Certificação Digital para condomínios

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1 Certificação Digital para condomínios Saiba porque é importante tirá-la a tempo Desde o começo do ano, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios, entre outros, providenciem certificados digitais. Muita gente já se informou e está com a sua assinatura eletrônica em mãos. As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, estamos disponibilizando um guia com as dúvidas mais frequentes. Por que preciso providenciar a certificação digital? Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal Conectividade Social, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros. Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital? Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal Conectividade Social para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal. É necessário para todos os condomínios? Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia 31/12.

2 Qual o prazo máximo para estar certificado? A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo máximo 31/12. Ou seja, até essa data todos os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já deixou claro que não pretende expandir o prazo. Por que é ruim deixar para a última hora? Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso, possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema. O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica? Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho. Quais os documentos são necessários? São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples: Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis) Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio)

3 Convenção do condomínio Cartão de CNPJ do condomínio Ata de eleição do síndico RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal? Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital. Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual. Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Que vantagem traz estar certificado? Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores. Como se dá todo o trâmite? 1. Primeiro, entre em contato com uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem expede a certificação digital.

4 2. Na maioria dos casos, você pode adquirir o certificado pelo próprio site da AR. Para tanto, tenha em mãos as seguintes informações: número do CNPJ; Razão social; endereço completo; nome completo, RG e CPF do responsável pelo CNPJ 3. Após o pagamento, agendase um horário (pode ser no próprio site também) para que o síndico vá até a AR apresentar os documentos necessários para a expedição da assinatura eletrônica. Após esse encontro, o certificado digital está apto para funcionar em pouco tempo. Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim? Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo. Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado? Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também

5 deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado. Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção. Como é possível fazer a certificação? Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento. Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica? Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá expedir o certificado. Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem. Que tipo de equipamento vale mais a pena? Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um tokien (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora. Qual o custo para emitir o certificado? Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de de R$ 470,00 (certificado com validade de 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão Inteligente, o valor médio tem sido em torno de R$ 300,00

6 Em dia com a Receita Federal Ao eleger novo síndico, o cadastro deve ser atualizado Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital. Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual. Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Veja: 1. Verificar se a ata da eleição está completa, com dados do condomínio e com o nome do síndico grafado corretamente, como está no CPF caso seja uma pessoa física a responsável pelo condomínio. Se for uma empresa, na ata deve constar seu nome completo, CNPJ e CPF do representante 2. Preencher o formulário online da Receita Federal 3. Imprima o formulário DBE da RF, com firma reconhecida do novo síndico

7 4. Entregar os documentos (ata e formulário) em um posto de coleta da Receita Federal 5. Cheque o andamento do processo no site da RF 6. Quando o cadastro estiver atualizado, imprima o cartão do CNPJ do condomínio Tipos de Certificado Fonte:

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