Como "As Novas Formas de Trabalho" afetarão o uso das instalações

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1 Como "As Novas Formas de Trabalho" afetarão o uso das instalações Por Morten Andersen Kamp (Aspector) & Peter Ankerstjerne (ISS) O modo como trabalhamos mudou drasticamente nos últimos 50 anos. Isto tem impactado a forma como utilizamos nossas instalações, uma vez que elas dão suporte ao modo como trabalhamos. Estas mudanças prosseguirão, a uma velocidade maior, e seu efeito sobre o facility, CRE e FM será igualmente significativo. Os clientes devem entender essas mudanças, e juntamente com os seus fornecedores externos, estarem prontos para se adaptar às novas formas de trabalho. ISS Papel Branco Fevereiro 2012

2 Índice Sumário Executivo 3 Introdução 4 A grande mudança em nossos padrões de trabalho 5 Os novos padrões na forma como trabalhamos 9 O impacto na gestão de Facilities 11 O Impacto sobre a escolha do prestador de serviços 20 Conclusão 21 Referências 23

3 Sumário Executivo O mercado de trabalho sofreu uma mudança dramática na última década, porém isso é pouco comparado a como em um futuro próximo, "as novas formas de trabalho", as novas estruturas organizacionais e o teletrabalho impactarão no ambiente de trabalho como o conhecemos hoje. Esta mudança dramática impactará de forma significativa a demanda por novos espaços de trabalho e terá, portanto, impacto sobre a indústria de Facility Management. Quatro fortes tendências são os principais impulsionadores dessa mudança: a ascensão dos profissionais do conhecimento, o surgimento de novas tecnologias, a entrada da Geração Y no mercado de trabalho, e a globalização. As novas formas de trabalho são caracterizadas como sendo trabalhos baseados em projetos criativos, em grupo ou equipe, realizadas em vários locais, inclusive na residência e nas cafeterias locais, e as ferramentas de comunicação desempenharão um papel importante. Isto significa que os escritórios serão construídos como salas flexíveis com múltiplas funções, com estações de trabalho compartilhadas e mesas de suporte articuladas. Uma das questões principais na indústria de FM hoje é como o Gerente de facilities pode aproveitar esta oportunidade e apoiar as organizações para liberar o potencial que as novas formas de trabalho oferecem. Será que as organizações de FM responderão trabalhando de forma mais estratégica, com foco em valor agregado ao invés de entrar no jogo de redução de custos? E como vão aproveitar esta tecnologia? Sem dúvida, no futuro, o FM significará mais do que simplesmente gerir tudo que está relacionado à propriedade. A função de FM deverá abranger a prestação de informações, focar na utilização do espaço, e apoiar o core business da c-suite com uma proposta de valor única e atraente. Essas exigências só poderão ser atendidas pelo FM através da seleção cuidadosa e do alinhamento estratégico com fornecedores externos que tenham acesso aos mais recentes desenvolvimentos e às melhores práticas internacionais, bem como através utilização de recursos para se concentrar no core da empresa, incluindo a forma de atrair e reter talentos para o futuro. A terceirização irá naturalmente desempenhar um papel fundamental na realização do pleno potencial de FM.

4 Introdução O trabalho é aquilo que você faz, e não o lugar para onde você vai. Isso pode parecer óbvio, porém, historicamente, o trabalho e o local de trabalho foram tão intimamente ligados a ponto de parecerem ser a mesma coisa. Os locais de trabalho mudaram significativamente nos últimos 50 anos, e tudo indica que continuarão a mudar no futuro - eles serão distribuídos de forma mais inteligente e, em alguns casos, utilizados com muito mais intensidade. E isto porque a forma como trabalhamos está mudando drasticamente. Os locais de trabalho deixarão de ser somente grandes edificios para serem elementos ativos na estratégia das empresas em relação a pessoas, desempenho e sustentabilidade. Paradoxalmente, embora a tecnologia possibilite trabalhar em qualquer lugar, os locais e espaços de trabalho vão se tornar muito mais importantes do que são hoje. E é precisamente o fato de haver muitos funcionários trabalhando através de fronteiras espaciais e temporais que torna tão importante a disponibilidade de serviços inteligentes e sensíveis (Duffy, 2008). Isso vale para todas as empresas, independente de seu ramo de negócios, estrutura organizacional ou cultura. Este artigo irá examinar, em maiores detalhes, o como e o porquê, mas não há duvidas que o trabalho remoto, as tecnologias colaborativas e os locais de trabalho distribuídos se tornarão mais comuns e exercerão pressão sobre a nossa compreensão tradicional do que é o trabalho, e do local em que deveríamos trabalhar. Estas mudanças na nossa forma de trabalhar e no local onde realizamos o nosso trabalho terão efeitos significativos sobre as estratégias imobiliárias empresariais, sobre a gestão de instalações, e sobre aquilo que os clientes esperam de seus prestadores de serviços. O impacto dessas tendências será discutido neste artigo, mas já está claro que imóveis corporativos vão se tornar mais estratégicos no futuro, e que os clientes vão exigir abordagens mais estratégicas de seus prestadores de serviços. Os prestadores deverão não mais simplesmente oferecer aquilo que seus clientes estão requisitando, mas cada vez mais ajudá-los a entender como eles devem atender aos desafios de suas equipes. O FM terá que deixar o porão e ir para a sala de reuniões, ou, pelo menos, terá agora a oportunidade de assim o fazer. Parece que a forma de trabalhar, o local de trabalho, e a forma como instalações dão suporte à estratégia da força de trabalho mudaram muito nos últimos 15 anos. Tudo indica que estas mudanças vão se acelerar no futuro. Mas como? Este artigo irá examinar como nossos padrões de trabalho estão mudando e como isso provavelmente nos afetará no local de trabalho do futuro.

