Curso TECNOLOGIA EM GESTÃO EMPRESARIAL

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1 Curso TECNOLOGIA EM GESTÃO EMPRESARIAL DISCIPLINA Aplicações de Sistemas de Prof. Wagner Däumichen Barrella Aplicações de Sistemas de Vínculo Administração-Tecnologia Administração e Tecnologia Revolução Cientifica Revolução Industrial Revolução da Necessidade de explicações sobre os fenômenos da natureza. Necessidade de amplificar o poder de produção (força física). Necessidade de amplificar o poder do pensamento. Administração e Tecnologia As empresas utilizam a tecnologia ferramental para: Resolução de problemas; Melhorar os controles; Melhorar o fluxo de ; Melhorar o processo de tomada de decisões. como Assim as empresas necessitam de um profissional que possa compreender e aplicar melhor a tecnologia nos seus processos. Perfil do Gestor Moderno Profissional com: Bom conhecimento de tecnologia; Bom relacionamento com pessoas; Conhecimento sobre negócios e processos organizacionais. Atua no desenvolvimento de atividades que vinculam a administração de empresas e tecnologia. Também conhecido como CIO ou Analista de. Funções do Analista de Negócios Conhecer bem o mercado que atua. Antecipar-se ao concorrente. Antecipar os acontecimentos futuros. Realizar o Planejamento Estratégico. 1

2 O que o Analista de precisa? Ter facilidade para trabalhar com informática Ter conhecimentos nas áreas de humanas (Administração, Sociologia, outros). 80% das estão disponíveis no mercado. Não é preciso ser um espião para descobri-las e saber coletá-las. Atividades do CIO Analisar a organização; Definir corretamente seus problemas; Identificar missões; Identificar campos de atuação; Identificar relações internas; Desenvolver estudos e alternativas de coleta de dados; Definir a melhor forma de armazenamento de dados; Definir a melhor forma de utilização dos dados. Administração, Tecnologia e Globalização A dinâmica atual exige uma agilidade de resposta, que só pode ser conseguida com o uso de TI. A pode ser melhorada com o uso de TI, incrementando o tratamento e a organização das geradas pela empresa. Globalização, em seus pontos positivos e negativos, não teria êxito se a tecnologia não fosse empregada. A Fases da Revolução da Informática isolada: Falsos donos dos dados; Profissionais que necessitavam tinham acesso restrito a ela. da informação Informática distribuída: Aparecimento de PCs; Guerras de paradigmas entre os profissionais de tecnologia; Dados podem ser processados em qualquer posto de trabalho com computador. Fases da Revolução da Sistemas de Informática amigável: Ambiente gráfico; Internacionalização de programas; Redes e Internet; Necessidade de profissionais com visão integrada de tecnologia e negócios. Conclusões: Profissionais de TI saem da posição de Donos dos Dados para Profissionais de Suporte. Aparecimento de Profissional que utiliza TI para promover Vantagem Competitiva. Dados S. I. G. Decisões 2

3 Conceitos de Sistemas O que é sistema? Sistema é um conjunto de partes, ou elementos, coordenados entre si, que funcionam como uma estrutura única, com determinado fim. EXEMPLOS DE SISTEMAS Sistema Ambiental Ecossistema Sistema Nervoso Sistema Mecânico Sistema Elétrico Sistemas de Transporte Sistemas Telefônicos Sistema Computadorizado Sistema de Sistema de Esporte e Cultura Sistema de Eletricidade Sistema Urbano Sistema Escolar Sistema de Transporte Sistema Habitação Sistema de Água e Esgoto Sistema de Saúde A Empresa como Sistema Sistema Empresarial A Empresa é um sistema aberto, composto de vários subsistemas (que serão vistos adiante), o que implica na necessidade de realimentações, para que a mesma possa ter agilidade de resposta às flutuações e possa sobreviver no ambiente no qual se encontra. 3

