SUB MÓDULO 5C A INFORMATIZAÇÃO E O EDI NOS PORTOS 70

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1 Plano SUB MÓDULO 5C A INFORMATIZAÇÃO E O EDI NOS PORTOS 70 A INFORMAÇÃO NOS PORTOS 70 A. FLUXO DE INFORMAÇÃO NOS PORTOS 71 B. PROBLEMAS DE INFORMAÇÃO NOS PORTOS 72 C. O APELO À INFORMÁTICA, OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E O EDI 73 SECÇÃO I: A MAIS-VALIA DA INFORMÁTICA NOS PORTOS 73 A. GENERALIDADES: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (SI) E INFORMÁTICA Equipamentos informáticos Evolução do equipamento informático Transferência de informação e sistemas de informação Algumas palavras sobre a Internet e o World Wide Web (WWW) Importância das Tecnologias da Informação para os portos 80 B. UM PROJECTO DE INFORMATIZAÇÃO NOS PORTOS Exame dos sistemas de informação Ciclo de vida e engenharia de sistemas 85 Avaliação das necessidades 86 Caderno de encargos 87 Manual do utilizador 87 Site Internet do porto Organização dos serviços informáticos Segurança dos sistemas de informação (SSI) 93 C. EXEMPLOS DE INFORMÁTICA DE GESTÃO NUM PORTO Tabelas de pagamento de remunerações Ficheiros de dados relativos ao pessoal Contabilidade 96 D. EVOLUÇÃO PREVISÍVEL Controlo-trabalho Infocentros 98 SECÇÃO II: O EDI NOS PORTOS 99 A. APRESENTAÇÃO DO EDI Conceitos A técnica 101 Estação de trabalho EDI 102 Software EDI 102 Comunicação e rede 104 CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 68 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

2 3. Segurança EDI Normalização 105 UN/EDIFACT Problemática jurídica Interesse do EDI para os portos 110 B. UM PROJECTO DE IMPLEMENTAÇÃO DE EDI Considerações gerais Planificação da instalação do EDI 112 O EDI como opção estratégica 112 Definição de uma equipa de projecto EDI 113 Escolha do domínio de transferências 113 Escolha dos parceiros 113 Planificação das opiniões técnicas para a realização 114 Planificar a instalação Implementação do EDI 114 Preparação do pessoal 114 Estabelecimento de contratos de intercâmbio 115 Definição das opções técnicas 115 Formação do pessoal 115 Montagem do projecto piloto e suas melhorias 115 Avaliação do projecto piloto e alargamento 115 C. ALGUMAS APLICAÇÕES DO EDI NOS PORTOS Seguimento dos contentores Seguimento das mercadorias Facturação Gestão de stocks Transferências relativas ao pós e pré encaminhamento Transferência relativas ao "booking" (Reserva de Espaço no Porão) Transferências relativas à transmissão dos dados do conhecimento de embarque Transmissão do manifesto Informações sobre as mercadorias perigosas Trocas de informação com a alfândega 123 D. EXEMPLOS DE SISTEMAS EDI Marselha 124 PROTIS 125 ESCALE 127 SOFI 128 Posicionamento de contentores por satélite no terminal de Mourepiane Espanha 131 E. EVOLUÇÃO PREVISÍVEL 138 O EDI através da internet: ebxml e o comércio electrónico (E-business) 142 BIBLIOGRAFIA 145 CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 69 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

3 SUB MÓDULO 5C A INFORMATIZAÇÃO E O EDI NOS PORTOS Com o desenvolvimento considerável das trocas internacionais, a informação tornou-se, nos dias de hoje, um factor vital de qualquer sector económico. Todas as organizações têm necessidade permanente de obter, de analisar e de trocar informação. E, no entanto, a informação não pode ser tratada como os outros recursos se se quiser ver explorada toda a sua riqueza e gerir a sua complexidade. A complexidade e o volume dos fluxos de informação aumentam à medida que o comércio se vai tornando cada vez mais global e que aparecem novas indústrias e redes de distribuição. Este facto é acelerado pelo desenvolvimento de novos métodos de produção ou armazenamento que multiplicam o número de entregas que exijam fiabilidade e regularidade. Para além disso, com o outsourcing e a sub-contratação, a transmissão de informação deve ser fiável e rápida na sua difusão tanto a parceiros horizontais (fornecedores, produtores, transportadores) como verticais (sub-contratação). Neste contexto o tratamento da informação feito por documentos escritos mostra-se lento, caro e pouco fiável, até impossível de gerir. Mais do que simples tecnologia, os sistemas de informação são actualmente ferramentas de produção e de gestão que permitem a flexibilidade da produção, a rapidez das trocas, a eliminação de custos inúteis de manipulação das mercadorias, a facilidade e abrangência de análises, e a aceleração das actividades de suporte ao negócio; afirmam-se como sendo a grande ferramenta de ajuda à decisão dos gestores. A INFORMAÇÃO NOS PORTOS Como em qualquer outra actividade económica, a rapidez e a fiabilidade das trocas de informação são essenciais para coordenar, entre os diversos protagonistas da cadeia de transporte, o tempo e o lugar exactos dos serviços, garantindo os melhores resultados e fornecendo as informações de que a gestão necessita para fazer funcionar o sistema. No sector portuário devemos considerar alguns factores específicos. É um sector conservador. Isto é independentemente da dimensão das empresas intervenientes, ainda há algumas com alguma imaturidade tecnológica, quer na adopção dos sistemas de informação, quer na alteração dos processos de negócio potenciados pela tecnologia. As empresas do sector têm dimensões diversas. Isso influência a capacidade de mobilizar recursos, nomeadamente financeiros e humanos, para participar em projectos de adopção ou mudança tecnológica e processual. Os volumes de informação são grandes. Embora a actividade se desenrole em trono de um conjunto relativamente pequeno de tipos de dados (nomes, números, quantidades, descrições, etc.), ela envolve muitos dados. Por cada item transportado temos que os descrever usando os tipos de dados definidos. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 70 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

