MANUAL DE COMUNICAÇÃO DA EEFEUSP

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1 MANUAL DE COMUNICAÇÃO DA EEFEUSP 1. Introdução A Escola de Educação Física e Esporte da Universidade de São Paulo (EEFEUSP) é uma instituição pública de ensino superior, integrante da Universidade de São Paulo desde 1969, autarquia ligada ao Governo do Estado de São Paulo. Maiores dados histórico poderão ser obtidos no site no link Centro de Memória. Este documento visa definir os processos de comunicação internos e externos da EEFE-USP, buscando, através de orientações e recomendações, promover o seu melhor relacionamento com seu público alvo, numa relação de respeito, transparência, equidade e responsabilidade. 2. Objetivos do Manual de Comunicação EEFEUSP Estabelecer procedimentos para divulgação da EEFEUSP nos diferentes meios e suportes de comunicação. Facilitar o acesso e melhorar o aproveitamento de canais internos e externos de divulgação de informações. Uniformizar e monitorar a imagem institucional da EEFEUSP. 3. Identificação de públicos de interesse A EEFEUSP possui diversos públicos com interesses distintos. A clareza na identificação de públicos de interesse facilita a criação de produtos comunicacionais com linguagem, abordagem e objetivos específicos. São eles: INTERNO Professores, funcionários, alunos dos cursos regulares de graduação e pós-graduação, alunos dos cursos de extensão, e seus respectivos familiares, entidades internas de classe. EXTERNO Alunos do ensino médio; docentes, pesquisadores e alunos visitantes/intercambistas; ex-alunos; demais instituições de ensino superior nacionais e internacionais; órgãos públicos; organizações não-governamentais; federações e associações; meios de comunicação científica; meios de comunicação de massa; fornecedores e prestadores de serviços; e sociedade em geral. 4. Autoridade e responsabilidade O Manual de Comunicação da EEFEUSP é produzido e atualizado pelo Serviço de Relações Institucionais e Comunicação da EEFEUSP. Cabe aos docentes, pesquisadores e funcionários da Instituição conhecer e aplicar as diretrizes estabelecidas por este manual. 5. Produtos de comunicação da EEFEUSP Apresentamos aqui alguns produtos de comunicação produzidos pelo Serviço de Relações Institucionais e Comunicação ou demais setores, que visam a divulgação das informações sobre a EEFEUSP:

2 Website (www.eefe.usp.br) O website apresenta informações das diferentes estruturas que compõem a EEFEUSP, além de eventos, notícias e centro de memória. Folder O folder institucional apresenta as informações básicas sobre a EEFEUSP. EEFEUSP em Números Atualizado anualmente, apresenta balanço geral dos números da EEFEUSP: quantidade de alunos, docentes, pesquisadores, acervo bibliográfico entre outros. Guia de Fontes EEFEUSP Guia de Fontes apresenta a relação dos docentes/pesquisadores da EEFEUSP descriminando a área de domínio de conhecimento, a fim de facilitar o contato realizado, freqüentemente, pelos meios de comunicação. Guia de Apresentação da EEFEUSP Guia de informação de estruturas da EEFEUSP (departamentos, comissões, secretarias e setores) constando atividades desenvolvidas, meios de contato e localização. Quadro de Avisos Os painéis disponíveis nas instalações da EEFEUSP são importantes canais de comunicação interna. Cada um deles é destinado a uma determinada aplicação e a divulgação de informações no mesmo deve ser aprovada pelos seus responsáveis. Correio interno ou grupo de s interno As lista de docentes, funcionários, alunos da graduação e alunos da pós-graduação são de uso exclusivo da administração da EEFEUSP, visando a divulgação de assuntos de interesse comuns. Mailing de Imprensa - É uma coletânea com os principais veículos de comunicação que mantêm contato com a EEFEUSP, mantido pelo Serviço de Relações Institucionais e Comunicação. O mailing pode ser utilizado para estabelecer contatos com a imprensa. Relatórios dos Departamentos Relatório de atividades acadêmicas (ensino, pesquisa e extensão) realizadas pelos professores de cada um dos três departamentos da EEFEUSP produzido anualmente pelos departamentos. Kit de recepção - conjunto de materiais com as principais informações e para a promoção da EEFEUSP reunidas em um conjunto para ser entregue a professores e pesquisadores visitantes. 6 - Métodos Identificação da instituição A instituição deve ser assim identificada: Em português - Escola de Educação Física e Esporte da Universidade São Paulo Abreviado - EEFEUSP Em inglês - School of Physical Education and Sport of University of São Paulo Utilizar o nome completo para identificar a instituição em todos os documentos relativos a atividades desenvolvidas ou correlatas à instituição. Em caso de referências repetidas da instituição utilizar a sigla para identificação abreviada. Uso da logomarca da EEFEUSP O uso da logomarca deve ser feito de maneira criteriosa, respeitando o formato e as cores originais. Essa premissa deve ser estendida a outras marcas eventualmente criadas para dar identidade a setores, programas, eventos, etc.

