PLANEJAMENTO DE COMPRAS EM UMA UNIVERSIDADE PÚBLICA DA REGIÃO NORTE

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA RIO GRANDE DO SUL - CAMPUS BENTO GONÇALVES CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA PLANEJAMENTO DE COMPRAS EM UMA UNIVERSIDADE PÚBLICA DA REGIÃO NORTE DANIELA DE LORENZO HOFFMANN Bento Gonçalves

2 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA RIO GRANDE DO SUL - CAMPUS BENTO GONÇALVES CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA DANIELA DE LORENZO HOFFMANN PLANEJAMENTO DE COMPRAS EM UMA UNIVERSIDADE PÚBLICA DA REGIÃO NORTE Relatório de Estágio apresentado ao Curso Superior de Tecnologia em Logística do Instituto Federal de Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul Campus Bento Gonçalves, como parte dos requisitos para conclusão do curso. Prof ª Orientador (a): Fabiane Brand Bento Gonçalves

3 DANIELA DE LORENZO HOFFMANN PLANEJAMENTO DE COMPRAS EM UMA UNIVERSIDADE PÚBLICA DA REGIÃO NORTE Relatório de Estágio apresentado ao Curso Superior de Tecnologia em Logística do Instituto Federal de Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul Campus Bento Gonçalves, como parte dos requisitos para conclusão do curso. Aprovado em: 20/12/2011 BANCA EXAMINADORA Daniel Battaglia Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia (IFRS-BG) Luis Henrique Ramos Camfield Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia (IFRS-BG) 3

4 AGRADECIMENTOS Dedico este espaço para agradecer a todos que me incentivaram e me ajudaram na realização deste sonho. Agradeço primeiramente ao meu esposo Airton pela paciência, cumplicidade, apoio e incentivo que tem me dado. Obrigada por completar minha felicidade. Ao meu filho Guilherme que, mesmo com pouca idade, soube compreender a minha ausência nos momentos de estudo. Aos meus pais que me educaram da melhor maneira para enfrentar os obstáculos da vida. A todos os meus colegas de faculdade pela amizade conquistada, pelo carinho e pela parceria em todos os momentos. Aos mestres pelos ensinamentos transmitidos. 4

5 RESUMO Em virtude da evolução social e das mudanças nos processos de gestão educacional, as instituições públicas de ensino procuram adaptar-se às características do sistema social que as envolvem. Uma boa gestão de compras poderá servir de suporte para o crescimento e desenvolvimento organizacional, suprindo assim necessidades diárias e o bom funcionamento da mesma. Materiais e logística são, juntamente com recursos humanos e administração financeira, fatores críticos para o desenvolvimento de atividades e para a excelência operacional de uma Universidade. A irregularidade no abastecimento e a falta de materiais são problemas frequentes em serviços públicos. A má administração orçamentária pode ser um motivo para a falta de materiais, entretanto, também são notórios os desperdícios e a má utilização de insumos e equipamentos, a escassa qualificação dos profissionais da área de abastecimento e a pouca atenção ao planejamento logístico nas organizações públicas. Assim sendo, em uma Universidade pública no Estado de Roraima notou-se a importância de se ter um bom planejamento para a compra de seus materiais de expediente e de manutenção do prédio, devido à frequente falta de alguns itens de suma importância para o bom funcionamento da organização. A fim de ajudar a Universidade analisada a suprir essa falta de materiais, sem perder a qualidade dos seus serviços, o objetivo desse trabalho é analisar quais são as ações necessárias para desenvolver um planejamento de compras, para que não ocorra a falta desses materiais. Foi realizada uma a pesquisa qualitativa, através do método de observação direta intensiva com a técnica de entrevista não estruturada. Através das análises dos dados coletados conclui-se que a organização estudada necessita fazer um controle de entradas e saídas de materiais para poder realizar um planejamento de compras de materiais elétricos e de informática. Palavras chave: Compras, Gestão, Materiais e Planejamento. 5