4 É um sector global. Tal cria dificuldades resultantes das diferenças linguísticas, culturais, postura nos negócios, e mesmo de fusos horários. A. Fluxo de informação nos portos Um porto agrega um conjunto de entidades independentes com missões e objectivos diferentes, mas que actuam na mesma infra-estrutura, e interagem entre si. Resultante das interacções de negócio, ocorre a troca de muita informação. Assim a informação num porto circula entre os diferentes protagonistas sob a forma de fluxo de informação. A circulação da informação num porto é ilustrada pelo esquema a seguir apresentado e que foi cedido pela rede de informação do porto de Roterdão 1. Este esquema mostra os diferentes intervenientes e os fluxos de dados que circulam entre eles. Fluxo de informação do porto de Roterdão No que diz respeito à gestão do porto, uma parte importante do seu trabalho consiste em organizar, planificar e gerir a utilização de recursos (pessoal, materiais, máquinas, capitais) de acordo com o esquema que se segue. Assim se compreende que a informação é necessária para a boa prossecução de todas essas actividades. O fluxo de informações numa cadeia de retroacção para pilotar uma actividade 1 Site Internet do porto de Roterdão: CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 71 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

5 Objectivos Plano Organização Calendário Orçamento Instruções Decisão Objectivos Finalidades Execução Objectivos Resultados Afastamentos Vigilância Comparação (Resultados) (Finalidades) B. Problemas de informação nos portos Um certo número de problemas portuários recorrentes estão ligados tanto à ausência de informações, como a atrasos ou adiamentos demasiado longos na obtenção das informações. Os portos estão, em geral, particularmente expostos aos seguintes problemas: - as autoridades e operadores portuários sentem falta de informação relativamente aos navios e mercadorias cuja chegada esteja prevista, o que os impede de planificar as operações e implementar as necessárias disposições administrativas e técnicas; - as autoridades portuárias têm falta de informações que lhes permitam facturar os serviços relativos aos navios e às mercadorias, o que acarreta atrasos na entrega destas; - os operadores portuários têm falta de informações sobre o local onde as mercadorias são colocadas no porto, o que atrasa a entrega das que são destinadas à importação bem como sobre as operações de carga dos navios no tocante às que se destinam a serem exportadas; - os carregadores e os transitários não dispõem nem de informações, nem dos documentos necessários ao desalfandegamento das mercadorias, o que atrasa a sua entrega; - os transportadores terrestres sentem falta de informações relativas às mercadorias que se encontram disponíveis para entrega, o que acarreta atrasos na disponibilização do material de transporte; - as autoridades e operadores portuários não possuem informações suficientes relativamente às mercadorias que chegam por via rodoviária e por via ferroviária, o que atrasa a recepção das mercadorias e a disponibilização do material de transporte interior. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 72 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

6 C. O apelo à informática, os sistemas de informação e o EDI Com o aumento do volume das trocas e das interacções entre um número cada vez maior de intervenientes, os métodos tradicionais de tratamento e transmissão da informação (documentos escritos, cálculos manuais, etc.) estão por vezes ultrapassados, são insuficientes e têm um custo elevado: as trocas demoram muito tempo, requerem um grande número de pessoal, os erros são frequentes. A utilização de computadores tem permitido resolver em parte esses problemas mas só até ao momento em que seja necessário transmitir os resultados aos restantes envolvidos. Se esta troca se fizer pelos métodos tradicionais (relatórios e formulários em papel, re-entrada manual de dados), o problema está longe de se encontrar resolvido. Os sistemas de informação (com dados partilhados entre utilizadores e aplicações) ou a troca automatizada de dados entre computadores assumem-se como a solução para o tratamento eficaz da fonte informação. Para um porto podem ser identificadas duas áreas de aplicação: - a informática e os sistemas de informação para o tratamento de dados no interior do porto, isto é, a informática de gestão (massa salarial, pessoal, contabilidade e finanças, stocks, estatísticas e indicadores, manutenção, etc. podendo ir até à própria ajuda à decisão); - a transferência informatizada de dados (EDI - Electronic Data Interchange [Transferência Electrónica de Dados] ) se a transferência de dados se fizer entre empresas da comunidade portuária: o navio, a mercadoria, os serviços anexos, o seguimento, etc. Estas áreas não são exclusivas entre si, mas sim complementares. Reflectem duas perspectivas. A primeira resulta de olhar para o porto como uma empresa que tem os seus processos e tem de ser gerida. A segunda resulta de se ver o porto como um elo integrante de uma cadeia de transporte, assumindo-se uma visão mais abrangente. SECÇÃO I: A MAIS-VALIA DA INFORMÁTICA NOS PORTOS A. Generalidades: Sistemas de informação (SI) e informática 1. Equipamentos informáticos Tradicionalmente, o computador tem dois componentes principais: o hardware (equipamento) e o software (suporte lógico). Devido a eles, o computador é capaz de receber uma informação vinda de uma fonte externa, de memorizar essa informação, de realizar cálculos ou operações com ela e, finalmente, de fornecer ou apresentar essa informação. A palavra inglesa hardware faz referência à parte dura ou equipamento, isto é, aos elementos físicos, materiais e tangíveis: CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 73 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