5 A grande mudança em nossos padrões de trabalho Os nossos padrões de trabalho, ou simplesmente a forma como trabalhamos, mudaram drasticamente nos últimos 50 anos. O local de trabalho é hoje muito diferente das linhas de montagem da Ford (produção) e dos escritórios, verdadeiras fábricas de papel no início do século passado. Esta alteração pode ser melhor descrita como evolutiva; porém, nos últimos 20 anos, houve um aumento na velocidade em que as mudanças ocorrem. Quatro grandes tendências afetam a forma como trabalhamos Existem muitas razões pelas quais os nossos padrões de trabalho foram alterados. Nós nos tornamos mais ricos, os consumidores estão exigindo novos tipos de produtos e serviços que, por sua vez, exigem novos métodos de produção, e buscamos constantemente aumentar a produtividade, o que desafia a nossa forma de trabalhar e organizar. Além dessas razões, quatro fortes tendências tiveram um impacto profundo na forma como trabalhamos: a ascensão dos profissionais do conhecimento ; o advento da TI e dos dispositivos móveis; uma nova geração de trabalhadores a Geração X e a Geração Y; e, finalmente, as exigências da globalização. Cada uma dessas tendências será examinada individualmente abaixo. 1. Ascensão dos profissionais do conhecimento Um profissional do conhecimento é um termo amplo que define um grupo de indivíduos que são valorizados por sua capacidade de viabilizar e comunicar o conhecimento dentro de uma área específica. Em resumo, os profissionais do conhecimento ganham a vida pensando. Estes indivíduos usam suas habilidades de pesquisa para definir um problema, identificar possíveis soluções, comunicar estas informações e, em seguida, trabalhar em uma ou em várias destas possíveis soluções. Seu trabalho não é um trabalho de rotina, e muitas vezes exige um grau significativo de pensamento criativo. Cuidar desses profissionais é extremamente importante. Peter Drucker afirma que a contribuição mais importante da gestão no século 20 foi o aumento da produtividade do trabalhador manual, e que a contribuição mais importante do século 21 foi um aumento de produtividade semelhante no trabalho de conhecimento e dos profissionais do conhecimento. As empresas que possuem em seu negócio o conhecimento intensivo são as empresas mais bem sucedidas e as que mais crescem na maioria das principais economias de hoje. Da mesma forma que é praticamente impossível criar uma única linha de produção que funcione para vários tipos de produção, é também impossível conceber espaços de trabalho adequados para todos os tipos de profissionais do conhecimento. O design do ambiente de trabalho deve não só ser adaptado às necessidades específicas do trabalho, mas também atender às preferências individuais e pessoais, o que torna a segmentação dos profissionais do conhecimento mais complicada. O trabalho com o conhecimento é flexível, e os profissionais do conhecimento tendem, mais do que outros tipos de trabalhadores, a trabalhar em casa e a terem mais mobilidade. Isso frequentemente nos leva ao erro de supor que o ambiente de trabalho físico não é importante para eles. Em um estudo de 2002, profissionais do conhecimento de 41 empresas foram entrevistados para identificar formas de melhorar o seu desempenho, e tópicos relativos ao ambiente físico de trabalho foram constantemente citados.

