Impropriedades detectadas pela Secretaria de Fiscalização nos Sistemas de Controle Interno Goiânia, novem

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1 Impropriedades detectadas pela nos Sistemas de Controle Interno Goiânia, novem Planejamento de aquisições de bens e serviços Fracionamento de despesas para realização de compras diretas ou adoção de licitação de menor amplitude. Verificar, a partir da programação anual constante no orçamento do município ou do levantamento de necessidades para o exercício, o valor dos bens ou serviços a serem fornecidos para definição da modalidade licitatória adequada (ou dispensa, quando for o caso). Obras e serviços de engenharia Todos os projetos da obra (estrutural, fundação, arquitetura, hidrossanitário, elétrico, telefônico, lógico, etc.); Orçamento básico detalhado; Memorial descritivo; Especificação técnica; Composições de custo. Licitações e contratos Projetos básicos e termos de referência Projetos básicos e termos de referência que não contenham todos os detalhamentos necessários para a identificação do objeto licitado e avaliação de seu custo, conforme Lei n /93 e IN 15/12 Materiais de construção para execução de obra ou serviço específico Material de construção para manutenção Gêneros alimentícios para merenda escolar Projeto básico completo conforme item anterior; Relação dos materiais a serem licitados. Levantamento das necessidades da administração por um período determinado, devidamente demonstrado; Pesquisa de preço de mercado para definição dos preços referenciais (caso os preços unitários não constem em tabelas oficiais). Levantamento das necessidades da administração por um período determinado, em função da quantidade de alunos matriculados, da quantidade de refeições por aluno/dia e dias letivos para o período de consumo; Pesquisa de preço de mercado para definição dos preços referenciais. Medicamentos, materiais hospitalares e odontológicos Levantamento das necessidades da administração por um período determinado; Pesquisa de preço de mercado para definição dos preços referenciais, comparando-os com os constantes da tabela de preços da Anvisa. Combustíveis Relação da frota do município (veículos, máquinas, equipamentos) e veículos locados (nos casos em que o abastecimento seja obrigação do município); Estimativa média de consumo de combustíveis por cada veículo durante o período, totalizado por tipo de combustível; Pesquisa de preços de mercado para definição dos preços referenciais.

2 Peças e serviços para manutenção de veículos Relação da frota do município (veículos, máquinas, equipamentos) e veículos locados (nos casos em que a manutenção seja obrigação do município); Estimativa média da efetiva utilização de peças e serviços por veículo, máquina e equipamento tendo por base a necessidade da administração; Pesquisa de preços de mercado para definição dos preços referenciais. Compras diversas Levantamento das necessidades da administração por um período determinado, devidamente demonstrado; Pesquisa de preço de mercado para definição dos preços referenciais. Locação de máquinas, veículos e equipamentos Descrever a finalidade da locação de cada veículo ou equipamento (para finalidade específica ou para atender à administração em geral); Definir a necessidade da locação em função do tempo ou quantidade de serviços previstos para serem executados; Pesquisa de preço de mercado de insumos para composição de custos unitários de locação (caso os preços unitários não constem em tabelas oficiais). Transporte de alunos Definição das rotas de transporte em função da quantidade de alunos por rota, com detalhamento de extensão e tipo de pavimento; Definição do tipo de veículo a ser utilizado (prevendo, inclusive, limite de data de fabricação); Definição da frequência de transporte por rota; Pesquisa de preço de mercado de insumos para composição de custos unitários de locação.

3 Limpeza pública Definição dos diversos tipos de resíduos sólidos produzidos pela cidade (residencial, comercial, hospitalar e outros); Estudo prévio para estimativa, dentre outros, da quantidade de resíduos sólidos produzidos por mês na cidade em função das suas características sociais e econômicas; Mapa da cidade definindo as vias em que ocorrerá varrição, coleta e transporte de resíduos sólidos, estabelecendo o cumprimento de cada via e o total por região ou bairro; Definição das frequências de cada um dos serviços de varrição, coleta e transporte por dia ou semana, em função do bairro ou região; Definição dos tipos de veículos e equipamentos necessários para execução dos serviços, com a composição acerca da quantidade de cada um deles; Definição dos tipos de mão de obra para a execução dos serviços com a composição acerca da quantidade para cada serviço; Definição dos tipos de outros serviços além de varrição, coleta e transporte, com a composição acerca da quantidade de cada um; Composição de custos unitários dos veículos e equipamentos; Composição de custos unitários de cada tipo de mão de obra; Composição de custos unitários de cada um dos serviços de varrição, coleta e transporte; Composições de custos unitários de cada um dos outros serviços além dos de varrição, coleta e transporte; No caso de execução ou de operação de aterro sanitário, projeto básico ou termo de referência com orçamento detalhado de todos os serviços que serão executados. Serviços profissionais especializados (assessoria jurídica, contábil e outros) Discriminação pormenorizada dos serviços ou atividades a serem executados; Orçamento detalhado contendo: relação dos profissionais necessários à execução dos serviços, com as suas respectivas quantidades de horas, preço unitário de hora de cada profissional e, ainda, relação de outros insumos necessários para execução dos serviços com suas respectivas quantidades e preços unitários e composição de BDI estimado (despesas indiretas e lucro). Controle de execução de contratos Inexistência de controle de execução de contratos de fornecimento de bens e prestação de serviços. Exigência de implantação de controle de execução para cada contrato, por fiscal formalmente designado pelo gestor, especificando em relatórios ou documentos todos os detalhes da execução contratual. Termos aditivos Termos aditivos celebrados sem justificativa técnica Justificativa da necessidade da celebração do aditivo devidamente demonstrada.

