UTILIZAÇÃO DAS NOVAS TECNOLOGIAS COMO FACILITADORAS DA RECOLHA E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA

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1 UTILIZAÇÃO DAS NOVAS TECNOLOGIAS COMO FACILITADORAS DA RECOLHA E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA João Duque Universidade de Aveiro Instituto Superior de Contabilidade e Administração Rua Associação Humanitária dos Bombeiros de Aveiro Apartado Aveiro, Portugal Tel: ; Fax: Valter Martins Universidade de Aveiro Instituto Superior de Contabilidade e Administração Rua Associação Humanitária dos Bombeiros de Aveiro Apartado Aveiro, Portugal Tel: ; Fax: Área Temática G) Novas Tecnologias e Contabilidade Palavras Chave Consolidação; Contabilidade Pública; Administração Pública; XBRL; SharePoint.

2 UTILIZAÇÃO DAS NOVAS TECNOLOGIAS COMO FACILITADORAS DA RECOLHA E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA Resumo O Sector Público assume uma preponderância elevada no quadro da consolidação orçamental. A contabilidade pública assume um lugar de destaque, como técnica de medir o desempenho e a responsabilização da gestão pública. Conducente ao dinamismo do mercado, surge uma linguagem de marcação, XBRL, dialecto da linguagem de marcação XML, linguagem que pode ser aplicada na consolidação de contas, permite integrar de forma eficaz os diversos sistemas aplicacionais existentes na administração pública. O trabalho visa relacionar as potencialidades do XBRL com o Sharepoint, num processo de consolidação financeira, que envolverá; recolha/ divulgação de informação financeira, utilizando as referidas ferramentas informáticas.

3 1. Introdução A exigência das organizações se tornarem cada vez mais competitivas e mais eficientes e eficazes, leva a que a Administração Pública assuma preponderância no quadro de desenvolvimento económico nacional. O desenvolvimento da Administração Pública promove ou favorece a evolução da economia nacional em dois planos. No plano de instituição/organização que influencia a actividade económica pelos serviços que presta ao mercado, e pela eficiência e eficácia. No plano de agente que absorve recursos à economia. Neste sentido, e no contexto da modernização das administrações públicas a gestão do sector público deverá assentar nos objectivos de economia, eficiência e eficácia e tem de encontrar mecanismos, nomeadamente, de profissionalização, de flexibilidade administrativa, de controlo por resultados, de responsabilidade e de utilização das tecnologias de informação (Ferreira e Santos 2006). A contabilidade constitui um importante instrumento de avaliação de desempenho, de controlo e responsabilização (accountability) da gestão pública daí que tenhamos assistido a fortes reformas da contabilidade no sector público que têm vindo a ser desencadeadas naqueles países em que tal modernização segue os princípios do New Public Management (NPM). A exigência em termos de informação a prestar pelas organizações e instituições do sector público e a necessidade de se apurar responsabilidades conduziram a duas perspectivas de relato financeiro. Uma perspectiva que proporcione uma visão de cada entidade ou actividade individualmente relato financeiro individual e outra perspectiva que proporcione uma visão global e compreensível do Estado e das actividades pelas quais é responsável independentemente das entidades que a compõem. Em Portugal, no âmbito do sector público, a consolidação de contas é obrigatória no sector da educação e encontra-se regulada pela Portaria n.º794/2000 de 20 de Setembro (Plano Oficial de Contabilidade). Um dos desafios colocados pela consolidação de contas, também no contexto do NPM, consiste na utilização das tecnologias de informação e comunicação como forma de facilitar a recolha de informação com vista à consolidação e de posteriormente divulgar a informação consolidada.