7 - dispositivos de entrada: dispositivos que permitem a introdução de informação no computador (teclado, scanner, microfone, leitor de disquetes, leitor de CD-ROM, etc.); - Unidade Central: encarrega-se de realizar cálculos e operações com a informação; - dispositivos de memorização: dispositivos que permitem a guarda da informação (discos magnéticos, CD-ROM, disquetes, etc.); - dispositivos de saída: dispositivos que permitem a extracção da informação do computador (écrans, impressoras, colunas, etc.). O termo software designa a parte intangível ou lógica, isto é, os elementos (programas) que permitem que o conjunto realize as suas funções de modo adequado: - o software de exploração: fornecido pelos fabricantes de computadores actua directamente sobre a máquina (exemplo, os sistemas operativos); - o software de funcionalidade ou aplicações: são desenvolvidos pelos programadores das empresas para equipar os computadores com as funcionalidades necessárias (programas com aplicações, etc.). Notar que esta realidade tem reflexos significativos e não exclusivamente técnicos. Dois exemplos são a formação dos técnicos e na estrutura orgânica de departamentos de informática. A formação de quadros claramente cai numa ou noutra vertente. A complexidade e vastidão de conhecimento existente já não permitem a existência de uma polivalência total entre as duas áreas. As empresas organizam os seus departamentos de informática de acordo como a vertente de intervenção dos seus elementos. Veremos esta segunda questão adiante. Em termos de equipamentos ocorreu uma evolução na sua classificação. No passado os computadores classificavam-se em Grande Porte, Médios e Minis, estando esta classificação associada ao tamanho físico e à capacidade do sistema. Com o advento da miniaturização, aparecem sistemas com menores dimensões mas com capacidade acrescida. Assim a classificação clássica deixa de fazer sentido. O critério passa a estar baseado na carga que vai ser solicitada ao sistema e que determina a capacidade exigida. Simplificando 2, é correcto dizer que os computadores podem ser classificados em duas categorias: os computadores pessoais - microprocessadores Intel (actualmente Pentium IV); - 64 mb de memória viva, até 2 GB; - 10 GB de disco, até 100 GB; - sistemas de exploração: Windows de Microsoft (os mais recentes são o Windows 2000 e o Windows XP); OS/2 da IBM (utilização muito reduzida), Macintosh (muito potente e muito utilizado por um segmento minoritário da os equipamentos multi-usos - servidores de dados e de aplicações; - as configurações englobam uma larga gama, de acordo com a utilização e o número de utilizadores; - sistemas de exploração: Windows 2000 Server ou Advanced Server (baseado no antigo Windows NT da Microsoft) UNIX, LINUX. No caso dos computadores para mais de 1000 utilizadores: - principais fabricantes: IBM, Sun, HP; 2 Há ainda os terminais simples e os equipamentos especializados (por exemplo, para medicina) que não serão objecto deste curso. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 74 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

8 população) e o LINUX. - sistemas de exploração: Solaris, AIX, OS/400, Windows 2000 Datacenter Server. 2. Evolução do equipamento informático A concepção de sistemas informáticos, ou a sua arquitectura, evoluiu, como constituinte de elementos integrados ao serviço das empresas, ao mesmo ritmo que os computadores. No início tinha-se uma concepção muito centralizada do sistema informático. O computador era uma máquina muito cara, muito grande e muito complexa que apenas podia ser operada por pessoal muito especializado. As principais tarefas que lhe eram atribuídas eram orientadas em direcção ao tratamento maciço de informação estruturada em processos repetitivos ou de grande complexidade. Depois, a informática começou a aproximar-se do utilizador final, com o aparecimento dos terminais interactivos e com o conceito do trabalho em tempo real. Neste quadro, o armazenamento de informação efectuava-se no mesmo local onde era produzida. Isso permitiu: 1) inicialmente reduzir e depois anular a necessidade de codificar os dados; 2) a resolução rápida de problemas de validação; 3) a obtenção de resultados pelo utilizador final directamente no seu posto de trabalho. O computador central e seus terminais Nos anos 80 começaram a aparecer os computadores pessoais (ou PC, de Personal Computer ). Eles constituíam para o utilizador uma forma de operar muito mais intuitiva, agradável e amigável. Além do mais, começaram a fornecer ferramentas e soluções ao manuseamento de informação não estruturada (textos, gráficos, imagens, etc.). Por isso e porque os computadores pessoais ofereciam cada vez maior número de prestações a custos cada vez mais baixos, conheceram um crescimento da sua adopção pelas empresas. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 75 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

