Gescom Enterprise 8.9. Questões legais

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1 Gescom Enterprise 8.9 A versão GESCOM Enterprise 8.9 sofreu várias alterações com o intuito de permitir uma maior usabilidade, cumprir com as obrigações legais (despacho n.º 8632/2014) e garantir uma maior robustez e fiabilidade. Questões legais Todos os documentos que sejam suscetíveis de serem apresentados ao cliente, nomeadamente facturas, documentos retificativos, guias e todos os outros documentos de transporte têm de ser assinados (geração de hash) Nº1 1.1) Qualquer documento que não sejam facturas ou documentos retificativos devem conter a sua natureza e no caso de serem susceptiveis de serem apresentados ao cliente devem conter Este documento não serve de factura. Nº1 1.2) No caso de utilização do programa em modo de formação os documentos emitidos deverão utilizar uma serie especifica e conter a expressão Documento emitido para fins de Formação. Nº1 1.5) O código identificador da serie deve ser especifico de cada um dos establecimentos ou programa e nunca pode ser repetido no mesmo contribuinte para o mesmo tipo de documento. Nº1 1.8) Se por questões tecnicas ou operacional uma serie for descontinuada, o programa deve inibir a utilização da serie. Nº1 1.9) Qualquer documento emitido pela aplicação certificada, impresso ou enviado por via electrónica, não suscetível de ser assinado deve conter impresso obrigatóriamente a expressão Emitido por programa certificado n.º 441/AT. Nº ) Nas facturas emitidas nos termos do 36º e 40º do CIVA, entregues a clientes que não facultem a identificação fiscal, deverá ser inutilizada a correspondente linha do NIF do adquirente ou impressa a expressão Consumidor Final. Nº ) Os documentos criados pela integração de documentos processados manualmente em impressos imitidos por tipografias autorizadas, deverão conter quando impressos, a expressão Cópia do documento original separada por hifen os dados referentes ao documento original. Nº ) Todos os documentos passiveis de assinatura (referênciados no ponto 1 do despacho n.º8632/2014), quando resultar na sua impressão de mais de uma página, devem exibir em todas as páginas a designação do tipo de documento e a respectiva númeração, os valores acumulados (transportados e a transportar) o respectivo nº de página e o nº total de páginas.

2 Os apuramentos globais e totais, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página. Nº ) A nivel de SAFT-PT o campo origem do documento deverá ser preenchido, consoante o caso, com o valor M Nº ) e deverá deverá respeitar a estrutura nº chave privada separada por hifen e depois o registo sequencial do tipo de documento seguido da letra M um espaço, serie do documento manual, carater / seguido pelo número do documento manual. Nº ) O utilizador não poderá ter a faculdade de definir quais os tipos de documentos ou a informação a registar na base de dados que é passivel de ser exportada no SAF-T(PT). Nº ) Os valores valores dos campos Total do documento com impostos, devem ser exportados com o mesmo valor considerado na assinatura, isto é, arredondado a duas casas decimais. - Nº ) Deve ter controlo de acessos, devendo obrigar o utilizador a alterar a password no primeiro acesso, e sempre que existir necessidade. A mesma não pode ser vazia e não do conhecimento do Administrador. - Nº ) Ter uma politica de cópias de segurança periódica, de forma a minimizar o volume de dados a recuperar em caso de corrupção. - Nº ) Sequênciação da numeração em função da evolução da data hora de emissão de documentos. - Nº ) Garantir que não existe mais do que um documento activo, proveniente da recolha do mesmo documento manual. - Nº ) Utilização, para efeitos de cálculos, de valores com mais de 2 casas decimais para evitar erros de arredondamentos. - Nº ) Controlo da emissão de notas de crédito parciais, face às quantidades e valores das respectivas facturas a retificar. - Nº ) Os descontos devem ser entre 0 e 100%. - Nº ) Deve possuir mecanismos de controlo para garantir que não é atingido o limite da capacidade do suporte fisico de dados. - Nº ) O utilizador não pode definir quais os tipos de documentos que são assinados e ou exportados para o SAF-T(PT). - Nº ) Não pode ser alterado o NIF, numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos. Apenas poderá ser adicionado o NIF em falta no caso de não estar preenchido ou ter o NIF genérico Nº )

