Aula 1: Introdução ao Pacote Office e ao Microsoft Excel

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1 Aula 1: Introdução ao Pacote Office e ao Microsoft Excel Como Ligar o computador O procedimento para ligar o computador não apresenta mistério algum, mas é importante seguir algumas etapas para evitar danos, principalmente elétricos, aos equipamentos e aos dispositivos que o compõem. Para ligar o computador: Importante: Geralmente, o monitor é ligado ao gabinete, que por sua vez está ligado ao estabilizador, que é finalmente ligado à corrente elétrica. Sendo assim, é importante seguir a seqüência acima, pois os equipamentos próximos à rede elétrica são os primeiros a serem ligados. Procedimento para abrir o Microsoft Excel 1. Clique em Iniciar >> Todos os Programas >> Microsoft Office >> Microsoft Excel. 2. Abrirá uma tela conforme abaixo:

2 Introdução ao Pacote Office O Pacote Office é formado por um conjunto de softwares criados para facilitar o trabalho nos escritórios. Entretanto, hoje é muito utilizado por diferentes usuários, já que oferece recursos práticos para várias finalidades. Instalar o Pacote Office significa ampliar as funcionalidades do computador, deixando-o com mais recursos para atender as suas necessidades. O Microsoft Word é um dos programas mais utilizados no mundo para o processamento de textos. Ele traz muitas opções de ferramentas para você personalizar seus trabalhos. A maioria dos usuários utiliza o Word para digitação, formatação e aplicação de recursos simples nos textos, tais como: Alteração de Fontes; Alinhamento; Criação de Tabelas; Inserção de Imagens; Organização do texto por Numeradores.

3 O Microsoft Excel é o programa de planilha eletrônica do Pacote Office. Com esse programa você poderá: Gerar tabelas complexas, com troca de dados entre elas; Construir gráficos de barras, colunas, pizzas, entre outros; Aplicar fórmulas para realização de cálculos automáticos. O Microsoft PowerPoint disponibiliza recursos para a criação de apresentações que substituem as antigas transparências para retroprojetores, com muito mais interatividade e movimento. O Microsoft Outlook é o programa para gerenciamento de contas de do pacote Office. Com ele, você pode facilmente receber, armazenar e enviar s. As ferramentas oferecidas pelo Outlook são semelhantes a um programa de Webmail disponível na Internet, como por exemplo, o Hotmail. Existem possibilidades de edição da mensagem, como: Escolher a fonte, a cor, e o estilo do corpo da mensagem; Anexar arquivos; Armazenar nomes e endereços. O Microsoft Access é um programa utilizado para criar e gerenciar bancos de dados. Com ele, é possível criar pequenas aplicações para a manipulação de informações específicas, como por exemplo, gerar o cadastro de clientes de uma loja de materiais de construção com diferentes informações, como: nome, endereço, CPF. Esses dados ficam armazenados para possibilitar futuras consultas, por exemplo, sobre a última compra. Acessando os Programas do Office Se o computador possui o pacote Office instalado, cada programa do Office terá um atalho que poderá ser acessado do menu Iniciar >> Todos os Programas >> Microsoft Office e, então, clique sobre o software desejado.

4 As janelas dos programas do pacote Office seguem um determinado padrão de aparência no Sistema Operacional Windows. Como você pode ver na imagem de exemplo, o Office 2007 traz uma nova interface, facilitando sua navegação, intitulada por Faixa de Opções é encontrada em todos os programas que fazem parte do pacote Office 2007.

5 Sempre que você abrir um programa Office, será aberto um documento em branco para que você possa começar a trabalhar. As Guias A maior parte dos comandos das Faixas de Opções são comuns a todos os softwares do pacote Office. Observe abaixo que cada Faixa de Opção possui guias específicas, que atendem aos objetivos de cada um dos programas do pacote Office Word Excel PowerPoint Barra de Rolagem Sempre que o conteúdo de um documento em elaboração passa do limite de exibição da tela, uma barra de rolagem vertical (do lado direito da janela) e uma barra horizontal (na parte de baixo) são exibidas. Localizando a Barra de Status do Office 2007 Na Barra de Status são apresentadas informações sobre o arquivo aberto. Elas variam de acordo com o software aberto do Pacote Office. Em geral, são exibidas as seguintes informações: o numero de páginas ou slides, o numero da página ou do slide atual, status da correção ortográfica. Observe as barras abaixo: Word Excel PowerPoint Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

6 Em todos os programas do Pacote Office 2007, você encontrará a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Ela é muito útil, pois, nela estão localizados os comandos utilizados com mais freqüência. Exibindo e ocultando a Faixa de Opções A Faixa de Opções pode ser bastante útil na realização de seus trabalhos utilizando o Office Porém, ela pode ocupar um espaço de sua tela, não permitindo que você visualize claramente o documento com o qual está trabalhando. Para contornar esse problema, os softwares de Pacote Office permitem que esta Faixa seja exibida ou escondida. Observe a Faixa de Opções sendo exibida: Para escondê-la, basta dar um duplo clique do mouse sobre a Guia, acontecerá conforme abaixo: Operações comuns entre os Programas do Office Para facilitar ainda mais sua utilização, os softwares do Pacote Office têm comandos que funcionam de maneira idêntica. Dessa forma, o usuário procede sempre da mesma forma para realizar algumas tarefas. Na figura abaixo, veja os destaques para as operações: Novo (criar um novo documento); Abrir (abrir um documento existente); Salvar (novo ou documento já existente) e Fechar (fechar um documento aberto).

7 Salvando um documento A ação Salvar é utilizada para armazenar/guardar o conteúdo de um documento. Ao executar esta ação, o documento é gravado em disco rígido ou removível e pode ser acessado sempre que você precisar. Para Salvar um documento: 1. Vá no Botão do Office e escolha Salvar, para isso observe a imagem abaixo ou clique no botão. Localizada na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2. Caso o documento ainda não tenha sido salvo em um disco, será apresentada a janela Salvar Como..., conforme abaixo:

8 3. Escolha um local e um nome para o arquivo e clique em Salvar. Abrindo um Documento A ação Abrir é utilizada quando queremos acessar um arquivo já salvo anteriormente. Ao executar esta ação, o arquivo será apresentado na tela para nova edição. Para Abrir um documento: 1. Vá no Botão Office e escolha a opção Abrir, observe a imagem abaixo ou clique no botão Abrir, localizado na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2. Na janela Abrir, procure o arquivo desejado, selecione-o e clique no botão Abrir, em destaque na imagem abaixo:

9 Fechando documentos Para fechar um documento, clique no botão Fechar, localizado no Botão Office, assim como mostrado na imagem abaixo: É importante lembrar que fechando um documento, o programa não é fechado. Para fechar o programa, escolha a opção localizado no Botão Office. Você pode também fechar um documento pressionando simultaneamente as teclas Ctrl e W. Salvar antes de Fechar Ao fechar um documento, o programa em que você estiver trabalhando verificará se você salvou o arquivo. Caso não o tenha salvado, aparecerá a mensagem abaixo: Clique na opção Sim para Salvar o documento e o programa será fechado. Trabalhando com vários documentos Os programas do Pacote Office permitem que você trabalhe com mais de um documento aberto ao mesmo tempo, assim você pode editar mais de um arquivo, copiando e colando textos e compartilhando informações entre eles. A guia Exibição possui ferramentas que facilitam o trabalho com vários documentos abertos. Clique nas áreas destacadas abaixo para conhecê-las: A ajuda no Office Na ajuda do Office é apresentado um sumário para facilitar as pesquisas do conteúdo, porém é possível realizar a busca através do campo pesquisar.

