Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda, 2004, 1.ª edição. Manual subsidiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Português

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1 Ficha Técnica Título: Gestão de Projectos Autor: Ricardo Miguel da Costa Torres Gonçalves Editor: Companhia Própria Formação e Consultoria, Lda. Edifício World Trade Center, Avenida do Brasil, n.º 1-2.º, LISBOA Tel: ; Fax: / info@companhiapropria.pt rdidacticos@companhiapropria.pt Entidades Promotoras e Apoios: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda e Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu. Ministério da Segurança Social e do Trabalho. Coordenador: Ana Pinheiro e Luís Ferreira Equipa Técnica: SBI Consulting Consultoria de Gestão, SA Avenida 5 de Outubro, n.º 10 8.º andar, , LISBOA Tel: ; Fax: geral@ sbi-consulting.com Revisão, Projecto Gráfico, Design e Paginação: e-ventos CDACE Pólo Tecnológico de Lisboa, Lote 1 Edifício CID Estradado Paço do Lumiar, LISBOA Tel: ; Fax: info@e-ventos.pt Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda, 2004, 1.ª edição GOVERNO DA REPÚBLICA PORTUGUESA Manual subsidiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Português Todas as marcas ou nomes de empresa referidos neste manual servem única e exclusivamente propósitos pedagógicos e nunca devem ser considerados infracção à propriedade intelectual de qualquer dos proprietários.

2 Índice ÍNDICE 2 ENQUADRAMENTO 6 ÁREA PROFISSIONAL 6 CURSO / SAÍDA PROFISSIONAL 6 PRÉ-REQUISITOS 6 COMPONENTE DE FORMAÇÃO 6 UNIDADES DE FORMAÇÃO E DURAÇÃO 7 OBJECTIVOS GLOBAIS 7 CONTEÚDOS TEMÁTICOS 8 PERFIL DO FORMADOR 10 CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO 10 ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS 11 PLANIFICAÇÃO GERAL DOS TEMAS 12 INTRODUÇÃO 12 CONCEITOS BÁSICOS 14 PLANEAMENTO DAS ACTIVIDADES 17 ESTIMATIVAS, INCERTEZAS E PROBABILIDADES DE DESVIO 19 ANÁLISE ECONÓMICA DE UM PROJECTO 21 QUALIDADE 24 CONTROLO DA CONCEPÇÃO 26 ARQUIVO DO PROJECTO 29 Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 2

3 PLANO DA QUALIDADE 32 REVISÃO DO PROJECTO 34 MICROSOFT PROJECT 36 1 INTRODUÇÃO O NEGRO FADO NACIONAL 39 2 CONCEITOS BÁSICOS CONCEITOS CICLO DE VIDA DE UM PROJECTO PASSOS NA GESTÃO DE UM PROJECTO FERRAMENTAS INFORMÁTICAS RESUMO DAS NOVE ÁREAS DO CONHECIMENTO 52 3 PLANEAMENTO DAS ACTIVIDADES HIERARQUIA DE PLANEAMENTO DIAGRAMA DE GANTT PERT/CPM AFECTAÇÃO DE RECURSOS 69 4 ESTIMATIVAS, INCERTEZAS E PROBABILIDADES DE DESVIO COMPLEXIDADE & INCERTEZA ANÁLISE DE RISCO PLANEAMENTO ESTRATÉGICO UTILIZAR O CPM PARA REDUZIR O RISCO 77 5 ANÁLISE ECONÓMICA DE UM PROJECTO INTRODUÇÃO INDICADORES DE AVALIAÇÃO RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO (RCB) 87 Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 3

4 5.4 VALOR ACTUAL DOS FLUXOS LÍQUIDOS (VA) ``PAYBACK PERIOD'' SIMPLES (PBP) E DESCONTADO (DPBP) TAXA INTERNA DE RETORNO (TIR) CUSTO TOTAL ACTUALIZADO USO DOS INDICADORES NA AVALIAÇÃO DE PROJECTOS ANÁLISE EM CONDIÇÕES DE RISCO RECURSOS COMPUTACIONAIS DISPONÍVEIS 99 6 QUALIDADE SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE QUALIDADE: ISO ABORDAGEM POR PROCESSOS CONTROLO DA CONCEPÇÃO INTRODUÇÃO TIPOS DE CONTROLO AVALIAR A EVOLUÇÃO CONTROLAR A EVOLUÇÃO DOS CUSTOS DESVIOS DOCUMENTAÇÃO DE CONTROLO FACTORES DE ALTERAÇÃO DOS PROJECTOS ARQUIVO DO PROJECTO INTRODUÇÃO À QUALIDADE O SISTEMA DA QUALIDADE NAS EMPRESAS A DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO PASSOS BÁSICOS REQUISITOS DA SÉRIE ISO Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 4

5 8.6 A GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO BASEADA NA ISO CONSIDERAÇÕES FINAIS PLANO DA QUALIDADE DEFINIÇÃO OBJECTIVO CONSTRUÇÃO REVISÃO DO PROJECTO REVISÃO DA ESTRATATÉGIA ALTERAÇÃO DA ESTRATÉGIA MICROSOFT PROJECT INTRODUÇÃO INICIAR O PROGRAMA ABRIR/GRAVAR/APAGAR UM PROJECTO BARRA DE FERRAMENTAS MODOS DE EXIBIÇÃO GRÁFICO DE GANTT CALENDÁRIO DIAGRAMA DE REDE GANTT DE CONTROLE USO DA TAREFA GRÁFICOS DE RECURSOS FOLHA DE RECURSOS USO DO RECURSO GESTÃO DE PROJECTOS - POWERPOINT BIBLIOGRAFIA 195 Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 5