6 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Relacionamento entre compras e planejamento...17 Figura 2: Estágios de um processo de compra...21 Figura 3: Esquema de Funcionamento EDI...23 Figura 4: Modelo de requisição de material...45 Figura 5: Fluxograma de sugestões de planejamento

7 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Saída de materiais de informática...43 Quadro 2: Saída de materiais elétricos

8 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Saída de materiais de informática...44 Gráfico 2: Saída de materiais elétricos

9 SUMÁRIO 1.APRESENTAÇÃO Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa Delimitação da pesquisa REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Introdução Planejamento Estratégico Compras e sua função Conceituação e Objetivo de compras Tipo de decisão de compras das organizações Compras centralizadas X descentralizadas Processos de decisão quanto à Compra Novas formas de comprar...22 a) EDI...22 b) Internet...23 c) Cartões de Crédito...24 d) Leilões Atuação de Compras Ações de suprimentos Ações de apoio Principais papéis exercidos em compras individuais e organizacionais Lote Econômico de Compras (LEC) Ética em Compras Gestão de Estoques Inventário físico Acurácia dos Controles Nível de Serviço ou Nível de Atendimento Giro de Estoques Compras no setor público Modalidades de Licitação

10 2.9.2.Dispensa/Inexigibilidade Compras Eletrônicas...37 a) Pregão Eletrônico...37 b) Bolsa Eletrônica de compras Pregão Carona METODOLOGIA Caracterização da pesquisa ANÁLISE DOS DADOS Análise da situação atual Análise dos itens faltosos Problemas enfrentados no planejamento de compras Sugestões de Planejamento CONCLUSÕES Recomendações para trabalhos futuros REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

11 1. Apresentação Diante de um ambiente de intensas mudanças sociais, econômicas e tecnológicas, nenhuma organização pode continuar indiferente e estática. Para sobreviver, é preciso analisar as tendências e resultados do seu negócio, é necessário aceitar e enfrentar riscos, tomando decisões rápidas e seguras. A obtenção da informação precisa ser confiável e atualizada, podendo permitir ao empreendedor se posicionar de forma eficaz e eficiente no processo de tomada de decisão. As instituições públicas, que como o próprio nome já diz, consistem em prestar serviços à população e seus usuários (cliente interno e externo) de forma eficiente, ainda apresentam alguns tipos de problemas com relação a tais níveis de serviço, como por exemplo, o de não conseguir enxergar o funcionário como um cliente e disponibilizar a ele todas as condições para o trabalho. Em virtude da evolução social e das mudanças nos processos de gestão educacional, as instituições públicas de ensino procuram adaptar-se às características do sistema social que as envolvem. Uma boa gestão de compras poderá servir de suporte para o crescimento e desenvolvimento organizacional, suprindo assim necessidades diárias e o bom funcionamento da mesma. São muitas as questões feitas sobre a gestão de órgãos públicos tais como: má distribuição de recursos, atraso no andamento dos processos, uso indevido dos recursos públicos, falta de zelo para com o patrimônio público, falta de materiais de consumo, entre outros. No gerenciamento de uma Universidade não é muito diferente. Porém, a instituição escolar diferencia-se das empresas convencionais por apresentar um sistema de relações humanas e sociais com características interativas, que se refere aos princípios e procedimentos relacionados à ação de planejar o trabalho da escola, racionalizar o uso de recursos e materiais, coordenar e avaliar o trabalho das pessoas de forma democrática e participativa. Materiais e logística são, juntamente com recursos humanos e administração financeira, fatores críticos para o desenvolvimento de atividades e para a excelência operacional de uma Universidade. Entretanto, embora a irregularidade do abastecimento e a "falta de material" sejam problemas frequentes em serviços públicos e tenham significativos impactos negativos sobre seu desempenho e imagem junto aos alunos e professores, a discussão sobre um bom planejamento de compras está notadamente ausente em algumas organizações públicas. 11