10 Para acessar a ajuda, clique na interrogação situada no campo superior direito do Office, conforme tela abaixo: E, com isso, aparecerá a tela conforme abaixo: O Excel O Microsoft Excel também acompanha o pacote Office. Ele facilita a vida de muita gente que trabalha em escritório, e o ajudará muito nas tarefas cotidianas, principalmente as que exijam cálculos. Nosso projeto a ser desenvolvido ao longo do curso consiste em uma planilha eletrônica com as médias escolares. Você já pensou em organizar todas as suas contas, com receitas e despesas e saber quanto lhe sobrará ao final do mês? Já pensou em fazer tudo isso automaticamente? Pois agora você terá uma oportunidade de se organizar. Você aprenderá além de recursos necessários para a elaboração do seu controle de notas, outras ferramentas que lhe ajudarão, e muito, na organização de várias outras áreas, como o cálculo da sua nota final no curso de Informática Avançada.

11 Na figura abaixo, veja o que há de novo entre o Word e o Excel: Como você pode observar na tela acima, o Microsoft Excel tem muitas semelhanças com o Microsoft Word. Aliás, todas as ferramentas do pacote Office compartilham semelhanças umas com as outras e até as mesmas funcionalidades como: barra de rolagem, ícones para abrir e salvar um documento, imprimir, copiar e colar, formatar a fonte, dentre outras. O programa Excel pode ser útil para uma infinidade de tarefas, como somar vários números, até as mais avançadas e específicas, como o controle de pagamentos de funcionários de uma empresa. Mas, basicamente, o Excel é capaz de: Cálculos numéricos simples e complexos; Ordenar e organizar dados em planilhas; Facilitar e auxiliar nos trabalhos com finanças; Gerar gráficos a partir de dados colhidos de uma planilha. Excel e a Matemática Com funcionalidades muito semelhantes as do Microsoft Word, o Excel pode auxiliar tanto em contas rápidas e simples quanto em cálculos complexos. Depois que criaram o Microsoft Excel, trabalhar com a matemática nunca foi tão fácil. Conceitos Iniciais Uma planilha do Excel lembra e muito um jogo de batalha naval.

12 Uma célula, no contexto do Excel, é um campo da planilha que tem um endereço. O endereço de uma célula se divide em coluna e linha, onde as colunas são nomeadas por letras e as linhas, por números. Observe a figura abaixo: O endereço da célula acima é C6 (coluna C e linha 6). Entenda bem esse conceito, pois, será assim que os endereços das células serão expressos daqui em diante. Curiosidade: as colunas de uma planilha vão de A a XFD o que resulta num total de colunas por linhas. Multiplicando ambos os números, chegamos a um numero Maximo de células por planilha de células!!!! Uma planilha é formada de várias células organizadas em linhas e colunas, formando um endereço. É na planilha que iremos inserir novas colunas, novas linhas, células, figuras, etc. Inserindo uma planilha no Excel Por padrão, ao clicar em novo ( ), localizadas na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e também no Botão do Office, o Excel cria uma nova Pasta de Trabalho, diferente do Word que cria somente um único documento em branco. Uma Pasta de Trabalho é composta de 3 planilhas nomeadas inicialmente de: Plan1, Plan2 e Plan3. Se quisermos adicionar uma nova planilha em uma Pasta de Trabalho, basta clicar em Inserir, localizado na Faixa de Opções no grupo Células, e em seguida escolher Inserir Planilha. E a nova planilha será inserida no canto inferior esquerdo, conforme abaixo: Atalho Você pode também inserir, excluir ou renomear uma planilha clicando com o botão direito do mouse sobre a aba de planilha e escolhendo a opção desejada.

13 Na guia planilha, podemos também clicar no botão lado, para inserir uma nova planilha. destacado na figura ao Excluir Planilha Para excluir uma planilha, o processo é semelhante. Vá na opção Excluir, localizado na Faixa de Opções no grupo Células, em seguida, escolha Excluir Planilha. Barra de rolagem de planilhas Tal como as outras existentes no pacote Office, as barras de rolagem do Excel são utilizadas para adequar a janela ao conteúdo apresentado. Existe uma barra de rolagem vertical sempre visível e uma barra de rolagem horizontal, que pode aparecer ou não, dependendo do conteúdo. Procedimento para encerrar o Microsoft Excel 1. Clique no Botão do Office. 2. Clique em Sair do Excel. Caso você não tenha salvo o documento, será exibida uma tela de confirmação para que o documento seja salvo ou não. Procedimento para encerrar o Windows Xp Antes de desligar o computador, é necessário que o Windows seja encerrado, para que seu login, dados e informações do sistema fiquem protegidos. Para encerrar o Windows, clique no menu Iniciar localizado no canto inferior esquerdo do monitor e selecione a opção Desligar o computador. Aparecerá uma janela conforme abaixo:

14 Em espera: o computador continua ativo, sem encerrar a seção do usuário, porém algumas opções são desabilitadas para economizar energia enquanto o usuário não utiliza o computador. Desativar: Finaliza o Windows para que o computador possa ser desligado. Reiniciar: reinicia o computador, ou seja, finaliza o Windows e o reinicia novamente. Encerrar o sistema operacional de forma correta é procedimento muito importante. Se você utilizar determinado computador e não encerrar sua utilização, outra pessoa não autorizada que utilizar o mesmo computador depois de você, poderá acessar todas as suas informações. Alguns recursos (impressoras, arquivos, etc.) também podem estar disponíveis apenas a alguns usuários do computador. Exercícios 1) Realize a correspondência entre as duas colunas: 2) Assinale as alternativas corretas em relação as funções das opções Salvar e Salva como: (A) Tanto a opção Salvar quanto Salvar como, gravam um arquivo em disco quando utilizadas pela primeira vez. (B) Tanto a opção Salvar quanto a opção Salvar como gravam um arquivo em disco. (C) A opção Salvar como não pode ser utilizada para gravar um arquivo pela primeira vez. (D) Ao utilizarmos a opção Salvar, sempre será aberta uma janela requisitando o nome e local do arquivo. 3) Ao digitar um texto no Word, João tenta fazer uma correção ortográfica, mas percebe que a função não está disponível. O que deve ter acontecido, e como ele deve resolver este problema? (A) Provavelmente, nem todas as ferramentas do programa Word foram instaladas. Ele deve apagar e reinstalar o pacote Office, na opção tradicional. (B) Provavelmente, nem todas as ferramentas do programa Word foram instaladas. Ele deve adicionar os recursos que faltam. (C) Provavelmente, o computador está com vírus e ele deve reinstalar um antivírus. (D) Não há o que fazer nesse caso.

15 Aula 2 Conceitos Básicos de Excel Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Modos de Exibição Existem cinco modos de exibição do conteúdo presente em uma planilha: Normal, Layout da Página, Visualização de Quebra da Página, Modo de Exibição Personalizados e Tela Inteira. Você pode alternar entre eles através do grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, localizado na Faixa de Opções na guia Exibição. Visualização Normal: a exibição Normal é aquela que você encontra assim que abre o Excel ou cria uma nova planilha ou pasta de trabalho. Layout de Página: esse modo de visualização é útil para ver os cabeçalhos e rodapés das páginas, além disso, visualizamos a página inteira, exatamente como será impressa. Visualização da Quebra de Página: no modo Quebra de Página você pode visualizar o início e o término das páginas, determinando assim, o conteúdo que ficam em cada página na hora da impressão.

