DUAS DIFERENTES ESTRATÉGIAS DE POLÍTICAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUES EM EMPRESA DE PAINÉIS ELÉTRICOS

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1 DUAS DIFERENTES ESTRATÉGIAS DE POLÍTICAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUES EM EMPRESA DE PAINÉIS ELÉTRICOS Fabiane Assad Motta (1) Wislei Riuper Osório (2) RESUMO Manter um controle do estoque de forma que o mesmo não gere prejuízos por excesso ou por falta de material tem grande importância dentro de uma empresa. Por excesso, outros benefícios financeiros deixam de ser realizados. Por escassez, insatisfações dos clientes podem surgir devido ao não cumprimento de prazos. O objetivo neste artigo é comparar a política de reposição aplicada por uma empresa de painéis elétricos, com a política de lote econômico de compra (LEC). Para isso, foram coletados dados do sistema utilizado pela empresa (BANN ) e comparados àqueles determinados pelo filosofia LEC para 5 (cinco) itens de componentes elétrico-eletrônicos considerados de baixo-giro pela empresa. Com os novos parâmetros determinados, consideráveis reduções nos estoques de segurança e de compra são atingidos. Reduções financeiras na ordem de 6 a 10 vezes (R$ 40 mil) foram encontradas para os lotes de compra dos itens estudados. Considerando os lotes de segurança, as quantidades foram reduzidas entre 1,5 a 2 vezes para os itens estudados. Com a metodologia adotada para cálculo desses novos parâmetros de estoque, os níveis de serviço para atender aos clientes e ao balanceamento dos estoques foram mantidos. Palavras-chave: Estratégia de estoque; Reposição Econômica; Baixo-giro de estoque; Estoques de Segurança. ABSTRACT Inventory control has an important role for companies in order to not provide financial detriment due to stock-out or excess of stock-in. With a high volume of stocked items, some financial benefits are not attained. Due to stock-out, satisfaction level of customers is significantly affected. The aim of this article is to compare a commonly applied replacement stock politic with proposed replenishment economic lot (REL) politic using in a manufacturing electric panel company. For this, stock parameters from BANN software were analyzed and compared to those determined by REL politic for five different electric-electronic items of low replacement level. Considering the new stock parameters, it was found that lots of replacement of studied items has decreased of about 6 to 10 times (R$ 40,000). Concerning to safety stocks, the volume of items has decreased of about 1.5 to 2 times. The proposed method for determine stock parameters has provided the customer s attendance levels and the stock equilibrium. Key words: Strategy of Inventory Stocks; Replenishment economic; Low replacement level, Safety stock. (1) Administradora de Empresas, Faculdades Network Av. Ampélio Gazzetta, 2445, , Nova Odessa, SP, Brazil. ( fabi_am2002@yahoo.com.br) (2) PhD em Engenharia Mecânica, UNICAMP; Coordenador do Curso de Administração nas Faculdades Network Av. Ampélio Gazzetta, 2445, , Nova Odessa, SP, Brazil. ( adm@nwk.edu.br) 1

2 1.Introdução Para um melhor atendimento ao cliente e competitividade, hoje as empresas estão buscando melhores formas de controlarem seus estoques. Não se pode ter um estoque muito alto, pois isso significa dinheiro parado que poderia ser utilizado para outros fins, e também o estoque não pode ser baixo, pois com um aumento inesperado de demanda, podem ocorrer atrasos na entrega do produto, causando a insatisfação ou perda do cliente. Para suprir a demanda durante o intervalo de reabastecimento utiliza-se uma quantidade determinada através de fórmulas, baseada em dados reais da empresa. Este artigo tem por objetivo mostrar como foi reduzido os estoques de matéria-prima de uma empresa de painéis elétricos que trabalha na Região Metropolitana de Campinas (RMC). Para isso propôs-se a utilização de reposição dos estoques por Lote Econômico de