A IMPORTÂNCIA DO EDI E DA INTERNET NO SETOR COMPRAS RESUMO

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1 1 A IMPORTÂNCIA DO EDI E DA INTERNET NO SETOR COMPRAS Profª M. Sc. Máris de Cássia Ribeiro Michelle Iara Adorno RESUMO No cenário empresarial, marcado por intensa competitividade, a minimização de custos e a maior integração entre as empresas, devem ser perseguidas e alcançadas, principalmente dentro do setor compras de uma empresa. Nesse contexto, o EDI (intercâmbio eletrônico de dados) e a Internet com seu comércio business to business (comércio empresa para empresa) surgem como tecnologias de informação capaz de estreitar o relacionamento entre empresas e minimizar seus custos em termos operacionais, padronizando a troca de dados entre as empresas permitindo-lhes melhores resultados. Este artigo analisa os benefícios e contribuições provocadas pela implantação dessas tecnologias no setor compras, ressaltando suas diferenças referentes a custo de implantação e facilidades de negociação. Palavras-chaves: Função Compras, EDI, business to business. 1 INTRODUÇÃO No cenário empresarial, marcado por intensa competitividade, a minimização de custos e a maior integração entre as empresas, devem ser perseguidas e alcançadas, principalmente dentro do setor compras de uma empresa. Setor esse que deixa cada vez mais para trás a visão geradora de custos e não de lucros. Dentro desse setor, a busca pelo melhor produto pelo menor custo é incansável, porém têm se buscado formas de negociação automatizadas que proporcionem a empresa menor custo e maior agilidade no processo produtivo. E as empresas fornecedoras vem se adequando a essa automatização, utilizando tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) e a Internet. O EDI, uma das formas de compras que mais crescem atualmente, tem permitido a modificação na forma de organização das empresas, obtendo melhorias na produtividade e na eficiência dos agentes empresariais. A internet destaca-se pelo comércio entre empresas (business to business) que permite a criação de um ambiente de relacionamento e troca de informação entre parceiros de negócios, permite a integração de empresas. Oferecendo as empresas grandes vantagens pelo seu uso. Essas novas tecnologias causam redução nos custos do pedido, rapidez nas informações, fortalece o conceito de parceiro e reduz a burocracia desse processo de compras. Este artigo vem mostrar a importância dessa automatização dentro da empresa, não deixando de respeitar os objetivos básicos desse setor e sim os aperfeiçoando, tornando-o cada vez mais eficiente e estreito nos relacionamentos empresa- fornecedor.

2 2 O artigo foi elaborado através de revisão bibliográfica onde foram abordados os seguintes autores: CHOPRA e MEINDL (2006), DIAS (1993),MARTINS (2006) e POZO (2007). 2 A IMPORTÂNCIA DO EDI E DA INTERNET NO SETOR COMPRAS 2.1 Importância de Compras Segundo Dias (1993) até alguns anos atrás, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuição secundária do gerente industrial ou de níveis hierárquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas começaram a parar por falta de estoque de determinados produtos básicos que se reconheceu a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais. Essa função, segundo Martins (2006), deixa cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas não um centro de lucro. Com a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos, evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores, crescem cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantativamente e satisfazê-la no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. O setor de compras, conforme Pozo (2007) tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender as necessidades de mercado e também suas próprias necessidades, ou seja, comprar cada vez melhor, estocar em níveis adequados e racionalizar o processo produtivo, como destacou Dias (1993). Portanto, comprar bem, negociar corretamente é fundamental para custos reduzidos do processo operacional e manter-se operante nos mercados. 2.2 Objetivos da Função Compras Em todo sistema empresarial, para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguido e alcançado, principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que representam uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total. Entretanto, conforme Dias (1993), pode-se concluir que os objetivos básicos de uma seção de compras são: a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimentos que afete a operacionalidade da empresa; c) comprar matérias e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de qualidade e quantidade definidos; d) procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresas, principalmente em condições de pagamento. De acordo com Pozo (2007), pode-se destacar mais objetivos dessa seção:

3 3 a) evitar desperdícios e absolescência de materiais por meio de avaliação e percepção do mercado; b) manter parceria com os fornecedores para crescer junto com a empresa. Assim, compras busca, incansavelmente, evitar duplicações, estoques elevados, atos de urgência e compras apressadas, que normalmente são desnecessárias e criam conflitos e custos elevados de planejamento, estoques e transportes.outros aspectos importante é a seleção e qualificação de fornecedores, que permitirá um processo de aquisição mais confiável. 3.SISTEMAS DE COMPRAS E NOVAS FORMAS DE COMPRAR 3.1 Sistema de compras De acordo com Dias (1993), a área de compras em empresas tradicionais vem a cada ano sofrendo reformulações na sua estrutura. Em sua sistemática são introduzidas alterações com várias características básicas para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em tempos esse sistema vem sendo aperfeiçoado, acompanhando a evolução e o progresso do mundo dos negócios, mas os elementos básicos permanecem os mesmos.entre esses elementos podemos destacar: a) sistema de compra a três cotações: tem por finalidade partir de um número mínimo de cotação para encorajar novos competidores. A pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte não teria condições para fazer um bom negócio; b) sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo,além de ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotação. E garante o comprador uma base para as argumentações nas discussões de aumentos de preço e nas negociações de distribuição da porcentagem; c) duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento, sujeito a um assessoramento ou supervisão. Segundo Martins (2006), no sistema tradicional o que havia era uma função de compras, isto é uma negociação baseada em preço, prazo e qualidade. A burocracia resultante seguia um procedimento que data do início do século, integrando apenas o uso mais recente de recursos da computação. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Intercâmbio eletrônico de dados) e a Internet. Uma variedade de forças está mudando o modo como as empresas compram seus insumos e serviços. O gestor de compras tem urgência em buscar oportunidades e monitorar essas forças porque estão realmente reformulando o modo como empresas compram produtos e serviços. 3.2 EDI -Intercâmbio Eletrônico de Dados

4 4 De acordo com Pozo (2007), atualmente, o setor de compras tem um aliado de enorme importância para desenvolver os pedidos junto aos fornecedores, o Intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Uma das formas de compras que mais cresce atualmente, segundo Martins(2006), é o EDI. Por meio da utilização de um computador acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um Software especifico para a comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. As ordens ou pedidos de compra, como também outros documentos padronizados, são enviados sem utilização de papel. No entanto, cabe destacar que o EDI ocorre apenas quando há a troca de informações relativas a um documento comercial, em formato previamente especificado, entre computadores de dois ou mais parceiros. Destaca-se também que essa tecnologia necessita de um formato genérico a ser adotado pelas empresas e seus parceiros de negócios; tecnicamente, o EDI envolve padrões tais como o ASC X12 e o EDIFACT. O EDI tem permitido a modificação na forma de organização das empresas com respeito aos diferentes processos produtivos, obtendo melhorias na produtividade e na eficiência dos agentes empresariais, podendo também diminuir os custos de produção de uma simples operação, por coordenar atividades de produção entre empresas distintas. Essa forma de comunicação, oferece algumas vantagens, cujos impactos costumam ser maiores do ponto de vista estratégicos em detrimento do operacional. Essa tecnologia melhora a eficiência operacional da organização, em razão de possibilitar uma rápida transferência de dados entre empresas e provocar a diminuição dos custos relacionados com papéis, mão-de-obra e outros custos operacionais. Além disso confere vantagens estratégicas, como destacou Pozo(2007): a) redução nos custos do pedido; b) rapidez nas informações; c) segurança e precisão no fluxo de informação; d) facilidade de ter os pedidos na empresa; e) fortalece o conceito de parceiro. Segundo Pozo (2007), este sistema permite que a relação existente entre fornecedor e cliente seja de ganha-ganha, com uma parceria firmada a longo prazo e permitindo que o processo de compra seja totalmente automatizado com enorme redução de custos, maior eficiência, redução no erros e desperdícios e melhor atendimento ao cliente. Muitas empresas fornecedoras de produtos chegam a ponto de controlar os estoques do cliente, e fazem a reposição do produto automaticamente,conforme acordos estabelecidos previamente. O êxito na utilização do EDI está associado à consistência da sua aplicação com as estratégicas tecnológicas e de negócios da empresa. Para tanto, torna-se necessário que seus usuários passam a aceitá-lo e comprometam-se com os resultados a serem atingidos, buscando, além do domínio de sua aplicação, um claro entendimento dos seus objetivos. No quadro 1, apresentam-se as contribuições provenientes da utilização do EDI, dentre as quais destaca-se a eficiência dos negócios,o que nos leva a concluir que a redução no tempo de processamento de transações possibilita a troca de informação, tornando os processos interorganizacionais mais

5 5 eficientes. Dentre as contribuições que tiveram impactos medianos, destacamse o aumento da confiabilidade no sistema de entrega de produtos, a redução do prazo de entrega do produto/serviço ao cliente e a privacidade no uso da informação EDI no mundo A transferência eletrônica de dados (EDI), tem crescido a um ritmo alucinante, no mundo inteiro. O número de utilizadores, aumenta exponencialmente de ano para ano e cada vez mais as empresas investem neste tipo de tecnologia. Só na Europa, o ritmo de investimento em EDI está a crescer 21% por ano. Os países, que mais fortemente têm contribuído, para o desenvolvimento do EDI, começam a ver como fruto imediato, as suas empresas muito mais competitivas em relação às suas rivais estrangeiras, e com possibilidade de oferecer serviços de qualidade como Just In Time (JIT) e o Quick Response (QR), além de diminuírem imensamente as despesas relacionadas com atrasos devidos a burocracia, e envios normais de correspondência entre as empresas. Quadro 1 Contribuições que a introdução do EDI proporciona ás empresas. Fonte: Revista, FAE, Curitiba Nota: Escala Utilizada: 1- Nenhuma, 2- Baixa, 3- Média, 4- Elevada, 5- Total. O EDI vai evoluindo em cada país, conforme as áreas comerciais de maior interesse econômico. Um dos maiores exemplos, são os Estados Unidos o presidente Clinton em 1993, anunciou que a partir de janeiro de 1997, todas as transações comerciais relacionadas com as compras públicas do governo federal americano apenas funcionarão via EDI. O orçamento anual desse setor ronda os duzentos milhões de dólares para compras. Este tipo de medida, além de facilitar e

6 6 desburocratizar muito as compras públicas, ainda permite que um maior número de empresas possam participar nos concursos públicos com maior facilidade. Por outro lado, com a utilização de EDI, tem sempre de ser bilateral, o governo dos Estados Unidos desta forma, pressiona todas as cerca de empresas que vendem para o estado a utilizar a tecnologia EDI. Na Europa, existem alguns países que já utilizam o EDI em larga escala e com bastante sucesso, nomeadamente o Reino Unido, a Holanda e a Suécia. Foi principalmente na Holanda e da Suécia que o EDI começou a surgir e a ser desenvolvido, daí que seja normal esses países já terem mais experiência na utilização desta tecnologia e já terem um mercado de EDI muito maduro.também a França e a Bélgica já têm alguma experiência com o EDI e têm mercado razoavelmente desenvolvidos. A Itália, a Suíça, a Alemanha e a Espanha são mercados de EDI ainda em desenvolvimento e que só relativamente a poucos anos começaram a acordar para a transferência eletrônica de dados. 3.3 Internet De acordo com Martins (2006), torna-se cada vez mais difundido entre nós a utilização da internet como veículo de transação comercial. Basta estar ligado a um provedor e term-se todo www (World Wide Web) ao nosso alcance, vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana. A internet possui um papel significativo em muitas cadeias de suprimento e atualmente as empresas estão adotando esse veículo para conduzirem uma ampla gama de transações de cadeia de suprimentos,que segundo Chopra e Meindl (2006). Como veículo de comércio ganha cada dia mais adeptos, pois apresenta uma série de vantagens em relação ao EDI, segundo Martins (2006): a) investimento inicial em tecnologia é bem mais baixo; b) atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos; c) pode operar praticamente em tempo real; d) maior flexibilidade nos tipos de transações. Esse comércio praticado por fornecedores e clientes empresariais, ou seja empresa para empresa é conhecido como business to business (B2B), seu conceito pode ser definido como a substituição dos processos físicos que envolvem as transações comerciais por processo eletrônicos. A partir daí, surge portais que são plataformas tecnológicas com base na internet onde compradores e fornecedores se encontram e transacionam em tempo real. Essas plataformas são compostas por um mercado horizontal (onde são transacionados produtos e serviços não relacionados diretamente com a atividade operacional da empresa) e por um mercado vertical (específicos para um determinado setor de atividade) que se cruzam entre si, ou seja as empresas podem pertencer simultaneamente a um mercado vertical e ao mercado horizontal. O B2B permite a criação de um ambiente de relacionamento e troca de informação entre os parceiros de negócios, permite a integração de empresas em uma comunidade de negócios. As estratégias do B2B, para atuação na Internet, podem envolver home pages isoladas, shoppings virtuais,voltados apenas para cliente empresariais, e portais próprios ou independentes. Quanto aos portais próprios, a estratégia de algumas

7 7 empresas envolve, inclusive, a criação de diferentes portais. Um deles pode estar voltado para um grupo de grandes fornecedores selecionados; outros para fornecedores comuns, onde as compras podem ser feitas eletronicamente, e ainda portais exclusivos para os clientes, acessados por senhas, onde é possível acompanhar as requisições efetuadas, desde a produção até o embarque. Os portais independentes são as empresas intermediárias. Existem horizontais, que agregam várias indústrias, e são, geralmente empresas com sistemas de gestão de transações via internet.os intermediários verticais, por sua vez, são focados em uma indústria especifica. O papel dos intermediários tende a ser ampliado, no sentido de agregar serviços, como os portais voltados para o B2B, que oferecem diversas soluções para as empresas, inclusive, relativas à logística, um outro serviço agregado se refere à garantia da segurança das transações, por meio de monitoramento e cuidadosa seleção dos participantes. Os portais podem ser, inclusive, desenvolvidos em diversos idiomas, para facilitar o acesso de empresas de outros países Principais vantagens do uso do B2B pelas empresas Segundo Luiz Carlos Gimenez (2000), as principais vantagens do uso do B2B pelas empresas principalmente pelo setor compras são: a) ampliação dos canais de vendas; b) aumento da competitividade; c) redução de custos em todos os processos realizados com auxilio da Internet; d) disponibilidade de operação 24horas; e) rapidez na realização dos processos; f) redução da incidência de erro nos processos; g) agilização da integração com fornecedores; h) redução de circulação física de documentos; e i) diminuição do ciclo de compras Atividades afetadas pelo B2B Quanto aos parceiros de negócios, a internet está trazendo, para as empresas mudanças irreversíveis, afetando principalmente, as seguintes atividades; afirma Luiz Carlos Gimenez (2000) a) automação dos processos de relacionamento entre parceiros; b) compra de matérias-primas, insumos, etc; c) gerenciamento eletrônico de documentos; d) gerenciamento de estoque de parceiro; e) gerenciamento da armazenagem do parceiro; f) oferecimento de pacotes integrados de serviços, como a agregação de suporte financeiro, projeção de demanda; g) acionamento dos sistemas de produção; h) atendimento direto ao cliente; e i) oferecimento de serviços de pós- venda. A compra de suprimentos é uma das principais atividades afetadas pelo B2B, a partir da automação da gestão da cadeia de suprimento e a redução do ciclo operacional de compra e venda, com a troca rápida de informações.

8 8 Os novos processos já estão acarretando mudanças no funcionamento dos departamentos de compras,e, acredita-se que em poucos anos quase todas as compras de corporações estarão sendo feitas pela Web, devendo-se ressaltar as compras diferenciadas, entre itens não específicos e específicos. Quanto mais empresas aderirem a este sistema, maiores os seus benefícios. Com esse sistema, há grande pressão sobre a cadeia de suprimentos, criando-se oportunidades para redução significativa de custos, e ampliando-se o leque de possíveis compradores e supridores. A tendência, assim, é a diminuição da dependência em relação a determinados fornecedores. Conformes Luiz Carlos Gimenez (2000), de uma maneira geral, pode-se falar que há uma redução de custos em todo o processo, incluindo a burocracia, pois com o B2B, reduzem-se: a) as visitas; b) as trocas de documentos; e c) os intermediários. A automatização do processo envolve as mais diversas fases, conforme enfatiza Luiz Carlos Gimenez (2000): a) processo de seleção; b) processo de aprovação das compras; c) negociação de preço e de prazo; e d) preenchimento de pedidos. Outras vantagens de compras, utilizando o B2B, referem-se à: a) otimização do processo; b) redução de estoques; c) informações mais disponíveis; d) o cliente pode acompanhar em que etapa da produção está seu pedido; e e) a equipe de venda pode atuar como consultora dos clientes. Com todas essas facilidades, criam-se incentivos para a especialização e a desintegração vertical das empresas. 4 CONCLUSÃO O setor compras é de grande importância dentro de uma empresa, hoje em dia já é visto como um setor de lucros que vem sofrendo modificações tecnológicas sofisticadas. Com o fenômeno da globalização, a forma como as compras são efetuadas sofreu grande impacto, hoje se fala em mercado global e, consequentemente, em compras globalizadas. Tanto o EDI como a internet, melhoram a eficiência operacional da organização oferecendo: redução nos custos, rapidez nas informações, segurança e precisão no fluxo de informação e fortalecimento do conceito de parceiro. Pode-se chegar a conclusão que com essas novas tecnologias, a demora de atender aos pedidos, os grandes gastos com papel ou com visitas de fornecedores, o elevado estoque ou a falta, e muitos outros problemas e burocracias que enfrentava esse setor está chegando ao fim. Os benefícios causados pelo EDI ou pela internet, são bem maiores do que os gastos da implantação ou nos treinamentos para uso dos mesmos, porém compensa muito mais investir nessas tecnologias que ficar no modo antigo de compras sujeito a muitos erros e problemas.

9 9 Essas tecnologias tendem a ser cada vez mais utilizadas pelas empresas, pois a era da burocracia e da demora em atender aos pedidos acabou, está na hora de se modernizar o setor de compras e alcançar a minimização de custos nos tornando assim competitivos no mercado. 5 REFERÊNCIAS CHOPRA e MEINDL. Gerenciamento da cadeia de suprimentos. São Paulo: Editora Pearson, 2006 DIAS. Administração de materiais. Uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1993 MARTINS. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva 2006 POZO. Administração de recursos materiais e patrimoniais.são Paulo: Atlas,2007 Revista FAE Curitiba, V.3. n.3, p 13-29, Set./Dez < > acesso em 01 de maio de < > acesso em 23 de abril de 2007.

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