Definição do Modelo de Processo

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1 Definição do Modelo de Processo 1. Introdução 1.1. Finalidade Mapear práticas sugeridas (i) pelo Padrão para Gestão de Portfólio do PMI, (ii) pelo Modelo de Referência do MPS.BR e (iii) pela Norma ISO/IEC 12207, no que tange a gestão de portfólio e projetos. Com isto, definir um Framework de Processo para a Gerência de Portfólio de Projetos aderente aos modelos citados 1.2. Escopo Este documento abordará boas práticas sugeridas para o processo de Gerência de Portfólio de Projetos, processo responsável pela seleção de projetos que melhor atendam as necessidades e objetivos estratégicos das organizações. A partir da análise de documentos oficiais, pretende-se identificar práticas recorrentes em modelos, normas e padrões, oficialmente reconhecidos, no que tange ao processo citado. Ainda parte do escopo deste documento, tem-se a descrição de um Framework de Processo para Gestão de Portfólio de Projetos 1.3. Definições PMI Project Management Institute Portfólio de Projetos Relação de Projetos que atendem aos objetivos estratégicos da organização PGP Acrônimo definido neste documento para representar o Padrão para Gerência de Portfólio do PMI GPP Sigla referente aos resultados esperados do processo de gerência de portfólio de projetos MPS.BR Programa de Melhoria do Processo de Software Brasileiro MR-MPS Modelo de Referência do MPS.BR Resultado Esperado - Resultado observável quando o propósito do processo é alcançado

2 1.4. Referências ABNT ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO/IEC 12207:2009 Engenharia de Sistemas de Software Processos de Ciclo de Vida de Software. Rio de Janeiro: ABNT, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI. The Standard for Portfolio Management. Syba: PMI Publishing Division, 2008a. Disponível (para associados) em: < SOFTEX - Associação Para Promoção Da Excelência Do Software Brasileiro. Melhoria do Processo de Software Brasileiro (MPS.BR) Guia Geral: Disponível em: a. SOFTEX - Associação Para Promoção Da Excelência Do Software Brasileiro. Melhoria do Processo de Software Brasileiro (MPS.BR) Guia de Implementação Parte 2: Fundamentação para Implementação do Nível F do MR-MPS. Disponível em: b. 2. Mapeamento Modelo(s) 2.1. Objetivo do Mapeamento Este mapeamento objetiva analisar e comparar as práticas definidas para o processo de Gerência d Portfólio de Projetos segundo os Resultados Esperados do modelo MR-MPS, os Resultados Esperados e Tarefas definidos na norma ISO/IEC e os Processos definidos no Padrão para Gerência de Portfólio do PMI. A partir deste mapeamento pretende-se definir um conjunto de boas práticas que servirão de base para a definição de um framework de processo para apoiar a gestão de portfólio de projetos. As boas práticas identificadas estão descritas através de cores, representando o grau de compatibilidade entre os modelos citados. Boas práticas em verde são uniformemente difundidas nos três modelos; boas práticas em amarelo apontam conformidade parcial entre modelos, o que significa que está presente em apenas dois modelos ou que o escopo da boa prática difere ligeiramente entre os processos, havendo necessidades de adequações para que a conformidade seja alcançada; e as boas práticas em vermelho indicam que as mesmas estão presentes exclusivamente em um dos modelos apresentados. Legendas de cores são apresentadas após a tabela de mapeamento. Para facilitar a leitura da tabela de mapeamento, os resultados esperados do Processo de GPP do MPS.BR e as tarefas do referente processo da ISO são representados na tabela de mapeamento através de seus respectivos códigos. Uma lista contendo a descrição destes elementos é disponibilizada após o mapeamento Modelos(s)/Norma(s) Envolvido(s)