3 A EEFEUSP é identificada pela logomarca a seguir, disponível no site em Serviços>Comunicação: Padrões de cores da EEFEUSP Internet O Serviço de Relações Institucionais e Comunicação é o responsável pela manutenção website institucional (www.eefe.usp.br). As atualizações relativas às áreas de Graduação, Pós-Graduação, Cultura e Extensão, Pesquisa, Biblioteca são feitas pelos respectivos serviços. Os Laboratórios e Grupos de Pesquisa serão responsáveis pela criação e manutenção de suas páginas específicas. Para garantir o bom uso dos websites ligados à EEFEUSP recomendamos: a) todos os sites que compõem a estrutura da EEFEUSP devem incluir a identificação da instituição seja com o logo ou com o nome, com possibilidade de acesso à homepage da Escola; b) o website destina-se à divulgação de informações exclusivamente relacionadas ao ensino, à pesquisa e à extensão; c) é vedado o uso do website com fins exclusivamente lucrativos e/ou comerciais de qualquer natureza; d) é considerado como uso inaceitável a veiculação de informações de caráter ilegal ou privado; e) é igualmente vedada a veiculação de publicidade, bem como a venda de espaço publicitário; f) a divulgação de apoios e/ou patrocínios externos, somente com autorização expressa da diretoria; g) só devem ser disponibilizados links a sites externos de instituições diretamente relacionadas ao ensino, pesquisa ou extensão, que deverão abrir em janela blank à parte a janela do site da unidade; h) a inclusão de banners no Portal destina-se exclusivamente à divulgação de novas iniciativas (sites, serviços e publicações eletrônicas). i) a divulgação de publicações, eventos, serviços, projetos, concursos e qualquer outro tipo de informação no website da EEFEUSP deve ser solicitada ao Serviço de Relações Institucionais e Comunicação. Eventos

