PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES SOBRE A TRANSIÇÃO (NBR ISO 14001: 2004)

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1 PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES SOBRE A TRANSIÇÃO (NBR ISO 14001: 2004) Ao longo dos últimos anos, a Fundação Carlos Alberto Vanzolini vem trabalhando com a Certificação ISO e, com o atual processo de revisão da NBR ISO concluído com a sua publicação oficial no último dia 31 de dezembro, tornase necessário, para as empresas certificadas de acordo com a NBR ISO 14001:1996, iniciar o seu processo de transição para a NBR ISO 14001:2004. Esperamos que a lista abaixo possa elucidar suas dúvidas. 1. O que mudou na NBR ISO 14001: 2004? Esta nova versão surgiu para melhor esclarecer os requisitos já existentes, na versão NBR ISO 14001: 1996, enfatizar a aplicação correta dos requisitos e aumentar a compatibilidade com a ISO 9001: No final deste questionário está disponível um quadro comparativo entre as versões 1996 e Alguns requisitos para as organizações se destacam: a) Estabelecer, implementar, manter e continuamente melhorar um SGA em conformidade com os requisitos da NBR ISO e determinar como serão atendidos. b) Definir e documentar o escopo do SGA. c) Identificar os aspectos ambientais das atividades, produtos e serviços, e considerar os aspectos significativos no seu SGA. d) Identificar e ter acesso a requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos subscritos pela organização, relacionados aos seus aspectos ambientais, determinar como esses requisitos se aplicam àqueles aspectos e considerá-los no seu SGA; estabelecer, implementar e manter procedimentos (s) para avaliar periodicamente o atendimento aos requisitos legais aplicáveis; e registrar o resultado dessas avaliações. e) Considerar as pessoas que trabalhem para a organização ou em seu nome. f) Estabelecer os documentos e registros requeridos por esta Norma; e aqueles determinados pela organização para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos associados com seus aspectos ambientais significativos. g) Estabelecer e manter registros, conforme necessário para demonstrar conformidade com os requisitos de seu sistema da gestão ambiental e desta Norma, bem como os resultados obtidos. h) Incluir nas entradas para análise pela alta administração: resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros; comunicação proveniente de partes interessadas externas, incluindo reclamações; o desempenho ambiental da organização; extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas; situação das ações corretivas e preventivas; ações de Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 1/15

2 acompanhamento das análises anteriores; mudança de circunstâncias, incluindo desenvolvimentos em requisitos legais e outros; e recomendações para melhoria. i) As saídas da análise pela administração devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas a possíveis mudanças na política ambiental, nos objetivos, metas e em outros elementos do sistema da gestão ambiental, consistentes com o comprometimento com a melhoria contínua. 2. Qual o prazo que as empresas terão para realizarem a alteração? Este processo de transição, ao contrário do que ocorreu com o processo de transição da ISO 9001, será concluído em até 18 (dezoito) meses, contados à partir de 15 de Novembro de Basicamente, o processo de transição será dividido em duas etapas: - 1º Fase: até o dia 15 de Maio de 2005, chamado de período de preparação, quando as empresas já deveriam realizar as auditorias, segundo a NBR ISO 14001: 2004, porém, nada impede que a norma de referência das auditorias seja a NBR ISO 14001: 1996, independentemente do objetivo das auditorias (certificação, acompanhamento e recertificação). - 2º Fase: nos doze meses restantes, ou seja, até o dia 15 de Maio de 2006, todas as auditorias (independente da sua natureza) deveriam ser baseadas na versão de 2004 da NBR ISO Durante este período eventuais nãoconformidades constatadas, face as novas exigências desta nova versão, serão registradas no relatório de auditoria, mas, não influenciarão no processo de decisão da manutenção da certificação e mesmo da concessão da certificação e da recertificação. 3. Até quando valem os certificados emitidos segundo a NBR ISO 14001: 1996? Após o dia 15 de Maio de 2006, não terão validade e eficácia os certificados emitidos pela versão anterior da norma (NBR ISO 14001: 1996). 4. Posso solicitar uma Pré-Auditoria segundo a nova versão? Após a adequação do Sistema de Gestão Ambiental (segundo a nova versão da NBR ISO 14001) e a realização de pelo menos um ciclo de auditorias internas a empresa pode solicitar a Pré-Auditoria para verificar o nível de adequação a esta nova versão da norma de referência. 5. É necessária a realização de uma auditoria extraordinária de alteração? Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 2/15

3 Não. A migração para esta nova versão pode ocorrer dentro das auditorias já previstas em contrato (acompanhamentos, recertificação etc), porém, deverá ser feita uma análise do dimensionamento atual visando possíveis ajustes no tempo de auditoria. 6. A FCAV mantém cursos sobre a migração desta nova versão? A FCAV mantém cursos abertos e in company, de curta duração, abordando os principais aspectos da nova versão da NBR ISO Maiores detalhes podem ser obtidos em nossa home-page: (cursos curta duração qualidade e engenharia do produto) ou pelo telefone (11) No caso de outras dúvidas, a quem devo consultar? Não hesite em nos contatar pelo telefone (11) , ramais 103 e 105 consulte nossa home page: Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 3/15