9 O computador central, seus terminais e os PCs Este crescimento levantou inúmeras dificuldades. Nas empresas, os vários departamentos adquiriram computadores pessoais diferentes com aplicações, ferramentas e periféricos diferentes. A informação, armazenada em cada computador, encontrava-se, por essa razão, dispersa. Paralelamente, os computadores pessoais foram levados aos limites da sua capacidade tendo de tratar maciçamente elevados volumes de informação; o mesmo se passou com a sua capacidade de memória, a sua fiabilidade (os computadores bloqueavam com imensa frequência), a sua vulnerabilidade (vírus frequentes) e a sua segurança (perdas de dados e programas e dificuldade em proteger o acesso à informação sensível). O mercado reage propondo soluções tecnológicas aos problemas da dispersão: apareceram então as Redes Locais (LAN de Local Area Network ). Trata-se de instrumentos de comunicação que permitem a interligação dos computadores pessoais entre si próprios e com os equipamentos centrais (computador central). Desta forma, era possível separar os dispositivos (impressora, scanners, etc.) e separar dados e aplicações. A Rede Local (LAN) Esta evolução iniciou uma grande polémica onde se discutia se os novos computadores repeliam os antigos. De um lado, os defensores dos computadores pessoais defendiam como pontos mais importantes a sua grande capacidade de tratamento gráfico, a simplicidade de utilização, as linhas agradáveis e amigáveis, o facto de ser possível manusear informações de qualquer tipo e o seu baixo preço. Por outro lado, os defensores do Mainframe destacavam a CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 76 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

10 sua grande capacidade em gerir e tratar elevados volumes de informação e a sua grande segurança de informação do ponto de vista da disponibilidade e da confidencialidade. O aparecimento do conceito clientes/servidor pôs fim a esta polémica. A ideia é simples: construir um processo de cooperação entre o computador pessoal e o computador central, de modo a que cada um realize as funções nas quais demonstrou uma melhor eficácia. Com este conceito, a gestão dos dados efectua-se sempre através do computador central, tirando partido das vantagens que este apresenta quanto à segurança, à disponibilidade e à capacidade. A apresentação fica reservada para o computador pessoal de forma a aproveitar a o seu carácter amigável e a sua simplicidade de utilização. Exemplo de configuração cliente/servidor SERVIDOR Gestão Dados Gestão Dados Gestão Dados Gestão Dados Gestão Dados Aplicação Apresentação Aplicação Aplicação Rede Gestão Dados Aplicação Aplicação Aplicação Apresentação Apresentação Apresentação Apresentação Apresentação CLIENTES Por fim referir as redes WAN Wide Area Networks. Enquanto as LAN s são adequadas a empresas com um espaço físico limitado (exemplos: um edifício, uma área portuária), as WAN s servem para empresas que tem um elevado grau de dispersão geográfico. Por exemplo, multinacionais com escritórios ou instalações em diferentes continentes. Também estas empresas necessitam de coerência e partilha de dados entre as subsidiárias e a casa-mãe. Outro exemplo; empresas que prestam serviços de call-centers a nível mundial. O call-center que está de serviço vai alterando à medida que decorre o dia. Num entanto necessita de aceder à informação para atender pedidos independentemente do seu local de origem. Notar que as soluções e opções tecnológicas disponíveis para as LAN s e para as WAN s não são as mesmas. 3. Transferência de informação e sistemas de informação A transmissão de dados entre computadores pode revestir-se de uma forma simples: - Transferência de informações entre computadores pessoais; CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 77 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

11 - Uma comunicação telex informatizada, na qual o PC envia/recebe mensagens de telex; - Transferência de ficheiros entre sistemas informáticos por ou disquetes. Se nos ativéssemos a este esquema, sentiríamos falta de coerência por parte da informática: aplicações informáticas concebidas separadamente comunicariam de forma deficiente; os utilizadores deveriam abrir e fechar diferentes sessões, ou até voltar a ter necessidade de ir buscar os dados durante um mesmo trabalho, etc. Os sistemas de comunicação criam meios para evitar esta falta de coerência, baseando as diversas aplicações num referencial único, isto é, num conjunto de bases de dados centrais contendo os dados do sistema de informação. Os diferentes subsistemas partilham, assim, os dados e mantêm-se mutuamente actualizados, o que assegura a coerência do conteúdo e suprime a necessidade de ir buscar esses mesmos dados com frequência. Para além disso, assistem os utilizadores não apenas em cada uma das suas tarefas consideradas separadamente, mas na sucessão e articulação dessas mesmas tarefas. Os sistemas de informação são desenvolvidos de acordo com as necessidades das organizações. Distinguem-se, em particular: - Os sistemas de gestão de transacções: para o tratamento de uma grande quantidade de dados (transacções), tais como os registos de pagamentos ou o inventário; - Os sistemas de automatização de escritório: caracterizados por um apoio sustentado ao trabalho sobre os dados; a informação é utilizada, analisada ou transformada e depois partilhada ou usada formalmente, quer no interior da organização, quer no exterior. Estes sistemas incluem o tratamento de texto, as folhas de cálculo, os editores de publicações, os calendários electrónicos, o correio electrónico e de voz, a vídeo-conferência, etc.; - Os sistemas de informação de gestão: operam sobre a gestão de transacções. A interacção entre pessoas e computadores tem por finalidade a análise e a tomada de decisões por parte da gestão. Os utilizadores partilham em geral uma base de dados comum; - Os sistemas de apoio à decisão: para além de uma base de dados comum, estes sistemas apoiam a tomada de decisões; são concebidos à medida do utilizador ou grupo de utilizadores de acordo com as necessidades específicas. Notar que esta tipologia influência as características, quer de equipamento, quer de programas, do sistema a adoptar, e a forma como é utilizado. Por exemplo, um sistema transaccional tem uma utilização simultânea de muitos utilizadores, normalmente para operações curtas, simples e rápidas, realizadas ao ritmo do negócio. Por outro lado, um sistema de informação de gestão, realiza operações complexas, lançadas por poucos utilizadores, e com ritmo desfasado das operações normais do negócio. Um sistema de informação pode ser simplificado da seguinte forma: um sub-sistema verifica a informação recebida e, em seguida, utiliza os dados validados para actualizar a base de dados. As informações não validadas são rejeitadas para serem corrigidas e reintroduzidas em seguida. Um outro sub-sistema retira dados da base, trata-os ou edita-os (põe-nos na forma correcta) e extrai daí os resultados (simples relatórios sob a forma de tabelas imprimidas, ou até a síntese de dados para ajudar à decisão), que podem, por seu lado, alimentar outros subsistemas. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 78 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

