FEVEREIRO/MARÇO 2009 NÚMERO 2 ANO

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1 FEVEREIRO/MARÇO 2009 NÚMERO 2 ANO 1 Eficiência operacional traz maior rentabilidade aos clientes da INTERFILE. PÁG. 5 Interfile lança solução de GESTÃO de documentos para novos mercados. PÁG. 3 Empresas apostam no outsourcing para reduzir custos e elevar PRODUTIVIDADE. PÁG. 5

2 2 editorial Novas oportunidades O ano de 2008 foi repleto de grandes conquistas. Reestruturamos áreas, lançamos a nova marca e iniciamos projetos de expansão do nosso foco de atuação, com o objetivo de consolidar a Interfile como líder de mercado em BPO. Para 2009, nossas projeções são ainda mais ousadas. Fechamos o ano passado com alta de 26%. Esperamos crescer, no mínimo, o mesmo em Para isso, vamos fomentar o pós-venda, com foco no atendimento ao cliente e na oferta de soluções completas para diferentes nichos, ainda não explorados pela Interfile, como jurídico e educacional. Já no primeiro trimestre, pretendemos lançar novos e exclusivos produtos de uma ferramenta de gestão de documentos para atender à demanda desses mercados. Além do crescimento comercial, a empresa está investindo na implantação de modernas tecnologias para agregar ainda mais valor aos produtos que oferecemos. Recentemente, concluímos a instalação de um novo controle de acesso para ampliar a segurança dos documentos e informações de nossos parceiros. Preocupada também com a disseminação da cultura brasileira, neste ano, a Interfile deu mais um passo à frente do mercado e se tornou a primeira empresa de seu segmento a realizar um patrocínio cultural: a Orquestra Jazz Sinfônica de São Paulo, em sua temporada no Auditório Ibirapuera. Durante o ano, serão realizadas diversas apresentações com renomados cantores da MPB e da França para comemorar a imigração francesa no País. O ano de 2009 também guarda muitas oportunidades. Nesse momento de crise financeira, o setor de outsourcing será o parceiro ideal das empresas que visam o aumento de eficiência operacional e a redução de custos. Além de necessárias em um cenário de recessão econômica e escassez de recursos, essas são metas que devem ser atingidas por qualquer corporação que pretende ganhar mais competitividade e solidez. Nós, da Interfile, estamos prontos para suprir as demandas e garantir a satisfação dos nossos clientes. Que este seja um ano marcado por grandes realizações. Boa leitura! Um forte abraço, Sérgio Souza, Diretor Geral Atualize seu cadastro e continue a receber o Interfile News! Envie um para interfilenews@interfile.com.br com seu nome completo, endereço, empresa / departamento e e fique por dentro de todas as novidades da empresa e do mercado! Expediente... Interfile News é uma publicação da Interfile Business Process Outsourcing Av. Paulo Ayres, 40 - Taboão da Serra - SP - Telefone: (11) Coordenação geral: José Brandão e Rebeca Vieira Coordenação editorial e gráfica: Carolina Chichetti - ML&A Comunicações Textos: Andrea Carvalho e Ana Cortez Projeto Visual e Gráfico: ML&A Graphics - mlagraphics@mla.com.br - Designer: Tarcila Zonaro Contato: interfilenews@interfile.com.br

3 Novos desafios em Business Solutions Áreas jurídica e de educação ganharão ferramenta de gestão de documentos no 1 trimestre Renata Daltro, nova diretora de Business Solutions da Interfile, chega à empresa com dois grandes desafios: criar novas frentes de negócios e consolidar a ferramenta de gestão de documentos no mercado. Para isso, a executiva afirma que outras soluções, voltadas para os segmentos jurídicos e de e- ducação, serão lançadas já no primeiro trimestre deste ano. Alinhados às necessidades de cada cliente, o novo pacote de soluções será desenvolvido com base em uma ferramenta hoje oferecida para a administração de prontuários da área de Recursos Humanos das empresas. Estamos estudando os mercados para estruturar um sistema que traga inteligência de negócios (BI) aos processos internos das companhias, informa Renata Daltro. Independente do segmento, as empresas podem se beneficiar em áreas distintas, como o RH e o Jurídico, pois a solução traz ganhos em comum: redução de custos, mais agilidade e segurança da informação, ressalta. produtos Elevar a vantagem competitiva no mercado e ampliar o acesso a produtos e serviços oferecidos aos clientes finais são alguns dos principais benefícios que este novo serviço proporciona aos seus parceiros. Indicada principalmente para agilizar todo o processo que necessite visualização de documentos, como a concessão de crédito, por exemplo. A solução está em fase piloto em alguns clientes. Por meio da digitalização online de documentos, inclusive com o uso de um notebook com acesso wireless e de um scanner portátil, o produto permite a captura das imagens na ponta e a disponibiliza em qualquer local Posso dizer que o produto atendeu às expectativas da empresa e é um verdadeiro sucesso Jorge de Almeida produtos 3 Entre as empresas que utilizam a ferramenta estão a Gol, a BV Financeira e a Protege, cliente da Interfile desde o segundo semestre de Jorge de Almeida, gerente corporativo de RH do Grupo Protege, afirma que a solução melhorou o aproveitamento da mão de obra da área e a segurança das informações armazenadas. Seu modelo eficaz e disciplinador de organização de documentos nos permite mais agilidade na busca. Posso dizer que o produto atendeu às expectativas da empresa e é um verdadeiro sucesso, destaca. Após cinco anos atuando na Visa Vale, a executiva ingressa na Interfile com grande expectativa de alavancar a captação do setor. Segundo Daltro, qualquer empresa, principalmente as com alto turnover e grande número de funcionários, tem ganhos relevantes com a ferramenta. O momento é oportuno, já que os nossos serviços ajudam a reduzir os custos do cliente, além de agregar valor à operação, aspectos fundamentais em tempos de crise mundial, afirma. Captura na ponta Ferramenta da Interfile leva ponto de venda ao cliente para que possa ser processada, facilitando o acesso às mais remotas localidades e ampliando as chances de concretizar novos negócios. O envio é feito por um endereço https, um dos mais seguros da Internet, com o uso de login e senha. Além de proporcionar economia de custo e tempo, a solução garante a segurança e a integridade das informações, pois cada documento é autenticado internamente, explica José Luis Parladore, diretor de Processos. O produto pode ser customizado para os mais diversos setores e necessidades, complementa.