6 2. O surgimento de novas tecnologias Tecnologia da informação e as soluções móveis tiveram uma influência profunda sobre a forma como trabalhamos. O desenvolvimento foi exponencial nos últimos 30 anos, e as pesquisas sugerem que este avanço exponencial irá continuar nos próximos 15 anos, pelo menos, gerando ainda mais avanços em várias áreas. É difícil saber quais tecnologias poderão surgir, e que impacto terão efetivamente nos negócios e nas nossas formas de trabalho. As coisas acontecem muito rápido hoje: mais de quatro bilhões de pessoas agora têm telefone celular, e os telefones estão ficando cada vez mais inteligentes. Algumas tecnologias emergentes, porém, estão hoje tão avançadas que já podemos avaliar a sua possível influência: O reconhecimento de voz e a tradução em tempo real possibilitarão a comunicação em línguas diferentes. O Google está em um estágio avançado de desenvolvimento do software que permite a tradução, em tempo real, de uma chamada de celular, o que possibilita duas pessoas conversarem em duas línguas diferentes, onde cada idioma é traduzido para o outro em uma conversa contínua. A inteligência artificial e a robótica provavelmente iram progredir ainda mais, permitindo que dispositivos inteligentes possam analisar e tomar decisões sem a interferência humana em áreas hoje impensáveis "Internet das Coisas" - um termo criado para reconhecer quando os dispositivos se tornam parte de uma rede, capazes de capturar, calcular, comunicar e colaborar uns com os outros. Espera-se que os dispositivos embarcados com sensores, atuadores e capacidades de comunicação em breve irão transmitir informações e serem capazes de efetuar mudanças no ambiente automaticamente (Bughin et al., 2010). "Dados grandes". Hoje, o volume de dados dobra a cada 18 meses. A maioria das empresas trabalha arduamente para recolher e classificar os dados, analisá-los de forma proativa, utilizá-los e ter ideias a partir deles. Maior poder de processamento e softwares de reconhecimento de padrões mais avançados e inteligentes permitirão às empresas lidar com um maior volume de dados. Tecnologias de colaboração estão ainda, em muitos aspectos, na infância; espera-se, porém, que cresçam pelo menos 20% ao ano nos próximos cinco anos nas áreas de vídeo e web conferência. Novas soluções em tecnologias de colaboração irão aumentar os benefícios de se trabalhar junto em locais diferentes. A rede das organizações vai empurrar as fronteiras da organização ao utilizar o conhecimento de empregados e parceiros que oferecem conhecimentos e experiências de formas novas. Embora o uso de empregados contratados ou temporários já seja uma prática bem estabelecida, os avanços tecnológicos permitirão que as organizações possam alavancar ainda mais talentos geminados.

7 Embora seja difícil prever com exatidão quais tecnologias irão predominar no futuro, é evidente que a dependência na localização física irá diminuir. Funcionários, e os profisisonais do conhecimento em particular, terão mais liberdade para trabalhar onde quiserem, ao invés de ter de vir ao escritório todas as manhãs. Os empregadores terão que se concentrar mais em criar ambientes de trabalho que estimulem a criatividade, o desempenho, e a satisfação desses profissionais, uma vez que a localização e os escritórios tradicionais se tornarão coisa do passado. 3. Da Geração X para a Geração Y Geração X - ou apenas Gen X, como é tradicionalmente referida - descreve o grupo demográfico que veio após os Baby Boomers. Essas pessoas nasceram entre o início dos anos 60 e os anos 80, estão agora na faixa dos 40 anos, e ocupam muitos cargos importantes na sociedade de hoje. Eles foram os principais impulsionadores das mudanças em nossos padrões de trabalho nos últimos 20 anos. Geração Y - por vezes referida como Millennials - descreve o grupo demográfico que seguiu a Geração X. Qualquer empresa que queira atrair e reter talentos deste grande e importante segmento deve prestar atenção às suas necessidades e desejos. Para entender como os padrões de trabalho vão mudar no futuro, é necessário compreender o que a Geração Y quer de seu local de trabalho. É claro que é difícil de descrever uma classe tão grande, mas algumas características gerais são frequentemente usadas (Kane, 2011): Experts em Tecnologia. Eles cresceram com a tecnologia e não conseguem se lembrar do tempo em que não havia celulares ou internet. Eles têm múltiplos dispositivos: laptops, smartphones, consoles de jogos, TVs inteligentes, etc., e estão ligados 24 horas por dia na internet. Eles se comunicam com amigos e colegas em muitas plataformas diferentes ao mesmo tempo. Sua capacidade de utilizar a tecnologia para se comunicar eficazmente torna os locais de trabalho remotos possíveis e até desejáveis. Desejo por Atenção. Eles exigem (e precisam) de atenção sob a forma de orientação e feedback, assim como atenção para o seu desempenho. Boa liderança e foco no desenvolvimento pessoal dos indivíduos são essenciais. O local de trabalho deve proporcionar meios para satisfazer essa necessidade. Voltados para Equipe. Eles valorizam trabalho em equipe e buscam o comentário de outros. Ao contrário da Geração X, a Geração Y é hábil no trabalho em equipe, e não quer apenas ser envolvida e incluída, mas tem prazer em incluir novos integrantes. Realizadores. A Geração Y é muito confiante, ambiciosa e realizadora. Eles esperam muito de seus empregadores, buscam ativamente novos desafios, e não têm medo de questionar pessoas, processos ou cultura. Mais que um emprego, eles querem uma carreira. São movidos não tanto pelo dinheiro, mas pelo senso de missão e pelo desejo de alcançar um sentido para a vida.

