Oficina de Planejamento Estratégico Informática / IMECC Novembro/2008

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1 Oficina de Planejamento Estratégico Informática / IMECC Novembro/2008 MISSÃO Garantir o funcionamento, eficiente, confiável e atualizado, da estrutura de informática necessária para a realização da missão do IMECC. PRINCÍPIOS Confiabilidade nos serviços Sigilo, privacidade e segurança da informação Racionalização do uso dos recursos Satisfação do usuário VALORES Ética Cordialidade Atualização tecnológica Excelência: eficiência, criatividade e iniciativa Clareza na comunicação Comprometimento institucional VISÃO DE FUTURO [Em 2013] A Informática é referência na Unicamp e na comunidade externa e atende as necessidades de TI do IMECC com altos índices de satisfação, qualidade e inovação.

2 Grupo de Trabalho Diretoria / Coordenadoria de Informática Jayme Vaz Jr. (Diretor do IMECC) Samuel R. Oliveira (Coordenador de Informática) Departamentos Alberto Saa (DMA) Aluísio S. Pinheiro (DE) Marcelo S. Montenegro (DM) Márcia A.G. Ruggiero (DMA) Paulo R. Ruffino (DM) Ronaldo Dias (DE) Administração Silvana A. Miquelin (ATU) Márcia A. Pillon (Diretora BIMECC) Representação Discente Peterson T. C. Barbosa (Pós-Graduação) Fabiano Sant'Ana (Graduação) Equipe de Informática Quintino A.G. Souza Samira M. Ismail Fernando L. Barbosa Rosa C.M. Medeiros Rodolfo B. Manin Flávio R. Andrade Paulo H. Oliveira Parceiros Marcos Aguinaldo Forquesato (CCUEC) Facilitador Maurício Calixto de Andrade

3 Sumário Introdução...1 A Informática Hoje...1 Organização e Equipe...2 História: Fatos Marcantes...3 Definição da Missão Institucional...3 Princípios e Valores...4 Ambiente Externo...4 Ambiente Interno...5 Visão de Futuro...6 Questões Estratégicas...6 Objetivos Estratégicos...7 Agradecimentos...8 Anexo I: Objetivos Estratégicos Descartados na Oficina...9

4 Introdução Se nós não planejarmos nosso futuro, outros o farão para nós, por nós... (ou contra nós!!) Prof. Dr. Eliezer Arantes Costa Gestão Estratégica (Ed. Saraiva) Nos dias 14 e 28 de novembro de 2008 o grupo de trabalho elencado no início deste documento reuniu-se para elaborar do Planejamento Estratégico da Informática do Imecc. Para um horizonte de 5 anos, definimos, além da Missão, da Visão, dos Valores e dos Princípios norteadores, as principais questões estratégicas bem como os objetivos estratégicos para o período. Fizemos um levantamento de situações que poderiam favorecer ou dificultar a atuação da Informática e avaliamos os pontos positivos e aspectos negativos de nossa atuação em termos de pessoal, em termos de nossas ações e em termos de nosso potencial. Além do objetivo inerente de estabelecer as metas e planejar as atividades da área para os próximos anos, tínhamos em mente, na promoção desta oficina, vários outros objetivos, dentre os quais destacamos: Integração e motivação da equipe de Informática Promover uma maior aproximação com os nossos clientes Aumentar o nível de envolvimento e comprometimento dos colaboradores Prover um ponto de partida para a modernização dos nossos processos gerenciais Dispor de mais riqueza e detalhamento dos nossos objetivos e metas Facilitar o Planejamento Estratégico do IMECC A Informática Hoje A área de Informática do IMECC atende atualmente uma comunidade de aproximadamente 2500 usuários, composta basicamente pelos professores, funcionários, alunos de cursos de graduação e de pós-graduação do Instituto, sendo responsável pelas atividades necessárias à operação e manutenção da estrutura de informática de uso comum dos membros da comunidade. Esta estrutura consiste de um parque computacional composto de aproximadamente 500 equipamentos, distribuídos entre salas de professores (~ 100 equipamentos), setores administrativos (~ 100 equipamentos), salas de alunos de pós-graduação e visitantes, além dos 16 laboratórios computacionais do Instituto, 12 deles (~ 180 equipamentos) administrados diretamente pela área de Informática. Nossa rede de dados consiste de aproximadamente 900 pontos de rede cabeada e de uma rede sem fio, ambas abrangendo todas as dependências do prédio principal e do prédio anexo do Instituto. Organização e Equipe Coordenadoria de Informática Coordenador: Prof. Dr. Samuel R. Oliveira Planejamento Estratégico Informática/IMECC 1

