AUTOMATIZE O ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS E PASTAS, REGISTROS E COMPROVANTES

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1 AUTOMATIZE O ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS E PASTAS, REGISTROS E COMPROVANTES MELHORE A EFICIÊNCIA E O CUMPRIMENTO DO RFID Sejam arquivos, pastas, registros, históricos clínicos, livros, fotos, fitas, CD e DVD ou elementos comprovatórios, em muitos setores, de uma forma ou de outra, os suportes físicos são fundamentais para as atividades cotidianas. As informações passam por uma série de etapas de coleta, recuperação, consulta, arquivamento e mudança de um lugar para outro para ser objeto de diferentes tipos de processamento. Alguns destes registros físicos, como as provas judiciais, os registros financeiros ou os históricos clínicos, exigem um acompanhamento exaustivo a fim de atender aos sistemas de custódia ou às exigências de privacidade. Os ativos armazenados temporariamente no lugar errado podem gerar um grande problema, pois seu pessoal precisará dedicar horas de trabalho para localizá-los, o que reduzirá a produtividade. A situação é ainda mais grave se for analisado o risco de responsabilidade ao qual sua organização está exposta em caso de roubo, extravio ou manipulação de arquivos críticos. Quando os processos de arquivamento recomendados e os sistemas de controle de saída baseados na confiança não são suficientes, as ofertas de RFID são uma resposta prática e acessível. Uma solução de acompanhamento de arquivos RFID permite automatizar o acompanhamento de arquivos, pois oferece processos ágeis de inventário e localização, controle de acesso baseado em regras e relatórios completos de cumprimento. Com a tecnologia RFID, você pode evitar quase por completo a perda de arquivos, auditar e documentar totalmente o acesso aos documentos e à rede de custódia, e melhorar a produtividade de cada membro da equipe responsável pela manipulação de arquivos críticos. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS Coleta/gerenciamento automatizado de dados de registros físicos Maior produtividade Menos erros de inventário Cumprimento normativo automatizado e rentável Rápida recuperação de registros Integração com sistemas empresariais relacionados, como aplicativos de inspeção e manutenção, para melhorar o retorno do investimento em tecnologia existente

2 DESAFIOS DO SETOR Um gerenciamento que implica mais do que registros em papel Apesar das previsões ousadas que vêm repetindo-se há mais de 35 anos, a ideia de erradicar por completo o uso do papel nos escritórios ainda não se tornou uma realidade. Tampouco se prevê que possa concretizar-se no curto prazo. Todos os países do mundo ocidental utilizam mais papel atualmente, per capita, do que usavam há dez anos. Mas os arquivos, as pastas, os registros e os comprovantes são agora, como sempre foram, mais do que pilhas e caixotes de papel. Em muitas empresas, os elementos multimídia, como fotos, fitas, CD e DVD, são agregados a este conjunto. Dentro do sistema jurídico, os arquivos incluem provas forenses, como amostras de sangue e pele, provas ou armas. As bibliotecas e as entidades acadêmicas compartilham documentos e objetos históricos insubstituíveis para realizar pesquisas e estudos. Os documentos de fechamento de hipotecas ou os históricos clínicos dos pacientes não só incluem relatórios e procedimentos rotineiros como também contratos obrigatórios assinados e outras documentações formalizadas. Os pontos débeis dos sistemas manuais Embora organizações de todos os setores estejam ampliando as iniciativas para digitalizar seus registros, o gerenciamento de ativos de registros físicos continuará sendo uma necessidade. Parece que quanto mais importantes são estes ativos, mais tempo e dinheiro exigem dos sistemas manuais de acompanhamento. E, sem dúvida, qualquer sistema que confie em um indivíduo para controlar cuidadosamente o processo de entrada, saída e acompanhamento de arquivos importantes está sujeito às próprias fraquezas dos seres humanos. Haverá erros. Existirá uma indisciplina bem intencionada pelo simples fato de fazer o trabalho e, infelizmente, há possibilidades de que esta mesma indisciplina ocorra sob a forma de roubo ou manipulação. Quando some algum documento, não só são desperdiçadas horas de produtividade