8 Centrados na Família. Apesar de serem ambiciosos e realizadores, eles estão dispostos a trocar salários mais elevados por horários flexíveis e um melhor equilíbrio entre trabalho e família. A Geração Y quer coisas (completamente) diferentes do seu trabalho e do seu local de trabalho. As pesquisas sugerem que a maior lacuna nas expectativas relacionadas a trabalho está entre as pessoas com menos de 30 e mais de 45 anos. Horários e locais de trabalho flexíveis são importantes; 85% da Geração Y quer gastar de 30% a 70% de seu horário trabalhando em casa. Outras diferenças quanto ao que se espera do trabalho são a flexibilidade, um senso de missão/significado, ambientes ricos em tecnologia, e foco na carreira individual. O enorme afluxo de trabalhadores da Geração Y certamente afetará a forma como trabalhamos. 4. A globalização e a pressão para executar Globalização quer dizer um número crescente de países participando da economia mundial. Ela está mudando o padrão do comércio mundial, mas as mudanças vão além da simples troca de mercadorias. 0s países estão se abrindo para terem maior contato e assim permitir o livre fluxo de bens, serviços, pessoas e tecnologias. As pessoas do mundo todo estão conectadas umas às outras, a informação e dinheiro fluem como nunca se viu antes, e os bens produzidos em uma parte do mundo estão disponíveis no mundo todo. A globalização afeta o modo como trabalhamos, de duas formas diferentes. Em primeiro lugar, a globalização afeta a disponibilidade de talento há mais talento disponível. A força de trabalho nos países em desenvolvimento está se tornando mais qualificada, e cada vez mais engajada e sofisticada em suas atividades. Apesar da rápida expansão da oferta de trabalhadores altamente qualificados, a maioria dos executivos acredita existir uma grande competição para atrair e reter os grandes talentos para sua estratégia de concorrência. Mais recursos corporativos estão sendo utilizados para atrair, reter e desenvolver talentos internacionais. O projeto dos postos de trabalho, das funções, e de como o trabalho é realizado são largamente afetados pelo fato do talento estar mais disperso geograficamente. As pessoas trabalharão com colegas que nunca viram, em contextos com os quais não estão familiarizados, e em línguas que não dominam. A segunda maneira pela qual a globalização afeta o trabalho é a crescente pressão pelo desempenho. Antes da década de 80, as empresas produziram bens e tinham um mercado interno seguro, com concorrência limitada. Hoje, produtos similares são vendidos a preços semelhantes ou mais baratos, com o mesmo serviço, ou melhor, e a inovação é copiada pela concorrência em semanas. Isto significa que o desempenho e a produtividade são prioridades, e somente as poucas empresas que conseguem constantemente melhorar a sua competitividade vão sobreviver. Isso implica em uma pressão constante na forma como o trabalho é realizado, bem como coloca a terceirização e deslocalização na agenda estratégica de qualquer empresa.

9 Novos padrões nas formas de trabalho Estas quatro tendências afetaram, e continuarão a afetar, a forma como trabalhamos, o local onde trabalhamos e a forma como usamos o espaço e instalações que dão suporte ao nosso trabalho. A tabela 1 ilustra como o trabalho mudou em três dimensões: como trabalhamos, onde trabalhamos e nosso uso do espaço. Tabela 1: Novas formas de trabalho Convencional ( ) Novo ( ) Como trabalhamos Onde trabalhamos Utilização do espaço ao longo do tempo Fonte: J. Worthington Processos rotineiros Tarefas individuais Sozinho Locais Central Transporte Escritório Uma mesa por pessoa Padrões espaciais hierárquicos Das nove as cinco em um só lugar Subutilização Próprio Trabalho de conhecimento criativo Grupo, equipes e projetos Interativo Redes Disperso Comunicações Vários locais, incluindo a casa Espaços múltiplos, compartilhados Espaço diversificado, baseado em tarefas Em qualquer lugar, a qualquer hora Padrão variado de utilização de alta densidade Compartilhado O modo como trabalhamos está mudando consistentemente, de trabalhos de rotina, individuais, para trabalhos baseados em projetos criativos. Os funcionários trabalham mais em grupos e equipes, resolvendo problemas complexos em equipes constituídas por diferentes tipos de pessoas e competências. Os problemas são frequentemente únicos e requerem pensamento e processos de trabalho divergentes e criativos. Além disso, os locais onde trabalhamos estão mudando. Historicamente, o trabalho era realizado em um escritório central (geralmente grandes sedes), o que exigia uma quantidade significativa de tempo para deslocamentos e viagens. Hoje, o trabalho é realizado em vários locais, inclusive em casa, e as ferramentas de comunicação desempenham um papel significativo.