5 Atividades: Definição das políticas de informática do Instituto Diretoria de Informática Diretor de Informática: Quintino A.G. Souza (Adm. Redes) Atividades: Gestão da estrutura de informática do Instituto Coordenação das atividades da equipe de informática Implantação das políticas de informática definidas pelas instâncias superiores Seção de Administração de Sistemas Supervisora: Samira M. Ismail (Adm. Redes) Equipe: Rosa C.M. Medeiros (Adm. redes) Rodolfo B. Manin (Adm. redes) Atividades: Gerenciamento de servidores centrais Gerenciamento de serviços de rede Suporte aos usuários Seção de Apoio Técnico Recepção Supervisor: Fernando L. Barbosa (Téc. informática) Equipe: Flávio R. Andrade (Téc. informática) Paulo H. Oliveira (Téc. Informática Funcamp) Thiago M. Origo (Estagiário) Atividades: Suporte ao usuário Manutenção de software e hardware equipamentos clientes Manutenção de laboratórios computacionais Equipe: Sara A.R. Silva (Téc. Informática) Veronika Klein (Téc. Informática Funcamp) Andresa K. Andrade (Bolsista SAE) Atividades: Atendimento aos usuários Manutenção de contas Manutenção do sistema de impressoras Encaminhamento de solicitações de serviço 2 Planejamento Estratégico Informática/IMECC

6 História: Fatos Marcantes A seguir descrevemos, para fins de registro, alguns dados, fatos e curiosidades ao longo da história da área de Informática do IMECC O IMECC dispunha de um Serviço de Documentação Científica (SEDOC), responsável pela compilação de dados sobre a produção científica dos pesquisadores do Instituto. Coordenado pelo Prof. Dr. Ademir J. Petenate 2 funcionários 1 microcomputador O SEDOC é extinto e substituído pelo Serviço de Apoio Técnico (SAT). Chegada das primeiras estações de trabalho Sun Instalação da rede de cabo coaxial (cabo amarelo 10Mbps) Criação dos primeiros laboratórios computacionais Implantação dos primeiros serviços de rede Primeira impressora laser da Unicamp! Criação da INFORMÁTICA, constituída por 3 seções: Seção de Apoio Técnico Seção de Suporte de Software Seção de Multimídia (substitui o Serviço de Datilografia Especializada) Diversificação dos serviços Aumento do parque computacional e laboratórios Nova infra-estrutura de rede (cabeamento UTP, servidores a 100Mbps, clientes a 10Mbps) Switches Cisco Nova reestruturação organizacional: Seção de Apoio Técnico (APTEC) Seção de Administração de Sistemas (ADMSIS) Substituição da plataforma de hardware do sistema central (de Sun/Solaris para PC/Linux) Diminuição gradativa do número de estações Sun em operação Novos laboratórios computacionais HISTÓRIA RECENTE Novas tecnologias Rede sem fio Substituição do cabeamento (suporte para 1Gbps) Sistema de câmeras de vigilância Controle de acesso smartcard Mais laboratórios!!! Definição da Missão Institucional A missão institucional de um órgão descreve a sua razão de existir. Dividimos os participantes em 5 grupos e pedimos para que cada grupo sugerisse um texto, um enunciado que expressasse a missão institucional da Informática do Imecc. Grupo A: Garantir um ambiente computacional e suporte técnico eficiente, confiável e atualizado tecnologicamente, contribuindo com a excelência das atividades fins do IMECC Grupo B: Apoiar as atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão do IMECC, prestando suporte de TI à comunidade, gerenciando a infra-estrutura computacional, respeitando e aplicando as normas vigentes de modo ético. Planejamento Estratégico Informática/IMECC 3