Compra (LEC) e Ponto de Pedido (PP), onde o seu estoque é constituído de subcomponentes e não de produto acabado. O produto acabado é feito com base no pedido do cliente. A empresa trabalha com painéis de baixa e média tensão, porém neste artigo tratase apenas dos painéis de baixa tensão. Atualmente a empresa tem uma classificação dos itens e neste artigo utilizou-se uma amostra de 5 itens aleatórios da classificação utilizada. Nos dias de hoje, o desafio do gestor de estoques é saber quando e quanto ressuprir de cada material e quanto deve manter em estoque de segurança. Com o crescente número de itens com diferentes padrões de demanda e características específicas, a complexidade na administração de materiais aumenta devido à necessidade de um controle diferenciado [1-2]. A utilização de estoques, seja de segurança ou de cobertura, para atender à demanda média durante o lead time, é extremamente importante porque possibilita um melhor nível de atendimento ao cliente e melhora a competitividade da empresa em relação aos concorrentes. 2. Gestão de Estoques O controle de estoque tem sido estudado desde 1913 [1-6] com a fórmula do lote econômico de compra. Um gerenciamento eficiente de estoques balanceia a disponibilidade de produto, o nível de serviço e os custos de manutenção [1-6]. Partovi e Anandarajan [7] reportaram que em ambientes com centenas de itens de estoque para controle, o gerenciamento torna-se mais complexo devido à diversidade. Uma alternativa é a separação dos itens em subgrupos, permitindo escolha e adoção da política mais adequada para cada um deles. Para uma organização, a otimização do fluxo de materiais é de vital importância, pois os estoques representam grande parte dos seus custos logísticos. A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem manuseados e bem controlados. Uma análise detalhada dos estoques é uma exigência pertinente a todo administrador de materiais. Isso se dá não somente em decorrência do volume de capital investido em estoque, mas, também, pela vantagem competitiva que a organização pode obter, dispondo de maior rapidez e precisão no atendimento ao cliente [4-7]. Na gestão dos estoques, os níveis de cada item e do próprio estoque como um todo devem ser revistos e atualizados periódica e constantemente para evitar problemas provocados em razão de maior demanda ou de sua redução, e alterações nos tempos de reposição. O conhecimento da demanda e a obtenção dos materiais, podem influenciar decisivamente o estoque [5]. Toda empresa precisa definir a maneira como administra seus estoques. A adoção de certas regras define a forma de aquisição de materiais, procurando responder às questões de quando comprar e quanto comprar [5-7]. Para tanto, a empresa deve definir e implantar alguns parâmetros de ressuprimento de estoques como: Estoque máximo (E máx.) e Estoque de segurança (E S ) que definem a quantidade de abastecimento, calculada com o estoque real acrescido das quantidades de encomendas aos fornecedores e a quantidade mínima possível capaz de suportar o tempo necessário para 2

3 reabastecimento, respectivamente [5-7]. Ao ser atingido pelo estoque em declínio, indica a condição crítica em que se devem ativar encomendas em andamento ou providenciar novo pedido de material [5-10]. Embora, existam autores que afirmem que, em muitas empresas, os estoques de segurança estão diretamente relacionados ao desvio padrão da previsão e que alguns combinem diferentes modelos de previsão com obtenção de melhores resultados [8-10], os valores de Q S podem calculados a partir da Equação 1 [2]. Q S = f s σ (1) onde: f s = fator de segurança (definido como função do nível de serviço desejado [ 5-6, 8 ]); e σ = desvio padrão das demandas avaliadas. Para definição da quantidade ideal a ser comprada utiliza-se do equacionamento do lote econômico de compras (LEC ou Q * ), definido pela Equação 2 [2]: 2D Q * =. k (2) C onde: D = demanda no período; C = custo unitário do medicamento