FERRAMENTAS DE GESTÃO NOS EMPREENDIMENTOS DE ALIMENTAÇÃO

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1 FERRAMENTAS DE GESTÃO NOS EMPREENDIMENTOS DE ALIMENTAÇÃO Dennis Pessoa da Silva 1 RESUMO Ferramentas administrativas são técnicas utilizadas na gestão de empresas para solucionar problemas. Elas controlam processos operacionais em todos os setores de um restaurante, possibilitando a produção de dados para análise e o intercambio de informações entre os departamentos. Os resultados de sua utilização já podem ser observados no mercado brasileiro e indicam um crescimento sustentável do setor, demonstrando assim a importância de sua utilização. Palavras-chave: Ferramentas. Gestão. Controles. Informação. Análise. Restaurantes 1 INTRODUÇÃO Ferramentas administrativas são técnicas utilizadas na gestão de empresas para solucionar problemas. Estes obstáculos empresariais podem ser, por exemplo, uma baixa produtividade, elevado número de erros cometidos na prestação de algum serviço ou na produção de um produto. Na maioria das vezes, não são tão concretas quanto às ferramentas de um pedreiro ou de um cozinheiro, são essencialmente técnicas, modos de fazer. São elas que vão auxiliar a gestão da empresa, coletando dados, regulando e controlando processos operacionais e possibilitando tomada de decisões acertadas. Reconhecer a importância destes instrumentos é tão relevante quanto conhecê-los, sendo em sua diversidade ou nas suas qualidades. Mas entender suas características não é suficiente para aplicá-las com sucesso, precisamos ainda discernir onde e quando usá-las. 1 Graduado em Direito pela Faculdade de Ciências Jurídicas Professor Alberto Deodoro

2 Assim o gestor deve saber identificar as causas dos problemas e, para tal, necessita observar e analisá-lo. Para compreender as verdadeiras causas temos que entender a variação de eventos durante os processos operacionais que não previmos e portanto, não controlamos. Para fazer isso sistematicamente, vamos empregar um conjunto de ferramentas administrativas, que registrarão informações referentes aos processos. Estes controles vão possibilitar uma visão estrutural e a partir deste panorama, conseguido através da análise dos dados, serão tomadas decisões, cuja ações decorrentes também se utilizarão ferramentas de gestão. Segundo Deming (2006), 94% de todos os problemas administrativos devemse a causas comuns que podem ser atribuídas a processos, aos métodos; e apenas 6% podem ser atribuídas aos operários. O trabalhador não é o problema. O problema está no alto! Gerência!. Para uma gestão de qualidade, alem do gestor conhecer as ferramentas, saber usa-las, identificar o problema, definir metas a serem alcançadas e saber onde e quando executa-las, ainda falta um elemento determinante para o sucesso destas ações: a cultura organizacional, o uso de ferramentas administrativas dissociado de uma cultura adequada não costuma trazer resultados duradouros, ou seja, uma cultura organizacional saudável proporciona terreno fértil para a implantação e uso destas ferramentas. Portanto a administração usa as ferramentas estatísticas e as técnicas comportamentais básicas para manipular e coletar dados originados na execução dos processos operacionais, a fim de analisar e resolver problemas. 2 FERRAMENTAS DE GESTÃO NOS RESTAURANTES Embora o setor de alimentação tenha caracteristicas tão peculiares podemos analisar as considerações apresentadas, que fazem referencia as grandes empresas e industrias, e perceber que estas são perfeitamente aplicáveis, no ambiente de um restaurante. São através do conhecimento das ferramentas de administração e da cultura organizacional que estes empreendimentos alcançarão o sucesso. Marcelo Traldi (2004, p. 11) argumenta sobre a importância de se ter conhecimento técnico:

3 Porque alguns conseguem e outros não? A resposta na maioria das vezes é associada a diversos aspectos e não somente um ou outro. Trabalhando como consultor, pode-se ver diversas realidades e diversos casos de sucesso e fracasso. No sucesso, todos têm em comum muito trabalho. No fracasso, todos têm em comum falta de preparo, de informação e principalmente, falta de planejamento. (TRALDI, 2004, p.11) A operação dos restaurantes é dinâmica e complexa, envolve diversos processos e um grande volume de informações que são muito importantes para a tomada de decisões. Essas decisões devem ser fundamentadas em dados criteriosos e confiáveis, na qual darão uma visão gerencial do processo, Marcelo Traldi (2004, p. 35) divide estes nas seguintes etapas: compras, recebimento, estocagem, produção, vendas, contabilização. Todas estas etapas envolvem diversas tarefas que acontecem de maneira conjugada e interligada. Sendo assim a comunicação entre os setores é fundamental. Deve existir uma troca de informações entre eles para que o trabalho seja concatenado e conciso. Traldi (2004, p. 36) nos fala desta dinâmica: De nada adianta o departamento de compras trabalhar sem informações da produção, pois desta provêm as especificações dos produtos. Também é descoordenado o trabalho do recebimento se não houver informações da compra, para saber se os dados contidos no pedido que está recebendo estão corretos e condizentes com o que fora acertado com o departamento de compras. (TRALDI, 2004, p. 36) Assim podemos perceber a inter-relação desses departamentos e a necessidade de constante validação das informações. Estas informações devem ser mensuráveis, através de parâmetros numéricos que em conjunto formam um histórico, definindo-se assim um padrão que servirá de referencia para controles e verificações de possíveis anomalias. Desse modo cada setor do processo deve utilizar ferramentas para documentação de suas atividades. É destas ferramentas que sairão as informações necessárias para a tomada de decisões e para verificação de desempenho. Traldi (2004, p. 38), argumenta sobre esta documentação: A comunicação entre os setores responsáveis por cada uma dessas etapas é fundamental. A coordenação e troca de informações deve acontecer de maneira formal e documentada, pois se trata da movimentação de ativos da empresas. (TRALDI, 2004, p. 38)