3 Não pode ser alterado o nome numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos, mas cujo NIF não foi fornecido. Esta limitação cessa, quando for averbado o respectivo NIF. - Nº ) Não pode ser alterada a descrição de um produto ou serviço com documentos já emitidos. - Nº ) Não podem ser reutilizados códigos de utilizador, após o utilizador ter realizado movimentos fiscalmente relevantes. - Nº ) Não pode criar notas de crédito relativas a documentos anteriormente anulados ou já totalmente retificados. - Nº ) Não pode anular documentos sobre os quais já tenha sido emitido documentos retificativo (nota de crédito ou débito) ainda que parcial, sem a prévia anulação do respectivo documento retificativo. - Nº ) Não pode aceitar devoluções em documentos de venda ou transmissões em documentos de retificação. Nº ) O sistema deve alertar caso a data e hora do sistema seja inferior à do último documento emitido, deve ser pedida a confirmação, antes da emissão do documento. Nº ) Questões tecnicas Uma das maiores alterações foi a introdução de series nos documentos, permitindo o mesmo tipo de documento ser utilizado em diversos locais (posto de atendimento, sucursais, departamentos) com uma numeração independente. Foram adicionadas diversas optimizações nos principais processos por forma a aumentar a rapidez de execução em especial para situações de grandes volumes de trabalho. Na ficha de artigo foi corrigido o problema de manter os movimentos quando se alterava o artigo. Nas conversões de encomendas em outros documentos, foi alterada a pesquisa das encomendas de forma a não aparecerem encomendas cancelas na listagem. Na saida de reparação pós-venda foi alterado o sistema de impressão, por forma a ser mais robusto e fiavel. Na emissão de recibos, foi impedida a alteração da conta do recibo se existirem documentos associados ao recibo, ou se o mesmo já tiver sido comunicado via SAF-T(PT). Na ficha de fornecedor passou a ser permitido introduzir letras no número de contribuinte, de forma a permitir números de fornecedores estranjeiros.

4 Foi otimizada a conversão de orçamentos em documentos comerciais, por forma a aumentar a velocidade de execução do processo mas também para o mesmo ficar mais robusto. No POS Touch e POS Touch Restaurante foi alterado o sistema de adição de artigos, para no caso do artigo já existir apenas aumentar a quantidade em vez de adicionar uma nova linha. Alteração das configurações de alguns formulários, pois impediam o aparecimento da caixa de impressão à frente dos mesmos. Foi corrigido o redirecionamento para o canal YouTube da Inforlider. disco. Impedimento de funcionamento do sistema se existir menos de 1Gb de espaço livre no Alteração dos relatórios para cumprir com as questões legais. Impedimento nos documentos comerciais da existencia de quantidades ou preços negativos. Gravação de log se realizou backup ou não na saida do programa. Adição de filtro para activar/desactivar utilizador e impedir eliminação do utilizador caso tenho documentos emitidos e o SAF-T(PT) Adição de validação que impede a remoção de um artigo se o mesmo já tiver vendas. Adição da chamada de pesquisa de Artigo no POS Touch no texto Código Artigo (F2), através de um click no texto. Validação no fecho de caixa se o utilizador em causa tem permissões para realizar o fecho de caixa POS. Corrigido na ficha de Avenças o problema ao alterar a conta da avença não actualizava as avenças já geradas. Corrigido o erro do ecrã de mudar de empresa. Novas funcionalidades Foram adicionadas diversas melhorias a nivel estetico/funcional por forma a melhorar a interação do utilizador com o programa, existe mais teclas de acesso rápido (dentro dos formulários) para garantir uma maior velocidade de execução das tarefas usuais, assim como foi implementada uma navegação por teclado (utilização da tecla Tab) para aumentar a velocidade de preenchimento dos formulários não sendo necessário após o preenchimento de cada campo, utilizar o rato para selecionar o campo seguinte. Também foram adicionadas dicas em botões ou campos para ajudar os utilizadores menos experiêntes (e também os mais experientes) sobre o objectivo/funcionalidade do campo ou botão. Além disto foi