10 A forma como usamos nosso espaço de trabalho também está mudando. Historicamente, os funcionários tinham uma mesa designada, e a alocação do espaço era de acordo com a classificação/cargo na hierarquia da empresa. A sala do vice-presidente era significativamente maior do que a sala do trainee. As mesas eram geralmente subutilizadas (ver também a Figura 2 abaixo). Agora, os escritórios são construídos com estações de trabalho compartilhadas, onde os funcionários geralmente não têm mesa fixa, com salas flexíveis destinadas a serem usadas a qualquer momento em diferentes situações. "As novas formas de trabalhar" vem evoluindo há algum tempo, e muitas dessas tendências já afetaram muitos trabalhadores em muitos países. Para alguns, as novas formas de trabalho já são uma realidade. Embora isto seja verdade para uma minoria, o real impacto das mudanças só será sentido na próxima década, inicialmente nas economias desenvolvidas, mas também por uma grande parte dos trabalhadores em muitos países em desenvolvimento. Estamos agora na era do trabalho distribuído (Keable & Marmot, 2011). O trabalho deixou de ser uma atividade contínua, de tempo integral, realizada em escritório, para se tornar uma atividade virtual, remota, móvel e distribuída. E as instalações devem se adaptar para viabilizar essa nova realidade. Na verdade, o conceito de instalações será ampliado, deixando de ser simplesmente edifícios contendo espaços. Os espaços serão confrontados com quatro demandas (Harrison et al, 2005.): 1. Capacidade de interagir (visual, física e virtualmente); 2. Agilidade (flexível e adaptável à mudança); 3. Diversificado (possibilitar uma série de atividades e funções); 4. Capacidade (efetivamente atender às exigências físicas e virtuais do usuário). Os edifícios vão ficar mais inteligentes, equipados com uma série de tecnologias. Os edifícios serão capazes de informar quais áreas necessitam de serviço ou reparo. Por exemplo, sensores serão capazes de monitorar as temperaturas corporais dos empregados e ajustar a climatização conforme a necessidade. Isto significa que os edifícios terão de ser construídos de modo a atender às necessidades específicas do ocupante. Por fim, acreditamos que a agenda de sustentabilidade vai continuar, a um nível ainda mais elevado. Até o momento, essa agenda tem sido impulsionada mais pela imagem do que pelo desejo de minimizar o impacto sobre o meio ambiente. Isso irá mudar. A sustentabilidade será uma questão prioritária não só para a construção do edifício, mas também para a sua localização (quantos quilômetros os funcionários terão de dirigir), para os serviços que utiliza e para a previsão da vida útil das instalações (abordagem do ciclo de vida).

11 Impacto no Facilities Management As empresas estão sendo pressionadas para criar e desenvolver uma estratégia para atrair e reter talentos, bem como para melhorar a produtividade e o desempenho. Para tanto, a gestão de propriedades corporativas (Corporate Real State) e o gerenciamento de instalação (Facility Management) devem responder pro ativamente às Novas Formas de Trabalho dos funcionários, e pro ativamente dar suporte à força de trabalho. As novas formas de trabalho e seu impacto sobre as instalações irão influenciar o FM de, pelo menos, sete maneiras: 1. De fornecedor passivo para parceiro estratégico proativo A estratégia do local de trabalho terá um papel significativo para as organizações em seus esforços para atrair e reter talentos e manter-se competitiva. Isso vai além da implantação de ativos tradicionais e gestão de instalações, abrangendo a utilização do espaço (no sentido mais amplo da palavra) com maior eficiência e eficácia para o benefício de todos os interessados. Isso representa uma ampliação do papel do FM, e requer uma estreita colaboração com outras funções de apoio, como RH e TI. A estratégia do local de trabalho deve estar alinhada com, e dar suporte, a estratégia global da empresa. Isto pode ser alcançado através de ferramentas como o Balanced Scorecard, que também pode ajudar a identificar melhor os benchmarks de FM. As métricas tradicionais de FM adicionam pouco valor estratégico, e novos e relevantes KPIs devem ser utilizados. O FM deve medir o seu impacto sobre os resultados, tais como capacidade e velocidade de criação de conhecimento; impacto (do ambiente de escritório) na produtividade e na inovação do funcionário; impacto na cultura; satisfação do cliente, e capacidade de adaptação às mudanças no ambiente externo (Turnbull et al., 2011). O FM não tem sido historicamente muito estratégico, e os esforços para tentar integrar o FM com outras funções de serviços internos, como RH, TI, jurídico e financeiro, através de conceitos como "serviços compartilhados", têm sido infrutíferos. Embora o serviço compartilhado ganhe alguma tração, o FM não está sempre presente, e raramente é o principal condutor.

