Boletim Gestão & Governança

Transcrição

1 Boletim Gestão & Governança Edição 18 Ano III Junho 2015 SAVE THE DATE Primeiro encontro de controles internos na cidade do Rio de Janeiro 24 de Setembro 2015 Aguardem a agenda do evento! Vejam nesta edição: Controles internos, por que as empresas falham? Vejam nesta edição: Programa de integridade conforme Decreto 8420/15 Seminário Série Executiva Mapeamento de processos e avaliação com base em riscos. 25 de Junho 2015 São Paulo Curso Intensivo Controles Internos 9ª TURMA SÃO PAULO Data Semana de 29 a 03 de Julho Av. Paulista, 807 1

2 Controles internos, por que as empresas falham? Tenho observado que as empresas, sejam elas, grandes, médias ou pequenas organizações, não tem dado a devida atenção ao seu sistema de controles internos. Na grande maioria das vezes, observo que isto é resultante da falta de conhecimento dos gestores, nos diversos níveis da organização, principalmente daqueles que estão na alta administração, sobre o tema controles internos. Em minhas palestras sobre o assunto, nas organizações, é comum os questionamentos sobre o aumento da burocracia e engessamento dos processos devido aos controles internos, questões estas, que denotam falta de conhecimento mais profundo sobre o tema. Contudo, é interessante observar, após a palestra, o feedback positivo dos participantes sobre a importância de ter um efetivo sistema de controles internos para o sucesso da empresa, pois, segundo eles, nunca haviam visto pelo prisma abordado. Então, pensando nisto, e com o objetivo de facilitar a abordagem dada pelos profissionais de governança e controles internos sobre este tema, junto aos diversos gestores da organização para qual atuam, resolvi descrever a seguir, os conceitos mais importantes que abordo nas palestras para a sensibilização dos seus gestores, lembrando que, o comprometimento dos gestores com as melhores práticas é condição "sinequa-non" para a existência de controles internos efetivos e com qualidade. De forma simples, posso conceituar controle interno como sendo um processo integrado de ações, conduzido em todos os níveis da organização, que auxilia a mesma a atingir o seu objetivo estratégico e operacional, previamente definidos, com razoável segurança. Também posso dizer que controle interno é inerente ao ser humano, uma vez que em qualquer organização, independentemente do tamanho e da maturidade da gestão, encontro-os integrados nas mais diversas atividades operacionais. O grande desafio da gestão é desenvolver, implantar e manter um sistema de controle interno efetivo, o qual deve atender as necessidades da organização, de forma flexível, e com custos otimizados. Tomando como base a estrutura de controles internos definido pela organização COSO, o sistema de controle interno deve atingir três objetivos distintos, que se inter-relacionam, são eles: Manter a eficiência e eficácia dos processos operacionais, Promover a integridade e confiabilidade das informações seja elas financeiras ou não, e, Permitir que a empresa esteja em conformidade com Leis, regulamentos, normas e orientações da organização. Posso ainda acrescentar, amparado pelas melhores práticas contábeis, outro objetivo do controle interno que é a salvaguarda dos ativos. É necessário considerar os seguintes atributos para que o sistema de controle interno realmente se torne efetivo: A existência do controle interno somente faz sentido se houver um ou mais riscos associado a ele; 2

3 Para que possa ser construído um sistema de controle integrado e eficaz, deve haver uma visão de "portfólio", O sistema de controle interno deve trazer o risco associado a ele, ao nível do apetite a risco da organização, nem mais e nem menos; Todo controle interno requer disciplina e supervisão, de maneira que atinja o objetivo proposto em sua concepção; e O sistema de controle interno deve ser periodicamente avaliado para identificar alterações necessárias para acompanhar as mudanças do ambiente de negócio onde a organização esta inserida. Lembro que, deve ser considerada a relação positiva do custo e benefício envolvido, isto é, o custo do controle interno não deve ser maior que a magnitude do risco associado a ele, relação esta, que deve ser calculada em base anualizada. Em geral as organizações têm falhado no gerenciamento do seu sistema de controles internos, aplicando recursos além do necessário, tanto para implantação, como para a manutenção de controles internos ineficazes. Ter um sistema de controle interno efetivo e otimizado é fundamental para um processo de governança, baseado dentro das melhores práticas de gestão, como também, é base para o sucesso e a perenidade da organização. A paciência é um atributo que todo grande líder dever ter! Sempre falamos que o líder tem que ser visionário, comunicativo, motivador, agregador, etc. Tudo isto é importante, contudo, o líder verdadeiro tem que ter paciência, isto mesmo, paciência! Poderá soar estranho para alguns, mas, não confunda esta paciência com aceitação da incompetência, da falta de ética, do baixo desempenho; não é isto não! O líder precisa ser paciente e racional, para somente tomar uma decisão ou se posicionar após ouvir e refletir sobre os argumentos levantados por todos os envolvidos. Deve ter paciência necessária para identificar objetivamente a melhor forma de comunicar sua visão, posição e/ou ideia. O líder paciente agrega, motiva, desenvolve, potencializa aquilo que tem de bom na equipe, fala o que deve ser falado sem ser rude. Este líder transmite confiança em todos os sentidos, ele entende os fatores humanos com profundidade, e serve de exemplo. Somos uma consultoria com expertise em Governança Corporativa, Gerenciamento de Riscos, Controles Internos e Auditoria Interna. 3