6 Enquadramento ÁREA PROFISSIONAL Este manual enquadra-se na área profissional da Gestão de Projectos, dotando os participantes com os conhecimentos a nível técnico e prático nas principais ferramentas e procedimentos existentes. CURSO / SAÍDA PROFISSIONAL Todos os participantes poderão reunir competências no âmbito desta área e obter saídas profissionais a desempenhar funções de consultor, sendo capazes de integrar uma equipa de um determinado projecto e até mesmo, após algum tempo de experiência, vir a liderar essa mesma equipa. O grau de qualificação do presente curso é NIVEL IV PRÉ-REQUISITOS Novos profissionais, ou profissionais já em actividade que se encontram a trabalhar em postos de direcção ou que tenham funções de coordenação. COMPONENTE DE FORMAÇÃO Através deste manual poderão ser leccionado cursos como: Gestão de Projectos; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 6

7 Chefia de equipas; A Formação a decorrer, tendo este manual como auxiliar, pretende criar competências ao nível da percepção do funcionamento do trabalho em equipa e da coordenação de um projecto, abordando questões da área da qualidade, planeamento e análise económica. UNIDADES DE FORMAÇÃO E DURAÇÃO Introdução (2 horas); Conceitos básicos (10 horas); Planeamento das actividades (20 horas); Estimativas, Incertezas e Probabilidades de desvio (10 horas) ; Análise Económica de um projecto (20 horas); Qualidade (10 horas); Controlo da concepção (6 horas); Arquivo do projecto (4 horas); Plano da qualidade (2 horas); Revisão do projecto (2 horas); Microsoft Project (20 horas). OBJECTIVOS GLOBAIS No final da formação, o formando deve estar apto a: Distinguir as diferentes fases do ciclo de vida de um projecto; Identificar as diferentes terminologias utilizadas nesta área; Elaborar um planeamento das actividades e respectiva afectação de recursos; Avaliar economicamente um projecto; Conhecer, de uma forma superficial, a normalização ISO; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 7

8 Conceber todo um plano, actividades e procedimentos de controlo. CONTEÚDOS TEMÁTICOS Introdução O negro fado nacional Conceitos básicos Conceitos Ciclo de vida de um projecto Passos na gestão de um projecto Ferramentas informáticas Resumo das nove áreas de conhecimento Planeamento das Actividades Hierarquia de planeamento Diagrama de Gantt PERT/CPM Afectação de recursos Estimativas, Incertezas e Probabilidades de desvio Complexidade e Incerteza Análise do risco Planeamento estratégico Utilizar o CPM para reduzir o risco Análise Económica de um projecto Introdução Indicadores de avaliação Relação custo-benefício Valor Actual dos fluxos Líquidos (VA) Payback Period: simples e descontado Taxa Interna de Retorno Custo total actualizado Uso de indicadores na avaliação de projectos Análise em condições de risco Recursos computacionais disponíveis Qualidade Sistema da Gestão da Qualidade Qualidade: ISO 9001 Abordagem por processos Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 8

9 Controlo da concepção Introdução Tipos de controlo Avaliar a evolução Controlar a evolução dos custos Desvios Documentação de controlo Factores de alteração dos projectos Arquivo do projecto Introdução à qualidade Sistema de qualidade nas empresas A documentação de processos de trabalho Passos básicos Requisitos da série ISO 9000 A gestão da documentação baseada na ISO 9000 Considerações finais Plano da Qualidade Definição Objectivo Construção Revisão do projecto Revisão Alteração da Estratégia Microsoft Project Introdução Iniciar o programa Abrir/Gravar/Apagar um projecto Barras de ferramentas Modos de exibição Gráfico de Gantt Calendário Diagrama de rede Gantt de controle Uso da tarefa Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 9

10 Gráficos de recursos Folhas de recurso Uso de recurso PERFIL DO FORMADOR O Formador que irá monitorizar uma acção decorrente deste manual deverá possuir: Preferencialmente formação na área da gestão; Conhecimentos de planeamento estratégico, qualidade e área financeira; Conhecimento aprofundado e comprovado da área da gestão de projectos. CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO Os critérios de avaliação mais significativos para esta formação são: Assiduidade e Pontualidade; Assertividade; Interesse demonstrado; Conhecimentos Adquiridos. Conhecimentos integrados no seu desempenho profissional. Esta ilação poderá ser: Qualitativa, efectuada através de: Trabalhos de Grupo; Jogos Didácticos; Participação; Respostas (Método Interrogativo). Quantitativa, efectuada através de: Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 10

11 Trabalhos práticos individuais. ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS Propõe-se que seja sempre privilegiado o método interrogativo ao método expositivo, de forma a envolver todos os participantes na formação. Entendemos o método expositivo como aquele em que a comunicação é unidireccional e não se motiva a participação dos estudantes Entendemos método interrogativo como aquele em que existe uma troca de perguntas e respostas entre a audiência e o formador. São recomendados, sempre que possível, do debate e troca de experiências, assim como a resolução de case study s. O recurso ao acompanhamento on-line de determinadas aulas é sem dúvida uma maisvalia, igualmente. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 11