4 A utilização da ferramenta SharePoint constitui uma vantagem na recolha de informação das várias entidades e empresas que constituem um grupo público. Ainda no que respeita à utilização de tecnologias da informação e comunicação, a linguagem XBRL (extensible Business Reporting Language), que é um dialecto da linguagem de marcação XML (extensible Markup Language) pode ser aplicada à consolidação de contas na administração pública, na medida em que permite integrar, de forma eficaz, os diversos sistemas aplicacionais existentes na administração pública. Este trabalho tem fundamentalmente dois objectivos: o de realçar a importância da consolidação de contas e as vantagens da utilização da linguagem de marcação XBRL com ferramenta ou tecnologia, facilitadora do processo de consolidação e o de, com recurso à utilização do SharePoint desenvolver uma aplicação que permita facilitar o processo de recolha/divulgação de informação financeira entre as diversas entidades e empresas que formam um grupo público. O restante trabalho está estruturado da seguinte forma, na secção 2, iremos proceder a uma breve abordagem acerca da importância do New Public Management na mudança de paradigma de gestão do sector público. Na secção 3, trataremos da caracterização do sector público e da reforma da contabilidade pública. na secção 4, referimos a importância da Consolidação de Contas no Sector Público. Posteriormente, Na secção 5, fazemos referência à tecnologia informática SharePoint, e de uma forma breve apresentamos as vantagens da recente ferramenta, que poderá ser utilizada na consolidação na administração pública. Por fim, na secção 6, apresentamos algumas conclusões.

5 2 New Public Management As últimas décadas têm sido marcadas por profundas alterações um pouco por todo o mundo. Entre elas, o desenvolvimento global da economia mundial e a rápida evolução e aplicação de novas tecnologias de informação. O desenvolvimento a que temos assistido impõe a necessidade constante de melhoria contínua, na busca diária da máxima eficiência. A Administração Pública, como agente económico que está presente no mercado, não ficou alheia a todas as alterações que o mercado foi introduzindo e também encetou um conjunto de reformas que se têm vindo a descrever no âmbito do New Public Management (NPM). Este movimento, desencadeado a partir de meados dos anos 70 do século passado, foi iniciado no seio dos países da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico), e tem vindo a gerar uma transformação do papel que o Estado representa na economia. Esta transformação tal como evidenciam (Reich 1991), (Handy 1990; Handy 1994) (Drucker 1993) é guiada e acompanhada por transformações tecnológicas, económicas e sociais. (Osborne and Gaebler 1992) referem-se a esta transformação como uma alteração de paradigma. O NPM também dá ênfase, ao compromisso político, pois sem a determinação daqueles que podem promover a mudança, que são os políticos, nenhuma alteração é possível no sector público. A pressão económica por sua vez, é o factor da mudança a que nós poderemos chamar de efeito detonador dos restantes factores. Pois o mercado é muito dinâmico e reage rapidamente às alterações, e às novas tendências e pressões. O que indirectamente impõe pressão sobre a sector públic, no sentido de fazer com que esta acompanhe a evolução, influenciando fortemente todos os agentes económicos presentes a responderem aos estímulos. Situação a que, como vimos, o sector público não ficou alheio. Tão importante como a vontade política ou a pressão económica, são, as ideias que arquitectam toda a mudança. Em suma, às crescentes necessidades decorrentes do NPM, é necessário

6 responder com sistemas contabilísticos avançados, com a modernização dos processos de negócio da Contabilidade Pública e com um forte investimento em recursos humanos e em tecnologias da informação e da comunicação. Para podermos melhorar a eficiência das organizações públicas é ainda necessário a concertação de diversas medidas e a convergência de esforços num único sentido.