12 Estrutura de numerosos sistemas de informação Informação rétro-alimentação Saída Tratamento Registo REFERENCIAL Rejeição + etc. Base de dados Verificação Actualização Apoio decisão à Relações 4. Algumas palavras sobre a Internet e o World Wide Web (WWW) A INTERNET é uma Rede mundial de redes de computadores. Esses computadores comunicam à distância por intermédio de redes que utilizam o protocolo de comunicação 3 TCP/IP (do inglês Transmission Control Protocol / Internet Protocol ). A componente TCP permite estabelecer a ligação e preocupar-se com a boa recepção dos dados por parte do destinatário, enquanto que a componente IP permite o encaminhamento dos pacotes de dados através da teia de redes até chegar ao destinatário. 3 Para comunicar à distância por meio de redes, os computadores utilizam uma linguagem chamada protocolo de transmissão ou protocolo de comunicação. O protocolo permite aos computadores indicar que querem enviar uma mensagem, precisar o tamanho dos blocos de dados que vão ser transmitidos e a velocidade de transmissão, indicar que uma parte da mensagem não foi correctamente recebida e que é preciso enviar tudo de novo, que a comunicação terminou, etc. Estabelece-se, assim, um diálogo entre dois computadores, com o computador de destino a indicar que está pronto a receber as informações e a tratá-las. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 79 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

13 Um grande número de redes utiliza, para além do TCP/IP, um segundo protocolo de apresentação chamado HTTP (do inglês Hyper Text Transfer Protocol ). Este grupo de redes é conhecido pelo nome de World Wide Web ou a a teia mundial, ou simplesmente a web. Os endereços Internet dos sites que utilizam este protocolo começam sempre por O protocolo HTTP tem, portanto, a ver com um qualquer computador na Internet, designado por cliente, e com um computador que contenha a informação desejada, referido como servidor web. As trocas entre estes computadores fazem-se por apresentação de páginas existentes num site web. Um site web é um conjunto de páginas electrónicas que foram editadas com a utilização da linguagem HTML (Hyper Text Markup Language), que permite todos os tipos de comunicação. Mais concretamente, isso significa que essas páginas, que se assemelham às páginas de um livro ou de uma revista, podem, não apenas conter menus que dêem acesso directo a diversas fontes na Internet, mas incluir imagens (animadas ou não), som, formulários, tabelas, etc. As páginas permitem ainda preencher formulários à distância, aceder a bancos de dados, etc. O acesso directo de uma página a outra chama-se hiperligação, e visto que a natureza destas ligações tanto pode ser textual como visual, sonora ou áudiovisual, utiliza-se por isso a designação páginas hipermédia, na medida em que num mesmo suporte se encontram vários tipos de médias. O conceito Internet implica, portanto, dois elementos importantes: - um conjunto de protocolos de comunicação (TCP/IP) que se tornaram standard e que são, actualmente, utilizados pela quase totalidade dos computadores; - um conjunto de serviços na Rede, muito amigáveis e dinâmicos, tais como: a transferência de ficheiros, o correio electrónico ( ) e o standard de apresentação de informação HTTP do World Wide Web. É precisamente o facto de se ter conseguido converter em standard o protocolo TCP/IP e o sistema de apresentação HTTP, que explica a generalização e o constante crescimento do fenómeno Internet. Mais do que uma rede, a Internet assume-se como uma imensa base de dados onde a maior parte da informação está acessível através de motores de busca e de páginas de apresentação ou interacção organizadas em sites Internet. 5. Importância das Tecnologias da Informação para os portos Inicialmente, os sistemas de informação têm por finalidade fornecer as informações de que a gestão necessita para tomar uma decisão: a possibilidade de aceder em tempo oportuno à informação pertinente permite uma melhor planificação e um melhor controlo das decisões, para que os gestores percam menos tempo à procura das respostas às perguntas e estejam melhor informados quando tiverem que tomar uma decisão. Os sistemas informatizados adquirem uma importância crescente nos portos e nos transportes marítimos onde a evolução da movimentação de mercadorias faz com que seja indispensável tratar e transmitir rapidamente toda a massa de documentos que acompanha as expedições internacionais de mercadorias. Um sistema de informação gerido informaticamente aumenta o débito de informações e trata de uma mais importante quantidade de dados do que um sistema manual. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 80 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