4 Termos aditivos em desacordo com o contrato (objeto, preços e data) Somente poderá ser objeto de aditivo acréscimo ao objeto original; Preços unitários devem seguir os do contrato, exceto quando o preço base do aditivo for à época de sua celebração; Termos aditivos celebrados durante a vigência do contrato. Termos aditivos que extrapolam a modalidade de licitação do contrato O valor do termo aditivo somado ao valor do contrato não poderá extrapolar a modalidade de licitação realizada. Termos aditivos sem planilhas demonstrativas de acréscimo ou redução de objeto Todos acréscimos e/ou reduções de objeto trazidos pelo termo aditivo deverão ser demonstrados em planilhas nos moldes do contrato. Controle de concessão de diárias Inexistência de controle quanto aos motivos do ato de concessão de diárias, bom como quanto à prestação de contas após a realização do deslocamento Implantação de controle prévio de autorização de viagens que registre os motivos para os quais o servidor se afastará da sede do município. Exigir prestação de contas do servidor comprovando, documentalmente, a realização de deslocamento. Financeiro Controle de execução de despesas Despesas são pagas sem a regular liquidação. Obras e serviços de engenharia Compras e prestações de serviços (exceto engenharia) Medições nos moldes da proposta da empresa vencedora da licitação atestadas pelos RT s; Relatório resumo detalhado acerca da efetiva execução da obra ou serviço constante das medições. Relatório resumo detalhado acerca da efetiva execução de serviços contratados; Relatório do almoxarifado ou do responsável formalmente designado para recebimento de bens de consumo ou de natureza permanente, atestando o recebimento nas quantidades e qualidades contratadas; É imprescindível que no fluxo de execução da despesa pública haja segregação de funções: autorização, execução, registro e controle desempenhados por servidores distintos. Atualização de cadastros de contribuintes e imóveis Cadastros de imóveis e de empresas, profissionais autônomos e prestadores de serviços desatualizados Cadastro completo dos imóveis municipais, com valores venais atualizados conforme a legislação tributária do município que rege o IPTU/ITU. Cadastro completo das empresas, profissionais autônomos e prestadores de serviços para fins de cobrança do ISS. Arrecadação e Receita Controles de lançamento, arrecadação e recolhimento de tributos Inexistência de controle das atividades de arrecadação. Possibilidade de omissão de lançamentos, aplicação de alíquotas equivocadas, baixas indevidas no pagamento de tributos. A partir dos cadastros atualizados de imóveis e de contribuintes do ISS, estabelecer controles para evitar omissões no lançamento desses tributos. Implantação de controles para garantir a aplicação das alíquotas corretas dos tributos. Normatização do fluxo de arrecadação de receitas (preferencialmente via bancária), com a segregação de funções entre quem realiza o lançamento, o responsável pela arrecadação, o responsável pelo recolhimento e, por fim, o controlador. Estrutura de fiscalização de tributos municipais Inexistência de estrutura de fiscalização da arrecadação de tributos municipais (auditores fiscais) Implantação de um órgão ou setor destinado ao exercício das funções de fiscalização, principalmente no que tange ao controle da arrecadação do ISS.