4 8. Quadro comparativo entre a NBR ISO 14001: 1996 e a NBR ISO 14001: 2004 : COMO ERA ANTES: COMO FICOU AGORA: COMENTÁRIOS: 1- Objetivo e campo de aplicação 1 Escopo 1 Escopo Esta Norma especifica os requisitos relativos a um sistema da gestão ambiental, permitindo a uma organização desenvolver e implementar uma política e objetivos que levem em conta os requisitos legais e outros requisitos e informações referentes aos aspectos ambientais significativos. Ela se aplica aos aspectos ambientais que a organização identifica como aqueles que possa controlar e aqueles que possa influenciar. Em si, ela não estabelece critérios específicos de desempenho ambiental. Todos os requisitos desta Norma se destinam a serem incorporados em qualquer sistema da gestão ambiental. O grau de sua aplicação dependerá de fatores tais como a política ambiental da organização, a natureza de suas atividades, produtos e serviços, o local e as condições no qual funciona. Esta Norma também provê, no Anexo A, diretrizes informativas sobre o uso da especificação. Esta Norma especifica os requisitos relativos a um sistema de gestão ambiental, permitindo a uma organização formular uma política e objetivos que levem em conta os requisitos legais e as informações referentes aos impactos ambientais significativos. Ela se aplica aos aspectos ambientais que possam ser controlados pela organização e sobre os quais presume-se que ela tenha influência. Em si, ela não prescreve critérios específicos de desempenho ambiental. Todos os requisitos desta Norma se destinam a ser incorporados em qualquer sistema de gestão ambiental. O grau de aplicação dependerá de fatores como a política ambiental da organização, a natureza de suas atividades e as condições em que ela opera. Esta Norma provê, no anexo A, diretrizes informativas sobre o uso da especificação. O escopo da norma foi expandido, incluindo: Esta Norma se aplica a qualquer organização que deseje : a) implementar, manter e aprimorar um sistema da gestão ambiental; b) assegurar-se de sua conformidade com sua política ambiental definida; c) demonstrar conformidade com esta norma ao: - fazer uma auto avaliação ou autodeclaração; ou - buscar confirmação de sua conformidade por partes que tenham interesse na organização, tais como clientes; ou - buscar confirmação de sua autodeclaração por meio de uma organização externa; ou - buscar certificação/registro de seu sistema da gestão ambiental por uma organização externa. 4.1 REQUISITOS GERAIS 4.1 REQUISITOS GERAIS 4.1 REQUISITOS GERAIS A organização deve estabelecer, implementar, manter e continuamente melhorar um sistema da gestão ambiental em conformidade com os requisitos desta Norma e determinar como ela irá atender a esses requisitos. A organização deve definir e documentar o escopo de seu sistema da gestão ambiental. A organização deve estabelecer e manter um sistema de gestão ambiental, cujos requisitos estão descritos nesta seção. Não são permitidas exclusões de requisitos. As organizações devem definir e documentar o escopo do seu Sistema de Gestão Ambiental, relacionando-o diretamente com suas atividades, operações, produtos e serviços, e alinhado com o escopo de Certificação. 4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 4.2 POLÍTICA AMBIENTAL Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 4/15