4 Analisando o restaurante por completo podemos perceber que cada setor citado, trabalha com diversas ferramentas de controle e registro, que possibilitarão uma análise macro da empresa pela gerencia ou diretoria. O setor de compras é responsável por boa parte da movimentação de dinheiro da empresa, é ele que negocia preços prazos e quantidades a serem compradas. E como mencionamos, ele se interliga com os diversos outros setores do restaurante para executar suas funções da melhor maneira possível. Estas ligações acontecem através de ferramentas que documentam e formam um canal de informações essencial para o funcionamento da empresa. Traldi (2004, p. 42), diz que: O processo de compra é extremamente dependente de outros setores, pois ele por si não é um centro de consumo de matéria- prima, assim como os outros departamentos são totalmente dependentes dele, em especial o almoxarifado. Este último é abastecido pelo setor de compras, que por sua vez é informado das necessidades de abastecimento por outros setores. Desta forma a cadeia de relacionamentos torna todos extremamente dependente uns dos outros. (TRALDI, 2004, p. 42) O formulário de pedido de compras é uma das ferramentas que é utilizada por este setor para documentar a solicitação de mercadorias a serem compradas, este mecanismo também identifica o setor que está requisitando determinado produto. Segundo Traldi (2004, p. 48), Seu registro formal é de suma importância para identificar o setor requisitante, bem como sua data de solicitação e necessidade de recebimento. A ordem de compra, outra ferramenta que faz a conexão dos setores, disponibilizando informações do departamento de compras para o de recebimento para que sejam alinhados os pedidos da empresa com as mercadorias que efetivamente foram entregues. Traldi (2004, p. 49) explica esta ferramenta: Trata-se da formalização de um pedido junto ao fornecedor e ao departamento solicitante. O formulário de compras diárias é mais um exemplo de ferramenta que deve ser utilizado pelo setor de produção e tem o objetivo de documentar e informar aos outros setores das compras que tem que ser feitas com agilidade. Traldi (2004, p. 51), define esta ferramenta: É uma listagem dos produtos que costumam ser

5 comprados com maior freqüência e são, normalmente, requisitados diretamente pelo encarregado do setor. O recebimento é um dos setores que também tem seus controles e registros e se utiliza de ferramentas administrativas para que possa tanto documentar os dados produzidos por ele como produzir material que posteriormente servirá para análises gerais que ajudarão a tomada de decisões importantes para o negocio. Alguns dos documentos utlizados por ele são relatórios de recebimento, que registram tudo que foi entregue no restaurante. As ordens de compra como já foi mencionado e as notas de devolução que são utilizadas quando as informações dos dois controles citados não são coerentes. Traldi (2004, p. 56), nos fala sobre as características deste setor: A partir desse processo, toda mercadoria estará diretamente sob os cuidados do restaurante. É o momento em que serão conferidos a qualidade, o preço e as quantidades das matérias primas constantes da nota-fiscal. (TRALDI, 2004, p. 56) Estocagem ou almoxarifado é um setor de grande relevância para a empresa, ele fornece dados, através de seus controles, que serão utilizados para verificação de desempenho dos principais setores do restaurante, a produção e vendas. Marcelo Traldi (2004, p. 66), nos fala deste setor. A documentação do processo de estocagem é muito importante, pois ela irá determinar a alocação de custos de materiais para os diversos centros de custo. Em operações menores, sua importância é tão grande quanto em operações de maior porte, pois será desse setor que sairão as informações de consumo de matérias-primas que serão posteriormente utilizadas para a verificação de desempenho operacional e de informações relativas a outras partes do processo. (TRALDI, 2004, p. 66) O próximo setor é o da produção, responsável pela transformação das matérias primas em produtos prontos para o consumo, podendo ser feita em diferentes pontos e em diferentes momentos da operação. Podemos citar poucos instrumentos utilizados neste setor, mas de grande complexidade. São eles a ficha técnica, a comanda e o histórico de vendas. O primeiro, podemos considerá-lo uma das mais importantes ferramentas utilizadas no restaurante. Ela registra todo o processo de elaboração dos pratos, as matérias primas utilizadas, suas quantidades

