Rio de Janeiro, 5 de Setembro de 2004.

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1 FACULDADES IBMEC PROGRAMA DE PÓS--GRADUAÇÃO E PESQUI ISA EM ADMINISTRAÇÃO E ECONOMIA PROJETO DE DISSERTAÇÃO DE MESTRADO PROFISSIONALIZANTE EM ADMINISTRAÇÃO AS TRANSFORMAÇÕES QUE A INTERNET INSERIU NA PRÁTICA DO EDI COMERCIAL Mauro Mamede Neves de Sá Orientador: Prof. Drª. Simone Bacellar Leal Ferreira Rio de Janeiro, 5 de Setembro de 2004.

2 FACULDADES IBMEC PROGRAMA DE PÓS--GRADUAÇÃO E PESQUI ISA EM ADMINISTRAÇÃO E ECONOMIA AS TRANSFORMAÇÕES QUE A INTERNET INSERIU NA PRÁTICA DO EDI COMERCIAL Mauro Mamede Neves de Sá Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração e Economia das Faculdades IBMEC Como requisito parcial para a obtenção do Grau de Mestre em Administração de Empresas Rio de Janeiro, 2004.

3 Dedicatória Para o meu filho Filipe e para minha esposa Adriana pela força e alegria que trazem a minha vida

4 ii AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar quero agradecer a minha esposa e meu filho que me apoiaram na decisão de fazer o mestrado e me ajudaram nessa difícil jornada, tendo paciência nos momentos difíceis e permitindo que eu estivesse distante e concentrado durante todas as longas horas de estudo necessárias. Aos meus pais, que sempre acompanharam minha jornada acadêmica, me apoiando e ensinando o quão importante é o estudo na formação do indíviduo, e que hoje podem se orgulhar em saber o quanto foram importantes para mim em todos esses anos. Aos professores e amigos do IBMEC que compartilharam um pouco de seus conhecimentos e experiências comigo e em especial a Profa. Simone Bacellar Leal Ferreira, que teve paciência de me acompanhar durante esse longo período de ensinamentos que o mestrado proporcionou. Aos amigos da EDS, IBM e das Lojas Americanas que me proporcionaram um ambiente favorável e diversas informações para que essa etapa fosse cumprida de forma agradável através dos anos que se passaram.

5 iii SUMÁRIO Agradecimentos...ii Lista de Figuras...v Lista de Tabelas...vi Lista de Gráficos...vii Resumo...viii Abstract...ix 1 Introdução Objetivos Justificativa do Problema Objetivo Principal Objetivos Secundários Relevância do Estudo Hipótese de Trabalho Metodologia Metodologia de Pesquisa Tipo de Pesquisa Delimitação do Estudo Revisão da Literatura Considerações Iniciais sobre EDI Definições Histórico Características e funcionamento do EDI tradicional Benefícios do EDI Aspectos de uma Implementação de EDI no Brasil Considerações iniciais sobre o Comércio Eletrônico Definições Tipos existentes de Aplicações Panorama do comércio eletrônico entre empresas no Brasil A Internet e o EDI tradicional Tecnologias para o comércio eletrônico entre empresas XML Características empresas usuárias benefícios potenciais Dificuldades de adoção Web EDI... 53

6 iv Características Empresas usuárias Benefícios Dificuldades de adoção Portais e Marketplaces Características Empresas usuárias Benefícios Dificuldades de adoção Estudo de caso no varejo Etapas do trabalho Histórico da empresa O projeto EDI e seus desdobramentos Conclusões Referências Bibliográficas ANEXOS... 84

7 v LISTA DE FIGURAS Figura 01 - Componentes Básicos do EDI Fonte: (http_01) Figura 02 - ACESSO A INTERNET NO BRASIL x USA Janeiro Fonte: NielsenNetratings / Compilação NOTA. Os dados referem-se a acesso doméstico. Pessoas conectadas à Internet de suas residências. Figura 03 Evolução do varejo on-line Fonte: (http_01) Figura 04 - VOLUME DE NEGÓCIOS B2B - online no país Fonte: (http_01) Figura 05 - Worldwide EDI Commerce and B2B ecommerce, Fonte: IDC s EDI commerce mode and ICMM version Figura 06 - Principais formas de comércio eletrônico entre empresas Fonte: EAN Brasil, Figura 07 - Sistema de Web-EDI Fonte: Extraído do site Figura 08 - Benefício através dos níveis utilizados Fonte: (http_14)

