SISTEMAS DE NEGÓCIO ELECTRÓNICO EDI - Electronic Data Interchange

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1 LICENCIATURA EM ENGENHARIA ELECTROTÉCNICA E DE COMPUTADORES Ramo de Telecomunicações, Electrónica e Computadores 5º Ano / 2º Semestre 2001/2002 SISTEMAS DE NEGÓCIO ELECTRÓNICO EDI - Electronic Data Interchange Alunos: Carlos Filipe Correia Diogo (ee97081) Filipe Alexandre da Silva Vila Real (ee96045) Rui Miguel da Silva Gouveia (ee96241) Rui Rodrigues de Carvalho Ferraro Vaz (ee97085) 3 de Junho de 2002

2 1. Índice 1. Índice pág Introdução pág Definições e Padrões a. Definição pág. 4 b. EDI Standards pág. 5 c. EDI Message Format pág Utilização e Vantagens a. Vantagens pág. 8 b. Utilização pág Problemas do EDI pág XML a. Necessidade pág. 14 b. Sobre XML pág. 15 c. Padrões de XML pág. 15 d. Organizações pág. 15 e. XML/EDI pág Tendências actuais do EDI pág Conclusão pág Bibliografia pág Links pág. 22 EDI Electronic Data Interchange 2

3 2. Introdução O intercâmbio de documentos de negócio entre as mais antigas formas de comunicação, Electronic Data Exchange (EDI) é o equivalente electrónico para a Rosetta Stone. A famosa Rosetta Stone, a chave para os hieróglifos Egípcios, está escrita em três idiomas diferentes, documentado sempre o mesmo documento - a mesma informação. O autor traduziu o documento, escrito no seu próprio idioma, para um idioma standard (Grego) de modo a acelerar a troca de informação. Apesar de a Rosetta Stone referir-se a um documento que foi escrito à milhares de Anos, o método básico usado pelo autor é ainda usado em muitos negócios e em especial no EDI. O EDI permite as empresas trocarem facilmente documentos entre si, evitando o trabalhoso, demorado e propenso a erros uso e movimento de documentos em papel. A frase Sem intervenção das mãos humanas adquire um significado especial no negócio moderno. Significa que uma transacção que demorava de 5 a 8 dias, demora agora apenas alguns minutos, ou pode ser programada de modo a satisfazer o cliente. A tradução de dados e de documentos é essencial para suavizar a comunicação de informação entre empresas. Os documentos actuais podem ser armazenados electronicamente, traduzidos para formatos standard e processados pelas aplicações dos parceiros comerciais. O EDI revolucionou a comunicação entre empresas em todo o mundo. No nosso ambiente negocial dinâmico, a única forma para de um modo rápido e isento de erros transferir informação é entre computadores. O método permite enviar dados para o outro lado do mundo do mesmo modo que o faz para o gabinete ao lado. EDI Electronic Data Interchange 3

4 3. Definições e Padrões a. Defínição De um modo formal a definição de EDI, sigla de Electronic Data Interchange, é: "a transferência electrónica de dados estruturados segundo uma norma pública, entre aplicações informáticas de diferentes organizações" Não se trata de um novo conceito revolucionário mas sim de uma evolução natural, proveniente da banalização da informática e das telecomunicações no seio das organizações empresariais e/ou administrativas, e que vem substituir a documentação de papel como suporte a actividades comerciais e/ou administrativas por documentos informáticos. Estima-se que 70% dos dados provenientes de uma aplicação (OUTPUTS) serão os mesmos dados de entrada de outra aplicação (INPUTS). Desta forma, as encomendas de uma empresa em vez de serem impressas e enviadas por correio aos seus fornecedores, podem ser formatadas de acordo com normas internacionais e transmitidas electronicamente aos seus fornecedores através de uma rede de dados. O fornecedor, por seu lado, ao receber as encomendas electrónicas normalizadas na sua aplicação, poderá tratá-las directamente e confirmar imediatamente as datas de entrega e as condições, através de uma resposta electrónica normalizada a esta encomenda. Após a entrega, o fornecedor poderá enviar a esse cliente uma factura electrónica normalizada que poderá ser tratada directamente pela aplicação desse cliente. Empresa A Empresa B X Informação Mensagem X Informação Standard EDI Standard Para diversas organizações internacionais e nacionais este cenário é já uma práctica corrente. Essas organizações que já operam via EDI confirmam cada vez mais que o EDI veio trazer-lhes uma maior qualidade de procedimentos a uma competitividade inequívoca num mercado cada vez mais agressivo. Antes de o EDI possuir a divulgação que possui hoje, várias foram as vezes que este foi confundido com o Correio Electrónico. A grande diferença entre ambos é que o EDI trata de transferências de "dados estruturados" que podem ser processados de forma eficaz e não ambígua por aplicações informáticas, enquanto o Correio Electrónico se relaciona com a transferência de "dados não estruturados". Podemos complementar estas diferenças dizendo que o EDI é a transferência de informação "de aplicação para aplicação" e o Correio Electrónico é a transferência de informação "de pessoa para pessoa". EDI Electronic Data Interchange 4

