O USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS COMO APOIO NAS DECISÕES GERENCIAIS

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1 1 O USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS COMO APOIO NAS DECISÕES GERENCIAIS Sirlei Pereira dos Santos Egresso do Curso de Ciências Contábeis das Faculdades Integradas ICE 1 - Introdução A informação nasceu para guardar memória dos fatos passados, mais do que nunca, ela avança ousadamente em direção ao futuro, na busca de se antecipar às decisões e visando a resguardar riscos eminentes. Os avanços tecnológicos têm liberado os profissionais dos trabalhos rotineiros. Eles agora passam menos tempo preparando relatórios e mais tempo analisando e interpretando informações de negócios. Muitos estão saindo do isolamento de seus departamentos operacionais, os contadores, por exemplo, trabalham agora em times multi-departamentalista e têm muito contato com outros departamentos, e estão ativamente envolvidos nos processos decisórios de suas empresas. Isso se dá através do sistema de informações, que em matéria genuinamente científica pode-se realmente encontrar segurança para determinar os fatores que geram opiniões racionais, e a doutrina neopatrimonialista acha-se deveras preocupada com a pesquisa e com a implantação de metodologias que reduzam as margens de insegurança. O ponto fundamental da Contabilidade gerencial é o uso da informação contábil como ferramenta para a administração, e para que essa informação seja usada no processo de administração, é necessário que seja desejável e útil para as pessoas responsáveis da entidade. Para os administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, só é desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para entidade. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade. O atual ambiente econômico e social caracteriza-se pela sua dinâmica e complexidade. Fatores como a competição, globalização dos mercados, consciência ecológica, distribuição de renda, entre outros, ganham ênfase e influenciam os diversos campos do conhecimento. Nesse contexto o sistema de apoio à gestão está estritamente ligado à vida econômico-

2 2 financeira da empresa. A Contabilidade possui importância estratégica para avaliar o desempenho interno utilizando-se desse sistema, uma vez que, trata de um produto cada vez mais valorizado a informação. Os blocos econômicos e a globalização tornaram o mercado de trabalho mais competitivo, concomitantemente os profissionais contábeis tornaram-se mais conscientes de sua importância nos cenários econômico e social do país, já que o Brasil é um dos principais países do Mercosul. Desta forma os profissionais tendem a se renovar e buscar novas competições e desafios no seu âmbito profissional, para atender as necessidades da sociedade que se tornaram mais exigente e seletiva na escolha dos seus produtos ou serviços que serão consumidos, decorrentes das maiores ofertas e resultados na escolha da qualidade dos produtos, gerando uma grande mudança nos aspectos sociais. Assim a intensificação da pesquisa científica constitui-se em um fator fundamental para que a Contabilidade possa manter-se permanentemente útil e ajustada a essas necessidades, a informação sendo um fator muito importante para tomada de decisão e determinante para o sucesso gerencial, mas a partir da grande evolução das tecnologias da comunicação e informação que sua relevância vem tendo um papel decisivo para a sobrevivência e desenvolvimento das organizações. 2 - Sistemas de Informações A Contabilidade e suas práticas existem na sociedade desde tempos remotos, e seus processos de registros foram evoluindo para acompanhar o próprio desenvolvimento social. Segundo Sá (1999, p.17): Antes que o homem soubesse escrever e antes que soubesse calcular, criou ele a mais primitiva forma de inscrição que foi a artística, da qual se valeu para também evidenciar seus feitos e o que havia conquistado para seu uso. A partir disto, aplica-se o sistema de informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processo dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Os próprios meios e recursos disponíveis de evidenciação dos fatos, percebe-se que os registro e controles, nem sempre assumiram a mesma característica, ou eram determinado de mesma forma, mais tão somente a lógica contábil inserida em suas ações, caracterizam-se como a mesma.

3 3 Com relação aos objetivos da contabilidade, baseado na estrutura conceitual básica da contabilidade, Iudícibus (2000, p. 53), comenta que: O objetivo da contabilidade pode ser estabelecido como sendo o de fornecer informações estruturadas de natureza econômica, financeira e, subsidiariamente física, de produtividade social, aos usuários internos e externos à entidade objeto da contabilidade.. O sistema pode ser entendido como uma entidade que possui mais de um componente, os quais se integram para chegar a um objetivo comum; em processamento de dados, o sistema pode ser entendido como um conjunto de equipamentos, que podem ser mecânicos, eletrônicos ou ainda como um conjunto de programas, por exemplo: planos e normas técnicas. A informação é um dado processado e armazenado que possui um valor real para tomada de decisão. A boa informação deve ter algumas características para que possa ser interpretada corretamente dando apoio à tomada de decisão através dos relatórios gerenciais e legais como: Conteúdo e consistência, para quando processada garanta bons relatórios; Precisa e confiável para não haver dúvidas quanto a sua veracidade; Atual, para que não haja distorções; Valor econômico, pois poderá ser melhor mensurado, orientado melhorando a viabilidade dos recursos empregados; Objetividade e indicação das causas, para que os relatórios retratem a real situação do fato que gerou. Assim para que informação seja capaz de proporcionar benefícios ao usuário, deve apresentar algumas características básicas para garantir sua comunicação e confiabilidade, conforme a NBC T 1, de 28 de julho de 1995, que trata das características da informação contábil, entre as quais podemos destacar: a) relevância: a informação deve ser útil e necessária, evitando-se a produção de informações inúteis (nesse caso considerado como dado) e que podem proporcionar sobrecarga desnecessária ao sistema. b) tempestividade: a informação deve estar disponível de acordo com a necessidade dos gestores em tempo hábil para a tomada de decisões. É muito importante esse aspecto pois a eficácia do sistema decorre fundamentalmente em