8 vi LISTA DE TABELAS Tabela 01 - Padrões de EDI adotados no Brasil Fonte: EAN Brasil (1999). Tabela 02 - Aplicações de Comércio Eletrônico Fonte: OECD- 23 junho Disponível em Tabela 03 - Comparação das estimativas para o e-commerce (http_16)

9 vii Lista de Gráficos Gráfico 01 - Evolução das soluções de EDI Gráfico 02 - Parceiros Convidados Gráfico 03 - Aumento de produtividade Gráfico 04 - Incentivos para uso da Internet... 72

10 viii RESUMO As empresas no Brasil no início da década de 80, iniciaram um processo de disseminação de novas práticas comerciais incentivadas pelo aparecimento acelerado de novas tecnologias de comunicação e informação. O surgimento da prática de EDI (Electronic Data Interchange), como possibilidade de diminuição do ciclo de vida dos produtos, foi utilizado pelas empresas durante muitos anos. Com o surgimento de um novo ambiente (a internet) para a realização do comércio eletrônico para empresas que usavam o EDI se multiplicou e fez com que novos horizontes e fronteiras fossem explorados pelas empresas. A prática do EDI tradicional através de redes seguras, passou a ser ameaçada devido ao grande apelo de diminuição dos custos e rapidez de implantação para as pequenas empresas. Nesse trabalho foram analisadas as diversas opções existentes hoje no mercado de EDI, um histórico de como o EDI tradicional é implantado e como as empresas iniciaram as atividades de comércio eletrônico no Brasil. Foram coletadas informações através de um exemplo real em uma empresa de grande porte e seu histórico nessa prática comercial com seus parceiros. Pesquisas realizadas com provedores, técnicos e empresas envolvidas diretamente nessa prática de comércio eletrônico mostram como as expectativas de crescimento e substituição do EDI tradicional foram consolidadas ou não.

11 ix Abstract Brazilian companies have started a spreading process of commercial new practices, fueled by fast uprising of recent technology of communication and information. Used by enterprises during years, EDI (Electronic Data Interchange) emerging practices is a possibility of lowering products life cycle. The rise of a different environment (Internet) for e-commerce caused the market to multiply, bringing then fresh horizons and frontiers which were explored by the companies. Traditional EDI practices through safe nets started being threatened by cost reduction and fast implementation due to great appeal of small sized companies. In this work, The EDI market options were analyzed also the historic traditional EDI implementation and how the companies have begun e-commerce activities in Brazil. This work collected information through one real example of a large sized company and its history in such commercial practice with its partners. Researching providers, technicians and companies directly involved in the e- commerce practice show how growth expectations and replacement of traditional EDI have been consolidated. Key-words: EDI, Internet, e-commerce.

12 1 Introdução Os crescentes desenvolvimentos das novas tecnologias de informação e comunicação (TIC) desencadearam o aparecimento de diversas possibilidades que estão redefinindo o relacionamento das empresas com seus parceiros comerciais independentemente da localização geográfica. (Legey, 2001) A informática e as comunicações contribuem não apenas para inovações em produtos e processos, mas também para a reestruturação da organização das empresas e de sua relação com o mercado. A troca de dados através de redes eletrônicas é uma das inovações que estão modificando profundamente o ambiente organizacional. Isso acontece porque as TICs vêm assumindo um caráter cada vez mais estratégico nos processos de gestão e também são uma ferramenta fundamental para integração das cadeias de valor dos fornecedores, clientes e demais parceiros de uma empresa. (Tigre, 1999) O EDI Eletronic Data Interchange - Intercâmbio Eletrônico de Dados foi desenvolvido no passado para atender às necessidades de comunicação entre parceiros comerciais e consiste na transferência eletrônica de mensagens estruturadas entre os sistemas de computadores de diferentes organizações, de acordo com normas pré-estabelecidas. Tecnologia que envolve um conjunto de protocolos e softwares de comunicação que permitem a troca de dados entre empresas sem a interferência humana. (Ean Brasil, 1995)