5 Controle de dívida ativa tributária Inexistência de controle da dívida ativa tributária do município Implantação de controle da dívida ativa tributária, com inscrição tempestiva do crédito e a promoção da cobrança dos créditos inscritos. Renúncias de receitas Inexistência de estudos de impacto financeiro e orçamentário para concessão de benefícios fiscais Exigir e controlar os estudos de impacto financeiro e orçamentário antes da concessão de benefícios fiscais (redução de alíquotas, isenções etc.) Patrimônio e Almoxarifado Controle de entrada, saída e estoques Tombamento e inventário de bens permanentes Bens consumíveis fornecidos aos municípios não são objeto de controle de entrada, saída ou estoque. Bens de natureza permanente não são controlados por meio de plaquetas de identificação. Não são objeto de registro tampouco inventário anual. Controle de materiais de consumo em geral Controle de bens patrimoniais Implantação de regime de almoxarifado, com o controle da entrada, estoque e saída de materiais. Definição do fluxo e das responsabilidades dos agentes em normas e regulamentos. Implantação de controle de saída que especifique com detalhes a destinação dos bens. Implantação de registro de bens patrimoniais com as informações completas do bem e a identificação dos responsáveis pela guarda. Processo deve ser normatizado. Identificação dos bens com plaquetas com número de tombamento. Realização de inventário anual para atualizar cadastro e confirmar responsabilidades. Contabilidade Livros e registros contábeis Forma de arquivamento e guarda dos balancetes, livros e documentos Inexistência dos Livros ou Fichas de Controle Orçamentário, do Diário, do Razão, do Caixa, dos Boletins de Tesouraria e dos livros de Dívida Ativa. Balancetes não contêm todos os documentos referentes às despesas do mês, diversos documentos não estão assinados pelos gestores e não há numeração das páginas. Exigir a confecção dos livros e registros contábeis, comunicando ao gestor e ao TCM quaisquer irregularidades não sanadas. Balancetes devem conter todos os demonstrativos relacionados na IN 15/12, inclusive os comprovantes da execução da despesa no mês (empenhos, liquidações, notas fiscais, OP s, comprovantes de pagamento). Documentos informatizados devem estar impressos e assinados pelos gestores. Páginas devem estar numeradas sequencialmente. Cadastro de veículos Cadastro dos veículos pertencentes aos municípios são incompletos e desatualizados Implantar cadastro atualizado dos veículos pertencentes ao município, bem como daqueles que eventualmente abasteçam com recursos municipais (locados, convênios, entre outros). Recomenda-se que todos veículos do município sejam identificados por adesivos nas portas ou em outras partes visíveis de forma a coibir utilizações indevidas. É recomendável também que todos os veículos pernoitem em garagens do município, a menos que estejam em deslocamento para outras cidades. Transportes Controle de abastecimentos Inexistência de controles de abastecimentos ou controles de abastecimentos fraudados O município deve normatizar um fluxo com controles específicos para abastecimento de veículos, definindo as responsabilidades de cada servidor que participe dessa sequência de atos. É necessário definir quem são os únicos responsáveis por autorizar abastecimentos (quando o município utilizar o sistema de requisições). Veículos somente podem ser abastecidos com requisições assinadas por estes responsáveis e os postos de combustíveis devem possuir cartões com as assinaturas dos responsáveis pelas autorizações. Os blocos de requisições devem ser numerados e controlados, nos mesmos moldes de blocos de notas fiscais. Registre-se que um dos procedimentos a serem executados na liquidação da despesa é a conferência da veracidade das requisições anexadas às notas fiscais emitidas pelos postos de combustíveis