4 4 permitir que a informação seja utilizada em condições que permitam a obtenção de benefícios dela decorrente. c) Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não pode ser maior do que o benefício produzido. Isto é um aspecto lógico, pois não se pode gastar mais do que o benefício proporcionado, já que ao adotar um sistema que assim agisse o gestor estaria tomando decisões prejudiciais a entidade que reflete no resultado. Este aspecto também está relacionado com a relevância da informação, pois a produção de informações de pouca relevância pode aumentar o custo das informações. d) Objetividade da informação: a informação deve estar disponível de forma precisa e clara, evitando-se que informações pouca precisas provoque distorções no processo de tomada de decisão. e) Flexibilidade de adaptação ao usuário: o objetivo da informação é auxiliar a tomada de decisões. Portanto, esta deve ser disponibilizada de maneira a ser compreendida por seu usuário, bem como o sistema deve permitir adaptações que proporcione melhor benefício a medida que implantado possa requerer informações novas necessárias e relevantes para o usuário. A grande contribuição da evolução das doutrinas e teorias contábeis para o processo de comunicação está no fato do valor dado a importância da informação, a partir de então, as transações passam a assumir papéis bem mais complexos, os registros passam a não ser apenas um meio de controle ou de escrituração, mas a base de informação para diversas análises, acerca do patrimônio tanto em seu modo estático como dinâmico. Para Lopes de Sá (1999, p.23): Tudo indica que foram os desenvolvimentos da sociedade, apoiados nos dos Estados, dos Poderes religiosos e de suas riquezas, somados a das artes de escrever e contar que influíram, decisivamente, na evolução dos registros contábeis. A informação contábil deve ser revestida de qualidade sendo objetiva, clara, concisa, permitindo que o usuário possa avaliar a situação econômica e financeira da entidade, bem como fazer inferências sobre a tendência futura, de forma a atender sempre os próprios objetivos da entidade empresarial.

5 5 Verifica-se isso, na análise dos primeiros registros, que descreviam uma só operação, sendo que a medida que foram se intensificando as relações comerciais, passaram a registrar mais de uma operação, surgindo mecanismos de controle que procuravam aprimorar cada vez mais modos de relatar e interpretar, até enfim chegarem na evolução da escrita; se dinamizarem com o progresso tecnológico e, finalmente chegando a chamada Era da Informação com a introdução de computadores, dos sistemas de informação, da Internet e das redes de comunicação. Para Bio (1985, p. 50), o sistema de informação contábil deve produzir informações que possam atender os seguites aspectos: I Níveis empresariais: estratégico; tático; operacional. II Ciclo administrativo: planejamento; execução; controle. III Nível de estruturação da informação: estruturadas; semi-estruturadas; não estruturadas. 3 - Ramos aplicados a Contabilidade O campo da contabilidade é bastante amplo. Segundo a NBC T 11: Das características da informação contábil, a contabilidade, em sua condição de ciência social, cujo objeto é o patrimônio, busca, por meio da apreensão, da quantificação, da classificação, do registro, da eventual sumarização, da demonstração, da analise e relato das mutações sofridas pelo patrimônio da entidade,