7 Grupo C: Garantir o bom funcionamento da estrutura de informática do IMECC. Servir de referência à comunidade do IMECC nos assuntos relacionados à TI. Buscar, analisar, implantar e disseminar novas tecnologias de informática para atender as demandas da comunidade do IMECC, da Unicamp e das tendências da área. Grupo D: Garantir à comunidade do IMECC acesso e suporte apropriados para os recursos de informática necessários para o bom desenvolvimento das atividades fins (pesquisa, ensino e extensão) do Instituto. Grupo E: Fornecer infra-estrutura e serviços de TI para que o IMECC possa realizar sua missão, levando em conta: as novas tecnologias, acessibilidade dos usuários e a eficiência na solução dos problemas. Confrontando os pontos de vista de todos os grupos, os participantes chegaram ao seguinte enunciado para a missão da área de Informática do IMECC: Princípios e Valores No cumprimento da sua missão, a Informática do IMECC procurará sempre: Garantir o funcionamento, eficiente, confiável e atualizado, da estrutura de informática necessária para a realização da missão do IMECC. Confiabilidade nos serviços Sigilo, privacidade e segurança da informação Racionalização do uso dos recursos Satisfação do usuário Mantendo: Ética Cordialidade Atualização tecnológica Excelência: eficiência, criatividade e iniciativa Clareza na comunicação Comprometimento institucional Ambiente Externo Os fatores que podem influenciar o sucesso de uma organização estão mais fora do que dentro dela. Por isto, é de grande importância no planejamento estratégico avaliar as ameaças e oportunidades que o ambiente externo pode oferecer. Sumarizamos na tabela a seguir as conclusões dos participantes a este respeito. 4 Planejamento Estratégico Informática/IMECC

8 Fatores Recursos Humanos Tecnológico: 5 anos Tecnológico: 10 anos Tecnológico: 15 anos Acadêmico Social Oportunidades Boa qualificação dos novos contratados Familiaridade das novas gerações com as tecnologias de informática Capacitação dinâmica das novas gerações Reposição de mão de obra Certificação Google Barateamento tecnológico Rede sem fio mais capaz Avanço tecnológico das memórias flash Virtualização Investimento com verbas de pesquisa e projetos Home Office Geração net Ensino a distância Software livre E-books Videoconferência Diminuição do número de laboratórios Holografia Realidade virtual Equipamentos pessoais e portáteis WIMAX 2 Inteligência artificial Usuários especializados Acessibilidade remota Broadcasting de palestras e eventos Pasteurização do conhecimento Ensino a distância Uso de softwares livres Inclusão digital Diminuição das diferenças nos níveis de conhecimento Geração net Home office Impacto Ameaças Remuneração incompatível com o mercado Novo prédio (falta de pessoal) Escassez de técnicos de nível médio Dependência de bolsistas e estagiários Perda de profissionais Aposentadoria de funcionários Plano de carreira Falta de flexibilidade da política de contratação Falta de capacitação para as novas funções Aparelhos portáteis (segurança tecnológica) Google Dificuldades financeiras para a inovação tecnológica Diversificação das plataformas de hardware e software Volatilidade tecnológica Obsolescência do parque computacional Processos burocráticos da Universidade Ensino a distância Segurança na rede sem fio Periódicos on line Rede de dados Desemprego do professor Fragmentação e segmentação dos conhecimentos Superficialidade e imediatismo nos temas de pesquisa Equipamentos portáteis Ensino a distância Matlab Mathematica Aumento do número de vagas Aumento do contingente Professor não acompanha alunos Privacidade Mudança de gestão Crises econômicas Ambiente Interno Diagnóstico do nosso ambiente interno, levando em consideração as nossas maiores virtudes (pontos fortes), nossas qualidades que podem ser aperfeiçoadas (pontos a melhorar) e as coisas que devemos buscar eliminar Planejamento Estratégico Informática/IMECC 5