6 e valores totais de produção, possibilitando a padronização, identificação dos custos de produção, registro dos processos, histórico das preparações do restaurante, projeções de compras e vários outros controles. Traldi (2004, p. 81) explica duas características desta ferramenta: É dividida basicamente em duas partes. A primeira, gerencial, identifica todos os custos da matéria-prima inerentes àquela preparação. A segunda, operacional, identifica todas as etapas da produção do prato, além de exibir uma fotografia do prato montado. (TRALDI, 2004, p. 81) Já o setor de vendas, produz, através de ferramentas como o mapa de vendas e as comandas, informações que possibilitam uma análise geral do desempenho do restaurante. Segundo Marcelo Traldi (2004, p. 103), As informações de vendas serão vitais para o planejamento da produção, para a verificação dos índices de desempenho e para a verificação dos consumos. Por fim temos diversos tipos de ferramentas com várias finalidades que utilizadas corretamente monitoram, controlam e fornecem dados essências que possibilitam outros tipos de estudos mais avançados como a análise de custos, formação de preços e a análise geral dos resultados da empresa. Sendo assim, podemos perceber que a organização dos processos através das ferramentas administrativas, possibilita ao empresário, decisões acertadas que vão refletir no sucesso da empresa. Para alcançarmos estes resultados, precisamos de lideranças que sejam bem capacitadas, que entendam as ferramentas e técnicas sabendo quando e como usálas. Segundo a pesquisa Fatores Condicionantes e Taxa de Mortalidade das Empresas do Brasil Ano 2004, Sebrae (2007, p.32) Programa de treinamento de pessoal passou a ser uma forte preocupação do empresariado cerca de 40% dos executivos das empresas ativas, nestes últimos anos, afirmou ser esta uma política necessária, uma vez que pessoal mais bem capacitado aumenta a competitividade da empresa. (SEBRAE, 2007, p.32) Pesquisas comprovam que cada vez mais as empresas do setor gastronômico tem se munido de pessoal capacitado, que tenham um entendimento técnico dos processos. Hoje não basta somente a experiência neste mercado de trabalho, o setor está em plena expansão e com ele se expande também a

7 concorrência, tornando esta área altamente competitiva e de alto risco como investimento. Dados comprovam que existem várias fontes onde as empresas podem buscar informação para auxiliá-las a gerir seus negócios e sua importância e necessidade para o mercado tem se mostrado cada vez maior, embora algumas delas tenham se destacado mais que outras. Segundo esta pesquisa do SEBRAE (2007). Mais da metade dos empresários vem buscando assessoria e/ou auxílio para o gerenciamento da sua empresa, enquanto 45% não buscaram nenhuma ajuda. Os contadores continuam sendo procurados por significativa parcela desses empresários, ou seja, cerca de 40%. Já as empresas de consultoria/consultores que foram demandados no triênio passado por cerca de 20% dos empresários, neste triênio foram por apenas 4%. Inversamente ao ocorrido com as empresas de consultoria, o Sebrae passou a ser demandado por 20% dos empresários neste triênio , contra cerca de 4% no período (SEBRAE 2007, p.6) Portanto a capacitação das lideranças tem se mostrado cada vez mais importante para os restaurantes que estão se deparando com um mercado em plena expansão mais também de crescente da concorrência, onde o domínio das ferramentas de gestão tornou-se fator determinante de sucesso. Podemos verificar que já existem instrumentos específicos para o setor e as empresas estão se conscientizando de sua relevância. Este fato resultou em um aumento da sobrevivência das empresas no mercado de trabalho, segundo esta pesquisa do SEBRAE (2007): melhora espetacular na taxa de sobrevivência das pequenas empresas brasileiras. O percentual de pequenas empresas que sobrevivem pelo menos dois anos passou de 51% em 2002 para 78% em 2005, ou seja, 27% a mais de empresas que não fecharam suas portas. (SEBRAE 2007, p.6) 3 CONCLUSÃO Sendo assim concluímos que é possível sim a utilização de ferramentas modernas de administração nos restaurantes de médio e pequeno porte e que esta profissionalização já está acontecendo no setor e só tende a crescer. Temos que ressaltar que como a administração de restaurantes não é uma ciência exata,

8 podemos considerá-la muito mais uma ciência humana, não existem formulas prontas ou que sejam garantia de sucesso. Assim como em diversas outras situações, devem-se adequar as decisões à realidade. Bom senso e visão geral da situação alinhados com ferramentas de gestão e controle, deverão ser orientadoras dessas decisões. As adaptações às diversas realidades são necessárias, desde que os objetivos e os sistemas estejam bem claros. Aliando à criatividade o planejamento, muitas soluções podem ser desenvolvidas culminando em um sistema eficiente e versátil. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CÂNDIDO, Índio. Restaurante: técnica e processos de administração e operação. Caxias do Sul: Educs, FONSECA, Marcelo Traldi. Tecnologias gerencias de restaurantes- 3º Ed. Ver. E ampl. São Paulo: Editora Senac São Paulo, BRAGA, Roberto M. M.. Gestão da gastronomia: custos, formação de preços, gerenciamento e planejamento do lucro. São Paulo: Editora Senac São Paulo, acessado em 17/07/ acessado em 08/07/2011