no período; k = fator de poder de compra (relação entre custos de preparação e encargos financeiros decorrentes de armazenamento). Definida a quantidade ideal de compra, deve-se ter o entendimento de quando de ser feita as compras, ou melhor, quando o estoque deve ser ressuprimido. Neste sentido, para a definição do ponto de pedido (PP) ou ressuprimento, o estoque de segurança (Equação 1) deve ser somado com a demanda durante o lead time, independente da fórmula de cálculo [5-8] como se segue [2]: PP = (d t t r ) + E S (3) onde: d t = demanda diária; e t r = tempo de reposição ou ressuprimento. Críticas referentes aos modelos clássicos de estoque são comumente encontradas em literatura devido às limitações encontradas no confronto do modelo com o mundo real ou na determinação dos custos de pedido, de manutenção e encargos sobre o produto [6-9]. Para isso aproximações podem ser feitas para minimizar esses efeitos. 3. Metodologia Com o intuito em se reduzir o excedente de estoque da família de produtos elétricos, mas focando apenas a família de produtos de baixa tensão, foram adotadas as seguintes atividades: i. Coleta de dados do inventário, disponíveis no sistema adotado pela empresa; ii. Comparação da quantidade efetiva (existente) e da indicada na coleta de dados; e iii. Proposição dos parâmetros de estoque, particularmente, lote econômico de compra, ponto de pedido e estoque de segurança. Na primeira atividade, os dados foram coletados a partir do sistema BAAN, versão IV, para os itens da família de produtos de baixa tensão. O BAAN IV é um sistema integrado de gestão empresarial desenvolvido para atender às necessidades das empresas. Compreende um conjunto de módulos que cobrem as áreas de distribuição, manufatura, 3

4 processo, transportes, finanças, manutenção e assistência técnica, engenharia, projetos e informações gerenciais. Na segunda atividade é feita a comparação da quantidade existente, coletada através do sistema, para saber qual o valor excedente. Para melhoria, a terceira atividade propõe o recálculo do ponto de reposição, utilizando-se do equacionamento proposto em literatura adequando-se à realizada da empresa estudada. Para simplificação dos estudos e análises dos itens, foram escolhidos aleatoriamente 5 itens dentre aqueles considerados de baixo-giro, conforme a classificação ABC utilizada pela empresa. Esses itens são componentes elétricos e eletrônicos e são tratados neste artigo com códigos, conforme mostrado na Tabela 1. Salienta-se que não se conhecia as fórmulas utilizadas pelo programa utilizado por terem sido feitas há mais de 5 anos. Assim, utilizaram-se apenas os resultados mostrados no programa. Esses dados foram retirados do antigo sistema para recálculo de estoque de segurança, ponto de pedido e lote econômico de compra. 4. Resultados e Discussões 4.1. Comparação dos Estoques de Segurança Embora a pesquisa tenha tido uma abrangência de um percentual de somente 15% dos itens (componentes) da família de painéis de baixa-tensão, acreditou-se que pelo fato de uma análise aleatória dos itens, que se identificado os problemas de excesso nos estoques de itens de baixo-giro, a nova política poderia ser expandida aos outros itens e outras famílias de produtos comercializados pela empresa. Deu-se início dos estudos com o recálculo e comparação entre valores obtidos para estoques de segurança. Por intermédio dos valores recalculados dos estoques de segurança (ES), percebeu-se claramente o início do problema. Os valores atualmente praticados pela empresa representavam uma quantidade considerada alta para se manter como estoque de segurança com relação à média de consumo, conforme mostrado na Tabela 1 e na Figura 1. Tabela 1. Demandas em cada período estudado para cada um dos itens. ITEM P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 MEDIA DL1CJAP DL1CJAP K1D012U XB5AA GV2L

