Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos práticas do PMI

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1 Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos práticas do PMI Planejamento do Gerenciamento das Comunicações (10) e das Partes Interessadas (13) PLANEJAMENTO 2 PLANEJAMENTO Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 ABRIL MAIO JUNHO 07 qua 04 qua 14 qua 11 qua 14, 16 seg, qua 21 qua 23 qua 28 qua 30 Qua

2 10 COMUNICAÇÕES e 13 - STAKEHOLDERS 3 10 COMUNICAÇÕES e 13 - STAKEHOLDERS 4

3 10 COMUNICAÇÕES e 13 - STAKEHOLDERS 5 Áreas do Conhecimento 10 COMUNICAÇÕES 13 STAKEHOLDERS GRUPO DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (47) Iniciação (02) Planejamento (24) Execução (08) Monitoramento e controle (11) Encerramento (02) Identificar as partes interessadas (stakeholders) Planejar o gerenciamento das comunicações Planejar o gerenciamento das partes interessadas PMBOK - 5 a Edição Gerenciar as comunicações Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar as comunicações Controlar o engajamento das partes interessadas NÃO MUDOU PROCESSO NOVO MUDOU DE ÁREA ALTEROU NOME Áreas do Conhecimento 10 COMUNICAÇÕES 13 STAKEHOLDERS Identificar as partes interessadas (stakeholders) PMBOK - 5 a Edição GRUPO DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (47) Iniciação (02) Planejamento (24) Execução (08) Monitoramento e controle (11) Planejar o gerenciamento das comunicações Planejar o gerenciamento das partes interessadas Gerenciar as comunicações Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar as comunicações Controlar o engajamento das partes interessadas NÃO MUDOU PROCESSO NOVO MUDOU DE ÁREA ALTEROU NOME 10 COMUNICAÇÕES e 13 - STAKEHOLDERS 6 Áreas do Conhecimento GRUPO DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (47) Iniciação (02) Planejamento (24) Execução (08) GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Monitoramento e controle (11) Gerenciar as comunicações Gerenciar as comunicações CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO Identificar as partes interessadas (stakeholders) Planejar o gerenciamento das partes interessadas Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento das partes interessadas NÃO MUDOU PROCESSO NOVO MUDOU DE ÁREA ALTEROU NOME

4 10 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 7 MUNDO PMI PENSAMENTO PMI - FUNCIONAMENTO DOS PROCESSOS 8 INFORMA ÇÕES ENTRADAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS SAÍDAS INFORMAÇÕES TRABALHADAS Documentos/informações existentes 1. Novos documentos/informações 2. Saídas de outros processos 2. Informações adequadas 3. Novas informações 3. Novas informações 4. Conhecimento técnico especializado 4. Novas orientações de trabalho 5. Histórico de outros projetos 5. Deliverables / final de fases 6. Experiência do gerente do projeto 6. Restrições / premissas 7. Exigências legais / restrições / premissas 7. Novas responsabilidades

5 10 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 9 Diagrama do fluxo de dados do processo 10.3 fonte PMI / PMBOK 5ª ed 10 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. 10 Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas a organização. A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto. Processos: Planejar o gerenciamento das comunicações Gerenciar as comunicações Controlar as comunicações

6 10 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Processos: Planejar o gerenciamento das comunicações: O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis Gerenciar as comunicações: O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações Controlar as comunicações: O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. 12

7 13 OUTRAS ÁREAS DO CONHECIMENTO x.3.x - Saídas 14 Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo e a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momenta.

8 Entradas Plano de gerenciamento do projeto Descrito na Seção O plano de gerenciamento do projeto e o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Ele fornece as seguintes informações valiosas para o processo Controlar as comunicações, entre outras: 1. Requisitos de comunicações das partes interessadas, 2. Motivo da distribuição da informação, 3. Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias, 4. Individuo ou grupo responsável pela comunicação da informação, e 5. Individuo ou grupo que recebe a informação Entradas Comunicações do projeto Descritos na Seção O processo Controlar as comunicações envolve as atividades requeridas para que as informações e comunicações sejam monitoradas, analisadas e liberadas para as partes interessadas. As comunicações do projeto vem de múltiplas fontes e podem variar de forma significativa no seu formato, nível de detalhe, grau de formalidade e confidencialidade. As comunicações do projeto podem incluir, mas não estão limitadas a: 1. Andamento das entregas, 2. Progresso do cronograma, e 3. Custos incorridos.

9 Entradas Registro de questões Descritos na Seção O registro das questões e usado para documentar e monitorar a solução das questões. Ele pode ser usado para facilitar a comunicação e garantir um entendimento comum das questões. Um registro por escrito documenta e ajuda a monitorar quem é responsável pela resolução de questões especificas até um prazo definido. A resolução de questões aborda obstáculos que podem bloquear a equipe e impedir que ela alcance suas metas. Essas informações são importantes para o processo Controlar as comunicações porque fornecem um repositório para o que já aconteceu no projeto e uma plataforma para as comunicações subsequentes a serem entregues Entradas Dados de desempenho do trabalho Descritos na Seção Os dados de desempenho do trabalho podem incluir detalhes sobre que comunicações foram realmente distribuídas, feedback sobre comunicações, resultados de pesquisas sobre a eficácia das comunicações ou outras observações brutas identificadas durante as atividades de comunicação.