6 Controle de utilização da frota Inexistência de controle da utilização da frota. Estabelecer controle da utilização dos veículos. Cada veículo deve possuir uma planilha contendo informações relativas a abastecimentos (data, quantidade, tipo de combustível, valor), deslocamentos (quilometragem de saída e retorno diária, local de destino, motorista). Controle de peças, pneus e serviços de manutenção Inexistência de controle de aplicação de peças, pneus e serviços de manutenção O controle de utilização de veículos deve incluir, também, as manutenções realizadas (datas das manutenções, período em que o veículo permaneceu em manutenção, discriminação de serviços, discriminação das peças aplicadas) Cadastro de pessoal Cadastro funcional de servidores (dossiês) desatualizado e sem informações referentes à unidade de lotação. Exigir a manutenção de cadastro de pessoal atualizado de servidores efetivos, à disposição, cedidos, comissionados e contratados temporariamente. Atos de lotação de servidores em unidades técnicas devem estar arquivados no dossiê funcional. Recursos humanos Concessão de vantagens pessoais, direitos e adicionais Plano de cargos e salários Ausência de controle acerca das concessões de vantagens pessoais, direitos e adicionais Inexistência de planos de cargos e salários Implantar procedimentos para o controle de legalidade da concessão de vantagens pessoais, direitos e adicionais (exigência de pareceres jurídicos, parecer do controle interno, entre outros). Exigir a elaboração de planos de cargos e salários com valores atualizado anualmente, conforme as exigências constitucionais. Frequência dos servidores Ausência ou deficiência de controle de frequência dos servidores Exigir a implantação de controles de frequência para todos servidores municipais (efetivos, comissionados, contratados, etc.) e estabelecer procedimentos de controle rotineiros para verificar o efetivo comparecimento dos servidores ao trabalho (principalmente nos casos em que o controle de frequência seja realizado mediante assinatura de fichas de presença).. Controle de gêneros alimentícios para merenda Gêneros alimentícios para merenda escolar são fornecidos e utilizados sem controles de entrada, saída e estoque em almoxarifado. Implantação de controles de entrada, saída e estoque. Frise-se que os controles de saída devem especificar o destino dos alimentos (por unidade escolar). Implantação de controles da utilização dos alimentos nas escolas, por meio de registros de utilização diária pelos responsáveis pela elaboração da merenda escolar. Como medida para prevenir desperdícios, recomenda-se a elaboração de fichas técnicas das refeições do cardápio escolar com as quantidades a serem utilizadas por aluno. Estabelecer procedimentos verificação da confiabilidade dos controles. Educação Transporte escolar Os serviços de transporte escolar, quando prestados por terceiros, não são objeto de qualquer controle de execução. Como qualquer contrato, deve ser implantado controle de execução com fiscal formalmente designado pelo gestor. Deve haver um registro diário das rotas percorridas, sendo que o fiscal deve anotar, diariamente, a quilometragem de saída e de chegada dos veículos de transporte escolar. Esse relatório subsidia a liquidação da despesa, que, em geral, é paga em R$/km. É importante estabelecer um canal de contato de atendimento aos usuários para que ocorrências como o descumprimento de rotas ou faltas de alunos sejam comunicadas. Ausência de manutenção da frota de transporte escolar, quando o serviço é executado diretamente pelo município. Implantar rotina de manutenção preventiva de veículos do transporte escolar. Assegurar que os veículos passem pela inspeção veicular do Dentran nos prazos legalmente exigidos.

7 Saúde Controle de medicamentos, materiais hospitalares e odontológicos Os medicamentos são distribuídos à população sem controle da entrada, saída e estoques Implantação de controle de entrada, saída e estoques. O controle de entrada deve especificar pormenorizadamente detalhes da marca, princípio ativo, quantidade (em caixas, comprimidos, frascos etc.), fornecedor, data de entrada, data de validade e responsável pelo recebimento, preço pela média ponderada, entre outros. Em relação aos controles de estoque, devem ser estabelecidos controles que impeçam que medicamentos vencidos continuem estocados. Além disso, mediante a realização de inventários, os estoques devem ser conferidos com a finalidade de evitar desvios e fraudes. O controle de saída, por sua vez, deve indicar pormenorizadamente a destinação do medicamento, acompanhado da receita médica e os dados do paciente, entre outras informações pertinentes. Os materiais hospitalares e odontológicos são fornecidos e utilizados sem passar pelos mesmos controles acima referidos Devem ser estabelecidos controles de entrada, saída e estoque da mesma forma que os realizados para os medicamentos. Em relação ao controle de saída, deve ser especificada a destinação do material (unidade de saúde ou outros destinos). Assistência social Controle de atendimento a beneficiários das ações de assistência Programas de doação de bens consumíveis à população em geral não especificam os destinatários nem a quantidade de materiais doados. Implantação de cadastro atualizado de famílias carentes do município, elaborado por assistente social. Implantação de controle de distribuição de materiais às famílias, especificando informações completas acerca dos materiais e das famílias beneficiadas. Avaliação atuarial Ausência de realização de avaliação atuarial Exigir a realização da avaliação atuarial nos prazos exigidos por lei. Previdência social (RPPS) Receita previdenciária Ausência de controle quanto ao pagamento das contribuições previdenciárias ao RPPS pelos órgãos do município Estabelecer controle de pagamento de contribuições previdenciárias por órgão do município. Comunicar ao TCM e demais órgãos competentes os casos de inadimplência verificados. Despesa previdenciária Ausência de controle das despesas administrativas dos fundos de previdência Termos de parcelamento Ausência de cumprimento dos termos de parcelamento de débitos firmados entre os RPPS e órgãos municipais Estabelecer rotinas de controle para verificar se as despesas administrativas dos fundos de previdência não estão ultrapassando os limites legais. Comunicar ao TCM e demais órgãos competentes os casos de inadimplência verificados.