5 A alta administração deve definir a política ambiental da organização e assegurar que ela a) seja apropriada à natureza, escala e impactos ambientais de suas atividades, produtos ou serviços; b) inclua o comprometimento com a melhoria contínua e com a prevenção de poluição; c) inclua o comprometimento com o atendimento à legislação e normas ambientais aplicáveis, e demais requisitos subscritos pela organização; d) forneça a estrutura para o estabelecimento e revisão dos objetivos e metas ambientais; e) seja documentada, implementada, mantida e comunicada a todos os empregados; f) esteja disponível para o público. A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para identificar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos ou serviços que possam por ela ser controlados e sobre os quais presume-se que ela tenha influência, a fim de determinar aqueles que tenham ou possam ter impacto significativo sobre o meio ambiente. A alta administração deve definir a política ambiental da organização e assegurar que, dentro do escopo definido de seu sistema da gestão ambiental, a política: a) seja apropriada à natureza, escala e impactos ambientais de suas atividades, produtos e serviços; b) inclua um comprometimento com a melhoria contínua e com a prevenção de poluição; c) inclua um comprometimento em atender aos requisitos legais aplicáveis e outros requisitos subscritos pela organização que se relacionem a seus aspectos ambientais; d) forneça uma estrutura para o estabelecimento e análise crítica dos objetivos e metas ambientais; e) seja documentada, implementada e mantida; f) seja comunicada a todos que trabalhem na organização ou que atuem em seu nome; g) esteja disponível para o público. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 5/15 Deverá ser consistente com o escopo, para que as partes interessadas possam entender com está estabelecido o SGA e o que está contemplado neste documento (deve ser apropriada à escala, natureza e impactos das atividades, produtos e serviços). Não deve ter abrangência maior, menor ou diferente do escopo do SGA definido Aspectos Ambientais Aspectos Ambientais Aspectos Ambientais A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento (s) para: -Identificar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos e serviços dentro do escopo definido de seu sistema da gestão ambiental, que a organização possa controlar e aqueles os quais possa influenciar, levando em consideração os desenvolvimentos planejados ou novos, ou as atividades, produtos e serviços novos ou modificados; e - Determinar os aspectos que tenham ou possam ter impactos significativos sobre o meio ambiente (p.ex., aspectos ambientais significativos). A organização deve assegurar que os aspectos relacionados a estes impactos significativos sejam considerados na definição de seus objetivos ambientais. A organização deve manter essas informações atualizadas. A organização deve assegurar que os aspectos ambientais A palavra ou (de atividades, produtos ou serviços) foi substituído por e. Logo, o procedimento deve abranger tudo que a organização controla e pode exercer influência, dentro do escopo definido do SGA. Devem ser considerados, inclusive aspectos associados a projetos, serviços terceirizados e produtos utilizados em seu processo produtivo (novos e atuais). É requerido que o resultado seja documentado. Aspectos relacionados a novas situações foram movidos para este item. Ficou mais clara a necessidade de antecipar a identificação de aspectos futuros. A ISO 14001:2004 também requer que a organização determine a significância e considere os aspectos ambientais SIGNIFICATIVOS no estabelecimento, implementação e manutenção de seu SGA, não somente nos Objetivos e Metas.

6 significativos sejam cobertos no estabelecimento, implementação e manutenção de seu sistema da gestão ambiental Requisitos legais e outros Requisitos legais e outros Requisitos Legais e outros A organização deve estabelecer e manter procedimento para A organização deve estabelecer, implementar e manter Foi melhor esclarecido o intuito deste tópico, que é identificar e ter acesso à legislação e outros requisitos por ela procedimento (s): subscritos, aplicáveis aos aspectos ambientais de suas atividades, - para identificar e ter acesso a requisitos legais aplicáveis e a relacionar a legislação aos aspectos ambientais, e determinar como estes requisitos legais se aplicam aos produtos ou serviços. outros requisitos subscritos pela organização, relacionados aspectos. A organização deve levar em conta todos os aos seus aspectos ambientais, e requisitos legais na implementação e manutenção do - para determinar como esses requisitos se aplicam aos seus SGA. aspectos ambientais. Todo instrumento legal, independente de ter sido A organização deve assegurar que esses requisitos legais emitido por organismo ambiental (não pertencente ao aplicáveis e outros requisitos subscritos pela organização SISNAMA), ou não estar relacionado a algum aspecto sejam levados em consideração no estabelecimento, em particular (Licenças, Alvarás, Lei de Crimes implementação e manutenção de seu sistema da gestão Ambientais) pode ser aplicável a partes ou todo o SGA. ambiental Objetivos e metas Objetivos, metas e programa(s) Objetivos, metas e programa(s) A organização deve estabelecer e manter objetivos e metas A organização deve estabelecer, implementar e manter A Cláusula da ISO 14001:2004 resulta da fusão ambientais documentados, em cada nível e função pertinentes da objetivos e metas ambientais documentados, nas funções e das cláusulas Objetivos e Metas e organização. níveis relevantes na organização. Programa (s) de Gestão Ambiental da ISO Ao estabelecer e revisar seus objetivos, a organização deve Os objetivos e metas devem ser mensuráveis, quando 14001:1996. considerar os requisitos legais e outros requisitos, seus aspectos exeqüível, e coerentes com as políticas ambientais, incluindose A revisão inclui um requisito adicional em que os os comprometimentos com a prevenção de poluição, com objetivos ambientais significativos, suas opções tecnológicas, seus requisitos e metas precisam ser mensuráveis, financeiros, operacionais e comerciais, bem como a visão das o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos, com a consistentes com os requisitos legais e outros, e partes interessadas. melhoria contínua, ou com outros comprometimentos que a comprometidos com a melhoria contínua. Os objetivos e metas devem ser compatíveis com a política organização estabelecer em sua política. ambiental, incluindo o comprometimento com a prevenção de Ao estabelecer e analisar criticamente seus objetivos e metas poluição Programa (s) de gestão ambiental uma organização deve considerar os requisitos legais aplicáveis e outros requisitos, seus aspectos ambientais A organização deve estabelecer e manter programa(s) para atingir significativos, suas opções tecnológicas e seus requisitos seus objetivos e metas, devendo incluir operacionais e comerciais, e a visão das partes interessadas. a) a atribuição de responsabilidades em cada função e nível A organização deve estabelecer, implementar e manter pertinente da organização, visando atingir os objetivos e metas; programa (s) para atingir seus objetivos e metas. O (s) Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 6/15