14 A utilização das tecnologias da informação nos portos permite reduzir o tempo necessário à troca de informações, bem como os erros resultantes de transcrições múltiplas de dados: - Os computadores do porto comunicam directamente com outros computadores. Os ficheiros são transferidos por intermédio da rede local do porto, da rede telex ou telefónica pública ou de redes especializadas de transmissão de dados a alta velocidade; - Os computadores podem efectuar muito rapidamente um controlo completo das informações que lhes são fornecidas. Por exemplo, sub-programas de entrada de dados podem controlar o peso ou o conteúdo de um contentor, etc.; - Os sistemas informatizados estabelecem relações mais rapidamente. O trabalho de formatação, de cópia, de impressão e de reprodução do documento final pode igualmente ganhar em rapidez. O sistema permite introduzir rapidamente as modificações necessárias no caso de documentos periódicos e estabelecer novas relações a pedido; - A informatização da entrada e do tratamento dos dados suprime praticamente todos os cálculos intermediários e a produção manual de tabelas; - Os conjuntos de operações recolhidos para fins operacionais servem em seguida para fins estatísticos. No caso de sistemas de informação num terminal ou num porto, as bases de dados centrais contêm as informações desejadas e constituem a base dos processos administrativos e operacionais. A utilização de bases de dados centralizadas garante a coerência das informações no seio da empresa. Assim, cada departamento ou serviço utiliza-as para a introdução, a actualização e a saída de informações. A análise da eficácia apoiar-se-á em dados introduzidos ao nível operacional. O trabalho com sistemas de informação pode tomar a forma seguinte: - Todas as informações fornecidas por um agente, um transitário ou uma companhia marítima são introduzidos nas bases de dados de forma manual ou electrónica. Sendo a introdução dos dados a etapa mais importante, os programas devem permitir que esta operação se efectue de forma tão precisa, fácil e rápida quanto possível. Aliás, é essencial que as bases de dados sejam constantemente actualizadas, o mesmo importa dizer relativamente a cada movimento de mercadorias; - Estas informações são utilizadas para a gestão de operações (por exemplo, à entrada do terminal, para a verificação das mercadorias que entram/saem, etc.). - A data e a hora de chegada e de partida de todas as mercadorias são anotadas e as bases de dados são actualizadas; - Uma vez que as mercadorias tenham sido aceites, outros programas ligados às bases de dados centrais permitem aceder às informações; - As informações dessas bases de dados podem servir para emitir facturas ou relatórios normalizados, estabelecer estatísticas ou tomar decisões. Os programas profissionais de gestão 4 de bases de dados oferecem a possibilidade de armazenar dados e as relações que os ligam entre si, e permitem actualizar e fazer sair as informações armazenadas de forma eficaz. Associados a outras ferramentas, os programas 4 Os sistemas mais correntes são Oracle, Microsoft SLQ Server, Microsoft Access, IBM DB/2, Sybase e Informix. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 81 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

15 profissionais permitem definir écrans que se destinam a introduzir, fazer sair e tratar informações e facilitar o acesso a bases de dados a partir de outros computadores. No que diz respeito a terminais de contentores de grande envergadura, os seus sistemas de bases de dados 5 constituem igualmente os elementos essenciais das operações e oferecem diversas aplicações que permitem assumir a gestão do parque de contentores e os movimentos dos navios. Desse modo, a utilização do espaço e do material é optimizada e o tempo de imobilização dos navios e do material de transporte interior é reduzido. Por outro lado, estes sistemas permitem receber mensagens normalizadas enviadas por via electrónica e alguns aceitam mesmo dados radioeléctricos provenientes de veículos de movimentação de contentores 6. Todos os sistemas funcionam por PC, dentro de uma rede local. Os portos concluem cada vez mais acordos bilaterais que se destinam à troca, por meios electrónicos, de informações relativas às partidas ou chegadas de navios e às mercadorias transportadas a bordo. Para facilitar a troca deste tipo de informações, foram elaboradas normas relativas à troca informatizada de dados, o EDI. Trata-se frequentemente de desenvolver um sistema de informações que se baseie no sistema EDIFACT/ONU e uma técnica de correio electrónico que trate da gestão das mensagens, de formato livre, com vista a acelerar o fluxo de informações e a reduzir o número de erros. Num certo número de portos, os serviços que lhes estão associados (alfândega, autoridade portuária), bem como os meios empresariais, constituíram sociedades comuns para desenvolver, instalar e explorar sistemas desse tipo. O objectivo inicial era criar um interface com as alfândegas mas em seguida desenvolveram um sistema que permitisse comunicar também com outras entidades. Todos estes serviços de comutação de mensagens permitem agora trocar informações na rede Internet. B. Um projecto de informatização nos portos Os computadores são fabulosos... em décimas de segundo, são capazes de errar de tal forma que seriam necessárias várias pessoas durante muito tempo para conseguirem cometer erros semelhantes. Esta frase, irónica, põe em relevo uma grande verdade: se um sistema de informação não tiver sido concebido e construído de forma adequada, os resultados podem ser nefastos. Para a informatização de um sistema do domínio portuário, a primeira coisa a fazer é determinar as necessidades e avaliar o custo e as vantagens prováveis de três opções: - conservar o sistema existente; 5 Cosmos N.V., Navis e Tideworks Technology são três dos principais fornecedores de sistemas informáticos de bases de dados relacionais para terminais de contentores. 6 Entre os fornecedores destes sistemas, podemos citar Americas Systems Inc. (www.etermsys.com), Dockside Software (www.docksidesoftware.com), PCR Terminal Systems (www.pcronline.com) e PortTec (3DPORT) (www.discoverjade.com/3dport). As três primeiras sociedades têm a sua sede nos Estados Unidos e a última na Nova Zelândia. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 82 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

