ed. São Paulo: Atlas S/A, TAMEZ, Carlos André Silva; JAYME JR., Jose. Finanças públicas. 5 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, VIANA, João José. Administração de materiais. 1 ed. 12 reimpr. São Paulo: Atlas S/A, 2010.

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