13 2 Figura 1 Componentes Básicos do EDI A disponibilidade de uma tecnologia aberta de comunicações como a Internet vem promovendo o surgimento de novos modelos de transações comerciais entre empresas. Com isso surgem novas perspectivas que podem fazer com que o processo de Eletronic Data Interchange (EDI), venha a ser substituído por novas formas de comércio eletrônico entre empresas baseadas somente na Internet. O ritmo intenso de introdução de inovações faz com que as novas tecnologias concorram com outras de safras anteriores, ou ainda com inovações do mesmo período, provocando a obsolescência de serviços ainda utilizados no mercado. (Coppel, 2000) O advento da Internet fez com que a comunicação eletrônica deixasse de ser um privilégio das grandes companhias. O comércio eletrônico entre empresas

14 3 também conhecido como business to business(b2b), está começando a se expandir em direção aos pequenos e microempresários, que, utilizando a Internet, podem adotar soluções de comércio eletrônico com um custo mais adequado ao seu negócio. Os baixos investimentos requeridos e a alta capilaridade da Internet levaram a expectativas tanto no meio acadêmico como empresarial de que a Internet, não só poderia suplantar o EDI em curto prazo, como também dispensar o uso das firmas provedoras de serviços de valor adicionado ou Value Added Network, conhecidas no mercado como Vans. (http_11) Assim, a principal motivação para a realização deste trabalho está em elucidar as principais características do processo de introdução da Internet nas transações comercias e seu impacto no mercado de EDI. Este trabalho mostra o que é a tecnologia de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), utilizada no comércio eletrônico antes do advento da Internet. Com base em trabalhos realizados em empresas e autores especialistas nesta tecnologia, são descritos os principais aspectos do uso do EDI no Brasil e as suas principais características. O trabalho também ressalta as mudanças que estão ocorrendo nesse mercado com a utilização da Internet e os resultados em uma empresa varejista no que se refere a prática de comércio eletrônico.

15 4 Atualmente, o EDI pode utilizar a Internet como meio de transmissão, e sua adoção vem crescendo a cada dia, possibilitando o crescimento e a diversificação dos negócios das MPME (Micro, Pequenas e Médias Empresas). (Legey, 2001) Para avaliar as mudanças ocasionadas pela Internet no comércio eletrônico entre empresas, este trabalho analisou o EDI tradicional, que consiste na troca padronizada de dados comerciais realizada a partir de redes proprietárias geralmente providas pelas Vans, e as novas tendências que surgiram a partir da difusão da internet. Para atingir o objetivo do presente trabalho foram estudadas as alterações no processo de EDI das Lojas Americanas, uma empresa nacional de varejo, localizada na cidade do Rio de Janeiro e como foi possível a introdução de um grande número de parceiros após a disseminação do processo de EDI através de soluções na Internet.

16 5 2 Objetivos 2.1 Justificativa do Problema Considerando-se o mercado atual cada vez mais competitivo, o sucesso de uma empresa está diretamente relacionado à rapidez e integridade de suas operações de compra de mercadorias com seus fornecedores. (http_12) Por outro lado, o advento da Internet fez com que a comunicação eletrônica deixasse de ser um privilégio das grandes empresas. O comércio eletrônico entre empresas também conhecido como business-to-business (B2B), começa a se expandir em direção aos pequenos e microempresários, que utilizando a Internet, podem adotar soluções de comércio eletrônico com um custo mais adequado ao seu negócio. (Hayashi, 2000) Os benefícios da implantação de um processo de EDI com seus fornecedores incluem a redução de custos para a empresa, aumento da velocidade e a troca contínua de informações entre parceiros comerciais. Alguns dos benefícios são difíceis de quantificar e, portanto, raramente medidos. (Ean Brasil, 2003)

17 6 2.2 Objetivo Principal O objetivo principal desse trabalho é identificar e analisar o impacto da Internet no processo de EDI comercial no mercado brasileiro exemplificando através de um caso real em uma empresa de varejo. 2.3 Objetivos Secundários Para que possa ser alcançado o objetivo principal, o trabalho irá analisar um histórico de como o EDI tradicional foi introduzido no mercado brasileiro, quais as novas tecnologias que surgiram para a prática do comércio eletrônico, quais as vantagens e desvantagens dessas novas tecnologias em relação ao EDI tradicional, como os parceiros comerciais se beneficiam com essa nova modalidade de negócios e quais as dificuldades encontradas?

