Gestão associativa Sessão 3 - Gestão de Projetos

Transcrição

1 Isabel Beja e Álvaro Cidrais Gestão associativa Sessão 3 - Gestão de Projetos Financiamento: Entidade Coordenadora Local Entidade Promotora

2 Gestão de Projectos Álvaro Cidrais, 2013

3 PROJECTO - Um processo, uma intenção

4 Um sistema

5 Ciclo de Projecto (CPM) Envolvimento Negociação Compromisso

6 Variáveis operacionais

7

8 Etapas e momentos de um projecto Diagnóstico PARTICIPADO e definição das necessidades/desejos - VALOR Concepção da solução Planificação Lançamento Direcção / gestão Avaliação e CELEBRAÇÃO

9 Etapas Mapa Gantt Orçamento Dossiê de projeto Fichas de atividades ou tarefas críticas Lista de riscos e planos de contingênci a MIA Apresentação

10 Perguntas estruturantes da ação Para que fim? objetivos gerais/finalidades Aprendizagem, parcerias/alianças, imagem/reputação, património material, dinheiro, relação com os associados Com que propósito? solução concreta Para quem? clientes e destinatários Para quê? com que resultados O quê? atividades a realizar Como? metodologias/tarefas Com que recursos?

11 Níveis de intervenção do projeto Níveis de intervenção Definição Sentido Objetivos gerais (finalidades) Propósito Resultados de satisfação Resultados na ótica do produto Objetivos Actividades Define os objetivos de longo prazo de carácter social, económico, etc. Define o que o projeto vai ser capaz de concretizar. Define o que os beneficiários vão gostar de receber. Define os produtos ou serviços entregues pelo projeto Identifica o sentido específico das actividades (indicando o caminho para os resultados) Define o que vai ser feito durante o projeto Porque é que o projeto é importante para a sociedade? Qual a principal necessidade dos destinatários? O que vai fazer felizes os destinatários? O que é que uma parte do projeto vai concretizar e deixar para o futuro? Qual o sentido de cada acção específica do projeto?

12 Matriz de atores relevantes

13 MEL Matriz de Enquadramento Lógico

14 Um plano, um cronograma e um orçamento

15

16 MIA Matriz de indicadores de avaliação Níveis de intervenção Indicadores e metas Fontes de verificação Objetivos gerais (finalidades) SUSTENTABILIDADE Propósito EFETIVIDADE/IMPACTO Resultados de satisfação EFICÁCIA Resultados na ótica do produto EFICÁCIA Objetivos Actividades EFICIÊNCIA Recursos ECONOMIA O hábito de consumo de chouriços foi aumentado em quantas famílias? Qual a quantidade de famílias que consumiu chouriços de porco? Qual o grau de satisfação dos seus consumidores? Quantos chouriços foram produzidos e vendidos? Avalia-se através dos resultados! Qual foi o processo/máquina utilizada? Quantas pernas de porco foram utilizadas? ---

17 Descrição do plano e do projecto Objectivos e finalidades Matriz de enquadramento lógico Planificação GANTT (cronograma) Planificação fina (mapa PERT) e tarefas Dossiê de projeto com descrições várias Lista de recursos envolvidos Orçamento de projeto Mapa de indicadores de avaliação

18 Aprofundamento de alguns elementos

19 Notas de partida Planificar um projecto é compatibilizar recursos com tarefas e tempos para atingir um resultado desejado Gerir um projecto é fazer com que tudo decorra melhor do que o que foi estimado, gerando desvios positivos e contrariando os desvios negativos (mais custo, mais tempo, menos qualidade ou mais insatisfação do cliente ou da equipa) Há ferramentas próprias para planificar Há ferramentas para animar e gerir Há ferramentas para monitorizar e avaliar

20 Tipos de planificação Do fim para o princípio Tendencialmente aplicada nas primeiras vezes que se planifica Do princípio para o fim Tendencialmente aplicada em situações experimentadas Por pacotes de trabalho Tendencialmente aplicada em situações de reformulação

21 Decomposição simples do trabalho Projecto Actividades Sub-actividades -Pacotes de trabalho Tarefas

22 Pormenores de encadeamento Deve começar até ao início de Deve começar antes de Deve finalizar até ao início de Deve finalizar antes de Deve decorrer durante Deve desaparecer por não ser essencial Tem um prazo no qual pode decorrer, com flexibilidade - folga

23 CPM e PERT As redes PERT são sequências de actividades/tarefas ordenadas que permitem identificar as tarefas estruturantes e o tempo mínimo de duração do projecto Sub-projectos Pacotes de trabalho Tarefas Folgas Caminho crítico (CPM) Marcos (críticos e de controlo)

24 Descrição das tarefas (ou das actividades) Tarefa Objectivos Recursos materiais Responsáveis Recursos humanos Custo Duração Precedências (antes / depois, encadeamento lógico) - requisitos específicos de tempo Características especiais e observações Indicadores de avaliação

25 Ferramentas de planeamento Descritivo de projecto Mapa Gantt ou Cronograma Redes PERT (tarefa e ligação) de representação Pacotes, Tarefas e Marcos Descritivos de tarefas Histograma de recursos Mapa de custos /orçamento Mapa de recursos humanos Mapa de fluxos de comunicação Plano de comunicação e marketing Plano de avaliação

26 Mapa de carregamento de recursos Recurso Actividade Duração Valor homem/hora Custos fixos Custo variáveis Total dos custos

27 Definição de objectivos O que queremos fazer efectivamente? Qual o resultado pretendido? Onde queremos chegar, quando e como? É possível utilizar a técnica «Realmente SMART»

28 Podemos associar outras caracteristicas aos objectivos SMART: S - specific, significant, stretching M - measurable, meaningful, motivational A - agreed upon, attainable, achievable, acceptable, action-oriented R - realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented T - time-based, timely, tangible, trackable

29 Avaliação de riscos Risco é uma condição, um constrangimento ou um evento incerto que pode ter um impacto negativo na concretização do objectivo ou do projecto O risco aumenta na proporção inversa ao domínio efectivo dos recursos

30 Avaliação de riscos 1º passo definição do modo de abordar os riscos 2º passo - identificação dos riscos 3º passo análise qualitativa do risco 4º passo análise quantitativa do risco 5º passo planeamento da resposta ao risco: plano de contingência 6º passo monitorização e controlo do risco 7º passo correcção do risco não previsto

31 Avaliação de riscos Dimensão Probabilidade Dimensão Gravidade / Impacto Devem ser combinadas para avaliar um potencial de ocorrência e gravidade Podem ter impactos sobre o CUSTO, PRAZO, ÂMBITO, QUALIDADE Existem vários modelos de avaliação de risco

32