7 b) os meios e o prazo dentro do qual eles devem ser atingidos. Para projetos relativos a novos empreendimentos e atividades, produtos ou serviços, novos ou modificados, o(s) programa(s) deve(m) ser revisado(s), onde pertinente, para assegurar que a gestão ambiental se aplica a esses projetos. programa (s) deve (m) incluir: a) atribuição de responsabilidade para atingir os objetivos e metas em cada função e nível pertinente da organização; b) os meios e o prazo no qual eles devem ser atingidos Estrutura e responsabilidade Recursos, funções, responsabilidades e autoridades As funções, responsabilidades e autoridades devem ser definidas, documentadas e comunicadas a fim de facilitar uma gestão ambiental eficaz. A administração deve fornecer recursos essenciais para a implementação e o controle do sistema de gestão ambiental, abrangendo recursos humanos, qualificações específicas, tecnologia e recursos financeiros. A alta administração da organização deve nomear representante(s) específico(s) que, independentemente de outras atribuições, deve(m) ter funções, responsabilidades e autoridade definidas para a) assegurar que os requisitos do sistema de gestão ambiental sejam estabelecidos, implementados e mantidos de acordo com esta Norma; b) relatar à alta administração o desempenho do sistema de gestão ambiental, para análise crítica, como base para o aprimoramento do sistema de gestão ambiental. A administração deve assegurar a disponibilidade de recursos essenciais para estabelecer, implementar, manter e melhorar o sistema da gestão ambiental. Esses recursos incluem recursos humanos e habilidades especializadas, infraestrutura interna, tecnologia e recursos financeiros. Funções, responsabilidades e autoridades devem ser definidas, documentadas e comunicadas visando facilitar uma gestão ambiental eficaz. A alta administração da organização deve indicar um representante (ou representantes) específico (s) da alta administração o (s) qual (is), independentemente de outras responsabilidades, deve (m) ter função, responsabilidade e autoridade para: a) assegurar que um sistema da gestão ambiental seja estabelecido, implementado e mantido em conformidade com os requisitos desta Norma; b) relatar à alta administração o desempenho do sistema da gestão ambiental para análise, incluindo recomendações para melhoria Recursos, funções, responsabilidades e autoridades Na revisão 2004, a administração é requerida a assegurar a disponibilidade de recursos ao invés de fornecer recursos tal como descrito na versão Por exemplo, a organização deve demonstrar como é assegurado que há pessoal responsável e competente para atender requisitos específicos do SGA. A lista de recursos necessários foi expandida para incluir infra-estrutura. Há também um requisito estabelecendo que o representante da administração forneça à alta administração, recomendações para a melhoria do SGA Treinamento, conscientização e competência Competência, treinamento e conscientização Competência, treinamento e conscientização A organização deve identificar as necessidades de treinamento. Ela A organização deve assegurar que qualquer pessoa que A aplicação do requisito (sub-itens a) a d)) agora deve determinar que todo o pessoal cujas tarefas possam criar um realize tarefas para a organização ou em seu nome, as quais contempla o pessoal que trabalha para ou em nome da impacto significativo sobre o meio ambiente receba treinamento tenham o potencial de causar impactos ambientais organização sejam competentes para desempenhar apropriado. significativos, seja competente com base em formação suas funções, caso as atividades tenham potencial de Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 7/15

8 A organização deve estabelecer e manter procedimentos que façam com que seus empregados ou membros, em cada nível e função pertinente, estejam conscientes a) da importância da conformidade com a política ambiental, procedimentos e requisitos do sistema de gestão ambiental; b) dos impactos ambientais significativos, reais ou potenciais, de suas atividades e dos benefícios ao meio ambiente resultantes da melhoria do seu desempenho pessoal; c) de suas funções e responsabilidades em atingir a conformidade com a política ambiental, procedimentos e requisitos do sistema de gestão ambiental, inclusive os requisitos de preparação e atendimento a emergências; d) das potenciais conseqüências da inobservância de procedimentos operacionais especificados. O pessoal que executa tarefas que possam causar impactos ambientais significativos deve ser competente, com base em educação, treinamento e/ou experiência apropriados. apropriada, treinamento, ou experiência. A organização deve identificar as necessidades de treinamento associadas com seus aspectos ambientais e seu sistema da gestão ambiental. Ela deve prover treinamento ou tomar alguma ação para atender a essas necessidades e manter registros. A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento (s) para fazer com que as pessoas que trabalhem para ela ou em seu nome estejam conscientes: a) da importância de se estar em conformidade com a política ambiental e com os requisitos do sistema da gestão ambiental; b) dos aspectos ambientais significativos, e respectivos impactos reais ou potenciais associados com seu trabalho, e dos benefícios ambientais da melhoria do desempenho pessoal; c) de suas funções e responsabilidades em atingir a conformidade com os requisitos do sistema da gestão ambiental; d) das potenciais conseqüências da inobservância de procedimento (s) especificado (s). A organização deve manter registros apropriados de educação, treinamento e experiência. causar um impacto ambiental significativo, além de estarem conscientes dos aspectos ambientais associados a suas atividades (subcontratados internos, vendedores, trabalhadores temporários, etc). É mais extensa que apenas empregados ou membros. Devem ser mantidos registros de educação, treinamento ou experiência, bem como de treinamentos associados aos aspectos ambientais e ao SGA. A organização deve rever a capacitação de todo o pessoal e adequar registros Comunicação Comunicação Comunicação Com relação aos seus aspectos ambientais e ao sistema da gestão ambiental, a organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento (s) para: a) comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização; b) recebimento, documentação e resposta a comunicações pertinentes oriundas de partes interessadas externas. Com relação aos seus aspectos ambientais e sistema de gestão ambiental, a organização deve estabelecer e manter procedimentos para a) comunicação interna entre vários níveis e funções da organização; b)recebimento, documentação e resposta a comunicações pertinentes das partes interessadas externas. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 8/15 Um elemento adicional foi inserido na cláusula 4.3.3, que requer da organização, uma decisão documentada sobre sua decisão, quando fazer uma comunicação externa sobre seus aspectos ambientais significativos. Se a decisão for por comunicar, a organização deve estabelecer e implementar método (s) (ao invés de processos como na versão 1996) para esta

