NELSON MACHADO JUNIOR. Disseminação da informação utilizando ferramenta de colaboração Office Sharepoint

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1 NELSON MACHADO JUNIOR Disseminação da informação utilizando ferramenta de colaboração Office Sharepoint Londrina 2009

2 NELSON MACHADO JUNIOR Disseminação da informação utilizando ferramenta de colaboração Office Sharepoint Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas com Ênfase em Inteligência em Negócios Residência em Software apresentado à Coordenação do Curso de Ciência da Computação da Universidade Estadual de Londrina. Orientadora: Rodolfo Miranda de Barros Londrina 2009

3 AGRADECIMENTOS Agradeço ao CNPq/MCT e ao Fundo Setorial de Tecnologia da Informação CT-Info, pela concessão da Bolsa de Desenvolvimento Tecnológico e Industrial /

4 RESUMO Apresento uma visão da importância da disseminação da informação e da utilização de uma ferramenta que auxilie no processo. Para isto é citado o modelo PMBOK de gerencia de projeto e como o Microsoft Office SharePoint Service adere a fase de Gerência da Comunicação, permitindo um grande ganho de produtividade e auxiliando este modelo de gerencia de projeto. Palavras-chave: Sharepoint, PMBOK

5 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO PMBOK AMBIENTE SHAREPOINT PRÉ-REQUISITOS DO SHAREPOINT CONFIGURANDO O SHAREPOINT EXEMPLOS CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 21

6 5 1 INTRODUÇÃO Neste artigo será apresentado uma das maneiras de construir um ambiente de disseminação da informação (portal colaborativo) para utilização em empresas que necessitam de uma solução desta natureza. Atualmente uma das grandes preocupações das empresas (pequeno, médio e grande porte) é a disseminação da informação entre seus colaboradores. As informações a serem compartilhadas podem ser sobre trabalho, sobre os produtos ou novos produtos ou serviços da empresa ou oferecer recursos para compartilhamento de informações pessoais como site pessoal do colaborador ou um classificado. A Mindquarry empresa que trabalha com o desenvolvimento de ferramentas colaborativas, desenvolveu uma tabela de mapeamento das ferramentas e técnicas utilizadas para este fim e classificou-as de acordo com a sua finalidade. A tabela é apresentada como uma tabela periódica dividida em famílias, separadas por cores: - Verde representa as ferramentas para uso pessoal; - Amarelo para ferramentas de produtividade;

7 6 - Laranja para as ferramentas de colaboração; - Marrom para os métodos; Onde cada família tem suas características: - Família de ferramentas de pessoas: neste grupo encontram-se as ferramentas voltadas para a gerência de projetos, equipes e outros; - Família de ferramentas de produtividade: neste grupo temos os softwares que utilizamos para aumentar a produtividade do processo colaborativo; - Família de ferramentas de colaboração: neste grupo encontramos as ferramentas que são utilizadas diretamente para a criação dos ambientes colaborativos; - Família de métodos: neste grupo estão os principais métodos de otimização da colaboração. O SharePoint é uma ferramenta de colaboração voltada para aplicações intranet. Que permite a criação de sites organizados de uma forma hierárquica criando uma rede colaborativa onde é permitido ter recursos como: fóruns, compartilhamentos de documentos, versionamento de documentos, portais pessoais, entre outros. Todos estes recursos são gerenciados através de níveis de permissão como veremos a seguir na estrutura e montagem do ambiente SharePoint Server. O SharePoint ainda pode ser muito bem utilizado no modelo de Gerência de Projeto do PMBOK, pois na é uma ferramenta muito útil na Gerência de Comunicação proporcionando criar diversos tipos de interfaces de comunicação e acesso a documentos e interfaces de colaboração para os participantes dos projetos, permitindo ainda a diferenciação entre os projetos.

