MANUAL SIMPLIFICADO Versão 1.3 (08/02/2014)

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1 MANUAL SIMPLIFICADO Versão 1.3 (08/02/2014) para empresas optantes do SIMPLES NACIONAL By Luiz Resende

2 LEGENDA Algumas siglas usadas neste manual NFE = Nota Fiscal Eletrônica DANFE = Documento Auxiliar da NFE (a nota fiscal com código de barras impressa) XML = Arquivo de computador, onde é gravado a estrutura da NFE que é enviada para a Secretaria de Fazenda PDF = Arquivo de computador, que pode ser exibido na tela do computador ou impresso. SEFAZ = Secretaria de Fazenda Estadual ou do DF PRIMEIRAS ORIENTAÇÕES Leia tudo com muita atenção e se necessário releia cada orientação. Estas orientações são exclusivas para empresas optantes do Simples Nacional. A diferença para as empresas normais, do lucro presumido, é a definição no lugar próprio diferente de SIMPLES NACIONAL e a forma de tributação em natureza da operação. (ver com o seu contador as definições corretas) É necessário ter um computador com acesso a internet, impressora, certificado digital tipo A1 ou A3 CREDENCIAMENTO NA SEFAZ Para fazer o credenciamento é necessário ter o certificado digital instalado na máquina. No Distrito Federal, use o link para fazer o credenciamento. Clique em Credenciamento, em seguida em Clique aqui para fazer o credenciamento para emissão de NF-e, escolha o seu certificado e mude em Selecionar Documento para NFE NOTA FISCAL ELETRONICA. Clique em Prosseguir. Preencha os dados de contato e clique em Enviar. USANDO O PROGRAMA DO SITE Entre no site e fazer login com senha Para obter o login e senha deverá fazer um cadastro. O programa pode ser gratuito ou pago Gratuito lhe dá direito a fazer uma NFE de cada vez, ou seja, Você faz uma NFE, imprime e deverá excluir esta NFE feita para poder fazer outra. No modo pago, você pode fazer várias NFEs sem ter que excluir nenhum Custo: R$ 30,00 por mês ou R$ 150,00 por semestre, saindo a R$ 25,00 mensal Este manual não tem qualquer vínculo com o site ou os seus idealizadores. Outros esclarecimentos podem ser solicitados ao suporte do site ou pelo fone disponível no site. TIPO DE ASSINATURA: GRATUITO OU PAGO Sugiro que faça uma assinatura paga para que possa trabalhar com mais facilidade e manter as NFEs guardadas no programa. Para isso clique no lado direito em Upgrade de Plano, escolha a opção Plus (não confundir com Plus+) e lá em baixo clique em Upgrade. Em segmento marque o tipo de negócio Serviço ou Comércio ou marque os dois. Escolha se mensal ou semestral e o dia que quer pagar. Clique lá em baixo em Assinar Plano. O primeiro mês é grátis.