9 A organização deve considerar os processos de comunicação externa sobre seus aspectos ambientais significativos e registrar sua decisão. b) A organização deve estabelecer e manter informações, em papel ou em meio eletrônico, para: a) descrever os principais elementos do sistema de gestão e a interação entre eles; b) fornecer orientação sobre a documentação relacionada. A organização deve decidir quando fazer uma comunicação externa sobre seus aspectos ambientais significativos e documentar sua decisão. Se a decisão for por comunicar, a organização deve estabelecer e implementar método (s) para esta comunicação externa. comunicação. A comunicação pode ser em relação a aspectos do processo, produto, serviço, ou requisito legal (condicionantes de Licença Ambiental/Legislação). Exemplos: Planos de Emergência, Relatórios de Monitoramento, Situações Anormais de Processo Documentação do SGA Documentação Documentação A documentação do sistema da gestão ambiental deve incluir: a) política, objetivos e metas ambientais, b) descrição do escopo e dos principais elementos do sistema da gestão ambiental e sua interação e referência aos documentos associados; c) documentos, incluindo registros, requeridos por esta Norma; e d) documentos, incluindo registros, determinados pela organização como sendo necessários para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos que estejam associados com seus aspectos ambientais significativos Documentação:Foi dada ênfase à necessidade de documentar: - a política, os objetivos e metas, - o escopo, - a descrição dos elementos do SGA e suas interações, documentos e registros exigidos pela norma e para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos que estejam associados com seus aspectos ambientais significativos do SGA. A cláusula não foi objeto de alteração significativa, mas foi atualizada para melhor alinhamento com a ISO 9001: Controle de documentos Controle de documentos Controle de documentos A organização deve estabelecer e manter procedimentos para o Os documentos requeridos pelo sistema da gestão ambiental As mudanças são relacionadas a formatação da controle de todos os documentos exigidos por esta Norma, para e por esta Norma devem ser controlados. Registros são um cláusula para melhor alinhamento com a ISO assegurar que tipo especial de documento e devem ser controlados de 9001:2000. Uma clarificação adicional for feita para a) possam ser localizados; acordo com os requisitos estabelecidos em definir Registros com um tipo especial de documento, o b) sejam periodicamente analisados, revisados quando A organização deve estabelecer, implementar e manter qual requer controle (novo 4.5.4). necessário e aprovados, quanto à sua adequação, por procedimento (s) para: Uma adição no requisito objetiva assegurar que pessoal autorizado; a) aprovar documentos quanto à sua adequação antes de seu documentos de origem externa (ex: Fichas de c)as versões atualizadas dos documentos pertinentes estejam uso; Emergência, Manuais de Operação de Equipamentos, disponíveis em todos os locais onde são executadas operações b) analisar criticamente e atualizar, conforme necessário, e permissões, licenças, laudos) que são necessários para essenciais ao efetivo funcionamento do sistema de gestão re-aprovar documentos; o sistema, são identificados e controlados. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 9/15