16 - melhorá-lo (compra de equipamento ou melhoria do sistema de arquivos, recrutamento de pessoal, etc.); - substituí-lo por um sistema informatizado. É preciso ter presente problemas que têm a ver com a utilização de um sistema de informação: - um prazo de execução por vezes longo entre o início dos trabalhos e a instalação definitiva do sistema; - a eventualidade de que a elaboração e o período experimental de cada programa possam ser onerosos e morosos; - a eventualidade de que os sistemas em serviço não sejam suficientemente flexíveis para serem modificados e ajustados em função das necessidades que possam evoluir com o tempo. Os princípios gerais para adquirir ou modificar um sistema de informação (SI) gerado por computador continuam os mesmos: se há computadores que estejam já ao serviço, deveria haver pessoas experientes ou, caso não haja ninguém, há que recorrer aos conselhos de um especialista. Uma vez que a administração do porto tenha claramente optado pela utilização das tecnologias de informação e tenha disponibilizado os meios necessários, deverá também nomear profissionais qualificados para rentabilizar esses meios. Alias o envolvimento da gestão de topo é uma condição prévia ao processo. As etapas a seguir são ilustradas nos pontos adiante apresentados. 1. Exame dos sistemas de informação Antes de considerar a instalação de um sistema informatizado um gestor deverá passar em revista os sistemas de informação existentes. A primeira atitude consiste em determinar muito claramente as finalidades do sistema e suas vantagens. Em seguida, relativamente a essas vantagens, identificar: - as actividades, processos ou funções que não satisfaçam, ou talvez não venham a satisfazer os standards de exercício ou as expectativas (ex. o número de erros nos dados introduzidos, a rapidez na obtenção de relatórios); - o que se pode mudar para aumentar ou melhorar o rendimento económico e sua competitividade (Ex. aumentar o número de clientes oferecendo novos serviços); - a informação é frequentemente solicitada ou necessária para os quadros ou autoridades e as tarefas são muitas vezes repetitivas (ex. formulários para preencher, relatórios). Mais especificamente, o gestor deverá analisar as seguintes cinco razões que justificam um projecto de informatização: Razão Exemplos de questões a serem colocadas CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 83 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

17 capacidade: - aumento da velocidade de tratamento de dados; - tratamento de um volume crescente de transações; - recuperação rápida de informação; - realização de pesquisas ou sínteses complexas. controlo: - melhorar a exactidão e a consistência de dados; - aumentar a segurança dos dados importantes. comunicação: - melhorar o fluxo de informação e mensagens entre departamentos distantes ou mesmo dentro dos escritórios; - integração de dados de diferentes departamentos e sua distribuição. custos: - gestão de custos; - redução de custos; competitividade: Análise, síntese da informação e investigações para - atrair clientes; - diminuir as possibilidades de sucesso da concorrência; - obter acordos com os fornecedores; - introduzir novos produtos ou serviços. Será que a informação disponível é apresentada da forma mais útil? E será que chega a tempo? Será que a informação disponível corresponde ao objectivo visado? É actualizada, completa, fiável, exacta? A observação e registo da informação são satisfatórios? Os dados são convenientemente verificados, classificados, anotados? Os ficheiros encontram-se actualizados e completos? A informação está protegida (incêndio, inundação, roubo)? Será que está protegida contra acessos não autorizados? Há um manual actualizado para os utilizadores do sistema? Será que o custo da informação disponibilizada é inferior às vantagens que oferece? Haverá uma modificação do serviço ao cliente de forma a atrair mais clientes? Como fazer frente à concorrência através de um sistema informatizado? Será que a concorrência trabalha eficazmente com um sistema informatizado? Pode-se fazer frente às alterações de preços ou aos fornecedores utilizando um sistema informatizado? Que serviços serão os mais influenciados pelas tecnologias? Por exemplo, relativamente à questão da competitividade, o sistema pode fornecer dados de forma formatada que nos permitem facilmente obter respostas às questões apresentadas. Nas duas figuras seguintes observam-se os outputs possíveis de um sistema de informação portuário. MOVIMENTOS DE CONTENTORES Quota de Mercado por Agente Análise de Pereto (< 50%; 50% e < 80%; 80%) CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 84 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

18 2. Ciclo de vida e engenharia de sistemas Se se tiver decido avançar com uma modificação ou desenvolvimento de um sistema informatizado, a metodologia do ciclo de vida (SDLC de Systems Development Life Cycle ) é uma das mais utilizadas. Trata-se de uma abordagem por fases, durante as quais nenhuma ocorre separadamente; certas fases serão simultâneas e outras repetitivas. No entanto, é conveniente começar por uma planificação estratégica dos sistemas. O objectivo é obter um plano que apresente os sistemas a modificar ou a desenvolver na organização e na inter-relação entre eles. Depois, as fases e tarefas de um SDLC ocorrem da seguinte maneira: Estudo da exequibilidade - Descrição dos procedimentos existentes; - Análise de diferentes soluções a considerar em matéria de equipamentos e de ajudas à programação, e outras soluções para além das aplicações informáticas; - Avaliação de custos; - Escolha final de uma solução segundo critérios económicos (custos e vantagens), técnicos e ecológicos de avaliação. Análise e concepção - Análise detalhada do sistema existente; - Análise das necessidades de informação; - Definição do sistema em função das necessidades de informação do utilizador; - Definição de uma especificação do sistema, descrevendo a organização do fluxo de informações, a introdução de dados, a sua saída, os dados a conservar, os processos de base e os procedimentos de controlo e de segurança. Esta especificação deve ser apresentada por escrito, de uma forma inteligível para o utilizador. Depois da aceitação por parte do utilizador, a especificação constitui uma base para um desenvolvimento técnico mais aprofundado do sistema. Programação - Desenvolvimento de um caderno de encargos técnico, detalhado, para a elaboração do programa; - Elaboração e experimentação do programa; - Ensaio final do sistema. CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 85 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