4 PROCESSO DE FABRICAÇÃO Empresa As empresas, na forma como são conhecidas desde o início do século passado, sempre necessitaram exercer controles para administrar suas atividades. Entradas Processo de Transformação Realimentação Controle e avaliação Saídas Os principais controles realizados eram: Estoques Manufatura Pagamentos (entradas e saídas) Em 1.967, o Prof. Zaccarelli mostrou a Empresa como um conjunto de funções produtivas e administrativas, inter-relacionadas entre si, sendo organizado e comandado por um Sistema Integrado. Nos anos 70 o Computador foi inserido nas empresas para realizar cálculos com mais rapidez e precisão. Departamentos (Subsistemas) PCP MRP, Estoques Manufatura Transformação, Montagem, Embalagem Compras Cotação, Compras Vendas Orçamentos, Vendas, Nota Fiscal Financeiro Pagamentos, Planejamentos Contabilidade Registros, Controles Expedição Controla e Envia Produtos Recebimento Recebe e Controla Matéria-prima PCP PCP é o departamento que administra, planeja, dirige e controla o suprimento de material e as atividades de processamento de uma indústria, de modo que os produtos especificados sejam produzidos por métodos pré-estabelecidos para conseguir um programa de vendas aprovado; Essas atividades são desempenhadas de tal maneira que recursos humanos, facilidades industriais e capital disponíveis são usados com a máxima vantagem. O PCP é responsável pelo MRP, MRPII e pelas Planilhas de Controle. MANUFATURA A produção é o centro nervoso da empresa, deste setor depende toda a receita da empresa. O Departamento de Manufatura é responsável pelo processo de transformação, no qual são utilizados matéria-prima, mão-de-obra, energia e equipamentos, para a produção de bens, Incluindo a embalagem do produto. O departamento deve cuidar dos estoques e recursos envolvidos no processo. produção, Entrada e consumo de matéria prima, parada de máquinas, Coordenação de funcionários. 4

5 COMPRAS VENDAS O Departamento de Compras tem responsabilidade sobre todos os produtos e serviços comprados (ou contratados) até a sua chegada no almoxarifado. Isso inclui cotação, negociação (preço, quantidade, prazo de entrega, forma de pagamento, qualidade), emitir pedido de compra, recebe e passa aos deptos de Manufatura, Financeiro e Recebimento. Esses dados e são relevantes pra formação do custo final. O Depto de Vendas é responsável pela prospecção e contato com o cliente, elabora orçamentos, negocia quantidades, prazos, preços e formas de pagamento Define as políticas de vendas e acompanha as estratégias do negócio em conjunto com as outras diretorias. emissão de notas fiscais ou faturamento e recebimento de duplicatas ou cobranças sobre produtos vendidos. Emissão Nota Fiscal de Vendas, Relatório de Vendas, Mapa de faturamento FINANCEIRO O Depto Financeiro não se limita a pagar e receber contas, mas, executar atividades de planejamento, análise do fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos), passando estas para o departamento de vendas e contabilidade. Recebe e arquiva notas fiscais; Recebe e arquiva boletos de cobrança de clientes e fornecedores; Emissão de cheque de pagamento; Faturamento; Registro contas a pagar, receber; Quitação de pagamentos de clientes e fornecedores; Emissão de cobrança. CONTABILIDADE O Depto de Contabilidade controla o registro e a documentação da empresa, elaborando relatórios e balancetes para análises do Depto Financeiro. Classificação dos documentos; Planilha para lançamentos; Conciliação das contas; Fechamento de balanço trimestral, e anual; Classificação das notas fiscais; Planilha de lançamentos, Folhas de pagamento, Fechamento da apuração do ICMS, Classificação de notas fiscais de saídas, Apuração de ISS EXPEDIÇÃO O Depto de Expedição é responsável pelo controle e envio de produtos acabados aos clientes. Comunica-se com os departamentos de Manufatura, Vendas e Financeiro, para registrar os produtos, quantidades, clientes, endereços e entregas realizadas. saída de mercadoria, entrega. RECEBIMENTO Depto de Recebimento (ou Almoxarifado), como diz o nome, é o responsável pelo recebimento, controle e armazenamento de todo material (matéria prima ou consumo) utilizado por todos Departamentos. Comunica-se com praticamente todos os departamentos, sendo que o Depto de Compras (para conferência de compras), de Manufatura (liberação de material para produção) e Financeiro (para informe de contas a pagar). 5

6 RELAÇÕES INTERDEPARTAMENTAIS Controle de estoque Vendas Programação Linha de Produtos Planejamento do Processo Produtivo Capacidade Produtiva Onde Como O que Com o que Visão Sistêmica Somente com um Sistema de é possível manter uma base concreta e um processo administrativo eficiente. Fabricação Compras Estoque Entrega Controles: Eficiência Custos Prazos Qualidade Previsões: despesas carga prazos Disponibilizar a informação; Manter o fluxo de na empresa; Auxiliar a tomada de decisões na empresa; Controlar as relações interdepartamentais; Base Sistêmica da empresa Dado: Registro de um fato ou realidade; : São os dados organizados e classificados para suprir um objetivo específico; Banco de Dados: Depósito de registros; : Operações realizadas pelos departamentos; : Resultado da Análise dos dados e da empresa; Sistema de Sistema de é um tipo de sistema, com a função de coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação para que o usuário tome decisões acertadas e adequadas. Essas decisões visam facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e operações das empresas e organizações. Para isso, é preciso que as tenham o máximo de precisão possível, entregues no momento certo, à pessoa certa e baseadas nos fatos apropriados. Os sistemas de informação contêm registros e sobre pessoas, lugares e coisas interesse, no ambiente, ao redor e dentro da própria organização. Funcionamento do SI Conforme a Teoria de Sistemas, um Sistema de é composto de elementos que coletam os dados (entrada), manipulam e armazenam (processamento) e distribuem as (saída). 6