3 Para o contexto desta pesquisa, serão mapeadas as práticas do modelo MR-MPS e da norma ISO/IEC 12207, no que tange o processo de Gerência de Portfólio de Projetos. Demais modelos e padrões de gestão de portfólio que não estão diretamente ligados ao desenvolvimento de software, não serão levados em consideração neste momento, porém serão utilizados como base teórica durante a definição do framework a ser proposto. a) Padrão para Gerência de Portfólio do PMI a. Objetivo do Modelo/Norma:.O principal propósito do Padrão para Gerência de Portfólio é descrever processos geralmente aceitos associados a gestão de portfólio. Este padrão é uma expansão das informações disponíveis no PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) e no modelo OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) b. Processo/Área de Processo: Gerência de Portfólio c. Objetivo do Processo/Área de Processo: O propósito do Processo de Gestão de Portfólio de Projetos é iniciar e sustentar projetos adequados, suficientes e necessários a fim de satisfazer os objetivos estratégicos da organização. Este processo proporciona o investimento de recursos físicos e financeiros adequados, e aprova as autoridades necessárias para o estabelecimento dos projetos selecionados. Realizar qualificação contínua de projetos, a fim de confirmar que eles justificam, ou podem ser redirecionados a justificarem, investimento contínuo. d. Item a ser Mapeado do Modelo/Norma: Processos da Gerência de Portfólio e. Objetivo do Item: Requisito, recomendação, ou ação permitida, destinada a contribuir com a realização de um ou mais resultados esperados. b) ISO/IEC a. Objetivo do Modelo/Norma: Fornecer um conjunto definido de processos para facilitar a comunicação entre os adquirentes, fornecedores e stakeholders do ciclo de vida de um produto de software. b. Processo/Área de Processo: Gestão de Portfólio de Projetos.

4 c) MR-MPS c. Objetivo do Processo/Área de Processo: O propósito do Processo de Gestão de Portfólio de Projetos é iniciar e sustentar projetos adequados, suficientes e necessários a fim de satisfazer os objetivos estratégicos da organização. Este processo proporciona o investimento de recursos físicos e financeiros adequados, e aprova as autoridades necessárias para o estabelecimento dos projetos selecionados. Realizar qualificação contínua de projetos, a fim de confirmar que eles justificam, ou podem ser redirecionados a justificarem, investimento contínuo. d. Item a ser Mapeado do Modelo/Norma: Tarefas e. Objetivo do Item: Requisito, recomendação, ou ação permitida, destinada a contribuir com a realização de um ou mais resultados esperados de um processo a. Objetivo do Modelo/Norma: O Modelo de Referência MR-MPS contém os requisitos que os processos das unidades organizacionais devem atender para estar em conformidade com o MR-MPS. Ele contém as definições dos níveis de maturidade, processos e atributos do processo. O MR-MPS está em conformidade com os requisitos de modelos de referência de processo da Norma Internacional ISO/IEC b. Processo/Área de Processo: Gerência de Portfólio de Projetos c. Objetivo do Processo/Área de Processo: O propósito do processo Gerência de Portfólio de Projetos é iniciar e manter projetos que sejam necessários, suficientes e sustentáveis, de forma a atender os objetivos estratégicos da organização. Este processo compromete o investimento e os recursos organizacionais adequados e estabelece a autoridade necessária para executar os projetos selecionados. Ele executa a qualificação contínua de projetos para confirmar que eles justificam a continuidade dos investimentos, ou podem ser redirecionados para justificar. d. Item a ser Mapeado do Modelo/Norma: Resultados Esperados.

5 e. Objetivo do Item: Um resultado observável do sucesso do alcance do propósito do processo. ID Processos do Padrão para Gerência de Portfólio do PMI (PGP) R.E. do Processo de Gerência de Portfólio de Projetos do MR-MPS Tarefas do processo de Gestão de Portfólio de Projetos da Norma ISO/IEC Boas Práticas 1 Identificar Componentes GPP Identificar Projetos candidatos 2 Categorizar Componentes GPP Categoriza Projetos Candidatos 3 Avaliar Componentes GPP Avaliar Projetos Candidatos 4 Selecionar Componentes GPP Selecionar Projetos Candidatos 5 Identificar Riscos do Portfólio Identificar Riscos do Portfólio Justificativa Equivalentes no que tange a identificação de projetos candidatos O processo do PGP é compatível com escopo da no R.E. e da Tarefa, porém não é explicitamente mencionado em ambas Equivalentes no que tange a avaliação/qualificação de projetos candidatos Equivalentes no que tange a seleção de projetos candidatos No MR-MPS a identificação de riscos é mencionada no contexto da qualificação dos projetos candidatos (item 3 deste mapeamento), porém, a nível de projetos.no entanto, possíveis conflitos na alocação de recursos são identificados no contexto do R.E. GPP 2 e na tarefa 1.5. Na ISO e no MR-MPS, não há considerações sobre demais riscos que afetam o portfólio como um todo.

