Ética na Novozymes: Política de Linha-direta para denúncias. Como informar?

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1 Ética na Novozymes: Política de Linha-direta para denúncias A Política de Linha-direta para denúncias foi criada para fundamentar e apoiar o compromisso da Novozymes em garantir um comportamento empresarial responsável e ético. Ao implementar a Política de Linha-direta para denúncias, a Novozymes pretende aumentar a probabilidade de detectar, previamente, qualquer falta grave, ilegal ou antiética, e assim minimizar os possíveis danos decorrentes destas e estabelecer as medidas adequadas de prevenção. O objetivo da Política de Linha-direta para denúncias é estabelecer os procedimentos para a utilização desta linha direta, respondendo às seguintes perguntas: Como informar? Quem pode informar? Quando informar? O que informar? Quem é o responsável? Como estou protegido? Proteção das pessoas que fazem um relato de boa-fé Proteção das pessoas por causa de um relato Proteção de dados pessoais Como eu vou saber? O quê acontece agora? Quem posso contatar para obter mais informações? Como informar? A Política de Linha-direta para denúncias prevê a possibilidade de fazer relatos de qualquer lugar do mundo - online ou por telefone - através de linhas específicas para cada país. Ambos os canais estarão disponíveis em vários idiomas para facilitar e tornar acessível a comunicação. A Linha-direta para denúncias é administrada por uma empresa independente, Navex Global (EthicsPoint) para assegurar a conveniência, a simplicidade e a confidencialidade da comunicação. A Navex Global (EthicsPoint) adere aos princípios de segurança para proteger os dados pessoais que são transferidos para os Estados Unidos. Desta forma, as informações processadas pela EthicsPoint, em nome da Novozymes, estão protegidas da mesma forma como estariam dentro dos países de origem. Para mais informações consulte: Se você fizer o relato de forma online, este será registrado no Navex Global (EthicsPoint), que imediatamente informará o Conselho Geral da Novozymes sobre a existência de um novo relato. Se você ligar para um dos números de telefone da lista, poderá fazer o seu relato verbalmente, descrevendo a sua preocupação para um especialista da EthicsPoint totalmente treinado e preparado para recepcioná-lo e atendê-lo de forma confidencial e profissional, o qual encaminhará o seu relato.

2 Quem pode informar? A Linha-direta para denúncias está disponível para os funcionários e membros da diretoria das empresas do grupo Novozymes, bem como clientes, fornecedores, parceiros de negócios e outras partes interessadas. Quando informar? A Novozymes incentiva os funcionários e outras partes interessadas a informar conhecimento ou suspeita de conduta ilegal ou antiética grave para a Novozymes, quer através dos canais regulares de comunicação ou, sujeita às restrições estabelecidas abaixo, usando a Whistleblower Hotline. A Política de Linha-direta para denúncias não substitui os procedimentos de informação já existentes como, por exemplo, aquele utilizado para o funcionário relatar aquisição/recebimento de presente com custo excessivo ou facilitação de pagamentos. Para estes casos, aplica-se o que está disposto no livreto sobre integridade nos negócios "Suborno - Não, obrigado! Também, não substitui a possibilidade de uma conversa aberta e confidencial com seu diretor ou o seu gerente. A Linha-direta para denúncias deve ser utilizada somente quando os canais regulares de comunicação parecerem inadequados ou impróprios. A Política de Linha-direta para denúncias não se destina às preocupações relacionadas ao P&O. Para essas questões, entrar em contato com a gestão local do P&O. A Novozymes não aceita desvio de uso da Política de Linha-direta para denúncias e você só deve utilizar o canal da Linha-direta para denúncias para relatar/informar - de boa-fé - os incidentes sérios relacionados à má conduta grave ilegal ou antiética e dentro das restrições estabelecidas abaixo, e as quais você tenha razão para acreditar que são verdadeiras. O que informar? Todas as preocupações relacionadas às seguintes categorias de violações sérias /graves podem ser informadas através da Linha-direta para denúncias: Violação das Leis sobre Negociação de Valores Mobiliários. Exemplo: informação privilegiada Violações das Leis Antitruste e Concorrência Corrupção e Outros Crimes Econômicos e Financeiros Exemplos: suborno, lavagem de dinheiro, facilitação de pagamentos etc. Desfalque, fraude, roubo. Falsificação de contratos, relatórios ou registros. Receber ou dar presentes impróprios ou facilitação de pagamentos. Contribuição política ou Lobbying impróprio. Violação da Contabilidade, Auditoria ou Legislação. Violações dos Direitos Humanos Fundamentais ou Direitos Trabalhistas. Infrações Ambientais. Violações de Leis de Controle Exportação e Sanções Comerciais Internacionais Condições inseguras de trabalho