7 Nível de Responsabilidade de decisão Classificação de Sistemas Sistemas Especialistas Sistemas de Suporte Executivo Sistemas de Suporte a Sistemas de Aumento da Concorrência Globalização, Inovações Empresas Mudança nos processos de manufatura Atualização na metodologia administrativa Automação de processos e mudanças organizacionais (cnc, robôs, linha, célula) Competitividade e Produtividade O que foi feito na parte Administrativa? Quantidade de pessoas envolvidas Principais alterações ADMINISTRATIVAS Novas estratégias de parceria e competição; Implantação de sistemas JIT; Flexibilização na parte comercial; Preocupação com a satisfação dos clientes; Modernização dos Sistemas de ; Objetivos das modificações nos SIs alcançar os níveis de produtividade e competitividade desejados. a implementação de novos grupos de trabalho e processos decisórios; melhor distribuição das gerenciais (através da utilização da tecnologia disponível); OBSERVAÇÕES Os maiores avanços da área administrativa foram centrados nos computadores e nas suas formas de utilização. A chegada de computadores menores e mais rápidos, junto com as tecnologias de redes, vem fazendo com que os gestores deixem de apenas realizar cálculos repetitivos. Atuação da Empresa com SI 7

8 Recebimento de mercadoria LA Depreciação LA Folha Para o bom funcionamento da empresa, é preciso que haja uma troca freqüente de dados e, entre as áreas de manufatura e administrativa. EMPRESA SIGA EDI fornecedor Pedido de Compra Importação Cotação Solicitação Compras Contrato de Projeção Fornecimento de Estoque Ordens de Produção Qualidade Estoque MP / MC Requisições Contas a Pagar Fluxo de Caixa Orçamento Movimento de Títulos Ativo Fixo Simulação Financeira Simulação Preços de Venda Banco Folha de Pagamento Apropriações Lançamentos Automáticos Lançamento Ponto Eletrônico Administração e decisões Manufatura Clientes Previsão de Vendas Estatística Consulta Banco de Livros Fiscais Carga de Máquina Coletor Eletrônico Manutenção Industrial Produção Estoque Produto Acabado LAFfaturamento Contabilidade Custos LA de Rateios Centros Improdutivos LA de Movimentos Demonstração de L&P Mensal Acumulado Razão Balancete Faturamento orçado real orçado real Diário CMV Faturamento CMV + Margem Bruta LA Contas a Receber Pedidos de Vendas SIGA EDI - Cliente NF DP Financeiro PCP Liberação Liberação Contas a Movimento Contabilidade Folha e Ponto de crédito de Estoque Faturamento Receber de Títulos Banco Estoque Custo Faturamento Compras Livros Fiscais Man.Industrial Fim Ativo Fixo Fluxo de Informações na Empresa Estrutura Organizacional B. D. C. Analisando a Estrutura Hierárquica-Organizacional Tradicional, nota-se que o relacionamento horizontal entre os vários setores da empresa é quase inexistente. Isso significa que para viabilizar a troca oficial de dados e entre setores subordinados a diferentes áreas, normalmente, há uma atuação (intervenção) dos níveis hierárquicos mais altos. Financ Contabil. Serviços Facilid. Vendas Market Manut. Inf. Publ. RH Presidência e Conselho Diretivo Cons. Vendas Compras Manufatura Logística Mat. Prima Prod. Prod. Exp. A forma Tradicional de Organização, não permite a observação da influência das atividades e resultados de outros setores, com os quais não estejam diretamente relacionados, por exemplo: as decisões e atuações do setor de Compras nas atividades do setor de Logística e assim por diante. Estrutura Organizacional Tradicional 8