16 Modo de Exibição Personalizados: nesse modo você pode salvar várias exibições específicas, como configurações de larguras de colunas, alturas de linhas, seleções de células, assim como configurações de impressões de página, margens, cabeçalhos e rodapés. Você pode criar vários modos de exibição personalizados por planilha, mas aplicar apenas um modo de exibição personalizado à planilha ativa. Os modos de exibições personalizados podem ser excluídos, caso não sejam mais necessários. Tela Inteira: com o modo Tela Inteira você consegue mais espaço na tela do computador, além de uma melhor visualização das planilhas e do seu conteúdo. Barra de Fórmulas A Barra de Fórmulas está localizada logo abaixo da Faixa de Opções, exibindo os valores das constantes ou as fórmulas que foram inseridas na célula ativa. No exemplo abaixo, a Barra de Fórmulas, que aparece em destaque na figura, está exibindo uma fórmula que foi inserida na célula C1, mas não se preocupe, pois estudaremos todas essas fórmulas em detalhes nesta e nas próximas aulas.

17 Atenção: Para elaborarmos nossa planilha de notas e médias escolares, a Barra de Fórmulas deve estar visível. Barra de Status A Barra de Status do Excel não se diferencia muito das Barras de Status de outros programas. Ela, como as outras, apresenta informações referentes ao estado atual do programa: o que pode ser feito em determinada área selecionada, o que você está fazendo, alguns recursos ativos, como o Scroll Lock, entre outras funcionalidades. Acompanhe uma breve explicação dos principais itens da Barra de Status: Estado: há três tipos de Estado Pronto: quando o Excel está esperando o próximo comando. Digite: quando você estiver digitando algo em uma célula. Edite: quando você insere ou edita dados em uma célula. Scroll Lock: indica que a tecla Scroll Lock está ativa. Ela é responsável por habilitar ou desabilitar a movimentação das Barras de Rolagem através das setas direcionais. Modos de Exibição: mostra os atalhos dos modos de exibição presentes na Guia Exibição. Servem para facilitar o acesso a estes recursos mais rapidamente. Zoom: nesta opção pode-se controlar o nível de zoom da página. Este recurso pode também ser encontrado no Grupo Zoom presente na Guia Exibição. Dica: Lembre-se que, clicando com o botão direito do mouse na Barra de Status, você pode acrescentar novos recursos. Revisão para auxiliar na planilha de notas e médias escolares: O que é uma Célula? São elas que armazenarão os valores para os cálculos e também os resultados das notas escolares. O que é uma Planilha? É um conjunto de células distribuídas em endereços (linhas e colunas). É onde ficará organizado todo nosso trabalho. Qual a função da Barra de Fórmulas? Inserir e revelar fórmulas em células. O que faz a Barra de Status?

18 Mostra informações referentes a tarefas em execução na planilha, além de auxiliar em cálculos simples. Campo AutoCálculo na Barra de Status Além dos campos descritos na barra de Status da figura acima, existe ainda o Campo AutoCálculo. Ele é prático e muito simples de usar. Ela se localiza entre o Scroll Lock e o Modo de Exibição, tal como abaixo: Observe que algumas operações já estão selecionadas na versão 2007, como a Média, Contagem e Soma. Para alterar as operações do AutoCálculo, clique com o botão direito do mouse sobre a área do AutoCálculo e selecione as operações que deseja incluir, conforme a figura abaixo: Eis algumas operações que são oferecidas pelo AutoCálculo: Função Descrição Média Apresenta a média entre os valores selecionados. Contagem Conta o número de células que contém dados. Contagem Numérica Conta o número de células que contém números. Máximo Revela o maior valor dos valores selecionados. Mínimo Revela o menor valor dos valores selecionados. Soma Apresenta a soma dos valores selecionados.

19 Estudo Dirigido Vamos iniciar nosso projeto de elaboração de uma planilha com notas e médias escolares: 1. Clique sobre a célula B3 e digite: Português. 2. Clique na célula C3 e digite: Matemática. 3. Clique na célula D3 e digite: História. A planilha ficará conforme a seguir: Em seguida: 4. Clique sobre a célula A4 e digite: Prova 1 5. Clique sobre a célula A5 e digite: Prova 2 6. Clique sobre a célula A6 e digite: Prova 3 7. Clique sobre a célula A7 e digite: Prova 4 Observe abaixo: Precisamos agora salvar o início do nosso projeto: Crie uma pasta no Disco Local (C:). Nomeie a mesma como Projeto_Faetec. Clique no Botão do Office e selecione a opção Salvar Como... Salve a planilha como Planilha_Notas.

20 Pronto! Demos início ao nosso projeto de um Boletim Escolar, onde constarão as notas e as médias. Linhas e Colunas Linha é a área onde o endereço vertical (números) permanece constante e o endereço horizontal (letras) varia gradativamente. Observe a imagem abaixo que mostra a seleção da linha 1: Coluna é a variação do endereço vertical (números) e a permanência do endereço horizontal (letra). Veja o exemplo abaixo, que mostra a seleção da coluna A. Selecionamos células, linhas e colunas para aplicar nelas certo tipo de formatação ou ação. Podemos, por exemplo, formata uma célula para que os valores nela inseridos se modelem à forma de moeda, ganhem casas decimais, fiquem em negrito, centralizem-se, dentre outras possibilidades. Selecionamos também para excluir determinada área ou até mesmo para copiá-la e transferi-la posteriormente. Eis as principais formas: Selecionando Linhas e Colunas inteiras: para selecionar uma linha ou uma coluna não há a necessidade de selecionarmos célula por célula, você pode clicar sobre o número da linha ou sobre a letra da coluna que se deseja selecionar. Você verá que a linha ou coluna selecionada ficará em destaque informando que está realmente selecionada. Veja os exemplos abaixo: Outras formas de seleção: se você deseja selecionar um grupo de células no Excel, siga os exemplos abaixo: Para selecionar um intervalo de células específico: clique com o mouse sobre a primeira célula a ser selecionada e, em seguida, sem soltar o botão do mouse, arrastar seu ponteiro sobre as outras células próximas. Para selecionar células próximas utilizando o teclado, tecle o botão Shift e o mantenha pressionado enquanto tecla os botões direcionais (setas) do teclado para selecionar a área necessária. Para selecionar uma célula basta clicar sobre ela. A célula selecionada ganhará um contorno mais forte e isso indicará que a célula foi selecionada. Veja o exemplo abaixo:

21 Podemos utilizar o teclado e o mouse em conjunto para selecionar células. Para células que se localizam distantes umas das outras não convém utilizarmos a seleção apenas com o mouse ou apenas com o teclado, pois resultaria numa área muito grande de células selecionadas desnecessariamente. Utilizaremos, portanto, a tecla Ctrl do teclado e o ponteiro do mouse para efetuarmos uma seleção específica das células que queremos. Assim, segurando a tecla Ctrl e clicando sobre as células que você deseja selecionar, obtemos uma seleção específica. Ao clicar sobre uma célula, essa recebe uma cor diferente, para informar que dados estão selecionados. Lembre-se que para selecionar linhas, colunas ou mesmo uma célula, o ponteiro do mouse deve estar com a forma:. Só assim é possível a seleção. Movendo e Copiando células Para copiar uma célula ou grupo de células, clique na célula que você deseja copiar. Aponte para a borda de seleção, conforme abaixo: Em seguida, arraste para o local onde se deseja copiar o conteúdo da célula. Para copiar o conteúdo de uma célula ou grupo de células, selecione-os e na Guia Início, selecione a opção copiar, conforme abaixo: Note que a área a ser copiada ficará em destaque. Em seguida, clique na primeira célula que queremos copiar o conteúdo (no nosso caso é a célula A2); em seguida, clique em colar:

22 A2. Pronto, todo o conteúdo do grupo de células (B2 e B3) serão copiados a partir de Você pode também copiar valores não numéricos, como textos: Gerando Seqüências Gerar uma seqüência do tipo 1, 2, 3, 4,... no Microsoft Excel é tão fácil quanto copiar um valor para outras células. Na verdade, o processo é o mesmo que realizamos para copiar o valor de uma célula, mas para que o Excel entenda que deve gerar uma seqüência, devemos informar os valores iniciais dessa seqüência. Selecione, portanto, as células que contêm os primeiros valores da seqüência. Veja o exemplo: Acima, selecionamos os valores 1 e 2. Logo, o Excel entenderá que deve incrementar os valores em uma unidade, criando assim uma seqüência. Agora é só clicar e arrastar. Note que aqui também aparece uma janelinha azul ao lado da célula informando o valor atual da seqüência. Utilizando e criando fórmulas O Excel possui uma vasta biblioteca de fórmulas já prontas, como somas, subtrações, média aritméticas e etc. Daremos início ao estudo das fórmulas no Excel. A primeira delas é a fórmula que soma duas ou mais células contidas em nossa planilha. Por exemplo, considere a planilha abaixo:

23 Temos na célula A1 o valor 10 e na célula B1 o valor 5. Queremos somar esses dois valores (10+5=15), e colocarmos o valor da soma em C1. Você pode inserir fórmulas em qualquer célula do Excel. Como já foi dito, para que o Excel interprete o texto digitado como uma fórmula precisamos iniciá-lo com um sinal de igual (=). Com isso, para efetuarmos a soma dos valores contidos em A1 e B1, basta digitarmos na célula C1 o valor =A1+B1 Veja abaixo: Observe que o Excel marca com cores as células A1 e B1, indicando que uma operação matemática envolvendo os valores das células está ocorrendo. Em seguida, tecle a tecla Enter do seu teclado. Aparecerá a tela conforme abaixo: Faça agora a experiência de mudar o valor contido em B1 para 7 e digite Enter. Pronto! O valor da soma em C1 foi alterado para 17. Exercício: Digite o valor 10 na célula A2, 20 na célula B2 e 50 na célula C2. Coloque o valor da soma entre esses três valores na célula D2. Utilizando a planilha 2, vamos aprender a fórmula da subtração. Para isso, digite o valor 10 em A1 e 7 em B1. Em C1 digite a fórmula da subtração entre as células A1 e B1, conforme abaixo: Digitando Enter, aparecerá o valor da subtração entre 10 e 7. Abaixo, vamos diminuir do valor contido em A2, o valores de B2 e C2.

24 Digite Enter e veja o resultado: Exercício: Tente efetuar a soma entre quatro células, colocando o valor em uma quinta célula. Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

25 Aula 3 Conceitos Básicos de Excel Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Movendo Valores Para mover um conjunto de valores contidos em local de uma planilha para outro, basta selecionar a área que desejamos mover: Com o mouse na borda seleção, arraste a seleção até o local desejado. Você pode também mover os valores para uma célula utilizando o botão direito do mouse, para isso selecione-os antes. No menu, clique na opção Recorta, selecione a célula desejada e em seguida clique com o botão direito Colar para que os valores sejam movidos. A formatação de fórmulas, cor ou estilo da área selecionada será movida juntamente ao seu valor, ou seja, se você inserir novos valores nas células, os valores não terão as formatações anteriormente realizadas. Inserindo linhas e colunas Para inserir uma linha ou coluna na planilha, selecione a célula:

26 Em seguida execute o seguinte procedimento para inserir uma linha: Aparecerá na tela conforme abaixo: Exercício: Execute o mesmo procedimento para inserir uma coluna. Excluindo linhas e colunas Para excluir uma linha, coluna ou mesmo uma célula de uma planilha do Excel, utilizaremos a ferramenta Excluir, localizada na Faixa de Opções, guia Início e grupo Células. Se uma linha ou coluna seguinte tomará seu lugar imediatamente. Formatando linhas e colunas Já aprendemos a selecionar, incluir, excluir, mover e copiar células, linhas e colunas. Agora, veremos como alterar o tamanho das linhas e colunas. O Excel permite que alteremos a altura de uma linha e a largura de uma coluna, sendo que a formatação pode ser aplicada apenas uma linha ou coluna ou a um conjunto delas. Isso dependerá da seleção que você fizer. Alterando a altura da linha: 1. Selecione a linha ou uma célula da linha que você deseja formatar.

27 2. Clique na opção Formatar, localizada na Faixa de Opções, guia Início, grupo Células e em seguida escolha entre duas opções: Altura da Linha... e AutoAjuste da Altura da Linha. 3. Escolha a opção AutoAjuste da Altura da Linha, para o Excel ajustar a altura da linha ao conteúdo automaticamente. 4. Na Altura da Linha... será exibida uma janela, que você pode definir o tamanho manualmente da linha. 5. Clique em OK para finalizar. Alterando a Largura da Coluna 1. Selecione uma coluna ou célula da coluna que você deseja formatar. 2. Clique na opção Formatar, localizada na Faixa de Opções, guia Início, grupo Células e em seguida escolha entre três opções: Largura da Coluna..., AutoAjuste da Largura da Coluna e Largura Padrão. 3. Escolha a opção AutoAjuste da Largura da Coluna, se você deseja definir a largura da coluna manualmente. 4. Na Largura Padrão, você deseja definir a largura de todas as colunas da Planilha. 5. Selecione Largura da Coluna... para definir a largura de apenas uma coluna. 6. Clique em OK para finalizar. Perceba que após efetuar qualquer um desses passos sua linha ou coluna já sofrerá as alterações. Por padrão, o Excel do Pacote Office 2007 traz a linha com altura de 15,00 e a coluna com 8,43. Já no Pacote Office 2003 a altura da linha é 12,75 e a coluna com 8,43. Podemos moldar a largura das colunas ou das linhas, simplesmente clicando e arrastando as divisórias das mesmas, até que as células assumam o tamanho desejado. O Microsoft Excel também permite que uma planilha inteira seja selecionada de forma rápida e simples. Basta um clique com o mouse no canto superior esquerdo, entre a numeração das linhas e os títulos das colunas, como indica a seta vermelha na imagem ao lado.

28 Formatando Células Ao formatar uma célula, você diz ao Excel como o conteúdo inserido nessas células deve ser apresentado. Para aplicar qualquer formatação, primeiro, selecione as células e, em seguida, clique na opção Formatar Células, localizada na guia Início, grupo Células, opção Formatar ou clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar Células. Número: nessa guia, você pode alterar a categoria da célula, como por exemplo, definila como Moeda, alterar suas casas decimais e o símbolo da moeda, além de visualizar como ficará a formatação da célula. Alinhamento: você pode definir nessa aba a posição do conteúdo dentro da célula, além de modificar a orientação do texto.

29 Fonte: nesta guia você pode formatar fonte, estilo, tamanho e efeitos, além de poder visualizá-las. Podemos também utilizar a guia Início para atribuir à célula essas características. Borda: podemos definir o tipo de linha, cor da borda, além de definir a maneira da aplicação das bordas na célula. Preenchimento: podemos com o auxílio desta guia, mudar a cor do plano de fundo, escolher um estilo para as células, além de aplicar Efeitos de preenchimento.