7 3 Caracterização do Sector Público e da Reforma da Contabilidade Pública 3.1 Caracterização do Sector Público O sector público, sendo composto por entidades e organizações com diferentes características justificam divergências em termos de exigência de informação financeira. Em primeira instância, vamos analisar as instituições que constituem o sector público, atendendo à natureza e actividade. O Sector Público encontra-se dividido em dois grandes sectores, usualmente denominados Sector Público Administrativo e Sector Empresarial do Estado. Estes podem ser decompostos do seguinte modo: O sector empresarial do Estado engloba as organizações de tipo comercial, industrial ou análogo, cuja missão é a produção de bens e serviços para o mercado sendo os seus recursos provenientes, em grande parte, da venda dos seus outputs e é composto por: Entidades Públicas comerciais e industriais; Entidades Públicas Financeiras; O Sector Público Administrativo engloba o conjunto de organismos cuja actividade principal é a Administração Pública. São organismos cujo fim é a prestação de serviços à sociedade, a título gratuito ou semi gratuito (com comparticipação do utente), sendo ainda responsáveis pela redistribuição de rendimento. Este sector é constituído pela Administração Pública (central, regional e local) e Segurança Social. Estes organismos são financiados parcialmente (quando também têm receitas próprias, como é o caso por exemplo das universidades, institutos politécnicos e autarquias), ou totalmente por pelo orçamento de Estado (quanto não têm receitas próprias, ou, tendo-as, não as podem gerir) Em relação ao primeiro tipo de entidades acima descritas, não nos é estranho assumir como indicador de avaliação de desempenho o resultado, porque o primeiro tipo de entidades apesar de serem entidades públicas, são-no essencialmente porque existe participação social do estado no capital social dessas sociedades que lhe permite controlar a instituição. O que em termos concretos a fonte de receita dessas mesmas instituições é fruto da venda dos seus outputs, não havendo desta forma afectação de recursos públicos para o normal funcionamento destas organizações.

8 Situação que não acontece com o segundo tipo de entidades que constitui o sector público administrativo, cujo objectivo da sua existência é a satisfação de necessidades da sociedade. Nesta situação, podemos então pensar que a possível melhor maneira de encontrar um modo de avaliação de desempenho será a relação entre a eficácia dos serviços prestados e a correcta afectação dos recursos disponíveis. Neste sentido, a exigência de informação que permita avaliar o desempenho conduziu a um novo modelo de contabilidade pública que surgiu na sequência da reforma administrativa e financeira do Estado se iniciou em Portugal no início da década de 90 do século passado Reforma da Contabilidade Pública No passado, a contabilidade pública não era mais do que um gabinete de controlo, hoje a contabilidade pública é entendida com uma ferramenta extremamente útil e importante no apoio e suporte à tomada de decisões. A adopção do plano oficial de contabilidade pública 1 (POCP), e a respectiva aplicação dos princípios contabilísticos geralmente aceites, veio promover credibilidade, rigor, coerência, e comparabilidade à informação financeira gerada pelas organizações do sector público administrativo. De acordo com o POCP, as entidades são obrigadas a preparar informação de acordo com três subsistemas de contabilidade: contabilidade orçamental (preparada em base de caixa), contabilidade financeira e de contabilidade de gestão, (preparadas em base de acréscimo). A contabilidade orçamental, proporciona informação que visa facilitar, nomeadamente, o controlo orçamental, a regularidade e legalidade das operações e contribui para uma mais adequada gestão financeira. A contabilidade financeira proporciona informação, designadamente, sobre a dívida pública, sobre o valor dos recursos colocados à disposição das organizações, sobre os resultados obtidos, sobre a eficiência da gestão dos recursos e permite a consolidação de contas. Já a contabilidade de gestão permite a determinação do custo dos bens ou serviços prestados pelas organizações públicas com vista à fixação de preços, taxas e afectações intra-unidades, possibilita a redução e controlo dos custos, bem como facilita a avaliação do desempenho proporcionando informação para a construção de 1 Dec lei 232/97 de 3 de Setembro

9 indicadores de gestão. Atendendo às especificidades das entidades que compõem os diferentes subsectores do sector público administrativo, e no âmbito ainda da reforma da contabilidade pública, foram criados planos sectoriais de contabilidade pública para o sector das autarquias locais 2, para o sector da educação 3 para o sector da saúde 4 e para o sector da solidariedade e segurança social 5. O Plano oficial de contabilidade para o sector da educação obriga a que seja efectuada a consolidação de contas. 2 Dec. lei 54-A/99 de 22 de Fevereiro. 3 Portaria 794/2000 de 20 de Setembro. 4 Portaria 898/2000 de 28 de Setembro. 5 Dec. lei 12/2002 de 25 de Janeiro.