3 Em alguns países, devido à legislação nacional, as categorias de relato estão limitadas às violações financeiras. Na Áustria e na França, a Política de Linha-direta para denúncias só está disponível para relatórios de violações graves nas áreas de: Suborno/corrupção Auditoria e contabilidade Transações financeiras Suborno Se você deseja apresentar um relato sobre as questões não relacionadas nas categorias disponíveis, por favor, use os canais de comunicação regulares ou entre em contato com o Conselheiro Geral da Novozymes A/S- Krogshoejvej 36, DK-2880 Bagsvaerd, Dinamarca Sr. Mikkel Viltoft ou o Ombudsperson (representante) da Novozymes ou a gestão pertinente. Quem é responsável? A Política de Linha-direta para denúncias está vinculada à Comissão de Auditoria da Novozymes que assiste o Conselho de Administração no monitoramento dos aspectos relativos à contabilidade, auditoria e controle. O Conselheiro Geral da Novozymes atua como secretário do Comitê de Auditoria e é responsável por receber e analisar os relatos recebidos e apresentar relatórios periódicos ao Comitê de Auditoria sobre as matérias da sua competência. Isto se aplica aos relatos referentes de funcionários de qualquer empresa do grupo Novozymes. O Conselho Geral é responsável pela coordenação do processo e da investigação de relatos, incluindo os que implicam a gestão das partes relevantes da organização da Novozymes, especificamente. A Comissão da Novozymes no Business Integrity CBI - é o principal órgão para tratar de assuntos de integridade nos negócios em todas as unidades e funções da Novozymes. O Advogado Geral da Novozymes é membro obrigatório da CBI e todos os relatos relativos à violação dos princípios da integridade nos negócios serão tratados, processados e investigados pelo Conselho Geral desta comissão. A Comissão do Business Integrity CBI - é o principal órgão para tratar de assuntos de integridade nos negócios em todas as unidades e funções da Novozymes. Dependendo da natureza e do conteúdo do relato, o gerente responsável pelo Departamento Financeiro Regional ou a gestão local poderá ser consultado ou poderá assumir a investigação e o acompanhamento, exceto nos casos em que a conduta relatada é resultado das atividades realizadas pelo próprio gerente do Departamento Financeiro ou pela gestão local. As áreas de Relações Trabalhistas, Jurídico (Dinamarca) e o P&O local serão envolvidos em todos os registros envolvendo funcionários específicos e suas condições de contratação. O Conselho Geral da Novozymes, também, pode optar por contratar advogados ou peritos externos.