12 Os prestadores de serviço de FM serão cada vez mais solicitados a participar de forma proativa na concepção e realização da estratégia do local de trabalho. Fornecedores externos geralmente têm melhor conhecimento da área de negócios, conhecimento este necessário para apoiar a divisão FM em sua formulação de estratégia. O fornecedor de serviços também pode ter uma melhor compreensão operacional do serviço nas instalações, e, portanto, conhecimento das necessidades e possibilidades das instalações existentes. Os clientes devem alavancar esse conhecimento. 2. Criar Valor - e não (apenas) reduzir de custos O FM tem historicamente focado fortemente em custos, e passou a maior parte de seu tempo tentando descobrir como obter mais por menos. O corte de custos continuará a dominar a agenda, e as oportunidades para custos de ocupação cada vez menores são amplas (ver '4: Melhor uso do espaço ", abaixo). No entanto, ao mudar o foco de custos para valor, o FM tornará a sua missão mais ampla e estratégica do que anteriormente. 3. Soluções Sustentáveis A sustentabilidade é hoje uma questão estratégica importante em todas as áreas de negócios e, provavelmente, crucial nas áreas de gestão imobiliária corporativa e gerenciamento de instalações. Isto não é de se surpreender, dado que os edifícios representam quase 40% do uso global de energia e cerca de 50% dos resíduos nos aterros dos Estados Unidos. Os edifícios (principalmente sistemas de HVAC) consomem cerca de 75% de toda a eletricidade nos EUA, e são responsáveis por quase 40% das emissões de carbono (Jaspers & Teicholz, 2011). As responsabilidades do FM quanto à sustentabilidade estão aumentando. A maioria dos gerentes de 'facilities' são responsáveis pelo gerenciamento de energia, saúde e segurança, gerenciamento de resíduos, reciclagem, consumo de água e gestão de emissões de carbono. Estas responsabilidades aumentaram nos últimos 10 anos e continuarão a expandir na próxima década. O treinamento de funcionários na manutenção de um ambiente de trabalho sustentável é exemplo de uma nova responsabilidade para muitos profissionais de FM. Como a questão da sustentabilidade está em alta, até mesmo para diretoria, o FM passará a sofrer, cada vez mais pressão para fornecer soluções sustentáveis em todas as plataformas e atividades, bem como promover uma redução significativa nos níveis de consumo de energia e água, geração de resíduos e emissões de carbono. Novas tecnologias vão ajudar o FM a realizar essa tarefa. Modelos de planejamento de energia informatizados de toda a carteira de imóveis e de todos os sistemas do edifício vão reduzir o consumo total de energia. Com essas tecnologias emergentes será possível agendar o consumo de energia de ativos com base na disponibilidade de energia verde.

13 O FM será forçado a repensar todos os seus ativos e sistemas existentes em uma estrutura sustentável, inclusive realizar avaliações do ciclo de vida e assumir a gestão do ciclo de vida do edifício. Pressões por parte das partes interessadas e preocupações com custo vão aumentar (hoje, o principal motor para a implementação de práticas sustentáveis é a "Imagem Corporativa" e a "Legislação"; redução de custos e pressões das partes interessadas têm menor relevância). O FM corporativo deve exigir que todas as soluções fornecidas pelos fornecedores externos sejam sustentáveis, bem como que os KPIs para a redução contínua de resíduos e emissões de carbono sejam parte integrante de qualquer contrato com fornecedor. 4. Melhor uso do espaço Hoje, as taxas de utilização do espaço de escritório são bastante baixas para a maioria das empresas. Vários estudos mostram que a taxa média de utilização (máxima) do espaço de escritório ao longo do dia é de 45% a 50% apenas. Isso é resultado da combinação de dois fatores: os trabalhadores não estão no escritório naquele dia (aprox. 20%), e uma grande parte dos funcionários está apenas temporariamente ocupando suas mesas ou está presente no escritório naquele dia (ver figura 2). Figura 2: Taxa média de utilização de mesas Na mesa Temporariamente desocupado Vazio Fonte: Michael Bedford & David Tong