6 6 Analisar Riscos do Portfólio Analisar Riscos do Portfólio Não há equivalente no MR-MPS e ISO/IEC Priorizar Componentes GPP Priorizar Projetos Candidatos 8 Desenvolver Resposta aos Riscos do Portfólio Desenvolver Resposta aos Riscos do Portfólio Equivalentes no que tange a priorização dos projetos previamente selecionados. Não há equivalente no MR-MPS e ISO/IEC Balancear Portfólio GPP Balancear Portfólio Apesar de não mencionado no guia de implementação do MPS.BR ou na ISO/IEC 12207, entende-se que o balanceamento do portfólio é compatível com o escopo do R.E. e da tarefa mencionados. 10 Comunicar Ajustes no Portfólio GPP 8 Comunicar Mudanças no Portfólio O processo do PGP e o referido R.E. são equivalentes no tange a comunicação das mudanças no portfólio. Foge ao escopo da ISO Comunicar Ajustes no Portfólio / Autorizar Componentes GPP Definir responsabilidades sobre projetos Há compatibilidade no que tange a identificação de responsabilidades e autonomias sobre projetos. 12 Autorizar Componentes Autorizar Componentes GPP Identificar Resultados Esperados dos Projetos Selecionados Alocar Recursos para os Projetos Selecionados Equivalência entre PGP e ISO no que tange a definição dos resultados esperados dos componentes selecionados e a definição de marcos (milesones) e principais entregáveis dos projetos Equivalentes no que tange a alocação de recursos nos projetos selecionados

7 14 GPP Autorizar Componentes GPP Identificar Possíveis Conflitos de Alocação de Recursos Definir Marcos e Pontos de Revisão para Acompanhamento do Projeto O R.E. mencionado é compatível com a referida tarefa da ISO/IEC 12207, no que tange a análise de possíveis pontos de conflito na alocação dos recursos entre múltiplos projetos No MR-MPS há R.E. equivalentes no Processo de Gerência de Projetos (GPR 5), onde são estabelecidos marcos e pontos de controle para projetos. No PGP, uma das saídas do processo referido é a lista de marcos do portfólio (portfólio milestones), onde são consolidados todos os pontos de controle dos componentes do portfólio e seus referidos resultados esperados para posteriores revisões 16 Autorizar Componentes Revisar e Relatar o Desempenho do Portfólio Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio Autorizar o início dos projetos selecionados GPP Monitorar Portfólio Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio Equivalência entre PGP e ISO no que tange a autorização do início dos projetos incorporados ao portfólio. Equivalentes no que tange ao acompanhamento periódico do andamento dos projetos para apoiar posteriores tomadas de decisão Equivalência parcial entre o processo de GPP do MR-MPS e PGP no que tange a tomada de ações para corrigir desvios do portfólio e realização de ações preventivas.

8 19 Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio GPP 5 Realizar Ações para Corrigir Desvios No Portfólio Equivalência parcial entre o processo de GPP do MR-MPS e PGP no que tange a tomada de ações para corrigir desvios do portfólio e realização de ações preventivas. 20 Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio GPP 6 Tratar e resolver conflitos sobre recursos entre projetos O R.E. GPP 6 prevê a identificação, acompanhamento e resolução de conflitos de compartilhamento de recursos entre multiplos projetos, o que pode ser entendido como um risco a ser monitorado e controlado no referido processo do PGP. De forma similar, a referida tarefa da ISO/IEC procura identificar quaisquer interfaces entre múltiplos projetos que devem ser gerenciadas ao longo de suas execuções. 21 Balancear Portfólio / Autorizar Componentes GPP Manter Projetos Em execução que continuam aderentes aos Acordos e critérios de seleção Os itens são equivalentes no que tange a continuidade, suspensão ou redirecionamento de projetos conforme recomendações oriundas das revisões. No caso do PGP, a tomada de decisão sobre manter um projeto em execução, parte do processo de Balancear Portfólio (a partir de informações provenientes da monitoria do desempenho e riscos do portfólio) enquanto o processo de Autorizar Componentes atua na alocação, manutenção e redirecionamento de recursos entre os projetos mantidos no portfólio.