10 4 - Importância da Consolidação de Contas no Sector Público A crescente tendência para a privatização dos serviços e a adopção de parcerias público-privadas pode levar a Administração central a perder controlo sobre a actividade realizada por esses serviços dado que estes podem não estar sujeitos às mesmas regras de intervenção e de controlo financeiro que as entidades públicas (Peñalver 1999). A consolidação de contas facilitará e potenciará o controlo político e legal. Os organismos normalizadores defendem que a consolidação de contas é um dos grandes potenciadores deste controlo na medida em que permite a obtenção de contas auditadas. (Ferreira e Santos 2006) A necessidade de informação financeira consolidada foi preconizada no POCP (Plano Oficial de Contabilidade Pública) onde se refere: a falta de normas gerais de enquadramento, não permitem a realização de operações de consolidação de contas para o conjunto da Administração Pública de uma forma automática e, posteriormente, o POC-Educação (1997) (Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector da Educação). Desta forma, a consolidação das demonstrações financeiras permitirá; Melhorar o processo de tomada de decisão; Potenciar o controlo; Melhorar a informação financeira do grupo; Instaurar políticas e culturas de gestão do grupo; Facilitar a comparabilidade temporal e espacial da informação. Pelo exposto, facilmente se depreende da utilidade da informação financeira consolidada, e respectivamente, da consolidação propriamente dita, pois a consolidação financeira é uma ferramenta que potencia a obtenção de informação ao nível geral da Administração Pública, como ao nível dos grupos públicos em diferentes níveis de actuação do Estado.

11 5 - Aplicação das novas tecnologias na contabilidade Breve abordagem ao XBRL Extensible Business Reporting Language, normalmente conhecido por XBRL, é uma linguagem de marcação que faz com que softwares diferentes comuniquem entre si sem erros, integrando Demonstrações Financeiras. Com esta linguagem as entidades conseguem evitar o trabalho de preencher formulários quando precisam integrar informações contabilísticas, o que compromete a eficiência. SharePoint O SharePoint é um software que permite desenvolver portais de interligação entre utilizadores, equipas e conhecimento de modo uniforme para que se possa aproveitar as informações relevantes para as ajudar a trabalhar de modo mais eficiente. O SharePoint permite fornecer soluções que integrem informações de vários sistemas numa única solução. Desta forma e especificamente ao nível da consolidação de contas, permite agilizar os processos de submissão e disponibilização de ficheiros. A forma simples como se pode interagir com o programa e a sua flexibilidade de configurações, fazem do SharePoint uma aposta atractiva quando o interesse é agilizar os processos tornando-os mais eficientes. Utilizámos portanto o último programa lançado pela Microsoft dedicado à construção de sites e formulários e criamos uma pequena aplicação de utilização simples de modo a demonstrar a capacidade de adaptação deste novo programa à contabilidade. Ao nível da aplicação do SharePoint na consolidação de contas, criou-se uma solução simples, com tecnologia avançada e que, sendo desenvolvida, possa ser economicamente aliciante, de modo a contribuir para um melhor desempenho dos departamentos responsáveis pela contabilidade.