3 CERTIFICADO DIGITAL Há dois tipos de certificados, o A1, que vale por um ano e é num arquivo de computador, que pode ser guardado no computador, num pen-drive, CD e até no , onde você pode acessar de qualquer lugar. Custa em média R$ 200,00 O tipo A3, que vale por 3 anos, e é gravado num token (parece um pen-drive), não podendo ser guardado no computador ou no . Minha orientação é adquirir o A1, que pode ser colocado no site e você poderá fazer sua NFE de qualquer lugar, inclusive de lan-house, basta usar o login e senha. CADASTRANDO A SUA EMPRESA Clique em Crie sua Conta Digite os dados solicitados Em Código de regime tributário: SIMPLES NACIONAL No login coloque um nome fácil, como o primeiro nome da sua empresa (lembrar que ao cadastrar a empresa neste módulo, você deverá ainda complementar outras informações da sua empresa quando estiver logado) Ao fazer o login, estará na tela inicial do programa, clique Preferências, depois em Alterar dados da empresa e complemente os dados solicitados. Alguns dados não são obrigatórios CADASTRANDO O CERTIFIDO DIGITAL Em Preferências, Configurações de NFE, escolha o Tipo de Certificado: A1 Arquivo. Em Armazenamento, escolha a segunda opção Certificado Armazenado em nosso servidor. Clique em procurar arquivo e escolha o seu arquivo do certificado (pfx), digite a senha, mude o tipo de ambiente para PRODUÇÃO e clique em TESTAR. Deverá aparecer a mensagem SUA CONFIGURAÇÃO OBTEVE EXITO. Se não aparecer é porque está errado a senha ou o certificado está inválido ou vencido. SALVAR NATUREZA DA OPERAÇÃO Para realizar uma venda ou uma prestação tem que ter esta definição cadastrada. E isto é a natureza da operação. Já vem com dois tipos cadastrados: Venda de Mercadorias e Compras de Mercadorias. O item Compra de Mercadorias não usamos e o Venda de Mercadorias o alteramos para Venda de Mercadorias dentro do DF e criamos outra com o nome Venda de Mercadorias fora do DF. Primeiro exclua o item Compra de Mercadorias, clicando no quadrinho junto ao nome e clicando em Excluir selecionados, confirmando no OK. Para alterar o Venda de Mercadorias dê um clique em cima e altere o nome para Venda de Mercadorias dentro do DF, em Regras de Tributação, na aba Simples, clique na linha abaixo da palavra Destino(s) e vai abrir uma janela com Regras do Imposto. Onde ta escrito CFOP digite Em CSOSN, escolha 102. Clique em Salvar. Voltou para a tela que estava antes. Clique na aba PIS, clique na linha abaixo da palavra Destino(s) e vai abrir uma janela com Regras do PIS, mude a situação tributária para 99 Outras operações. SALVAR. Faça a mesma coisa com COFINS. Clique agora dentro de Observações e escreva: DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE DO SIMPLES NACIONAL. NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI. Clique em Salvar. Para criar Venda de Mercadorias fora do DF, basta clicar na setinha para baixo que está à frente da palavra Padrão Venda e clicar em Copiar Operação. Com isto já dentro do quadro e então mude o nome Venda de Mercadorias dentro do DF para Venda de Mercadorias fora do DF. Mude também o código CFOP para Se a empresa presta serviços deverá criar também os itens de prestação de serviços. Clique na setinha para baixo e clique em Copiar Operação e mude o nome para Prestação de Serviços dentro do DF e mude o código CFOP para 5933

