POLÍTICA DE COMPLIANCE

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1 POLÍTICA DE COMPLIANCE COOPERATIVA DE ECONOMIA E CREDITO MUTUO DOS COLABORADORES DA SG INDÚSTRIA E COMERCIO DE MATERIAS DE CONSTRUÇÃO, VIDROS E AFINS. 1

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO REGRAS, PORCEDIMENTOS E CONTROLES INTERNOS Estrutura Organizacional de Controles Interno Corpo Diretivo DEFINIÇÕES DAS RESPONSABILIDADES Diretoria de Operações Auditorias POLÍTICAS NATUREZA DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELO COMPLIANCE SISTEMAS, ROTINAS E PROCEDIMENTOS ENVOLVIDOS GARANTIA DA INDEPENDÊNCIA DO TRABALHO EXECUTADO CADASTRO VERIFICAÇÕES IN LOCO AUDITORIA INTERNA RELATÓRIO ANUAL DE CONTROLES INTERNOS APROVAÇÃO

3 1 INTRODUÇÃO Esta política tem o objetivo de estabelecer diretrizes e procedimentos a serem seguidos por todos os colaboradores e diretores da Credi SG, no desenvolvimento de suas atividades, em conformidade com os princípios e regras apresentados na regulamentação emitida pela Resolução do Bacen 4.595/17, especialmente em relação à conformidade (Compliance) compatível com a natureza, porte, a complexidade, a estrutura, o perfil de risco de conformidade. Está política será aprovada pelo Conselho de Administração e em Assembléia Geral. 2 REGRAS, PROCEDIMENTOS E CONTROLES INTERNOS Os Controles internos visam assegurar a aderência e a totalidade da legislação e ás normas internas pertinentes ás suas atividades, bem como prover e utilizar controles a fim de atender a Resolução. Seu papel na estrutura da Credi SG é o de implantar controles internos voltados para as atividades por ela desenvolvidas, monitorando sistemicamente seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais, cumprindo a Resolução aplicável. Para isto, foram efetuadas as adaptações necessárias nas regras, políticas, procedimentos, no código de ética e conduta, bem como, a criação de novos pontos de monitoramento no sistema de controles internos de modo a ficarem aderentes a referida Resolução visando: I. Assegurar que todos os profissionais que desempenhem funções ligadas as áreas de negócios atuem com imparcialidade e conheçam o código de ética, as normas aplicáveis, bem como as políticas previstas por esta política e as disposições relativas a controles internos: e II. Identificar, administrar e eliminar eventuais conflitos de interesses os quais possam afetar a imparcialidade dos colaboradores/ diretores que desempenhem funções ligadas à administração as áreas de negócios. 2.1 Estrutura Organizacional de Controles Internos A área responsável será (composta por Controles Internos e Prevenção à Lavagem De Dinheiro), Auditoria Interna, Auditoria Externa e Gestão de Riscos e terá total independência quanto à execução de suas atividades, aos acessos físicos entre si, bem como à segregação entre seus processos e sistemas utilizados. 3

4 Conselho de Administração Auditoria Interna Auditoria Externa Gerência Compliance Riscos 2.2 Corpo Diretivo Em atendimento à Resolução, a Credi SG institui uma estrutura organizacional capaz de atender às exigências da mencionada Resolução. Na hipótese de impedimento de qualquer dos diretores responsáveis, por prazo superior a 30 (trinta) dias, o substituto assumirá a referida responsabilidade, por escrito, no prazo de 1(um) dia útil, a contar da sua ocorrência. A estrutura organizacional responsável pela atividade de administração e conformidade (Compliance) possui a seguinte composição: Conselho de Administração Diretor responsável pelo Risco de Liquidez e Gerenciamento de Risco Diretor responsável pelo Risco Operacional, de Mercado e de Crédito 4