12 A tendência no setor público parece ser reduzir todos os problemas de compras de materiais à insuficiência de recursos orçamentários. A má administração orçamentária pode ser um motivo para a falta de materiais, entretanto, também são notórios os desperdícios e a má utilização de insumos e equipamentos, a escassa qualificação dos profissionais da área de abastecimento e a pouca atenção ao planejamento logístico nas organizações públicas. A gestão de compras tem um papel estratégico nos negócios atuais de uma organização, pois a função é muito ampla e envolve todos os departamentos da mesma, principalmente o financeiro. A área de compras tem por finalidade a aquisição de materiais, componentes e serviços para suprir às necessidades da empresa e do seu sistema de produção nas quantidades certas, nas especificações exatas e nas datas aprazadas (CHIAVENATO, 2005). Assim sendo, em uma Universidade pública no Estado de Roraima notou-se a importância de se ter um bom planejamento para a compra de seus materiais de expediente e de manutenção do prédio, devido à frequente falta de alguns itens de suma importância para o bom funcionamento da organização. A fim de ajudar a Universidade analisada a suprir essa falta de materiais, sem perder a qualidade dos seus serviços, o objetivo desse trabalho é analisar quais são as ações necessárias para desenvolver um planejamento de compras, para que não ocorra a falta desses materiais, fazendo uma análise de como ocorre atualmente o processo de compras e do consumo dos últimos cinco meses, para assim verificar os itens que mais faltam no dia a dia da Universidade e descrever os problemas enfrentados no planejamento de compras. Dessa forma evitará a falta de itens de suma importância para o funcionamento da Instituição, mantendo assim a qualidade do serviço Objetivos: Esta seção visa apresentar o objetivo geral e os objetivos específicos do trabalho Objetivo geral Analisar o planejamento de compras de uma Universidade pública localizada no Estado de Roraima. 12

13 Objetivos Específicos a. Relacionar os itens que mais faltam no dia a dia da Universidade; b. Descrever os problemas enfrentados no planejamento de compras; c. Fazer uma avaliação do planejamento de compras para que não faltem itens no estoque Justificativa No atual cenário competitivo empresarial é clara a importância de se otimizar os recursos, aumentar a satisfação dos clientes e obter como resultado o lucro financeiro. Porém, ao analisar o setor público, verifica-se que este também não foge a expectativa, exceto a respeito dos fins lucrativos que é exclusivo das empresas. Sendo assim, para que esses órgãos propiciem um eficiente atendimento e a plena satisfação, tanto do cliente externo (alunos) quanto do interno (servidor), surge a necessidade de se avaliar o planejamento de compras para o desenvolvimento das atividades envolvidas nesse processo. Os materiais são tidos como itens ou componentes utilizados nas operações diárias de uma organização, sendo necessário, portanto uma boa administração que os disponibilize nas quantidades adequadas e que não permita a falta dos mesmos. E para que não ocorra essa falta, justifica-se a execução de um bom planejamento de compras, pois é ele que garantirá que os itens estejam disponíveis para o funcionamento das atividades. A necessidade de se avaliar o planejamento de compras do almoxarifado, surgiu pela observação da constante falta de materiais elétricos e de informática, de suma importância para o funcionamento da Universidade, o que prejudica a execução de tarefas diárias. Dada a importância desses materiais e de se possuir um planejamento, obtêm-se com esse estudo, uma maior visibilidade dos problemas resultantes da falta de controle de entradas e saídas para um eficaz planejamento de compras para que não faltem materiais no estoque. 13

