:: Portfólio OBJETIVO

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1 Disciplina Portfólio N 03 Engenharia de Software Sistema de Informações OBJETIVO :: Portfólio Levar o aluno a conhecer as principais características de um Sistema de Informação e quais os critérios de avaliação, definição, implantação e acompanhamento. ORIENTAÇÃO Caro Aluno,.Ler o texto a seguir com atenção e responder as questões indicadas no campo Atividade Proposta. O texto abaixo é orientativo e deve ser utilizado como base para a aplicação da questão relacionada com o seu Projeto Integrador. Fique atento com a data e horário limite para postagem do portfólio. DESCRIÇÃO BASEADO NO LIVRO TEXTO Sistema Empresa A empresa e seu contexto, por si só, já constituem um sistema e, em conseqüência, um Sistema de Informação. Tendo em vista a sua complexidade de atividades, funcionamento de processos, envolvimento de pessoas, entidades externas e a grandiosidade de manipulação de diversas informações, a empresa e as suas relações formam o maior de todos os Sistemas de Informação. O Sistema Empresa na sua estrutura organizacional é subdividido em 6 subsistemas ou funções empresariais: Produção e/ou Serviços, Comercial, Materiais, Financeira, Recursos Humanos e Jurídico Legal. O funcionamento destas funções empresariais, de forma abrangente, faz parte de uma abordagem sistêmica integrativa, envolvendo diretamente os conceitos e as questões de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e Gestão de Informática, reiterando fortemente a sua importância. Funções Empresariais e Modelo de Informações Presentes em todas as empresas, independente do seu tipo de negócio, as funções empresariais são as principais macroatividades da empresa, sem as quais a mesma não funcionaria na sua plenitude. Este Modelo de Informações Empresariais auxilia a definir entre as opções: desenvolvimento externo, desenvolvimento interno, parcerias e compra de soluções externas ou pacotes. Modernamente, a atividade de informática e/ou de informações também é uma função empresarial, porque a mesma está presente e é utilizada por todas as demais. Também podem ser consideradas como funções empresariais as atividades de gestão, presentes em Sistemas de Informação do tipo: - planejamento empresarial; - orçamentos; - informações gerenciais, estratégicas e executivas.

2 Em cada empresa, elas podem estar representadas de diversas formas, em diversos tipos de organogramas, que perante os processos de desenvolvimento de Sistemas de Informação, os mesmos não têm peso significativo. O que pode divergir são as subdivisões ou módulos e suas respectivas particularidades, pois cada empresa possui cultura, filosofia e políticas próprias, formais e informais. As funções empresariais são a base para desenvolvimento dos Sistemas de Informação dentro da empresa. O Modelo de Informações Empresariais que também é chamado de Esquema para Organização das Funções Empresariais, é utilizado para organização, estruturação e elaboração dos requisitos funcionais ou das informações necessárias ao atendimento das funções empresariais, onde recomenda-se um esquema, visando posteriormente a execução, ajustes ou aquisição de Sistemas de Informação: negócio missão da empresa função empresarial ou sistema de informação subsistemas de informação ou módulos características e particularidades (ou requisitos funcionais, ou detalhes de informações, ou objetivos reais, ou processos, ou objetos) Exemplo: negócio: fabricar e comercializar sabão missão: elaborar o melhor sabão... com qualidade... comercializar... função empresarial: financeira subsistemas: contas a receber bancos fluxo de caixa contas a pagar características: nome dos fornecedores valor do título data de vencimento, etc. Módulo das Funções Empresariais Na maioria das empresas estarão presentes os módulos ou subsistemas: a. Produção ou serviços - planejamento e controle de produção ou serviços; - engenharia do produto ou serviços; - sistemas de qualidade e produtividade; - custos de produção ou serviços; - manutenção de equipamentos.

3 b. Comercial - marketing; - clientes; - pedidos; - faturamento; - administração de vendas, contratos e distribuição; - exportação; - pesquisas e estatísticas. c. Financeira - contas a pagar; - contas a receber; - fluxo de caixa e bancos; - administração do capital. d. Materiais - fornecedores; - compras; - estoque; - recepção e expedição; - importação. e. Recursos Humanos - recrutamento e seleção; - administração de pessoal; - folha de pagamento; - cargos e salários; - treinamento e desenvolvimento; - benefícios e assistência social; - segurança e medicina do trabalho. f. Jurídica legal - contabilidade e recolhimentos; - ativo fixo ou patrimônio; - livros fiscais de entrada e saída. Modelo de Informações Empresariais Na medida em que as funções empresariais estão organizadas, estruturadas e formalizadas dentro da empresa, através do Modelo de Informações Empresariais, fica mais claro quanto os Sistemas de Informação existentes atendem às suas necessidades. No caso do não atendimento das necessidades empresariais, esta organização e formalização das funções empresariais deixa a empresa mais preparada para as pesquisas, análises e eventuais aquisições de Sistemas de Informação disponíveis no mercado, visando a complementação ou satisfação da mesma.

4 Os requisitos funcionais podem ser desmembrados com informações nos níveis: estratégicos, gerenciais e operacionais. Recomenda-se sua organização através dos Níveis de Informações (NI) requeridas e respectivas Funções Empresariais (FE): NI/FE Prod/ Come Finan Materi Rec. Juríd. Estratég Gerenci Operaci E cada Função Empresarial pode ser desmembrada ou decomposta em seus respectivos módulos, podendo ser distribuído e desenvolvido da seguinte maneira: Nome da Função Empresarial: NI Módulo Módulo Módulo Módu[ Estratégica Gerencial Operacional Neste caso, a ênfase não está na ação e sim na informação necessária para gerir os negócios empresariais. Desta forma, se a empresa optar pela aquisição de sistemas de informações ou de software, ela deve elaborar o Modelo de Informações Empresariais e, se optar pelo desenvolvimento, deve utilizar a Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas ou Software para a construção dos respectivos sistemas ou software. Modelo Convencional de Sistemas de Informações Empresariais O Modelo Convencional contempla os 3 níveis dos Sistemas de Informação, ou seja, dividido em Estratégico, Gerencial e Operacional, com seus respectivos objetivo e foco. Ainda, os níveis da informação (macro considerando o meio ambiente interno e externo, em grupo e em detalhe) e os níveis hierárquicos que utilizam estas respectivas informações (alta administração, corpo gestor e corpo técnico) têm como base os dados das funções empresariais (produção e/ou serviços, materiais, comercial, financeira, recursos humanos e jurídico legal), em franco processo de sinergia (coerência) entre todos estes níveis. A forma piramidal retrata o grande volume de informações e respectivos clientes e/ou usuários na sua base e a diminuição destas, através da seleção, nivelamento e refinamento na sua camada superior. Tecnologia da Informação (TI) Para atender à complexidade e às necessidades empresariais, atualmente não podemos desconsiderar as Tecnologias de Informação (TI) disponíveis, sendo muito difícil elaborar Sistemas de Informação essenciais da empresa sem envolver tecnologia moderna, a informática e seus respectivos recursos. Como conceito genérico de Tecnologia de Informação, pode-se relatar como sendo a geração de informações úteis e oportunas através de recursos computacionais. As palavras Tecnologia de Informação podem assustar o cliente e/ou usuário que não está utilizando dos recursos de informática, porém, tecnologia, não implica necessariamente em conhecimento profundo de processamento eletrônico de dados. O desconhecimento elementar de Tecnologia de Informação, da informática e de seus recursos, tem causado muitos problemas e dificuldades dentro das empresas para as atividades de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e Gestão de Informática.

5 A Unidade de Informática muitas vezes tem dado excessiva atenção para as tecnologias aplicadas à informática, tais como, hardware e software, esquecendo da sua principal finalidade e utilidade, que é o desenvolvimento e melhoria dos Sistemas de Informação, para auxiliar a empresa nos seus negócios, processos e atividades. Sempre é necessário envolver e discutir as questões conceituais dos negócios e das atividades empresariais, que não podem ser organizadas e resolvidas simplesmente com os computadores e seus recursos de software, por mais tecnologia que detenham. Em conseqüência das questões dos negócios empresariais, aparecem as questões comportamentais necessárias. Os conceitos de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e Gestão de Informática, Tecnologia de Informações e respectivos recursos devem ser disseminados dentro da empresa e multiplicados entre os recursos humanos componentes da mesma, utilizando-se de planos de capacitação e treinamento, bem como, recursos de marketing positivo da informação. Sistemas de Informações Gerenciais e Executivos À medida que aumenta a complexidade interna e/ou os negócios na empresa e no ambiente em que ela atua, o processo de tomada de decisão tende a tomar-se também mais complexo. As estruturas empresariais e respectivos níveis hierárquicos devem ser participativos e dinâmicos no interior das empresas, eliminando as barreiras e/ou divisões que separam a alta administração do corpo gestor e do corpo técnico, provendo sinergia e envolvimento de todos, preferencialmente focados no negócio empresarial. Além dos procedimentos e/ou dos processos de seleção e organização das informações para sua efetiva utilização e para atender a essa situação de maneira adequada, os gestores da empresa necessitam de Sistemas de Informação efetivos, que processem o grande volume de dados gerados e produzam informações válidas, úteis e oportunas. Modernamente, as empresas utilizam Sistemas de Informação Estratégicos e de Gestão com informações oportunas. As informações oportunas podem ser conceituadas como todas as informações que são geradas, para a tomada de decisão também oportuna, a partir de uma base de dados única do funcionamento das funções empresariais da empresa, de forma antecipada e completa. Como exemplo: - falta antecipada de matéria prima para fabricação de determinado produto; - indisponibilidade financeira para liberação da folha de pagamento de pessoal; - saldo negativo do fluxo de caixa; neste caso, seria preferível dar um desconto por pagamento antecipado ao cliente, do que pagar juro bancário. As informações devem propiciar a identificação dos problemas e das necessidades, nos vários níveis (estratégico, tático e operacional), bem como fornecer subsídios para avaliar o impacto das diversas decisões a serem tomadas pelos gestores: agora, tomada de decisões oportunas. A identificação dos fatores envolvidos no desenvolvimento de Sistemas de Informação tem sido objeto de inúmeros estudos, isto porque as constantes alterações nos planos econômico, social, político, fiscal, entre outros, têm provocado a necessidade de evolução do conceito de instrumentos organizacionais, que permitam uma contínua e efetiva adaptação e aperfeiçoamento do gerenciamento das empresas. Neste sentido, foram criados os Sistemas de Informação Estratégico (SIE) e de Gestão (SIG), que conceitualmente podem ser distintos, mas que na prática são os mesmos, dependem apenas do modelo de gestão de cada empresa e respectivas, cultura e filosofia e políticas empresariais.

6 Ambos têm o mesmo conteúdo, o que difere são as ações dos gestores da empresa; algumas têm a alta administração atuando estratégica e taticamente e outras têm o corpo gestor atuando tática e também participando estrategicamente das atividades empresariais. Evidentemente, o nível de acesso a essas informações deve estar organizado através de critérios predefinidos, tais como alçada, níveis hierárquicos, etc., não permitindo a todos o acesso completo e integral às informações. Processo Decisório para Tomada de Decisões A atividade de tomada de decisões é complexa e crucial nas empresas pois é necessária a todo tempo e em todos os níveis da mesma, carecendo ações momentâneas e análise de futuro. As decisões repetitivas podem ser programáveis em sistemas de informação e em software, mediante conjunto de regras e procedimentos preestabelecidos. Existem muitas dificuldades no momento da decisão, onde o gestor pode encontrar várias dificuldades. Elas são, na verdade, fatores restritivos que podem contribuir para que o resultado final do processo seja prejudicado. Podem ser relatadas sob três fases do processo decisório e de feedback constante, segundo o Modelo de Simon (ALTER, 1996; FREITAS et. ai., 1997). Na fase de inteligência ou investigação, podem aparecer as dificuldades quanto a identificar, definir e categorizar os problemas. Na fase de desenho ou concepção, as dificuldades são de gerar, quantificar ou descrever alternativas e estabelecer critérios de desempenho. Já na fase de escolha, as dificuldades aparecem sob a forma de identificar o método de seleção, organizar e apresentar a informação e de selecionar alternativas. Para efetivo apoio à decisão de um gestor ou tomador de decisão em seu processo decisório, os recursos e respectivas ferramentas utilizadas, devem consistir de suporte computacional adequado a diferentes fases do processo decisório, possibilitando a especificação de resultados adequados e o estabelecimento de relacionamentos entre elementos (variáveis) julgados importantes. Inicialmente, o modelo decisório tratava o dado para se transformar em informação para a tomada de decisão. Modernamente, o modelo decisório inicia-se pela necessidade de informações do gestor, que poderá se transformar em dados e como conseqüência em decisões, posteriormente em ações, resultados e retroalimentação. Tecnologias Aplicadas a Sistemas de Informações As empresas têm como opção a utilização de tecnologias modernas, para facilitar o processo de tomada de decisão dos executivos, para atender à sua complexidade, crescimento, modernidade e perenidade. Na abordagem mais moderna, a informação deixa de estar dividida em estratégica, tática e operacional e passa a ser executiva visando dar suporte à tomada de decisões oportunas em todos os níveis. Sendo assim, todos os clientes e/ou usuários das informações executivas são denominados executivos. Nos temas anteriores foram mostradas as constituições dos sistemas de informações; agora, serão mostradas as alternativas de tecnologias passíveis de aplicação ao funcionamento, ou seja, as ferramentas ou interface entre os mesmos.

7 Exemplos de Tecnologias a serem aplicadas em Sistemas de Informações Para facilitar o desenvolvimento e a utilização dos Sistemas de Informações, algumas tecnologias podem ser empregadas. a. Executive Information Systems - EIS O EIS é tecnologia de informação ou uma ferramenta de consulta às bases de dados (funções empresariais) para a apresentação de informações de forma simples e amigável, atendendo às necessidades dos executivos de todos os níveis empresariais, principalmente a alta administração. b. Sistema de Apoio à Decisões - SAD Ferramenta fundamental para a evolução do processo de tomada de decisão, dentro desta nova realidade empresarial, pois as atividades empresariais e necessidades dos clientes estão em constantes mutações, o que tornam as decisões um fator de suma importância. Os Sistemas de Apoio a Decisões devem acompanhar esta tendência, sendo flexíveis e adaptáveis no meio onde ela se encontra. Os Sistemas de apoio à decisão (SAD) auxiliam o executivo em todas as fases de tomada de decisão, principalmente, nas etapas de desenvolvimento, comparação e classificação dos riscos, além de fornecer subsídios para a escolha de uma boa alternativa. Unindo conceitos de administração de empresas e de informática, os SAD vêm se tornando uma importante ferramenta para o gestor de empresas em sua constante busca pela qualidade total. c. Enterprise Resource Planning - ERP A Tecnologia ERP - Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais são pacotes (software) de gestão empresarial ou sistemas integrados, com recursos de automação e informatização com o objetivo de contribuir com o gerenciamento dos negócios empresariais. A Gestão Empresarial é facilitada quando a empresa possui um Software Integrado de alta tecnologia e com total segurança, amparado em uma documentação clara e eficiente. O Software Integrado é parte de uma tecnologia de informática que registra e processa cada fato a partir de um único input e disponibiliza a informação para todos que necessitem da mesma, de maneira segura, efetiva, clara, consistente, em tempo real, ou seja, oportuna. d. Data Warehouse - DW Em termos simples, um Data Warehouse (DW) é um grande banco de dados que armazena informações integradas a partir de bancos de dados operacionais de uma organização. Uma das palavras-chave nessa definição imprecisa, a palavra que se encontra no coração do DW, é a integração. Os arquitetos de um DW devem transformar e integrar dados operacionais dentro e fora da empresa e, então, colocá-ios em um DW, o qual será usado como ferramenta estratégica pelos clientes e/ou usuários que tomam decisões-chave sobre negócios baseados em informações disponíveis. e. Inteligência Artificial - IA O termo Inteligência Artificial pode ser generalizado como a simulação da "inteligência" humana, na realização de atividades elaboradas por pessoas, que podem ser substituídas pelo uso dos recursos da ciência da computação e seus respectivos algoritmos inteligentes. Esta atividade requer grande capacitação dos Engenheiros do Conhecimento para elaboração de algoritmos complexos, para serem utilizados em Sistemas de Informação. A (IA) facilita o diálogo do sistema entre os usuários e os recursos computacionais e pode ser empregada em todos os tipos de Sistemas de Informação.

8 f. Sistemas Especialistas - SE Um Sistema Especialista é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para gerar um parecer especializado ou sugerir uma decisão em uma área, domínio ou disciplina (STAIR, 1998). Estes softwares são como um profissional especializado (expert) com muita experiência em determinado domínio e são desenvolvidos iniciando por exaustivas entrevistas e observações de tais profissionais. Foram desenvolvidos para pesquisar petróleo e gás, fazer diagnósticos médicos e dar assistência para encontrar problemas em aparelhos elétricos e mecânicos. Os SE não substituem as pessoas, pois são programados por profissionais especializados para se comportarem de formas preestabelecidas em um determinado assunto. Os (SE) são compostos de 3 elementos: base de conhecimento (é um conjunto de dados, informações e heurísticas sobre um domínio), base de regras (consiste em uma série de regras ou relações usadas para ajudar a tomar boas decisões) e motor de inferência (interage com as base de conhecimento e de regras, com a finalidade primária de formular conclusões, fazer sugestões, fornecer pareceres especializados, da mesma forma que os profissionais especialistas). g. Data Mining - DM O volume de dados disponíveis cresce a cada dia e desafia a nossa capacidade de armazenamento. Uma nova onda de ferramentas de "mineração" pode nos conduzir ao real valor do dado, a informação. A expressão "data mining", está relacionada com lógica, inteligência artificial (IA) e redes neurais, além de poder se relacionar também com o assunto banco de dados. Os programas de "data mining" são instrumentos com altíssimo grau de sofisticação tecnológica e que lançam mão de recursos avançados como os de IA e redes neurais, sendo capazes de extrair deduções, levantando hipóteses que os seus clientes e/ou usuários jamais poderiam imaginar, como o clássico exemplo da cerveja e fraldas descartáveis. Ou seja as ferramentas de "data mining" têm capacidade para correlacionar coisas aparentemente desvinculadas. h. Sistemas de Telecomunicações - ST Os Sistemas de Telecomunicações são uma importante categoria de Sistemas de Informação, embora muitas vezes negligenciados. É um conjunto organizado de pessoas, procedimentos e dispositivos usados para compartilhar e transferir informações. Os (ST) podem ou não conter um componente de banco de dados e normalmente nas empresas incluem o sistema de telefonia, máquinas fac-símile, sistemas de endereços públicos e de alarme de emergência, além da teleconferência e da videoconferência, que permitem às pessoas compartilharem dados, mensagens e informações. REZENDE, D. A., Engenharia de Software e Sistemas de Informações, 1ª Edição, Rio de Janeiro, Brasport, 1999

9 ATIVIDADE PROPOSTA Questões: 1. De acordo com o texto indique o que se considera como base para o desenvolvimento dos sistemas e quais são as particularidades que devem ser respeitadas nas diferentes organizações? 2. Qual o conceito de informações oportunas e qual a aplicação dessas informações nas empresas? 3. Porque o nível de acesso às informações gerenciais devem ser restritas e controladas nas empresas e como esses níveis podem ser definidos? 4. De acordo com a empresa utilizada no Projeto Integrador e mediante os conceitos e modelos apresentados no texto acima escolha uma das funções empresariais e estabeleça uma estrutura para cada atividade. Seu objetivo é realizar uma pesquisa para o desenvolvimento de um sistema de informações, considerando que os requisitos funcionais deverão ser desmembrados com informações nos níveis: estratégicos, gerenciais e operacionais. Portanto, apresente essas informações estruturadas conforme os modelos de planilhas de Níveis de Informação e Funções Empresariais. CONCLUSÃO / PARECER Apresente sua conclusão levando em consideração a importância da implantação dos sistemas de informação, porém alertando para as questões relativas as particularidades, pois cada empresa possui cultura, filosofia e políticas próprias, formais e informais.