12 Figura 1 - Zona de trabalho do programa SharePoint Criação de uma aplicação em SharePoint Sendo o SharePoint um programa de fácil manuseamento, torna-se mais simples a criação de um formulário. Para aplicação à consolidação de contas, um formulário consistirá numa ficha para recolha de informação relativa às contas de cada entidade que compõem o perímetro de consolidação, permitindo também posteriormente a disponibilização do resultado da consolidação. (Figura 1) Existem várias sugestões que vão sendo dadas pelo próprio programa aquando da criação de um portal que a serem seguidas, tornam o trabalho mais ágil. Com os conhecimentos mínimos de informática, consegue-se desenvolver facilmente projectos com elevados graus de fiabilidade, conseguindo também níveis de funcionalidade elevados no que respeita à finalidade para o qual foi criado. Utilização de uma aplicação do SharePoint na Consolidação de Contas A intenção neste ponto é criar uma aplicação desenvolvida em SharePoint, que servisse a consolidação de contas. Achou-se conveniente criar também um modelo de demonstrações financeiras que fosse uniforme para todas as entidades que compõem o perímetro de consolidação. (Figura 2) Este modelo deveria ser preenchido por todas as entidades para posterior entrega à entidade responsável pelo portal. Seguidamente a entidade-mãe, ficaria responsável por proceder à compilação dos modelos recolhidos devidamente preenchidos.

13 A utilização desta aplicação é feita basicamente em três momentos, o download do modelo para preenchimento, a submissão destes modelos já preenchidos e por fim a disponibilização das contas já consolidadas No primeiro momento, o utilizador faz o download do modelo disponibilizado no site. Este modelo estará alojado no servidor da entidade-mãe já que será a responsável por todo o processo de consolidação. Esse modelo deverá ser preenchido com base nas demonstrações financeiras individuais pelos responsáveis pelas contas de cada entidade. Este modelo é igual para todas as entidades. O seu formato normalizado permite não só aplicabilidade a todas as entidades mas também a posterior consolidação. Figura 2 - Exemplo de modelo de Demonstrações Financeiras Num segundo momento o utilizador é obrigado a comprovar a sua identidade para impedir qualquer tipo de violação da segurança e garantir a confidencialidade dos dados. Após identificar-se submete o formulário já preenchido com os dados

14 constantes nas demonstrações financeiras individuais (upload do ficheiro). (Figura 3) Esta entrega on-line permite agilizar o processo da prestação das contas contribuindo desta forma para uma melhor gestão dos recursos. Figura 3 - Exemplo de página para submissão do modelo No último momento acontece a disponibilização da informação, agora já consolidada, função que dirá respeito à entidade-mãe, com base na informação individual previamente submetida. Com o intuito de agilizar processos que levem ao menor consumo de recursos e portanto tornar os serviços mais eficientes, esta aplicação permite de forma simples normalizar o processo de recolha da informação financeira individual, bem como após a sua consolidação, a disponibilização on-line das demonstrações financeiras do grupo alvo da consolidação. Com o desenvolvimento de programas adequados, será possível consolidar as contas de acordo com os critérios definidos (nomeadamente ao nível da obrigatoriedade e método de consolidação) de forma instantânea a partir do momento em que o processo de recolha das DF individuais tenha sido concluído. Futuramente poderão ser idealizadas soluções ainda mais simples e eficientes aproveitando uma plataforma desenvolvida através do SharePoint. Tendo por base um mecanismo de entrega de ficheiros que permita de forma segura submeter a informação, independentemente do formato em que ela esteja, poderá ser lida através de programas de forma a extrair dela os elementos necessários para que se possa proceder à consolidação.

15 Esquema de processamento de todo o fluxo de informação. Entidade 1 Formulários Formulários Preenchidos Formulários Entidade 2 Entidade 3 Formulários Preenchidos Formulários Formulários Preenchidos SharePoint Consolidação das DF s Apresentação das Contas Consolidadas em XBRL Formulários Entidade 4 Formulários Preenchidos Assim, tendo em consideração as especificidades de cada entidade e a relação dela para com a entidade-mãe, aquela que será responsável pela consolidação, terse-ão que definir previamente as regras de consolidação de acordo com os métodos e ópticas de consolidação aplicáveis. Posteriormente as demonstrações submetidas serão utilizadas de acordo com essas regras, excluindo assim a necessidade do processamento por parte de qualquer serviço específico. Pode tornar-se conveniente a criação de um novo departamento cujas funções passariam unicamente pela monitorização do desempenho das funcionalidades activas. Este novo departamento poderia vir a tomar o lugar de outros a partir do momento em que se adoptasse este tipo de programas como aliados a um trabalho eficiente.