9 (pontos fracos). Pontos Fracos Pontos a Melhorar Pontos Fortes Equipe pequena Forte dependência de estagiários e bolsistas Falhas ocasionais do sistema Equipamentos estacionados na Informática Atendimento informal Falta de pessoal de desenvolvimento Funcionários sem comprometimento institucional Qualificação de pessoal Home page Confiabilidade dos serviços Acompanhamento das ordens de serviço Organização Comunicação (interna e externa) Ambiente físico de trabalho Infra-estrutura Serviços oferecidos (web) Soluções para a área administrativa Serviços de recepção Plantão em fins de semana e feriados Serviços on-line Política de treinamento Contratação de funcionários Relacionamento entre áreas Documentação de procedimentos Visão de Futuro Facilidade de obtenção de recursos Rapidez no atendimento Infra-estrutura Percepção da importância da área Serviços oferecidos (quantidade e qualidade) Estrutura de software livre Iniciativas pioneiras Estrutura computacional avançada Equipe Qualidade técnica Independência de manutenção externa Iniciativa Comprometimento institucional Dirigir uma organização não é vê-la como ela é, mas como ela será. John Teets Manual de Governança Corporativa do BB O conceito de visão de futuro define um estado futuro desejável, que devemos construir. A visão de futuro consensual entre os participantes da oficina foi: [Em 2013] A Informática é referência na Unicamp e na comunidade externa e atende as necessidades de TI do IMECC com altos índices de satisfação, qualidade e inovação. Questões Estratégicas As questões estratégicas são os grandes temas, os grandes assuntos, as grandes questões a serem trabalhadas para que possamos atingir a visão de futuro. O grupo de trabalho estabeleceu como questões estratégicas para a área de Informática do IMECC, os seguintes temas: Q1.Recursos humanos Q2.Documentação, gestão e comunicação Q3.Confiabilidade e segurança Q4.Apoio ao usuário Q5.Infraestrutura e serviços Objetivos Estratégicos 6 Planejamento Estratégico Informática/IMECC

10 # Objetivo Questõ es OB1 Qualificação e gestão racional de recursos humanos OB2 Melhoria de processos e gestão eficiente OB3 Programa de documentação e comunicação Importân cia Urgência 1, 2 7,3077 8, ,8 9,23 2 7,67 8,0 59,5 7,33 81, ,36 7,55 OB4 Disponibilidade 24x7 3, 5 7,59 6,51 49,41 6,08 OB5 Definição e divulgação das políticas de segurança 3, 2 6,4 7, ,13 6,17 OB6 Facilidade de acesso aos serviços 3, 4, 5 3,8 6, ,43 2,89 OB7 Aprimoramento do relacionamento com o usuário 3, 4 4,714 6,666 31,42 3,87 OB8 Atualização tecnológica 5 4,833 6, ,07 3,83 OB9 Desenvolvimento e implantação de sistemas OB1 0 Viabilizar comunicação de eventos em tempo real, videoconferência e videoteca 5 2,125 3,1538 4, 5 1,9286 4,5714 6,7 0,83 8,82 1,09 A partir das notas atribuídas pelos participantes ao grau de importância e de urgência de cada um dos objetivos, plotamos o gráfico a seguir, mostrando a prioridade relativa entre os objetivos. Com relação aos objetivos estratégicos definidos nesta oficina, é de importância essencial que se saiba, para cada um deles, se: 1. Está definido de modo objetivo, pragmaticamente útil. 2. O processo evolutivo para atingí-lo é, de algum modo, mensurável. 3. É realista do ponto de vista de ser viável a médio prazo (ou até 2013). 4. É realista em termos de custos, esforços e resultados. 5. Está em consonância com o planejamento da Instituição. Planejamento Estratégico Informática/IMECC 7