14 1.3. Delimitação da pesquisa Além de ser difícil traçar os limites de qualquer objeto social, é difícil determinar a quantidade de informações necessárias sobre o objeto delimitado. Como não existe limite inerente ou intrínseco ao objeto de estudo e os dados que se pode obter a respeito são infinitos, exige-se do pesquisador alguma intuição para perceber quais dados são suficientes para se chegar à compreensão do objeto como um todo (Gil, 1993). Neste sentido, como delimitação desta pesquisa utilizou-se a abordagem de diversos autores, notadamente os que discorrem sobre planejamento, compras e estoque e, também sobre a Lei 8666/93, Lei das Licitações, que é a Lei que rege as compras no setor público. O trabalho se limita a analisar o planejamento de compras, assim como o controle de entradas e saídas do almoxarifado de uma Universidade pública localizada no Estado de Roraima nos meses de junho à outubro de

15 2. Revisão Bibliográfica Esta seção apresentará uma revisão da literatura sobre planejamento e compras Introdução As empresas não são auto-suficientes, pois elas dependem de terceiros, parceiros e de outras empresas para realizar suas atividades. Para abastecer suas operações, as empresas requerem matérias-primas, materiais, máquinas, equipamentos, serviços e uma extensa variedade de insumos que provem do ambiente externo. Todo processo produtivo precisa ser devidamente abastecido por uma cadeia de suprimentos para poder funcionar satisfatoriamente. A rigor, para que a primeira operação tenha início, torna-se necessário que os materiais e insumos estejam disponíveis e o seu abastecimento garantido com certo grau de certeza para atender às necessidades e à sua continuidade ao longo do tempo. O ritmo e a cadência de funcionamento da empresa requerem, portanto, um fluxo constante de materiais e insumos que provem do ambiente externo. Em virtude da evolução social e das mudanças nos processos de gestão educacional, as instituições públicas de ensino procuram adaptar-se às características do sistema social que as envolvem. Uma boa gestão de compras poderá servir de suporte para o crescimento e desenvolvimento organizacional, suprindo assim necessidades diárias e o bom funcionamento da mesma. Atualmente, áreas como planejamento de materiais tem contato direto com fornecedores para passar e receber informações relativas aos planos. Em muitas organizações, a função de compras, no que diz respeito aos materiais produtivos, se comporta como uma extensão da área de planejamento de materiais. As vantagens da aplicação desse modelo estão vinculadas ao aumento do poder de decisão do planejador e à redução das interfaces, permitindo uma maior agilidade e acurácia no fluxo das informações. 15

16 2.2. Planejamento Estratégico Segundo Bertaglia (2003), o planejamento estratégico de uma organização está relacionado ao processo de desenvolver e construir estratégias e administrar a empresa de acordo com as decisões e os objetivos estabelecidos a médio e a longo prazos, os quais devem orientar as estratégias. As organizações que adotam o planejamento estratégico preocupandose com o futuro, buscam claramente definir onde querem estar em um certo período de tempo. Ao invés de estar constantemente reagindo às oscilações do mercado e aos posicionamentos da concorrência, a organização toma suas decisões orientada pela estratégia desenvolvida, compondo as atividades operacionais de curto prazo e, ao mesmo tempo, projetando o seu futuro. Não é tarefa simples; exige visão e desprendimento do presente. O planejamento estratégico é um esforço para produzir decisões que orientarão as ações da organização. Deve ser simples e claro, e conter a missão, os princípios, as metas e os objetivos da empresa, e se basear nas premissas e variáveis internas e externas. As variáveis internas se concentram nos recursos financeiros, humanos e tecnológicos. Apresentam um melhor nível de controle, uma vez que as ações sobre elas podem ser imediatas. Já as variáveis externas apresentam maiores riscos e apresentam um menor nível de controle. Correspondem ao mercado e aos clientes, à concorrência, à conjuntura social, política e econômica e aos fornecedores. Uma visão realista do negócio é o primeiro passo a ser desenvolvido no processo de planejamento estratégico. Estabelecer objetivos viáveis e passíveis de serem alcançados é o grande desafio. Uma visão de sucesso deve ser breve, enfocar um futuro melhor com objetivos e resultados positivos, além de inspirar entusiasmo (BERTAGLIA, 2003). O principal objetivo do planejamento é propiciar uma visão clara do processo como um todo, avaliando metas e restrições em compras, produção e distribuição num horizonte de tempo predeterminado. O conhecimento do mercado, as eficiências dos recursos internos e externos, as atividades de vendas são fatores que determinam a elaboração dos planos. A elaboração de um planejamento integrado da cadeia de abastecimento proporciona os benefícios como a redução de custos e dos estoques, aumento da lucratividade, melhor uso da capacidade produtiva e dos ativos. As funções de compras e planejamento se fundem em uma só, conforme apresentado na figura 1. 16