8 7 2 PMBOK O PMBOK é um modelo de gerenciamento de projetos que foi desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) para auxiliar no gerenciamento de projetos e permitir uma melhor comunicação e organização do conhecimento entre os gerentes de projetos. O PMBOK é dividido em nove áreas definidas como áreas de conhecimento: - Gerência do Escopo: esta área compreende os processos necessários para o gerenciamento do escopo do projeto (iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo); - Gerência do Tempo: área responsável por descrever o processo necessário para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto (definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma); - Gerência do Custo: área responsável por descrever os processos que garantam que os custos não ultrapassem os valores previstos; - Gerência de Riscos: área responsável por identificar, analisar, responder e controlar os riscos que possam vir prejudicar o andamento do projeto (planejamento do gerenciamento de riscos, identificação dos riscos, análise qualitativa dos riscos, análise quantitativa dos riscos, planejamento das respostas e controle e monitoramento dos riscos); - Gerência de Recursos Humanos: área responsável por definir os processos necessários para melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto (planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento equipe); - Gerência da Qualidade: área responsável por garantir que as necessidades originais do projeto sejam satisfeitas (planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade); - Gerência da Comunicação: área responsável pela definição dos processos utilizados para geração, coleta, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto (planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo do projeto); O fluxo abaixo exemplifica o processo de Gerência da Comunicação.

9 8 O SharePoint adere nesta área de conhecimento por ser uma ferramenta que permite criar mecanismos que auxiliam o processo. E facilitando tanto na coleta de dados como na disseminação destas informações, diminuindo o caminho entre os envolvidos no projeto, pois os mesmos podem ser internos ou externos, tais como: equipe interna do projeto, equipe externa do projeto, cliente, etc. - Gerência da Contratação: área responsável por definir o processo pelo qual será efetuada a aquisição de material e serviços necessários fora da organização (planejamento da aquisição, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato); - Gerência da Integração: área responsável por garantir a coordenação e integração do projeto com os elementos internos e externos (desenvolvimento do plano de projeto, execução do plano de projeto e controle integrado das mudanças);

10 9 3 AMBIENTE SHAREPOINT O SharePoint é uma ferramenta da Microsoft que tem como objetivo gerenciar o ambiente colaborativo da empresa, que possui recursos que facilitam a criação de vários tipos de ambiente, tais como: colaboração, projetar e montar sites, gerenciar documentos, pesquisa colaborativa, extranet, farms globais, sites pessoais, etc. Com as facilidades apresentadas pela ferramenta e a integração que ela permite que seja feita principalmente com a família de produtos Microsoft Office é que fazem o seu diferencial, além de permitir o desenvolvimento de recursos personalizados. Estas facilidades em grandes corporações economizam o tempo das equipes de TI com o desenvolvimento de portais e centralizam sua administração melhorando assim o gerenciamento do ambiente. Na instalação do ambiente SharePoint é criado um painel de controle totalmente web.

11 10 O painel de controle é utilizado para finalizar as configurações e habilitar os serviços após a instalação do ambiente SharePoint e também para criar novos farms, sites, subsites e gerenciar as permissões de cada nível sites. O ambiente de configuração é dividido em 3 abas: onde na primeira aba aparecem as mensagens para o Administrador, na segunda aba estão as configurações de operações dos sites que o SharePoint gerencia como: Topologia dos Serviços, Configuração de Segurança, Login e relatórios, Atualizações e Migra-

12 11 ções, Configurações Globais, Backup e Restore, Configuração dos Dados e Conteúdo de Implantação e na terceira aba está o gerenciamento da aplicação que cuida dos aspectos de configuração do servidor SharePoint.

13 12 4 PRÉ-REQUISITOS DO SHAREPOINT O ambiente SharePoint necessita de alguns pré-requisitos de hardware e software para a sua instalação, pois ele faz uso de outros recursos da família Microsoft para seu gerenciamento e estruturação. Requisitos de hardware A tabela a seguir lista os requisitos de hardware mínimos e recomendados para a implantação do Office SharePoint Server 2007, incluindo a implantação do Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. Componente Mínimo Recomendado Processador 2,5 gigahertz (GHz) Processadores duplos, cada um deles de 3 GHz ou mais rápido RAM 1 gigabyte (GB) 2 GB Disco Partição formatada para sistema de arquivos NTFS com um mínimo de 3 GB de espaço livre Partição formatada para sistema de arquivos NTFS com 3 GB de espaço livre, além de espaço livre suficiente para sites Unidade Unidade de DVD Unidade de DVD ou a origem copiada para uma unidade local ou acessível pela rede Vídeo Monitor de ou resolução superior Rede Conexão de 56 kilobits por segundo (Kbps) entre computadores cliente e servidor Conexão de 56 Kbps ou mais rápida entre computadores cliente e servidor Requisitos de software Como o Office SharePoint Server 2007 é baseado no Windows necessitamos do sistema operacional e também de alguns recursos listados abaixo:

14 13 Sistema Operacional O Office SharePoint Server 2007 é executado no Windows Server 2003 com SP1 ou posterior. Recomendamos que você aplique todas as atualizações críticas. Você pode usar as seguintes edições do Windows Server 2003: Windows Server 2003, Standard Edition Windows Server 2003, Enterprise Edition Windows Server 2003, Datacenter Edition Windows Server 2003, Web Edition Devido às restrições de licenciamento o Windows Server 2003, Web Edition não oferece suporte à instalação Básica do Office SharePoint Server Banco de dados É utilizado o SQL Server 2005, onde ficar armazenadas todas as informações do Share- Point. Componentes do Windows Após instalar o sistema operacional e aplicar todas as atualizações críticas, você deverá configurar o computador para ser um servidor Web habilitando o IIS 6.0, incluindo: Arquivos comuns WWW Protocolo SMTP Microsoft.NET Framework 3.0 Antes de instalar o Office SharePoint Server 2007, instale o Microsoft.NET Framework 3.0 e, em seguida, verifique se o ASP.NET 2.0 está habilitado. Existem alguns requisitos estruturais também, o servidor do SharePoint deve ser um servidor membro de um domínio, pois ele utiliza os recursos de gerenciamento de usuário do AD para gerenciar as permissões de uso dos sites.

15 14 5 CONFIGURANDO O SHAREPOINT Após a instalação do SharePoint devemos configurá-lo. Para executar a configuração, faça o seguinte caminho: Menu Iniciar > Todos os Programas > Microsoft Office SharePoint Server > SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard. Após ter iniciado o assistente, e ter visto a tela de boas vindas do próprio, clique em Next. Figura 1: Tela de entrada do assistente de configuração do SharePoint.Figura 2: Popup de informação Neste momento aparecerá um popup que te alertará a respeito de alguns serviços que serão parados. Assegure que estes serviços podem ser reiniciados neste exato momento, e que não impactará em outras tarefas do seu servidor. Caso você esteja certo que estes serviços possam ser parados momentaneamente, clique em Yes para prosseguir. Figura 2: Popup de informação As seguintes telas no assistente de configuração do SharePoint foram designadas para ajudar no processo de configuração do seu farm. Na figura 3, você poderá criar um novo farm ou entrar em um farm existente. Os membros de um farm são definidos por quais servidores usam um mesmo banco de dados de configuração do SharePoint (SQL) e quais não. Nesta ilustração, nós criaremos um novo farm. Para isso, selecione a opção No, I want to create a

16 new Server farm e clique em Next. Caso você deseje se conectar a um farm existente, basta selecionar a outra opção e prosseguir. 15 Figura 3: Configuração de conexão para um farm Depois de selecionar sua opção na figura 3, nós podemos entrar com os seguintes valores na figura 4: O nome do servidor de banco de dados SQL: Nome da máquina onde está hospedado o seu banco de dados. O nome do banco de dados: O recomendável é que o nome inserido esteja dentro dos padrões da sua empresa, e que seja um nome eficaz, a ponto de conseguir identificá-lo em um ambiente com diversos outros bancos de dados. A conta de acesso ao banco de dados: Necessita ser uma conta membro do grupo de administradores do seu domínio em cada servidor SharePoint, possuindo as permissões db_creator e db_security no SQL. Eu sugiro que esta conta seja criada no Active Directory apenas para esta finalidade e que possua uma senha de difícil identificação por outros usuários. Após preencher os campos, basta clicar em Next.