14 Figura 2: As taxas de utilização podem ser aumentadas significativamente, e os custos reduzidos consideravelmente, adotando-se novos projetos para o espaço de trabalho. Estações de trabalho flexíveis, a estratégia de local de trabalho distribuído e a estratégia de local de trabalho móvel são apenas algumas das formas de se maximizar o valor das propriedades atuais. O reinvestimento pode ser focado em propostas como "menos espaço, porém espaço melhor" (Bowen & Hood, 2011). Um estudo de caso do Ministério do interior no Reino Unido ilustra este potencial (IFMA, 2011). O ministério do interior estava planejando mudar sete edifícios para duas instalações. Seu objetivo era economizar dinheiro e energia introduzindo um ambiente de trabalho totalmente flexível, com poucas mesas fixas. O estudo da utilização realizado antes da mudança das mesas, revelou uma taxa de ocupação de 56%. Os funcionários foram treinados no novo ambiente de trabalho, foi introduzida uma etiqueta de ambiente de trabalho básica para que as pessoas entendessem que trabalhar em um espaço flexível era aceitável, e três estilos de trabalho foram introduzidos: fixo, móvel dentro do escritório (o padrão), e móvel fora do escritório. Um novo software foi introduzido para permitir o máximo de flexibilidade dentro das equipes, e novas soluções foram introduzidas para que os funcionários pudessem trabalhar em PCs e laptops. O resultado da mudança foi um aumento na taxa de utilização de 80%, uma relação de compartilhamento de mesa de 8:10, suporte para cerca de funcionários no interior do edifício (em comparação aos anteriores), e uma queda no custo de FM por ocupante de 20%. Curiosamente, no caso do ministério do interior, o provedor de FM teve um aumento de carga de trabalho. As expectativas dos trabalhadores quanto à quantidade e à velocidade do trabalho cresceram. Além disso, mais pessoas trabalhando com o mesmo número de mesas fez com que houvesse uma utilização mais intensiva dos andares; impressoras, copiadoras e PCs quebraram com maior frequência, e os coletores de lixo tiveram que ser esvaziados e banheiros limpos com maior frequência.

15 5. A importância da Tecnologia A mudança de foco do local de trabalho para o espaço de trabalho pressupõe que os profissionais de FM deixem de pensar somente em termos de edifícios e incluam a tecnologia em seus serviços. Para os profissionais do conhecimento, em particular, a ideia de trabalho inclui conceitos tais como local de trabalho virtual, que se insere no domínio de FM e deve fazer parte do pacote de serviços ofertados. As áreas de TI desempenham um papel crucial na criação e manutenção de um espaço de trabalho virtual - os dispositivos, a conectividade de rede e as aplicações, mas FM (e RH) também são importantes. A tecnologia é importante para os profissionais de FM por duas razões. Primeiro, porque ela afeta tanto a forma como executamos nosso trabalho quanto o local onde trabalhamos. Novos e diferentes tipos de locais de trabalho surgirão, tais como local de trabalho atribuído, local de trabalho compartilhado, home office, local de trabalho virtual e escritório flexível. O FM deve compreender e responder pró ativamente a isso; Segundo, os profissionais de FM devem usar a tecnologia para tornar esses ambientes/espaços eficientes e eficazes, utilizando todas as tecnologias disponíveis para dar apoio aos funcionários. Muitas tecnologias de FM já estão disponíveis, e elas devem ser utilizadas e aproveitadas de forma otimizada. Tecnologias novas e emergentes são facilmente encontradas, e devem ser avaliadas e adotadas quando disponíveis. Jaspers & Teicholz (2011) listam uma série de tecnologias atuais e emergentes em FM: Atual: Levantamento do Sistema Construtivo (BIM - Building Information Modelling): é uma ferramenta de colaboração em tempo real para arquitetos, engenheiros e empreiteiros possibilitando a gestão ágil de projetos de construção ou renovação de edifícios. Ela cria uma representação em 3D do edifício. Pode cortar drasticamente os custos para CRE, bem como para FM. Sistemas de Automação Predial (BAS - Building Automation Systems): controlam os sistemas do edifício quanto a clima, iluminação e segurança. Os padrões abertos deste sistema permitem conectar diferentes provedores. Novas gerações de BAS podem otimizar a eficiência de equipamentos, energia e pessoas de manutenção.

16 Sistemas de Gestão de Segurança de Acesso (ASMS - Access and Security Management Systems): gerenciam perfis de acesso e cartões inteligentes para o acesso a espaços dentro de edifícios. O ASMS sabe quantas pessoas estão no edifício, onde eles estão, e estes dados podem gerar informações sobre a capacidade no ambiente de trabalho para otimizar a eficiência dos usuários. Sistemas de Informação Geográfica (GIS - Geographic Information Systems): armazenam e utilizam dados geográficos. Podem ser utilizados para configurar os horários de trabalho de equipes geograficamente dispersas, e para avaliar proposições na propriedade. Sinalização Digital (Digital Signage): ajuda os funcionários a identificar onde existe espaço de trabalho disponível. Isto é importante nos locais de trabalho flexíveis, visto que o ganho de produtividade desta forma de trabalho é muitas vezes perdido se ela não for utilizada de forma otimizada. Contudo, "por meio da integração da sinalização digital com a gestão do espaço e com os sistemas de reservas de local de trabalho, as pessoas podem verificar a disponibilidade in-loco, bem como remotamente". Sustentabilidade e Gestão de Energia no local de trabalho: edifícios construídos com sistemas de gestão de energia informatizados para reduzir o total de energia consumido.