16 6 Conclusões No presente trabalho, estudámos a problemática da produção de informação de natureza financeira e a forma como o Sector Público está organizado e como promove o seu relato financeiro. Analisámos também a forma como é realizada a análise, avaliação de desempenho, de uma determinada instituição pública e a sua relação intrínseca com o relato financeiro. Abordámos ao longo do estudo as diversas linguagens informáticas que normalmente são usadas para a divulgação de informação financeira, ao nível dos diversos intermediários como também entre utilizadores da informação, ao nível da preparação das Demonstrações Financeiras. Tentámos explorar as características do XBRL, e aplicá-las ao serviço da simplificação de processos na Administração Pública no que respeita à consolidação das demonstrações financeiras, com as suas filiais e associadas. Analisámos a complexidade da actividade económica desenvolvida pela Administração Pública, enquanto agente económico participativo no mercado. Em suma, este trabalho pretende diagnosticar os principais problemas da Administração Pública na preparação e divulgação do seu relato financeiro, e relacioná-lo com as potencialidades da linguagem de marcação de relato financeiro XBRL. O presente estudo tem como objectivo de análise, a possibilidade de aplicação no Sector Público Português de uma aplicação baseada na última versão do Office 2007, Sharepoint O objectivo principal do estudo, consiste na criação de uma plataforma que permite a recolha de informação financeira das diversas entidades sujeitas a consolidação. A recolha de informação, é baseado em Modelos / Formulários criados para o efeito de maneira a que a entidade ou entidades a consolidar, depositem as suas contas no Sharepoint, preenchendo os formulários. Posteriormente esta informação é processada. A entidade com responsabilidade de proceder à consolidação, processa a informação, apresentando as suas Demonstrações Financeiras Consolidadas. Por fim podemos concluir que a tecnologia do SharePoint além de simples utilização é economicamente viável constituindo por isso uma opção a ser mais desenvolvida.

17 Referências bibliográficas Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas; (2003); XBRL : un estándar para el intercambio electrónico de información económica y financiera; Madrid; AECA Caiado, António Campos Pires, Carvalho, João Batista da Costa e Silveira, Olga Cristina Pacheco; (2006); Contabilidade Pública; Lisboa; Áreas Editora Carvalho, João Batista da Costa, Pina Martinez, Vicente e Torres Pradas, Lourdes; (1999), Temas de contabilidade pública, Lisboa, Rei dos Livros Drucker, P. (1993). Post Capitalist Society. New York, Harper Business. Ferreira, Augusta; Santos, Carlos ; Carvalho, João Batista; (2006); A Consolidação de Contas na Administração Pública e a Linguagem de Marcação XBRL: Caso Particular do Sector da Educação ; Comunicação apresentada no 4º Congresso Nacional da Administração Pública; Lisboa. Ferreira, Augusta; Santos, Carlos; (2006) Linguagem XBRL: Suporte à Consolidação de Contas na Administração Pública ; Comunicação apresentada no XI Congresso Internacional de Contabilidade e Auditoria; Coimbra. Gonçalves, António Manuel Laranjeiro Nunes, (2005), Ópticas e métodos de consolidação, Aveiro. Handy, C. (1990). The Age of Unreason. Boston, Harvard Business Review Press. Handy, C. (1994). The Empty Raincoat. London, Arrow Business Books. Neto, Luís (2003), Microsoft Front Page 2002, Lisboa, FDTI. OCDE, (1995), Governance in Transition: Public Management Reforms in OECD Countries, Paris. Osborne, D. and T. Gaebler (1992). Reinventing Government: How the Entrepreneurial Spirit is Transforming the Public Sector, Addison-Wesley.

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