12 Planificação geral dos temas Introdução OBJECTIVOS O objectivo introdutório é o de tão somente sensibilizar os formandos para a necessidade de planear e gerir todos os projectos. Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Calendarização Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 12

13 Aproximadamente meia sessão, considerando que cada sessão tem uma duração de 4 horas. Sugestões de Avaliação Neste módulo deve-se excluir a avaliação ao nível técnico e basear-se apenas na avaliação dos comportamentos dos formandos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 13

14 Conceitos Básicos Noções introdutórias à gestão de projectos OBJECTIVOS Apresentação da terminologia utilizada, e de algumas noções básicas que facilitarão a interpretação do restante manual. Conteúdos Objectivos Gerais Início do capítulo Conhecer sucintamente as várias terminologias utilizadas na gestão de projectos Ciclo de Vida de um projecto Conhecer e compreender as fases de: preparação, execução, exploração e conclusão Passos na gestão de um projecto Confrontar os formandos com algumas questões pertinentes existentes ao longo da gestão de projectos Ferramentas Informáticas Sensibilização para o importante papel que as novas ferramentas informáticas têm na gestão de projectos Resumo das nove áreas do conhecimento Gestão da integração do Projecto; Gestão do âmbito do Projecto; Gestão do tempo do projecto; Gestão dos custos do projecto; Gestão da qualidade do projecto; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 14

15 Conteúdos Objectivos Gerais Gestão dos recursos humanos do projecto; Gestão das comunicações do projecto; Gestão de riscos do projecto; Gestão das aquisições do projecto; Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia; Diapositivos de Apresentação da Matéria slides. Calendarização Aproximadamente 6 2 sessões e meia de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 15

16 Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 16

17 Planeamento das Actividades Hierarquia de planeamento e PERT OBJECTIVOS Dotar os formandos e sensibiliza-los para a importância de algumas técnicas de actividades, principalmente para com o CPM Conteúdos Objectivos Gerais Hierarquia de planeamento Aprender a definir prioridades dentro de um mesmo planeamento Diagrama de GANTT Conhecer sucintamente como elaborar um diagrama de GANTT PERT/CPM Conhecer as definições utilizadas nesta técnica Dotar os formandos dos conhecimentos técnicos necessários para a sua realização Afectação de recursos Conhecer sucintamente como planear a afectação dos recursos Organização das Actividades Individualmente O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 17

18 Recursos Em grupo Calendarização Sugestões de Avaliação O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo Manual do Formando Quadro Branco e marcadores Computador Portátil e projector multimédia Diapositivos de Apresentação da Matéria Aproximadamente 5 sessões de formação de 4 horas cada Avaliação diária de desempenho na sessão Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 18

19 Estimativas, Incertezas e Probabilidades de desvio Como lidar com todas estas variáveis? OBJECTIVOS Familiarizar os formandos com a ideia de risco presente em todos os projectos, dotando-os de algumas ferramentas minimizadores desse mesmo risco. Conteúdos Complexidade e Incerteza Análise de Risco Planeamento Estratégico Objectivos Gerais Distinção e correlação entre as duas variáveis Aprender a lidar com estas duas realidades Definir quais os pontos necessários a fim de prever o nível de risco Interiorizar os passos e vantagens na elaboração de um planeamento estratégico Utilizar o CPM para minimizar o risco Abordagem à técnica CPM como forma minimizadora de risco Organização das Actividades Individualmente O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 19

20 Recursos Em grupo Calendarização O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo; Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente 2 sessões e meia de formação de 4 horas cada Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 20

21 Análise Económica de um projecto Falar através dos números OBJECTIVOS Dotar os formandos com as ferramentas de análise económica de projectos, tornando-os assim capazes de levar a cabo um processo de escolha de um projecto entre vários possíveis, e também comentar sobre a viabilidade económica do mesmo. Introdução Conteúdos Objectivos Gerais Sensibilização para a importância da avaliação económica Indicadores de avaliação Abordagem sintética aos indicadores de avaliação Relação custo-benefício Valor Actual dos fluxos Líquidos (VA) Payback Period: simples e descontado Taxa Interna de Retorno Custo total actualizado Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 21

22 Conteúdos Uso de indicadores na avaliação de projectos Análise em condições de risco Recursos computacionais disponíveis Objectivos Gerais Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Dominar a técnica, assim como interiorizar as suas vantagens e desvantagens Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo Calendarização O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores Computador Portátil e projector multimédia; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente 5 sessões de formação de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 22

23 Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 23

24 Qualidade Introdução à temática da qualidade OBJECTIVOS Neste capítulo, introdutório à temática da qualidade, o único objectivo a que ele se propõe é o de sensibilizar os formandos para a importância que a qualidade tem no nosso dia-a-dia, e de lhes dar a conhecer um pouco da normalização ISO Conteúdos Sistema de Gestão da Qualidade Qualidade ISO:9001 Abordagem por processos Objectivos Gerais Abordagem introdutória ao SGQ Compreender a sua essência e importância Normalização da qualidade Definição do processo; Abordagem por processos; Conhecer os clientes; Garantir a qualidade; Processo definição final Organização das Actividades Individualmente Em grupo O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 24

25 O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Recursos Calendarização Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente 2 sessões e meia de formação de 4 horas cada Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 25