19 Instalação - Formação do utilizador (baseada no manual do utilizador); - Instalação do sistema no quadro de trabalho do utilizador. Exploração corrente - Funcionamento de rotina e avaliação dos resultados; - Actualização e modificação do sistema em função da evolução das necessidades de informação; - funções de controlo e de avaliação do sistema: o procedimentos do controlo da eficácia (observação dos utilizadores, manutenção, sub-sistemas de recolha e de análise da informação); o um sistema formal de análise estatística (relações baseadas em parâmetros chave tais como o tempo de indisponibilidade, reparações e defeitos do software). O tempo de realização e a qualidade do sistema dependem em larga medida da boa execução das fases iniciais do seu desenvolvimento. Eventuais erros cometidos nesta fase multiplicam o tempo e os custos de realização das fases seguintes e podem, no pior dos casos, levar ao abandono do sistema. Para evitar isso descrevem-se, nos pontos seguintes, duas actividades importantes da fase de análise: a análise das necessidades e o caderno de encargos. De igual modo, a elaboração de um manual do utilizador completo no final da instalação é essencial para a exploração corrente do sistema em toda a sua capacidade. O gestor deve exigir um manual do utilizador de qualidade para garantir uma certa autonomia relativamente a quem desenvolveu o sistema (pessoal do departamento informático ou empresa). Finalmente, com o crescimento do número de utilizadores da Internet e do comércio electrónico, seria bom sublinhar a importância do desenvolvimento de um site Web do porto. Avaliação das necessidades O objecto da consideração das necessidades tem como finalidade antes de mais ajudar o gestor a tomar consciência do que realmente precisa e definir essas necessidades de uma forma tão clara quanto possível para a pessoa que irá construir o novo sistema de informação. O gestor desempenha um papel preponderante na redacção do relatório das necessidades. No melhor dos casos, será ele próprio quem redigirá esse relatório ou, de acordo com a amplitude do problema e as condições particulares, poderá encarregar analistas de recolherem e analisarem as informações necessárias que o ajudem a tomar as decisões mais acertadas. Quando se pensa instalar sistemas mais importantes, ao nível da empresa ou de uma divisão, poder-se-ão criar comités de direcção compostos pelos quadros a quem o sistema se destine prioritariamente e presididos pelo director responsável. Antes do mais, a definição das necessidades deverá ser posta por escrito numa linguagem não técnica. Trata-se de um relatório daquilo que o sistema deverá permitir fazer. O gestor não se deve deixar intimidar pela linguagem dos técnicos e deverá partir do princípio que estes deverão explicar as coisas empregando um vocabulário não técnico. No entanto, o relatório das necessidades estabelecido pelo gestor não deverá ser considerado imutável. Deverá conter os seguintes pontos: CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 86 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

20 Objectivos: Alcance: Exposição dos objectivos a atingir e das vantagens encontradas, quantificadas de maneira adaptada à aplicação particular e às circunstâncias locais. As vantagens do sistema em definição devem ser avaliadas em termos quantificáveis para que as despesas necessárias possam ser aprovadas (Por exemplo: redução de 30% da dívida em curso; redução para menos de um mês da duração média das rupturas de stock; melhoria do serviço fornecido aos clientes no seguimento do aumento do tráfico; redução do custo de produção da informação. Informação que o sistema deverá tratar, pessoal encarregado de explorar e de utilizar o sistema, limites do sistema e descrição das suas funções gerais. Nesta secção serão indicados o número e o tipo de utilizadores eventuais, a área a cobrir, o número de transações a tratar e as operações de tratamento a efectuar. Saídas: Entradas: Controlos: Normas: Limites: Características das informações de base que o sistema deverá produzir descrevendo o conteúdo dos relatórios ou das tabelas impressas a produzir. Neste estádio, não é necessário entrar em detalhes relativamente à forma exacta de apresentação. Características dos dados a recolherem para o tratamento por computador. Indicar o nível de controlo e o grau de segurança a prever para a exploração do sistema de informação. Indicar se o sistema deve ser conforme a normas internas, nacionais ou internacionais. Indicar quais os limites financeiros, técnicos e organizacionais ou que prescrições especiais devem ser tidas em conta para a implementação e a exploração do sistema de informação. Caderno de encargos O caderno de encargos do sistema faz-se a partir do levantamento das necessidades. Deve: - descrever os objectivos e as vantagens do sistema; - descrever o modo de organização e o fluxo de informações; - descrever cada uma das possibilidades oferecidas pelo sistema, o modo de tirar partido delas, os erros a serem eventualmente encontrados e a forma de os remediar; - descrever as "relações" (indicar quando se produzirão essas relações, quem as utilizará, com que finalidades, qual o seu conteúdo geral, o seu volume); - descrever os dados a inserir no computador; - descrever os métodos de controlo do funcionamento do sistema; - descrever os procedimentos de protecção do sistema e a forma de recomeçar após algum incidente; - descrever as necessidades em matéria de equipamento e de suporte lógico; - estimar os prazos e os custos de instalação e de exploração do sistema. Manual do utilizador CNUCED - «A gestão moderna dos portos». Certificado de gestão portuária para quadros 87 Edição de 9 de Maio de 1997, revisão Maio de 2005 UN Copyright 2005

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