5 DL1CJAP1254 DL1CJAP1253 K1D012U XB5AA31 GV2L08 Itens ES (Atual) Qs (Proposto) Figura 1. Comparação entre os estoques de segurança atualmente praticados pela empresa (ES) e aqueles propostos neste trabalho (Qs) para 5 itens estudados. Fonte: autoria própria Salienta-se que os valores dos estoques de segurança propostos (Qs) foram determinados por intermédio da Equação 1. Nessa equação tomou-se como fator de segurança (número de desvios padrões) o valor 1, por tratar-se de família de produtos de baixo-giro. Isso representa um nível de serviço ao cliente na ordem de 85%, de acordo com literatura especializada [5-8]. Os valores para os desvios-padrão utilizados foram determinados a partir das demandas de 13 períodos (mensais). Com isso, uma comparação entre os estoques de segurança praticados (ES) e propostos (Qs) permite observar que os itens apresentam consideráveis diferenças entre 1,5 a 2 vezes. Somente o item; K1D012U apresentou similares valores de ES e Qs. Garcia et al [2] e Pereira [10] também identificaram essa tendência de similaridade entre itens considerados de baixísimo-giro de estoques. Como mencionado anteriormente, ter estoque em excesso é dinheiro parado, o qual poderia ser utilizado para alguma outra coisa, como, por exemplo, investimento em novas máquinas, novas tecnologias, mercado de ações ou ainda em treinamento dos colaboradores. Lembra-se que os estoques Qs propostos são calculados tomando-se como base os desvios-padrão das demandas. Estas nunca são as mesmas de um ano para outro, elas podem ser maiores ou menores. Por este e por outros motivos faz-se necessária a redefinição da política de estoque anualmente praticada Comparação entre os Lotes de Compra No intuito de comparação entre os valores de lotes de compra aplicados pela empresa e sugeridos neste artigo, utilizou-se do equacionamento mostrado na Equação 2 e valores presentes no programa BAAN. No momento da elaboração do estudo, a compra era feita de acordo com a necessidade, o que gera muitas compras no período médio de um mês, ou então, era feita com base na quantidade mínima acrescida do estoque de segurança. Como o sistema não faz essa soma automaticamente, e, ao sugerir compra, informa a quantidade alimentada apenas no campo de estoque de segurança. Então faz-se necessária a soma manual destes dois valores, os quais foram calculados levando-se em conta os últimos 5 anos, e a alimentação do sistema apenas no campo do estoque de segurança. 5

6 Na Figura 2 apresenta-se comparação entre os lotes de compra. Observa-se as diferenças das quantidades e também maior facilidade de visualizar se a melhor opção será o LEC proposto utilizando-se do fator k=50 ou k=200. Importa esclarecer que os valores de LEC são calculados de acordo com a Equação 2, onde se considera um fator k, que é dependente da relação entre os custos de preparação do pedido (A) e das taxas de encargos financeiros (I) [2,6,10]. Para simplificação de cálculos, utilizaram-se de dois valores desse fator, sendo: k=50 e k=200. O maior valor desse fator representa um aumento no poder de compra, ou de lote de reposição. O valor de k = 50 representa uma compra em uma pior situação, com altos valores dos encargos sobre o produto e/ou aumento nos custos de preparação do pedido. Quantidade DL1CJAP1254 DL1CJAP1253 K1D012U Itens Figura 2. Valores dos LECs praticados utilizando-se do programa BAAN (LEC atual) e aqueles propostos (LEC) com dois diferentes fatores de k (fator 1, k =50) e (fator 2, k=200). Fonte: autoria própria. XB5AA31 GV2L08 LEC atual LEC (fator 1) LEC (fator 2) Observa-se ainda que as diferenças nas quantidades determinadas para valores de LEC são bastante diferentes, sendo na maioria delas, menores que aquelas praticadas pela empresa, baseadas nos valores mostrados no programa BAAN. Observam-se reduções de no mínimo 2 vezes quando se utiliza do fator de compra k =50, e até cinco vezes com o fator de compra k = 200. Contudo, observa-se que a política proposta de reposição de estoque seguindo filosofia LEC (Equação 2) reduz consideravelmente as quantidades