26 Controlo da Concepção OBJECTIVOS Pretende-se que no final deste capítulo o formando seja capaz de: Perceber a importância do controlo; Identificar quais os pontos e situações que mais requerem ser controladas; Estar familiarizado com algumas técnicas de controlo; Estar familiarizado com algumas técnicas de controlo de custos. Conteúdos Objectivos Gerais Introdução Sensibilização para a importância do papel do controlo na gestão de projectos Tipos de Controlo Definição dos diferentes tipos de controlo Avaliar a Evolução Utilizar os métodos de controlo como forma de controlar e monitorizar a evolução de um projecto Controlar a evolução dos custos Definição de diferentes ferramentas utilizadas no controlo de um projecto através dos seus custos Desvios Aprender a interpretar e interrogar os desvios Documentação de controlo Clarificação dos diferentes tipos de Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 26

27 Conteúdos Factores de Alteração de projectos Objectivos Gerais documentação Identificadores dos factores, mais comuns, que conduzem a alterações no projecto Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Calendarização Aproximadamente 2 sessões e meia de formação de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 27

28 Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 28

29 Arquivo do projecto Segundo a óptica da ISO 9000 OBJECTIVOS O objectivo deste capítulo é apresentar conceitos básicos sobre a sistemática de documentação de processos de trabalho, a sua estruturação e gestão, segundo as directrizes ISO Conteúdos Objectivos Gerais Introdução A importância de uma boa gestão da documentação A informática como um importante aliado Introdução à qualidade Abordagem da temática da documentação pelo ponto de vista da ISO O sistema de Qualidade nas empresas Breve abordagem à temática da qualidade dentro das empresas Documentação de processos de trabalho Passos Básicos Esclarecimentos dos passos necessários para garantir uma boa documentação Definição dos níveis de documentação existentes dentro de uma organização Requisitos da série ISO 9000 Requisito controle de documentos e dados Requisito controle de registros da qualidade Registo da qualidade esclarecimentos adicionais Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 29

30 Conteúdos Objectivos Gerais A gestão da documentação baseada na ISO 9000 Interiorização das considerações sobre esta matéria da documentação patentes na ISO Considerações finais Abordagem sintética aos passos necessários para a implementação de procedimentos para o correcto arquivo da documentação Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo Calendarização O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente uma sessão de formação de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 30

31 Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 31

32 Plano da Qualidade OBJECTIVOS Apresentação do conceito e objectivos de um plano da qualidade. Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo Calendarização O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente meia sessão de formação de 4 horas cada; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 32

33 Sugestões de Avaliação Neste módulo deve-se excluir a avaliação ao nível técnico e basear-se apenas na avaliação ao nível do saber estar; Avaliação diária de desempenho na sessão. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 33

34 Revisão do Projecto OBJECTIVOS Consciencialização para necessidade de rever o projecto não só durante mas também no fim deste. Conteúdos Objectivos Gerais Início do Capítulo Definir as duas fases em que se deve rever o projecto Revisão da Estratégia Sensibilização para a constante monitorização do projecto acompanhadas das necessárias revisões do projecto Organização das Actividades Individualmente Em grupo O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico. O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 34

35 Recursos Calendarização Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Diapositivos de Apresentação da Matéria. Aproximadamente meia sessão de formação de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação A Neste módulo deve-se excluir a avaliação ao nível técnico e basear-se apenas na avaliação ao nível do saber estar; Avaliação diária de desempenho na sessão. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 35

36 Microsoft Project Operações básicas OBJECTIVOS Apresentar e exercitar de forma gradual e interactiva as primeiras actividades no Project Pretende-se que, ao final deste capítulo, o formando esteja apto a: Perceber as vantagens da utilização do Microsoft Project Iniciar, abrir, salvar e excluir programas; Utilizar o recurso ajuda do sistema; Trabalhar com os modos de exibição do Project Conteúdos Introdução Iniciar o programa Abrir/Gravar/Apagar um projecto Barras de ferramentas Modos de exibição Objectivos Gerais Gráfico de Gantt; Calendário; Diagrama de rede; Gantt de controle; Uso da tarefa; Gráficos de recursos; Folhas de recurso; Uso de recurso; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 36

37 Organização das Actividades Recursos Individualmente Em grupo Calendarização O formador deverá individualizar tarefas, adaptando os conteúdos a cada caso específico O formador deverá dividir as tarefas equitativamente pelos grupos; O formador deverá formar os grupos de forma a estimular a inter ajuda e a participação individual dentro de cada grupo. Manual do Formando; Quadro Branco e marcadores; Computador Portátil e projector multimédia para uso da world wide web; Computador pessoal para cada formando com o Microsoft Project instalado. Aproximadamente 5 sessões de formação de 4 horas cada. Sugestões de Avaliação Avaliação diária de desempenho na sessão; Avaliação Oral sobre a matéria da sessão anterior; Avaliação prática e teórica sobre os trabalhos de grupo e os resultados obtidos. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 37

38 1 Introdução OBJECTIVOS O objectivo introdutório é o de tão somente sensibilizar os formandos para a necessidade de planear e gerir todos os projectos. INÍCIO DO CAPÍTULO Gerir um projecto hoje não é o mesmo que gerir um projecto há 50, 20 e até mesmo 10 anos atrás. É necessário então tomar outras precauções que não faziam os antigos. Isto leva a alterações no desenvolvimento da gestão de projectos muito por culpa dos seguintes factores: Do progresso tecnológico Da crescente integração de economias e mercados Da aceleração da rivalidade concorrencial Maiores exigências de inovação Introdução de melhorias incrementais Maiores exigências de eficiência na utilização dos recursos Tudo isto leva-nos a encarar a gestão de projectos de uma forma diferente, como aliás iremos ter oportunidade de ver mais à frente. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 38