10 ambiental; d) documentos obsoletos sejam prontamente removidos de todos os pontos de emissão e uso ou, de outra forma, garantidos contra o uso não-intencional; e) quaisquer documentos obsoletos retidos por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento sejam adequadamente identificados. A documentação deve ser legível, datada (com datas de revisão) e facilmente identificável, mantida de forma organizada e retida por um período de tempo especificado. Devem ser estabelecidos e mantidos procedimentos e responsabilidades referentes à criação e alteração dos vários tipos de documentos. c) assegurar que as alterações e a situação atual da revisão de documentos sejam identificadas; d) assegurar que as versões relevantes de documentos aplicáveis estejam disponíveis em seu ponto de uso; e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis; f) assegurar que os documentos de origem externa determinados pela organização como sendo necessários ao planejamento e operação do sistema da gestão ambiental sejam identificados e que sua distribuição seja controlada; e g) prevenir a utilização inadvertida de documentos obsoletos, e utilizar identificação adequada desses documentos, se forem retidos para quaisquer fins. A extensão de sua documentação irá depender do porte da organização e da natureza de suas atividades, produtos e serviços. Este pode ser, em particular,o caso das pequenas e médias empresas Controle operacional Controle operacional Controle operacional A organização deve identificar e planejar aquelas operações que estejam associadas aos aspectos ambientais significativos identificados de acordo com sua política, objetivos e metas ambientais para assegurar que elas sejam realizadas sob condições especificadas por meio : a) Do estabelecimento, da implementação e manutenção de procedimento (s) documentado (s) para controlar situações onde sua ausência possa acarretar desvios em relação à sua política e aos objetivos e metas ambientais; b) Da determinação de critérios operacionais no (s) procedimento (s); e c) Do estabelecimento, da implementação e manutenção de procedimento (s) associado (s) aos aspectos ambientais significativos identificados de produtos e serviços utilizados pela organização e a comunicação de procedimentos e requisitos pertinentes a fornecedores, incluindo-se prestadores de serviço. A organização deve identificar aquelas operações e atividades associadas aos aspectos ambientais significativos identificados de acordo com sua política, objetivos e metas. A organização deve planejar tais atividades, inclusive manutenção, de forma a assegurar que sejam executadas sob condições específicas através a) do estabelecimento e manutenção de procedimentos documentados, para abranger situações onde sua ausência possa acarretar desvios em relação à política ambiental e aos objetivos e metas; b) da estipulação de critérios operacionais nos procedimentos; c) do estabelecimento e manutenção de procedimentos relativos aos aspectos ambientais significativos identificáveis de bens e serviços utilizados pela organização, e da comunicação dos procedimentos e requisitos pertinentes a serem atendidos por fornecedores (1) e prestadores de serviços (2). É o único requisito da norma que menciona a exigência de procedimentos documentados, para as atividades onde a falta destes possa causar desvios. Esta cláusula não teve mudanças significativas. Como nas outras cláusulas, o termo implementação foi adicionado ao estabelecimento e manutenção de procedimentos para clarificar as ações requeridas para evidenciar a conformidade com a ISO 14001:2004. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 10/15

11 4.4.7 Preparação e atendimento a emergências Preparação e resposta a emergências Preparação e resposta a emergências A organização deve estabelecer e manter procedimentos para A organização deve estabelecer, implementar e manter Esta cláusula não teve mudanças significativas. A identificar o potencial e atender a acidentes e situações de procedimento (s) para identificar potenciais situações de norma revisada clarifica o requisito de que a emergência, bem como para prevenir e mitigar os impactos emergência e potenciais acidentes que possam ter impacto organização, na situação real de emergência, deve ter ambientais que possam estar associados a eles. (s) sobre o meio ambiente, e como a organização responderá procedimentos abrangentes para responder de forma a A organização deve analisar e revisar, onde necessário, seus aos mesmos. procedimentos de preparação e atendimento a emergências, em A organização deve responder às situações reais de prevenir e mitigar impactos ambientais adversos associados. particular após ocorrência de acidentes ou situações de emergência. emergência e aos acidentes e prevenir ou mitigar os impactos ambientais adversos associados. A organização deve demonstrar que os procedimentos são periodicamente testados e revistos. A organização deve também testar periodicamente tais A organização deve periodicamente analisar criticamente e, procedimentos, onde exeqüível. quando necessário, revisar seus procedimentos de prontidão e atendimento à emergência, em particular, após a ocorrência de acidentes ou situações emergenciais. A organização deve também periodicamente testar tais procedimentos, quando exeqüível Monitoramento e medição Monitoramento e medição Monitoramento e medição A organização deve estabelecer e manter procedimentos A organização deve estabelecer, implementar e manter A cláusula não inclui nenhum requisito adicional documentados para monitorar e medir, periodicamente, as procedimento (s) para monitorar e medir regularmente as substancial. O requisito para assegurar os características principais de suas operações e atividades que características principais de suas operações que possam ter equipamentos utilizados para a medição e possam ter um impacto significativo sobre o meio ambiente. Tais um impacto ambiental significativo. O (s) procedimento (s) monitoramento sejam mantidos calibrados, foi estendido procedimentos devem incluir o registro de informações para deve (m) incluir a documentação de informações para para incluir ou verificado. A organização deve acompanhar o desempenho, controles operacionais pertinentes e a monitorar o desempenho, os controles operacionais assegurar que equipamentos de monitoramento e conformidade com os objetivos e metas ambientais da organização. pertinentes e a conformidade com os objetivos e metas medição calibrados ou verificados sejam utilizados e Os equipamentos de monitoramento devem ser calibrados e ambientais da organização. mantidos e deve reter os registros associados. mantidos, e os registros desse processo devem ficar retidos, A organização deve assegurar que equipamentos de segundo procedimentos definidos pela organização. monitoramento e medição calibrados ou verificados sejam utilizados e mantidos e deve reter os registros associados. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 11/15