18 7 2.4 Relevância do Estudo As transformações no panorama econômico mundial, a globalização e o avanço das aplicações das tecnologias da informação e comunicação (TIC) fazem com que novas estratégias sejam necessárias para que as MPME tenham oportunidades de se desenvolverem em um mundo tão competitivo. (Legey, 2001) Cada vez mais as empresas estão utilizando o comércio eletrônico como uma ferramenta básica para a redução de custos, redução do ciclo de desenvolvimento de produtos e melhoria geral do fluxo de informação. O business-to-business é o segmento mais promissor do comércio eletrônico em termos de faturamento e tem apresentado um alto crescimento. (Limeira, 2003) O volume de transações entre empresas, chamado business-to-business (B2B), representa um percentual entre 70% e 85% do total de receitas realizadas nessa prática de comércio eletrônico. A expectativa é de que a taxa de crescimento continue superior a de negócios realizados entre business-toconsumer (B2C), uma vez que muitas empresas continuam a transferir suas operações com fornecedores da rede EDI para a Internet. (Limeira, 2003) Pode-se destacar que a razão para que os números do B2B sejam tão maiores que os números do B2C, é que na medida do numero de transações do B2B, a soma das transações ao longo das diferentes etapas da cadeia produtiva será sempre bem maior do que as somas das transações do B2C que ligam a ponta varejista ao usuário final. (Tigre, 1999)

19 8 A tendência de mercado indica que o alcance do comércio eletrônico no segmento B2B vai aumentar consideravelmente devido à adesão das MPME na utilização da Internet como forma de se realizar transações comerciais eletronicamente. O comércio eletrônico B2B oferece um grande potencial para as micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) que podem reduzir seus custos e ampliar mercados. Atualmente, a maioria das MPMEs não tem condições de investir em tecnologia de informação e avaliar os problemas relativos às questões que envolvem sua inserção no comércio eletrônico. (Bessant, 1999) Conforme foi constatado nesse trabalho, vários estudos sobre a adoção do EDI no mercado brasileiro já foram publicados e sua tecnologia vem sendo utilizada nas grandes empresas como uma ferramenta que auxilia na automação dos processos internos e na integração da cadeia de suprimentos. Com o uso da Internet, novas formas de realizar o comércio eletrônico vêm gerando impactos na economia e na forma como as empresas estão se relacionando comercialmente. Esse estudo contribui para o esclarecimento das suposições que estão sendo levantadas sobre a substituição do EDI e explica também os diferentes contextos para a utilização de cada tecnologia.

20 9 2.5 Hipótese de Trabalho A hipótese deste trabalho pressupõe que a utilização das novas tecnologias baseadas na Internet não determina o fim da adoção do EDI em sua forma tradicional, nem considera que esse processo será substituído a curto e médio prazo. O investimento nesse tipo de tecnologia é ainda justificado pelas vantagens que oferece para empresas de grande porte que trafegam grandes volumes de informações. O trabalho mostra a partir de um exemplo real como o mercado se adaptou e convive com diversas tecnologias para a prática do Comércio Eletrônico.

21 10 3 Metodologia 3.1 Metodologia de Pesquisa O objetivo do trabalho é realizar um estudo da prática de EDI comercial no mercado e identificar como a internet vem afetando essa prática de negócios. Os métodos utilizados foram: a pesquisa bibliográfica, para identificar os conceitos e aplicações sobre o assunto; um exemplo real sobre uma empresa de varejo nacional, cujos dados foram levantados através de questionários para identificar os fatos apontados na fundamentação teórica e entrevistas com os envolvidos no processo de EDI da empresa para validar a análise dos fatos. 3.2 Tipo de Pesquisa seguir: Podemos destacar alguns métodos utilizados em pesquisas definidos a Estudo de caso, onde são utilizados casos concretos que auxiliam a definição do problema e as soluções através de estudos de acompanhamento dos mesmos; Pesquisa-ação, onde a obtenção de conhecimento é observada através de uma mudança na realidade social; nesse tipo de pesquisa os resultados demoram a ser colhidos devido a necessidade do acompanhamento das mudanças;