39 O capítulo seguinte traça um negro cenário da realidade portuguesa, obviamente (felizmente) não retrata todas as empresas mas infelizmente é representativo de uma grande maioria. Torna-se assim vital, antes de mais, perceber de que forma a nossa cultura empresarial tem falhado na lógica de gestão de projectos para que depois de identificados os erros os possamos corrigir. Numa lógica de análise SWOT o importante é não só pegar nas oportunidades utilizando os nossos pontos fortes, mas também saber transformar as ameaças e pontos fracos em oportunidades e pontos fortes. 1.1 O negro fado Nacional Será o fado nacional...ou uma incapacidade que parece crónica para preparar, planear, organizar e executar projectos de crescente complexidade e importância? Consumimos, perdemos, e desbaratamos sistematicamente recursos escassos com um à vontade deveras preocupante. Onde está o Plano Estratégico para Portugal? Tornaram-se normal os rodopios de última hora, com evidentes desrespeitos pela qualidade. Ultrapassamos constantemente os orçamentos definidos à partida. No entanto, continuamos alegremente a acreditar que podemos ter empresas produtivas e competitivas num futuro a curto prazo! Será que ainda acreditamos que tudo se resolverá com a União Europeia a dar-nos mais recursos, ou os EUA umas boas contrapartidas? Será que pensamos que não é preciso visão, espírito de missão, planeamento, organização, compromisso, envolvimento e uma enorme dedicação e esforço para criar e sustentar empresas competitivas? Nos últimos 20 anos, deu-se um aumento significativo da complexidade. Vejam-se os mecanismos e automatismos de qualquer automóvel, Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 39

40 videogravador, televisão, etc. Para se poder continuar a produzir mecanismos cada vez mais sofisticados têm vindo a ser criadas, desenvolvidas e implementadas uma panóplia muito variada de soluções. Estas vão desde as ferramentas proporcionadas pelas tecnologias de informação (ERP, CRM SCM,...), até à reengenharia de processos (com o sub-produto Activity Based Costing), passando pela implementação de novos conceitos de gestão, como os Sistemas de Medição de Desempenho (onde se destaca o Balanced Scorecard), o Value Based Management, etc. Ora, hoje em dia, todos estes conceitos-sistemas e tecnologias continuam a ter que nascer e viver em perfeita harmonia com as Pessoas. Pessoas estas que têm agora características únicas, são Knowledge Workers, isto é, se motivadas produzem 24 horas por dia/7 dias por semana, se desmotivadas aumentam a entropia das organizações 24 horas por dia/7 dias por semana e destroem valor a um ritmo bastante acelerado. Hoje em dia, assiste-se uma preocupação de quase todo o mundo para esta nova perspectiva, mas em Portugal não é assim. O mais grave é que a inexistência de procura tem uma razão profunda, de certeza cultural, mas muito preocupante, a gloriosa e cega valorização do desenrasca! Só que o desenrasca não funciona em ambientes de elevada complexidade, em que é necessário construir algo com base em equipas de trabalho de várias dezenas ou centenas de pessoas. Uma solução de desenrasca pode salvar momentaneamente uma situação, uma parte de um todo, mas cria sempre um elevado grau de instabilidade na construção do todo. Veja-se a complexidade e esforço necessários para recolocar em órbita correcta um satélite que saia fora da previamente estabelecida. O desenrasca tende a ser uma solução temporária, que resolve, mas que ao mesmo tempo eleva o risco de falha de todo o sistema. Num projecto de implementação de sistemas de informação, o desenrasca é sempre um factor que aumenta o risco, que contribui para o insucesso, ainda que possa parecer o contrário. Mas o desenrasca só pode ser combatido através da estimação, planeamento e atento controlo da implementação. Só pode ser combatido dispondo-se de uma competente Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 40

41 Gestão de Projectos, investida da autoridade e poder suficientes para planear, afectar e gerir os recursos necessários à realização com sucesso de qualquer projecto. A competência em Gestão de Projectos não deve só ser uma actividade valorizada pelos nossos principais parceiros económicos e que estes aproveitam e exploram atentamente. Tem de ser uma competência requerida e mesmo, porque não, exigida por todas as organizações portuguesas que desejem prosperar num mundo cada vez mais competitivo. No entanto, na execução de muitos dos projectos de implementação de Sistemas e Tecnologias de Informação as nossas empresas continuam a seguir estratégias que resultarão em erros fundamentais e com evidentes impactos no seu negócio. Não atribuem à gestão dos seus projectos as pessoas com competência específica em Gestão de Projectos, Não valorizam profissionais certificados em Gestão de Projectos, Não criam organizações com competência em Gestão de Projectos, Não recorrem a gestores de projecto externos quando não dispõem deles internamente, Em cada projecto, procuram sistematicamente negociar em baixa os valores atribuídos à Gestão de Projecto, procurando substituir esta competência por uma mais produtiva, Não realizam uma estimação e preparação ponderada, mas atempada de cada projecto, Não fazem um efectivo controlo operacional da realização de cada projecto, Não definem os resultados esperados antes do projecto começar, Não criam uma organização de acompanhamento e controlo do projecto que tenha poderes para apoiar e aprovar a direcção do projecto prosseguida pelo seu gestor, Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 41