17 Emergentes: Aplicação de Sensor em Rede em Torno do Ambiente de Trabalho: inclui sensores simples, como infravermelho, e sensores complexos, tais como sensores de temperatura, vídeo e áudio. Os dados destes sensores são gravados, computados e transmitidos para o restante do edifício inteligente. Redes Inteligentes (Smart Grids): redes eletrônicas que podem inteligentemente vincular a energia mais barata e natural para a rede de equipamentos e consumi-la no momento em que a energia sustentável pode ser gerada. Identificação por Radio Frequência (RFID - Radio Frequency Identification): pode ser utilizada em tempo real para a localização de pessoas e bens, e pode ser combinada com sensores e o SIG (Sistemas de Informação Geográfica). A tecnologia é um componente importante no empenho do FM para se tornar mais eficiente e eficaz, e é essencial para responder às demandas das novas formas de trabalho.

18 6.Tornando-se provedores de informação Ao fazer uso da tecnologia para promover o desempenho dos funcionários, o FM corporativo e os provedores de tecnologia passarão a ter muito mais dados sobre os edifícios e, também, sobre os funcionários nestes edifícios. Estes dados podem ser inicialmente simples, como localização ou composição, mas quando o FM combinar as informações advindas de BIM, ASMS, RFID e BAS, certamente terá dados valiosos. Gerentes e o RH realizam pesquisas e fazem entrevistas com funcionários para entender como eles interagem, trocam informações, network, e colaboram entre si. Essas informações são importantes para o FM saber como melhorar o desempenho, atrair talentos e aumentar a produtividade. O FM já está de posse de alguns desses dados, e em breve será capaz de usar todas as informações e mapeá-las, mostrando quem interage com quem, onde os funcionários interagem, quanto tempo eles trabalham juntos, como se movem e falam, e quão confortáveis se sentem durante suas interações. O FM vai saber como seus empregados trabalham, sua produtividade, o que acham de seu ambiente de trabalho... e muito mais. No futuro, a proposta de valor do FM deixará de "simplesmente" gestão de ativos e edifícios para se tornar gestão de espaços e, em última instância, suporte para o desempenho dos funcionários. O FM já dispõe de alguns dados (quem se encontra formalmente com quem, interna e externamente), mas ainda não utiliza essas informações de forma pró ativa, e tampouco as considera seu produto principal. Essa situação vai mudar.

19 7. Serviço Personalizado Uma vez que a maioria dos edifícios são razoavelmente semelhantes, especialmente no Reino Unido e na América do Norte, os prestadores de serviços têm, até agora, oferecido um serviço padrão. Este serviço pode ser ajustado às solicitações específicas dos clientes, e os ajustes são pequenos. Quando o FM mudar o seu foco, de manutenção de edifícios para suporte a espaços de trabalho, essa situação vai mudar. E vai mudar por três razões. Em primeiro lugar, os edifícios de apoio às novas formas de trabalho serão mais adequados a sua finalidade e, portanto, únicos de empresa para empresa. Em segundo lugar, os espaços de trabalho das empresas serão mais individualizados que os seus edifícios. Finalmente, as estratégias das empresas e, consequentemente, as suas estratégias para o ambiente de trabalho irão diferir entre si. Os clientes, consequentemente, demandarão um serviço perfeitamente adequado às suas necessidades específicas. Os prestadores de serviços têm condição de oferecer esse serviço personalizado. O desenvolvimento tecnológico, o maior o grau de especialização do FM, e o profissionalismo do FM e também do setor de serviços permitirão oferecer serviços mais personalizados com um pequeno aumento de custo. O provedor terá, porém, que entender o negócio e estratégia de ambiente de trabalho em profundidade. O serviço personalizado vai além da gestão de ativos e sistemas. Os clientes vão exigir que o provedor entenda o seu negócio e treine os funcionários de linha de frente.

20 Impacto na escolha do prestador de serviços O FM sofrerá uma série de pressões: mudança de hábitos de trabalho dos empregados, demanda por uma abordagem mais estratégica, e uma sequência de novas tecnologias. O FM Corporativo deve responder a todas essas frentes e, para tanto, exigir mais de seus prestadores de serviços. Somente através do apoio e alinhamento com os seus fornecedores o FM poderá agregar valor por meio de sua estratégia de trabalho. O prestador de serviços deve, no mínimo, cumprir os seguintes critérios: Ter um foco estratégico; Ser sustentável e eficaz; Adotar novas tecnologias; Compreender o planejamento do espaço; Ser mais do que um mero prestador de serviços; Oferecer um serviço personalizado. Construir parcerias duradouras e sustentáveis com provedores de FM será um componente-chave para o sucesso do espaço de trabalho. Encontrar o provedor certo garantirá a contínua otimização do espaço de trabalho, acesso aos mais recentes desenvolvimentos e às melhores práticas internacionais, bem como a liberação de recursos para se concentrar no que é essencial (core) para a empresa, inclusive a forma de atrair e reter talentos para o futuro.