4 Todo o processamento de relatórios pelo Conselho Geral é confidencial, na medida do possível, e nos termos da legislação aplicável de acordo com investigação (exaustiva e completa). Novozymes A/S, Krogshoejvej 36, DK-2880 Bagsvaerd, Dinamarca, é o processador de dados responsável, nos termos da Lei Dinamarquesa sobre o tratamento de dados pessoais (Lei No. 429 de 31 de Maio de 2000, alterada) para todo o processamento de relatos para o Conselho Geral, independente se tais relatos envolvem os funcionários da Novozymes A/S ou de suas filiais em todo o mundo. Todas as empresas do grupo Novozymes continuam a serem responsáveis - em âmbito nacional pela privacidade aplicável e pela legislação trabalhista vigente em relação aos seus empregados. Para identificar a pessoa jurídica responsável em seu país, consulte: Novozymes Worldwide ou Global contact details Como estou protegido? Proteção das pessoas que fazem um relato de boa-fé Qualquer relato apresentado de boa-fé e, baseadas em preocupações reais, ajudarão a Novozymes a proteger os interesses dos seus funcionários, clientes, parceiros de negócios e outros interessados. Nenhuma retaliação: A Novozymes não tolera retaliação ou represália contra um funcionário por este ter feito um relato de boa-fé, supondo ser verdadeiro. Confidencialidade: A confidencialidade será mantida na medida do possível e, de acordo com uma investigação aprofundada, os interesses das partes envolvidas e as obrigações da Novozymes, nos termos da legislação aplicável. Proteção da identidade: A Novozymes protegerá a identidade de qualquer pessoa que, de boa-fé, fizer um relato através da Linha-direta para denúncias, em conformidade com a legislação aplicável. Anonimato: Um relato também poderá ser apresentado anonimamente, salvo se a identidade do informante for divulgada através do conteúdo do relatório. Para qualquer pessoa que apresentar um relato será automaticamente concedido um código. Este permitirá posterior comunicação em um fórum virtual com o mesmo funcionário, sem revelar a sua identidade. Para efeitos de investigação, a divulgação da identidade será fortemente encorajada. Proteção das pessoas por causa de um relato Todos os relatos sérios e graves serão objetos de avaliação e investigação cuidadosa, profunda, confidencial e meticulosa. Qualquer desvio na utilização da Linha-direta para denúncias e relatos apresentados de má-fé serão sancionados de forma adequada. Todas as denúncias infundadas serão excluídas. Todos os relatos que não possam ser comprovados serão excluídos e desconsiderados.

5 O departamento da Novozymes para Relações Trabalhistas/departamento local de P&O será consultado em relação a quaisquer considerações sobre possíveis sanções disciplinares aplicáveis. Proteção de dados Os dados pessoais serão coletados através da Linha-direta para denúncias Tratamento leal e lícito; Os dados serão coletados para finalidade específica, explícita e legítima da Linhadireta para denúncias, conforme especificado no início deste documento, e não serão posteriormente tratados de forma incompatível com essa finalidade; Adequados, pertinentes e não excessivos; Mantido atualizado (se necessário e relevante) e preciso, na medida em que for possível; Mantidos apenas enquanto forem necessários para atingir o objetivo; Protegidos por medidas de segurança adequadas, e Não transferido a terceiros, a menos que exista um nível adequado de proteção. Como eu vou saber? Qualquer pessoa sujeita a uma investigação formal será devidamente informada em tempo hábil de acordo com os direitos da pessoa, levando em conta a natureza sensível e confidencial do relato e qualquer possível risco que possa prejudicar as investigações em curso. Você tem o direito de solicitar o acesso aos dados que estão sendo processados a seu respeito. O Conselho Geral pode conceder tal acesso, na medida e em conformidade com as investigações em curso e as obrigações de confidencialidade. Você tem o direito de ter os seus dados pessoais corrigidos se estiverem incorretos ou pedir a exclusão de dados. Você pode enviar sua solicitação via ao Conselheiro Geral da Novozymes Sr. Viltoft Mikkel O que acontece agora? Quando você relata um registro via Linha Direta de Denúncia da Novozymes, se você o faz usando os telefones designados ou a página online de registros, você receberá um código desse registro que deverá ser mantido com você. O Conselho Geral da Novozymes ou uma pessoa especialmente designada por ele contatará você dentro de 5 a 6 dias para dar andamento ao seu registro. Você mesmo pode acompanhá-lo, obtendo o seu acesso às mensagens da Novozymes, ou via do portal web, ou mesmo ligando para o número designado que consta no site, declarando seu código de registro ou contatando diretamente o Conselho Geral. Lembre-se que se você arquivar seu registro anonimamente, a Novozymes só poderá se comunicar com você deixando mensagens no seu portal, que você pode, na sequência, acessar ou responder usando o código de registro. No entanto, é muito importante que você não jogue esse número fora.

6 Quem eu posso contatar? Se você tiver qualquer dúvida sobre a Política de Linha-direta para denúncias, entre em contato com o Conselheiro Gerald a Mikkel Viltoft com o Gerente de Pessoas & OrganizaçãoP&O, Relações Trabalhistas e Jurídicas, Bo Ekkert Knudsen

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