4 4 cultura Com início programado para março, a temporada de concertos da Orquestra Jazz Sinfônica do Estado de São Paulo no Auditório Ibirapuera terá a Interfile como uma de suas patrocinadoras. As apresentações de 2009 celebrarão o ano da França no Brasil e contarão com a participação de nomes consagrados, brasileiros e franceses, como Michel Legrand, Lenine, Toquinho e Monica Salmaso. Escolhemos patrocinar a Jazz Sinfônica por seu trabalho sério e comprometido com a aproximação entre a música popular e a erudita, informa o diretor de vendas e marketing da Interfile, José Luiz Brandão. Já para Sérgio Souza, diretor geral da empresa de BPO, ao patrocinar a Orquestra Jazz Sinfônica no Auditório Ibirapuera, a Interfile está exercendo seu papel social. Além disso, é muito bom estar num evento com duas instituições com as quais temos identificação com o perfil inovador e de eterna busca Interfile patrocina Jazz Sinfônica em SP pela qualidade. Outra motivação é ser a primeira empresa de nosso segmento a efetivar uma ação deste porte. O apoio faz parte da Lei Federal de Incentivo à Cultura, a Lei Rouanet, e reflete essa preocupação da Interfile. A companhia fez uma importante contribuição que ajudará a viabilizar este grande projeto, a temporada 2009 da Jazz Sinfônica. Essa é uma iniciativa que contribui para a disseminação da produção cultural brasileira, afirma Roberta Mourão, assistente de eventos do Auditório Ibirapuera. A temporada se encerra em novembro com uma homenagem a Vinicius de Moraes nas vozes de Monica Salmaso e Toquinho. As apresentações, 16 no ano, acontecerão no último final de semana de cada mês. A intenção da Interfile é aproveitar esses eventos para promover ações de relacionamento com seus clientes. Ágil e eficaz A Interfile, em parceria com o Portal de Documentos, oferece agilidade para seus clientes na recuperação de crédito. Confira a opinião de quem conhece o produto: A solução da Interfile, que adquirimos para o segmento de veículos no início de 2008, trouxe muitos resultados positivos para o banco. Além de uma redução de custos significativa, por meio da ferramenta conseguimos reduzir os prazos dos kits de ajuizamento, agilizando opinião do cliente a entrega aos escritórios de cobrança. Isso é possível porque todo o processo se tornou digital, com valor probante e eficácia jurídica. Em momentos de crise financeira, um produto que traz mais agilidade aos procedimentos e, portanto, amplia as chances de liquidação das dívidas, é fundamental. Salvatore Clemente, Gerente de Serviços a Clientes do Banco Santander Informações sobre produtos ou institucionais: Envie um para informacoes@interfile.com.br ou ligue para (11)