como também esta situação pode repercutir nos prazos críticos. Um relatório de topografia arquivado incorretamente pode atrasar o fechamento de uma transação imobiliária. Uma ordem médica extraviada pode atrasar um tratamento importante. O manuseio negligente de um elemento comprobatório ou de um documento de entrada de expediente pode exigir a reprogramação de uma audiência. Se o arquivo que está faltando não aparecer, o processo é paralisado. Cumprimento normativo Em muitos setores, o acompanhamento dos registros físicos e dos arquivos é obrigatório, e tem implicações importantes do ponto de vista normativo. Cumprir as leis como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde ou Sarbanes-Oxley não só exige que uma organização disponha de sistemas que garantam um acesso autorizado aos dados confidenciais como também conte com o fato de as organizações precisarem demonstrar este processo de controle em revisões obrigatórias com intervalos definidos. Os relatórios de inventário exigidos devem ser precisos e conciliáveis. É preciso contar com sistemas que informem transações não autorizadas em arquivos supervisionados. Isto requer uma pista de auditoria de quem acessou o arquivo, quando, onde e por qual motivo. Para responder a estes desafios, muitas organizações estão demonstrando que um sistema automatizado de acompanhamento de arquivos baseados na tecnologia RFID passiva de UHF é a solução mais eficaz. SETORES Várias organizações pertencentes a diferentes setores dependem de arquivos, pastas e registros que requerem exatidão no processo de acompanhamento e localização, entre elas: Órgãos governamentais Tribunais Escolas jurídicas Organizações de medicina Financeiras Empresas de seguros e hipotecas Ambientes de gabinetes governamentais Bibliotecas Empresas farmacêuticas Empresas de saúde APLICAÇÕES Acompanhamento, localização, arquivamento e recuperação automatizados e eficientes Cumprimento normativo Elaboração de relatórios analíticos e recuperação de estados baseados em Web Acesso baseado em papéis (quem pode acessar cada registro, onde e quando) Gerenciamento de saídas e devoluções Facilitação do processo de extração em grandes quantidades Alerta de acesso não autorizado Faturamento por departamento baseado no acesso Gerenciamento de bandejas reutilizáveis, recipientes e caixas COMPARAÇÃO DE TECNOLOGIAS DE ACOMPANHAMENTO DE REGISTROS FÍSICOS Código de barras RFID de Alta Frequência (HF) RFID de Ultra Alta Frequência (UHF) Rendimento Baixo Limitado Alta eficiência Alcance O requerimento de linha de visada implica maior processamento manual. Restrito a dois pés; não apto para vários ambientes; inventário e acompanhamento limitados. De 6 a 10 pés e precisão praticamente de 100%; apto para uma grande variedade de aplicações na maioria dos ambientes. Rendimento de leitura Só é possível ler um item por vez. Baixo; não apto para a maioria das aplicações a nível de item de grande volume. Alto; eficiência para leituras rápidas e simultâneas de grandes quantidades de itens. Aptidão Pode ser viável como solução de backup Dominado por sistemas de propriedade exclusiva Flexível e acessível Facilidade de implantação Fácil, embora as etiquetas possam estar vulneráveis ao desgaste ou ao vandalismo. Pode ser herdado em certos sistemas cooperativos ou em grandes instituições. Altamente escalável e flexível; apto para várias aplicações e configurações. Custo Econômico Os leitores e as etiquetas de propriedade exclusiva costumam ser muito caros para as pequenas organizações. As etiquetas e os leitores baseados em padrões oferecem interoperabilidade a um preço acessível. Nível de desenvolvimento Desenvolvido Desenvolvido; sem evolução para o futuro Inovação comprovada e em crescimento 2