17 A FORNECEDOR PLANEJADOR COMPRADOR B FORNECEDOR PLANEJADOR/COMPRADOR Figura 1: Relacionamento entre compras e planejamento Fonte: Paulo Roberto Bertaglia (2003) 2.3. Compras e sua função O posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Antes da Primeira Guerra Mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência, e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização (MARTINS E ALT, 2006). Para Bertaglia (2003), comprar é o conceito utilizado na indústria com a finalidade de obter materiais, componentes, acessórios ou serviços. É o processo de aquisição que também inclui a seleção dos fornecedores, os contratos de negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais. Segundo Pozo (2007), o setor de compras ou suprimentos, como atualmente é denominado, tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender às necessidades do mercado. Toda a atividade de uma empresa somente será possível se for abastecida com informações e materiais. Para que ela possa movimentar-se adequadamente e eficazmente é necessário que os materiais estejam disponíveis no momento 17

18 certo e com as especificações corretas, e o sistema será contínuo, satisfazendo, assim, o processo operacional. A área de compras não é um fim em si própria, mas uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, suprindo-o com todas as necessidades de materiais. Para Chiavenato (2005), o órgão de compras, que constitui o elemento de ligação entre a empresa e o seu ambiente externo, é o responsável pelo suprimento dos insumos e materiais necessários ao funcionamento do seu sistema produtivo. Na realidade, o órgão de compras é um elemento de interface entre o sistema empresarial e o ambiente externo, que lhe fornece as entradas e insumos. Nesse sentido, o órgão de compras é a porta de entrada da empresa para o ingresso dos materiais e insumos necessários ao seu funcionamento cotidiano. A aquisição compreende a elaboração e colocação de um pedido de compra com um fornecedor já selecionado e a monitoração contínua desse pedido a fim de evitar atrasos no processo. Contudo, a gestão de compras não se limita ao ato de comprar e monitorar. É um processo estratégico, que envolve custo, qualidade e velocidade de resposta. É uma tarefa crucial para a organização, seja de que tipo for: manufatura, distribuição, varejo ou atacado. A visão moderna de compras está ligada ao sistema logístico empresarial como atividades-pares envolvidas em ações estreitamente homogêneas, voltada para a finalidade comum de operação lucrativa e posição competitiva no mercado. Compras é uma função administrativa, pois nos diversos estágios de sua interação organizacional tomam-se decisões quanto a quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de fornecimento, tanto interno como externo, sempre voltada para os aspectos econômicos e estruturais da organização (POZO, 2007). Os profissionais da área de compras devem ter um entendimento global de negócios e tecnologia. O comprador, hoje, em função da tecnologia, é muito mais um analista de suprimentos e um negociador do que propriamente um operador de transações que faz pedidos e monitora-os Conceituação e objetivo de compras O conceito de compras envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimento, aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento, bem como o acompanhamento do processo (follow-up) junto aos fornecedores escolhidos e o recebimento do material comprado para controlar e garantir o fornecimento 18