dos itens comprados e estocados. Isso reflete consideravelmente nos valores despendidos para as compras, que chegam a até 10 vezes, como exemplo do item GV2L08 com fator de compra k = Comparação dos Pontos de Pedido O ponto de pedido é um valor que determina quando comprar, em função da quantidade de itens remanescente em estoque, ou seja, quando o estoque atingir a quantidade determinada no ponto de pedido, sugere-se a compra. Os valores de PP (ponto de pedido) são determinados multiplicando-se a demanda pelo lead time de ressuprimento mais o Qs, conforme Equação 3. O PP é calculado levando-se em conta a quantidade que ficará no estoque, que deverá suprir a demanda durante o tempo informado no lead time do item, que é o tempo de ressuprimento, e, caso ocorra uma variação nesta demanda, é o estoque de segurança que irá suprir esses imprevistos, no período considerado. Os tempos de ressuprimento (lead time) utilizados para os cálculos dos pontos de pedidos (PP) para todos os itens analisados foram considerados de 5 dias. Porém, a maioria dos itens estudados pode apresentar maiores tempos de ressuprimento sem 6

7 comprometimento do abastecimento na linha de produção e montagem da empresa estudada. Assim, os itens de 1 a 4 podem apresentar até 30 dias de lead time de ressuprimento, sem comprometimento do abastecimento. Isso era esperado uma vez que o presente estudo trata de itens de baixo-giro de estoque. Em contrapartida, o item 5, exige necessariamente um lead time de 5 dias. Caso contrário, seriam necessárias negociações com o fornecedor ou ainda aumento nos estoques de segurança para prevenção de faltas e paradas na linha de produção e montagem. O sistema utilizado pela empresa enxerga além do lead time também um tempo de segurança, onde os itens comprados de empresas do grupo têm um tempo de segurança padrão de 2 dias. No período do estudo, a Empresa não trabalhava com ponto de pedido sugerido pelo programa BAAN. No entanto, a partir deste estudo, sugeriu-se a determinação de um ponto de pedido para alinhar com a filosofia de lote de compra econômica. Na Tabela 2 apresentam-se os valores propostos para o ponto de pedido dos itens estudados. Além disso, são também exibidos os valores dos estoques máximos (Qmáx) e mínimos, ou de segurança (Qs), com fatores k =50 e k =200, correspondentes aos pontos de pedidos calculados. Tabela 4.4 Valores dos pontos de pedido propostos (PP) e correspondentes valores de estoques máximos (Q máx. ) e mínimos (Qs) correspondentes, com fatores k = 50 e k= 200. Item Descrição PP Qmáx (K=50) Qmáx (K=200) Estoque de Segurança (Qs) 1 DL1CJAP DL1CJAP K1D012U XB5AA GV2L Análise Financeira dos Níveis de Estocagem No intuito de uma análise financeira comparativa dos volumes montantes ou níveis de itens estocados pela política de reposição aplicada pela empresa no período do desenvolvimento deste estudo e por aquela proposta neste artigo, verifica-se consideráveis e expressivas diferenças que podem mudar as tomadas de decisões dos gestores, nos planejamentos estratégicos de materiais e em planos financeiros. Na Figura 3 exibe-se uma representação em termos valorizados das possíveis diferenças de economias na gestão dos estoques entre os lotes de itens sugeridos para compra pela política de reposição anteriormente praticada pela empresa e aquela proposta neste artigo. Assim, para compra dos 5 itens, seguindo a política que era aplicada, seria despendido um montante em torno de R$ 48mil. Por outro lado, seguindo o LEC proposto, os valores gastos seriam próximos a R$ 4mil e R$ 8mil com os fatores de k = 50 e k = 200, respectivamente. 7

