Registro de Fatos Administrativos e Contábeis

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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P. TJAM 18 Registro de Fatos Administrativos e Elaborado por: Rosineide Melo Roldão DVOF Aprovado por: Maria Zulena de Matos SECGAD Data: 04/09/2015

2 Página: 2 de 7 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 8

3 Página: 3 de 7 1. OBJETIVO 1.1 Conciliar os fatos orçamentários, contábeis e financeiros do Tribunal de Justiça do Amazonas. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1. Todos os Magistrados/Servidores e Varas/Unidades Administrativas do TJAM. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Lei 4.320/1964; LRF 101/ DEFINIÇÕES GFIP: : Guia Financeiro de Infomações da Previdência Social; Fatos ; Atos ; Conciliação Bancária; E-CAG. 5. RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 5.1 SETOR DE EXECUÇAO ORÇAMENTÁRIA Executar todos os atos e fatos administrativos. 5.2 SETOR DE FOLHA DE PAGAMENTO Informar dados dos servidores contratados referente a Imposto de Renda, INSS.

4 Página: 4 de DA DIVISÃO DE INFRA-ESTRUTURA E LOGISTICA: Enviar as prestações de contas de Diárias. 5.4 DA DIVISÃO DE PESSOAL Informar os dados dos servidores/magistrados que não possuem PIS/PASEP. 5.5 DA ASSESSORIA ADMINISTRATIVA DA PRESIDÊNCIA Enviar o arquivo de GFIP para a Caixa Econômica Federal. 6. PROCEDIMENTO/PROCESSO 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS Este procedimento é um relevante instrumento para a unidade e setores envolvidos no processo de registro de receitas e despesas, e conciliação bancária ocorrida uma vez que estabelece orientações e esclarecimentos sobre o procedimento para a remessa de dados e demonstrativos contábeis ao Tribunal de Contas do Estado. 6.2 CONCESSÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO Consultar a fila dos processos do sistema CPA para verificar se há processo de URGÊNCIA; CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO: No caso de processo de concessão de adiantamento, o Setor elabora uma informação dizendo se o servidor/magistrado está apto à receber o adiantamento. Se ele possui 2 (dois) adiantamentos ou se está pendente na prestação de adiantamentos recebidos anteriormente, não está apto para o novo pedido. Se não possui estará apto para receber o solicitado; PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO: Recebe o processo no sistema CPA e analisa se está tudo de acordo com a cartilha de Concessão de Prestação de Contas de Adiantamento (Anexo 1); Da análise elaborar informação para aprovação do Ordenador de Despesa Se tudo estiver correto inserir a informação no processo administrativo da prestação de contas;

5 Página: 5 de Se houver pendências devolver o processo ao servidor/magistrado efetivar as devidas correções Corrigido e devolvido a DVOF, proceder de acordo com item Após assinatura do Ordenador de Despesa o processo é devolvido ao Setor O setor registra os fatos contábeis ocorridos e arquiva o processo. 6.3 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Coletar extratos de contas bancárias e de investimentos junto aos Bancos (CEF, Bradesco e Banco do Brasil), de todas as contas correntes das Unidades Gestoras TJAM e dos fundos (FUNETJ e FUNJEAM); Coletar os extratos de razão de todas as contas no sistema AFI; Verificar e conferir as divergências dos lançamentos contábeis (entre os extratos de contas correntes dos bancos e o extrato de razão do sistema AFI); Após conferencia e identificada as divergências, efetuar regularização contabilizando no sistema AFI; No caso de não identificados as divergências dos extratos bancários o valor fica pendente até possível resolução. Quando identificar enviar um DAR (Documento de Arrecadação) para a SEFAZ. Se não identificado, contabilizar como receita na conta recebida; Após contabilizar os fatos elaborar Relatório de Conciliação por Unidade Gestora no sistema AFI; Envia à Diretora da Divisão para conferência e envio à SEFAZ através do sistema AFI. 6.4 PRESTAÇÃO MENSAL DE CONTAS AO TCE Receber os arquivos da CPL referente a atos licitatórios, Da Div. De Contratos os atos jurídicos referentes e contratos e seus aditivos e outras alterações, da DVIL os arquivos referentes a Atas de Registro de Preços e Portarias, e da Div. de Orçamento os arquivos referentes a finanças e contabilidade, via ;

6 Página: 6 de Complementar no sistema CPA e no sistema AFI informações não registradas e encontradas nos arquivos recebidos; Alimentação de todos os dados necessários conforme exigências do TCE em programa próprio (programa E-CAG), e posteriormente, após conferencia importar os dados coletados no programa para o próprio sistema E-CONTAS do TCE, finalizando a remessa da competência exigida; Nota: Dados remetidos referentes: Atos licitatórios; Atos jurídicos; ARP s e Portarias; Orçamento e finanças: Conciliação bancária, Receitas; Programática orçamentária: Destaques (verbas de fundos para o Tribunal), Outros créditos suplementares, ADD, Superávits financeiros, Crédito suplementar por anulação Remessa de balancetes (contábil).

7 Página: 7 de 7 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão 02/12/ Emissão Inicial Descrição