Memória institucional Gestão de informações e documentos na Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais. Nilson Vidal Prata Márcia Milton Vianna

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1 Memória institucional Gestão de informações e documentos na Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais Nilson Vidal Prata Márcia Milton Vianna Maio/2015

2 GERÊNCIA-GERAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO (GDI)

3 NOSSO ROTEIRO Missão, atribuições e estrutura da GDI Ações para a recuperação, preservação e divulgação da Memória Institucional Estruturação da Gerência de Memória Institucional O projeto do Memorial da Assembleia de Minas: percursos e percalços

4 ORGANOGRAMA ALMG PLENÁRIO MESA SECRETARIAGERAL DA MESA DIRETORIAGERAL DIRETORIA DE PROCESSO LEGISLATIVO GERÊNCIA-GERAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - GDI subordinação administrativa subordinação técnica

5 Mapa Estratégico Setorial Gerência-Geral de Documentação e Informação OBJETIVO(S) ESTRATÉGICO(S) DE CONTRIBUIÇÃO 1 Disponibilizar os recursos necessários para aprimorar o desempenho das atividades do Poder Legislativo. 2 Inovar mediante a incorporação de melhores práticas e novas tecnologias de informação e comunicação. PÚBLICOS: MISSÃO: Coordenar com excelência a gestão de informações e documentos relativos às atividades finalísticas da ALMG, com vistas a prestar suporte aos Deputados, às comissões e aos servidores no exercício de suas funções político-institucionais, e a promover o acesso da sociedade às informações e à memória do Legislativo Mineiro. Deputados, comissões e servidores da ALMG; sociedade. OBJETIVOS FINALÍSTICOS CANAIS e RELACIONAMENTO GESTÃO DE INFORMAÇÕES e DOCUMENTOS Consolidar-se como referência na gestão de informações e documentos das atividades finalísticas Garantir a qualidade e a melhoria contínua dos bancos de dados estratégicos para o processo legislativo Aprimorar e integrar as políticas e os instrumentos de representação e recuperação da informação relativa às atividades finalísticas Fortalecer o papel da biblioteca como fonte de informação especializada para subsidiar as ações do Poder Legislativo ORGANIZACIONAIS Cultura / Pessoas Adequar e capacitar continuamente o quadro de servidores Promover a integração e a comunicação entre as equipes Processos Revisar, aprimorar e integrar os fluxos e processos de trabalho Preservar e divulgar as informações relativas à memória institucional Assegurar canais de atendimento, informação e suporte de qualidade, com foco nos públicos Tecnologias Infraestrutura Garantir recursos e suporte tecnológicos adequados às necessidades e atribuições do setor Melhorar a infraestrutura física da GDI

6 ATRIBUIÇÕES DA GDI Coordenar e apoiar ações de gestão de informações e documentos para fins institucionais Acessar, adquirir, organizar e disseminar informações internas e externas em diferentes suportes para atender às demandas de informação decorrentes da atividade institucional da Assembleia Legislativa Atender às necessidades de pesquisas de interesse dos públicos interno e externo

7 ATRIBUIÇÕES DA GDI - cont. Manter disponíveis e atualizados os bancos de dados referentes à legislação estadual, à tramitação de proposições e aos pronunciamentos de deputados Coordenar o desenvolvimento de atividades e projetos referentes à identificação, à organização e à divulgação de informações e documentos sobre a memória institucional Responsabilizar-se, em parceria com as áreas de Comunicação e de Tecnologia da Informação, pela manutenção e pela atualização do Portal Assembleia

8 ESTRUTURA INTERNA GERÊNCIA-GERAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - GDI GERÊNCIA DE BIBLIOTECA GERÊNCIA DE PROJETOS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO GERÊNCIA DE INFORMAÇÃO LEGISLATIVA GERÊNCIA DE ATENDIMENTO E PESQUISA GERÊNCIA DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL Subordinação administrativa Vinculação por projetos 8

9 ESTRUTURA INTERNA GERÊNCIA-GERAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - GDI GERÊNCIA DE BIBLIOTECA GERÊNCIA DE PROJETOS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO GERÊNCIA DE INFORMAÇÃO LEGISLATIVA GERÊNCIA DE ATENDIMENTO E PESQUISA GERÊNCIA DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL Subordinação administrativa Vinculação por projetos 9

10 Mapa Estratégico Setorial Gerência-Geral de Documentação e Informação OBJETIVO(S) ESTRATÉGICO(S) DE CONTRIBUIÇÃO 1 Disponibilizar os recursos necessários para aprimorar o desempenho das atividades do Poder Legislativo. 2 Inovar mediante a incorporação de melhores práticas e novas tecnologias de informação e comunicação. PÚBLICOS: MISSÃO: Coordenar com excelência a gestão de informações e documentos relativos às atividades finalísticas da ALMG, com vistas a prestar suporte aos Deputados, às comissões e aos servidores no exercício de suas funções político-institucionais, e a promover o acesso da sociedade às informações e à memória do Legislativo Mineiro. Deputados, comissões e servidores da ALMG; sociedade. OBJETIVOS FINALÍSTICOS CANAIS e RELACIONAMENTO GESTÃO DE INFORMAÇÕES e DOCUMENTOS Consolidar-se como referência na gestão de informações e documentos das atividades finalísticas Garantir a qualidade e a melhoria contínua dos bancos de dados estratégicos para o processo legislativo Aprimorar e integrar as políticas e os instrumentos de representação e recuperação da informação relativa às atividades finalísticas Fortalecer o papel da biblioteca como fonte de informação especializada para subsidiar as ações do Poder Legislativo ORGANIZACIONAIS Cultura / Pessoas Adequar e capacitar continuamente o quadro de servidores Promover a integração e a comunicação entre as equipes Processos Revisar, aprimorar e integrar os fluxos e processos de trabalho Preservar e divulgar as informações relativas à memória institucional Assegurar canais de atendimento, informação e suporte de qualidade, com foco nos públicos Tecnologias Infraestrutura Garantir recursos e suporte tecnológicos adequados às necessidades e atribuições do setor Melhorar a infraestrutura física da GDI

11 GERÊNCIA DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL Gestão do arquivo das atividades finalísticas da Assembleia - documentação de todas as proposições que tramitaram na ALMG, a partir de 1959 Apoio a setores para a gestão dos documentos das atividades-meio Gerenciamento do Memorial da Assembleia de Minas Desenvolvimento de ações e projetos para a recuperação, preservação e divulgação da memória da instituição

12 AÇÕES E PROJETOS Memorial da Assembleia de Minas

13 AÇÕES E PROJETOS Campanha de identificação de fotos históricas

14 AÇÕES E PROJETOS Transposição do painel da artista Yara Tupinambá

15 AÇÕES E PROJETOS Exposição bens tombados 40 anos Palácio da Inconfidência

16 AÇÕES E PROJETOS Catalogação e digitalização dos documentos da IV Assembleia Constituinte Assembleia Provincial convênio com APM Biblioteca digital => Coleção Memória (Dspace)

17 AÇÕES E PROJETOS Gestão do acervo arquivístico atividades finalísticas (higienização, reacondicionamento, descrição => IcaAtom) Publicações Seção Memória - Portal da ALMG

18 Vídeo

19 Dúvidas?

20 Muito obrigado! Nilson Vidal Prata (31) Márcia Milton Vianna (31)

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