6 6 a geração de informações quantitativas sobre ela, expressas em termos físicos e monetários. Portanto, a informação contábil expressa-se por diferentes meios, como: demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, relatórios, pareceres e laudos, utilizados no exercício profissional ou previsto em legislação. Hoje, as funções do contabilista não se restringem ao âmbito meramente fiscal, tornando-se, num mercado de economia complexa, vital para empresas informações mais precisas possíveis para tomada de decisões e para atrair investidores. O profissional vem ganhando destaque no mercado. Segundo Hendriksen & Breda (1999, p.38): A Contabilidade desenvolveu-se em resposta a mudanças no ambiente, novas descobertas e progressos tecnológicos. Não há motivo para crer que a Contabilidade não continue a evoluir em resposta a mudanças que estamos observando em nossos tempos. Com a progressiva evolução da tecnologia os computadores tem se tornado cada vez mais imprescindíveis no mundo dos negócios, e consequentemente o campo contábil tem sido impactado por estes aspectos. Sobre isto, assim descreve Cornachione Jr. (2001, p.105): hoje não é mais possível aceitar o eficaz desempenho profissional em um amplo leque de atividades econômicas, científicas e educacionais, e mesmos esportivas, sem o apoio da informática, a contabilidade não foge a regra. 4 - O Papel da Informação Contábil A profissão contábil tem assumido uma função que oferece à sociedade vários benefícios, incluindo menores riscos ao investir e a melhor destinação dos recursos. A contabilidade, no objetivo de atender seus usuários externos e internos, quais sejam: governo, bancos, clientes, fornecedores, consumidores, investidores, acionistas e funcionários, apresenta publicamente suas peças contábeis que muito servem a profissionais que detenham mediano conhecimento das técnicas e métodos adotados pela ciência, embora encontram-se muitos profissionais graduados em curso superior e até possuidores de formação em pós-

7 7 graduação que não se sentem em condições de fazer uma leitura desses demonstrativos, daí o que dizer de pessoas que nem sequer chegaram a formação de seu nível primário e que precisam utilizar essas informações? Há uma real necessidade de utilizar uma linguagem mais simplificada e de fácil entendimento na apresentação dessas demonstrações a usuários sem conhecimento técnico-contábil, a partir desse racioncínio que vários pesquisadores da doutrina contábil pensaram na elaboração do balanço social onde não será evidenciado apenas números mais também os benefícios que as empresas prestaram a sociedade. Dimensionar a ação social das empresas é um dos desafios atual do profissional contábil, saber quais as informações que serão prestadas, qual a melhor maneira e o que evidenciar, são indagações que encontrará resposta na criação do balanço social, um relatório de análise com potencialidade para auxiliar na gestão interna dos empreendimentos, dirigido a gestão interna e a sociedade. É cada vez mais tênue a fronteira que nos separa do terceiro milênio, para onde convergem sonhos e redobradas esperanças de dias melhores para a humanidade e, em particular, para cada um de nós. A partir da década de 90, têm ocorrido grandes transformações, notadamente nas áreas econômico-financeira e política, impulsionadas por uma fantástica revolução científica e tecnológica, que provoca a necessidade de novas estruturas organizacionais. Se a formação sempre foi instrumento essencial em qualquer atividade humana, agora, quando vivemos em uma economia globalizada, em que o nível de concorrência é cada vez mais acirrado e complexo, e considerando-se a sofisticação a que o homem chegou nas comunicações, o estar correta e tempestivamente informado é a única possibilidade de manter-se de pé e crescer de acordo com os objetivos estabelecidos. As novidades tecnológicas de ponta impõem que todos mergulhem num rico processo de adaptação, de forma a utilizar a informação virtual, a internet, a telemática, e outros meios avançados de comunicação, para que empresários e profissionais da Contabilidade sejam contemporâneos do moderno instrumental que se encontra à sua disposição. No caso concreto da informação contábil, temos de vê-la pelo menos por dois dos seus principais eixos: o que diz respeito aos usuários e o que nos compete como profissionais.

8 8 Ao contrário do que acontecia até recentemente, a pluralidade organizacional hoje é múltipla e variada. O desaparecimento das fronteiras dos mercados e das barreiras alfandegárias, a rapidez das comunicações, a democratização do conhecimento, tudo isso tem gerado novas idéias e novas experiências no fazer administrativo, visando a aumentar a produtividade, a baixar custos e a manter a qualidade dos bens e serviços. Por isso é que, nos dias de hoje, qualquer empresas ou instituição, pública ou privada, necessita de registros contábeis técnica e eticamente irrepreensíveis, que lhe permitam administrar suas atividades, contribuindo, assim, para que alcance seus objetivos. Não é sem razão que o contabilista deve superar-se constantemente, mediante a atualização de seus conhecimentos e o domínio de técnicas sempre mais modernas, de forma a poder prestar serviços da mais alta qualidade profissional. Sem que possa prescindir da informação contábil, um dos principais (senão o principal) instrumentos de gestão, o executivo, mediante os dados formais, científicos e universais que lhe são transmitidos pela Contabilidade, tem as condições ideais de tomar as melhores decisões. Essa informação é extremamente útil sob os aspectos legal, gerencial e social, habilitando a empresa ou instituição a enfrentar as mais diversas situações. As exigências aos profissionais e às empresas contábeis, já que estamos no epicentro da gestão e das decisões, são crescentes e desafiadoras. Porém, precisamos aliar a capacidade técnica a uma permanente renovação e a um alto padrão de criatividade como elementoschave para podermos enfrentar os desafios e termos êxito em nossos ofícios. Impõe-se a preocupação constante em acompanhar vigilantemente tudo que vai surgindo de novo na atividade econômica e administrativa, assim como na tecnologia da informação, seja no Brasil, seja em qualquer outro país, para que possamos cumprir corretamente nosso papel. A tecnologia de informação foi acrescida ao universo contábil como forma de resposta às novas exigências do mercado, traduzindo mudanças no perfil do profissional. O profissional contábil, como um elemento que integra a organização, também está inserido nesse contexto, e vem sofrendo uma forte pressão diante das mudanças, pois a sua função está sendo reformulada a cada passo desse processo de transformação. Esse profissional deve buscar alternativas para agregar valor não só a empresa com o seu trabalho, utilizando a Tecnologia da Informação como uma aliada na aquisição e desenvolvimento de competências. Segundo Barbosa (2000, p. 2).