10 Entradas Ativos de processos organizacionais Descritos na Seção Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Controlar as comunicações incluem, mas não se limitam, a: 1. Modelos de relatórios; 2. Políticas, padrões e procedimentos que definem as comunicações; 3. Tecnologias de comunicações especificas disponíveis; 4. Meios de comunicação permitidos; 5. Políticas de retenção de registros; e 6. Requisitos de segurança. 20 Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo e a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momenta.

11 Ferramentas e Técnicas Sistemas de gerenciamento de informações Um sistema de gerenciamento de informações fornece um conjunto de ferramentas padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto. Alguns pacotes de software permitem que o gerente de projetos consolide os relatórios de diversos sistemas e facilitam a distribuição dos relatórios para as partes interessadas do projeto. Exemplos dos formatos de distribuição podem incluir tabelas, analise de planilhas e apresentações. Podem ser usados recursos gráficos para criar representações visuais das informações de desempenho do projeto Ferramentas e Técnicas Métodos de comunicações A equipe do projeto frequentemente depende da opinião especializada para avaliar o impacto das comunicações do projeto, a necessidade de ação ou intervenção, as ações que devem ser tomadas, a responsabilidade pela tomada de tais ações e o período de tempo para a tomada das ações. Essa opinião especializada pode precisar ser aplicada a detalhes técnicos e/ou de gerenciamento, e pode ser fornecida por qualquer grupo ou individuo com conhecimento ou treinamento especializado, como: 1. Outras unidades dentro da organização, 2. Consultores, 3. Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores, 4. Associações profissionais e técnicas, 5. Setores da indústria, 6. Especialistas no assunto, e 7. Escritório de gerenciamento de projetos (PMO). O gerente de projetos, em colaboração com a equipe do projeto, então determina as ações necessárias para assegurar que a mensagem correta seja comunicada a audiência certa, no tempo certo.

12 Ferramentas e Técnicas Reuniões O processo Controlar as comunicações requer a discussão e o dialogo com a equipe do projeto para determinar a maneira mais apropriada de atualizar e comunicar o desempenho e responder as solicitações de informações das partes interessadas. Essas discussões e diálogos são geralmente facilitados através de reuniões, que podem ser conduzidas presencialmente ou online e em vários locais, tais como no local do projeto ou no local do cliente. As reuniões de projeto também incluem discussões e o dialogo com fornecedores e vendedores, e outras partes interessadas. 24 Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo e a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momenta.

13 Saídas informações sobre o desempenho do trabalho Descritas na Seção informações sobre o desempenho do trabalho organizam e resumem os dados de desempenho coletados. Esses dados de desempenho tipicamente fornecem informações sobre a situação e o progresso do projeto no nível de detalhe requerido pelas varias partes interessadas. Essas informações são então comunicadas as partes interessadas apropriadas Saídas Solicitações de mudança Descritas na Seção O processo Controlar as comunicações frequentemente resulta na necessidade de ajuste, ação e intervenção. Em consequência, as solicitações de mudança serão geradas como um resultado. Essas solicitações de mudança são processadas através do processo Realizar o controle integrado de mudanças (Seção 4.5) e podem resultar em: 1. Estimativas de custos novas ou revisadas, sequencias de atividades, datas de cronograma, requisitos de recursos e analise de alternativas de resposta aos riscos; 2. Ajustes no plano de gerenciamento do projeto e documentos; 3. Recomendações de ações corretivas que possam realinhar o desempenho futuro esperado do projeto com o plano de gerenciamento do projeto e 4. Recomendações de ações preventivas que possam reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto.

14 Saídas Atualizações no plano de gerenciamento do projeto O processo Controlar as comunicações pode acionar mudanças no plano de gerenciamento das comunicações assim como em outros componentes do plano de gerenciamento do projeto (por exemplo, planos de gerenciamento dos recursos humanos e das partes interessadas) Saídas Atualizações nos documentos do projeto Os documentos do projeto podem ser atualizados como resultado do processo Controlar as comunicações. Essas atualizações podem incluir, mas não estão limitadas, a: 1. Previsões, 2. Relatórios de desempenho, e 3. Registro das questões.

15 Saídas Atualizações nos ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a formatos de relatórios e documentação de lições aprendidas. Essa documentação pode ser incluída no banco de dados histórico, tanto para este projeto como para a organização executora, e pode incluir as causas das questões, as razoes que levaram a ação corretiva escolhida, e outros tipos de lições aprendidas durante o projeto. CONTATO 30 download das aulas em: menu INTRANET

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