5 igualmente alterado o posicionamento do texto dos campos para alinhar à direita em vez de alinhar à esquerda, tornando a identificação dos campos mais fácil e rápida. Foram escondidos alguns separadores, em diversos formulários, ficando visiveis apenas quando for adicionado o cabeçalho, facilitando desta forma a execução das tarefas. Foi adicionado um botão que remove todas as linhas do Pedido de Artigos e possiblidade de converter os pedidos em Encomendas de forma automática, na ficha de Pedidos de Artigos e na ficha de Artigo. No touch, POS, POS Restaurante e POS Restaurante Hotel foi adicionado um botão para abrir a ficha de Pedido de Artigos Foi adicionado a interligação com o E-Commerce Rprix (podendo aceder à página de registo directamente do Gescom), permitindo desta forma receber encomendas e clientes, assim como de uma forma muito fácil publicar os artigos na loja RPrix. No formulário de vendas, foi alterado o botão de Pré-visualizar, passando para dentro do menu Contexto, por forma a permitir realizar uma pré-visualização do documento no ecrã ou a impressão directa do documento. Foi também impedido a eliminação de um documento não terminado se existirem já documentos com numeração superior na mesma serie. Foi adicionada a possibilidade de nas oficinas adicionar 5 tarefas à obra, e ao adicionar artigos ou serviços à obra indicar a qual tarefa corresponde,. Na ficha de fornecedor passou a ser permitido introduzir letras no número de contribuinte, de forma a permitir números de fornecedores estranjeiros. Adicionado novo formulário para duplicação de facturas, sendo mais fácil realizar a operação. Adição de Botão para alterar o preço dos artigos no POS. Validação do número de dias desde o último backup, e caso ultrapasse esse número informa o utilizador que deve realizar o backup Criação de modelos pré-definidos para na criação da empresa, ao escolher esses modelos, têm uma solução pré-configurada, e já com artigos para ser praticamente de utilização imediata. Adição de novas configurações na ficha de Artigo relativas ao POS, onde é possivel indicar se o artigo é visivel no POS, se pede quantidade, se pede preço ou se está sujeito a pesagem. Adição do Imposto de Selo, com definição por artigo segundo a tabela de imposto de selp definida, incluindo que o imposto é pago pelo cliente ou empresa. No POS Touch caso o Artigo tenha definido pedir quantidade ou preço, aparece imediatamente o teclado para preencher com os dados correctos.

6 Adição de opção de encerrar o computador após terminar de realizar o backup. No POS é possivel definir o tamanho dos botões (altura e largura) retirar a descrição do artigo, o preço, código produto, alem de ser possivel se aparecem as subfamilias no menu superior. Na secção Opções do pagar do POS é possivel pesquisar cliente por NIF e gravar os dados do cliente automaticamente. Adição de um mapa de rotação de stock. No ecrã principal do POS Touch foi adicionado um botão para recuperar venda, tornando mais rápido o processo. Adicionada permissão de alteração de descrição de artigo na ficha de artigo. Adicionadas permissões para acesso aos sub-menus de Administrador. Adicionadas permissões para alterar e eliminar Artigos. Adicionadas permissões para alterar e eliminar Fornecedores. Adicionado código de loja nos documentos comerciais e guias. Adicionado código de desbloqueio de crédito, no caso de um cliente ter ultrapassado o limite de crédito, existe a possibilidade de introduzir um código de desbloqueio, permitindo dessa forma finalizar a venda.

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