8 R$ 50, R$ 45, R$ 40, R$ 35, R$ 30, R$ 25, R$ 20, R $ 48, R $ 7, R$ 15, R$ 10, R $ 3, R$ 5, R$ - k = 50 LE C atual k = 200 Figura 3. Comparações entre valores dos estoques de compra para os itens estudados segundo a política aplicada pela empresa (LEC atual) e utilizando a política proposta neste artigo com fatores k = 50 e Considerações Finais O intuito central deste artigo foi comparar a política atualmente empregada para reposição com a política seguindo a filosofia lote econômico para componentes elétricoeletrônicos de baixo-giro de estoques em uma empresa que trabalha na montagem de painéis elétricos a tensão. Neste artigo, focou-se apenas nos itens de painéis de baixa tensão. Para isso, escolheram-se aleatoriamente 05 itens, determinaram-se as demandas dos itens, avaliou-se a política atual de compra para reposição desses itens e a quantidade mínima necessária em estoque. Quando esses valores foram comparados àqueles das quantidades calculadas pela política de lote econômico de compra (LEC) e lotes de estoques mínimos, que foram obtidos por equações de jargão em literatura especializada, conclui-se que os valores de compra (LEC) e estoques mínimos atualmente praticados pela empresa eram exorbitantes. Diante desse quadro, sugeriram-se novos valores para os lotes de compra (LEC) e estoques mínimos (Qs), que apontam quantidades muito aquém daquelas atualmente praticadas. Paralelamente aos valores de LEC e Qs foram determinados valores de ponto de pedido (PP) e valores de estocagem máximos. Com isso, permite-se um controle perfeito dos níveis de estocagem dos itens estudados. A partir disso, a política proposta pode abranger os outros itens que são utilizados na linha de montagem/fabricação da empresa em maiores escalas. Ganhos consideráveis podem ser atingidos com reduções tanto nos volumes (quantidades) de itens em estoque, quanto nos valores dos estoques parados. Como exemplo disso, para compra dos 5 itens segundo a atual política de compra praticada pela empresa, despende-se um montante em torno de R$ 48mil. Com a política proposta, os gastos seriam próximos a R$ 4mil ou um máximo de R$ 8mil, com dois diferentes fatores de poder de compra (k = 50 e k = 200). Além disso, com a atual política de ressuprimento, observou-se que os lead-times de reposição de 5 dias utilizados para os cálculos de PP podem ser ampliado em até 30 dias para a maioria dos itens estudados. Verifica-se que existe um campo bastante promissor aos gestores de estoques e, independentemente do ramo de atividade ou atuação das empresas, consideráveis reduções podem ser obtidas com a implantação de adequada política de reposição de estoques. Agradecimentos 8

9 Os autores agradecem todo o apoio dado pelos gestores e administradores do estoques das farmácias pesquisadas e informações fornecidas quando solicitadas. Agradecimentos também são direcionados ao aporte financeiro provindo das Faculdades Network, Sumaré, SP. Referências [1] SANTOS, A. M., RODRIGUES, I. A. Controle de Estoque de Materiais com Diferentes Padrões de Demanda: Estudo de Caso em uma Indústria Química, Gestão & Produção, vol. 13, n.2, pp , [2] GARCIA, L.C.; PEREIRA, M.; OSÓRIO, W.R. Parâmetros de estoque: estudo de caso de itens de medicamento em farmácias hospitalares e convencionais, Gestão & Produção, submetido. [3] KREVER, M.; WUNDERINK, S.; DEKKER, R.; SCHORR, B. Inventory control based on advanced probability theory, an application. European Journal of Operational Research, vol. 162, p , [4] LENARD, J. D.; ROY, B. Multi-item inventory control: A multicriteria view. European Journal of Operational Research, vol. 87, p , [5] MARTINS, P.G., ALT, P.R.C. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo, Saraiva, [6] TUBINO, D.F. Manual de Planejamento e Controle da Produção. São Paulo, Atlas, [7] PARTOVI, F. Y.; ANANDARAJAN, M. Classifying inventory using an artificial neural network approach. Computers and Industrial Engineering, vol. 41, p , [8] BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. São Paulo: Bookman, [9] ZOMERDIJK, L. G.; VRIES, J. An organizational perspective on inventory control: Theory and a case study. International Journal of Production Economics, vol , p , [10] PEREIRA, M., Logística Hospitalar: Reposição Contínua de Medicamentos, Moinho Editorial, ISBN: , 1ª. edição, p. 128,