30 Proteção: permite travar células ou ocultar fórmulas, impedindo que as mesmas sejam exibidas na barra de fórmulas. Contudo, estas opções só serão realmente ativadas em uma planilha protegida. A Guia Início do Microsoft Excel 1. Área de Transferência: Copiar, Colar, Recortar, Formatar Pincel. 2. Fonte: Alterar fonte, tamanho, cor do texto, cor da célula, negrito, itálico, sublinhado do texto e bordas. 3. Alinhamento: Opções de mesclagem da célula, alinhamento horizontal e vertical do conteúdo, aumentar ou diminuir o recuo, definir orientação e quebra de texto. 4. Número: na opção Formato de Número você pode selecionar o tipo de valor que será exibido, como: moeda, data e hora, etc. 5. Estilo: formatar como tabela e estilos de células. 6. Células: nesta opção você pode proteger planilha, ajustar a altura da linha e largura da coluna, inserir ou excluir células, linhas, colunas e planilhas, etc. 7. Edição: Soma, Preencher, Limpar, Localizar e Selecionar, Classificar e Filtrar. Estudo Dirigido Em nosso estudo dirigido podemos formatar as células que receberão as notas escolares para apresentá-las com duas casas decimais. Para isso: 1. Selecione as células que receberão as notas das provas. Na imagem abaixo, selecionamos as células de B4 a D7.

31 2. Em seguida, clique em Células, no menu Formatar. Escolha a categoria Números e escolha duas casas decimais. Clique em OK. 3. Faça um teste: insira o valor 5 em uma das células e veja se a Formatação foi efetivada como segue o exemplo: Feita a formatação de Fonte vamos inserir um título ao Projeto das médias escolares. 1. Escreva na célula A1 o nome do nosso projeto: Projeto das Médias Escolares e pressione Enter. 2. Clique sobre a célula A1 novamente, e aplique a ela a formatação: * Fonte: Arial * Tamanho: 14 * Estilo da Fonte: Negrito e Itálico. * Sublinhado: Simples Ao final do processo, a sua tabela deverá parecer como segue: Aplique, também, negrito na linha 3 e na seleção das células A4 e A7 (Provas).

32 Vamos dar vida ao nosso projeto? Cores e bordas podem ser, em alguns casos, somente decorativas, mas comumente as utilizamos para diferenciar partes de nossas planilhas, assim destacamos as informações uma das outras. Essa parte da construção do projeto é livre para você fazer a sua arte, faremos um exemplo para mostrar como é possível utilizar esses recursos: 1. Clique sobre a célula na qual o título está contido e abra a janela de formatação de células como você acabou de aprender. 2. Selecione a guia Padrão e escolha a cor de fundo que melhor ornar com seu trabalho. Clique em OK, quando acabar de escolher. 3. Faça o mesmo selecionando as disciplinas e as provas do projeto. Veja o resultado que obtivemos. Ainda falta um exemplo para demonstrar o uso de bordas. Então, vamos exemplificar criando bordas na área que compreende da célula A3 a D7. 1. Selecione, portanto, a área A3:D7. 2. Abra a janela de formatação de célula e clique na guia Borda. 3. Escolha no campo Estilo, uma linha mais espessa para a borda externa e uma linha mais fina para as bordas internas. Veja o exemplo final do nosso projeto: O trabalho com a planilha já está com uma cara melhor, não concordam? Mesclando Células Mesclar células, no Excel, significa unir várias células em uma única. Utilizamos esse recurso para melhor trabalhar com textos, agrupando frases que estão distribuídas em várias linhas ou colunas. Esse recurso é utilizado também para criar títulos em colunas ou na planilha toda. Você poderia perguntar: Não poderíamos simplesmente aumentar a largura da coluna de acordo com o tamanho da frase? Sim! Aumentar a largura da coluna é uma opção, entretanto pode não ser conveniente para as outras células da coluna. Observe a figura abaixo:

33 Como você pode observar a coluna que deveria ser o título da planilha ocupou apenas a largura da primeira coluna, fazendo com que ela ficasse muito extensa. Esteticamente não fica bonito, mas nada impede você de fazê-lo. Em nosso projeto de Médias Escolares vamos formatar a célula A1, cujo conteúdo é maior que a largura de célula. 1. Selecione as células A1, B1, C1 e D1 como o exemplo: 2. Clique no botão Mesclar e Centralizar ( ) localizada na barra de formatação e pronto! Perceba que, após mesclar as células, o que temos é uma célula única, no caso A1. Logo, é como se a célula A1 se estendesse, ocupando o espaço de suas vizinhas B1, C1 e D1. Repare que a célula resultante, A1, trouxe consigo toda a sua formatação: cor de fundo e formatações do texto. Importante! Cuidado ao mesclar várias células. Esteja certo de que não vai perder dados! O Excel considerará apenas o conteúdo da célula superior esquerda no momento de uni-las. Continuando o uso de Fórmulas no Excel Na última aula, aprendemos a fórmula da soma e da subtração de células. Vamos agora aprender a soma e a subtração de intervalos, bem como a multiplicação e a divisão. Podemos realizar uma soma através do operador aritmético +. Entretanto, quando o número de células envolvidas é considerável, podemos lançar mão da função pré-definida SOMA. Dessa forma, para somar as células de A1 até E1, ao invés de digitarmos: =A1+B1+C1+D1+E1, podemos escrever a fórmula: =SOMA(A1:E1).

34 Caso o intervalo não seja contíguo (i.e., haja células subseqüentes que não serão somadas!), podemos utilizar o ;. Por exemplo, suponha que você queira somar as células A1, B1, C1, e E1. Basta digitar a fórmula =SOMA(A1:C1;E1). Tão importante quanto as fórmulas de soma e subtração são as fórmulas de multiplicação e divisão. Abaixo, multiplicamos o conteúdo da célula A1 com o conteúdo da célula B1: Em seguida, dividiremos o conteúdo de A2 por B2: Uma outra fórmula interessante é a que retorna a RAIZ QUADRADA de uma célula: Veja também a da potência. Abaixo, calculamos o valor de 3 ao quadrado (3 2 ): Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

35 Aula 4: Funções no Microsoft Excel Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Formatando uma tabela Até aqui aplicamos formatações personalizadas. Agora, você verá formatações pré-definidas que podem ser aplicadas em um conjunto de células. A opção Formatar como Tabela é uma formatação automática e pré-definida de estilos de tabela, sendo impossível mesclar células dessa tabela. Veja os estilos clicando em Formatar como Tabela localizada na Faixa de Opções, guia Início do grupo Estilo. Vamos formatar a nossa tabela de projeto: 1. Selecione a tabela de notas e médias escolares: 2. Em seguida, vá a guia Início, grupo Estilo e na Faixa de Opções, selecione Formatar como Tabela, selecionando um Formato. Aparecerá a seguinte tela exibindo a área em que será aplicada a formatação: 3. Dê OK e será exibido conforme abaixo:

36 4. Para excluir as informações da primeira linha, vá na guia Design e em Opções do Estilo da Tabela, desmarque a opção Linha de Cabeçalho. Para limpar a formatação da tabela vá na guia Início e no grupo Edição e selecione Limpar Formatos. A tabela voltará a ter a formatação padrão. Mais Funções do Microsoft Excel Uma observação importante sobre as funções em Excel é que o parênteses precede qualquer tipo de operação. Por exemplo, suponha que você deseja somar os valores de A1 e B1 e multiplicá-los com C1. Se você pensou no comando A1+B1*C1 devo dizer que você está redondamente enganado. Observe: Como você pode observar, o Excel efetua primeiro a multiplicação, ao invés da soma. Para isso, devemos utilizar os parênteses. A fórmula fica como a seguir: Função ABS Retorna o valor absoluto de um número. Isto quer dizer que, se o número for positivo, a função retornar o próprio número; se o número for negativo, ela retornará o valor positivo do módulo do número. Exemplo: ABS(4), retorna o valor 4. ABS(-4), retorna o valor 4.