22 11 Pesquisa exploratória, onde o foco da pesquisa é o levantamento de fatos inéditos para que sejam estabelecidos prioridades para futuros estudos; Pesquisas descritivas, que têm como objetivo a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis e explicativas que têm como preocupação central identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos, aprofunda mais o conhecimento da realidade porque explica a razão e o porquê das coisas. (Chauvel, 2002) A metodologia a ser utilizada se baseia na identificação a partir da literatura existente, das principais mudanças introduzidas pelas novas tecnologias de informação e comunicação nas organizações em particular no que se refere às transações comerciais entre empresas. Tal investigação terá como finalidade relacionar aspectos relevantes a serem abordados em uma pesquisa de campo no mercado brasileiro de EDI exemplificando através de um caso real de como essas mudanças estão ocorrendo. Foram estabelecidas as etapas operacionais desse estudo de caso: delimitação da unidade-caso; (Lojas Americanas) coleta de dados; (com as Vans, fornecedores e pessoas envolvidas no projeto)

23 12 (Gil,1996). análise e interpretação dos dados; redação do relatório Para isso, foi feita a delimitação da unidade-caso Lojas Americanas, de acordo com as seguintes varáveis: Escolha da unidade-caso; Breve histórico da organização; Descrição sucinta da organização e da dinâmica do setor em que atua; Descrição da situação-problema (Gil,1996). Uma pesquisa exploratória, foi efetuada junto aos dois maiores provedores de comércio eletrônico via EDI, além de entrevistas com a EAN Brasil (Associação Brasileira de Automação Comercial), com os responsáveis envolvidos no processo de transformação do EDI dentro da empresa e com parceiros comerciais da empresa que exemplificou o estudo. Foram realizadas entrevistas e questionários que aplicados a pessoas envolvidas no processo de EDI da empresa em questão, alguns parceiros comerciais e representantes de duas empresas que atuam como Vans, formularam a base para a conclusão dos resultados.

24 13 A opção pela entrevista se prende ao fato de ser um instrumento de coleta de dados bastante adequado para a obtenção das informações acerca do que as pessoas sabem, sentem e fazem. Acredita-se que para o estudo de caso em questão, a entrevista com as pessoas / empresas envolvidas diretamente no processo de mudança serão as fontes de informação mais importante. A entrevista foi conduzida de forma espontânea, e levando-se em conta sempre as opiniões dos envolvidos sobre determinados eventos. Os respondentes são informantes e são sempre fundamentais em um estudo de caso (Yin,2003). 3.3 Delimitação do Estudo Não será abordado o aspecto tecnológico do processo de implementação de EDI entre empresas, ou seja, não são objeto desse estudo as características ou as justificativas de escolha de determinado software ou VAN. Não serão consideradas a parte técnica de uma implantação nem estimativas financeiras no processo de criação e implantação de EDI no método tradicional e quando da utilização da Internet.

25 14 4 Revisão da Literatura 4.1 Considerações Iniciais sobre EDI Este trabalho mostra o que é a tecnologia de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), tecnologia utilizada no comércio eletrônico antes do advento da Internet. Com base em trabalhos realizados em empresas e autores especialistas nesta tecnologia, serão descritos os principais aspectos do uso do EDI no Brasil e as características principais dessa prática de negócio Definições O EDI foi desenvolvido para atender às necessidades de comunicação entre parceiros comerciais e consiste na transferência eletrônica de mensagens estruturadas entre os sistemas de computadores de diferentes organizações, de acordo com normas pré-estabelecidas. Tecnologia que envolve um conjunto de protocolos e softwares de comunicação que permitem a troca de dados entre empresas sem a interferência humana. (Genaro, 1999) O EDI não pode ser definido apenas como uma forma de interligar dois ou mais pontos utilizando programas e sistemas de computadores. É principalmente um conceito de negócio, permitindo o aumento e a melhoria do relacionamento entre empresas. A implementação desse sistema pode gerar uma economia para toda a cadeia de suprimentos, fortalecendo os elos entre fornecedores e clientes.