17 16 Figura 4: Tela de configuração das definições do banco de dados Na próxima tela, figura 10, você vai escolher as definições de segurança do seu servidor. Inicialmente, você poderá escolher uma porta para conexão à sua Central Administration (CA) ou deixar com que o assistente randomicamente escolha para você. Caso deseje fazer esta mudança, basta marcar a caixa de seleção Specify port number e digite ao lado a porta com um número entre 1 e Pouco abaixo da caixa de seleção que falamos há pouco, existe um conflito que precisaremos resolver. Você deseja que sua CA rode usando NTLM (NT Lan Manager) para autenticação de segurança ou Kerberos? Se escolher o último, existem algumas configurações especiais que você necessitará fazer em seu Active Directory para que o Kerberos possa trabalhar. A maioria dos administradores que conheço usam NTLM, embora em implementações maiores e mais seguras, cada vez mais estão usando Kerberos. Nesta ilustração, usaremos NTLM. Figura 5: Tela de configuração do web application do SharePoint

18 17 Depois que você clicou em Next, o assistente começará a executar as configurações selecionadas por você. Dependendo do tipo de servidor e das opções que você está instalando, podem ser sete, oito ou nove tarefas executadas. Note que abaixo da barra de status, você pode ver quais ações estão em processamento. Figura 6: Tela de status das configurações executadas pelo assistente Após a conclusão das tarefas o assistente mostrará uma tela dizendo que foi finalizado com sucesso. Caso apareça alguma tela com a mensagem "Configuration Failed", recomendo que reinstale os pré-requisitos. Geralmente, quando os pré-requisitos não são instalados devidamente, acontecem erros bem difíceis de solucionar, e até encontrar referências online. Figura 7: Tela de encerramento do assistente Ao clicar em Finish, você será automaticamente redirecionado para a Central Administration do seu farm, ao acessar esta interface será necessário ativar alguns serviços para o SharePoint esteja totalmente operante.

19 18 6 EXEMPLOS Abaixo serão inseridos alguns exemplo de portais colaborativos que podem ser criados dentro da ferramenta do SharePoint, não será abordada a customização dos mesmo que pode abrir uma infinidade de possibilidade. Modelo de Portal de Projeto Modelo de Portal de compartilhamento de documentos.

20 19 Modelo de Portal Colaborativo Os modelos acima foram criados a partir dos templates que fazem parte da instalação padrão do Office SharePoint Server, existem outros templates e ainda podemos inserir templates externos ou customizar um interface de acordo com a necessidade do cliente.

21 20 7 CONCLUSÃO Com a utilização da ferramenta SharePoint e mais os recursos de gerenciamento de usuários oferecidos pelo AD, concluo que o SharePoint tem uma grande aderência com o processo de Gerência da Comunicação do modelo PMBOK. Facilitando a criação de ferramentas para extração de dados, repositório de arquivos, etc. Ferramentas estas necessárias para auxiliar os processos definidos para esta gerência. Proporcionando uma base de dados atualizada e on-line para todos os envolvidos no projeto.

22 21 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRITO, Allan. Elementos de colaboração. Internet: Internet, Disponível em: <http://www.colaborativo.org/blog/2007/08/07/elementos-de-colaboracao/>. Acesso em: 07 ago WIKIPÉDIA. Sharepoint. Internet: Wikipédia, Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/sharepoint>. Acesso em: 18 abr LARS TRIELOFF. Elements of Collaboration. Internet: Internet, Disponível em: <http://www.mindquarry.com/community/articles/elements-collaboration>. Acesso em: 05 jul PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (Eua). Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Newtown Square: Project Management Institute, Inc., p. ALLAN BRITO. Elementos de colaboração. Internet: Internet, Disponível em: <http://www.colaborativo.org/blog/2007/08/07/elementos-de-colaboracao/>. Acesso em: 04 jul MICROSOFT. Determinar requisitos de hardware e software (Office SharePoint Server). Internet: Internet, Disponível em: <http://technet.microsoft.com/ptbr/library/cc aspx>. Acesso em: 04 jul MICROSOFT. Microsoft Office SharePoint Server Internet: Internet, Disponível em: <http://technet.microsoft.com/pt-br/office/sharepointserver/default.aspx>. Acesso em: 04 jul

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