42 Raramente, afectam os recursos adequados à realização do projecto, tendo uma enorme tendência a dividir por dois (ou três) todas as necessidades planeadas e requeridas, Os elementos da Gestão de Topo têm muito pouca apetência para se envolverem directamente na realização dos projectos, Etc. E muito mais poderia ser dito e escrito sobre esta portuguesa antipatia pela Gestão de Projectos. É nesta (in)disciplina que está muita da razão do nosso insucesso. Sem se promover, respeitar e procurar a Gestão de Projectos. Também, nunca devemos esquecer que a Gestão de Projectos é uma mera variante da Gestão de Empresas, que dependendo do tamanho da empresa versus tamanho do projecto, possa fazer com que seja bem mais simples e fácil alcançar o sucesso naquela do que neste. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 42

43 2 Conceitos Básicos Noções Introdutórias à gestão de projectos OBJECTIVOS O objectivo deste capítulo é de dar a conhecer aos formandos a terminologia utilizada, e apresentar-lhe algumas noções básicas que facilitarão a interpretação do restante manual. De todos esses conceitos o ciclo de vida de um projecto é sem sombra de dúvida o mais importante. 2.1 Conceitos Antes de avançarmos torna-se primordial a necessidade e apresentar alguns conceitos introdutórios sobre a temática de gestão de projectos, dos quais: Funções Administrativas Básicas (segundo Fayol) Prever a teoria neoclássica de administração substituiu a palavra por planear, dando uma outra dimensão a esta actividade; Organizar; Comandar; Coordenar; Controlar. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 43

44 O que é um projecto? Projecto é entendido como um conjunto de acções, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são afectos os recursos necessários para, em um dado prazo, atingir um objectivo. Sendo este objectivo geralmente especificado em termos de custos, tempo e desempenho. Um projecto é único, tem objectivo definido e mensurável e tem um ciclo de vida. Sandro Giovanni Valeri e Prof. Rozenfeld. Toda a actividade que tenha um início e fim definidos é um projecto. Ou seja: Deslocalizar parte(s) da actividade de produção; Comercializar um filme num dado mercado; Entrar num novo mercado; Fazer a revisão anual do parque automóvel; Desenvolver um sistema de gestão de recursos humanos; Construção de uma casa; Criação e desenvolvimento de um software; Realização de uma formação; A maioria dos projectos compartilha actividades comuns, incluindo o desdobramento/divisão do projecto em tarefas mais fáceis de gerir, calendarização das tarefas, comunicação com a equipa e controle das tarefas à medida em que o trabalho vai sendo concluído. E todos os projectos consistem em três fases principais: 1. Preparação; 2. Execução; 3. Exploração; 4. Conclusão. O que é gestão de projectos? No início da década de 90 a gestão de projectos não se apresentava com grande atractividade nas empresas. Contudo, com o advento da nova Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 44

45 economia, este tema tornou-se de extrema importância. O motivo desta mudança justifica-se pelo facto de que mais do que nunca o trabalho está a ser realizando por etapas bem definidas, que uma vez realizadas dão lugar a uma nova etapa, a um novo projecto. A gestão de projectos, propriamente dita, engloba desde a definição, o uso de recurso e técnicas, a gestão e o controle. A mudança aliada à gestão de projectos As actuais perspectivas do mercado relatam uma nova fase: o emprego é incerto e a única constante é a mudança. A mudança por sua vez requer reflexões sobre como chegar a um consenso sobre os objectivos e como alcançá-los, como coordenar os membros da equipa, como negociar prazos e orçamentos, e como reduzir os riscos e aumentar as hipóteses de sucesso. Essa ênfase sobre as mudanças aumenta a importância da gestão de projectos, pois quanto maior a mudança, mais inovações e mais projectos surgirão. Desde 1990 o Project Managment Insitute, uma associação profissional de gestores de projectos ( viu o seu número de membros aumentar de 7700 para mais de em1998. Durante o lançamento do Project 98, a Microsoft afirmou ter mais de 2 milhões de utilizadores do seu software de gestão de projectos. Características de um projecto Para avançar com um projecto é necessário haver uma afectação de actividades e recursos: Tempo Recursos humanos Recursos financeiros Recursos técnicos Existem desta forma 2 limitações importantes a ter em quanta a quando da gestão de um projecto: limitação de tempo imposta e a limitação dos recursos. Por esta razão é vital ter uma missão bem distinta e a definição clara da sua conclusão. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 45

46 Novos desafios e oportunidades nas empresas As mudanças que estão a surgir no mercado de hoje em dia dão-se em 5 planos distintos: Mercados dinâmicos Competição internacional; Ciclos de vida dos produtos mais curtos; Maior envolvimento dos clientes. Desenvolvimento Tecnológico Novas tecnologias de automação; Novos sistemas de comunicação e informação. Desenvolvimentos ambientais Novas leis e regulamentos; Imposições ambientais. Complexidade Crescente Mais inter-relações; Novos intervenientes. Mudanças de Paradigma Descentralização nas organizações; Participação, trabalho de equipa; Evolução dos colaboradores. Tipos de projecto Atendendo à natureza: Construção; Investigação; Organização; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 46