26 15 Atualmente, o EDI pode utilizar a Internet como meio de transmissão, porém sua adoção ainda é muito incipiente frente ao EDI utilizado na forma tradicional, realizado a partir de redes proprietárias. O EDI, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, pode ser conceituado como o comércio sem papel. Uma definição comum e útil para o EDI é: A transferência de dados estruturados, pelos padrões acordados de mensagens, de um aplicativo de computador a outro por meio eletrônico e com um mínimo de intervenção humana. (Ean Brasil, 1995) Histórico O EDI é uma tecnologia que teve origem por volta dos anos 60 e a partir de então, vem permitindo a troca de informações de natureza comercial entre grandes parceiros de negócio através de redes proprietárias. Entretanto, sua difusão no mercado tem sido muito limitada pelos altos custos de implantação e manutenção deste sistema inacessível às pequenas empresas. (Colcher, 2000) No inicio da adoção do EDI entre parceiros comerciais, foram desenvolvidos vários padrões que eram conhecidos como padrões proprietários, que atendiam basicamente a necessidades das grandes empresas (Hub - grandes empresas clientes). Isso gerava um sério problema para a multiplicação do processo entre as pequenas empresas (Spokes elemento do conjunto de

27 16 fornecedores da Hub), devido a necessidade de se adaptar a cada novo padrão existente. (Colcher, 2000) Foram criados dois padrões internacionais que tiveram grande aceitação: o ANSI ASC X12 adotado na América do Norte e o GTDI na Europa. Devido a diversidade de padrões, as empresas americanas não podiam utilizar suas mensagens com empresas européias, por causa das diferenças na sintaxe e nos diretórios de dados. Conseqüentemente, iniciou-se um trabalho para o desenvolvimento de um padrão internacional, de modo a facilitar o comércio entre os países. Em 1987, as Nações Unidas aprovaram o padrão UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transportation) ou simplesmente EDIFACT. Atualmente esse padrão congrega cerca de 250 documentos eletrônicos que atendem às necessidades de vários segmentos de mercado. (Ean Brasil, 1995) Apesar da crescente demanda por um padrão internacional no mercado mundial e dos trabalhos desenvolvidos por órgãos internacionais como a EAN International, muitas das empresas pioneiras ainda mantêm em vigor diversos padrões de âmbito setorial, regional e nacional. (Ean Brasil, 1995) No Brasil o EDIFACT foi amplamente adotado no setor mercantil. Com o trabalho da EAN Brasil na "tropicalização" das mensagens, em 1994/95, este segmento adotou o padrão EDIFACT/EANCOM, (Eletronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transportation / EANCOM) utilizado internacionalmente. O EANCOM é uma versão simplificada do UM/EDIFACT que

28 17 engloba mensagens voltadas aos processos mercantis de compra e venda de mercadorias e prestação de serviços. (Bastos, 1999) O CNAB (Centro Nacional para Automação Bancária) foi o padrão de mensagens adotado pelos bancos. Anterior ao EDIFACT, este padrão foi criado de modo a deixar espaços livres na mensagem para que os bancos pudessem acrescentar informações que julgassem necessárias a cada documento específico. Isso provocou a criação de várias versões diferentes deste padrão, desenvolvidas e adotadas pelos sistemas EDI de cada banco. (Ean Brasil, 1995) Apesar de ter uma ampla abrangência no setor mercantil, o padrão EDIFACT ainda não está consolidado em todos os segmentos. Atualmente cada segmento industrial utiliza um padrão diferente como podemos ver na tabela 01. Padrão CNAB RND NTC EDIFACT Setor Bancário Automobilístico Transporte rodoviário de carga Mercantil, Farmacêutico, Automobilístico e outros setores Tabela 01: Padrões de EDI adotados no Brasil

29 Características e funcionamento do EDI tradicional São necessários 4 componentes para que um processo de EDI funcione de forma adequada, são eles: Tempo Um software de comunicação responsável pelo envio e recebimento das mensagens Um software de tradução utilizado para converter os dados em um formato padrão. Uma Rede de comunicação para transmitir as mensagens entre os parceiros de negócio. Um software de aplicação ou de gestão para realizar as tarefas de negócios e automatizar os processos internos da empresa. A não utilização deste software pode acarretar em trabalho manual na recepção e envio das mensagens, e diminuem os benefícios que esta tecnologia pode trazer para a empresa. O funcionamento do projeto de EDI pode ser resumido nos seguintes procedimentos: Formatação dos dados em uma estrutura de mensagens que possa ser transmitida entre computadores; Transmissão da mensagem por uma rede de comunicação; Tradução da mensagem no terminal de recepção para que os dados possam ser processados