19 dentro das especificações solicitadas. Em alguns casos, o órgão de compras é o intermediador entre o sistema de produção da empresa e as fontes supridoras que existem no mercado (CHIAVENATO, 2005). O objetivo básico de suprimentos é garantir à empresa a plena satisfação de suas exigências de materiais e produtos, bem como máquinas, equipamentos e insumos necessários a sua operacionalidade, devendo todos serem negociados e adquiridos aos mais baixos custos, satisfazendo aos padrões de qualidade e serviços da empresa sem colocar os fornecedores em situações de incertezas de perdedores, mas sim de parceiros (POZO 2007). Assim, a atividade compras busca, incansavelmente, evitar duplicações, estoques elevados, atos de urgência e compras apressadas, que normalmente são desnecessárias e criam conflitos e custos elevados de planejamento, estoques e transportes. Outro aspecto importante é a seleção de qualificação de fornecedores, que permitirá um processo de aquisição mais confiável. Para Martins e Alt (2006), os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (troca eletrônica de dados), a Internet, cartões de crédito e leilões. A estratégia de gestão da aquisição dos recursos materiais e de bens patrimoniais de uma empresa está diretamente ligada ao seu objeto social, isto é, aos seus objetivos estatutários. Toda organização na execução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. Essa interação deve ocorrer da forma mais eficiente possível, a fim de que tais esforços se somem. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão Tipos de decisão de compras das organizações Segundo Bertaglia (2003), assim como nas compras individuais efetuadas por consumidores, as compras empresariais variam de acordo com o envolvimento na decisão de compra. As circunstâncias variam e vão desde compras rotineiras até compras complexas de algo totalmente novo, como uma caldeira, elevadores ou serviço de avaliação de processos empresariais. As decisões de compras são classificadas em: 19

20 a) Compras de reposição: correspondem às compras contínuas, normalmente controladas por pontos de pedido, ou seja, quando uma determinada quantidade mínima é alcançada e, a reposição precisa ser efetuada. Algumas considerações relacionadas a esse tipo de aquisição são: reposição de itens sem modificações nos pedidos ou trabalhando com conceitos colaborativos ou contratos de entrega; baseado em histórico de relacionamento; selecionado de uma lista de fornecedores preferenciais. b) Compras modificadas: as aquisições dessa categoria incluem trocas de fornecedores de um tipo específico de serviço ou produto. Por exemplo, a troca do parque de computadores pessoais do fornecedor A para o B, ou mesmo a troca de impressoras de um modelo por outro mais avançado ou com melhor desempenho. As características dessas compras são: envolvimento moderado; exigência de pesquisa; e necessita de outras pessoas na tomada de decisão. c) Compras novas projetos: as compras novas se referem aos tipos de aquisições não comuns na organização, como serviços e equipamentos especiais, como é o caso de empilhadeiras, grandes computadores, implementações de sistemas de gestão empresarial. Quase sempre, esse processo envolve muitas pessoas e requer a elaboração de projetos internos. Entre as características, estão: alto envolvimento; custo e risco elevados; grande número de participantes na tomada de decisão; a decisão incorpora especificações, pesquisa do item e de fornecedores, cotações, pedidos, condições comerciais e outros Compras centralizadas X descentralizadas Conforme Bertaglia (2003), existem algumas características de compras que são usadas pelas empresas com a finalidade de se obter algumas vantagens no processo. Com 20