47 Desenvolvimento; Comercialização. Carácter interno/externo: Externos: recorre a entidades alheias à organização promotora; Internos. Diferença entre programa e projecto Habitualmente estas duas terminologias são confundidas, no entanto elas retratam realidades bem diferentes. Um programa pode estar subdivididos em vários projectos que por sua vez se podem encontrar subdivididos em vários subprojectos. Os projectos de um programa podem-se desenvolver paralelamente ou sequencialmente. São exemplos de subprojectos: Uma fase de um projecto; Uma parte física de um equipamento como o projecto de alimentação dentro de um projecto de motor. Critérios de Gestão Compete à gestão gerir e controlar os diferentes projectos, que o fazem recorrendo frequentemente à análise das seguintes variáveis: qualidade, custo e prazo. Todas as fases de vida de um projecto preparação, execução e exploração irão ser influenciadas por esta tríade. Qualidade Custo Tempo Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 47

48 Esta relação encontra-se descrita no desenho abaixo. Claro está que não existe um ponto mais correcto que outro, podendo cada pessoa envolvida no projecto ter o seu próprio ponto de equilíbrio tudo depende das características pessoais e profissionais da pessoa. É no entanto vital que se torne bem claro qual o objectivo, relativamente a estas 3 variáveis, que se pretende atingir. Como é fácil de perceber, hoje em dia, a qualidade tem assumido um papel primordial na gestão de todos os negócios. Sobretudo no que se refere à economia Portuguesa, que se vê incapaz de competir com o baixo nível de custos de países da Europa de Leste e dos países Asiáticos, sendo portanto forçada a obter mais-valias no campo da qualidade, que tinha vindo a ser negligenciado em detrimento das restantes 2 variáveis. Critérios competitivos de um projecto Qualidade; Custos; Velocidade de Entrega; Confiabilidade de prazos; Flexibilidade. 2.2 Ciclo de vida de um projecto As organizações que desenvolvem projectos usualmente dividem cada projecto em várias fases tendo em vista não só assegurar um controle mais eficiente e eficaz da sua gestão mas também encontrar uma ligação adequada à sua actividade operacional. Preparação Execução Exploração No seu conjunto as fases do projecto são denominadas de ciclo de vida do projecto. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 48

49 Preparação É nesta fase que se avalia a aplicabilidade e viabilidade do projecto e até mesmo a escolha de um projecto em deterimento de outros. Poderíamos identificar 4 subfases distintas dentro da fase preparação: Identificação do projecto Reunir ideias Selecção preliminar Estudo de pré-viabilidade Formulação do projecto Estudo de viabilidade Avaliação e decisão Como é facilmente identificável toda a fase de preparação é dominada por estudos e avaliações de projectos. É igualmente nesta fase que se definem os objectivos com base nas expectativas e que se preparam os planos preliminares do projecto - definição do problema. Execução Uma vez ultrapassada a fase de preparação e comprovada a viabilidade do projecto, passa-se para a fase da Execução. Nesta fase domina o detalhamento dos planos operacionais e organização da equipe e recursos do referido projecto. Uma vez mais podemos dividir esta fase em várias subfases, são elas: Proposta, Negociação e Contratação Planeamento Implementação Controlo Esta é a fase da real gestão de Projectos. Exploração Por fim chegamos à fase da gestão da organização, quando os esforços estão centrados em torno da condução e arranque da actividade. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 49

50 Nível de Actividade Exploração Execução Conclusão Preparação Tempo 2.3 Passos na gestão de um projecto De uma forma muito sucinta poder-se-á identificar os seguintes passos na gestão de um projecto: Formulação do Problema Formulação do Problema Desenvolvimento de Alternativas Plano do Projecto O que deve ser feito? Quem deve fazer? Como deve ser feito? Quando deve ser feito? Quanto custará fazer? O que é preciso para fazer? Execução do Plano Acompanhamento & Controle Estamos no target? Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 50

51 Se não, o que é que deve ser feito? Deve o plano ser mudado? Conclusão do Projecto O que é que foi bem feito? O que é que deveria ser melhorado? O que mais aprendemos? 2.4 Ferramentas informáticas Antes de dar este capítulo como terminado penso que a questão das ferramentas informáticas é merecedora de algum destacamento. Como iremos constatar mais à frente, o gestor do projecto terá constantemente a possibilidade de recorrer à informática a fim de o auxiliar a levar a cabo as suas tarefas. Mas não só a informática permite fazer o que já era feito de uma maneira mais rápida e fácil, como também permite fazer o que antes se ignorava pois requeria um investimento gigantesco, e insuportável, de tempo e outros recursos. É por essa razão que podemos afirmar que as ferramentas informáticas modificaram, e irão continuar a faze-lo, completamente o trabalho do Gestor de Projectos, tornando-se hoje numa ferramenta imprescindível. As principais funções da informática na questão da gestão de projectos são: Permite armazenar e manipular grandes quantidades de informação; Permite realizar mudanças contínuas (alterações automáticas) ; Permite a realização de simulações; Melhora a execução de relatórios em qualidade e tempo. Contudo a informática apresenta-se ela também como uma ameaça, o de absorver em demasia o Gestor de Projectos, é por isso enquanto gestores devemos utilizar a informática com alguma moderação, pois existem outras coisas mais para além do trabalho dos dados. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 51