30 19 (Ean Brasil, 1995) O EDI pode ser implementado com ou sem o auxilio de uma Van (Value Added Network). No primeiro caso, as Vans atuam como intermediárias no tráfego de mensagens, permitindo a integração dos diferentes sistemas internos dos parceiros de uma rede. O funcionamento pode ser comparado a um sistema de Caixas postais, em que cada empresa possui uma caixa postal eletrônica onde deposita e recebe mensagens de fornecedores, clientes, bancos e todos os integrantes que fazem parte da sua cadeia de fornecimento. No segundo caso, a empresa e seus parceiros podem administrar o processo de transmissão de dados. (Colcher, 2000) A maioria das grandes empresas usuárias de EDI no Brasil preferem contratar os serviços de uma Van, devido à complexidade para estabelecer ligações ponto-a-ponto com cada parceiro e a segurança oferecida nas transações comerciais. Os custos de um sistema de EDI tradicional são divididos em custos de implantação e operação. Os gastos com a implantação são bem maiores devido ao desenvolvimento de aplicações e ajustes dos sistemas internos da empresa, instalação de itens de hardware e software necessários, estabelecimentos de conexões entre as Vans as empresas e os parceiros comerciais, treinamento e consultoria para o pessoal envolvido no projeto. Os custos de operação são relativos aos custos de comunicação e dependem do tipo de serviço prestado, como por exemplo qual a freqüência de acesso as caixas postais, o espaço

31 20 destinado a cada cliente, tempo de permanência das informações nas Vans. (http_05) Quando o cliente possui o software tradutor instalado em sua empresa, geralmente são cobrados o preço da assinatura e uma tarifa proporcional ao uso da rede. Se o tradutor estiver na rede da Van, o serviço de tradução da mensagem também poderá ser cobrado. (Ean Brasil, 1995) A implantação do EDI não deve ser considerada um processo técnico, pois muitas das mudanças são realizadas no âmbito organizacional. Sua implementação depende de ajustes na estrutura e modo de operação das rotinas da empresa para estabelecer quais as mensagens que serão enviadas entre empresas. (Farhoomand, 1996) Para que o EDI seja implementado, é fundamental que as empresas parceiras estejam alinhadas em relação às informações que serão utilizadas e compartilhadas. O aspecto crítico da implantação de uma rede de EDI não reside somente na esfera técnica e sim na esfera gerencial através da negociação entre os parceiros comerciais, onde são definidas as mensagens e condições para a implementação e funcionamento do sistema. (Farhoomand, 1996) Os documentos comerciais trocados entre as empresas são compostos de dados estruturados que representam os pedidos de compras, ordens de pagamento, notas fiscais, etc.... Para que a transmissão destes dados seja compartilhada entre os parceiros comerciais, é necessária a adoção de um

32 21 formato padrão a ser utilizado, que facilitará a leitura e entendimento de cada mensagem trafegada para os diferentes sistemas das empresas Benefícios do EDI O EDI é uma ferramenta que viabiliza a tomada de decisões e a integração dos parceiros da cadeia de abastecimento de uma empresa. A seguir são listados os benefícios potenciais do EDI: Melhoramento da precisão das informações: a automação reduz a interferência humana e conseqüentemente promove a possível eliminação de erros de digitação e interpretação no processo de compras (Scala, 1993). Redução da digitação de dados: o processo automatizado de entrada de dados em formatos padronizados extingue a re-digitação de dados nos sistema internos das firmas parceiras de EDI (Scala, 1993). Aceleração da transmissão de informação entre organizações: o aumento na velocidade de transmissão permite que grandes volumes de informações trafeguem de um computador a outro num curto espaço de tempo, possibilitando respostas mais rápidas. Isso ajuda a empresa a obter um ganho de competitividade no mercado e aumenta a satisfação do cliente (Genaro, 1999).

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