5 Ganho em eficiência operacional Com base na estratégia de buscar excelência no atendimento ao cliente e oferecer soluções completas para cada demanda, a Interfile realizou uma série de reestruturações no corpo diretivo da companhia, dentre elas na área de Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos de Negócios, sob a atual direção de Márcio De Cicco. A divisão tem o objetivo de otimizar projetos e implementar melhorias, agregando maior rentabilidade e menor custo aos seus parceiros. Dentre as mudanças realizadas estão a segmentação do setor por unidades de negócios e custos dos processos. reportagem Passado o momento de maior euforia dos mercados, a crise financeira trouxe importantes mudanças e lições de gestão às empresas do mundo todo. A tendência para minimizar os efeitos dessa época de incertezas dita que as companhias devem se focar mais na eficiência operacional e fontes alternativas de captação de recursos, como private equity. Para reduzir custos e concentrar investimentos no core business, as empresas deverão apostar com força no mercado de outsourcing de produtos e serviços, uma boa alternativa nesse momento de turbulência, afirma Boanerges Ramos Freire, sócio-diretor da consultoria Boanerges & Cia. De acordo com pesquisa da consultoria Forrester Research, a terceirização de TI pode gerar uma economia média de até 17% ao ano para as corporações, valor equivalente a cerca de US$ 10 bilhões anuais no mercado. As demandas para o segmento, contudo, serão mais rigorosas em Segundo levantamento da GFT, A vez do outsourcing Crise financeira deve impulsionar setor como alternativa de redução de custos e ganho de eficiência das empresas As empresas deverão apostar com força no mercado de outsourcing, uma boa alternativa a esse momento de turbulência Boanerges Freire capa 5 O crescimento das atividades da Interfile tem exigido maior padronização, implementação de rígidos controles de segurança e total foco no cliente. Pretendemos atingir essas metas fortalecendo o nosso diferencial, o atendimento personalizado, ressalta. Em 2008, ferramentas de gestão e de controles de produção já foram implantadas. Além disso, houve investimento em treinamento e desenvolvimento de profissionais. Já para 2009, o departameto pretende dar continuidade ao projeto de consolidação de BPM na corporação e elevar a qualidade e eficiência dos serviços prestados ao mercado. 26% dos empresários entrevistados apontam a transferência de conhecimento do negócio pelos prestadores de serviço como principal diferencial na escolha pelo outsourcing. Já 12% procuram por companhias que possuem atendimento global. Embora as exigências se tornem maiores, os recursos serão escassos, o que exigirá companhias de outsourcing mais desenvoltas para se adaptar ao mercado. Com a redução de crédito, as empresas acabam adiando investimentos e traçam estratégias com base em um quadro econômico desfavorável, retraindo os negócios ao invés de fomentá-los, ressalta Boanerges. O estresse que se instalou no mercado doméstico levou ao fechamento de mais de 600 mil postos de trabalho em dezembro do ano passado, além da queda da produção industrial e a desaceleração da economia. O índice de inadimplência das empresas encerrou novembro em alta de 28,2% sobre 2007, segundo a Serasa Experian.

6 ... 6 reportagem Documentação pessoal sem dilema Quem nunca procurou um boleto para provar seu pagamento? Para nos ajudar a entender o que fazer com a papelada que se acumula todo mês, conversamos com o diretor de Document Management Solution (DMS) da Interfile, Sebastião Remédio. Confira as dicas: Por que guardar: Os comprovantes devem ficar guardados para provar a quitação da dívida caso o sistema da empresa credora não acuse o seu recebimento. Armazenamento eficaz: O ideal é organizar essas informações em pasta arquivo ou fichário, separadas Item Documental Prazo de Guarda... Hollerith Até orecebimento da aposentadoria INSS Até orecebimento da aposentadoria Tributos (IPTU,IPVA, Imposto de Renda eoutros) Contas (água, luz, telefone, gás) Comprovantes de pagamento de aluguel 3 anos completos Comprovantes de pagamento de condomínio Comprovantes de pagamentos de honorários (médicos, advogados, peritos) Comprovantes de mensalidade escolar Prestação de Imóveis Até que aescritura seja registrada em cartório Recibos de consórcio Até que aquitação seja oficializada eobem liberado Recibos de assistência médica Seguros em geral(contrato ecomprovantes de pagamento) 1 ano completo Pagamentos decartões de crédito Despesas de hotéis (para reembolso) Bens duráveis (eletrodomésticos, eletroeletrônicos, veículos automotores) por tipos de cobranças como conta de luz, IPTU e convênios. Por quanto tempo os documentos devem ser guardados? Para evitar que eles sejam erroneamente jogados no lixo, devemos nos atentar aos prazos determinados pelo Código Civil, em vigor desde Descarte correto: Depois que o período de guarda determinado por lei terminar, desfazer-se do documento é outra preocupação. Os papéis devem ser cortados em vários pedacinhos para dificultar sua recomposição. 1 ano completo Durante toda avida útil do bem Interfile investe em novos controles de acesso Em funcionamento na unidade de Taboão, será instalado em breve nas filiais de Jandira e Itapevi segurança Para ampliar a segurança das informações de seus clientes, a Interfile implantou o novo Controle de Acesso de Pessoas. O sistema passa a ter funções tecnológicas baseadas em crachás de acesso por aproximação. A tecnologia permite à Interfile agregar funções inovadoras de autenticação de colaboradores, visitantes e prestadores de serviços que trafegam pelos prédios da empresa. Além disso, o controle de acesso passa a integrar uma arquitetura de câmeras e televisores que monitoram o movimento de cada pessoa. Todos aqueles que entram nas salas da sede possuem uma permissão de acesso, o que torna possível identificar dia, horário e atividades desenvolvidas no local, explica Daniela Vaz, analista de Facilities. A nova tecnologia garante mais segurança aos clientes, pois reforça a salvaguarda de seus arquivos e agrega valor aos negócios, afirma Flávio Nisti, gerente de Controles Internos, Auditoria e Segurança da Informação.