Excel Avançado. Antonio Fernando Cinto Wilson Moraes Góes. Novatec Editora

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1 Excel Avançado Antonio Fernando Cinto Wilson Moraes Góes Novatec Editora

2 Capítulo 1 Comandos e funções No primeiro capítulo, abordaremos um estudo de caso em que uma empresa do segmento agrícola deseja prever suas vendas para o próximo ano. Para tal, utilizaremos funções e recursos, como: validação de dados, média, máximo, mínimo, desvio padrão, função SE e formatação condicional. 1.1 Validação de dados Neste exemplo hipotético, teremos como cenário uma empresa fornecedora de produtos para o segmento agrícola que deseja prever o comportamento de venda de seus produtos para o próximo ano. Diante disso, seus gerentes optaram pela construção da planilha da figura 1.1. Construa o layout da figura 1.1, digite o nome dos produtos, bem como as médias de venda do ano (2003) anterior. Depois da construção do layout e com o intuito de prevenir a digitação de dados inconsistentes nos quatro trimestres, devemos, então, validar a entrada de dados neste intervalo de células. Figura 1.1 Planilha de produtos. 13

3 14 Excel Avançado Selecione o intervalo de células (C6 a F11). Clique em Dados e selecione Validação... Preencha a caixa de diálogo Validação de dados conforme as indicações a seguir. Clique na guia Configurações (Figura 1.2). Figura 1.2 Validação de dados: Configurações. Permitir: Selecione: Número inteiro Dados: Selecione: entre Mínimo: Digite: 0 Máximo: Digite: 500 Clique na guia Mensagem de entrada (Figura 1.3). Figura 1.3 Validação de dados: Mensagem de entrada. Título: Digite: Ajuda. Mensagem de entrada: Digite a frase: Digite um valor entre 0 e 500

4 Capítulo 1 Comandos e funções 15 Clique na guia Alerta de erro (Figura 1.4). Figura 1.4 Validação de dados: Alerta de erro. Estilo: Título: Mensagem de erro: Selecione: Parar Digite: Erro Digite: Número fora dos limites Clique em OK. Agora vamos testar a validação digitando as quantidades trimestrais como na figura 1.5. Note que se você digitar um valor fora do intervalo permitido (0 a 500), receberá uma mensagem de erro. Figura 1.5 Digitando as quantidades vendidas.

5 16 Excel Avançado 1.2 Média, máximo, mínimo e desvio padrão Depois da validação, chegou o momento de calcularmos a média, máximo, mínimo e desvio padrão Média Vamos verificar a média das vendas por produto. 1. Clique na célula G6 e digite =MÉDIA(. 2. Selecione com o mouse o intervalo C6:F6 e pressione Enter. Note que não é necessário fechar o parêntese, visto que o Excel faz isso de maneira automática. 3. Depois é só usar a função de AutoPreenchimento (Figura 1.6) para aplicar a fórmula nas demais células. Figura 1.6 AutoPreenchimento Máximo Vamos verificar a maior venda por produto. 1. Clique na célula H6 e digite =MÁXIMO(. 2. Selecione o intervalo C6:F6 e pressione Enter. 3. Repita a função de AutoPreenchimento conforme exemplificado na figura 1.6.

6 Capítulo 1 Comandos e funções Mínimo Vamos verificar a menor venda por produto. 1. Clique na célula I6 e digite =MÍNIMO(. 2. Selecione o intervalo C6:F6 e pressione Enter. 3. Repita a função de AutoPreenchimento conforme exemplificado na figura Desvio padrão Desvio padrão é uma medida do grau de dispersão dos valores em relação à média. Vamos calcular o desvio padrão das vendas por produto. 1. Clique na célula J6 e digite =DESVPAD(. 2. Selecione o intervalo C6:F6 e pressione Enter. 3. Repita a função de AutoPreenchimento conforme exemplificado na figura Função SE Agora com o auxílio da função lógica SE, vamos avaliar se a média das vendas de 2003 foi superior ou inferior à das vendas de 2004 acrescidas da expectativa de crescimento (10%). Caso a resposta seja positiva, a função deverá retornar à palavra Superior e, caso seja negativa, a função deverá retornar à palavra Inferior. Posicione o cursor na célula K6, clique em Inserir e selecione Função... A caixa de diálogo Colar Função (Figura 1.7) será aberta. Em Categoria da função, clique na opção Todas. Figura 1.7 Colar função.

7 18 Excel Avançado Em seguida, role a barra de rolagem da caixa Nome da Função até encontrar a função lógica SE. Depois de selecionar a função SE, clique na opção OK da caixa de diálogo e siga os passos como exemplificado na figura 1.8. Figura 1.8 Preenchimento da função SE. Teste_lógico Valor_se_verdadeiro Valor_se_falso Digite: B6+B6*$C$3/100>G6 Digite: Superior Digite: Inferior Onde: B6 é a média das vendas de 2003; G6 é a média das vendas de 2004; B6+B6*$C$3/100 é o cálculo da porcentagem da média das vendas de 2003 acrescidas de 10%. Note que colocamos $ antes e depois de C ($C$3), dado que esse símbolo serve para travar a célula, ou seja, ela passa a ter uma referência absoluta, e, sendo assim, quando formos utilizar a alça de preenchimento, o endereço da célula (C3) não será alterado. Para colocarmos o sinal $, ou seja, travarmos a célula, basta após a digitação do endereço da célula (C3) pressionar a função F4, na parte superior do teclado. Clique em OK.

8 Capítulo 1 Comandos e funções Formatação condicional Em seguida, vamos formatar um intervalo baseado em condições. Clique na célula K6. No menu Formatar, clique em Formatação condicional... Preencha a caixa de diálogo Formatação condicional como na figura 1.9. Figura 1.9 Formatação condicional. Condição 1 Selecione: O valor da célula é Selecione: igual a Digite: Superior Clique no botão Formatar... e selecione a cor azul Para inserir a Condição 2, clique no botão Adicionar >>. Condição 2 Selecione: O valor da célula é Selecione: igual a Digite: Inferior Clique no botão Formatar... e selecione a cor vermelho Clique em OK Utilize a alça de preenchimento para preencher a formatação condicional e a fórmula SE até a célula K11. Agora só nos resta formatar os dados numéricos com nenhuma casa decimal. Selecione o intervalo de células B6:J11, clique no menu Formatar e escolha a opção Células; na caixa de diálogo Formatar células, clique na guia Número e preencha os campos como na figura 1.10.

9 20 Excel Avançado Figura 1.10 Formatar células. Categoria Selecione: Número Casas decimais Digite: 0 Pronto. Sua planilha ficou igual à da figura 1.11: Figura 1.11 Planilha pronta.