DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE

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1 CSE Tópicos Especiais em Garantia de Missão e de Produto Espaciais DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE Autores: Emílio Heredia Suarez Irineu Yassuda Suely M. Hirakawa Gondo

2 Sumário 1. Introdução 2. Necessidade da Documentação do Sistema da Qualidade 3. Documentação do Sistema da Qualidade 4. Manual da Qualidade 5. Procedimentos de Qualidade: Os Seis Honestos Servidores 6. Procedimentos da Qualidade: Breves e Concisos 7. Planos da Garantia da Qualidade 8. Instruções de Trabalho 9. Registros de Qualidade 10. Ausência da Documentação do Sistema da Qualidade 11. Conclusão

3 1. Introdução Um dos elementos fundamentais para se ter um Sistema da Qualidade robusto é alicerçá-lo com um Sistema Documental consistente. Esta apresentação se baseia no treinamento dado pelos profissionais da ESA e da NASA: Tommaso Sgobba,(ESA) Jack Fletcher (JPL, NASA), e Giancarlo Bussu (ESA), de 10 a 14 de novembro de 2008, no INPE, integrando-se ao curso de Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais.

4 2. NECESSIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE Erros ignorância. Conhecimento tácito ou implícito fazem parte do sangue, mas são voláteis. Objetivo da Documentação do Sistema da Qualidade Estabelecer claramente o conhecimento necessário para a realização de todas as atividades da organização.

5 3. DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE Manual da Qualidade Procedimentos Documentados Documentos de Planejamento da Qualidade Instruções de Trabalho Registros da Qualidade Conteúdo dos documentos Descreve as políticas, normas, organizações, responsabilidades e documentos que compõem o sistema de qualidade Descrevem os processos-chave e atividades que implementam o sistema da qualidade Definem como as exigências de cada projeto ou produto serão tratados dentro do sistema da qualidade Fornecem descrições detalhadas das tarefas específicas, se requeridas para consistente conformidade aos requisitos Demonstram conformidade operacional aos requisitos do sistema da qualidade

6 4. MANUAL DA QUALIDADE Um Manual da Qualidade é uma compilação das políticas e requisitos da empresa, que tem a finalidade de orientar as práticas do dia-a-dia, em particular para: Colocar os clientes e os empregados a par da filosofia e normas da qualidade da empresa. Estabelecer as responsabilidades de cada unidade organizacional. Fornecer orientação e instruções escritas para qualidade. Servir de base sobre a qual as auditorias são realizadas.

7 5. MANUAL DA QUALIDADE (Cont.) O Manual da Qualidade tem como introdução uma declaração da Política da Qualidade do Chefe Executivo da empresa. A política operacional da empresa é descrita em várias áreas funcionais, tais como sub-contratações, controle de projeto, controle de processo, etc. Também descreve em termos gerais como as decisões serão tomadas no que concerne à conformidade e adequação do produto. O Manual da Qualidade é dividido em seções, cada uma baseada em áreas funcionais ou organizacionais.

8 6. PROCEDIMENTOS DE QUALIDADE: OS SEIS HONESTOS SERVIDORES O ínicio do poema de Rudyard Kipling O Elefantinho é assim: Eu mantenho seis servidores honestos (eles me ensinaram tudo que eu sei Seus nomes são: O quê, Por quê, Quando, Como, Onde e Quem Essas seis palavras - o quê, por quê, como, onde, quando e quem - são os seis pontos que cada procedimento deve abranger para fornecer um conteúdo claro e específico.

9 6. PROCEDIMENTOS DA QUALIDADE: BREVES E CONCISOS Os procedimentos devem ser tão breves e concisos quanto possível (de preferência não mais do que cinco páginas). A inclusão de diagramas de fluxo é sempre bem vinda, para resumir a seqüência de passos.

10 7. PLANOS DA GARANTIA DA QUALIDADE Em geral, um plano é um método ou uma estratégia para se atingir um objetivo. O plano de GQ é a estratégia de gerenciamento do contratado para cumprir os requisitos específicos da qualidade de um contrato. ISO 8402: Documento que estabelece as práticas, recursos e seqüência de atividades da qualidade pertinentes a um produto, projeto ou contrato em particular.

11 7. PLANOS DE GARANTIA DA QUALIDADE (Cont.) Contrato do Projeto A Manual da Qualidade Plano de GQ do Projeto A Um plano para ser efetivo deve ser elaborado a partir do manual do sistema de gestão da qualidade da empresa. A razão disso é que o cronograma do projeto geralmente é incompatível com o tempo necessário para iniciar um sistema de qualidade do zero.

12 7. PLANOS DE GARANTIA DA QUALIDADE (Cont.) Um plano básico de Garantia da Qualidade contém: Organização: gráficos, papéis funcionais e responsabilidades Matriz de conformidade entre os requisitos de clientes com procedimentos aplicáveis internos Requisitos aplicáveis a sub-contratados Procedimentos estendidos a todo o projeto Método de supervisão de sub-contratados Gráfico identificando as relações entre as tarefas da GQ e os marcos principais do projeto

13 8. INSTRUÇÕES DE TRABALHO Em alguns casos, é necessário fornecer instruções passo a passo aos colaboradores para atividades específicas. É útil separar este tipo de instrução dos demais procedimentos, mais generalizados.

14 9. REGISTROS DE QUALIDADE Registros da qualidade são documentos mantidos para fornecer evidências objetivas das atividades realizadas ou resultados obtidos, demonstrando: - Conformidade com requisitos específicos - Operação efetiva do sistema da qualidade Um procedimento de teste recém-preparado não é um registro da qualidade, mas transforma-se em registro quando preenchido com os resultados do teste. Um período mínimo de retenção deve ser estipulado e documentado. Geralmente são utilizados períodos de 5 a 7 anos.

15 9. REGISTROS DE QUALIDADE (Cont.) Exemplos de registros da qualidade: Registros de inspeções e testes Registros de não-conformidade Registros de calibração Resultados/ relatórios de auditoria Registros de treinamento/certificação Registros de identificação e rastreabilidade Registros de processos especiais Registros de ações preventivas

16 10. AUSÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE Esta é a história de quatro pessoas: TODOMUNDO, ALGUÉM, QUALQUERUM E NINGUÉM. Havia um importante trabalho a ser feito e foi pedido a TODOMUNDO para fazê-lo. TODOMUNDO assumiu que ALGUÉM o faria. QUALQUERUM poderia ter feito, mas NINGUÉM fez. ALGUÉM ficou bravo com isso porque era o trabalho de TODOMUNDO. TODOMUNDO achou que QUALQUERUM tinha o dever de fazer, mas NINGUÉM percebeu que TODOMUNDO não faria. Finalmente, QUALQUERUM culpou TODOMUNDO por não ajudar NINGUÉM e ALGUÉM sabiamente concluiu que NINGUÉM é a pessoa mais útil na empresa.

17 11. CONCLUSÃO A importância da Documentação do Sistema da Qualidade, é tornar a organização mais eficiente, permitindo constante melhoria, pois desta forma ela tem sempre uma base sobre a qual pode dar seu próximo passo. Quando a Documentação não existe, a organização tem o destino do velho chavão: Para quem não sabe aonde quer chegar, qualquer lugar serve.