4 Certificação CICS Certified Internal Control Specialist. Porque buscar a certificação? 1 Para obter diferenciação profissional em um mercado competitivo, 2 Desenvolver e aplicar as melhores práticas de gestão e de governança, 3 Estar apto a conduzir um serviço de qualidade internacional. Para mais detalhes entre em contato com icibrasil@crossoverbrazil.com 9ª TURMA SÃO PAULO Data Semana de 29 a 03 de Julho Av. Paulista, 807 Inscrições abertas Limite inscrição 15 de Junho 1ª TURMA CURITIBA Data Semana de 27 a 31 de Julho Local: a definir Inscrições abertas limite inscrição 10 de Julho. 4ª TURMA DE BRASILIA. Data Semana de 10 a 14 de Agosto Ed. Corporate Finance Curso Intensivo de Controles Internos para formação de profissionais especialistas CICS Inscrições abertas limite inscrição 15 de Julho 1ª TURMA DE BELÉM DO PARÁ Data Semana de 24 a 28 de Agosto Hotel Hilton Apoio e Parcerias Inscrições abertas limite inscrição 30 de Julho Para mais informações ou inscrições, por favor entre em contato através do icibrasil@crossoverbrazil.com. Oferecemos 5% de desconto para mais de uma inscrição realizada pela mesma empresa, ou para os clientes da Editora Roncarati existe um desconto de 10% sobre o total das inscrições. 4

5 Programa de Integridade conforme Decreto 8420/15 Foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto 8420 o qual regulamenta a Lei , de 1 de agosto de 2013, e dispõe sobre a responsabilização administrativa pública, nacional ou estrangeira e dá outras providencias. Um ponto importante para todas as organizações, principalmente aquelas que de alguma forma interagem com as organizações governamentais, seja no Brasil ou no exterior, é a consideração dos atributos que um programa de integridade deve conter, segundo o artigo 41 do referido decreto. Ele define que o programa de integridade é um conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades. Também menciona que deve haver uma aplicação efetiva do código de ética, política e diretrizes para a detecção de irregularidades praticadas contra a administração pública. Ele aborda a necessidade de a empresa manter um programa de gerenciamento de riscos em conjunto com este programa de integridade, o qual deve garantir que este programa seja continuamente aprimorado. Na avaliação do programa de integridade, a CGU irá levar em consideração os seguintes atributos: O efetivo comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, incluídos os conselhos, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa; Existência e aplicação de padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente de cargo ou função exercidos; Estes padrões de conduta, código de ética e políticas de integridade devem ser estendidas, quando necessário, a terceiros, tais como, fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados; Executar treinamentos periódicos sobre o programa de integridade, para toda a organização e terceiros, quando necessário; Revisão e análise periódica de riscos para realizar adaptações necessárias ao programa de integridade; Manter registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica; Contar com sistema de controles internos que assegurem a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica; Ter procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, ainda que intermediada por terceiros, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações, ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões; Permitir independência, estrutura e autoridade da instância interna para o responsável pela aplicação do programa de integridade e fiscalização de seu cumprimento; Manter canais de denúncia de irregularidades, abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros, e de mecanismos destinados à proteção de denunciantes de boa-fé; Ter de forma clara e transparente medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade; Manter procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades ou 5

6 infrações detectadas e a tempestiva remediação dos danos gerados; um programa com esta envergadura, é o total apoio e comprometimento da alta administração. Executar diligências apropriadas para contratação e, conforme o caso, supervisão, de terceiros, tais como, fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados; Executar verificação apropriada, durante os processos de fusões, aquisições e reestruturações societárias, do cometimento de irregularidades ou ilícitos ou da existência de vulnerabilidades nas pessoas jurídicas envolvidas; Manter um monitoramento contínuo do programa de integridade visando seu aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate à ocorrência dos atos lesivos previstos no art. 5o da Lei no , de 2013; As empresas, sejam de que tamanho for, necessitam cada vez mais de um processo bem estruturado de governança corporativa, incluindo processo de gerenciamento de riscos, controles internos efetivos e uma auditoria interna alinhada aos negócios da organização. Ter total transparência da pessoa jurídica quanto a doações para candidatos e partidos políticos. Vejam que os atributos acima são todos aqueles que já temos orientado nossos clientes quando do desenvolvimento e implantação da política de compliance, ou como resultado do processo de diagnóstico dos processos operacionais e dos sistemas de controles. É muito claro que as organizações devem fortalecer sua governança corporativa, pois além de permitir competitividade no ambiente cada vez mais complexo em que as empresas estão inseridas, e se adequar aos atributos acima pode ser uma excelente oportunidade para isto. Logicamente, são mudanças culturais, e irá haver resistência, mas, em nossa opinião, não existe outro caminho para as empresas que querem fazer parte deste novo ambiente de negócios. Este movimento deve ser adequadamente planejado, o ambiente interno e de controles necessitam ser fortalecidos, e o mais importante, para o sucesso de 6

7 7

8 Sobre a CrossOver Consulting & Auditing Somos uma empresa de consultoria com forte experiência em gestão, governança corporativa, gestão de riscos e controles internos. Nossos profissionais contam com vasta experiência em empresas nacionais e multinacionais, no Brasil e no exterior. Somos uma afiliada do ICI Internal Control Institute, baseado nos Estados Unidos, para treinamentos e certificação internacional em todo o território Brasileiro. Nossos fundamentos: Respeito as melhores práticas de mercado, Altos padrões éticos, Respeito à segurança, qualidade e sustentabilidade. Nosso Compromisso: Com o sucesso de nossos clientes, Nossa Missão e Fundamentos Oferecer serviços confiáveis e de alta qualidade, criando condições adequadas de expansão e crescimento sustentável aos nossos clientes, ampliando seus horizontes, permitindo alcançar os objetivos planejados. Fale Conosco Telefone: contato@crossoverbrazil.com Web: Rua Alexandre Dumas, º andar. São Paulo, SP CEP Com inovação e desenvolvimento de ferramentas exclusivas, Com a flexibilidade e profissionalismo, Experiência, independência e forte senso ético. 8