52 2.5 Resumo das nove áreas do conhecimento Gestão da integração do Projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar que os vários elementos do projecto sejam adequadamente coordenados. Ele consiste em: Elaboração do plano do projecto integração e coordenação de todos os planos do projecto, de forma a gerar um documento consistente e coerente. Execução do plano do projecto execução do plano do projecto através da execução das actividades nele incluídas. Controlo integrado de alterações coordenação das alterações ao longo do projecto. Gestão do âmbito do Projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar que o projecto incluía todas as actividades necessárias, e apenas as actividades necessárias, para que seja finalizado com sucesso. Consiste em: Iniciação autorização do projecto ou fase; Planeamento do âmbito elaboração de uma declaração do âmbito por escrito que sirva de base para decisões futuras do projecto; Definição do âmbito subdivisão dos resultados principais que se espera alcançar com o projecto em compromissos menores e mais facilmente geríveis Verificação do âmbito formalização da aceitação do âmbito do projecto Controlo de alterações do âmbito controlo das alterações feitas no âmbito do projecto. Gestão do tempo do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar a conclusão do projecto no prazo previsto. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 52

53 Definição das actividades identificação das actividades específicas que devem ser executadas para que se atinjam os vários resultados principais do projecto; Estabelecer a sequência das actividades identificação e documentação das dependências existentes entre as actividades; Estimativa da duração das actividades estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para que se concluam as actividades individuais; Elaboração do cronograma análise da sequência das actividades, suas durações e os recursos necessários para criar o cronograma do projecto; Controlo do cronograma controlo das alterações do cronograma do projecto. Gestão dos custos do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar que o projecto seja concluído dentro do orçamento aprovado. Consiste em: Planeamento dos recursos definição dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e quantidades necessárias desses recursos para a execução das actividades do projecto; Estimativa de custos elaboração de uma estimativa do custo dos recursos necessários para a conclusão das actividades do projecto; Orçamento de custos distribuição da estimativa total de custos entre as actividades do projecto; Controlo dos custos controlo das alterações do orçamento do projecto. Gestão da qualidade do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar que o projecto satisfaça as necessidades para as quais foi criado. Consiste em: Planeamento da qualidade identificação dos padrões da qualidade relevantes para o projecto e determinação de como atingir esses padrões; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 53

54 Garantia da qualidade avaliação regular do desempenho geral do projecto para gerar confiança no sucesso do projecto em alcançar os padrões relevantes da qualidade; Controlo da qualidade monitorização dos resultados específicos do projecto, afim de determinar se esses resultados estão de acordo com os padrões relevantes da qualidade, e identificação de maneiras para se eliminar as causas de um desempenho insatisfatório. Gestão dos recursos humanos do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para que se empregue de forma mais eficaz o pessoal envolvido no projecto. Consiste em: Planeamento organizacional identificação, documentação e atribuição de funções, responsabilidades e relações de distribuição de informação do projecto; Formação da equipa conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e estejam a trabalhar no projecto; Desenvolvimento da equipa desenvolvimento das competências individuais e da equipa para melhorar o desempenho do projecto. Gestão das comunicações do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para assegurar a geração, colecta, divulgação, armazenagem e disposição final apropriada e oportuna das informações do projecto. Consiste em: Planeamento das comunicações identificação das informações e comunicações requeridas pelos interessados; quem requer a informação, quando será necessária e como será fornecida; Distribuição das informações fazer com que as informações necessárias estejam disponíveis para os interessados no projecto no momento oportuno; Relatório de desempenho colecta e divulgação de informações sobre o desempenho. Isto inclui: o relatório de acompanhamento do projecto, a medição do progresso e previsões; Encerramento administrativo geração, colecta e divulgação de informações para que se formalize a conclusão da fase ou do projecto. Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 54

55 Gestão de riscos do projecto A gestão de riscos do projecto é um processo sistemático de identificação, análise e resposta aos riscos do projecto. Isto inclui maximizar a probabilidade e consequências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e consequências que eventos adversos podem trazer aos objectivos do projecto. Inclui: Planeamento da gestão de riscos decisão sobre como abordar e planear as actividades de gestão de riscos de um projecto; Identificação de riscos identificação dos riscos que poderiam afectar o projecto e a documentação das suas características; Análise qualitativa de riscos realização de uma análise qualitativa dos riscos e das condições para que se dê prioridade a seus efeitos sobre os objectivos do projecto; Análise quantitativa de riscos medição da probabilidade e do impacto dos riscos e estimativa das implicações nos objectivos do projecto; Planeamento das respostas a riscos desenvolvimento de procedimentos e técnicas com o objectivo de realçar as oportunidades e reduzir as ameaças de riscos aos objectivos o projecto; Monitorização e controlo de riscos monitorização dos riscos residuais, identificação de novos riscos, execução de planos de redução de riscos e avaliação da eficácia desses planos ao longo da vida do projecto. Gestão das aquisições do projecto Um subconjunto da gestão de projectos que engloba os processos necessários para a aquisição de bens e serviços de fora da organização executora a fim de se cumprir o âmbito do projecto. Consiste em: Planeamento das aquisições determinação do que adquirir e quando; Planeamento da solicitação documentação dos requisitos do produto e identificação das possíveis fontes; Solicitação obtenção de cotações, licitações, ofertas ou propostas, conforme for o caso; Selecção das fontes escolha entre possíveis fornecedores; Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda 55

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