3 SISTEMA DE BASEADO NA TECNOLOGIA RFID PASSIVA DE UHF CHECK-IN/CHECK-OUT AUTOMÁTICA INVENTÁRIO RELATÓRIOS DE CUMPRIMENTO GESTÃO DE ATIVOS LOCALIZAÇÃO RECEPÇÃO / ALOCAÇÃO RASTREAMENTO PONTOS DE CONGESTÃO SOLUÇÃO: ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS BASEADO EM RFID Ao utilizar a tecnologia RFID, você pode automatizar por completo os processos de acompanhamento e localização dos documentos e arquivos físicos, que incluem a autorização do acesso, o registro de entradas e saídas, a recontagem de inventário e todos os relatórios associados. O processo de automatização com uma precisão de praticamente 100% significa que a cooperação por parte dos indivíduos que utilizam seus arquivos já não será um problema. Se um documento etiquetado estiver dentro do alcance de um leitor, será possível capturar seus dados. Na imagem antecedente, detalha-se como funciona o acompanhamento de arquivos RFID dentro de uma organização. O processo começa quando é recebido um documento crítico. O arquivo entra no sistema de acompanhamento de ativos RFID mediante o acréscimo de uma etiqueta RFID passiva de UHF no registro. As etiquetas RFID costumam ser pequenos rótulos autoadesivos que são facilmente aplicadas em arquivos e pastas, registros e comprovantes. A seguir, utilizando um leitor RFID de mão ou mãos livres, o item etiquetado entra no inventário e é incorporado à base de dados de gerenciamento de ativos. A partir deste momento, é possível realizar um acompanhamento do documento na medida em que ele é transportado para pontos críticos dentro das instalações. Se um membro da equipe precisa consultar o documento, pode realizar uma consulta no sistema de environments; limited inventory and tracking gerenciamento de documentos para descobrir a última localização do arquivo. Se a circulação de um documento estiver sob controle, o pessoal simplesmente o solicita. Se não for possível encontrar um documento, os leitores RFID portáteis oferecem uma exclusiva função de localização em forma de indicativos sonoros que aumentam o volume, e uma barra na tela do leitor que aumenta de tamanho quando o dispositivo se aproxima do item extraviado; algo similar ao funcionamento do contador Geiger. Os membros da equipe podem ainda autorizar o acesso utilizando seus cartões de identidade compatíveis com o RFID. Se o documento se afastar de sua localização atual, o leitor RFID fixo atualiza automaticamente a base de dados com informações sobre quem pegou o documento, quando ele foi retirado e para onde foi levado. Se não for permitido levar o documento, automaticamente soa um alarme quando o documento cruza uma porta de ponto crítico equipada com um leitor RFID fixo. Não se requer um processo de entrada e saída manual. Podem ser emitidos avisos de vencimento se o documento estiver fora do sistema por mais tempo do que for permitido pelas regras empresariais. O sistema pode ainda supervisionar a atividade do arquivo e gerar um relatório de retenção para aqueles arquivos que precisam ser arquivados ou destruídos. Com um leitor RFID portátil, o inventário das áreas de armazenamento de documentos pode ser atualizado rapidamente e, ao mesmo tempo, podem ser gerados relatórios regularmente para demonstrar o cumprimento normativo. COMPONENTES DE UMA SOLUÇÃO DE ACOMPANHAMIENTO DE ARQUIVOS RFID Leitores RFID de mão e mãos livres para a entrada, o inventário e a localização de arquivos etiquetados Leitores fixos para a automatização do acompanhamento de traslados nas portas de ponto crítico ou nos corredores, estantes e salas de armazenamento Etiquetas RFID passivas de UHF, disponíveis em diferentes tamanhos e configurações para se adaptar a quase todos os tipos de registros físicos Software de gerenciamento de ativos 3

4 APLICATIVOS TÍPICOS DE PARA RFID ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS Expedientes Arquivos registrados Correspondência Registros financeiros Registros históricos Manter registros públicos de tal maneira que sejam acessíveis, sem perder o controle sobre eles Demonstrar o cumprimento normativo Agilizar os processos para gerenciar com mais eficácia os fundos públicos Eliminar o extravio de arquivos Obter um processo simples de acompanhamento e localização Criar pistas de auditoria de acesso aos registros públicos Gerar automaticamente relatórios de cumprimento ORGANIZAÇÕES FINANCEIRAS Contratos Instrumentos financeiros Títulos de propriedade Gerenciar documentos respeitando prazos específicos, como fechamentos de transações imobiliárias, operações de refinanciamento, etc. Eliminar processos que consumam tempo e mão de obra para ser mais competitivos Cumprir com os rigorosos mandatos normativos em relação à privacidade e à retenção de documentos Realizar um acompanhamento de arquivos simples e eficiente Aumentar as atividades passíveis de faturamento (economia de tempo e custos) Melhorar o tempo de resposta ao cliente Diferenciar competitivamente