4 CADASTRANDO OS SEUS CLIENTES Clique em Cadastros, Clientes e Fornecedores Clique em Incluir um cadastro Basta preencher: NOME, Tipo de Pessoa: Física ou Jurídica, CPF ou CNPJ, Inscrição Estadual (se o cliente não tiver inscrição estadual, clique em Isento), se o cliente for do DF e a NFE que for tirar for de prestação de serviço, preenche em Inscrição Municipal o mesmo número da inscrição estadual. Se o cliente for de outro estado, coloque a inscrição municipal correta. Em Tipo de Negócio, veja na lista qual o tipo de negócio do cliente. Na dúvida escolha 122- Outros. No endereço, ao preencher a cidade, o programa somente aceita se você clicar no nome da cidade que aparecer na lista. Em Contato, basta preencher o fone e para envio de NFE Não precisa preencher o restante. Salvar. CADASTRANDO AS SUAS MERCADORIAS Clique em Cadastros, Produtos, Incluir um Produto. Faça a descrição do seu produto, lembrando que você poderá colocar um nome simples e complementar este produto em cada venda que fizer. Em Dados Gerais, informe um código (sugiro começar com 1001)*, informe o tipo de Unidade (exemplo: UN, PÇ, PCT, MT...), não informe preço e venda e os demais dados não precisa. Clique em Tributação, informe o NCM deste produto (veja em baixo a explicação sobre NCM), em Tipo de Item selecione Mercadorias para Revenda. Salvar Explicação sobre NCM. NCM significa Nomenclatura Comum do Mercosul e tem uma tabela com o nome de todos os produtos junto com o código, são 8 dígitos. Esta tabela é encontrada na internet. Nem sempre conseguimos localizar o produto pelo nome que conhecemos, às vezes tem que ter conhecimento de outros nomes que aquele produto tem para achar na tabela. Não pode ser cadastrado nenhum produto sem o NCM. Às vezes colocamos um NCM próximo daquele produto pela falta de achar um que seja exato. * para que o código do produto seja gravado automaticamente na seqüência, grave o primeiro com código 1001 e antes de digitar o segundo produto, vá em Preferências, Parâmetros da empresa, Produtos, e mude Código do Produto para seqüencial. Depois volte para Cadastros, Produtos e continue o cadastro. CADASTRANDO OS SEUS SERVIÇOS (É semelhante a cadastrar produtos, ou seja, usa o mesmo cadastro) Clique em Cadastros, Produtos, Incluir um Produto. Faça a descrição do seu SERVIÇO, lembrando que você poderá colocar um nome simples e complementar este serviço em cada NFE que fizer. (exemplo: poderá cadastrar apenas CONSERTO e na hora de fazer a NFE, colocar em complemento de motor elétrico.) Em Dados Gerais, informe um código (sugiro começar com 1001)*, informe em tipo de Unidade sempre SV (abreviatura de serviço) Clique em Tributação, informe o NCM sempre com o código 99 (apenas 2 dígitos. O serviço é diferente de produto), Tipo de Item selecione Serviços. Salvar

5 FAZENDO A NFE (SOMENTE VENDA DE MERCADORIAS ) O cliente e os produtos da NFE já deverão estar cadastrados Tenha em mãos o nome dos produtos, quantidade e valor unitário e a complementação do nome do produto, se for o caso. Clique em Vendas, Notas Fiscais, Incluir uma Nota Fiscal. O número da NFE e a data vão aparecer automaticamente A natureza da operação vai aparecer aquela que lá no cadastro está marcada como Padrão Venda. Se não estiver aparecendo o tipo de venda que você quer, poderá apagar o que está escrito e começar a escrever que o sistema vai mostrar as opções. Venda de Mercadorias dentro do DF ou fora do DF. Escolha o tipo de venda que está fazendo. Em destinatário, comece a digitar o nome do cliente, que o programa vai mostrar o nome e então escolha. Se não aparecer é porque está cadastrado errado ou não cadastrado, então clique em Cadastros, clientes, faça o cadastro e volte para começar a NFE do zero. Escolhido o cliente, você vai agora digitar os itens da nota fiscal (os produtos). Já começa com o espaço para você digitar o primeiro produto Comece a digitar o primeiro produto, que o programa vai sugerir o que está cadastrado e então você clica naquele que você quer. Digite a quantidade e o preço unitário. Clique na imagem que parece um lápis. Ao abrir a tela, você poderá descrever (em Descrição complementar) mais alguma informação referente a este produto, se necessário. SALVAR. A tela voltará para continuar a elaboração da NFE. Se você tem mais produtos para lançar na NFE, clique em Adicionar outro item. Repita todo o procedimento e adicione tantos produtos quantos forem necessários para concluir a NFE. Lembre-se que todos os produtos da NFE devem estar