12 4.5.1 Monitoramento e medição Avaliação do Atendimento a Requisitos Legais e Outros A organização deve estabelecer e manter um procedimento A organização deve estabelecer, implementar e manter documentado para avaliação periódica do atendimento à legislação procedimentos (s) para avaliar, periodicamente, o e regulamentos ambientais pertinentes. atendimento aos requisitos legais aplicáveis e outros requisitos subscritos pela organização para demonstrar o comprometimento da organização com o atendimento a estes requisitos. A organização deve manter registros dos resultados das avaliações periódicas Não- conformidade e ações corretivas e preventivas Não- conformidade e ações corretivas e preventivas A organização deve estabelecer e manter procedimentos para definir responsabilidade e autoridade para tratar e investigar as não-conformidades, adotando medidas para mitigar quaisquer impactos e para iniciar e concluir ações corretivas e preventivas. Qualquer ação corretiva ou preventiva adotada para eliminar as causas das não-conformidades, reais ou potenciais, deve ser adequada à magnitude dos problemas e proporcional ao impacto ambiental verificado. A organização deve implementar e registrar quaisquer mudanças nos procedimentos documentados, resultantes de ações corretivas e preventivas. A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento (s) para tratar as não conformidades reais e potenciais e para executar ações corretivas e preventivas. O (s) procedimento (s) deve (m) definir requisitos para: a) Identificar e corrigir não-conformidade (s) e executar ações para mitigar quaisquer impactos ambientais; b) Investigar não-conformidade (s), determinar sua (s) causa (s) real (is), e executar ações para evitar sua repetição; c) Avaliar a necessidade de ação (ões) para prevenir não conformidades e implementar ações apropriadas para evitar sua ocorrência; d) Registrar os resultados das ações corretivas e preventivas executadas; e e) Analisar a eficácia das ações corretivas e preventivas executadas. As ações executadas devem ser adequadas à magnitude dos problemas e ao (s) impacto (s) ambiental (is) encontrado (s). A organização deve analisar e implementar as ações corretivas e preventivas executadas e quaisquer alterações devem ser documentadas Avaliação de Conformidade Legal: A alteração principal foi à separação do último parágrafo do requisito da versão 1996, para tornar-se uma cláusula específica e inclui a clarificação e uma adição à estrutura da ISO 14001:1996, para ressaltar a importância da implementação da verificação periódica do atendimento à legislação e outros requisitos subscritos Ação Corretiva e Preventiva: Melhorou a redação para os dois casos: evitar a reincidência e a incidência, respectivamente. A revisão desta cláusula alinha os requisitos para identificar e corrigir não-conformidades de forma similar com o requisito da ISO 9001:2000. Definições claras são fornecidas para ações necessárias para identificar, prevenir, mitigar, investigar causas, implementar e registrar não-conformidades, ações corretivas e ações preventivas, além de avaliar a eficácia. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 12/15