5 Na práctica o EDI é a transferência de mensagens pré-acordadas entre diferentes organizações. Estas mensagens dizem respeito a documentos especificos e regulamentados por diversas áreas de actividade tais como: Comércio, Transportes, Alfândegas, Banca, Estatística, Seguros, Turismo, Saúde, Etc. b. EDI Standards A nível mundial existem dois standards principais coordenados por dois organismos diferentes. Eles são o EDIFACT e o X12. Os Pioneiros - ASC X12 O ASC X12 foi o primeiro standard, juntamente com o GTDI na Europa, para o EDI. O X12 era coordenado pelo ANSI (The American National Standards Institute). Todos os anos 2 versões do standard eram publicadas pelo instituto contendo as actualizações propostas pelas empresas. EDIFACT - Electronic Data Interchange for administration, commerce and transport Nos finais da década de 80 as Nações Unidas intervieram, criando uma organização para a regulamentação e normalização destas transferências de documentos. O EDIFACT é um standard internacional para o EDI usado por empresas em todo o mundo e coordenado pelas Nações Unidas. Devido ao caracter internacional do standard, cada elemento do standard é muito compreensivo. Isto levou a criação de esquemas específicos em determinados sectores de actividade ou países. Assim existem entre outros sub-esquemas o EANCOM ou o TRADACOMS Estes sub-esquemas reduzem a complexidade e melhoram a sua implementação. c. EDI Message Format O formato da mensagem é semelhante em ambos os standards, sendo apenas algumas denominações e regras de utilização a diferenciar ambas. Por isso vamos nos aqui referir apenas ao formato do EDIFACT. Os campos standard definem não só o layout da mensagem mas também os segmentos de intercâmbio que contêm a mensagem EDI. Os segmentos de intercâmbio podem ser vistos como elementos de endereçamento que identificam o emissor, o receptor e o tipo de mensagem EDI Cada mensagem EDI é criada a partir de elementos de dados relacionados. Cada elemento esta separado por um Caracter Separador. O standard EDIFACT permite que os caracteres separadores sejam alterados apesar de ser pouco usual faze-lo. A mensagem contem uma estrutura hierarquizada de dados, desde simples Dados (base) até ao total intercâmbio que pode conter diversas mensagens. EDI Electronic Data Interchange 5

6 Intercâmbio (NívelSuperior) Grupos Funcionais Mensagem Grupos de Segmentos Segmentos Elemento Composto Elemento_ de dados (Nível Inferior) Elemento de Dados Ex: xxxx-xxx O elemento básico é o Elemento de Dados. O elemento tem o tipo definido pelo seu corpo standard, como por exemplo o código postal na morada. Estes elementos de dados não pode ser decomposto em elementos mais pequenos. Cada Elemento de dados possui um tipo que pode ser: Alfanumérico, Alfabético ou Numérico. Pode ter um tamanho fixo ou variável e pode ainda ser Mandatório ou Condicional. Elemento Composto Ex: Rua X: N.º X: XXXX-XXX : Portugal O nível seguinte na hierarquia é o Elemento Composto. O Elemento Composto contem um conjunto de Elementos Simples e Elementos Compostos. De igual modo no exemplo da morada esta contem varios elementos simples, Rua, N.º da Porta, Código Postal etc. Os elementos encontram-se separados pelo separador de Elementos Simples. Os elementos deste nível também podem ser Condicionais ou Mandatórios. Segmentos Ex: NAD+II+1234:160:ZZZ+ Rua X: N.º X: XXXX-XXX : Portugal Os segmentos contêm um grupo de elementos simples e um identificador de segmento, neste caso NAD (Nome e Morada) + II (do Receptor do Recibo) e pelo delimitador de segmento ( ). De igual modo os segmentos podem ser Condicionais ou Mandatórios e podem ser repetidos em vários linhas da Mensagem. Grupos de Segmentos Os Segmentos podem ser agrupados em grupos de modo a constituir blocos de Dados. Por exemplo, o segmento acima pode ser agrupado a um segmento RFF (Segmento de Referencia) que contem o Número de Contribuinte da empresa. De igual modo estes blocos podem ser Condicionais ou Mandatórios e repetidos várias vezes de acordo com o Standard. EDI Electronic Data Interchange 6

7 Mensagem A Mensagem EDI é constituída a partir de múltiplos grupos de segmentos e segmentos individuais. Podem existir múltiplas mensagens numa transmissão, no entanto todas as mensagens deverão ser do mesmo tipo, por exemplo tudo Recibos ou Ordens. Grupos Funcionais Grupos Funcionais ao contrário das mensagens poderão conter varias tipos de mensagens e não são muito usados. A maior parte das empresas prefere que uma transmissão contenha apenas um tipo de mensagem. Intercâmbio O Intercâmbio é o Documento EDI completo. Este contem vários blocos de dados como a data e hora e a informação de endereçamento necessária para se efectuar o routing das mensagens até ao receptor. EDI Electronic Data Interchange 7