os serviços oferecidos aos clientes Automatizar as regras de acesso/retenção para manejar os crescentes volumes de registros corporativos Gerar automaticamente relatórios de cumprimento TRIBUNAIS E ESCOLAS DE DIREITO Elementos comprobatórios Solicitações e apresentações Contratos Minimizar as interrupções do pessoal, dos advogados e dos juízes Manter a documentação da rede de custódia Localizar e recuperar expedientes de maneira rápida e eficiente Impulsionar a produtividade do pessoal Realizar um acompanhamento da retenção e depurar documentos obsoletos com maior facilidade Melhorar o serviço prestado tanto à comunidade jurídica/judicial como ao público ORGANIZAÇÕES DE MEDICINA Históricos clínicos Registros farmacêuticos Relatórios de laboratório e de diagnóstico por imagens Dispositivos médicos Cumprir com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPPA) e outras regulamentações de privacidade Cumprir com a responsabilidade regulamentada de proteger os registros de pacientes contra a perda ou o acesso não autorizado Controlar o acesso às informações confidenciais por parte de visitantes, pacientes e pessoal que não pertence ao hospital Garantir o acesso às informações clínicas sem por em risco a privacidade dos pacientes Demonstrar, auditar e documentar o cumprimento normativo Localizar rapidamente arquivos e dispositivos com informações clínicas críticas, e minimizar o tempo dedicado à busca Garantir a captura de dados para um faturamento preciso BIBLIOTECAS Livros Jornais Suportes multimídia, entre eles, CD, DVD e fitas Microfilmagens e fotografias Coleções especiais Documentos raros Supervisionar e proteger todos os ativos e, ao mesmo tempo, oferecer um acesso aberto e adequado aos usuários da biblioteca Esquematizar a circulação dos recursos de maneira eficiente Garantir que os itens possam ser localizados corretamente dentro da coleção, de modo que os usuários também possam encontrá-los Acrescentar itens à coleção de maneira eficaz Melhorar o serviço ao cliente por intermédio de uma busca rápida e satisfatória dos itens arquivados incorretamente Minimizar o custo de substituição dos ativos extraviados/roubados Automatizar a entrada no sistema, o registro de entradas e saídas, e a emissão de avisos de vencimento e reserva Impulsionar a produtividade do pessoal 4

5 CASO DE USO N 1 GOVERNO REGIONAL SIMPLIFICA O ACESSO AOS REGISTROS E, AO MESMO TEMPO, MELHORA A SEGURANÇA O governo regional desta comunidade sulista de rápido crescimento gerencia um depósito de registros enorme, com mais de caixas que contêm todo tipo de documentos, desde documentação jurídica até fotografias históricas insubstituíveis. Na época, o sistema de leitura de código de barras para acessar o material era de vanguarda, mas o fornecedor original não existe mais. Cada departamento mantinha seus próprios registros do que era armazenado nas instalações: não havia uma lista principal nem uma compilação de números para identificar as caixas ou seu conteúdo. A mudança para um novo depósito motivou a cidade a buscar uma maneira mais eficiente de proteger e acessar os arquivos. Na verdade, o depósito de registros conta com leitores RFID fixos instalados em todas as portas de entrada e saída, e em todas as fileiras, corredores e estantes. A utilização dos leitores permite aos funcionários manter um registro exato da localização da caixa, quando sai ou entra, e quem a retira. Por causa do cumprimento normativo, a infraestrutura RFID de circuito fechado foi equipada com luzes e sons para alertar o pessoal quando um usuário não autorizado tentar levar documentos do depósito. Ao utilizar leitores RFID de mão, o pessoal do depósito agora pode realizar um inventário completo de materiais em questão de dias, enquanto com o sistema anterior levava meses para se realizar a mesma tarefa. CASO DE USO N 2 TRIBUNAL DE CIRCUITO GERENCIA EXPEDIENTES O Tribunal de Circuito da jurisdição de uma importante área metropolitana realiza o acompanhamento de a processos por ano. Cada novo processo começa com uma só pasta, codificada por cores e etiquetada com o nome das partes envolvidas, mas na maioria dos casos esta pasta vai aumentando até incluir vários arquivos. Historicamente, os dados de cada processo, o usuário atual e o estado entravam através de processamento manual na base de dados do