9 9 As mudanças ocorridas nas organizações, aumentando a complexidade das atividades, aliada ás novas exigências do mercado e a competitividade, passaram a exigir das empresas maior quantidade de informações para controlar seu processo produtivo e tomar decisões a nível estratégico e operacional. 5 Considerações Finais No cenário mundial, com a globalização, os avanços da tecnologia, influenciaram sobremaneira o mundo dos negócios, essas mudanças não só afetaram o perfil das relações empresariais, como vieram acarretar mudanças no perfil do profissional contábil, cujo trabalho não só se diferenciou no uso das informações, como também na relevância de suas atividades. A Contabilidade tem evoluído significativamente através dos tempos, dentro desse contexto é inegável a influência da tecnologia sob a nova visão e desenvolvimento da profissão contábil. A introdução de sistemas e aplicativos computacionais possibilitou entre outras coisas, maior flexibilidade na manutenção e armazenamento dos dados, bem como na ampliação do conjunto de informações, eliminando a lentidão dos processamentos apresentados em décadas anteriores. Entretanto, o advento da informática na área contábil propõe que o contador, assim como todo e qualquer profissional, participe de um processo de atualização de seus conhecimentos, buscando constantemente compreender as inovações tecnológicas, a fim de produzir com qualidade os serviços prestados a sociedade. A Contabilidade enfrentou as grandes mudanças impostas e acelerou nos últimos anos a sua conquista cientifica diante das seguintes grandes realidades: Avanço prodigioso da informática; Declínio considerável da ética e da moral; Facilidade extrema da comunicação; Relevância dos aspectos sociais; Avanço expressivo das tecnologias e da ciência; Grandes esforços de harmonização de princípios e normas. Todos esses fatores ambientais em relação à vida do patrimônio das células sociais, passaram a exigir comportamentos dos estudos contábeis em outros níveis, forçando, especialmente, uma visão holística.

10 10 O contabilista de nossos dias não pode, pois, confinar-se mais, em matéria de conhecimento, a simples técnicas de registros e demonstrações, como agente passivo na execução de seus trabalhos e a tendência é a de que cada vez mais o possa menos. Há uma notória exigência de mudanças na prática e nas doutrinas da Contabilidade afim de que esta prossiga prestando a grande utilidade que sempre prestou à civilização. No cenário cultural já ocupamos destaques notórios e o Brasil cresce em sua expressão na área contábil intelectual, mas, é inequívoco que ainda muitos problemas existem na questão relativa à formação educacional e naquela de ética profissional. Rapidez da informação e prazos para entrega dos relatórios, pois uma informação contábil tem que ser explicitada no menor prazo possível. Uma informação morosa ou atrasada perderá toda sua validade e fará parte do arquivo morto de dados. Por isso, a força de um sistema de informação contábil está em que tudo seja feito rigorosamente dentro dos prazos estipulados pelos usuários e no menor tempo possível. Como princípio informacional, os dados contábeis devem ser exatos. Bibliografia BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informações: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIADE DO RIO GRANDE DO SUL. Princípios Fundamentais de Contabilidade e Normas Brasileiras de Contabilidade. Porto Alegre: CRCRS, CORNACHIONE Jr., Edgar B. Informática aplicada às áreas de contabilidade, administração e economia. 3. ed. São Paulo: Atlas, HENDRIKSEN, Eldon S.; BREDA, Michael F. Van. Teoria da Contabilidade. 5.ed. São Paulo: Atlas, LAKATOS, Eva Maria e MARCONI, Marina de Andrade. Metodologia Cientifica. 2. ed. São Paulo: Atlas, MOURA, Iraildo José Lopes de. Evidenciação no ambiente da contabilidade. Disponível em: < Acesso em: 30 de set PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade Gerencial: Um Enfoque em Sistema de Informação Contábil. Editora Atlas.. Manual de Contabilidade Básica: uma introdução prática contábil. 4 ed. São Paulo: Atlas, SÁ, Antônio Lopes de. Teoria da Contabilidade. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999.