8 4. Utilização e Vantagens O EDI é um instrumento poderosíssimo e fundamental nas relações comerciais. Surgiu como uma necessidade das empresas de recorrer a processos mais eficientes para a transferência dos seus documentos comerciais, fazer negócios e executar transações com várias organizações eletronicamente. a. Vantagens O EDI revela-se como um instrumento fundamental na moderna gestão das empresas, possuindo mensagens muito abrangentes que lhes permitem retirar enormes vantagens para a eficaz condução dos seus negócios. Uma das grandes vantagens do EDI é eliminar as barreiras regionais e virar o comércio para o âmbito internacional colocando grandes orçamentos lado a lado com orçamentos menores sem que isto seja transparente. A transferência electrónica de informação elimina algumas etapas tradicionais nas transacções, aumentando, assim a fiabilidade e rapidez no tratamento de informação, conduzindo a uma maior eficácia e consequente aumento de produtividade. Senão vejamos: Rapidez e eficiência. Em oposição aos meios convencionais de troca de informação (fax, mail, etc.) as mensagens electrónicas podem ser enviadas em segundos, podendo essa informação ser processada imediatamente. Além desta rapidez física de transferência de informação, o EDI permite que os ciclos de encomenda, fabrico e despacho sejam reduzidos substancialmente. Ausência de erros e de papelada. Inerente à introdução de dados está o factor erro humano. O EDI elimina esta necessidade, logo a transacção é isenta de erros e até de perda de documentos. Este aspecto é significativo em empresas que processam milhares de registos diários, produzindo efeitos enormes ao nível da poupança de tempo e dinheiro (ainda para mais sem erros) Redução dos custos. Através da normalização e automação, a execução da transmissão é automática, o reinicio de uma transmissão é automático e pode ser executado sem a interferência de operadores em caso de algum problema de comunicação entre os computadores; baseada em critérios pré-definidos pelo cliente, como tipos de arquivos, formatos, evento especial, etc.; Reduz tempo de processamento. Muitas vezes as empresas crescem, e com elas cresce também despesas e custos adicionais. O EDI permite o crescimento da empresa sem o crescimento enorme de informação a processar, permite o tratamento de grandes volumes de informação em curtos intervalos de tempo. Vantagem competitiva. Sobre as empresas que não utilizam EDI, melhora a imagem da empresa, dá uma imagem de vanguarda tecnológica, mesmo ao nível de marketing; melhora o relacionamento entre parceiros, aumenta a produtividade das pessoas que lá trabalham. Segurança. Redução de fraudes, somente os dados do arquivo são enviados, sem a necessidade de transmitir instruções de operação, o que impede a activação por terceiros, permite ainda um acompanhamento Facilita a automatização dos processos de circulação financeira entre os diversos parceiros comerciais. Maior qualidade das informações e consequentemente maior capacidade de reação às mudanças de mercado e maior coordenação. EDI Electronic Data Interchange 8

9 Aumento das habilitações da mão de obra, fruto da economia de tempo e esforço. Maior interação com os parceiros comerciais. Melhora fluxo de dados o Redução de erros o Redução de custos o Entrega confirmada o Diminuição do stock (reduz do tempo entre receber e fazer um pedido) Torna mais rápido o fluxo de dinheiro; Elimina os processos burocráticos e manuais de autorização e controle. Redução dos custos pela padronização e automatização Permite transações uniformizadas. Automação: a execução da transmissão é automática, baseada em critérios pré-definidos pelo cliente, como tipos de arquivos, formatos, evento especial, etc.; Reinicio: o reinicio de uma transmissão é automático e pode ser executado sem a interferência de operadores em caso de algum problema de comunicação entre os computadores; Acompanhamento: permite ao sistema dispor de consultas que possibilitam acompanhar e identificar claramente a situação da transmissão. Os dados apresentados reflectem sem margem para dúvidas o enorme sucesso que o EDI pode introduzir nas organizações que o pretendem implementar. Este gráfico resulta de um inventário realizado em 1993 em Inglaterra sobre as principais razões que levaram as empresas a implementar o EDI. EDI Electronic Data Interchange 9

10 b. Utilização O EDI é indicado para todas as empresas que trocam documentos com seus Clientes, Fornecedores, Bancos, Transportadoras ou com o Governo, empresas de grandes dimensões, nas áreas da distribuição e produção e também nas de shipping e alfândegas, sector da banca, etc.. Pode ser utilizado nos diversos sectores de actividade económica: comércio (indústria, bancos/finanças, turismo); transporte (rodoviário, ferroviário, aéreo, marítimo, armazenagem), agências governamentais (comércio nacional e internacional, estatísticas), etc. As aplicações do EDI são também muito abrangentes, podendo ser utilizado para efectuar transacções (compra e venda), propaganda ou marketing de produtos, emissão de pedidos ou encomendas, facturação a clientes, distribuição, contabilidade, prestar apoio e informações a clientes, informações, efectuar ligações com um fornecedor de serviço de transporte/distribuição, etc. O EDI oferece gestão dos recebimentos/envios, automação do processo, mapeamento e tradução, relatórios gerênciais, ampla conectividade, suporte e consultoria, permite atender às necessidades das empresas, independentemente da complexidade de suas relações comerciais e da região. EDI em Portugal Desde provavelmente 1990 que o EDI é falado com regularidade como uma ferramenta de gestão indispensável ao aumento da eficácia da informatização, especialmente no que toca à informatização das relações comerciais entre fornecedores e clientes. Indispensável e de vantagens evidentes, a vários níveis, mas que ainda não deu verdadeiros resultados no nosso país. Ao fim de alguns anos, há experiências a localizadas e claro, muitas esperanças. Principalmente por parte dos fornecedores de produtos, serviços e telecomunicações. Podemos dizer que os pioneiros do EDI em Portugal, quer fornecedores quer utilizadores, parecem estar de acordo, finalmente, quanto à chegada a um ponto de viragem. Parece que a partir das experiências incipientes, que como era de esperar esbarraram nas questões organizativas, legais ou de dinamização de grupo, o EDI vai começar a avançar a sério e a adquirir uma posição importante nas trocas de informação. Mas, mantêm-se os mesmos problemas que sempre foi possível prever. Afinal acontecem sempre que se tenta introduzir uma nova tecnologia que afecta a organização, o status quo ou a forma habitual de fazer as coisas: problemas organizacionais; problemas legais; problemas de falta de vontade dos parceiros; problemas de falta de visão dos gestores de topo, etc. As razões para as dificuldades da introdução de novos processos são sempre as mesmas. O futuro tende claramente para sistemas de intercomunicação entre computadores, ou seja, soluções do tipo EDI. Mas infelizmente ainda não estamos no futuro! Existem alguns operadores de comunicações, a fornecer serviços EDI, em Portugal. Entre eles encontram-se a Telepac, a Comnexo e a TSVA. No entanto espera-se, para breve o aparecimento de novas empresas a quererem entrar neste mercado, visto que hoje em dia em Portugal, já existe um número considerável de fornecedores de serviços na área da comunicação electrónica de dados e o mercado do comércio electrónico, onde o EDI detém um grande grau de importância, tem vindo a crescer cada vez mais. Portanto será de esperar o aparecimento de novas empresas a competir neste sector. Por outro lado, são muitas as empresas a comercializarem e a darem apoio técnico sobre software EDI, em Portugal. De entre as quais destacamos as seguintes companhias: Bull, Comnexo, MGS, NovaBase, ParaRede, Quatro, Siemens, Spades, Telepac, e TSVA. "Se o comécio electrónico em Portugal entre consumidores e empresas ainda foi incipiente em 1996, o mesmo não se pode dizer entre empresas. Vários foram os milhões de contos que circularam entre parceiros de negócio através da Transferência Electrónica de Dados, ou EDI" in Expresso 18/1/97 Suplemento XXI EDI Electronic Data Interchange 10

11 5. Os problemas do EDI O fluxo de informação entre parceiros numa cadeia de fornecimento, é crucial para se conseguir atingir níveis máximos de eficácia e eficiência na transacção de bens e mercadorias. Para suportar este vértice fundamental na gestão de uma empresa, o fluxo de informação, existem diversos sistemas de comunicação. Apesar da tecnologia de troca electrónica de dados existir há mais de 30 anos, ainda não alcançou o segmento das pequenas e médias empresas (PMEs) em níveis significativos. A implementação do EDI é complexa e dispendiosa, tendo em conta as divergências dos sistemas de informação implementados nas empresas. A tecnologia de troca electrónica de dados implica, por um lado, a necessidade dos parceiros chegarem a acordo sobre os formatos de dados partilhados, por outro, um custo significativo correspondente à implementação e manutenção de uma rede de valor acrescentado (VAN) para assegurar a segurança. Balanço global dos últimos anos: o EDI ficou reservado às grandes empresas, e fora do alcance das PMEs. Para sustentar estas afirmações, é aqui brevemente apresentado um estudo, que tem o mérito de fazer um levantamento pragmático e conciso dos grandes obstáculos de penetração de sistemas de troca de informação. Foram analisadas diversas empresas, quer em relação ao tipo de negócio, quer em relação à posição que ocupam na cadeia de fornecimento e à sua dimensão. A tabela seguinte apresenta o resumo das companhias que foram focadas. a Qual a área de negócio em que a empresa está inserida b Se se trata de um produto final, ou um componente (interm.) que é usada posteriormente para produzir um produto final c O retorno total em 1997 em milhões de d Número total de empregados da empresa e Dimensão da empresa. SME = Pequena e Média Empresa (PME); L = Grande; H = Enorme f Uso da tecnologia EDI. F = integração avançada (em direcção ao consumidor); B = integração para trás (em direcção ao fornecedor) g Uso de Internet para comunicação com clientes e organizações h As empresas fornecem serviços on-line aos seus clientes i Para tonar mais claro, NO é indicado como --- j n.a = informação não disponível EDI Electronic Data Interchange 11

12 As companhias foram categorizadas em três tipos: produtores intermédios; produtores finais e transportadores. Este último grupo incluí 7 empresas que operam em todas as formas de transporte. No grupo de produtores intermédios estão abrangidas 6 empresas que fornecem a áreas de negócio da maquinaria, electrónica, plástico e produção de papel. A sua dimensão varia de PMEs até enormes empresas. No grupo dos produtores finais incluem-se 7 empresas que operam em diferentes ramos de negócio, desde o mobiliário até aos computadores. Tratam-se todas de grandes empresas. A análise foi feita numa perspectiva de partilha de dados, onde as capacidades para comunicar com os parceiros de negócio são o ponto fulcral. O tratamento dos resultados foi dividido em duas categorias: uma análise das empresas de produção e outra das operadoras de transporte. Nesta abordagem iremos apenas apresentar as conclusões gerais dos resultados, onde se podem analisar problemas comuns que tornam a partilha de dados um aspecto sensível. Um sumário destas questões é apresentado na tabela que se segue: Como se constata, as PMEs ou não possuem sistemas de gestão, ou por outro lado é difícil implementar módulos de comunicação aos sistemas já existentes. Dispõem apenas de telefone e fax para as comunicações. Algumas das razões que as levam a hesitar na implementação de EDI são: O investimento teria que ser feito não apenas nos módulos de comunicação, mas também num sistema de informação capaz de suportar as entradas/saídas de um sistema de partilha de dados; Os clientes não necessitam de comunicação EDI, uma vez que estes também não possuem tal tecnologia; O número de transacções é tão pequeno que não justifica tal investimento. Por estas e outras razões, a PMEs não são susceptíveis à implementação de módulos de comunicação EDI, a não ser que sejam forçadas a tal, por alguma contingência de negócio. As grandes empresas, de uma maneira geral, possuem sistemas de informação mais avançados que lhes permitem lidar com sistemas EDI. Porém, a opção por esta tecnologia não é generalizada, sendo a principal razão o custo de implementação. Aquelas que no entanto optam, ou são forçadas, a aderir a tal investimento, fazem-no com a limitação de este estar restringido ao modulo de comunicação. Os sistemas gerais de informação já estão implementados. EDI Electronic Data Interchange 12

13 As maiores empresas, dispõem já de sistemas de informação e comunicação capazes de suportar diferentes tecnologias de comunicação, entre as quais o EDI. Ainda assim, encontram dificuldades na maximização das vantagens do EDI, uma vez que não existe um número suficiente de empresas que já tenham aderido a este método de troca de informação. A conclusão que se retira destes estudos, é a de que existe uma necessidade de métodos e tecnologias menos dispendiosas, de forma a alargar o raio de implementação às PMEs. Esta necessidade é vital não só para as PMEs, mas também para as restantes empresas, de forma a puderem beneficiar ainda mais dos seus sistemas de comunicação de dados, especialmente os sistemas EDI. Poucas empresas que usam formas tradicionais de EDI aproveitaram todo o potencial e benefícios oferecidos na automatização da troca de dados entre processos, uma vez que uma grande parte dos seus parceiros de negócio não utilizam EDI. Muitas não adoptaram a troca electrónica de dados de livre vontade, por interesse próprio ou como uma solução estudada, mas para se adequarem a imposições de fornecedores ou clientes. Ao passo que, 96% das 1000 maiores empresas dos EUA em 1998 usavam EDI, 98% das restantes não o faziam. O EDI é uma solução criada por grandes empresas para grandes empresas. EDI Electronic Data Interchange 13

14 6. XML a. Necessidade Para os fabricantes, a abilidade de agir rapidamente está a tornar-se mais e mais crucial ao sucesso no actual ultra competidor ambiente de negócios. Cada vez mais, os clientes exigem os produtos talhados de acordo com suas especificações únicas - e querem-nos rapidamente. Os concorrentes estão a usar a tecnologia de forma a integrar as suas cadeias de fornecimento e procura (supply and demand chains) com sistemas de execução, para assim poderem responder imediatamente às ordens e às novas mudanças no mercado. Os investidores estão a recompensar as companhias que estão a reagir rapidamente e que usam flexibilidade para estabelecer uma vantagem competitiva. Em resumo, o e-commerce e a cadeia de fornecimento está a voltar o negócio para um jogo em real-time, exercendo pressão sobre os fabricantes para optimizar a comunicação através das suas cadeia de fornecimento e procura. Atrasos que pareciam aceitáveis mesmo há um ano atrás estão agora a tornar-se intoleráveis. Os fabricantes perguntam-se a si próprios: Podemos dar ao luxo de esperar que os nossos sócios de negócio (trading partners) respondam aos s e às chamadas de telefone, ou há uma maneira melhor, mais rápida de compartilhar informação? Porque o e-business continua a expandir, o volume das transações requeridas para suportá-lo crescerá exponencialmente. Os negócios que continuam a confiar na intervenção manual, incluíndo e- mails, faxes e chamadas telefónicas, para controlar transações com clientes e fornecedores não estarão aptos a competir. É por isso que os líderes em industrias electrónicas, de maquinaria e tecnologias de informação estão já a trabalhar para desenvolver padrões para automatizar transações através da Internet. Muitas destas companhias principais concordam agora que a tecnologia que irá levar a esta automatização é a Extensible Markup Language (XML). "Today s antiquated EDI functionality and snail-like processes can t keep up with the latest in e-business automation spawned by the rise of the Internet. Firms should replace onedimensional EDI-based systems with automated decision chains that can instantiate business strategy, collect real-time data, and act on the results." Forrester Research Inc. Forrester.com, June 2000 Qual o interesse da rapidez? Os fabricantes enfrentam mais pressão ao fazer o negócio em tempo real porque a Internet oferece aos seus clientes mais escolha - e o custo de comutar entre fornecedores está a cair; A fragmentação de mercado está a fazer a procura mais volátil e difícil de prever; Os clientes esperam agora o compromisso imediato em datas de entrega; Os produtos estão a tornar-se muito similares em termos de características, da qualidade e do preço, assim o tempo de resposta e a personalização são agora factores diferenciadores chave. EDI Electronic Data Interchange 14

15 b. Sobre XML Integrar sistemas dentro de uma companhia é bastante difícil. Com os diversos departamentos de uma companhia (planeamento, finanças, compra e o local da loja) a usar sistemas diferentes, muitas companhias já investiram significativos recursos, tempo e dinheiro no suporte de partilha de dados internamente. Agora, enfrentado o desafio de interligar sistemas entre fornecedores, clientes, distribuidores e outros sócios, muitos fabricantes estão a querer saber como todos estes sistemas, formatos de dados e aplicações irão conversar entre eles - e quanto custará para o fazer acontecer. Embora alguns sócios de negócio já usem o intercâmbio de dados electrónicos (EDI) para trocar documentos entre sistemas, muitas companhias encontraram a despesa associada com o ajuste e uso do EDI e das value added networks (VANs) muito elevada, porque todos os participantes requerem implementações de software e hardware. Para estas companhias, os padrões abertos (open standards) tais como protocolos da Internet e XML estão a criar novas oportunidades de participar em cadeias de fornecimento e procura (supply and demand chains) integradas porque são mais fáceis de implementar e muito mais baratas e funcionais do que soluções proprietárias. Um padrão aberto (open standard) criado especificamente para o uso sobre a Internet, o XML está a provar ser ideal para sistemas integrados entre organizações porque é inter-operável. O XML permite que dados de sistemas e das aplicações sejam emitidos através da Internet para outros sistemas de outras companhias sem conversões de dados complexas e caras. Porque o XML pode ser lido por todos os sistemas, permite aos sócios trocar dados sem ter que estandardizar nas mesmas tecnologias de back-end. Isto é importante porque significa que isso os sócios de negócio estão livres de mudar os seus sistemas in-house conforme as suas necessidades, sem se eliminarem da cadeia de fornecimento. Um dos maiores benefícios do XML é que é auto-descritivo. Com instruções embebidas de como as transações devem ser processadas ou exibidas, o XML diz de facto ao sistema que lê a informação que este é um preço, isto é uma quantidade, isto é uma número da peça, etc.. Porque é rico na informação, o XML presta-se a transmitir tudo, desde as ordens de compra e das facturas, às programações (schedules) e aos relatórios de inventário. O XML também é extensível, assim os sócios podem escolher os dados específicos que querem trocar. c. Padrões de XML A existência de várias versões de XML para diferentes indústrias está a fazer com que muitas firmas rejeitem a adopção do XML até que surja uma convergência mais clara dos padrões (standards). A XML 1.0 Specification Recommendation foi lançada pelo consortium do World Wide Web (W3C) em 1998, indicando que os membros da organização apoiam a sua adopção pela indústria. O W3C, um consortium internacional com 420 membros, foi criado para conduzir a Web ao seu potencial máximo, desenvolvendo os protocolos comuns que promovem sua evolução e asseguram a sua interoperabilidade. d. Organizações O XML é um padrão aberto (open standard) que permite a troca de dados system-to-system entre organizações, mesmo se estiverem a usar aplicações, sistemas e bases de dados diferentes. Reconhecendo o potencial do XML, mais de 250 companhias líderes em electrónica e tecnologias de informação formaram a RosettaNet, um consortium que começou a estabelecer protocolos de XML para estandardizar o processo de negócio eletrónico entre parceiros de cadeias de abastecimento (supply chain partners). EDI Electronic Data Interchange 15

16 As organizações chave que trabalham para desenvolver os padrões de XML incluem a RosettaNet e a Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). RosettaNet, um líder em desenvolvimento de XML standards, desenvolveu diversos XML Partner Interface Processes, que foram executados com sucesso por algumas das suas companhias membros, demonstrando o enorme potencial para que o XML dinamize processos de sistema-a-sistema entre sócios de negócio. Estas organizações têm como objectivo, criar um único mercado electrónico global onde as empresas de todo o tamanho e em qualquer posição geográfica se possam encontrar umas com as outras e conduzir o negócio através da troca de mensagens baseadas em XML. "Businesses fund enormous inefficiencies because they tackle complex, collaborative processes manually." The B2B Internet Report: Collaborative Commerce Morgan Stanley Dean Witter thesupplychain.com, 2000 e. XML/EDI A estrutura do XML/EDI abre a porta a um novo paradigma para processamento de documentos e trocas de transações. Usando padrões para aceder a componentes de um documento XML e adicionando a informação de estilo aos documentos XML, os documentos XML/EDI e os seus objectos incluídos podem ser trocados, vistos, procurados, catalogados, e distribuídos. A estrutura do XML/EDI fornece todos os blocos fundamentais do comércio electrónico. O XML/EDI tem o potencial de mudar a maneira que as organizações controlam e transferem sua informação do "negócio". O XML/EDI envolve muito mais do que apenas o EDI deixado cair num embrulho de XML. Uma estrutura de XML/EDI inclui o uso de um jogo de tecnologias complementares e poderosas. O que faz o XML/EDI funcionar? O XML/EDI é a fusão de cinco tecnologias. É esta combinação das potencialidades que o faz assim poderoso. As cinco tecnologias são: XML EDI Templates (modelos) Agentes Repositório Cada componente adiciona ferramentas originais que servem de alavanca às outras partes. No passado o EDI era muito estático, hoje a estrutura do XML/EDI fornece um processo dinâmico emocionante que pode ser infinitamente prolongado. EDI Electronic Data Interchange 16

17 Figura: XML/EDI a fusão das tecnologias - O XML fornece por si só a base. O XML traz também com ele todas as potencialidades e camadas de transporte ricas da Web e da Internet no geral. - O EDI é o avô do comércio electrónico. A habilidade de expressar dados num formato simples e de os emitir a outra pessoa de forma a poderem interpretar a informação que acabaram de receber. - Os templates (modelos), estas regras fornecem a cola que mantém o todo processo unido. Sem eles não podemos expressar no XML todos os detalhes do trabalho que necessita ser feito. São suplementados pelo que o XML chama de Document Type Definitions (os DTD s). Os DTD s permitem a duas organizações compreender os dados uns dos outros. As regras definem o que acontece àqueles dados. - Os agentes, interpretam os templates para executar o trabalho necessário, e também para interagir com a transação e o utilizador de forma a criar moldes novos para cada nova tarefa específica, ou olham ao nível acima e unem o template certo para trabalhos existentes. - O repositório - Shared Internet Dictionaries são já usados por híbridos de sistemas tradicionais de EDI. Este componente fornece a fundação semântica para transações de negócio e o suporte que os agentes de software necessitam para fazerem referências cruzadas entre entidades. Combinando estes componentes fornece um sistema que entrega a informação, e não só dados, e a lógica de processamento que é requerida. EDI Electronic Data Interchange 17

18 O que faz o XML/EDI diferente? A principal diferença com o XML/EDI e outros mecanismos é que um sistema pode codificar a informação do documento numa estrutura muito mais precisa e rica do que era previamente possível com formatos mais antigos. Com o uso de etiquetas de XML e de DTD s, a transação do XML/EDI é auto-descritiva as aplicações que processam documentos de XML/EDI conseguem "compreender" uma transação com acesso somente ao conteúdo da transação. Há diversas razões porque podemos antecipar o XML/EDI para ser a tecnologia do futuro: O XML/EDI... é construído em padrões abertos (open standards); prepara para transações auto-descritivas (XML); permite que os vendedores da ferramenta construam sobre produtos existentes; as ferramentas incluem o fluxo de trabalho (workflow) e documentam funções da administração bem como o mapeamento de EDI; boas interfaces com sistemas herdados; a estrutura usa dicionários compartilhados dinâmicos (dynamic shared dictionaries); permitirá documentos baseados em objectos - os dados e as regras residem juntos; permitir modelos de negócio mais flexíveis (Regras/Agentes); mais barato e mais fácil de implementar; alcance a um número mais alargado de sócios de negócio; e o mais importante: alcance a transações interactivas permitidas pela Web em vez de serem limitadas a transações de "sistema" ou de "grupo". Um outro aspecto do XML/EDI que necessita ser mencionado é que somente algumas vezes em toda a história da informática, foi a atenção às tecnologias colectivas e a sua solução potencial para resolver os problemas do negócio de hoje, sidos assim focalizados. EDI Electronic Data Interchange 18