previamente cadastrados. Em Dados adicionais você poderá digitar outras informações, como conta bancária para pagamento da NFE, se for o caso. Clique em Salvar. A tela volta e aparecerá esta NFE com a situação de Pendente. O próximo passo é enviar a NFE. Logo abaixo tem as orientações para o envio da NFE. FAZENDO A NFE (SOMENTE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ) O cliente e os serviços da NFE já deverão estar cadastrados Tenha em mãos o nome dos serviços, quantidade e valor unitário e a complementação do serviço, se for o caso. Clique em Vendas, Notas Fiscais, Incluir uma Nota Fiscal. O número da NFE e a data vão aparecer automaticamente. A natureza da operação vai aparecer aquela que lá no cadastro está marcada como Padrão Venda. Se não estiver aparecendo o tipo de serviço que você quer, poderá apagar o que está escrito e começar a escrever que o sistema vai mostrar as opções. Prestação de Serviço dentro do DF ou fora do DF. Escolha o tipo de serviço que está fazendo. Em destinatário, comece a digitar o nome do cliente, que o programa vai mostrar o nome e então escolha. Se não aparecer é porque está cadastrado errado ou não cadastrado, então clique em Cadastros, clientes, faça o cadastro e volte para começar a NFE do zero. Escolhido o cliente, você vai agora digitar os itens da nota fiscal (os serviços). Já começa com o espaço para você digitar o primeiro serviço. Comece a digitar o primeiro serviço, que o programa vai sugerir o que está cadastrado e então você clica naquele que você quer. Digite a quantidade e o preço unitário. Clique na imagem que parece um lápis. Ao abrir a tela, você poderá descrever (em Descrição complementar) mais alguma informação referente a este serviço, se necessário. SALVAR. A tela voltará para continuar a elaboração da NFE. Se você tem mais serviços para lançar na NFE, clique em Adicionar outro item. Repita todo o procedimento e adicione tantos serviços quantos forem necessários para concluir a NFE. Lembrese que todos os serviços da NFE devem estar previamente cadastrados. Em Dados adicionais você poderá digitar outras informações, como conta bancária para pagamento da NFE, se for o caso. Clique em Salvar. A tela volta e aparecerá esta NFE com a situação de Pendente. O próximo passo é enviar a NFE. Logo abaixo tem as orientações para o envio da NFE.

6 FAZENDO A NFE (VENDA E SERVIÇOS JUNTOS ) Você vai fazer uma só NFE para Venda e Serviços juntos. A natureza da operação somente poderá ser uma. Se nesta NFE tiver mais produtos do que serviços, você escolherá Venda de Mercadorias... e se for o contrário, você escolhe Prestação de Serviços... Use as instruções acima para digitar os dados desta NFE. CONFERINDO A NFE Confira ao final da digitação da nota se estão corretos os valores Total de Serviços e Total dos Produtos. Caso não esteja correto é porque no cadastro de produtos, algum produto pode estar marcado como serviço ou algum serviço estar marcado como produto. Caso seja isto, você corrigir em dois lugares. Primeiro na NFE que está digitando, clique em cada item lançado e confira o Tipo se está correto de acordo com a descrição: Produto ou Serviço. Após concluir tudo da NFE, vá em Cadastros, Produtos e corrija esta informação em cada item. ENVIANDO A NFE Na tela de Notas Fiscais, com a situação de Pendente, clique na setinha para baixo e aparecerá um menu onde a primeira opção é Enviar Nota Fiscal. Clicando nesta opção a próxima tela pede para clicar de novo em Enviar nota fiscal (deixe marcado Enviar nota fiscal por ) Neste ato o sistema envia a NFE para a Secretaria de Fazenda e é retornado a informação de Lote processado, com a seguinte informação: Lote processado Nfe: autorizado o uso da NF-e (significa que a NFE está OK) Lote processado Nfe: Rejeição... (significa que NFE não foi ENVIADA Veja toda a informação para ver o motivo) Feche a janela que foi aberta CANCELANDO UMA NFE Você até 24 horas para