21 compras centralizadas, as empresas podem obter melhores preços e serviços em função do maior volume praticado com fornecedores, recebendo atenção especial por parte deles. Os valores de transporte também podem ser reduzidos em função do volume de compra. As compras descentralizadas, por sua vez, podem oferecer uma velocidade maior de atendimento se praticadas localmente, influenciando ainda mais o custo de transporte. Algumas organizações optam por utilizar os dois conceitos, comprando itens mais estratégicos e de maior volume de forma centralizada, enquanto compram os de menor quantidade localmente. Estudos de viabilidade econômica devem ser conduzidos levando-se em conta variáveis como preços, disponibilidade local e global, disponibilidade e modo de transporte, volume e frequência de compras e lote econômico Processos de decisão quanto à compra Segundo Bertaglia (2003), entender o comportamento de compra, tanto de consumidores como de clientes empresariais, pode levar a uma vantagem competitiva e a um melhor planejamento estratégico da cadeia de valor. É importante perceber a relevância que se deve dar a todo esse conceito, pois ele é o princípio que afeta toda a cadeia de abastecimento. As decisões de compras de uma organização e as influências sobre elas incididas afetam sobremaneira a cadeia de abastecimento. Os estágios mais comuns em um processo de compras são apresentados na figura 2: Identificação do problema Descrição do requerimento/ necessidade Especificação do produto ou serviço Pesquisa de fornecedores Solicitação de proposta Seleção do Fornecedor Pedido de compra Análise do desempenho Figura 2: Estágios de um processo de compra Fonte: Paulo Roberto Bertaglia (2003) 21

22 Novas formas de comprar O fenômeno da globalização, como não poderia deixar de ser, tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Hoje se fala em mercado global e, consequentemente, em compras globalizadas (global sourcing), onde pode-se comprar no mundo inteiro. As novas formas de comprar são EDI, Internet, Cartões de Crédito e Leilões, que serão descritos nos itens seguintes. a) Electronic Data Interchange (EDI) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o Electronic Data Interchange (EDI), tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. Por meio da utilização de um computador, acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente dos hardwares e softwares em utilização. As ordens ou pedidos de compra, como também outros documentos padronizados, são enviados sem a utilização de papel. Os dados são compactados para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos -, criptografados e acessados somente por uma senha especial (MARTINS E ALT, 2006). Os benefícios potenciais da utilização do EDI são muitos, resultando no aumento da competitividade das empresas, porque, entre outras ações, o EDI tem o potencial de ampliar e aumentar a velocidade do acesso à base industrial, de permitir um controle mais estreito e mais dinâmico sobre a performance das vendas e ações de todos os tipos, de fornecer headsup preciso e de curto prazo aos atores do canal de logística (incluindo total comunhão com a execução da ferramenta just-in-time), de proporcionar mais agilidade e eficiência nos processos produtivo e de administração (incluindo redução do lead time administrativo), e de provocar minimização de custos transacionais (menos pessoas envolvidas no processo, economias advindas da redução do tempo de processamento). Além disso, automatiza decisões lógicas (através de sistemas inteligentes, que trabalham e analisam automaticamente as informações), e, acima de tudo, melhora a qualidade da informação, estreitando laços comerciais (envolve maior confiança e parceria entre fornecedores, 22

23 prestadores de serviços e clientes), permitindo a sincronia perfeita das fases do processo produtivo. Proporciona também, além de tudo, queda de gastos com tarifas telefônicas (já que são efetuadas apenas ligações de tarifação local - para a provedora do serviço). A Figura 3 mostra um esquema de funcionamento do EDI. SATÉLITE (rede de comunicação) Sistema de compras do cliente Converte informação do pedido de compra para o formato ANSI. X12 Converte informação do pedido de compra do formato ANSI. X12 Sistema de entrada das ordens de compra (fornecedor) Figura 3: Esquema de Funcionamento EDI Fonte: Petronio Garcia Martins e Paulo Renato Campos Alt (2006), pg 71 A fim de facilitar e disseminar a forma EDI de transações foram estabelecidos padrões às comunicações de dados. São mais usuais o padrão europeu EDIFACT e o americano ANSI X12. O padrão americano transmite hoje mais de 200 tipos de documentos. Além do EDI tradicional, muito usado pelas grandes empresas, está tomando força o EDI via Internet, como uma opção de menor custo, possibilitando acesso a mais empresas. b) Internet Segundo Martins e Alt (2006), torna-se cada vez mais difundida a utilização do como um veículo de transação comercial ou e-commerce. Basta estar ligado a um provedor e 23