tribunal, e depois eram atualizados na medida em que o caso fosse avançando. Este sistema de acompanhamento exigia um trabalho manual intenso e raramente era infalível. Os dados costumavam ficar desatualizados ou incompletos, e geralmente era necessário dedicar tempo para buscar fisicamente os processos que não estavam arquivados no local correspondente.. O tribunal decidiu automatizar o acompanhamento de processos utilizando a tecnologia RFID. Os rótulos dos novos processos agora incluem uma etiqueta RFID passiva de UHF. Foram instaladas antenas RFID de curto alcance nas mesas dos funcionários do tribunal e leitores RFID fixos de grande alcance nas principais portas de todo o edifício. Esta combinação permite realizar um acompanhamento do movimento de cada processo, além de atualizar a base de dados do tribunal em tempo real. A facilidade de uso do sistema foi um fator importante na hora de conseguir uma rápida adoção, uma vez que os funcionários nem precisam mais pensar no acompanhamento de arquivos. O simples fato de colocar um arquivo sobre uma mesa ou passar por uma porta com ele permite registrar automaticamente sua última localização e/ou o usuário, melhorando consideravelmente a produtividade do pessoal. 5

6 CASO DE USO N 3 EMPRESA DE SEGUROS REALIZA UM ACOMPANHAMENTO DE SINISTROS EM VÁRIAS UNIDADES Uma empresa de seguros regional gerenciava o acompanhamento de sinistros de uma base de dados central, e cada uma das 35 unidades de negócio utilizava sua própria sala de arquivos. O pessoal de cada unidade atualizava manualmente o estado do sinistro na base de dados registrando quem retirava os arquivos e em qual momento para cada etapa de processamento, que depois devolviam para a sala de arquivos prontos para a etapa seguinte. Na teoria, os usuários autorizados de qualquer escritório podiam averiguar o estado atual dos sinistros simplesmente consultando a base de dados. No entanto, o rápido crescimento e a entrada de pessoal novo estavam causando estragos no sistema. Aproximadamente um terço dos arquivos não podia ser localizado na primeira tentativa. Quando um grande lote de sinistros simplesmente desapareceu porque sua saída não havia sido registrada de maneira adequada, a empresa recorreu à tecnologia RFID com a intenção de implantar um sistema melhor. Para cada membro da equipe foi dado um cartão de identidade compatível com o RFID, codificado com seu nome, autorização de acesso e função no processamento de sinistros. Quando se recebe um novo sinistro, o processo é aberto na base de dados utilizando um leitor de mão para identificar a pasta etiquetada com RFID. Um leitor fixo instalado na entrada da sala de arquivos de cada unidade de negócios realiza a leitura do cartão de identidade e dos processos de sinistros que entram ou saem do lugar, e atualiza de maneira instantânea a base de dados central. O acesso não autorizado ativa um alarme; se um arquivo é retirado por mais tempo do que o permitido, o usuário atual recebe uma notificação por . Agora, a empresa inteira pode consultar o estado exato do sinistro em tempo real, enquanto a média de tempo dedicada pelo pessoal para atualizar o estado dos arquivos foi reduzida de três horas por semana para praticamente nada. SOBRE AS SOLUÇÕES RFID DA MOTOROLA A Motorola ajuda as organizações a obter uma maior visibilidade de seus processos empresariais importantes ao oferecer automatização com um inovador portfólio de soluções RFID para aplicações de inventário, acompanhamento e gerenciamento de ativos. Nossa oferta integral inclui uma linha industrial e empresarial de leitores RFID fixos, de mão e móveis, com um funcionamento simples e um design confortável e fácil de integrar em seus sistemas backend e sua tecnologia de captura de dados existente. Para obter mais informações sobre como a Motorola pode ajudar você a melhorar a eficiência e a reduzir os custos associados ao acompanhamento e a localização de arquivos e documentos em sua organização, visite nosso website Número de Parte: AB-FILETRK. MOTOROLA, MOTO, MOTOROLA SOLUTIONS e o logotipo do M estilizado são marcas comerciais ou marcas comerciais registradas da Motorola Trademark Holdings, LLC e são utilizadas sob licença. Todas as outras marcas comerciais pertencem a seus respectivos proprietários Motorola Solutions, Inc. Todos os direitos reservados.