9 SIG ou ERP Sistemas Integrados de Gestão E-commerce SIG = Sistemas de Sistema Integrado de Gestão ERP = Enterprise Resources Planning Dados C. R. M. S.I.G. B. I. Decisões Sistema Integrado de Gestão (SIG) SIG é um sistema capaz de integrar os dados de muitas fontes para fornecer dados e informação úteis para operações de suporte, gerenciamento e tomada de decisão em uma organização. Esse sistema é usado para extrair dados, processá-los e produzir resultados significativos para os seus usuários. Sistema Integrado de Gestão (SIG) SIG é um conjunto de programas e cálculos realizados para administração da empresa, que consideram a mesma base dados para todos os departamentos e setores. SIG é uma evolução dos sistemas administrativos, que busca garantir a unificação e a confiabilidade dos números e cálculos, necessários para a administração da empresa, fazendo com que as orientações e ações tomadas pela empresa sejam mais seguras. Enterprise Resources Planning (ERP) EMPRESA ERP é o nome usado para denominar o software multimodular que executa um conjunto de atividades, com o objetivo de auxiliar a gestão de uma empresa nas importantes fases de seu negócio. Administração DECISÕES Manufatura ERP é um programa que facilita o fluxo de entre todas as atividades da empresa. Tal comunicação é realizada através de um banco de dados, que interage com as diversas áreas de aplicação, consolidando todas as operações do negócio em um único ambiente computacional. S I G Banco de Dados Estrutura Administrativa das Empresas 9

10 Financeiro / Contábil Manufatura Administração previsão de vendas carga de máquina capacidade de produção investimentos VENDAS Módulos S I G COMPRAS paletização padrão produtos serviços marketing B.D.C. processamento tecnologia layout BCD salário estratégia informática ESTOQUE / MANUFATURA / EXPEDIÇÃO Informações controle da qualidade projetos custo (fix+var) estoques despesas compras impostos Requisição de compras e/ou fabricação Informações contábeis Fluxo de Informações no SIG expedição Arquitetura de Sistema Integrado (Barrella, 1995) Sistema Integrado de Gestão (SIG) Funções do Sistema Integrado de Gestão (SIG) SIs Apoio às Operações Apoio Arquitetura ERP - (adaptada de Davenport, 1998). Apoio às Operações SIs Apoio Processar transações; Controlar processos industriais; Apoiar comunicação e colaboração; Atualizar bancos de dados. Processar e SIs registrar dados resultantes de diferentes transações; Apoio às Tipos de processamento: Apoio Operações Em lote; Em tempo real; Ex.: Bancárias; 10

11 Apoio às Operações Monitorar SIs e controlar processos físicos; Controle em tempo real; Ex.: Refinaria de Petróleo Apoio sensores eletrônicos para monitoramento. Apoio às Operações Melhorar SIs a comunicação e a produtividade de equipes de trabalho; Ex.: correio eletrônico, Apoio videoconferência. SIs SIs Apoio às Operações Fornecer informação e apoio para a tomada de decisão gerencial. Apoio Fornecem Apoio informação às na forma de relatórios; Operações Ex.: Gerente de vendas. Apoio SIs SIs Fornecer suporte direto aos Apoio às Operações gerentes durante um processo de decisão; Ex.: Simulações de custos; Apoio Fornecer Apoio às Operações críticas aos gerentes; Ex.: Desempenho organizacional e competitivo alto nível Apoio 11

12 Principais Registros Recursos Humanos Materiais Manufatura Qualidade Manutenção es / Clientes Investimentos de Capital Financeiro Tesouraria Controladoria Projetos Vendas, Distribuição e Logística Workflow Os principais registros de dados são: Cadastros: Matéria-prima Produto acabado es Clientes Funcionários Atividades: Compra Venda Manufatura Logística Serviços Os principais registros de dados são: Módulos: Vendas Compras Logística Contabilidade Manufatura Análises Relatórios Simulações Comunicações Estrutura do Plano de Contas: Financeira Contábil Expert-ERP (E-ERP) Intelligent-ERP (I-ERP) Supply Network Management (SNM) EMPRESA Administração DECISÕES Manufatura Engenharia Contabilidade Sistema Especialista E-ERP Sistema Especialista BANCO DE DADOS Recepção / Expedição Área Administrativa Arquitetura E-ERP. Área de Manufatura 12

13 EMPRESA MATRIZ (outra localidade) Cliente Cliente Manufatura INTERNET Administração DECISÕES CAM/ CIM exped. cnc Sistema Especialista E-ERP BANCO DE DADOS mont. Cliente Usando a Internet. Comunicação entre empresas Sistema ERP Indústria A Banco de Dados WEB SERVICE Concessionárias Montadora Clientes A ERP - A B ERP - B Distribuidor ERP - C 13

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