37 Função Máximo e Mínimo A função Máximo mostra o maior valor (valor máximo) e a função Mínimo mostra o menor valor (valor mínimo) entre uma faixa de células selecionadas em uma planilha. Por exemplo, suponha que temos em uma planilha a relação de nomes e idades dos alunos de uma turma. Vamos imprimir a idade do aluno mais velho e a idade do aluno mais novo: Fórmula da Porcentagem Suponha que você queira descobrir o percentual de um determinado valor. Para isso, podemos facilmente utilizar o Excel. Para calcular 10% do valor da célula A1 e exibir seu resultado em B1 devemos digitar em B1 a fórmula =A1*10%. Lembrando que, se desejarmos cobrar 10% de um dado valor devemos somar o valor com os seus 10%, isto é: = A1+A1*10%. Classificando os dados Os dados no Excel podem ser classificados em ordem crescente ou decrescente, dependendo de sua necessidade. Em uma planilha em branco, digite os seguintes dados:

38 Afim de classificá-los, selecione todas as células que contenham as datas e as provas agendadas. Em seguida, clique na guia Dados da Faixa de Opções e depois em Classificar. Uma janela aparecerá para que você escolha o tipo de classificação que deseja fazer. Você pode também clicar em cima das células, no menu de contexto apontar em Classificar e selecionar o tipo de classificação desejada. Nessa janela, você pode escolher as colunas preferenciais na ordenação das células que você selecionou, assim como definir se a classificação será através dos Valores, Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone da Célula, além de ordenar em ordem Crescente (de A a Z) ou Decrescente (de Z a A).

39 Note que a coluna A está com todas as datas organizadas em ordem crescente. Dica: você pode utilizar os botões de atalho localizados na guia Dados para classificar. Com eles, podemos classificar as células selecionadas de forma crescente ou de forma decrescente selecionada será priorizada.. Lembre-se: se houver mais de uma coluna Inserindo Comentários Uma utilidade muito importante é o uso de comentários em uma planilha do Excel. Aliás, inserir comentários é importante a qualquer tipo de trabalho que você realiza, pois auxiliam tanto no desenvolvimento do projeto quanto depois de tê-lo concluído. Os comentários fazem-nos relembrar fatos referentes ao trabalho ou mesmo ver uma particularidade de alguma célula. Veja como é fácil inserirmos comentários em células do Microsoft Excel. No Excel 2007, selecione a célula na qual deseja inserir o comentário e clique em Novo Comentário, localizado no grupo Comentário, da guia Revisão. Para inserir um comentário na versão 2003, clique no menu Inserir e em seguida na opção Comentário. A janela de comentário será automaticamente aberta, permitindo que você insira seu texto, como mostra a figura abaixo: Note que após inserir o comentário a janelinha desaparecerá, sendo exibida apenas quando você passar o mouse sobre essa célula.

40 Para excluir um comentário basta clicar no botão, localizado no grupo Comentários ou simplesmente clicar com o botão direito do mouse sobre a célula do comentário e escolher a opção Excluir comentário. Função MÉDIA A média é uma medida estatística. Serve para dar idéia de qual valor que melhor expressa um conjunto de valores. É extremamente influenciado pelos extremos (valores máximo e mínimo). Para obter a média de um conjunto de valores, devemos somá-los e dividi-los pela quantidade de valores somados. Considere os valores 5, 6, 4, 3, 2. Vamos calcular a média dos valores: Média = =4 O Excel calcula a média de um conjunto de valores através da função MÉDIA. Abaixo, o exemplo em uma planilha: Exercício: Calcule a média entre os valores 5, 3, 2, 3. Vamos agora melhorar nosso projeto incluindo a média de cada uma das disciplinas: Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

41 Aula 5: Formatando Células Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. O recurso Limpar do grupo Edição, localizado na Faixa de Opções da guia Início é muito útil para limpar diversos tipos de formatações na célula. Limpar Tudo: limpa o conteúdo das células e também toda a sua formatação. Limpar Formatos: mantém o conteúdo da célula, limpando somente a formatação da mesma. Limpar Conteúdo: preserva a formatação da célula limpando somente o valor (conteúdo). Pressionando a tecla Delete ou clicando com o botão direito do mouse em cima da célula desejada e em seguida selecionar Limpar Conteúdo, obtemos o mesmo efeito. Limpar Comentários: exclui somente os comentários selecionados. Os comentários são pequenas explicações que podem ser vinculadas a algum elemento da planilha. Você pode limpar apenas a formatação das células sem apagar o seu conteúdo. Por exemplo, se você deseja retirar o estilo moeda do valor R$ 15,00, ele será exibido sem formato, ou seja, 15. O contrário também é possível: retiramos o valor das células sem retirar a formatação. Assim, quando inserirmos um novo valor na célula, ele será moldado segundo a formatação. Para isso, selecione a célula ou um conjunto de células, que você deseja limpar e clique na opção mais adequada. Operadores utilizados O Excel trabalha com quatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritméticos, de comparação, operadores de texto, operadores de referência. Operadores aritméticos: são os operadores mais comuns e compreendem as operações matemáticas de adição, subtração, multiplicação, divisão, porcentagem exponenciação. Trabalham, exclusivamente com números, retornando também valores numéricos. Veja alguns exemplos: Operadores de comparação: estes operadores trabalham com qualquer tipo de valor (texto ou número) e retornam resultados lógicos: VERDADEIRO ou FALSO dependendo dos valores das células. Veja:

42 Operadores de texto: utilize o operador & para concatenar os valores para um resultado contínuo. Veja o exemplo: Operadores de referência: com eles é possível definir intervalos de células e incluí-los nas fórmulas. Acompanhe: Conhecendo funções Quando optarmos por criar uma função predefinida no Excel, um Assistente de funções é aberto. Ele facilita e muito a criação de uma função. Para abri-lo no Excel 2007, clique sobre o botão Inserir função, localizado na guia Fórmulas no grupo Biblioteca de Funções ou clique no botão, a partir da Barra de Fórmulas. Com isso, a janela abaixo será exibida e, nela, você deve escolher a Categoria da função. Veja algumas funções:

43 Ao escolher a função desejada, clique em OK. Uma outra janela será exibida, na qual você informa os parâmetros da função que escolheu, que podem ser valores numéricos, endereços de células ou intervalos de células. Por exemplo, usando a função POTÊNCIA: 1) Clique na célula onde desejamos colocar o resultado da função. 2) Vá em Fórmula, clique no botão ; 3) Selecione a categoria Matemática e Trigonométrica, em seguida marque a função Potência. Clique em OK: 4) Aparecerá a tela conforme abaixo: Digite o valor do número e o valor da potência. Clique em OK.