4 Eventos (congressos, palestras, seminários etc.) são importantes oportunidades para divulgação da imagem institucional. Nestes casos, atentar: - a apresentação (painel, pôster, power point etc.) deve conter a identificação da EEFEUSP (nome, logotipo) e da estrutura correspondente (laboratório, grupo de estudo). Sempre que possível, indicar o endereço do website da instituição para mais informações; Atendimento à imprensa Constantemente os professores e alunos da EEFEUSP são contatados para realizar atendimento à imprensa. Para facilitar esse contato e acompanhar as inserções desta instituição na mídia, pedimos que os contatados orientem os profissionais da imprensa a preencher o formulário XXXXX disponível no site em XXXX. No caso de gravações ou entrevistas na EEFEUSP, a portaria coleta os dados dos profissionais para posterior acompanhamento da equipe de comunicação. Dicas para lidar com a Imprensa Público O público dos veículos de imprensa é heterogêneo e tem diferentes formações e perfis. Antes de escrever ou dar uma entrevista, procure saber qual é o perfil do público. Linguagem A linguagem deve ser leve, clara e preferencialmente rica em analogias. Evite a linguagem dos textos científicos, eles são voltados para os pares acadêmicos.os termos e conceitos científicos devem ser explicados. Evite jargões e fórmulas matemáticas. Informe o significado de siglas e abreviaturas. Concisão O espaço em qualquer mídia é precioso. Procure saber antes de passar sua mensagem, qual será o espaço (mídia impressa) ou o tempo (mídia audiovisual) disponível. Seja objetivo e conciso para evitar que o seu texto ou entrevista tenha que ser editado. Rigor A divulgação científica deve ser compatível com o rigor da ciência. As informações devem ser corretas. Distinguir especulações de resultados comprovados. Maior cuidado ainda com informações relativas à saúde, que podem dar falsa esperanças ao público. Organização do texto Utilize frases e parágrafos curtos. Nem sempre o público lê um texto ou acompanha uma entrevista até o final com a atenção focada. Portanto, é uma técnica jornalística iniciar o texto com as informações mais relevantes logo no primeiro parágrafo. Contato com imprensa Antes de acionar a imprensa, verifique se o fato que se pretende comunicar possui interesse jornalístico. Critérios elementares para definir o interesse de uma notícia: 1) Ineditismo os veículos de comunicação estão interessados em informações ainda não publicadas. 2) Improbabilidade a notícia menos provável é mais importante do que a esperada. 3) Interesse quanto mais as pessoas possam ter sua vida afetada pela notícia mais importante ela é. Formatos de contato com a imprensa: - Aviso de pauta informa a imprensa sobre algo que vai ocorrer nos próximos dias. Serve para chamar a atenção do jornalista para o dia e hora da ocorrência. Deve ser conciso. Escolher um título interessante, capaz de atrair o jornalista. - Release é um texto jornalístico de uma ou duas páginas com informações sobre um fato ou evento. Alguns veículos publicam o release na íntegra, mas o objetivo é subsidiar os jornalistas com informações para produzir a sua própria matéria.

5 - Contato telefônico se conhecer o jornalista, as informações podem ser passadas por contato telefônico ou pessoalmente. Contate a equipe de comunicação da EEFEUSP para selecionar a melhor maneira de contatar a imprensa. Neste caso, o mailing de imprensa pode ser uma importante ferramenta. Entrevistas Somente conceda uma entrevista se tiver domínio do assunto. Se possível, converse antes com o jornalista para se preparar previamente. Antes da entrevista, procure enviar ao entrevistador algum material sobre o assunto. Prepare material de apoio para o momento da entrevista: textos, artigos, dados etc. No caso de entrevistas para vídeo, cuide para que a roupa não chame mais atenção que a mensagem. Evite cores fortes, listras, estampas miúdas e decotes. Prepare o ambiente. Em princípio, tudo o que for dito pode ser utilizado pelo jornalista, mesmo se a conversa não ocorrer em uma situação formal de entrevista. Então, se não quiser que uma informação seja publicada ou se não quiser ser citado como fonte de uma informação ou opinião, tenha cuido com o que for mencionado na presença de um jornalista. Ofereça e telefone em que possa ser localizado com rapidez no caso de o jornalista ter dúvidas no momento de redigir ou editar uma matéria. Um cartão de visita é sempre útil. Se o jornalista concordar, a matéria pode ser submetida à sua aprovação. Entretanto, tal possibilidade não é praxe, portanto, não insista. Erros Se uma informação for divulgada incorretamente, solicite uma retificação. O pedido deve ser feito com elegância e simpatia. Se conhecer o repórter, fale pessoalmente com ele. Caso contrário, envie uma correspondência para o chefe de redação ou editor, com cópia ao autor da matéria. Ofereça a informação correta, argumentos e comprovações. Sugira uma nova matéria, o que é mais eficiente. Em casos graves, podese divulgar uma nota oficial e distribuí-la para toda imprensa. Clipping O Serviço de Relações Institucionais e Comunicação da EEFEUSP busca reunir matérias dos principais jornais, sites e revistas que mencionem a instituição, seus professores, cursos ou ainda reportagens de interesse geral. Colabore com a realização do clipping informando qualquer inserção da EEFEUSP na mídia. Contato: Serviço Técnico de Relações Institucionais e Comunicação Márcia Regina de Sá fone: (11) fax: (11)

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