13 4.5.3 Registros Controle de Registros Controle de Registros A organização deve estabelecer e manter registros, conforme necessário para demonstrar conformidade com os requisitos de seu sistema da gestão ambiental e desta Norma. A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento (s) para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte de registros. Os registros devem ser e permanecer legíveis, identificáveis e rastreáveis. A organização deve estabelecer e manter procedimentos para a identificação, manutenção e descarte de registros ambientais. Estes registros devem incluir registros de treinamento e os resultados de auditorias e análises críticas. Os registros ambientais devem ser legíveis e identificáveis, permitindo rastrear a atividade, produto ou serviço envolvido. Os registros ambientais devem ser arquivados e mantidos de forma a permitir sua pronta recuperação, sendo protegidos contra avarias, deterioração ou perda. O período de retenção deve ser estabelecido e registrado. Os registros devem ser mantidos, conforme apropriado ao sistema e à organização, para demonstrar conformidade aos requisitos desta Norma. O Controle de registros foi simplificado, reordenado e reformatado para melhor alinhamento com a ISO 9001:2000. A revisão descreve que registros precisam demonstrar os resultados obtidos, para a conformidade com o SGA. Resultados são entendidos como sendo resultados de auditorias, ações corretivas, controle operacional, programas para atingir os objetivos, treinamento e monitoramento Auditoria do SGA Auditoria Interna Auditoria Interna A organização deve assegurar que as auditorias internas do sistema da gestão ambiental sejam conduzidas em intervalos planejados para: a) determinar se o sistema da gestão ambiental 1) está em conformidade com os arranjos planejados para a gestão ambiental, incluindo-se os requisitos desta Norma; e 2) foi adequadamente implementado e é mantido; e b) fornecer informações à alta administração sobre os resultados das auditorias. Programa (s) de auditoria deve (m) ser planejado (s), estabelecido (s), implementado (s) e mantido (s) pela organização, levando-se em consideração a importância ambiental da (s) operação (ões) pertinente (s) e os resultados das auditorias anteriores. Procedimento (s) de auditoria deve (m) ser estabelecido (s), implementado (s) e mantido (s) para tratar : A organização deve estabelecer e manter programa(s) e procedimentos para auditorias periódicas do sistema de gestão ambiental a serem realizadas de forma a a) determinar se o sistema de gestão ambiental 1) está em conformidade com as disposições planejadas para a gestão ambiental, inclusive os requisitos desta Norma; e 2)foi devidamente implementado e tem sido mantido; e b) fornecer à administração informações sobre os resultados das auditorias. O programa de auditoria da organização, inclusive o cronograma, deve basear-se na importância ambiental da atividade envolvida e nos resultados de auditorias anteriores. Para serem abrangentes, os procedimentos de auditorias devem considerar o escopo da auditoria, a freqüência e as metodologias, bem como as responsabilidades e requisitos relativos à condução de auditorias e à apresentação dos resultados. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 13/15 Este requisito foi melhor redigido, clarificando que este item se refere as auditorias que a própria organização deve realizar. Existem duas adições chave nesta cláusula. Na Primeira, a revisão adicionou que o processo de auditoria interna precisa ser planejado e estar associado a retenção dos registros (isto pode estar incluído no procedimento). Segunda, a revisão considera a seleção de auditores e afirma que os auditores selecionados devem assegurar objetividade e imparcialidade no processo de auditoria. Esta exigência é importante na escolha de um auditor interno. A organização precisa assegurar que o auditor está livre de tendências/conflito de interesses e outras influências que podem afetar sua objetividade.

14 - das responsabilidades e requisitos para se planejar e conduzir as auditorias, para relatar os resultados e manter registros; - da determinação dos critérios de auditoria, escopo, freqüência e métodos. A seleção de auditores e a condução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria. 4.6 ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO 4.6 ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO 4.6 ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO A alta administração da organização, em intervalos por ela predeterminados, deve analisar criticamente o sistema e gestão ambiental, para assegurar sua conveniência, adequação e eficácia contínuas. O processo de análise crítica deve assegurar que as informações necessárias sejam coletadas, de modo a permitir à administração proceder a esta avaliação. Essa análise crítica deve ser documentada. A análise crítica pela administração deve abordar a eventual necessidade de alterações na política, objetivos e outros elementos do sistema de gestão ambiental à luz dos resultados de auditorias do sistema de gestão ambiental, da mudança das circunstâncias e do comprometimento com a melhoria contínua. A alta administração da organização deve analisar o sistema da gestão ambiental, em intervalos planejados, para assegurar sua continuada adequação, pertinência e eficácia. Esta análise deve avaliar as oportunidades de melhoria e a necessidade de alterações no sistema da gestão ambiental, inclusive da política ambiental e dos objetivos e metas ambientais. Os registros das análises pela alta administração devem ser mantidos. As entradas para análise pela alta administração devem incluir: resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros; comunicação proveniente de partes interessadas externas, incluindo reclamações; o desempenho ambiental da organização; extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas, situação das ações corretivas e preventivas, ações de acompanhamento das análises anteriores, mudança de circunstâncias, incluindo desenvolvimentos em requisitos legais e outros relacionados aos aspectos ambientais; e recomendações para melhoria As saídas da análise pela alta administração devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas a possíveis Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 14/15 A cláusula 4.6 na ISO 14001:2004 inclui algumas importantes mudanças para alinhamento com a ISO 9001:2000. O objetivo da cláusula é o mesmo, mas a revisão explica de forma detalhada como a análise crítica fornece meios para alcançar a sustentabilidade contínua, adequação e eficácia do SGA. Deve ocorrer a intervalos planejados e as decisões devem ser documentadas. A revisão inclui entradas e saídas específicas para o processo de análise crítica (nem todas estavam na ISO 14001:1996), incluindo, mas não se limitando a: resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros; comunicação proveniente de partes interessadas externas, incluindo reclamações; o desempenho ambiental da organização; extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas, situação das ações corretivas e preventivas, follow up e ações de acompanhamento das análises anteriores, mudança de circunstâncias, incluindo desenvolvimentos em requisitos legais e outros relacionados aos aspectos ambientais; e recomendações para melhoria.

15 mudanças na política ambiental, nos objetivos, metas e em outros elementos do sistema da gestão ambiental, consistentes com o comprometimento com a melhoria contínua. Saídas específicas para a análise crítica incluem: melhoria contínua e decisão e ações para possíveis mudanças na política ambiental, nos objetivos, metas e em outros elementos do sistema da gestão ambiental, consistentes com o comprometimento com a melhoria contínua. Revisão 01 de 11 de Julho de 2005 Página 15/15

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