19 7. Tendências actuais do EDI Os serviços baseados em Redes de Valor Acrescentado usam tipicamente uma rede proprietária ou uma rede proprietária com ligação a outras redes proprietárias. Em contraste, um Internet Service Provider (ISP) fornece um acesso genérico de rede (isto é, um acesso não específico ao uso de EDI) a todos os computadores conectados à Internet. Uma ligação directa à Internet permite uma comunicação computador-computador baseada numa tecnologia cliente-servidor. De uma forma alternativa, uma ligação Internet através de um ISP pode ser usada para aceder a servidores e efectuar uma compra de produtos online, ou através do uso de um sistema de , efectuar a mesma operação recorrendo ao envio e recepção de mensagens. O pode ser usado como um acesso a redes proprietárias se esta tiver uma porta de acesso (gateway) via . O EDI fornece um conjunto de formulários computadorizados que automatizam transacções de negócio comuns tais como ordens de compra, e pedidos de propostas. Com o emergir do EDI sobre Internet via ISP (XML/EDI), o EDI tradicional, baseado nas redes particulares de valor acrescentado, denotou uma perda de popularidade, isto porque se tornou mais incómodo, caro e restrito. O EDI sob Internet fornece uma alternativa de custo/eficácia ao EDI tradicional, sem a necessidade de redes confidenciais. Mesmo os negócios que investiram em infraestruturas EDI VAN estão a olhar para a Internet EDI para expandir o seu alcance de negócio. As soluções de EDI para a Internet usam relações do web browser para a Entrada/Saída de dados, convertendo o código HTML em formato de EDI, para o transporte dos mesmos. Em consequência, as firmas menores e os sócios provisórios que necessitam participar na rede de EDI da organização maior, não necessitam investir num sistema caro do tipo VAN, somente necessitam de um modem, um PC, e um browser. Executar EDI sobre a Internet (XML/EDI) permite que as organizações usem outras ferramentas electrónicas de comércio, tais como formulários inteligentes, potencialidades multimédia com a Web, e EDI interactivo, que permite a interacção em tempo real. Estas novas aplicações de comércio electrónico podem aumentar a produtividade, melhorar a exactidão dos dados, promover a lealdade do sócio de negócio, e facilitar a gestão de inventário just-intime. Por exemplo, um catálogo electrónico que seja realçado com potencialidades do Internet EDI fornece uma ligação quase virtual entre o vendedor, o distribuidor, e o comprador. Com esta ligação, os produtos movem-se através do canal rapidamente, reduzindo a necessidade de stocks físicos maiores que as necessidades. Usar ferramentas de Internet EDI para processar ordens de compra electronicamente, provoca um ganho económico bastante significativo em relação a processos manuais. Com ligações às ordens de compra electrónicas, as organizações podem também reduzir o tempo envolvido no processamento de facturação. Estas ligações podem ser usadas de forma a fornecer programas de entrega de produtos e recolher dados valiosos de vendas para melhorar esforços de marketing e relacionamentos com o cliente. EDI Electronic Data Interchange 19

20 8. Conclusão As novas tecnologias da informação trazem ao mundo dos negócios mudanças significativas, a empresa de sucesso no presente passa por ter novas formas de actuar face ao mercado, pondo as inovações ao serviço dos seus negócios. A optimização dos processos de produção e logístico, bem como a redução dos custos, constituem hoje, objectivos operacionais das empresas modernas. A necessidade dos fluxos de informação fluírem entre empresas, ao longo da cadeia de abastecimento, compreendendo também a cadeia de transporte, são uma aplicação e adequação prática das tecnologias da informação às trocas entre os parceiros comerciais, sendo que o EDI é um imperativo comercial no mundo dos negócios. EDI é já uma realidade inegável. Com maior ou menor implantação, muitas entidades e organizações desbravam os caminhos desta nova tecnologia, esperando dela tirar ganhos e benefícios que permitam superar a concorrência e ganhar posições de destaque. Muitos são os problemas que ainda existem, a ausência de legislação apropriada e a relutância de muitas empresas em se empenharem a fundo e avançar são apenas alguns exemplos. Apesar de alguns contratempos, já foi alcançado o ponto sem retorno, o EDI já não pode voltar atrás. Muitos comités e organizações internacionais lançaram normalizações e regras de conduta, com vista ao melhor entendimento de todas as partes envolvidas, que permitem uma difusão e globalização da Transferência Electrónica de Documentos. Os proveitos desta nova tecnologia podem ser sintetizados nos seguintes aspectos: redução de custos em inúmeras tarefas de operação das empresas; redução das despesas administrativas relativas às aquisições e instalações; redução dos custos de erros de administração e na produção; melhorias em termos de tempo decorrentes de uma maior rapidez nas comunicações, maior frequência na actualização de informações, melhoria da performance dos fornecimentos e conhecimento antecipado dos potenciais problemas que possam surgir relativos ao fornecimento; melhoria da relação fornecedor/cliente e da integração logística. Vivemos na era da informação. Consequentemente, a comunicação é vital para o desenvolvimento e até para a sobrevivência das entidades. O EDI surge como a materialização das necessidades do tempo presente e a inevitabilidade do tempo futuro. Numa implementação cada vez mais globalizante o EDI abarca cada vez mais aspectos da vida comercial e social, numa evolução que indicia a sua metamorfose em mais um protocolo de comunicações. EDI Electronic Data Interchange 20

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