5 3 DEFINIÇÕES DAS RESPONSABILIDADES 3.1 Diretoria e Gerência Dentre as diversas atividades relatadas no decorrer desta Política, a Diretoria tem a responsabilidade de: Manter esta Política atualizada e monitorar seu cumprimento; Prover Recursos Humanos e computacionais suficiente para o adequado cumprimento dos procedimentos contidos nesta Política; Capacitar os colaboradores envolvidos nas operações e atividades: e A Gerência, subordinada à Diretoria, é a responsável pela execução das atividades de Compliance, Controles Internos e Prevenção à Lavagem de Dinheiro 3.2 Auditorias 4 POLÍTICAS Elaborar relatórios semestrais/anuais e encaminhá-los para as áreas envolvidas, assim como diretoria e demais órgãos necessários; Fazer visitas programadas e/ou esporádicas in loco visando tornar confiáveis os procedimentos internos e se certificar de que os colaboradores vêm realizando seu trabalho em conformidade; As políticas publicadas são documentos dinâmicos revisados e atualizados sempre que ocorrem alterações legislativas e/ou procedimentais ou com periodicidade no mínimo anual. A Gerência identificará os riscos envolvidos e decidirá sobre a implantação de novos pontos de monitoramentos a serem acrescidos ao Sistema de Controles Internos, desenvolvendo em todo o quadro de pessoal, independentemente da posição hierárquica de cada um, a busca constante da eficiência e integridade no desempenho das atividades. Além da operacionalização é também atribuição dos diretores/gerente responsáveis a divulgação constante, a todos os integrantes das respectivas equipes, da importância dos Controles Internos, bem como o alto grau de envolvimento que se espera de cada colaborador. Nesse sentido, todos os colaboradores devem sentir-se envolvidos e responsáveis pelo aprimoramento dos Controles Internos de forma a mitigar riscos. No geral, a Gerência monitora sistematicamente e acompanha as atualizações das políticas, contendo os procedimentos, devidamente publicados. 5

6 Dentre as principais normas visam atender à Resolução, destaca-se: Política de segurança da informação; Código de ética e conduta; Risco de Crédito; Risco de mercado; Risco de liquidez; Risco operacional; Regimento Interno 5 NATUREZA DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELO COMPLIANCE As principais atividades atribuídas a seus integrantes são: Aprovar a contratação e manutenção dos sistemas e prestadores de serviços necessários para o monitoramento das atividades, movimentações, transações financeiras; Manter na Gerência, colaboradores em número suficiente, qualificados e devidamente treinados/capacitados para a realização dos trabalhos de Compliance, controles internos e prevenção à lavagem de dinheiro; Garantir o fiel cumprimento da política do Compliance pelos níveis hierárquicos sob sua supervisão direta ou indireta; Propor alterações e melhorias na política de Compliance quando necessário ou recomendável; Gerenciar e monitorar as atividades de Compliance, controles internos e prevenção à lavagem de dinheiro; Desenvolver e implementar ferramentas de controles para detectar atividades em desacordo com as normas ou operações que caracterizem indícios de ocorrências de crimes de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo; Promover periodicamente treinamento e cursos de reciclagem para os colaboradores da Credi SG; Encaminhar para diretores responsáveis de Prevenção à Lavagem de Dinheiro, os clientes com informações desabonadoras, as operações transações financeiras com indícios de lavagem de dinheiro e as transações financeiras suspeitas; Emitir relatórios para os órgãos reguladores e para a alta administração; 6

7 Desenvolver pontos de monitoramento das atividades de risco da Credi SG, a ser realizado no sistema de Controles Internos; Gerenciar as atividades de monitoramentos das atividades de risco da Credi SG Efetuar verificações no sentido de validar a veracidade das respostas efetuadas aos monitoramentos de controles internos, utilizando-se como parâmetro os pontos de controles existentes; Monitorar as seguintes atividades; o Cumprimento das regras, políticas e procedimentos; o Atualização das políticas e cadastros dos clientes; o Atualização das publicações institucionais na página na WEB; o Proteção das informações; o Acesso físico às dependências; o Revisão dos acessos sistêmicos; o Segurança e contingência; o Capacitação dos colaboradores (treinamentos e certificações); Verificar a adequação dos investimentos e negociações frente ao perfil de risco do cliente; Acompanhar os pontos de monitoramentos respondidos como não executados até sua regularização; Gerenciar as atividades de prevenção à lavagem de dinheiro, com relação à: o Monitoramentos das movimentações dos clientes; o Monitoramentos das negociações de ativos financeiros; Registrar os nomes de pessoas e empresas com informações desabonadoras ou pessoas expostas politicamente no sistema de cadastro Syscoop-32; Realizar as comunicações ao COAF das previsões, saques e depósitos em espécie acima de R$ ,00, e das movimentações suspeitas; 6 SISTEMA, ROTINAS E PROCEDIMENTOS ENVOLVIDOS A Gerência fornecerá as listas de pessoas expostas politicamente PPE e/ou com informações desabonadas. As pessoas constantes destas listas são incluídas no sistema de Cadastro -Syscoop-32. As Análises de prevenção à lavagem de dinheiro das movimentações financeiras dos clientes e contrapartes são realizadas através do sistema gerencial da Credi SG, sendo realizada diariamente. 7