9 22 23 Balancear Portfólio / Autorizar Componentes Monitorar Mudanças na Estratégia de Negócio GPP GPP Redirecionar, Cancelar ou Suspender projetos que não se mantenham aderentes aos Acordos e Critérios de Seleção Identificar mudanças estratégicas que requeiram rebalanceamento do portfólio Encerrar projetos conforme acordos e políticas e procedimentos organizacionais Os itens são equivalentes no que tange a continuidade, suspenção ou redirecionamento de projetos conforme recomendações oriundas das revisões. No caso do PGP, a tomada de decisão sobre Redirecionar, Cancelar ou Suspender projetos, parte do processo de Balancear Portfólio (a partir de informações provenientes da monitoria do desempenho e riscos do portfólio) enquanto o processo de Autorizar Componentes atua redirecionamento de recursos destes projetos. Equivalentes no que tange a identificação da necessidade de rebalancear o portfólio em decorrência de mudanças estratégicas Não há equivalente no processo de GPP do MR- MPS nem em processos do PGP. egenda de Cores Utilizadas Equivalência Total: Uma boa prática apontada pelos três modelos de forma consonante. Equivalência Parcial: Uma boa prática resente em apenas dois modelos ou que presente pequenas divergências entre os modelos.

10 Sem Equivalência: Uma boa prática sugerida por apenas um modelo R.E. do Processo de Gerência de Portfólio de Projetos do MR-MPS: GPP 1. As oportunidades de negócio, as necessidades e os investimentos são identificados, qualificados, priorizados e selecionados em relação aos objetivos estratégicos da organização por meio de critérios objetivos; GPP 2. Os recursos e orçamentos para cada projeto são identificados e alocados; GPP 3. A responsabilidade e autoridade pelo gerenciamento dos projetos são estabelecidas; GPP 4. O portfólio é monitorado em relação aos critérios que foram utilizados para a priorização; GPP 5. Ações para corrigir desvios no portfólio e para prevenir a repetição dos problemas identificados são estabelecidas, implementadas e acompanhadas até a sua conclusão; GPP 6. Os conflitos sobre recursos entre projetos são tratados e resolvidos, de acordo com os critérios utilizados para a priorização; GPP 7. Projetos que atendem aos acordos e requisitos que levaram à sua aprovação são mantidos, e os que não atendem são redirecionados ou cancelados; GPP 8. A situação do portfólio de projetos é comunicada para as partes interessadas, com periodicidade definida ou quando o portfólio for alterado Tarefas e Atividades do Processo de Gestão de Portfólio de Projetos da ISO 12207: Project initiation. This activity consists of the following tasks: The organization shall identify, prioritize, select and establish new business opportunities, ventures or undertakings in a manner that is consistent with the business strategy and action plans of the

11 organization. NOTE Prioritize the projects to be started and establish thresholds to determine which projects will be executed The organization shall define accountabilities and authorities for each project The organization shall identify the expected outcomes of the projects The organization shall allocate resources for the achievement of project objectives The organization shall identify any multi-project interfaces that must be managed or supported by the project. NOTE This includes the use of enabling systems used by more than one project and the use of common system elements by more than one project The organization shall specify the project reporting requirements and review milestones that will govern the execution of the project The organization shall authorize the project to commence execution of approved project plans, including the technical plans Portfolio evaluation. This activity consists of the following tasks: The organization shall evaluate ongoing projects to confirm that: a) Projects are making progress towards achieving established goals. b) Projects are complying with project directives. c) Projects are being conducted according to system life cycle plans and procedures. d) Projects remain viable, as indicated by, for example, continuing need for the service, practicable product

12 implementation, acceptable investment benefits The organization shall act to continue or redirect projects that are satisfactorily progressing or can be expected to progress satisfactorily by appropriate redirection Project closure. This activity consists of the following tasks: The organization shall act to cancel or suspend projects whose disadvantages or risks to the organization outweigh the benefits of continued investments, where agreements permit this After completion of the agreement for products and services, the organization shall act to close the project per organizational policies and procedures and the agreement. NOTE 1 The organization ensures that project closure accounts for documentation retention by the organization after the project is closed. NOTE 2 After closure of the project, the organization may authorize release of the project from the project portfolio.