44 Copiando Fórmulas Podemos copiar ou gerar uma seqüência de valores arrastando a alça de preenchimento de uma célula? Então, é possível também copiar fórmulas, utilizando esse mesmo procedimento. E o mais interessante ocorre quando os parâmetros da fórmula envolvem endereços de células. Veja o exemplo abaixo: 1) Inserimos os valores nas células, conforme abaixo: 2) Em seguida, proceda conforme a seguir: 3) Clique novamente na célula após digitar Enter e utilize a alça inferior da célula: 4) Arraste o conteúdo da célula para todas as células em que se deseja inserir a soma:

45 5) Aparecerá conforme abaixo: Perceba que as células B4 e C4, ganharam as fórmulas =(B1+B2) e =(C1+C2), respectivamente. Copiando fórmulas, você pode agilizar ainda mais os seus trabalhos escolares. Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

46 Aula 6: Funções Avançadas do Excel Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Função SE A função SE retorna um valor se uma condição que você especificou for VERDADEIRO e outro valor se for avaliado como FALSE. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. = SE(TESTE_LÓGICO; VALOR_SE_VERDADEIRO; VALOR_SE_FALSO) Por exemplo: = SE(SALARIO>1500; FUNCIONÁRIO SEM VT ; FUNCIONÁRIO COM VT ) Nesta condição, temos que os funcionários que recebem salário superior a R$ 1.500,00 terá impresso na célula que contém a função, o valor FUNCIONÁRIO SEM VT ; caso contrário, será escrito FUNCIONÁRIO COM VT. Eis o exemplo: No nosso projeto de notas, vamos inserir uma linha que informa a situação do aluno, informando se ele está APROVADO ou REPROVADO. 1) Digite o texto SITUAÇÃO, conforme abaixo: 2) Em seguida, digite a condição SE conforme abaixo: 3) Copie a fórmulas para as demais células (C9 e D9):

47 E, assim, incluímos a situação do aluno a nosso projeto de notas escolares. Função SOMASE No Excel, podemos somar valores com base num determinado critério, como, por exemplo, a necessidade de somar todas os pontos que se referem ao Flamengo em um dado campeonato: Forma da função geral: SOMASE(Intervalo;Critério;Intervalo_soma) Intervalo: definir onde será feita a pesquisa do menu critério de filtro. Critérios: critério de filtro para realizar a soma, no caso do exemplo acima não define um valor específico para este critério, e sim define que critério será o valor da célula B13. Intervalo_soma: células que serão somadas. No exemplo acima, sempre que o valor da célula B2 for alterado, o valor do SOMASE será adequado à nova condição. Função CONT.SE A função CONT.SE soma os valores conforme uma determinada condição em um intervalo. Por exemplo, se quisermos somar a quantidade de convidados confirmados a um determinado evento, basta utilizarmos a função CONT.SE conforme abaixo:

48 Função CONTAR.VAZIO A função CONTAR.VAZIO conta o número de células vazias no intervalo de células especificado: CONTAR.VAZIO(intervalo) Por exemplo, vamos contar a quantidade de convidados que não informaram sua idade em uma pesquisa: Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

49 Aula 7: Gráficos Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Você já deve ter visto gráficos, no jornal ou na televisão, que retratam o índice de mortalidade infantil, o aumento do desemprego de um mês para outro ou a popularidade de um candidato político, não? Se você achava que seria complicado fazer tais gráficos, pode mudar de opinião, pois o Excel faz tudo para você! Ou melhor, quase tudo. Veja dois exemplos de gráficos: Na escola esse recurso também é importante. Você pode realizar pesquisas de opinião com um grupo de pessoas e verificar o que eles acham, por exemplo, dos cursos que são oferecidos pelos monitores para a comunidade. São importante? São bem organizados? O resultado pode trazer informações interessantes para que você possa repensar, junto aos outros alunos monitores, o trabalho que vocês têm feito. Como analisar um gráfico Os principais itens a serem considerados na análise de um gráfico são: Título Eixo das categorias Eixo dos valores Legenda Seqüência (Valor) 1. Ao se deparar com um gráfico olhe primeiramente para o seu Título. Isso lhe ajudará a entender de qual assunto o gráfico trata. 2. Em seguida, procure entender quais as informações contidas nos eixos e procure traçar uma relação entre elas. 3. A legenda é, na maioria das vezes, essencial para o entendimento exato do gráfico, pois ela relaciona as seqüências de dados com os itens correspondentes. 4. Enfim, será a seqüência de dados que lhe permitirá comparar os dados entre os itens e gerar uma conclusão. Exemplo:

50 Análise Podemos saber, olhando as seqüências de dados, que o Óleo Combustível no ano de 1993 teve a maior importação se comparado a outros derivados de petróleo. Em contrapartida, no ano de 1997, é o Óleo Diesel que desponta como o que mais foi importado. Várias outras análises são possíveis neste gráfico, mas através destes exemplos ficará fácil, agora, analisar qualquer gráfico. Passo-a-Passo para inserir um gráfico no Excel 2007 Passo 1: Criando os dados para o gráfico Crie uma nova pasta de trabalho ou crie uma nova planilha no Excel e salve-a com o nome: Testando-gráficos.xls. Em seguida copie o exemplo abaixo: Após copiar os dados do exemplo para sua planilha, você terá dados suficientes para construir um gráfico no Excel. Proceda, então, da seguinte maneira: 1. O Excel precisa saber qual área considerar na construção do gráfico, por isso é necessário que você selecione a área que fará parte desse gráfico (títulos e valores). No exemplo, selecionaremos a área A1:B3. 2. Após informar ao Excel a área que fará parte do gráfico, basta clicar na guia Inserir e no grupo Gráficos, escolher o tipo de gráfico desejado. Passo 2: Alterando o tipo do gráfico Logo após selecionar os dados da planilha e escolher o tipo do gráfico, podemos visualizar o gráfico que foi inserido em nossa planilha.

51 Você pode mudar o tipo de gráfico. Para isso, selecione o gráfico, clicando duplamente na área branca do mesmo. No grupo Tipo, você encontrará a ferramenta Alterar tipo de Gráfico, conforme mostra a figura abaixo: Clique nesta ferramenta e você terá uma nova janela com vários tipos de gráfico para sua escolha. Após clicar no tipo de gráfico desejado, o gráfico será automaticamente alterado.

52 Não foi tão difícil quanto parecia, não é mesmo? O que fizemos simplesmente foi selecionar o intervalo das células que fariam parte do gráfico e escolher o tipo do gráfico! Inserindo gráfico no projeto das médias escolares 1º gráfico Selecione a área que deve ser considerada no gráfico sem a linha das medias, como mostra a figura abaixo. Para mudar o tipo de gráfico, clique 2 vezes sobre a área branca do gráfico e em seguida clique na ferramenta Alterar tipo do gráfico. Escolha o tipo Colunas.