8 O monitoramento da aderência às normas e procedimentos das atividades e movimentações financeiras dos clientes é realizado através de consultas através de cadastro básico e pessoal via sistema gerencial da Credi SG. 7 GARANTIA DA INDEPENDÊNCIA DO TRABALHO EXECUTADO A diretoria destacou à Gerência como uma estrutura composta de colaboradores, totalmente segregada de áreas com possíveis conflitos de interesses (áreas operacionais, riscos e auditoria interna/externa), observem estritamente os procedimentos internos e as normas vigentes. Hierarquicamente, por prerrogativa da Resolução, a área reporta-se ao Diretor Estatutário responsável pelo cumprimento de regras, políticas procedimentos e controles internos. 8 CADASTRO O Cadastro dos cooperados serão atualizados através dos arquivos eletrônicos recebidos pela Credi SG, bem como através das fichas de adesões e atualizações realizadas esporadicamente ou em caso de alteração de dados bancários que o cooperado deverá enviar um documento comprobatório sobre a mudança. A base cadastral é utilizada dentre as questões de consultas, liberações de créditos, também para o envio para à empresa de cobrança contratada para realizar os trabalhos de cobranças dos inadimplentes. 9 VERIFICAÇÃO IN LOCO As auditorias internas e externas devem efetuar verificações, no sentido de validar a veracidade das respostas efetuadas aos monitoramentos de controles internos, utilizando como parâmetro além dos itens descritos nas Políticas constantes, os pontos de controles cadastrados para cada uma das atividades. Ao final da verificação, as empresas devem emitir um relatório sobre as situações observadas encaminhando-o ao responsável pela Credi SG, para as providências cabíveis. A Gerência é responsável ainda por averiguar, informações relevantes sobre os itens, a saber: O funcionamento dos acessos com senhas no sistema que gerencia as operações da Credi SG; A evidência sobre o recebimento do código de ética e conduta pelos colaboradores; 8

9 A evidência sobre o recebimento do Termo de confidencialidade pelos colaboradores; A evidência das supervisões realizadas pela Gerência junto aos prestadores de serviços contratados; A análise das rotinas de guarda e manutenção dos arquivos e das pessoas com acesso a informações restritas; Todas as informações relevantes sobre os trabalhos ocorridos nas verificações in loco das áreas devem fazer parte do Relatório de Controles Internos. 10 AUDITORIAS INTERNAS E EXTERNAS O programa semestral/anual de Auditoria Interna e os respectivos Relatórios, contendo as recomendações, somadas às recomendações dos auditores externos, contribuem para o aperfeiçoamento contínuo dos controles. Faz parte do programa semestral/anual de Auditoria Interna a averiguação do cumprimento de todos os procedimentos descritos nesta e nas demais políticas, a elaboração do relatório contendo eventuais apontamentos detectados, bem como a disponibilização de relatório das auditorias ocorridas nas áreas internas da Credi SG quando solicitados pelo Conselho de Administração. 11 RELATÓRIO SEMESTRAL/ANUAL DE CONTROLES INTERNOS As empresas de auditorias são responsáveis pela elaboração dos Relatórios de Controles Internos estabelecidos nas legislações vigentes, bem como por submetê-los, em prazo hábil, à Administração. O Conselho de Administração tem a responsabilidade de avaliar os Relatórios de Controles Internos com o intuito de verificar e registrar; As conclusões dos exames efetuados; As recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronogramas de saneamentos, quando for o caso; e A manifestação a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas planejadas, de acordo com cronograma específico, ou efetivamente adotadas para saná-las. 9

10 Após a aprovação dos relatórios pelo Conselho de Administração, os mesmos permanecerão devidamente arquivados nas dependências da Credi SG e, disponíveis para Bacen ou eventuais Auditorias. 12 APROVAÇÃO A presente Política foi aprovada pela Alta de reunião de 29 de novembro de 2017 e, será objeto de revisão com periodicidade no mínimo anual. Maria Celia Pereira da Veiga Lima Presidente Cristiane Guariento Secretária 10