11 6. É motivador, ou seja, se uma parte significativa da comunidade está comprometida com a sua efetivação. 7. A comunidade aceita, de modo geral e integrado, a sua utilidade e a relevância. Na tabela abaixo, inter-relacionamos os objetivos estratégicos definidos na oficina e os estabelecidos no PLANES/IMECC, atribuindo o símbolo àqueles que julgamos estarem fortemente relacionados e o símbolo aos parcialmente relacionados. PLANES / INFORMÁTICA PLANES / IMECC Como a tabela mostra, encontram-se paralelo entre os os objetivos 1, 2, 3 e 8 do Planejamento Estratégico da Informática e os objetivos estratégicos 1, 2, 3 e 11 do Planejamento Estratégico do IMECC, a saber: Criar condições para a revisão dos processos administrativos Criar e manter atualizados os sistemas de divulgação Identificar e suprir necessidades de treinamento do corpo administrativo Integrar laboratórios com ensino Agradecimentos Gostaríamos de deixar registrado aqui os nossos agradecimentos a todos os participantes da oficina, não apenas por se disporem a contribuir com este trabalho, mas sobretudo pelo empenho e espírito de colaboração com que o fizeram. Agradecemos especialmente aos professores Jayme e Edmundo, diretor e diretor associado do IMECC, pelo irrestrito apoio que nos deram para a realização desta oficina. Com toda certeza, a participação ativa da Diretoria do IMECC contribui decisivamente para a credibilidade deste trabalho e de todas as suas etapas subsequentes. Finalmente, registramos um agradecimento especial ao Sr. Maurício Calixto, nosso facilitador, tanto pela condução da oficina quanto pelo contínuo apoio que nos tem prestado. Informática/IMECC Dezembro / Planejamento Estratégico Informática/IMECC

12 Anexo I: Objetivos Estratégicos Descartados na Oficina OB1 Qualificação e Gestão Racional de Recursos Humanos Qualificação de pessoal Capacitação continuada Capacitação e treinamento Treinamento e capacitação Compor o quadro de funcionários Contratação de funcionários Aumento de pessoal OB2 Melhoria de Processos e Gestão Eficiente Estabelecer uma Política de Priorização de Ações e Serviços Melhoria de Processos OB3 Programa de Documentação e Comunicação Divulgação de Procedimentos Documentar Procedimentos Divulgação de Procedimentos Orientação/Documentação/Treinamentos para Usuários Divulgação/explicação de novos serviços e dos atuais wikis, faqs (interno, externo), RSS, Feeds Consultoria externa para ORIENTAÇÃO em comunicação Documentação e divulgação de procedimentos e problemas corriqueiros FAQ OB4 Disponibilidade 24 x 7 Interoperabilidade/ Tolerância a falhas Sistema de Plantão OB5 Definição de Divulgação das Políticas de Segurança Definição da Política de segurança Monitoramento do sistema, backups constantes e por mais tempo Implantação de políticas de auditoria e manutenção OB6 Facilidade de Acesso aos Serviços OB7 Aprimorar o relacionamento com o usuário Implementação de Atendimento Online Definição e Divulgação de Politicas de Atendimento OB8 Atualização Tecnológica Atualização Tecnológica Atualização Continuada do parque computacional e serviços de rede Manutenção e Atualização continuada da infra estrutura OB9 Desenvolvimento e implantação de sistemas Desenvolvimento de Sistemas Institucionais Implantação de Sistemas OB10 Viabilizar comunicação de eventos em tempo real, videoconferência, e videoteca. OB11- (EXCLUIDO) Buscar Investimentos e Financiamentos Planejamento Estratégico Informática/IMECC 9