53 2º gráfico Selecione, agora, a linha dos títulos e as médias do projeto. Lembre-se de utilizar a tecla Ctrl para selecionar linhas que não são adjacentes. Agora, basta clicar na guia Inserir e selecionar o tipo de gráfico Colunas. 1. Escolha o tipo Colunas (o primeiro) e o subtipo Colunas agrupadas (o primeiro no canto superior esquerdo). 2. Aqui teremos um pouco mais de trabalho: Parabéns! Se você chegou até aqui já pode dizer para todos que você consegue fazer um gráfico no Microsoft Excel. Veja na seqüência como formatá-los: aprenda a mudar de cor, retirar ou acrescentar marcadores, mudar o tipo de gráfico, entre outros recursos. Modificando os valores do gráfico Modificar os valores de um gráfico é muito simples, mas para entendermos como isso acontece precisamos, primeiro, entender um conceito chamado vínculos. Vínculos são como ligações. Quando criamos um vínculo criamos uma espécie de ponte de ligação entre duas coisas. Em nosso caso, quando criamos um gráfico, os valores deles estão vinculados aos valores da planilha que lhe deu origem. Logo, por

54 estarem vinculados, quando alteramos um valor na planilha, seu valor correspondente no gráfico também será modificado. Assim, basta alterar os dados da planilha que, automaticamente, serão também atualizados no gráfico. Para formatar um gráfico é necessário, primeiro, que você conheça as suas áreas importantes. Estilos e Preenchimentos do Gráfico Para especificar um estilo diferente, clique na seta no grupo Estilos de Gráfico e, em segunda, selecione uma das opções da lista: Para formatar qualquer área dentro de um gráfico do Excel você deve clicar duas vezes sobre ela e na guia Design, escolher dentre as várias ferramentas de formatação, qual a desejada. Veja os passos: Alterando as cores de preenchimento Você viu que podemos mudar as cores do gráfico, simplesmente escolhendo um estilo diferente. Os estilos são combinações prontas de cores para você utilizar. Mas, e se você desejar alterar cada item do gráfico conforme sua imaginação? Digamos que você queira as letras da legenda em vermelho, algumas colunas do gráfico em amarelo e o texto do eixo X em azul? Você não vai encontrar este estilo pronto, e para isso, deverá alterar manualmente cada item do gráfico.

55 Passo 1 O gráfico acima possui as colunas da cor: azul, vermelho e verde. Vamos alterar as colunas azuis para a cor amarela. 1. Clique em uma das colunas azuis, para selecioná-las. Veja na figura abaixo, todas as colunas azuis estão selecionadas. Passo 2 2. Clique com o botão direito do mouse em uma das colunas selecionadas e selecione a opção Formatar Série de Dados. Nesta janela você encontrará várias opções de formatação. Passo 3

56 Como vamos apenas alterar as cores das colunas azuis, basta clicar na opção Preenchimento, escolher Preenchimento Sólido e a cor amarela, conforme mostra a figura abaixo: Passo 4: Agora que você já alterou as cores, basta clicar no botão Fechar. Para você fazer outras alterações, siga o mesmo procedimento. Mais ferramentas para trabalhar com Gráficos São vários grupos de ferramentas exibidos ao selecionar o gráfico: Design, Layout, e Formatar. Cada grupo possui ferramentas específicas: Guia Design grupo Tipo: Estando com o gráfico selecionado, podemos alterar o tipo clicando em Alterar o tipo do Gráfico, como mostra a figura abaixo:

57 Já a ferramenta Salvar como Modelo, permite que você salve o gráfico que você formatou como um modelo para os próximos gráficos: grupo Dados: Você vê alguma diferença entre os gráficos abaixo? No primeiro, temo no eixo X as provas, no eixo Y as notas e na legenda as matérias, enquanto que no gráfico 2 temos no eixo X as matérias, no eixo Y as notas e na legenda as provas. Qual está correto? Os dois gráficos estão corretos. Para que você possa modificar as informações dos eixos e da legenda, clique na ferramenta Alterar Linha/Coluna. Já a ferramenta Selecionar Dados é utilizada para mostrar a fonte de dados que gerou o gráfico. Você poderá alterar a área selecionada ou os valores do intervalo.

58 Grupo Layout de Gráfico: Clicando na seta em destaque você encontrará mais opções de layout de gráfico. Estes layouts são muito uteis para ganhar tempo na formatação dos gráficos. No exemplo abaixo temos um gráfico que foi inserido na planilha e ao lado o mesmo gráfico com o layout com porcentagens. grupo Estilos de Gráfico: Você já deve estar lembrando, que já vimos este grupo. É clicando na seta em destaque que você encontrará diversos estilos para deixar seu gráfico bem colorido! grupo Local:

59 Este é o ultimo grupo da guia Design. E para que serve? Se você estava na planilha 1 e inseriu o gráfico e deseja movê-lo para a planilha 2, poderá utilizar esta ferramenta e rapidamente seu gráfico mudará de local. Guia Layout Agora que você já conheceu os grupos da guia Design, vamos aprender todas as funcionalidades das principais ferramentas do grupo Layout. grupo Rótulos: Neste grupo encontramos ferramentas para tornar o gráfico mais completo como: Título do gráfico, Título dos Eixos e Rótulos de Dados. Veja abaixo um gráfico, com as caixas de texto para os títulos: Com a ferramenta Legenda, você poderá mudar a posição da legenda do gráfico.

60 Veja no gráfico abaixo que mudamos a posição da legenda e inserimos os rótulos de dados, que são as notas que agora aparecem nas colunas. Os rótulos de dados são úteis, principalmente em gráficos em pizza. Na figura abaixo, mostramos 2 gráficos em pizza. Observe que no segundo gráfico temos os rótulos de dados em porcentagem. Para inserir os rótulos de dados manualmente: 1. Na guia Layout, clique em Rótulo de Dados e em seguida na opção Mais Opções de Rótulo de Dados. 2. Na janela que será exibida, marque a opção Porcentagem.

61 Vimos até agora, as principais ferramentas da guia Layout. Na seqüência, aprenderemos um pouco mais, explorando a guia Formatar. Guia Formatar: agora que você já conheceu os grupos da guia Layout, vamos aprender os principais recursos da guia Formatar. grupo Estilos de Forma: Neste grupo encontramos ferramentas para tornar o gráficos mais atraente como: preenchimento, contorno, estilos e efeito. Veja abaixo um gráfico que foi formatado com essas ferramentas.

62 Com o grupo Estilos de WordArt, você poderá formatar os textos, como títulos e legendas do gráfico. Observe no gráfico abaixo que o título e legenda forma formatados, utilizando a ferramenta Estilos Rápidos. grupo Organizar: Como vimos no Word, às vezes um objeto fica em cima do outro. Neste caso temos ferramentas para enviá-lo para trás. Também, podemos agrupar, desagrupar, virar e alinhar objetos. Esses recursos estão disponíveis no grupo Organizar. Agora que você aprendeu vários recursos para deixar os seus gráficos mais bonitos e profissionais, mãos a obra! Crie um gráfico e explore novamente todas as ferramentas vistas até aqui. Execute o Procedimento Para Encerrar o Microsoft Excel, aprendido na Aula 1. Execute o Procedimento Para Encerrar o Windows Xp, aprendido na Aula 1.

63 Aula 8: Opções de Impressão Execute os procedimentos Como Ligar o Computador, Passo-a-passo para Login no Windows e Procedimento para abrir o Excel aprendidos na Aula 1. Configurando a página A configuração do ambiente de trabalho, ou seja, cabeçalho, rodapé, grades é essencial para a correta edição e impressão de uma planilha no Microsoft Excel. Por isso, iremos abordá-la primeiro. Com sua planilha aberta, vá na guia Layout da Página e verifique as ferramentas do grupo Configurar Página, conforme é exibido abaixo: Abaixo, relacionamos todas as ferramentas do grupo configurar Página com suas funcionalidades. Leia atentamente o conteúdo de cada ferramenta e clique nos ícones em destaque para ver mais detalhes sobre a mesma. Visualizando a impressão Para que a impressão aconteça como você imagina, é importante que você tome uma precaução antes de clicar no botão de Imprimir. Esse cuidado é visualizar como as informações estão dispostas na planilha. Para garantir que você não será surpreendido, siga os seguintes passos: Vá na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e acesse a ferramenta Visualizar Impressão em destaque na figura abaixo: