FUNCIONALIDADE DE SOFTWARE DE GESTÃO CONTÁBIL ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DE ARMAZENAGEM DE COMBUSTÍVEL.

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1 FUNCIONALIDADE DE SOFTWARE DE GESTÃO CONTÁBIL ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DE ARMAZENAGEM DE COMBUSTÍVEL. Resumo A presente pesquisa científica tomou como objetivo precípuo investigar e caracterizar um Sistema de Informação (SI) implantado em uma empresa do ramo de armazenamento de combustível, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial Contábil, uma vez que, essa possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas comerciais. Para execução dessa pesquisa, utilizou-se como procedimento metodológico a pesquisa bibliográfica para melhor explicar o estudo de caso, no qual foi escolhida uma empresa no setor de armazenagem de combustível como objeto de estudo, na qual foi feita uma entrevista com diretores e funcionários a cerca do sistema que foi implantado na empresa, software no setor contábil. Concluiu-se que a implementação de um software como uma ferramenta é adequada, pois seus relatórios compõem uma posição eficaz, confiável e tempestiva, onde auxilia no processo decisório da entidade Apesar dos custos e da quantidade de customização para implantação do software, foram de grande importância para a funcionalidade da empresa, aumentando o índice de confiabilidade e planejamento,auxiliando para a tomada de decisão na gestão empresarial. Palavras-Chaves: Planejamento de Recursos Empresariais; Sistemas de Informação; Tecnologia da Informação. 1. Introdução 1 - Caracterização do Problema São inúmeros os benefícios que o advento da informática trouxe para a contabilidade: maior segurança, rapidez e qualidade das informações, o atendimento às exigências dos órgãos fiscalizadores quanto ao cumprimento dos prazos, facilidade de acesso às informações da empresa, etc. Segundo Oliveira (2000), nos últimos vinte anos, e mais especificamente ao longo da década de noventa, o crescimento da competitividade global e a inserção do Brasil no processo de globalização ampliaram de forma significativa o dinamismo da economia brasileira e expuseram nossas empresas à concorrência externa, compelindo-as a se comprometerem com a chamada excelência empresarial. Nesse contexto, as empresas brasileiras vêm sendo forcadas a se adaptar e a rever suas estratégias competitivas e seus modelos de gestão. Da mesma forma, a turbulência crescente do ambiente econômico e empresarial tem levado as empresas a investir no desenvolvimento e utilização de informações, que são aplicadas como ferramentas de apoio aos processos de controle e tomada de decisão. Longo apud Veridiano (2002), afirma que, processo de tomada de decisão tem sido, historicamente, um dos grandes desafios enfrentados pelos dirigentes das empresas (tanto das grandes como das pequenas) especialmente com o aumento do ritmo das atividades e da complexidade gerencial deste final de século.

2 Para as médias empresas, a solução para se obter essas informações, é a implantação de um Sistema de Informação (SI) que pode ser definido, segundo Laudon e Laudon apud Veridiano (2002), um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a analise e o processo decisório em empresas e outras organizações. A aplicação o uso da informática para a contabilidade é uma ferramenta que acarreta inúmeras facilidades, que se inicia como lançamento contábil e se estende até a emissão de relatórios trazendo segurança, confiabilidade e rapidez para quem, busca melhorar as condições de trabalho, por meio da informatização. O presente trabalho tem como finalidade caracterizar um Sistema de Informação (SI) implantado em uma empresa do ramo de armazenamento de combustível, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial Contábil, uma vez que essa possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas comerciais. 2. Procedimentos Metodológicos A elaboração do estudo foi feita a partir de uma pesquisa bibliográfica pra melhor explicar o estudo de caso. De acordo com Gil (1999), o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossível mediante os outros tipos de delineamentos considerados. A pesquisa será realizado tendo como base no sistema de informação contábil de uma empresa na área de armazenagem de combustível,situada no Município de Ipojuca PE, através de entrevista realizadas através de questionário com os funcionários e diretores durante duas semanas do primeiro semestre de Após a coleta dos dados foi feita uma analise e interpretação. Na análise sumarizaram-se os dados para transformá-los em informações pra melhor esclareçam o questionamento do estudo.o tratamento dos dados constitui na análise descritiva, pois eles foram analisados com o objetivo de se descobrir as características de um fenômeno Referencial Teórico 1 - Sistemas de Informação Sistema de informações segundo Oliveira (2000),é um conjunto de rotinas que contem vários programas e subprogramas, rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas especificas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir relatórios de acompanhamento e controle interno. Ou ainda segundo Padoveze (2003) : Sistemas de informações são mecanismos cuja função é coletar, guardar e distribuir informações para suportar as funções gerenciais e operacionais das

3 Onde Programa é: empresas. Podendo auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informações internas e externas em um curto espaço de tempo, advinda das rápidas mudanças que ocorrem no mercado. um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou se obter um resultado especifico, por meio de uma seqüência lógica de comandos e de linguagem de programação. Um programa pode ser dividido em vários subprogramas, por exemplo: Um programa gera o Balancete e o subprograma gera um balancete analítico ou sintético (OLIVEIRA 2000). Oliveira (2000) ainda ressalta que software é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programação de alto nível que tem como objetivo realizar tarefas específicas, contando sempre com a participação humana. Segundo Bulgacov (1999), um sistema aberto (empresa) pode ser conceituado como um conjunto organizado e complexo de partes (subsistemas) inter-relacionadas e interdependentes. Quando analisamos o sistema de uma empresa verificamos que esse sistema é composto de vários subsistemas que geram o todo. A figura abaixo demonstra uma visão de como se comporta um sistema de uma empresa: Ambiente Remoto Sociedade Cultura Ambiente Próximo Política Acionistas Entradas Processamento Saídas Governo Educação Recursos Comunicação Materiais Equipamentos EMPRESA Produtos Bens Comunidades Legislaçã Sindicatos Clientes Clima Fornecedores Economi Demografi Tecnologia Concorrentes Fonte: Padoveze, 2003 Figura 1: Ambiente do Sistema de uma Empresa

4 Os sistemas de informações são mecanismos cuja função é coletar, guardar e distribuir informações para suportar as funções gerenciais e operacionais das organizações. Podendo auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informações internas e externas em um curto espaço de tempo. Sem informações, as empresas não tomam decisões adequadas nem interagem propriamente no ambiente em que se encontram.conforme afirma Torres apud Veridiano (2002) que nesta categoria incluem-se os sistemas que processam, essencialmente, informações produzindo também informações. Aqui se incluem desde os sistemas de informações operacionais, voltados para o processamento de transações ate sistemas de suporte à decisão, inclusive com recursos de inteligência artificial. A compreensão da qualidade de integração dos processos dentro do sistema de informação de uma empresa deve avaliar a tecnologia de informação empregada e os sistemas de informações existentes. A tecnologia de informação é um elemento condutor de estratégias uma vez que através dela poderão ser identificados os métodos, relatórios e práticas gerenciais. O ambiente tecnológico atual tem apresentado como solução para os sistemas de informação necessários para gestão de toda a empresa os Sistemas de Integração de Gestão Empresarial também denominado de ERP Enterprise Resources planning (Planejamento de Recursos Empresariais). Estes sistemas unem e integram todos os subsistemas da empresa de tal forma que todos os processos da empresa possam ser visualizados em termos de fluxo dinâmico de informações, que perpassam todos os departamentos e funções. Os sistemas ERP possuem características que se tomadas em conjunto, permitem distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais. Essas características incorporam modelos de processos de negócios, possuem sistemas de informações integrados e utilizam banco de dados corporativo, possuem grande abrangência funcional e requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa. Segundo Alsene apud Souza (2003),o objetivo final da integração da empresa por meio de sistemas informatizados não é interligar os sistemas informatizados existentes ou que serão implementados no futuro, mas sim construir um todo empresarial coerente a partir das várias funções que se origina da divisão do trabalho nas empresas. Sistemas que são classificados em abertos segundo Padoveze(2003),são aqueles que interagem com o ambiente externo e os fechados, que não interagem com o ambiente externo. Os elementos básicos de um sistema são: objetivos do sistema, as entradas, o processamento, os componentes, as saídas, a administração e avaliação do sistema. A figura abaixo caracteriza o funcionamento básico de um sistema:

5 Fonte: Padoveze, 2003 Figura 2 : Funcionamento Básico de um sistema A empresa é composta por vários subsistemas cujas ações influenciam e que são influenciadas pelos demais subsistemas. Bulgacov (1999) analisa que, através desses subsistemas podemos identificar algumas características: 1 Conjunto de partes, que são os órgãos componentes do sistema, isto é, os subsistemas, tais como: pessoal, financeiro, etc.; 2 Sistemas inter-relacionados, formando uma interação e dependência entre os subsistemas., 3 As empresas desenvolvem atividades especificas com a finalidade de atingir objetivos que constituem as razões para quais o sistema foi criado. As informações geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usuários base segura para as suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece. Segundo Padoveze (1997): Para que a informação contábil seja usada no processo de administração, é necessário que essa informação contábil seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da entidade. Para os administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação mesmo que útil, só é desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para a entidade. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade. A informação contábil se expressa por diferentes meios, como demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnósticos, prognósticos, descrições críticas ou quaisquer outros utilizados no exercício profissional ou previsto em legislação. Ela deve ser, antes de tudo, veraz e eqüitativa, de forma a satisfazer as necessidades comuns de um grande número de diferentes usuários, não podendo privilegiar deliberadamente nenhum deles, considerado o fato de que os interesses nem sempre são coincidentes. Para Padoveze (1997), as características básicas de operacionalidade da informação contábil são: a) relatórios concisos; b) elaborado de acordo com as necessidades do usuário; c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário; d) que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objetivo do relatório e e) apresentação visual e manipulação adequada.

6 Uma característica fundamental dos ERP segundo Soares(2005), é que a integração das atividades da empresa é capaz de gerar, de forma eficiente e eficaz, informações de um único banco de dados do ERP, gerando uma maior confiabilidade nas informações. Zwicker e Souza (2003) resumem as características como demonstra o Quadro abaixo: Características São pacotes comerciais Usam modelos de processos São sistemas integrados Usam banco de dados corporativos Possuem grande abrangência funcional Fonte: Zwicker e Souza, apud Ruiz. Redução de custos de informática; Benefícios Foco na atividade principal da empresa; Atualização tecnológica permanente, por conta de fornecedor. Facilita a reengenharia de processos; Impõe padrões. Redução do re-trabalho e inconsistências; Redução da MOB relacionada a processos de integração de dados; Maior controle sobre a operação da empresa; Eliminação de interfaces entre sistemas isolados; Melhoria na qualidade da informação; Contribuição para a gestão integrada; Otimização global dos processos da empresa. Padronização de informações e conceitos; Eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes departamentos; Melhoria na qualidade da informação; Acesso a informações para toda a empresa. Eliminação da manutenção de múltiplos sistemas; Padronização de procedimentos; Redução de custos de treinamento; Interação com um único fornecedor. Quadro 1 : Benefícios e problemas dos sistemas ERP. 2 Contabilidade na Informática Entende-se por tecnologias de informação (TI), o complexo tecnológico que envolve computadores, softwares, redes de comunicação eletrônica, públicas e privadas e rede digital de serviços, tecnologias de telecomunicações, protocolos de transmissão de dados e outros serviços. (MARCOVITH, apud VERIDIANO 1996). Ainda segundo Marcovith, apud Veridiano (1996) enfatiza que uma nova tecnologia pode alterar sensivelmente a forma de uma empresa enxergar seu negocio, e a partir daí, promover mudanças capazes de alterar a dinâmica concorrêncial num setor. É interessante

7 assinalar que a nova tecnologia pode propiciar ganhos de eficiência e redução dos custos ou viabilizar novas maneiras de agregar valor ao cliente em produtos/serviços oferecidos pela empresa. A dinâmica de muitas empresas tem sido otimizada pela Tecnologia da Informação TI, a qual não envolve apenas recursos (equipamentos e serviços) que geram informações, mas também as próprias informações que são disponibilizadas por seus sistemas. A TI permite que uma empresa otimize seus processos e se concentre nas aptidões que diferenciam dos concorrentes do mercado. A TI cumpre muitas funções na empresa, inclusive na automação de processos e na gestão de sistemas, mas para as empresas seu papel principal é a tecnologia facilitadora. Com a atual disponibilidade das telecomunicações e com o desenvolvimento de Hardware e Software, vê-se um acelerado avanço tecnológico. Há automação de vários segmentos da economia, as quais permitem a obtenção de serviços e produtos dentro dos princípios básicos de segurança, agilidade, qualidade e competitividade. Segundo Allan Tofias, apud Nones (2002), avaliou 56 tipos de tecnologias, conceitos e praticas para identificar sua influencia nas áreas de contabilidade. Os resultados foram: 1 Segurança dos Dados: A partir do momento em que a empresa usa sistema informatizado de contabilidade,ela terá que ter algumas seguranças com os dados inseridos no computador, pois estará formando um grande banco de dados com todas as informações econômicas, financeiras, administrativas, legais, da empresa. A segurança se da através de copia de segurança periódica, uso de antivírus, restringir acesso a pessoas não autorizadas, etc.; 2 Comunicações: Com a tecnologia da comunicação, a empresa tem um acesso fácil e rápido a rede mundial de computadores (internet), correio eletrônico ( ), intranet, tele-conferencias, suporte técnico, entre outros. 3 Redes: Rede é o nome genérico que se da ao conjunto de equipamentos que possibilitam a vários computadores conversarem entre si, enviarem e receberem informações de e para outras maquinas, serem acessadas por um numero, teoricamente, ilimitado de usuários ao longo de um período. A rede é a grande responsável pelo surgimento da computação cooperativa, pela engenharia simultânea, pelo processamento de dados distribuídos, enfim, por uma serie de possibilidades de tratamento da informação que outra forma jamais existiriam. 4 Reengenharia : Reengenharia é um termo criado pelo processador de Tecnologia da Informação Michael Hammer, para designar uma nova abordagem de implantação de sistemas diferentes do que usava ate então. Em síntese, nessa nova abordagem Hammer preconiza que antes de se tentar organizar um processo por meio de emprego de tecnologia da informação pura e simplesmente, perpetuando a desordem ou tentando engessa-la pelo uso de algum novo sistema ou dispositivo, deve-se, literalmente, destruir, ou melhor seria dizer abandonar a forma como se vinha operando determinado processo e recria-lo completamente, novo e melhor, para só então implantar uma nova tecnologia da informação, que dessa forma estaria sendo mais bem aproveitado.

8 5 Sistemas especialistas: o ERP (Enterprise Resourse Planing) identifica um pacote modelar de software de gestão que permite a uma empresa gerir eficientemente os seus recursos. O sistema ERP atua em diversas áreas funcionais de uma empresa, designadamente. Contabilidade, Compras, Vendas, Finanças, RH, etc. Segundo Nones (2002), os sistemas ERP s apresentam as seguintes características: a) Abrangentes, os ERP são por regra um sistema global que integram a maioria dos processos empresariais e permitem a partilha de dados por toda empresa; b) Modulares, devido a sua concepção modular, estes sistemas podem ser implantados por fases de acordo com a necessidade da empresa. A implantação gradual possibilita otimizar cada fase, colocando prioritariamente à disposição da empresa os módulos que esta considere mais urgentes.; c) Ajustáveis, a possibilidade que estes sistemas tem de serem ajustados assegura às empresas uma resposta eficaz às suas necessidades operacionais.; d) Extensíveis, para alem das configurações intrínsecas da própria aplicação, os ERP s dispõem de mecanismos que permitem a integração de informação proveniente de outras aplicações já existentes na empresa. É evidente que a qualidade da informação irá determinar a qualidade da decisão tomada. No caso especifico da informação, segundo Nones (2002) ela deve ser: Confiável: A confiabilidade é atributo que faz com que o usuário aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões, configurando, pois, elemento essencial na relação entre aquele e a própria informação e fundamenta-se na veracidade, completeza e pertinência do seu conteúdo. Tempestiva: a tempestividade refere-se ao fato de que a informação contábil deve chegar ao conhecimento do usuário em tempo hábil, a fim de que este possa utilizá-la para seus fins. Comparável: a comparabilidade deve possibilitar ao usuário o conhecimento da evolução entre determinada informação ao longo do tempo, numa mesma entidade ou em diversas entidades, ou a situação destas num momento dado, com vistas a possibilitar o conhecimento das suas posições relativas. Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não pode ser maior do que o benefício produzido. Isto é um aspecto lógico, pois não se pode gastar mais do que o benefício proporcionado, já que ao adotar um sistema que assim agisse o gestor estaria tomando decisões prejudiciais a entidade que reflete no resultado. Este aspecto também está relacionado com

9 a relevância da informação, pois a produção de informações de pouca relevância pode aumentar o custo das informações. O sistema gerador de informações decisórias pode ser totalmente diferente de empresa para empresa, pois cada uma tem suas necessidades especificas de informações. É necessário enfatizar que o aspecto mais importante a ser observado é que, apesar das características de confiabilidade, tempestividade, compreensibilidade e comparabilidade serem fundamentais, cada empresa deve determinar o que lhe interessa e a partir daí descobrir qual a maneira mais rápida de obter as informações gerenciais necessárias para a tomada de decisões. De acordo com Oliveira (2000) as empresas que adotaram o sistema ERP tiveram bons resultados, tais como o aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos serviços, a impressão eletrônica, melhorando a apresentação do resultado, as informações são consistentes, seguras, a probabilidade de erro é menor, facilidade no acesso das informações. Consoante Oliveira (2000), estas são algumas características dos bons sistemas de ERP, existentes no mercado: 1. Contam com um plano de contas on-line; 2. Fornecem criticas dos lançamentos; 3. Fazem rateio automático das contas com base em percentuais preestabelecidos; 4. Possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados; 5. Possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores; 6. Preparam o movimento de caixa e o fluxo de caixa; 7. Emitem o termo de abertura e encerramento do diário; 8. Geram o razão com alternativas de partida e contrapartida; 9. Geram balancetes em diferentes níveis; 10. Apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento; 11. Apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativo de resultado; 12. Possibilitam diversas analises e índices econômico-financeiros; 13. Tem gerenciador de relatórios e elaboram gráficos; 14. Permitem a elaboração de gráficos; 15. Possibilitam consulta on-line de qualquer informação; 16. Apresentam editor de textos on-line; 17. Possibilitam a conversão do balanço em varias moedas ou índices específicos; 18. Possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo;

10 19. Tem capacidade de processar informações para mais de 100 filiais; 20. Podem processar informações de contabilidade atrasada em ate cinco anos; 21. Tem capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 mil); 22. São multi-usuarios e multi-empresas; 23. Controlam o acesso por usuários, 24. Geram backup automático. Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender a um universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte. Esses sistemas têm menos capacidade de processamento, mas mantêm os requisitos básicos dos de maior porte Estudo de Caso Software de Gestão Contábil A empresa, objeto de estudo, é de armazenagem de combustível. De origem Italiana, fundada em 1961, especializada na gestão e armazenagem de terminais de produtos petrolíferos petroquímicos. A empresa vem se expandindo desde a década de 90 com a instalação de filiais na Europa e Panamá, tendo a partir de 2002, dado inicio a construção de suas instalações no Brasil situada no Porto de Suape - PE, o organograma da empresa está estruturado da seguinte maneira Diretoria Setor Administrativo Setor Operacional Contabilidade Recursos Humanos Operação Controle de Estoque Fonte:Elaboraç ão Própria Figura 3 : Organograma da Empresa A empresa atua no Porto de Suape, buscando o crescimento e reconhecimento no mercado. Tem como missão melhorar a posição no mercado, aperfeiçoar continuamente os serviços prestados a seus clientes, adequar-se sempre de forma rigorosa as leis de proteção de segurança nacional e utilizar os conhecimentos da companhia nas construções e administrar novas facilidades logísticas em outros paises para possibilitar a introdução de novos serviços.

11 De acordo com as entrevistas realizadas, foram levantadas as principais características do Software, implantado há quatro anos (2004 a 2007). Todo o processo de implementação durou um ano e meio, os módulos foram implantados por fases, ou seja, módulo a módulo. As entrevistas realizadas com a equipe de TI, sobre a implementação procedeu da seguinte maneira: 1. O módulo da Contabilidade foi implantado inicialmente para facilitar na hora dos cadastros de eventos, fornecedores, clientes, etc, para que os parâmetros com as contas contábeis já pudessem ser preenchidos, evitando um re-trabalho, possibilitando no final dos dez meses a integração de todas as áreas com a contabilidade. 2. Os funcionários de cada setor eram responsáveis pelo cadastramento das informações necessárias. Sempre acompanhados da auxiliar contábil, pois em todos os cadastros se fazia necessário uma orientação do setor contábil para cadastramento das contas contábeis. 3. As dificuldades encontradas foram: falta de planejamento da empresa para a implantação. O contador da empresa foi contratado 3 (três) meses antes do inicio da implantação e o gerente de TI 1 (um) mês antes. Não foi feita uma consultoria antes e não houve contratação de uma empresa de consultoria que acompanhasse o processo de implantação. 4. Os treinamentos foram realizados com todos os funcionários, no momento da implementação para que os funcionários fossem capazes de realizar os cadastros. Os treinamentos realizados foram insuficientes para que todos tivessem plena capacitação do software. No quadro evidencia os custos da implementação: Tabela 1: Estimativa Custo Implementação Aquisição Implementação Operação Total Hardware 0,00 0,00 0,00 0,00 Software 0, , , ,00 Consultoria(*) 0,00 0, , ,18 Treinamento 0, ,00 0, ,00 Total 0, , , ,18 Fonte:Elaboração Própria (*)O custo de operação R$ 1.962,18, é um custo mensal, pela manutenção do sistema, neste valor está incluso as novas versões liberadas pela empresa.a vantagem que determinou a escolha do software foi a fácil customização e a característica de ser um software multi-plataforma, ou seja, trabalha com qualquer banco de dados.

12 As desvantagens encontradas são: o help on-line, que existe mas não possui clareza nem tempestividade na informação e a identificação do erro, onde a terminologia não esclarece ao usuário o motivo do erro, é necessário uma consulta à empresa do software. Após quatro anos todos os módulos do sistema estão em funcionamento, às atualizações são constantes, devido ao avanço tecnológico e mudanças na legislação vigente, tendo o programador acompanhado essas mudanças, dia a dia, e sempre atualizando os módulos necessários. Com a implantação deste sistema houve uma melhoria na qualidade da informação, gerando uma informação mais confiável e tempestiva, otimizando os processos da empresa. O backup é feito diariamente e automaticamente, registrado em fita CD re-gravavel, após o encerramento do expediente da empresa. Mantendo a segurança dos dados inseridos no computador. Todos os módulos são integrados, deixando a contabilidade o trabalho de apenas realizar os lançamentos de ajustes necessários. Durante a entrevista foi observado a falta de suporte técnico, o acesso aos técnicos e a demora na resolução de problemas dificulta o dia-a-dia da empresa. O quadro abaixo demonstra as características citadas por Oliveira (2003) e o enquadramento do software estudado. Possui Não Possui Plano de contas on-line Movimento de Caixa Criticas de Lançamentos Demonstração financeira Rateio automático com Base em percentuais Analises de Índices pré-estabelecidos Elabora gráfico Cadastro de Históricos padronizados Editor de texto on-line Emite termo de abertura e encerramento do Gera balancete em diferentes níveis diário Tem capacidade de processar informações Gera razão com contrapartida para mais de 100 filiais Apresenta Balanço Patrimonial Gera Backup automático Possui Gerenciador de relatório Permite consulta on-line de qualquer informação Possibilita o controle gerencial por departamento ou centro de custo Tem capacidade de processar muitos lançamentos São muilti-usuários e multi-empresas Controla acesso por usuário Cadastro de eventos padronizados Conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores Conversão do balanço em diversas moedas Processam informações contábeis atrasadas em cinco anos Tem capacidade de processar informações para mais de 100 filiais Fonte:Própria do autor Quadro 3: Características do Software

13 Foi realizado um questionário aos usuários internos da empresa que utilizam a informação contábil quanto a sua clareza, consistência, qualidade, tempestividade, confiabilidade, terminologia, tomada de decisão, controle e planejamento. O quadro a seguir, demonstra a pontuação e os percentuais que cada item recebeu. Tabela 2 Classificação da Informação Contábil CARACTERISTICAS DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL E xc el en te TOTAL DOS USUARIOS Bo a Re gul ar In su fic ie nt e To tal de po nto s % SOBRE O TOTAL DE USUÁRIOS Clareza Consistência Qualidade Tempestividade Confiabilidade Terminologia Tomada de Decisão Controle Planejamento Fonte:Própria do autor Legenda: Excelente = 4 Pontos; Boa = 3 Pontos; Regular = 2 Pontos; Insuficiente = 1 Ponto E x ce le nt e B o a Re gul ar Ins ufic ient e Fonte:Própria do auotr Gráfico 1: Comparativo das Informações Contábeis Os itens que receberam a melhor nota foram: clareza, confiabilidade e qualidade. Já a terminologia ficou em último lugar, sendo apontado como regular por 75% dos usuários. Nenhum dos itens questionados foi classificado como insuficientes. Os itens Consistência, Tempestividade e Planejamento tiveram a mesma pontuação sendo apontado com bom por 100% dos usuários.

14 Fonte:Própria do autor Gráfico 2: Comparativo Total de Pontos das Informações Contábeis Apesar disso os itens de Terminologia e Controle apresentaram um índice elevado de que a informação contábil como sendo uma informação de qualidade regular, isso pode ser um indicativo de que os usuários da informação contábil estão mantendo alguns controles fora do ambiente do software. Por outro lado o item Clareza e Qualidade foram apontados por 75% dos usuários como bom, indicando que a informação contábil possui ao mesmo tempo transparência e precisão, dando mais credibilidade a informação contábil. Apesar de alguns receberem pontuações no item regular, no contexto geral, o software atende as necessidades da empresa quanto à utilização da informação contábil como ferramenta de apoio decisório na gestão empresarial. 6 Conclusão Após ter sido feita um estudo bibliográfico e uma análise descritiva das informações dadas através dos questionários, ficou claro que a implementação de um software como uma ferramenta é adequada, pois seus relatórios compõem uma posição eficaz, confiável e tempestiva, onde auxilia no processo decisório da entidade Apesar dos custos e da quantidade de customização para implantação do software, foram de grande importância para a funcionalidade da empresa, aumentando o índice de confiabilidade e planejamento,auxiliando para a tomada de decisão na gestão empresarial. Referências BIO, Sergio Rodrigues. Sistemas de Informação: Um Enfoque Gerencial. 1 ed. São Paulo: Atlas, BULGACOV, Sergio. Manual de Gestão Empresarial. São Paulo: Atlas, GIL, Antônio Carlos.Métodos e técnicas de pesquisa social-5 ed.-são Paulo:Atlas,1999

15 MARCOVITCH, J. Tenologia da Informação e estratégia Empresarial. São Paulo, Fea/Usp,1996 NONES, Luis Fernando Franchi. Tecnologia da Informação X Contabilidade Dissertação (Pós Graduação em Ciências Contábeis) Faculdades Integradas Fundação de Ensino Octavio Bastos de Santa Catarina. OLIVEIRA, Antonio Gonçalves. A Utilização das Informações Geradas Pelo Sistema de Informações Contábil Como Subsidio Aos Processos Administrativos nas Pequenas Empresas. Revista FAE. Curitiba: v3, n. 3, p. 1-12, set/dez/2000. OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada: Teoria e Pratica. 2 ed. São Paulo: Atlas, PADOVEZE, Clovis. Controladoria Estratégica e Operacional: Conceitos Estrutura Aplicação. 1 ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, Contabilidade Gerencial: Um Enfoque em Sistemas de Informação Contábil. 2 ed. São Paulo: Atlas, REZENDE, Denis; ABREU, Aline. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informações Empresariais: O Papel Estratégico da Informação e dos Sistemas de Informações nas Empresas. 1 ed. São Paulo: Atlas, RICHARDSON, R. J. e colaboradores. Pesquisa Social: métodos e técnicas. São Paulo: Atlas, SCHMIDT, Paulo. Controladoria: Agregando valor para a empresa. 1 ed. Porto Alegre: Bookman, SILVA, Veridiano. Diagnostico do Nível de Tecnologia da Informação e dos Sistemas de Informações Contábeis Gerenciais no processo Decisório das Micros e Pequenas Empresas do Ramo de Confecções do município de Colatina ES Dissertação (Pós Graduação em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina. SOARES, Euvaldo Antonio Ruiz; CATÃO, Gustavo Campos; LIBONATI, Jeronymo José. A Contabilidade como um Sistema de Informação de Apoio ao Processo Decisório nas Entidades do Terceiro Setor Dissertação (Mestrado em Contabilidade) Universidade Federal de Pernambuco. SOUZA, César; SACCOL, Amarolinda. Sistemas ERP no Brasil: Teoria e Casos. 1 ed. São Paulo: Atlas, 2003.

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