cancelar uma NFE. (se passar um minuto não adianta tentar cancelar) Na tela de Notas Fiscais, com a situação de Autorizada ou Emitida Danfe, clique na setinha para baixo e aparecerá um menu onde a primeira opção é Cancelar NFe. Clicando nesta opção a próxima tela pede para digitar a justificativa do cancelamento ( a melhor frase é Erro de preenchimento ) e clique em Cancelar Nota. IMPRIMINDO A NFE Na tela de Notas Fiscais, com a situação de Autorizada ou Emitida Danfe, clique na setinha para baixo e aparecerá um menu onde a 5ª opção é Imprimir DANFE. Clicando nesta opção a próxima tela mostra a DANFE e já abre a janela de impressão. SALVANDO UMA NFE EM PDF Somente é necessário salvar uma NFE em PDF se for enviar esta NFE por ou se for gravar em pen-drive para enviar ao cliente. Se não for enviar, basta imprimir a DANFE e entregar ao cliente. Para salvar uma NFE em PDF você tem que ter instalado em seu computador a opção de gravar em PDF. O programa que eu recomendo para habilitar o seu computador a ter a opção de gravar em PDF é o programa CUTEPDF, que pode ser baixado no site ou na opção de Downloads do site O programa é intuitivo e de fácil instalação. Após a instalação, é criado uma impressora virtual em seu computador e ao imprimir qualquer coisa, quando abrir a janela de impressora é só mudar a impressora padrão para CutePDF Writer e clique em Imprimir. Com isso não vai imprimir nada, vai abrir uma outra janela que pedirá para você atribuir um nome para o arquivo que será gravado. Este arquivo gravado é no formato PDF.

7 Na tela de Notas Fiscais, com a situação de Autorizada ou Emitida Danfe, clique na setinha para baixo e aparecerá um menu onde a 5ª opção é Imprimir DANFE. Clicando nesta opção a próxima tela mostra a DANFE e já abre a janela de impressão. Mude a impressora para CutePDF Writer e em seguida Imprimir. Com isso não vai imprimir nada, vai abrir uma outra janela que pedirá para você atribuir um nome para o arquivo que será gravado. Este arquivo gravado é no formato PDF. Sugiro colocar o nome deste arquivo assim: NFE XXX AAA (onde XXX = nº. da NFE e AAA = primeiro nome do seu cliente) Em seguida envie o arquivo em PDF por ao cliente ou grave em pen-drive. SALVANDO O ARQUIVO XML Se o seu cliente exigir o arquivo em XML, para gravar é simples. Na tela de Notas Fiscais, com a situação de Autorizada ou Emitida Danfe, clique na setinha para baixo e aparecerá um menu onde a 2 opção é Outras Opções de NFe. Clicando nesta opção abre uma janela onde terá a opção Baixar XML da NFe. Clique nesta opção, e se estiver usando o Google Chrome, clique em Manter que o arquivo será gravado na pasta Downloads. Se estiver usando o Internet Explorer, clique em Salvar. Este arquivo XML deve ser enviado por ou gravado em pen-drive. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este trabalho consumiu alguns dias de pesquisa e dedicação. Não contempla todas as situações ao emitir uma NFE, podendo conter erros de orientação ou interpretação, ou estar desatualizado no momento do uso, pelas constantes mudanças na legislação. No site em Downloads, haverá sempre uma versão atualizada deste manual, que será disponibilizado gratuitamente para os clientes do escritório SERVICENTRO CONTABILIDADE e qualquer outro que interessar, que automaticamente concordará com o nosso Aviso Legal em Sobre este Website. Este material não teve revisão, podendo conter erros ortográficos. Os usuários que se beneficiarem deste manual simplificado, poderão fazer contribuições com este trabalho, depositando qualquer quantia na seguinte conta: Caixa Econômica Federal, agência 1556, operação 013 (poupança), conta (inclusive em lotéricas). Se puder colaborar, agradeço desde já, se não puder, agradeço o interesse pelo material. Desejo prosperidade a todos. Aguardo uma mensagem de com comentários, elogios, críticas ou sugestões. Luiz Resende

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